文件控制程序范文

1目的對(duì)與質(zhì)量有關(guān)的所有文獻(xiàn)予以控制，保證在使用處都能得到合用文獻(xiàn)的有關(guān)版本，防止非預(yù)期使用作廢的文獻(xiàn)。2合用范圍合用于與企業(yè)質(zhì)量有關(guān)的所有文獻(xiàn)（不包括記錄）的控制。3職責(zé)3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)同意、公布《質(zhì)量手冊(cè)》及《程序文獻(xiàn)》；3.2管理者代表負(fù)責(zé)組織編寫和審核《質(zhì)量手冊(cè)》及《程序文獻(xiàn)》；3.3質(zhì)量部負(fù)責(zé)《質(zhì)量手冊(cè)》及《程序文獻(xiàn)》的管理；3.4綜合管理部負(fù)責(zé)管理性文獻(xiàn)的編制和管理；3.5技術(shù)部負(fù)責(zé)技術(shù)性文獻(xiàn)的編制和管理；3.6各部門負(fù)責(zé)各自文獻(xiàn)的編制和管理；4工作程序輸入輸出顧客信息、顧客規(guī)定、供方信息法律法規(guī)質(zhì)量管理體系籌劃質(zhì)量手冊(cè)、程序文獻(xiàn)、管理文獻(xiàn)、技術(shù)文獻(xiàn)、電子軟件等責(zé)任部門流程圖過(guò)程描述4.1文獻(xiàn)的控制范圍技術(shù)部質(zhì)量部綜合管理部文獻(xiàn)分類文獻(xiàn)分類4.1.1需控制的文獻(xiàn)包括：a《質(zhì)量手冊(cè)》和程序文獻(xiàn)；b技術(shù)性文獻(xiàn)（技術(shù)規(guī)范、作業(yè)指導(dǎo)書和圖樣等）；c管理性文獻(xiàn)（管理規(guī)定、程序等）；d與產(chǎn)品有關(guān)的外來(lái)文獻(xiàn)。技術(shù)部質(zhì)量部綜合管理部4.1.2外來(lái)文獻(xiàn)包括：a工作中使用的國(guó)際原則、國(guó)標(biāo)、行業(yè)原則和地方原則；b顧客提供的圖樣、技術(shù)規(guī)定等文獻(xiàn)；c供方提交的文獻(xiàn)等。4.1.3需進(jìn)行控制的文獻(xiàn)形式包括：a以文字形式構(gòu)成的質(zhì)量管理體系所規(guī)定的文獻(xiàn)；b以實(shí)物、圖樣構(gòu)成的文獻(xiàn)。4.2文獻(xiàn)的編寫、審核及同意管理者代表總經(jīng)理編制編制4.2.1管理者代表組織編寫《質(zhì)量手冊(cè)》和《程序文獻(xiàn)》，總經(jīng)理同意并公布。技術(shù)部4.2.2技術(shù)部負(fù)責(zé)編制技術(shù)性文獻(xiàn)，由分管領(lǐng)導(dǎo)同意。綜合管理部NN4.2.3綜合管理部負(fù)責(zé)編制管理性文獻(xiàn)，由分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理同意。各部門審核/同意審核/同意4.2.4各部門負(fù)責(zé)編寫各自工作范圍內(nèi)的文獻(xiàn)，由分管領(lǐng)導(dǎo)審批。總經(jīng)理YY4.2.54.3文獻(xiàn)的發(fā)放質(zhì)量部技術(shù)部綜合管理部4.3.1《質(zhì)量手冊(cè)》和《程序文獻(xiàn)》由質(zhì)量部負(fù)責(zé)編號(hào)；技術(shù)性文獻(xiàn)由技術(shù)部按《文獻(xiàn)編號(hào)管理措施質(zhì)量部文獻(xiàn)編文獻(xiàn)編號(hào)4.3.a文獻(xiàn)類別代號(hào)：A、QM表達(dá)質(zhì)量手冊(cè)；B、CX表達(dá)程序文獻(xiàn)；C、ZC表達(dá)其他支持性文獻(xiàn)；D、BG表達(dá)表格。b編號(hào)用兩位自然序號(hào)表達(dá)（表格用于程序文獻(xiàn)編號(hào)）。c年號(hào)用4位數(shù)年號(hào)表達(dá)（屬于可選項(xiàng)，用于表格時(shí)為自然編號(hào)）d格式舉例：AKL-QM-00—公布年號(hào)文獻(xiàn)編號(hào)質(zhì)量手冊(cè)我司代號(hào)質(zhì)量部技術(shù)部綜合管理部確定發(fā)放范圍確定發(fā)放范圍4.3.3文獻(xiàn)的發(fā)放由文獻(xiàn)歸口管理部門按文獻(xiàn)發(fā)放范圍發(fā)放，發(fā)放范圍：有關(guān)部門發(fā)放登記發(fā)放登記4.3.4有關(guān)部門文獻(xiàn)管理文獻(xiàn)管理4.3.5若文獻(xiàn)為受控文獻(xiàn)，文獻(xiàn)領(lǐng)用人在《文獻(xiàn)發(fā)放/回收記錄》上簽名領(lǐng)取注有分發(fā)號(hào)和加蓋“有關(guān)部門污損/污損/丟失文獻(xiàn)/4.3.6當(dāng)文獻(xiàn)使用人的文獻(xiàn)污損而需要更換新文獻(xiàn)時(shí)，由文獻(xiàn)歸口管理部門辦理更換手續(xù)，收回舊文獻(xiàn)，補(bǔ)發(fā)新文獻(xiàn)。新文獻(xiàn)的分發(fā)號(hào)仍沿用原文獻(xiàn)的分發(fā)號(hào)，并將破損文獻(xiàn)加蓋“作廢”質(zhì)量部技術(shù)部綜合管理部文獻(xiàn)管理補(bǔ)發(fā)文獻(xiàn)文獻(xiàn)管理補(bǔ)發(fā)文獻(xiàn)4.3.74.4文獻(xiàn)的管理有關(guān)部門文獻(xiàn)接受文獻(xiàn)接受4.4.1文獻(xiàn)發(fā)放后，文獻(xiàn)歸口管理部門應(yīng)將受控文獻(xiàn)列入《受控文獻(xiàn)目錄》上。有關(guān)部門接受登記接受登記4.4.2接受文獻(xiàn)各部門在收到文獻(xiàn)后，應(yīng)妥善保管好自己的文獻(xiàn)，必要時(shí)，將文獻(xiàn)登記在本部門的《受控文獻(xiàn)目錄》上，文獻(xiàn)收回時(shí)，收回人應(yīng)在《受控文獻(xiàn)目錄》上簽字。質(zhì)量部技術(shù)部綜合管理部文獻(xiàn)借閱文獻(xiàn)借閱4.4.3需歸檔的文獻(xiàn)交文獻(xiàn)歸口管理部門有關(guān)部門4.4.質(zhì)量部技術(shù)部綜合管理部文獻(xiàn)管理文獻(xiàn)管理4.4.54.5文獻(xiàn)的更改有關(guān)部門審核/同意N更改申請(qǐng)審核/同意N更改申請(qǐng)4.5.1文獻(xiàn)需要更改時(shí)，由申請(qǐng)人填寫《文獻(xiàn)更改告知單》并經(jīng)原同意人或具有權(quán)限的人同意，必要時(shí)需通過(guò)評(píng)審，質(zhì)量部YY4.5.2技術(shù)部綜合管理部更改文獻(xiàn)更改文獻(xiàn)4.5.3文獻(xiàn)管理文獻(xiàn)管理4.5.4文獻(xiàn)需換版、換頁(yè)時(shí)，原版次文獻(xiàn)作廢，換發(fā)新版本。文獻(xiàn)第一版第一次為A/0，第一版第二次為A/1，第二版第一次為B/技術(shù)部工程規(guī)范更改工程規(guī)范更改4.5.5對(duì)于來(lái)自顧客工程原則規(guī)范及其更改，技術(shù)部收到后，至少在10個(gè)工作日內(nèi)組織有關(guān)人員評(píng)審，技術(shù)部評(píng)審評(píng)審4.5.6當(dāng)工程規(guī)范發(fā)生更改時(shí)，產(chǎn)品圖紙及原則、控制計(jì)劃、FMEA、作業(yè)指導(dǎo)書等有關(guān)文獻(xiàn)按評(píng)審成果技術(shù)部更改文獻(xiàn)更改文獻(xiàn)4.5.7對(duì)更改規(guī)定，更改文獻(xiàn)到4.6文獻(xiàn)的作廢與銷毀質(zhì)量部技術(shù)部綜合管理部標(biāo)識(shí)/收回作廢文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)/收回作廢文獻(xiàn)4.6.1作廢文獻(xiàn)由文獻(xiàn)歸口管理部門按《文獻(xiàn)發(fā)放/回收記錄》的發(fā)放范圍在作廢文獻(xiàn)上加蓋“作廢”保留/銷毀保留/銷毀4.6.2需銷毀的作廢文獻(xiàn)，由文獻(xiàn)歸口管理部門填寫《文獻(xiàn)銷毀申請(qǐng)單4.6.3需長(zhǎng)期保留的作廢文獻(xiàn)，應(yīng)填寫《文獻(xiàn)保留申請(qǐng)單》，經(jīng)同意后，由文獻(xiàn)歸口管理部門負(fù)責(zé)保留。4.6.4每隔五年對(duì)文獻(xiàn)進(jìn)行一次清理核銷，由文獻(xiàn)歸口管理部門提出過(guò)期文獻(xiàn)名單，由原文獻(xiàn)編寫部門審批后按4.6.1或4.4.7外來(lái)文獻(xiàn)的控制技術(shù)部質(zhì)量部綜合管理部外來(lái)文獻(xiàn)登記、發(fā)放外來(lái)文獻(xiàn)登記、發(fā)放4.7.1外來(lái)文獻(xiàn)，由文獻(xiàn)歸口管理部門進(jìn)行標(biāo)識(shí)，按4.3規(guī)定登記并發(fā)放。外來(lái)文獻(xiàn)管理外來(lái)文獻(xiàn)管理4.7.2文獻(xiàn)歸口管理部門負(fù)責(zé)對(duì)外來(lái)文獻(xiàn)進(jìn)行識(shí)別，以保證文獻(xiàn)適時(shí)有效。4.8外發(fā)文獻(xiàn)的控制技術(shù)部外發(fā)文獻(xiàn)發(fā)放登記外發(fā)文獻(xiàn)發(fā)放登記綜合管理部4.8.1對(duì)外（指我司以外）發(fā)放的文獻(xiàn)，由文獻(xiàn)歸口管理部門填寫《外發(fā)文獻(xiàn)登記表》，若為受控文獻(xiàn)還需有“受控”文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)，經(jīng)審批后發(fā)放，同步，文獻(xiàn)歸口管理部門還負(fù)責(zé)對(duì)外發(fā)文獻(xiàn)的更改、換頁(yè)、換版和作廢，保證外發(fā)文獻(xiàn)的有效控制。5過(guò)程指標(biāo)項(xiàng)目監(jiān)視措施和頻次測(cè)量部門5.1現(xiàn)場(chǎng)文獻(xiàn)有效5.2文獻(xiàn)易于得到5.3顧客工程規(guī)范更改評(píng)審單沒(méi)有誤用文獻(xiàn)/內(nèi)審迅速查閱/內(nèi)審評(píng)審不超過(guò)10個(gè)工作日/內(nèi)審文獻(xiàn)發(fā)放部門文獻(xiàn)使用人技術(shù)部6引用文獻(xiàn)6.1技術(shù)文獻(xiàn)編號(hào)規(guī)定6.1工程更改管理措施7記錄7.1文獻(xiàn)發(fā)放/回收記錄AKL-BG-01—017.2受控文獻(xiàn)目錄AKL-BG-01—027.3管理文獻(xiàn)更改告知單AKL-BG-01—037.4技術(shù)文獻(xiàn)更改告知單AKL-BG-01—047.5工程規(guī)范更改評(píng)審單AKL-BG-01—057.6文獻(xiàn)歸檔登記表AKL-BG-01—067.7文獻(xiàn)借閱登記表