某工廠訂單管理評審制度

某工廠訂單管理評審制度第一章目的規(guī)范市場開發(fā)，加強(qiáng)訂單評審管理，確保訂單下達(dá)前資料的準(zhǔn)確性、唯一性。第二章適應(yīng)范圍與業(yè)務(wù)有關(guān)的市場開發(fā)、生產(chǎn)、送貨。第三章權(quán)責(zé)第一業(yè)務(wù)部業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)市場開發(fā)及客戶基本資料反映和資料不清晰時訂單首件簽署。第二業(yè)務(wù)部業(yè)務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)新客戶驗廠評估、制訂報價體系及審核內(nèi)部《訂購合約》。第三客服部負(fù)責(zé)報價及訂單單價核對。第四客服部負(fù)責(zé)訂單初級評審，并匯總《出貨匯總表》。第五客服部負(fù)責(zé)依據(jù)訂單開立《訂單評審表》及填制《客戶資料表》。第六總經(jīng)理負(fù)責(zé)報價單審核，訂單審核。第七副總經(jīng)理負(fù)責(zé)新客戶的最終評估、報價單核準(zhǔn)，主持訂單的二級評審和協(xié)助財務(wù)追款。第八財務(wù)部核算員負(fù)責(zé)單獨成本核算。第九財務(wù)部會計負(fù)責(zé)制定每月《到期貨款匯總表》給業(yè)務(wù)部協(xié)助追款。第四章定義第一常規(guī)訂單：指訂單數(shù)量在常規(guī)數(shù)量（即印刷石數(shù)在5000石以下，工藝禮品盒在5000個以下）、常規(guī)工藝（即普通4C印、普通表面處理、裱、啤、粘）、常規(guī)材質(zhì)（即普通用常用材料）、正常交期（指下單之日起4--7天交貨）。第二特殊訂單：指常規(guī)訂單以外的特大數(shù)量、特殊工藝、特殊材料、交貨特急的訂單。第三初級評審：客服部對常規(guī)訂單的資料包括數(shù)量、工藝、材質(zhì)、交期、單價的核實確認(rèn)。第四二級評審：由副總經(jīng)理主持相關(guān)部門參與的對特殊訂單進(jìn)行的訂單評審。第五章內(nèi)容第一市場開發(fā)一計劃制定：業(yè)務(wù)員依據(jù)市場結(jié)合工廠實際情況制定每月銷售計劃，同時依據(jù)銷售情況制訂貨款回籠計劃并填寫《月份銷售與貨款回籠計劃表》。二計劃實施：業(yè)務(wù)員依據(jù)制訂的《月份銷售與貨款回籠計劃表》開發(fā)市場，拜訪客戶，了解客戶經(jīng)營規(guī)模、信用狀況、企業(yè)性質(zhì)、產(chǎn)品需求量、并將反映給客服部，由其填寫在《客戶資料表》上交業(yè)務(wù)經(jīng)理審核。三客戶驗廠：業(yè)務(wù)經(jīng)理依據(jù)客服部遞交的《客戶資料表》在第一次下單前進(jìn)行新客戶驗廠，以確認(rèn)其合作方式及信用額度。四產(chǎn)品報價：新開發(fā)客戶或老客戶需報價時，應(yīng)填寫《訂單評審表》，將客戶要求詳細(xì)填寫在《訂單評審表上》。內(nèi)容包括客供資料、顏色、材質(zhì)工藝、數(shù)量及是否須打版等，客戶直接傳真給客服部的報價，由客服部直接填寫《訂單評審表》，業(yè)務(wù)員拿回的資料由業(yè)務(wù)員直接填寫《訂單評審表》，然后交客服部依據(jù)公司《報價作業(yè)指引書》在《計價表》上計價，經(jīng)副總經(jīng)理審核或總經(jīng)理核準(zhǔn)后填寫在《報價單》傳真給客人。五報價回簽：所有傳真客戶報價單須經(jīng)客戶回簽后方可做貨，若遇客戶不能回簽時，可由業(yè)務(wù)員、業(yè)務(wù)經(jīng)理或副總經(jīng)理在客戶欄上代簽作實。六新單打版：當(dāng)客戶要求打版時，業(yè)務(wù)員或客服部應(yīng)填寫《訂單評審表》經(jīng)副總經(jīng)理審批后開立《生產(chǎn)流程單》下達(dá)生產(chǎn)部，生產(chǎn)完畢后由生產(chǎn)部填寫《樣版確認(rèn)單》交品管部、客服部確認(rèn)后交客戶確認(rèn)，并由客戶在《樣版確認(rèn)單》上簽名作實，若客戶因故不能簽名由我方客戶代簽以確認(rèn)。對收取版費的我方應(yīng)開立《送貨單》收取版費。第二客戶管理一資料管理：每月底客服部將每月新的客戶同老客戶匯總在《月份客戶資料匯總表》上，將客戶詳細(xì)資料包括付款方式，付款幣別、客戶回扣、業(yè)務(wù)員提成等詳細(xì)填好。此一式三份，一份財務(wù)部、一份總經(jīng)理，一份客服部。二信用管理：財務(wù)部對到期貨款超出60天的，即刻發(fā)出《客戶停單通知單》交副總經(jīng)理審核，由副總經(jīng)理依據(jù)客戶狀況同總經(jīng)理協(xié)商做出決策。當(dāng)客戶信用狀況良好時，由業(yè)務(wù)部申請副總經(jīng)理審批，總經(jīng)理核準(zhǔn)后予以解封。三服務(wù)反饋：客服部應(yīng)經(jīng)常與客戶聯(lián)系溝通，了解我廠在客戶心中的地位及我廠的服務(wù)情況，并于每年六月份同十二月份發(fā)出《客戶滿意度調(diào)查表》，以追蹤我司的產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)及價格競爭力，以便我司自我反省及及時調(diào)整經(jīng)營決策。第三訂單評審一訂單接收：前臺文員收到訂單后先將訂單記錄在《訂單記錄表》上，然后交客服部簽名簽收；對客戶口頭訂單或自己下單須由業(yè)務(wù)員或跟單員開立內(nèi)部《訂購合約》，經(jīng)副總經(jīng)理、總經(jīng)理審批后按客戶訂單流程運作。二訂單評審：客戶部接到訂單后進(jìn)行訂單初級評審，評審無誤后交前臺復(fù)印二份，傳真件交前臺存檔，復(fù)印件一份交客服部收集資料開單，一份交財務(wù)部。對于業(yè)務(wù)員直接回來的訂單須由業(yè)務(wù)員填寫《訂單評審表》經(jīng)客服部或副總經(jīng)理審核后方可開單；對特殊訂單由副總經(jīng)理主持相關(guān)人員參與對工藝、材質(zhì)等方面進(jìn)行二級評審。三訂單下達(dá)：客服部對已審好訂單收集資料如色稿、樣版、菲林、參考版再開立《訂單評審表》一式兩份，一份自己留底，一份交生產(chǎn)部開單。四工單開立：生產(chǎn)部跟單員依據(jù)《訂單評審表》開立《生產(chǎn)流程單》一式四聯(lián)，經(jīng)生產(chǎn)經(jīng)理審核后藍(lán)色聯(lián)給財務(wù)，黃色聯(lián)給倉庫以便IQC檢驗，白色聯(lián)給生產(chǎn)服部跟單員留底，紅色聯(lián)下達(dá)給生產(chǎn)部安排生產(chǎn)；跟單員將每日生產(chǎn)流程單匯總在《每日流程單匯總表》上，以便客服部做好生產(chǎn)計劃。五訂單變更：當(dāng)遇訂單發(fā)生變更時，客服部依據(jù)實際變更情況做出如下處理：1當(dāng)材質(zhì)、工藝、數(shù)量發(fā)生變更時，應(yīng)重新報價，重新評審，然后開立新訂單評審表交生產(chǎn)部開立新的《生產(chǎn)流程單》，并收回所有舊單。2當(dāng)交期發(fā)生變化時，若提前則應(yīng)馬上開立《緊急生產(chǎn)通知單》通知生產(chǎn)部調(diào)整生產(chǎn)，以滿足客戶要求。3若客人取消訂單，則應(yīng)馬上根據(jù)實際情況告知客人，對已訂料或已生產(chǎn)部份工序的，應(yīng)告知客人，并報副總經(jīng)理協(xié)商處理辦法，且傳真客戶，做好結(jié)果追蹤。第四訂單保管：訂單由客服部按客戶分類歸檔保管。一出貨管理：1出貨匯總：客服部匯總《出貨匯總表上》一式三份，一份交生產(chǎn)經(jīng)理統(tǒng)籌安排生產(chǎn)，一份交粘盒部主管安排生產(chǎn)，一份交貨倉主管安排出貨。2存貨管理：業(yè)務(wù)部或客服部應(yīng)每月根據(jù)倉庫提供《存貨一覽表》與客戶溝通，進(jìn)行出貨、報廢、暫存決定。第五貨款回籠：財務(wù)部每月6日前將到期貨款匯總在《月份到期貨款匯總表》上，且一式三份，一份交業(yè)務(wù)經(jīng)理、一份交副總經(jīng)理、一份交由財務(wù)留底保存。第六單獨成本核算一成本核算：成本核算財務(wù)部對每張訂單進(jìn)行單獨成本核算制作《單獨成本核算表》，對虧損單交副總經(jīng)理主持相關(guān)人員進(jìn)行虧損原因分析，做出糾正預(yù)防措施，月底對每個客戶進(jìn)行盈利虧損匯總，以便公司做出經(jīng)營決策。二虧損分析：財務(wù)部對每張訂單進(jìn)行單獨成本核算制作《單獨成本核算表》，對虧損單交副總經(jīng)理主持相關(guān)人員進(jìn)行虧損原因分析，做出糾正預(yù)防措施，月底對每個客戶進(jìn)行盈利虧損匯總，以便公司做出經(jīng)營決策。第七轉(zhuǎn)廠管理1轉(zhuǎn)廠通知：對轉(zhuǎn)廠客戶，業(yè)務(wù)部或客服部應(yīng)提供客戶轉(zhuǎn)廠資料，將客戶海關(guān)編號、合同編號、轉(zhuǎn)廠產(chǎn)品、聯(lián)系方式等填寫在《轉(zhuǎn)廠通知單》上交報關(guān)員。2轉(zhuǎn)廠辦理：報關(guān)員接到《轉(zhuǎn)廠通知單》后及時從倉庫了解轉(zhuǎn)廠數(shù)量，然后與客戶聯(lián)系辦理轉(zhuǎn)廠手續(xù)。對轉(zhuǎn)廠數(shù)字不平衡的，應(yīng)及時向總經(jīng)理反饋。第八注冊商標(biāo)委托書管理對有R標(biāo)識的注冊商標(biāo)印件，客服部應(yīng)叫客戶提供《授權(quán)委托書》交副總經(jīng)理、總經(jīng)理審批后存檔保管，對客戶不能提供的由總經(jīng)理決定是否合作。第五章相關(guān)表單第一《月份銷售與貨款回籠計劃表》第二《客戶資料表》第三《訂單評審表》第四《計價表》第五《報價單》第六《月份客戶資料匯總表》第七《客戶停單通知單》第八《月份到期貨款匯總