基于vba的小型企業(yè)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)

基于vba的小型企業(yè)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)

一、財務(wù)信息化管理隨著信息安全的發(fā)展，計算機在多個行業(yè)的應(yīng)用越來越廣泛。依托信息技術(shù)的現(xiàn)代企業(yè)管理模式已經(jīng)被越來越多的企業(yè)采用,其中尤以會計信息系統(tǒng)的發(fā)展最為迅速。目前,一些大中型企業(yè)已經(jīng)開始實施企業(yè)ERP計劃,把企業(yè)的會計信息系統(tǒng)作為企業(yè)管理中的一個子系統(tǒng),從而更高效的利用企業(yè)的財務(wù)信息進行管理。與此同時,一些小型企業(yè)為了提升企業(yè)的管理水平,加快市場反應(yīng)速度,也跟隨大中型企業(yè)開始實施財務(wù)信息化,大多數(shù)小型企業(yè)實現(xiàn)財務(wù)信息化主要是通過購買財務(wù)軟件的方式,目前市面上的通用財務(wù)管理軟件一般價格較高,并且還需定期向軟件商支付一定的維護費用,一些小型企業(yè)由于財力不足很難承受這么高的價格;同時財務(wù)軟件為了實現(xiàn)通用性原則,系統(tǒng)功能設(shè)計過于龐雜,軟件針對性差,企業(yè)購買后往往有部分模塊未被使用,造成資源浪費,并且一般小型企業(yè)對財務(wù)軟件的要求不高,主要是為了簡化手工會計工作,實現(xiàn)會計核算功能。通過上述分析,筆者認為對于尚未開始實施會計信息化的小型企業(yè),可以利用Access為開發(fā)工具,開發(fā)設(shè)計小型企業(yè)財務(wù)管理系統(tǒng)。二、數(shù)據(jù)庫的使用目Access是微軟公司推出的基于Windows的桌面關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng),是MicrosoftOffice套件產(chǎn)品之一,該軟件使用廣泛,操作簡便,目前廣泛應(yīng)用于管理中小型企業(yè)數(shù)據(jù)庫。在此平臺下開發(fā)的應(yīng)用系統(tǒng),通用性強,易推廣。Access與其他數(shù)據(jù)庫開發(fā)系統(tǒng)之間顯著的區(qū)別是:不用寫任何代碼,就可以在短時間里開發(fā)出一個功能強大而且相當專業(yè)的數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng),并且這一過程是完全可視的,如果再加上簡短的VBA代碼,此應(yīng)用系統(tǒng)決不比專業(yè)程序員潛心開發(fā)的系統(tǒng)差。它提供了7種用來建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的對象;提供了多種向?qū)?、生成器、模?把數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)查詢、界面設(shè)計、報表生成等操作規(guī)范化;為建立功能完善的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)提供了方便,使得普通用戶不必編寫代碼,就可以完成大部分數(shù)據(jù)管理的任務(wù)。使用該數(shù)據(jù)庫建立財務(wù)管理系統(tǒng)具有以下優(yōu)勢:1、Access對計算機硬件配置要求不高,在一般家庭電腦上都能運行,現(xiàn)在一些中小型企業(yè)基本都配備了計算機,因此不需要另行購買高端設(shè)備就可運行Access數(shù)據(jù)庫。2、使用Access作為開發(fā)工具,針對性強,能夠根據(jù)企業(yè)自身特點量身定做,使財務(wù)系統(tǒng)的各個模塊符合企業(yè)實際財務(wù)工作需求,避免了通用軟件“大而全”,系統(tǒng)功能龐雜的缺點。一般通用財務(wù)軟件的維護費用都在1000元/年左右,企業(yè)自行開發(fā)財務(wù)軟件,可以節(jié)約維護費用,為企業(yè)節(jié)省很多使用成本,而且也便于對軟件進行二次開發(fā)。3、Access中主要包括表、查詢、窗體、報表、頁、宏、模塊七大對象,各對象操作簡單,通過向?qū)Чδ?財務(wù)人員可以繞開復(fù)雜的編程工作,輕松制作各種查詢,窗體和報表。4、Access還可與Office組件中的Word、Excel實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享,利用Access強大的數(shù)據(jù)查詢功能,將查詢出的表中的數(shù)據(jù)導(dǎo)入到Excel,借助Excel的數(shù)據(jù)分析優(yōu)勢進行更高級的財務(wù)分析。5、Access內(nèi)置VBA編程功能,為構(gòu)建功能更強大的會計信息系統(tǒng)提供可視化開發(fā)手段,從而進行更加復(fù)雜的操作。6、可以利用Access進行Web檢索和發(fā)布數(shù)據(jù),實現(xiàn)與Internet的連接與共享。三、獨資企業(yè)員工我們以景天公司為例,為其開發(fā)小型財務(wù)管理系統(tǒng)。景天公司是一家專門銷售印刷用紙的個人獨資企業(yè),注冊資金50萬,日常經(jīng)濟業(yè)務(wù)主要是銷售銅版紙(雜志用紙),與多家印刷企業(yè)有業(yè)務(wù)往來,并且上游供貨商也有兩三家,屬一般納稅人。1、查詢公司總賬(1)能夠記錄每天發(fā)生的業(yè)務(wù),具備憑證輸入功能。(2)可以提供過賬,結(jié)賬功能,能夠查詢公司總賬明細賬。(3)可以生成資產(chǎn)負債表、利潤及利潤分配表。(4)可以進行財務(wù)分析,能夠?qū)镜慕?jīng)營狀況有個大體的了解。2、財務(wù)管理系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)3、不同功能模塊的實現(xiàn)原理(1)日記簿關(guān)聯(lián)表的實現(xiàn)一般的財務(wù)軟件都具有憑證錄入功能,用Access實現(xiàn)憑證錄入功能主要是借助表對象和窗體對象實現(xiàn)。該數(shù)據(jù)庫基于兩個主要的表,分別為“科目一覽表”和“日記簿表”,科目一覽表用于存放公司所有會計科目信息,日記簿表用于記錄公司發(fā)生的業(yè)務(wù),等同于會計軟件中的憑證錄入功能,我們可以選擇在日記簿表中輸入,也可以選擇在日記簿登記窗口中輸入,這一功能的實現(xiàn)需要通過向?qū)?chuàng)建“憑證錄入”窗體,同時指定該窗體的數(shù)據(jù)來源表為“日記簿表”,建立連接日記簿表的窗體,這樣在憑證輸入窗體中輸入數(shù)據(jù)信息后,Access會自動記錄在日記簿表中。Access中表最為重要,一切數(shù)據(jù)都直接或間接來源于表,后面介紹的賬簿查詢就是根據(jù)以上兩張表中的數(shù)據(jù)信息分類匯總而來,因此對于表的建立應(yīng)該予以重視。(2)系統(tǒng)過賬生成手工會計操作是通過翻閱會計憑證,將各科目的發(fā)生額一筆筆記入明細賬中,并且根據(jù)期初余額和本期發(fā)生額計算得出期末余額。Access主要是通過查詢功能來實現(xiàn)過賬操作,只需要設(shè)計一個查詢對象“明細賬生成器”,通過對話框輸入所要生成的明細賬即可生成。需要注意的是查詢生成的表由于是暫時的記錄集合,我們需要修改其查詢的SQL語句才能生成一個永遠存在的表對象。因為生成的明細賬中多了一個余額字段,該字段余額可以通過編寫模塊代碼完成自動生成余額功能,對于不太熟悉編程的用戶來說也可以將生成的表復(fù)制到Word中使用其表格功能進行加總求和,但是這樣做會比較繁瑣,只適合業(yè)務(wù)量較少的公司。(3)一般賬戶和詳細賬戶的檢索模塊通過上一步建立的生成表的查詢,已經(jīng)可以完成過賬功能,系統(tǒng)生成的總賬和明細賬已經(jīng)存在于表對象中,直接點擊就可查詢。(4)設(shè)置科目報表的設(shè)計手工編制科目匯總表是先將匯總期內(nèi)各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)所涉及的會計科目填在科目匯總表的“會計科目”欄內(nèi),按會計科目分別累計借方發(fā)生額和貸方發(fā)生額,將其匯總數(shù)填在相應(yīng)會計科目的“借方”和“貸方”,最后加總所有科目的借、貸方發(fā)生額,進行發(fā)生額試算平衡,最后根據(jù)科目匯總表登記總賬。Access中科目匯總表設(shè)計主要用到查詢和報表對象功能,首先要指定報表的數(shù)據(jù)記錄源,需要先建立一個查詢對象“景天公司科目匯總表”,該查詢可以從日記簿中提取公司在一定會計期間發(fā)生的所有會計科目,并且匯總各科目的發(fā)生額,生成一個查詢表。報表的設(shè)計比較簡單,在“景天公司科目匯總表”查詢的基礎(chǔ)上,可以將表中賬號、會計科目、借方合計、貸方合計等字段拖入報表的主體部位,生成控件并設(shè)置相應(yīng)屬性,同時系統(tǒng)會將各字段與數(shù)據(jù)庫的查詢表字段的數(shù)據(jù)信息相連,即調(diào)用匯總表查詢對象在日記簿中運行查詢,最終將數(shù)據(jù)信息導(dǎo)入到報表中。在使用Access報表對象時,需要將計算機與打印機連接,否則無法進行設(shè)計,因為在生成報表時,要使用預(yù)覽功能。生成科目匯總表后,還需要在報表下方設(shè)置“合計”控件,同時使用Sum()函數(shù)來完成。(5)使用總數(shù)函數(shù)計算表型使用Access報表向?qū)Чδ?向報表頁面中添加需要的各字段,并設(shè)置相應(yīng)的控件屬性以達到所需要的效果。報表不需要指定數(shù)據(jù)來源表,但是要使用總計函數(shù)DSum(),用該函數(shù)可以計算指定記錄集合中某些字段的合計,例如可以指定計算科目匯總表中科目類別為負債的所有賬戶余額合計,其表達式如下:DSum(“[貸方余額]”,“景天公司科目匯總表”,“[科目分類]=‘負債’”),其他科目余額表達式的設(shè)計均可照此方法類推。(6)公司的經(jīng)營狀況財務(wù)報表分析也是通過建立報表對象實現(xiàn)的。公司的財務(wù)指標主要包括流動比率、速動比率、資產(chǎn)負債率、存貨周轉(zhuǎn)率、應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率、凈利率、股東權(quán)益報酬率,通過這些比率可以了解公司的經(jīng)營狀況。為實現(xiàn)這些功能,可以在報表設(shè)計視圖中添加標簽和文本框,并且定義文本框的控件來源函數(shù),這個模塊的實現(xiàn)需要用到VBA編程。(7)由子功能窗體產(chǎn)生的事件,可以將其開為了使用戶界面更加友好,可以通過新建窗體對象實現(xiàn)。窗體的設(shè)計比較簡單,主要是在窗體中添加功能按鈕,并且對按鈕添加Click事件過程,打開對應(yīng)的子功能窗體。單擊按鈕產(chǎn)生的事件可以是打開下一個子窗體,如進行憑證輸入操作就是打開憑證輸入窗體;也可以是調(diào)用模塊對象中的部分程序,如過賬按鈕的事件代碼就是打開“明細賬生成器”查詢對象,同時調(diào)用模塊中的“自動生成余額”程序,完成事件過程。(8)數(shù)據(jù)安全功能公司的財務(wù)信息是非常重要的,因此每一個會計軟件都必須具備系統(tǒng)安全功能,Access提供了系統(tǒng)密碼設(shè)置這一功能,可以通過選擇“工具”—“