論會計信息系統(tǒng)的管理

論會計信息系統(tǒng)的管理

會計用計算機進(jìn)行交易處理。它是一系列使用計算機而不是手工加工、處理和報告賬目的過程。會計計算是對會計賬簿和會計工具的改革，它對傳統(tǒng)的會計理論和會計方法產(chǎn)生了重大影響。1會計信息系統(tǒng)與會計信息系統(tǒng)之間的差異1.1賬表的編碼存在變化,總賬與白砂糖分類賬之間的登記關(guān)系被弱化在手工工作條件下,總分類賬與明細(xì)分類賬的登記要按照平行登記的原則.而在電算化工作條件下,總賬與明細(xì)賬之間的登記關(guān)系發(fā)生了變化,它們依據(jù)各級會計科目的編碼進(jìn)行登記,取得某一級賬戶資料只需根據(jù)該級會計科目編碼匯總即可實現(xiàn).在會計電算化下,總分類賬與明細(xì)分類賬不是根據(jù)會計憑證平行登記的結(jié)果,因此總賬與明細(xì)賬之間的核對及控制也就失去了意義,賬簿的作用相應(yīng)就被弱化了.1.2加強報表設(shè)計采用計算機進(jìn)行處理,編制會計報表的數(shù)據(jù)除計劃、統(tǒng)計資料及總分類賬外,主要直接來自記賬憑證.會計報表的設(shè)計應(yīng)滿足企業(yè)管理、對外提供必要的核算資料等有關(guān)要求,必要時可以增加報表的種類,而不必把一種報表設(shè)計得過于復(fù)雜.由于計算機能迅速生成內(nèi)部適時控制報表,因而其作用得到了很大加強.1.3規(guī)范化的會計核算組織在會計電算化下,登賬工作由計算機來完成,計算、匯總的速度極快,人們可以采用一種規(guī)范化的賬務(wù)處理程序,以減少手工條件下大量的重復(fù)性工作.在會計信息系統(tǒng)開發(fā)中,通過棋盤式科目匯總表賬務(wù)處理程序等,形成統(tǒng)一規(guī)范的會計核算組織形式.1.4會計憑證報表會計基本模式是會計憑證、賬簿和報表三者有機結(jié)合的數(shù)據(jù)傳遞程序規(guī)律.手工會計基本模式為“會計憑證→賬簿→會計報表”,是根據(jù)會計憑證登記賬簿,再根據(jù)賬簿編制會計報表.由于手工條件下不能直接由會計憑證生成會計報表,會計賬簿承擔(dān)了會計信息由憑證到報表的匯總傳遞作用.會計電算化下,由于計算機加工、處理速度十分迅速,會計信息系統(tǒng)可以直接根據(jù)會計憑證按照設(shè)定的程序生成會計報表,使電算化會計基本模式演變?yōu)椤皶嫅{證→賬簿”和“會計憑證→會計報表”,即根據(jù)會計憑證登記賬簿,根據(jù)會計憑證直接編制會計報表.“會計憑證→賬簿”主要滿足單位內(nèi)部信息使用者的需要.這樣可以使賬簿的職能單一化,登記賬簿不需要考慮編制會計報表的要求,賬簿的組織按照單位內(nèi)部的需要來設(shè)定,其格式可以根據(jù)管理者的需要設(shè)置,不必拘泥于借貸式.賬簿作為憑證的派生物,不一定要全部輸出,尤其是明細(xì)賬,只需將會計憑證和磁盤作為會計檔案妥善保管即可.“會計憑證→會計報表”主要滿足會計信息內(nèi)、外部使用者的需要.會計電算化下,會計報表的數(shù)據(jù)直接取自于記賬憑證,簡化了報表編制程序,縮短了編報時間.同時,會計報表的作用還可擴大到單位內(nèi)部日常的管理和控制.手工條件下,會計信息由憑證傳遞給賬簿,再根據(jù)賬簿編制報表,難免出現(xiàn)漏算、錯算甚至篡改賬目的現(xiàn)象.采用電算模式,由于編制會計報表的會計信息直接來源于會計憑證,只要把住數(shù)據(jù)入口關(guān),對憑證嚴(yán)加審核,保證輸入無誤,即可確保報表的準(zhǔn)確可靠,在程序上抑制了做假賬和假報表的現(xiàn)象,從而有效防范會計信息的失真.2計算信息的應(yīng)用程序2.1加強會計數(shù)據(jù)分析會計核算利用計算機,不僅可替代手工記賬、算賬、報賬,完成日常的會計事務(wù)處理,提高工作效率,更重要的是利用計算機數(shù)據(jù)的存取、分類靈活、高速處理等功能,對會計數(shù)據(jù)進(jìn)行深加工.由于會計報表軟件帶來的方便性,較之傳統(tǒng)的會計方法,可以編制更多、更詳細(xì)的會計報表,為管理提供更及時、更有用的會計信息.滿足主管機關(guān)、財政、銀行、稅務(wù)、審計、投資者等單位和個人對會計信息的需要.2.2建立和完善會計核算信息系統(tǒng),推進(jìn)企業(yè)管理型轉(zhuǎn)型升級,強化信息支持.會計信息處理利用計算機,對會計核算的要求更高,使會計的具體任務(wù)和工作重點發(fā)生了明顯的轉(zhuǎn)變:由原來的主要編報財務(wù)會計報表,轉(zhuǎn)向同時對內(nèi)加強管理;由原來的主要進(jìn)行事后核算,轉(zhuǎn)向事前預(yù)測、事中控制和事后核算并行;由原來主要反映情況、提供信息,轉(zhuǎn)向綜合反映情況,并運用信息干預(yù)生產(chǎn)、參與決策,徹底實現(xiàn)會計工作由核算型向管理型轉(zhuǎn)變.(1)充分利用會計信息系統(tǒng)(AIS)的各個子模塊,為加強管理提供信息支持.如利用固定資產(chǎn)核算子系統(tǒng)加強固定資產(chǎn)的增減變動及折舊的管理;利用存貨核算子系統(tǒng)加強存貨的購進(jìn)、入出庫管理及成本差異的核算管理;利用成本核算子系統(tǒng)實現(xiàn)成本的計算和控制等.(2)及時取得會計信息為管理者提供信息支持.采用計算機記賬,只需將會計憑證輸入,報表的編報可以精確到日,甚至隨時都可以編制,滿足在報表日及時編制報表和在非報表日迅速取得單位綜合會計數(shù)據(jù)的需要.2.3會計決策支持系統(tǒng)計算機會計信息系統(tǒng)的發(fā)展方向,是沿著從單項應(yīng)用到系統(tǒng)應(yīng)用,再到會計決策支持系統(tǒng)方向發(fā)展的.目前,許多開發(fā)商已經(jīng)開發(fā)出完整的會計信息系統(tǒng)并在實際中加以應(yīng)用,在會計決策支持系統(tǒng)中,計算機儲存有全面、完整的企業(yè)信息數(shù)據(jù)庫,建立了以運籌學(xué)、決策學(xué)為特征的模型庫,以及與決策判斷、選擇、分析和推理相關(guān)的處理庫和便于用戶使用的人機接口,通過人機接口對模型進(jìn)行分析、比較,幫助決策者進(jìn)行正確決策.3加強會計電算化系統(tǒng)的正常運行目前,我國仍然實行紙質(zhì)賬、表和磁性載體并行的雙軌制方式.將來人們會完全實現(xiàn)無紙化辦公,會計人員面臨的將是大量的無書面記載的經(jīng)濟記錄,這種信息載體的無形化給會計信息的管理帶來了新問題.因為會計信息是存貯在磁性介質(zhì)上的,在遭到非法修改時往往是不留痕跡的,而且還有可能遭到計算機病毒的侵襲.這就要求人們在新的工作環(huán)境下,切實采取有效措施,加強對會計信息的管理,確保會計電算化系統(tǒng)的正常運行.3.1及時做好會計核算的管理,提高記賬的真實性主要是原始憑證、記賬憑證和輸出的有關(guān)賬簿、報表等有形載體的管理.利用計算機進(jìn)行賬務(wù)處理,輸入記賬憑證,計算機便可根據(jù)規(guī)定的程序生成總賬、明細(xì)賬和會計報表,可以說憑證就是賬簿,就是會計報表.在這種工作環(huán)境下,人工控制的主要內(nèi)容應(yīng)確保原始憑證的真實性和有效性,確保記賬憑證的編制準(zhǔn)確無誤,以及原始憑證和記賬憑證的妥善保管等.為此,應(yīng)建立健全各項規(guī)章制度,認(rèn)真做好憑證的收集、審核、登記、存檔保管和安全保密工作.3.2建立崗位責(zé)任制度和操作管理根據(jù)系統(tǒng)正常運行的需要,建立數(shù)據(jù)管理制度以及與之相配套的一系列管理制度,具體包括:崗位責(zé)任制度,操作管理制度,系統(tǒng)維護制度.崗位責(zé)任制度的任務(wù)是建立與系統(tǒng)正常運行相適應(yīng)的組織機構(gòu),明確各類人員的配備與分工和機器的分工,保證人機協(xié)調(diào)工作,加強內(nèi)部控制,確保財產(chǎn)安全,提高會計電算化的工作效率.操作管理是建立系統(tǒng)運行環(huán)境,按照規(guī)定輸入數(shù)據(jù),實現(xiàn)系統(tǒng)功能的操作,提供各類輸出信息.系統(tǒng)維護負(fù)責(zé)系統(tǒng)硬件和軟件的維護和維修,系統(tǒng)需擴充時,負(fù)責(zé)安裝、調(diào)試新設(shè)備;系統(tǒng)環(huán)境變化時,做好適應(yīng)性的維護工作.3.3機財務(wù)信息的審計信息處理的電算化是計算機審計的直接原因.作為審計對象,會計信息系統(tǒng)在組織結(jié)構(gòu)、信息處理程序、信息存儲介質(zhì)、存取方式和內(nèi)部控制等方面都發(fā)生了很大變化,客觀要求創(chuàng)新審計方法,加強對計算機財務(wù)信息的審計.(1)對記賬憑證的檢查.將記賬憑證與原始憑證及手工記賬憑證核對檢查.(2)賬簿記錄的核查.利用數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)分別對記賬憑證庫和明細(xì)賬庫進(jìn)行核對,檢查憑證和賬簿是否相符,賬簿記錄有無被篡改的情況.同時,還可利用電算