檔案資料管理制度（四篇）

第13頁共13頁檔案資料?管理制度?為了做?好工程及?設(shè)備檔案?資料的管?理工作，?參照《建?設(shè)工程文?件歸檔整?理規(guī)范》?等文件的?有關(guān)要求?，結(jié)合本?公司實際?情況和公?司領(lǐng)導(dǎo)對?檔案管理?的相關(guān)要?求特制訂?本檔案管?理制度。?（1）?歸檔范圍?主要為?工程和設(shè)?備檔案資?料。a.?工程檔案?是指各類?報批文件?（對政府?各行政部?門的各類?報批文件?、回復(fù)的?批示文件?、對外發(fā)?文、對外?接收的文?件）、各?類合同（?所有合作?合同、供?給合同、?工程合同?以及各合?同的附件?、補充合?同，供應(yīng)?商（服務(wù)?）單位的?報價資質(zhì)?資料、報?價商務(wù)資?料及報價?匯總表說?明文件，?比價的考?察調(diào)研報?告，考察?調(diào)研的影?像、照片?資料）、?設(shè)計資料?及圖紙、?設(shè)計變更?與工程洽?商資料、?監(jiān)理文件?、施工日?志、會議?紀(jì)要、審?計結(jié)論及?各種驗收?證件、檢?測報告、?材料設(shè)備?的合格證?及說明書?、施工圖?、財產(chǎn)移?交手續(xù)及?其他需要?存檔的文?件等。?b.設(shè)備?檔案是鑒?定評價（?儀器）技?術(shù)狀態(tài)的?科學(xué)資料?，是為保?障（儀器?）設(shè)備正?常運轉(zhuǎn)并?處于良好?狀態(tài)的重?要依據(jù)。?檔案員接?收歸檔本?公司的各?類設(shè)備資?料。主要?包括計劃?、選購階?段的儀器?設(shè)備購買?申請單、?協(xié)議、合?同、重要?來往函件?、電文；?開箱驗收?階段的裝?箱單、開?箱驗收單?、出廠合?格證書、?出廠精度?檢驗單、?圖樣、技?術(shù)手冊、?使用維護?手冊、說?明書、校?驗標(biāo)準(zhǔn)、?隨機備件?圖冊、軟?件、硬件?部分的文?件材料、?開箱檢驗?記錄；安?裝調(diào)試階?段的試車?、試驗記?錄、安裝?驗收單、?存在問題?及處理意?見；運行?及維護修?理階段的?設(shè)備儀器?移交使用?部門的附?件和隨機?工具清單?、設(shè)備儀?器維護保?養(yǎng)和安全?技術(shù)操作?規(guī)程、設(shè)?備儀器使?用記錄、?設(shè)備儀器?保養(yǎng)情況?記錄、設(shè)?備儀器檢?查記錄及?維修記錄?；改造、?更新階段?合理化建?議及處理?結(jié)果、設(shè)?備儀器改?造、改裝?、更新的?報告與批?復(fù)、改進?、改裝過?程中形成?的圖樣、?技術(shù)文件?、設(shè)備儀?器報廢技?術(shù)鑒定書?、請示及?批復(fù)文件?、技術(shù)鑒?定及成果?申報獎勵?等各類文?件。（?2）檔案?保密制度?a.檔?案工作人?員必須樹?立高度的?保密觀念?，遵守公?司的各項?保密制度?。b.凡?涉及不宜?公開的公?司機密等?檔案，應(yīng)?作秘密保?管并嚴(yán)格?控制查閱?范圍，?本公司人?員需要查?閱者，須?經(jīng)本公司?主管領(lǐng)導(dǎo)?批準(zhǔn)。?c.凡作?秘密和內(nèi)?部管理的?檔案，應(yīng)?嚴(yán)格履行?查閱審批?手續(xù)，嚴(yán)?禁擅自拍?照和復(fù)制?，利用者?應(yīng)嚴(yán)格遵?守保密規(guī)?定，不得?泄露公司?秘密。?d.對確?已無保存?價值的建?設(shè)工程和?設(shè)備檔案?，列出銷?毀清冊，?經(jīng)主管領(lǐng)?導(dǎo)審批后?，由銷毀?人、監(jiān)銷?人銷毀，?并簽名注?銷。（?3）檔案?工作人員?崗位職責(zé)?a.熱?愛檔案事?業(yè)，忠于?職守，遵?紀(jì)守法，?勤奮學(xué)習(xí)?，具備檔?案專業(yè)知?識。b.?負責(zé)本公?司建設(shè)工?程中形成?的資料和?設(shè)備資料?的收集、?整理、立?卷、歸檔?工作，積?極提供利?用，為各?項工作服?務(wù)。c?.按規(guī)定?向當(dāng)?shù)貦n?案館移交?應(yīng)進館的?檔案。?d.積極?主動地向?上級主管?部門匯報?檔案工作?情況，接?受其監(jiān)督?、檢查和?指導(dǎo)。?e.辦理?領(lǐng)導(dǎo)交辦?的其他檔?案業(yè)務(wù)工?作。（?4）檔案?管理制度?a.非?檔案管理?人員不得?擅自查閱?檔案柜里?的案卷，?確因工作?需要，須?經(jīng)本公司?主管領(lǐng)導(dǎo)?批準(zhǔn)同意?后方可查?閱。b?.檔案柜?內(nèi)的檔案?要進行系?統(tǒng)排列存?放，不準(zhǔn)?堆放與檔?案無關(guān)的?東西，做?到完整安?全，存放?有序，查?找方便?c.做好?檔案柜內(nèi)?“六防”?（防盜、?防火、防?塵、防陽?光、防潮?、防鼠蟲?蛀）工作?，平時要?勤檢查、?勤打掃、?保持檔案?柜衛(wèi)生整?潔、安全?。d.?對檔案柜?所藏檔案?要進行經(jīng)?常檢查，?發(fā)現(xiàn)問題?及時采取?有效措施?。e.凡?屬歸檔范?圍內(nèi)的儀?器設(shè)備的?全套隨機?技術(shù)文件?，儀器設(shè)?備說明書?、樣本、?圖紙、技?術(shù)操作規(guī)?程、合格?證及安裝?調(diào)試等材?料若系一?式二份，?應(yīng)留一份?存檔；只?有一份的?，將原件?存檔，復(fù)?印件隨機?使用。?f.檔案?員負責(zé)儀?器設(shè)備檔?案的收集?、整理、?保管、利?用和統(tǒng)計?工作。儀?器設(shè)備檔?案內(nèi)的文?件材料，?要按時間?先后排列?好，用鉛?筆編寫頁?號，凡有?文字的頁?面，都要?編號，正?面編在右?上角，背?面寫在左?上角，然?后填寫好?卷內(nèi)目錄?。（5?）檔案安?全制度?a.嚴(yán)格?執(zhí)行定期?檢查和進?出檔案清?點制度，?檔案柜實?行專人負?責(zé)，鑰匙?應(yīng)妥善?保管，如?有丟失應(yīng)?及時匯報?并采取措?施，非管?理人員不?得隨意翻?閱檔案柜?里的檔案?。b.?每次長假?前應(yīng)對檔?案進行全?面檢查，?檔案柜加?貼封條，?切實消除?安全隱患?。（6?）檔案資?料查閱利?用制度?a.本單?位人員借?閱檔案、?資料須登?記，未履?行登記手?續(xù)的，檔?案管理人?員不予提?供檔案、?資料。檔?案資料的?借出時間?，不得超?過半個月?，確需繼?續(xù)借閱，?必須辦理?續(xù)借手續(xù)?。對于關(guān)?鍵性和常?用部分的?檔案應(yīng)使?用復(fù)印件?，盡量不?用原件，?一般由使?用人復(fù)印?。b.?檔案、資?料的原件?一般不外?借給其他?單位人員?，特殊情?況需要外?借時，須?經(jīng)分管領(lǐng)?導(dǎo)批準(zhǔn)，?辦理外借?手續(xù)并限?期歸還。?借出的檔?案材料的?原件，借?用人要妥?善保管，?不得毀壞?和遺失，?按期歸還?，如有損?壞、遺失?，由借用?人負責(zé)。?外單位人?員需要復(fù)?印檔案柜?里資料時?，須經(jīng)主?管領(lǐng)導(dǎo)同?意后方可?進行。?c.檔案?柜里有檔?案、資料?需交給其?他單位時?應(yīng)填交接?單方可交?付。d.?查閱檔案?時，嚴(yán)禁?吸煙，嚴(yán)?禁在文件?材料上劃?線、打勾?、作記號?、折角等?，嚴(yán)禁涂?改和拆撕?檔案，違?者且造成?檔案損毀?的，依法?追究當(dāng)事?人行政、?法律責(zé)任?。e.?查閱檔案?者有義務(wù)?將利用效?果反饋給?檔案管理?人員，以?利探索和?總結(jié)檔案?利用工作?規(guī)律，更?好地為各?項工作服?務(wù)。（?7）檔案?的收集?a.檔案?管理人員?收到公司?內(nèi)部人員?或相關(guān)單?位人員給?予的資料?應(yīng)及時登?記。b.?工程檔案?資料按項?目收集，?檔案應(yīng)按?系統(tǒng)分類?統(tǒng)一存放?檔案盒貼?上標(biāo)簽并?做電子目?錄方便日?后檢索。?c.設(shè)?備檔案資?料按名稱?分類組卷?，將一組?內(nèi)容上具?有有機聯(lián)?系的材料?組合成一?個保管單?位。卷內(nèi)?文件排列?，依照設(shè)?備材料的?自然形成?過程排列?并做電子?目錄方便?日后檢索?。d.?應(yīng)妥善保?存各類檔?案和資料?，如發(fā)現(xiàn)?用途不明?的資料應(yīng)?交總工程?師審閱確?定用途。?e.勘?察、設(shè)計?、施工、?監(jiān)理等單?位向本公?司移交檔?案時，應(yīng)?編制移交?清單，?雙方簽字?、蓋章后?方可交接?。f.?項目簽訂?承包合同?中應(yīng)明確?規(guī)定工程?檔案資料?和設(shè)備資?料編制的?責(zé)任范圍?、內(nèi)容、?套數(shù)、案?卷質(zhì)量標(biāo)?準(zhǔn)及時間?要求。施?工單位不?按時提交?合格竣工?圖的不算?完成施工?任務(wù)。?g.本公?司購置的?設(shè)備儀器?的隨機全?套資料，?由拆箱負?責(zé)人收集?齊全，及?時移交檔?案員，統(tǒng)?一積累和?集中保管?。檔案?資料管理?制度（二?）一、?檔案保管?制度1?、檔案管?理人員按?照規(guī)定對?歸檔的文?件材料，?做好檔案?的分類登?記、保管?工作，存?放整齊，?統(tǒng)一編號?，科學(xué)排?列，查找?方便。?2、做好?防盜、防?火、防強?光、防塵?、防潮、?防霉變、?防蟲鼠、?防污染工?作。3?、檔案排?列整齊，?分門別類?，依從上?至下、從?左至右的?順序排列?。4、?定期對檔?案進行檢?查、核對?，做好收?入、移出?、借閱登?記。二?、檔案借?閱、利用?與保密制?度1、?檔案借閱?必須登記?，歸回時?辦理注銷?手續(xù)，接?受檔案管?理人員指?導(dǎo)和監(jiān)督?。2、?查借閱業(yè)?務(wù)范圍的?檔案，需?主管領(lǐng)導(dǎo)?同意，查?閱非隸屬?業(yè)務(wù)范圍?的檔案，?任單位證?明和公司?經(jīng)理同意?后方能調(diào)?閱。3?、一般只?在室內(nèi)查?閱，原則?上不外借?，否則需?經(jīng)公司經(jīng)?理同意。?4、不?得擅自摘?錄、翻印?、復(fù)制，?不得在檔?案材料上?劃線涂改?。5、?借閱人要?嚴(yán)守機密?，不得轉(zhuǎn)?借他人，?不得泄露?秘密。?6、借閱?人按時歸?還，管理?人員認真?核對，當(dāng)?面簽名注?銷。7?、保密是?每個檔案?管理人員?與借閱人?員的基本?職責(zé)，應(yīng)?嚴(yán)格遵守?。8、?對保密文?件應(yīng)設(shè)專?柜保管，?專人兼管?。如人事?檔案、電?腦光盤等?，利用時?要經(jīng)公司?經(jīng)理，不?得擅自翻?印、摘錄?。三、?檔案鑒定?、銷毀制?度1、?以檔案的?保管期限?表為依據(jù)?，定期進?行鑒定，?對超過保?管期限或?確無保存?價值的檔?案提出銷?毀。2?、經(jīng)鑒定?后，擬定?銷毀報告?，填寫銷?毀清冊和?必要的文?字說明，?經(jīng)公司經(jīng)?理、總經(jīng)?理批準(zhǔn)后?即可進行?銷毀，必?須___?_人以上?鑒銷，并?在銷毀清?冊上簽名?，銷毀清?單交檔案?室保存。?3、未?經(jīng)批準(zhǔn)，?任何人不?得擅自銷?毀檔案。?檔案資?料管理制?度（三）?一、項?目部指定?檔案管理?工作（資?料員），?資料員負?責(zé)檔案接?收、收集?、整理、?立卷、保?管、調(diào)閱?等工作。?二、非?檔案管理?人員不得?擅自查閱?檔案柜里?的資料，?確因工作?需要，須?經(jīng)部門負?責(zé)人批準(zhǔn)?同意后方?可查閱。?三、檔?案柜內(nèi)的?檔案要進?行系統(tǒng)排?列存放，?不準(zhǔn)堆放?與檔案無?關(guān)的東西?，做到完?整安全，?存放有序?，查找方?便。四?、做好檔?案柜內(nèi)“?六防”（?防盜、防?火、防塵?、放陽光?、防潮、?防鼠蟲蛀?）工作，?平時要勤?檢查、勤?打掃、保?持檔案柜?衛(wèi)生整潔?、安全。?五、對?檔案柜所?藏檔案要?進行經(jīng)常?檢查，發(fā)?現(xiàn)問題及?時采取有?效措施。?六、檔?案室統(tǒng)一?管理本項?目部的檔?案材料的?形成、積?累、整理?和立卷歸?檔工作，?負責(zé)收集?、整理施?工過程中?各種資料?，保證施?工資料的?準(zhǔn)確、完?整，并及?時提供各?階段的檢?查驗收資?料。七?、項目部?檔案人員?變動時，?交接雙方?應(yīng)對所保?管的檔案?進行清點?、登記、?并辦理移?交手續(xù)。?檔案資?料管理制?度（四）?1.檔?案庫房是?機要重地?，為確保?安全，防?止泄密，?非檔案人?員不得入?內(nèi)。2?.檔案庫?房是存放?學(xué)校檔案?資料的專?用庫房，?庫內(nèi)嚴(yán)禁?吸煙，嚴(yán)?禁存放易?燃、易爆?及其它有?損檔案資?料的物品?。3.?庫房內(nèi)必?須清潔衛(wèi)?生，要有?防光、防?盜、防潮?、防高溫?、防火、?防塵、防?鼠、防蟲?等設(shè)施，?及時更換?驅(qū)蟲藥物?，定期檢?查電器設(shè)?備、消防?器材等設(shè)?施，保證?安全可靠?實用。?4.庫房?里柜櫥要?按類、按?序編號排?列整齊，?便于通風(fēng)?順暢。?5.檔案?人員每天?對庫房溫?濕度進行?檢查、記?錄并采取?措施，使?庫房溫濕?度控制在?規(guī)定的范?圍之內(nèi)。?6.對?庫房里的?檔案資料?做到勤檢?查，發(fā)現(xiàn)?問題及時?報告，并?采取必要?的措施。?檔案借?閱制度?為了維護?檔案的完?整與安全?，服務(wù)于?學(xué)校的各?項工作，?特制定本?制度。?1、學(xué)校?所有工作?人員都有?保護檔案?、借閱檔?案的權(quán)利?和義務(wù)。?2、學(xué)?校人員查?閱檔案必?須辦理登?記手續(xù)。?3、在?借閱檔案?時，應(yīng)做?到以下幾?點：（?1）按規(guī)?定辦理借?閱登記手?續(xù)，定期?歸還；（?2）應(yīng)該?愛護檔案?，不得遺?失；（?3）所借?檔案不得?隨意折疊?和拆散，?嚴(yán)禁隨意?更改和涂?寫；4?、借閱和?歸還檔案?時，應(yīng)辦?理清點手?續(xù)，由檔?案人員與?借閱者當(dāng)?面核對清?楚。5?、檔案如?丟失、損?壞或泄密?，要立即?追究當(dāng)事?者責(zé)任。?6、借?閱者在歸?還檔案時?必須填寫?檔案利用?效果記錄?。7、?調(diào)離學(xué)校?的工作人?員必須清?理移交檔?案文件后?方可辦理?調(diào)離手續(xù)?。8、?外單位人?員借閱學(xué)?校檔案，?須持所在?單位介紹?信和本人?有效證件?，并辦理?有關(guān)手續(xù)?。檔案?統(tǒng)計、鑒?定和銷毀?制度為?了對庫藏?檔案的收?進、移出?能夠做到?心中有數(shù)?和保證檔?案質(zhì)量，?保護好有?價值的檔?案，結(jié)合?學(xué)校的實?際情況，?特制定本?制度。?1.檔案?統(tǒng)計1?.1對檔?案的收進?、移出、?保管和利?用等情況?進行統(tǒng)計?，并按照?規(guī)定向檔?案業(yè)務(wù)管?理學(xué)校報?送檔案工?作基本情?況統(tǒng)計表?。1.?2統(tǒng)計工?作應(yīng)認真?、求實、?準(zhǔn)確、及?時。2?.檔案鑒?定2.?1檔案鑒?定工作由?鑒定小組?負責(zé)進行?，鑒定小?組由主管?檔案工作?的領(lǐng)導(dǎo)，?檔案員和?有關(guān)業(yè)務(wù)?管理人員?組成。?2.2鑒?定小組的?任務(wù)。負?責(zé)制定學(xué)?校檔案檔?案保管期?限表，對?到期檔案?提出存、?毀意見。?3.確?定檔案保?管期限的?原則3?.1對學(xué)?校有長遠?利用價值?并能反映?學(xué)校職能?活動和歷?史面貌的?檔案應(yīng)永?久保存。?3.2?凡是在一?定時期內(nèi)?有利用價?值的檔案?分別為長?期或短期?保存。?3.3凡?是介于兩?種保管期?限之間的?檔案，其?保管期限?一律從長?。4.?鑒定工作?應(yīng)定期進?行。5?.檔案通?過鑒定，?要求達到?劃定保管?期限準(zhǔn)確?，保管單?位質(zhì)量達?到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)?定，鑒定?中發(fā)現(xiàn)檔?案不準(zhǔn)確?、不完整?，應(yīng)及時?責(zé)成有關(guān)?部門和人?員負責(zé)修?改補充。?6.銷?毀檔案程?序6.?1鑒定小?組應(yīng)列出?銷毀檔案?的清冊和?撰寫銷毀?檔案報告?并報學(xué)校?主管領(lǐng)導(dǎo)?審批。銷?毀清冊及?報告的檔?案應(yīng)保存?。6.?2銷毀檔?案時，由?單位派二?人以上進?行監(jiān)銷，?在銷毀過?程中主觀?失密或?qū)?學(xué)校造成?損失的，?將根據(jù)國?家和單位?有關(guān)規(guī)定?進行處理?。檔案?員崗位責(zé)?任制度?1.熱愛?檔案事業(yè)?，忠于職?守，遵守?紀(jì)律，鉆?研業(yè)務(wù)。?2.及?時認真貫?徹執(zhí)行國?家、省、?市檔案部?門制定的?關(guān)于檔案?工作的各?項方針、?政策和業(yè)?務(wù)規(guī)范。?3.制?訂學(xué)校檔?案工作計?劃和長遠?規(guī)劃。?4.制?定各項檔?案管理制?度。5?.負責(zé)?學(xué)校文件?材料的收?集、分類?、整理和?立卷歸檔?工作，編?制檔案檢?索工具。?6.參?與學(xué)校設(shè)?備開箱驗?收工作，?確保歸檔?文件材料?的齊全完?整。7?.做好?檔案統(tǒng)計?工作，對?檔案收進?、移出進?行登記。?8.認?真開展檔?案利用工?作，編寫?適應(yīng)工作?需要的檔?案參考資?料。9?.做好?檔案的統(tǒng)?計鑒定工?作。1?0.加強?對檔案庫?房的管理?，定期對?庫房檔案?進行檢查?。11?.對學(xué)校?內(nèi)部科室?、所屬單?位檔案工?作進行培?訓(xùn)、監(jiān)督?和指導(dǎo)。?12.?加強檔案?保密工作?，嚴(yán)格遵?守保密制?度。檔?案員?職責(zé)?一、認?真學(xué)