電子檔案管理辦法

邑等檔案室實行電子化管理實行方案數(shù)字檔案室指以電子檔案為對象，以電子計算機等數(shù)字設(shè)備為手段，基于網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案搜集、整頓、保管、保護、共享運用的檔案管理模式。文檔一體化原則各單位應(yīng)堅持文檔一體化原則，規(guī)劃建設(shè)本單位的數(shù)字檔案室，實現(xiàn)辦公信息的順暢交流。統(tǒng)籌規(guī)劃原則數(shù)字檔案室是單位信息化建設(shè)的基礎(chǔ)內(nèi)容，是辦公自動化的重要構(gòu)成。各單位應(yīng)把數(shù)字檔案室納入單位信息化建設(shè)總體格局之中，與辦公自動化融為一體，統(tǒng)籌規(guī)劃建設(shè)。保證安全原則各位教師應(yīng)健全多種設(shè)施，加強管理，保證檔案數(shù)據(jù)的安全。網(wǎng)絡(luò)建設(shè)1檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)建設(shè)檔案室應(yīng)配置可以滿足運行需要的計算機設(shè)備，采用高性能的符合保密規(guī)定的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和材料，建設(shè)獨立的檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)，進行檔案數(shù)據(jù)整頓加工和存儲管理。檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)為保密網(wǎng)，應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)涉密信息系統(tǒng)分級管理規(guī)定確定等級，明確安全域，按照BMB17的技術(shù)規(guī)定進行建設(shè)。應(yīng)與單位辦公網(wǎng)和業(yè)務(wù)網(wǎng)實現(xiàn)物理隔離，嚴(yán)禁接入因特網(wǎng)。2接入單位辦公網(wǎng)和業(yè)務(wù)網(wǎng)檔案室應(yīng)配置專門的計算機與單位辦公網(wǎng)、業(yè)務(wù)網(wǎng)連接，進行文獻搜集歸檔和檔案信息查詢運用。單位辦公網(wǎng)與當(dāng)?shù)卣?wù)網(wǎng)互聯(lián)、業(yè)務(wù)網(wǎng)系統(tǒng)內(nèi)互聯(lián)的，應(yīng)采用對應(yīng)措施，保證檔案數(shù)據(jù)安全。3數(shù)據(jù)互換數(shù)據(jù)網(wǎng)與辦公網(wǎng)、業(yè)務(wù)網(wǎng)的數(shù)據(jù)互換采用移動硬盤等介質(zhì)實現(xiàn)。軟件系統(tǒng)建設(shè)1應(yīng)選擇技術(shù)成熟、前瞻性好、后期維護有保障的操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，構(gòu)建檔案室基礎(chǔ)管理平臺。2選擇合適的操作系統(tǒng)。采用與硬件選型相匹配的主流操作系統(tǒng)。3選擇合適的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。目錄數(shù)據(jù)推薦采用關(guān)系型數(shù)據(jù)庫存儲管理，其他數(shù)據(jù)可根據(jù)需要選用對應(yīng)的數(shù)據(jù)庫存儲管理。4應(yīng)根據(jù)數(shù)字檔案室設(shè)計規(guī)定開發(fā)電子文獻歸檔管理系統(tǒng)、數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)、檔案進館和報送管理系統(tǒng)、檔案查詢運用系統(tǒng)等，構(gòu)建符合本單位實際、功能齊全、運行穩(wěn)定、數(shù)據(jù)安全的檔案管理應(yīng)用平臺。5電子文獻歸檔管理系統(tǒng)是單位辦公自動化系統(tǒng)的構(gòu)成部分，應(yīng)按照GB/T18894和有關(guān)電子文獻歸檔管理的規(guī)定設(shè)計開發(fā)，逐漸實現(xiàn)電子文獻實時歸檔，網(wǎng)上移交。重要包括歸檔鑒定、整頓編目、數(shù)據(jù)加工、數(shù)據(jù)報送等功能。歸檔管理過程中應(yīng)保證電子文獻元數(shù)據(jù)和背景信息的完整性。6數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)應(yīng)建立以數(shù)字檔案信息搜集、管理和運用為關(guān)鍵，涵蓋整個檔案室業(yè)務(wù)工作的管理系統(tǒng)。重要應(yīng)包括電子檔案接受、檔案資料著錄、整頓加工、檢索運用、檔案編研、檔案鑒定、數(shù)據(jù)記錄、庫房管理等功能。7檔案進館和報送管理系統(tǒng)按照網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下館室一體化業(yè)務(wù)建設(shè)的模式，按照國家規(guī)定的檔案數(shù)據(jù)及其目錄數(shù)據(jù)格式規(guī)定，整頓應(yīng)進館的檔案、資料及現(xiàn)行文獻，形成報送數(shù)據(jù)，通過網(wǎng)絡(luò)或載體移交等方式向同級國家綜合檔案館移交報送。8檔案查詢運用系統(tǒng)在單位辦公網(wǎng)上提供非涉密檔案信息資源的在線查詢運用。9電子文獻歸檔管理系統(tǒng)和檔案查詢運用系統(tǒng)是單位辦公自動化系統(tǒng)的子系統(tǒng)，應(yīng)與辦公自動化系統(tǒng)實現(xiàn)無縫連接。10數(shù)字檔案室一般應(yīng)基于中間件技術(shù)，將業(yè)務(wù)規(guī)則邏輯與后臺數(shù)據(jù)存儲處理和前臺展現(xiàn)程序進行分離，構(gòu)架數(shù)據(jù)庫服務(wù)器處理數(shù)據(jù)，應(yīng)用服務(wù)器處理詳細(xì)業(yè)務(wù)邏輯，客戶端負(fù)責(zé)和顧客交互的三層體系開發(fā)應(yīng)用平臺。數(shù)據(jù)庫建設(shè)1數(shù)據(jù)庫種類檔案室應(yīng)建立面向所有室藏檔案的檔案資料目錄數(shù)據(jù)庫和電子檔案數(shù)據(jù)庫，集中存儲管理數(shù)字檔案數(shù)據(jù)信息。2檔案資料目錄數(shù)據(jù)庫室藏檔案應(yīng)按照DA/T18和DB37/T53的規(guī)定設(shè)計著錄項目，建立檔案案卷級、文獻級目錄數(shù)據(jù)庫。室藏資料應(yīng)按照GB3792.1和GB3792.2的規(guī)定設(shè)計著錄項目，建立資料目錄數(shù)據(jù)庫。3電子檔案數(shù)據(jù)庫根據(jù)GB/T18894和國家及省制發(fā)的電子文獻管理規(guī)定組織建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。檔案數(shù)據(jù)量大、種類豐富的單位可以辨別類型建立數(shù)據(jù)庫，分別存儲文本型、圖像型、圖形型、音頻型、視頻型等電子檔案數(shù)據(jù)。電子檔案數(shù)據(jù)應(yīng)與其目錄數(shù)據(jù)進行有效掛接。4數(shù)據(jù)采集和加工4檔案資料目錄數(shù)據(jù)的采集按照DA/T18和DB37/T536的規(guī)定采集檔案目錄數(shù)據(jù)。按照GB3792.1和GB3792.2的規(guī)定采集圖書資料目錄數(shù)據(jù)。5電子檔案數(shù)據(jù)的采集6電子文獻搜集歸檔單位應(yīng)按照國家及省有關(guān)電子文獻歸檔管理的規(guī)定，建立健全電子文獻歸檔管理體制和責(zé)任體系，采用對應(yīng)的技術(shù)手段和管理措施，逐漸實現(xiàn)電子文獻形成、處理、積累、歸檔的一體化管理，保證多種類型電子文獻完整歸檔。歸檔文本型電子文獻推薦采用XML格式，可以搜集PDF、RTF、TXT格式文檔；圖像型電子文獻推薦采用TIFF或JPEG格式；音頻型電子文獻推薦采用MP3或WAV格式；視頻型電子文獻推薦采用MPEG2或AVI格式。7檔案數(shù)字化加工檔案室應(yīng)有計劃地采用成熟的數(shù)字化技術(shù)對室藏非電子檔案進行數(shù)字化加工。紙質(zhì)檔案按照DA/T31的規(guī)定進行數(shù)字化加工。照片檔案采用掃描方式進行數(shù)字化時，彩色照片宜采用“RGB”模式，黑白照片宜采用“灰度”模式；掃描儀光學(xué)辨別率應(yīng)不低于600dpi；掃描后的照片應(yīng)保留為TIFF格式，采用LZW格式壓縮；掃描圖像縮放比應(yīng)為100%。錄音帶數(shù)字化時應(yīng)選用44.1kHz，16bit來進行立體聲采樣。數(shù)字化后存儲格式應(yīng)為WAV或MP3。錄像帶數(shù)字化時數(shù)據(jù)傳播率應(yīng)不低于4Mb/s，采用MPEG2壓縮存儲原則。數(shù)據(jù)管理與維護1應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的維護與管理。2數(shù)據(jù)入庫電子檔案及其目錄數(shù)據(jù)應(yīng)進行齊全性、精確性、完整性、安全性、有效性鑒定，確認(rèn)到達對應(yīng)技術(shù)規(guī)定后，經(jīng)檔案部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，才能入庫保管。3數(shù)據(jù)修改入庫后的檔案數(shù)據(jù)一般不能修改。入庫數(shù)據(jù)確有錯誤，應(yīng)形成書面匯報，按有關(guān)制度的程序規(guī)定同意后方能修改。.4數(shù)據(jù)備份檔案及目錄數(shù)據(jù)至少應(yīng)制作三套備份，脫機分開保管，一套異地保留。并定期進行更新備份。有條件的單位，宜采用雙機熱備加磁盤陣列柜存儲管理。5數(shù)據(jù)刪除入庫數(shù)據(jù)不能隨意刪除。經(jīng)價值鑒定確無保留價值的檔案數(shù)據(jù)，按有關(guān)制度的程序規(guī)定審批同意后，按規(guī)定刪除數(shù)據(jù)。刪除數(shù)據(jù)應(yīng)形成紙質(zhì)記錄存檔。查詢運用1單位辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置非涉密檔案在線查詢運用的功能鏈接。2檔案室應(yīng)運用本單位辦公網(wǎng)實現(xiàn)非涉密檔案在線查詢運用；運用電子郵件或其他通訊方式實現(xiàn)非在線查詢運用。3涉密檔案不能上網(wǎng)運用。4應(yīng)建立完善的網(wǎng)上查詢運用記錄，對檔案查詢運用進行全程監(jiān)督。5編制提供本單位基礎(chǔ)數(shù)字、重要工作和重大事件等信息資料，通過辦公網(wǎng)絡(luò)提供檔案信息服務(wù)。安全管理1物理安全檔案室應(yīng)配置專用的電子文獻柜，規(guī)范寄存歸檔電子文獻；采用溫濕度自動控制系統(tǒng)，使庫房溫度保持在17—20℃之間，相對濕度保持在35%—45%之間；設(shè)置門控系統(tǒng)、監(jiān)控報警系統(tǒng)，配置磁帶備份系統(tǒng)、光盤刻錄系統(tǒng)、斷電保護UPS系統(tǒng)等外圍輔助設(shè)備，健全環(huán)境安全和介質(zhì)安全等功能，保證網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、設(shè)施、介質(zhì)和信息的物理安全。電子檔案庫房應(yīng)遠(yuǎn)離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離。有條件的單位應(yīng)建造原則的電子檔案庫房。2數(shù)據(jù)安全檔案室應(yīng)健全系統(tǒng)備份、容災(zāi)恢復(fù)和電磁兼容等功能，配置防火墻、入侵檢測等對應(yīng)技術(shù)設(shè)備，建立操作日志，通過身份認(rèn)證、訪問控制、信息加密、信息完整性校驗、入侵檢測等技術(shù)手段和管理措施保證檔案數(shù)據(jù)得到有效保護，防止因偶爾或惡意的原因使網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)遭到破壞、更改、泄露，杜絕網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上的信息丟失、篡改、失泄密、系統(tǒng)破壞等事故發(fā)生。3計算機病毒防治采用國家有關(guān)主管部門審驗通過的查毒、殺毒軟件，實時對服務(wù)器和客戶端查毒、殺毒，并健全多種防毒措施。4網(wǎng)絡(luò)入侵防護采用通過國家鑒定的防火墻設(shè)備構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)防護體系，并通過網(wǎng)絡(luò)入侵檢測設(shè)備，對網(wǎng)絡(luò)可疑訪問進行記錄、跟蹤，與防火墻及網(wǎng)絡(luò)互換機聯(lián)動，制止非法訪問，保護網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和應(yīng)用系統(tǒng)的安全。5系統(tǒng)漏洞掃描防護通過系統(tǒng)漏洞掃描系統(tǒng)，積極查找網(wǎng)絡(luò)中存在的多種漏洞，及時采用對應(yīng)的補救措施，防止也許引起的破壞。6身份鑒別采用多種有效措施對通過網(wǎng)絡(luò)進行在線移交、信息檢索等活動進行身份鑒別，保證顧客身份的合法性。7訪問控制通過網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)備和軟件組合功能對顧客進行操作權(quán)的限制，包括功能權(quán)限制和數(shù)據(jù)權(quán)限制，重要防備顧客的越權(quán)訪問。8信息加密包括傳播加密和存儲加密。網(wǎng)絡(luò)設(shè)備應(yīng)支持對應(yīng)的加密協(xié)議。9安全審計運用數(shù)據(jù)庫、操作系統(tǒng)、安全保密產(chǎn)品和應(yīng)用軟件的審計功能進行安全審計、評估。10保密管理應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》和國家有關(guān)保密規(guī)定切實做好保密管理。制度建設(shè)1電子文獻歸檔制度明確電子文獻歸檔范圍、責(zé)任、格式、程序、措施、時限和質(zhì)量規(guī)定等。2檔案數(shù)字化規(guī)程明確規(guī)定本單位多種門類、載體檔案進行數(shù)字化的詳細(xì)規(guī)定。3檔案安全保密制度明確規(guī)定電子檔案安全管理職責(zé)規(guī)定和措施措施，網(wǎng)上運用權(quán)限的劃分原則，以及檔案閱讀使用范圍。4檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)上查詢運用制度明確規(guī)定網(wǎng)上查詢運用檔案的范圍，查詢運用的程序措施及安全規(guī)定。5檔案數(shù)據(jù)管理維護制度明確規(guī)定檔案數(shù)據(jù)入庫、修改、檢測、備份、刪除等操作的詳細(xì)程序和措施。6電子檔案鑒定銷毀制度明確規(guī)定電子檔案鑒定銷毀的基本原則、措施和技術(shù)規(guī)定。7檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)和信息設(shè)備維護使用制度明確規(guī)定檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)操作管理規(guī)定