高校圖書館院部自主經(jīng)費(fèi)購置圖書資料的實(shí)踐與思考

高校圖書館院部自主經(jīng)費(fèi)購置圖書資料的實(shí)踐與思考

考慮到各院系獨(dú)立購買的圖書資料，不包括在圖書館管理系統(tǒng)中，各院系獨(dú)立購買圖書資料，為了規(guī)范各院系圖書資料的管理和使用，學(xué)院建議圖書館作為采購系部的費(fèi)用結(jié)算證書，單獨(dú)購買圖書館。1院系室同資資料沒有納入到學(xué)校的文獻(xiàn)資源保障體系之中高校院系資料室是高校圖書情報(bào)系統(tǒng)的一個(gè)重要組成部分,是高校圖書館工作的補(bǔ)充和深化。資料室在高校的教學(xué)、科研工作中起著極其重要的作用。學(xué)校院系資料室自籌經(jīng)費(fèi)所購置的這部分文獻(xiàn)(簡稱自購書)的管理與利用,是一個(gè)既現(xiàn)實(shí)又重要的問題,值得我們?nèi)パ芯俊ＭǔＧ闆r下院系資料室自籌經(jīng)費(fèi)所購置的文獻(xiàn)其財(cái)產(chǎn)帳沒有納入學(xué)校的固定資產(chǎn),文獻(xiàn)信息資源書目數(shù)據(jù)沒有納入到學(xué)校的文獻(xiàn)信息資源保障體系之中,這樣就導(dǎo)致了以下不利因素,一是由于部分文獻(xiàn)資料的資產(chǎn)沒有納入學(xué)校固定資產(chǎn)中,導(dǎo)致學(xué)校的固定資產(chǎn)缺失,二是由于院系資料室的文獻(xiàn)資料沒有納入到學(xué)校的文獻(xiàn)信息資源保障體系中,給用戶在校園網(wǎng)上檢索,閱讀帶來不便。結(jié)合本院實(shí)際情況,一方面,自購書入藏加強(qiáng)學(xué)院科研經(jīng)費(fèi)管理,督促本院教師閱讀,提高教學(xué)科研能力。另一方面,自購書入藏增加圖書館館藏量,圖書館有生均館藏冊數(shù)和年生均進(jìn)新書指標(biāo)壓力,同時(shí)優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu),因此本院院系部資料入藏勢在必行。2建立分類標(biāo)準(zhǔn)和體系本館采用統(tǒng)一著錄標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范。書到館后,由圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)部按統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)和體系集中進(jìn)行文獻(xiàn)加工,在此基礎(chǔ)上在圖書館金盤系統(tǒng)建立結(jié)構(gòu)合理、著錄規(guī)范的館藏書目數(shù)據(jù)庫。針對院系部自主經(jīng)費(fèi)購置的圖書資料,需立馬報(bào)銷的,我館于2011年5月20日啟動(dòng)此項(xiàng)工作,其操作程序如下:2.1文獻(xiàn)資源建設(shè)(1)應(yīng)將所購置的圖書與發(fā)票一起送到圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)部(原采編部);(2)文獻(xiàn)資源建設(shè)部將系部所購圖書進(jìn)行驗(yàn)收、打號(hào)、蓋章、加工、數(shù)據(jù)編目并做好圖書資產(chǎn)登記并詳細(xì)備注。(3)圖書交到流通部圖書典藏處進(jìn)行圖書典藏分配至購書系部供相關(guān)系部使用。(4)文獻(xiàn)資源建設(shè)部開具入庫單,相關(guān)責(zé)任人簽字,圖書館辦公室蓋章后交由購書系部作費(fèi)用報(bào)銷憑證。截止2011年12月16日,共14個(gè)院系(離退辦工作處,人文社科學(xué)院,口腔醫(yī)學(xué)系、宣傳部、外國語言文化系、護(hù)理系、臨床醫(yī)學(xué)系、化學(xué)教研室、形態(tài)學(xué)研究所、麻醉學(xué)系、基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)院、醫(yī)學(xué)檢驗(yàn)系、分子生物研究所、紀(jì)委辦公室),上門服務(wù)2次,共入藏中文圖書329冊,外文圖書2冊,光盤17張。2.2各系部圖書資料管理我院外語學(xué)院、社科學(xué)院目前存在以前大量自主采購而未入藏的圖書資料,圖書館有必要采用統(tǒng)一的著錄標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范對學(xué)院各系部圖書資料進(jìn)行回溯建庫,計(jì)劃今年啟動(dòng)此項(xiàng)工作。(1)學(xué)院各系部送書到文獻(xiàn)資源建設(shè)部,估計(jì)量很大或者在學(xué)院各系部建立圖書館金盤管理平臺(tái),文獻(xiàn)資源建設(shè)部上門服務(wù)。(2)文獻(xiàn)資源建設(shè)部將系部所購圖書進(jìn)行驗(yàn)收、打號(hào)、蓋章、加工、數(shù)據(jù)編目,并做好圖書資產(chǎn)登記并詳細(xì)備注。(3)圖書由典藏人員直接分配至所需系部,由相關(guān)系部使用。3獨(dú)立購買書籍的問題3.1由于各種原因，學(xué)院不能單獨(dú)購買書籍并發(fā)送給個(gè)人，因此無法提供書籍的實(shí)物或副本3.2在出版必須取消的書籍的出版日期之前，或使用和損害的書3.3一些大學(xué)教師反映出藏書質(zhì)量高，碑文、印章程序復(fù)雜，不打算將其發(fā)送給圖書館3.4一些大學(xué)教師表示，他們不想在浩瀚的書籍中刻上標(biāo)記3.5自己購買書籍并插入系部分配庫，但大部分書籍是分發(fā)給個(gè)人的，是圖書館的虛擬圖書館3.6如果你購買書籍，購買大學(xué)網(wǎng)站，你就沒有完整的文獻(xiàn)，源建設(shè)規(guī)劃,缺少采購溝通和協(xié)調(diào),造成部分文獻(xiàn)重復(fù)購入,自購書影響高校文獻(xiàn)收藏體系的科學(xué)性與合理性。3.7人文社會(huì)科學(xué)委托的全國人民代表大會(huì)期刊的復(fù)制數(shù)據(jù)不能立即打開，也很難開具賬單4解決措施4.1學(xué)校出版了自購書并將其發(fā)送給學(xué)校。因此，所有教師和員工都必須統(tǒng)一，嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)校的優(yōu)惠政策4.2自購書必須符合發(fā)票，堅(jiān)決消除實(shí)物現(xiàn)象，創(chuàng)造書籍，閱讀30本書籍，發(fā)票金額超過書籍金額的現(xiàn)象。圖書館必須嚴(yán)格遵守從上到下嚴(yán)格控制4.3學(xué)院的自購書被送到圖書館，并實(shí)施“科學(xué)知識(shí)責(zé)任制”，各院方都送書上門,不用人人跑路,院系資料人員應(yīng)做到學(xué)科館員、學(xué)術(shù)秘書、助教工作等三個(gè)方面工作。4.4從圖書館的角度來看，簡化了文件和印章程序，大量進(jìn)入的大學(xué)可以考慮上門服務(wù)。圖書館提倡“以人為本”的服務(wù)理念4.5優(yōu)化文獻(xiàn)資源的配置,減少資金重復(fù)置帳困難合理使用圖書經(jīng)費(fèi),優(yōu)化文獻(xiàn)資源配置。長期以來,由于資料室建設(shè)處于封閉狀態(tài),資料室與圖書館、資料室與資料室之間不通信息,造成資料室之間特別是資料室與學(xué)校圖書館之間的圖書資料重復(fù)購置現(xiàn)象比較嚴(yán)重。如果高校圖書館參與院系資料室建設(shè),就可以聯(lián)合各院系資料室制定統(tǒng)一的采購計(jì)劃,統(tǒng)一訂購圖書資料。這樣就能夠使有限的資金得到最優(yōu)化利用,減少文獻(xiàn)資源重復(fù)購置的現(xiàn)象,使文獻(xiàn)資源得到優(yōu)化的配置,同時(shí)不存在人文社科采購期刊報(bào)帳困難的現(xiàn)象?？傊?高校院系資料室與圖書館分屬兩個(gè)機(jī)構(gòu),(下轉(zhuǎn)第279頁)(上接第277頁)圖書館只是在業(yè)務(wù)工作上對院系資料室進(jìn)行交叉管理,院系資料室及資料員的行政管理權(quán)歸屬院系部,而院系資料室工作人員少,兼職工作多,大多都不是專業(yè)技術(shù)人員,他們不熟悉圖書館的工作流程,現(xiàn)目前大多仍然采用傳統(tǒng)的手工操作方式,這嚴(yán)重制約了院系資料室文獻(xiàn)資源的開發(fā)利用。從長遠(yuǎn)看,需要建立合理的組織機(jī)構(gòu),整合人力資源。要使全校的文獻(xiàn)資料收藏體系成為一個(gè)有機(jī)的整體,必須建立合理的組織機(jī)構(gòu),整合人力資源。圖書館在全校