第八講-項目投招標

第八講項目投招標招標書（RFP）的準備所有的項目都是通過發(fā)現(xiàn)問題和機會來明確項目的需求，以及制訂項目的目標。招標公告書（RFP）的目的是從客戶的角度出發(fā)，全面、詳細地論證，為確定需求、需要做準備，然后征集申請書，通過公開發(fā)布信息，公平地對待所有潛在的承包商，以便找到最合適的承包商?！景咐棵鞔_需求——1995明尼蘇達州博覽會1995年，美國的明尼蘇達州準備召開一個博覽會，博覽會的項目負責(zé)人辛克萊把整個博覽會的準備工作做得很好。當(dāng)時有很多相反意見，說勞動節(jié)周末之后的大型博覽會可能會無法召開，因為那個星期所有好的設(shè)備都已經(jīng)被預(yù)訂出去了。但是辛克萊不理會那些預(yù)測，并且毫不困難地得到了他需要的設(shè)備。他制訂了一個很全面的招標公告書(RFP)，這個方案確切地描述了他所需要的東西。RFP中的一些具體規(guī)則是，每一件設(shè)備必須由帶來的人完全所有，沒有再轉(zhuǎn)包的余地；一個人最多能提供6個旋轉(zhuǎn)木馬或6種其他游戲器具；沒有人能同時擁有食品經(jīng)營權(quán)和游戲經(jīng)營權(quán)。其中一些規(guī)則的建立使博覽會非常有特色，并確保了參與者不會偷走旋轉(zhuǎn)木馬，避免了出現(xiàn)整個表演都是從另一博覽會照搬過來的局面。這個RFP的反響是空前的——從質(zhì)量和數(shù)量上來說都是很棒的。事實上，RFP的反響之大，超出了辛克萊自己的預(yù)期，他非常滿意于此項目的質(zhì)量和自己選擇的結(jié)果。他總共收到了156份建議書，提供了總共530個旋轉(zhuǎn)木馬，470種游戲器具，150種食品和飲料的特許權(quán)。在評估了每一個建議書之后，最終選定了供應(yīng)商。在明尼蘇達州博覽會上，為每個奇妙的娛樂場而準備的最終一批器具是：66個旋轉(zhuǎn)木馬，62種游戲器具，14臺食品設(shè)備。這是一次巨大的成功，在兩周的活動中，參與者達1673312人，打破了以往參與者的記錄(52000人)，毛收入總共達440萬美元。所有這一切之所以能實現(xiàn)，是因為項目領(lǐng)導(dǎo)者不受唱反調(diào)的人的影響，而只是努力向前，最后終于做出了一流的RFP。明確需求——波士頓銀行的案例波士頓銀行的官員們最近正在討論公司如何能夠創(chuàng)造一個有效而全面的招標公告書。KevinRoden——消費者信用系統(tǒng)的主任，以及GeorgeSwick——零售工作站基地的項目經(jīng)理，指出他們的工作重點是商業(yè)需要。他們通過成本收益分析，檢查可得到的產(chǎn)品和服務(wù)。這些活動僅僅在他們確保項目能滿足商業(yè)需要之后才開始；如果項目不直接有利于銀行的運行，就需要馬上停止。波士頓銀行有一個目標：提高銷售額和顧客服務(wù)質(zhì)量，增加產(chǎn)品范疇，例如在銀行分部的共同資金和小企業(yè)貸款。在現(xiàn)有資源和資源可得性的約束下，他們發(fā)現(xiàn)使一些工作更節(jié)約成本的途徑。所以，他們制作了兩個全面的招標公告書。第一是系統(tǒng)的引進、部署和安裝。第二個是維護和支持。對這兩個招標公告書做出回復(fù)的有11個單位，他們都經(jīng)銀行內(nèi)部的20多個不同技術(shù)部門和企業(yè)委員會的代表考察過，國際商用機器公司(IBM)和安德森咨詢公司(AndersonConsulting)最終被選中，幫助引進、部署和安裝。其中還負責(zé)幫助維護和支持。波士頓銀行決定對其分部做一次徹底的改建：基于當(dāng)?shù)貐^(qū)域網(wǎng)的新的客戶／服務(wù)器系統(tǒng)，新的客戶服務(wù)及銷售申請軟件，電子郵件，遠程軟件分配系統(tǒng)和自動資料支持與恢復(fù)系統(tǒng)。銀行報告中指出，通過運用有規(guī)范的、與本章討論過的相似的方法建立的RFP有很大的收益。按照這個項目報告作者的觀點，從波士頓銀行的成功中得到的最大經(jīng)驗是，提前在一個申請書的制作中運用項目管理規(guī)范和技術(shù)，將會促使一個更加全面的RFP產(chǎn)生。這兩個案例都說明，無論是外包一個項目或采購或進行其他工作，都應(yīng)該按照項目管理的標準化做法，按照科學(xué)的完善的流程來進行工作，這樣才能提高項目成功的概率，為企業(yè)帶來更大的經(jīng)濟效益。那么，怎樣來書寫招標公告書？首先要了解RFP包括哪些內(nèi)容。表8-1招標公告書的內(nèi)容序號包括內(nèi)容(1)工作描述或工作說明★(2)要求、規(guī)格和特征★(3)希望提供什么樣的交付物★(4)相應(yīng)的供應(yīng)條款★(5)需求確認(6)合同類型(7)付款方式(8)進度計劃要求★(9)提供建議書的格式以及內(nèi)容提示★(10)申請書提交的期限★(11)評價標準(12)對客戶的或者承包商的資金限制等備注帶★的表示必須包括的內(nèi)容項目負責(zé)人的工作是根據(jù)自己的需求形成一個RFP。如果對潛在的承包商比較了解，可以通過傳真或者信函的形式直接發(fā)到潛在的承包商手里，如果不太了解，或者潛在承包商的范圍很大，可以通過專門雜志、報紙，通過招標公告書的方式把消息送達，請有意愿者參加招標?！咀詸z】假設(shè)你們公司要外包一個項目，請你寫一份招標公告書。________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________投標決策作為承包方，面臨著要不要去參與投標的問題，即收到對方給的RFP，是否應(yīng)該回應(yīng)？這就面臨一個投標決策的問題，即是否要投標，這里有幾個方面的因素需要考慮。_競爭。要參與投標，應(yīng)該了解競爭對手是誰，有沒有機會獲勝，如果明顯沒有機會獲勝，就沒必要參加投標。_風(fēng)險?？紤]有沒有風(fēng)險，存在哪些風(fēng)險。_新的業(yè)務(wù)與本企業(yè)的任務(wù)是否一致。如果一項工作、一項業(yè)務(wù)跟主流方針、組織目標不相吻合，很可能就要占用資源，同時不可能在這個項目中獲得更多的收益，至多只是一個小的盈利性項目。_能不能為今后帶來更多的擴展業(yè)務(wù)機會。當(dāng)前的機會能不能為企業(yè)帶來更多的擴展業(yè)務(wù)機會。_客戶的聲望?？紤]是否能夠增加客戶的聲望。_客戶資金保障。客戶現(xiàn)有的資金是否能夠保證。_執(zhí)行項目所需資源。支持項目所需要的資源是否能夠保證，在進行全面分析之后再決定是否參與競標?！景咐空埧匆患夜咀龅囊粋€評估表：這個評估表是一家培訓(xùn)公司在收到ACE制造公司的一份RFP——投標說明書之后，做的一個評估表。競標評估表評估項目得分備注競爭H過去通常由當(dāng)?shù)氐囊患掖髮W(xué)來提供培訓(xùn)項目，而我們公司沒有給他做過培訓(xùn)，顯然要面臨一個比較激烈的競爭。擴展業(yè)務(wù)的機會H某些業(yè)務(wù)要求舉行電視會議，而本企業(yè)沒有舉行。風(fēng)險L風(fēng)險不大，因為是培訓(xùn)項目，它不會帶來什么風(fēng)險?？蛻舻穆曂鸏以前從未給ACE公司做過培訓(xùn)。與本企業(yè)業(yè)務(wù)的一致性H培訓(xùn)是公司的一個經(jīng)營項目資金保障HACE公司擁有為培訓(xùn)而準備的預(yù)算資金。準備高質(zhì)量的申請M公司人員不得不重新安排假期活動，為完成申請書所需的有效資源要一直工作到5月1日那個周末以后。執(zhí)行項目的有效資源M為完成幾個具體的項目主題而不得不另外雇傭其他分包商。說明各個要素按低（Ｌ），高（Ｈ），中（Ｍ）進行評分。(1)本企業(yè)的優(yōu)勢及獨特的才能①有良好的管理培訓(xùn)記錄——有許多回頭客。②在第2輪和第3輪的行動計劃中比當(dāng)?shù)卮髮W(xué)更具備靈活性，能更好地滿足實地培訓(xùn)的要求。(2)本企業(yè)的弱勢①本企業(yè)的大部分客戶一直都屬于服務(wù)性行業(yè)，如醫(yī)院。ACE公司卻屬于制造性行業(yè)。②ACE公司總裁是當(dāng)?shù)卮髮W(xué)的畢業(yè)生，并是其最大的贊助商。通過評分表，總結(jié)企業(yè)的優(yōu)勢，最后做出公司是否參與競標的決策。如果準備參與競標，就要準備一份投標書?！咀詸z】在做投標決策之前，你需要考慮哪些步驟？哪些因素？如何才能正確地做出投標決策？________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________投標書的撰寫1.投標書的準備如何準備一份有競爭力的投標書，才能確保在投標過程中獲勝？在寫投標書之前，首先要了解與投標活動相關(guān)的信息，如競爭對手的有關(guān)信心，發(fā)標方的一些要求，一些相關(guān)的數(shù)據(jù)，歷史記錄資料等等，這些為準備投標書提供了一些基本的信息和材料。2.投標書的內(nèi)容(1)技術(shù)部分如果生產(chǎn)一個產(chǎn)品，需要用哪些技術(shù)，必須說明你的技術(shù)支持。(2)管理部分項目怎么運作，怎么進行實施，怎么保證客戶的項目成功。(3)成本部分就是投標所需的費用、資源。(4)定價也就是報價多少，你提供的價格有沒有競爭力。3.提交能獲勝的投標書在完善標書之后，最后就是怎樣把它交出去。投標書相當(dāng)于一個推銷文件，不是一個技術(shù)報告，要把這個新產(chǎn)品推銷出去，要為產(chǎn)品做宣傳。也就是要把自己推銷出去，讓客戶認可你，把項目交給你，在這種情況下，投標書的承包商必須要使客戶知道：_自己的成功經(jīng)驗和專業(yè)水平。投標書中要有你過去相關(guān)項目的成功經(jīng)驗，以及你的專業(yè)水平，靠什么來保證你的預(yù)計成果實現(xiàn)，以及你的進度計劃等，必須讓客戶了解并相信你。_自己的優(yōu)點。在投標書里突出你和其他競爭者不同的優(yōu)點。_投標書要寫得簡明扼要。投標書要簡明扼要，特別在介紹客戶要求的時候，必須明確、具體的把客戶原來的RFP重復(fù)列舉出來，使客戶相信你真正理解了他的需求，而籠統(tǒng)的書面投標將使客戶懷疑承約商是否真正理解他的意圖。_投標書必須實事求是_必須理解客戶的要求_能執(zhí)行投標的項目_能給客戶提供的最大價值_是能解決問題的最佳承約商_將高度專業(yè)化地工作_將收到預(yù)期的成果_將在預(yù)算內(nèi)和進度計劃約束下完成項目_能使客戶滿意

評標客戶評估承包商投標書的標準一般有以下幾點：（1）遵從客戶在需求建議書中提到的要求和工作表述。（2）對客戶問題與需求的理解。（3）提出解決問題的方法的合理性與可行性。（4）具有有關(guān)類似項目的經(jīng)驗與成功經(jīng)歷。在招標的時候，客戶通常會考慮你的項目的成功經(jīng)驗，你的經(jīng)歷，以及誰是項目的負責(zé)人員，或者參與的工作人員的水平、經(jīng)驗、工作能力。（5）將被委托負責(zé)項目工作的主要人員的經(jīng)驗。（6）管理能力。包括承包商有關(guān)計劃和控制項目，以確保工作范圍在預(yù)算內(nèi)按時完成的能力。（7）承約商進度計劃的現(xiàn)實性。主要考慮：你的進度計劃的現(xiàn)實可行性，進度計劃是不是基于對項目資源的一種現(xiàn)實考慮；進度計劃是否符合RFP中所陳述的客戶要求的進度計劃；進度是否計劃詳細？（8）價格以及報價是否合理?？蛻艨赡懿粌H會評估承約商的項目總成本，而且會評估投標書成本部分的詳細成本?？蛻絷P(guān)心的是，承包商所提供價格的合理性、現(xiàn)實性與完善性。承包商是否用的是正確的成本評估方法?對于項目類型來說，勞動時間、工人等級以及工作效率是否合適?有沒有遺漏的地方?客戶想確信的是，承包商沒有為了贏得項目而低估價格，以避免一旦項目超出預(yù)計成本，承包商再來向客戶索要額外的資金。他們認為故意低估價格的承包商是不道德、不合法的。不同的評標有不同的打分標準，不同的發(fā)標方有自己的評估標準。但有些共同的因素，也就是說價格因素，過去人們習(xí)慣認為，用一個最低的價格有可能獲得項目，但實際上，有很多項目在評估的時候，主要的權(quán)重，大致的比例往往是在技術(shù)方面，技術(shù)方面的比重能占到60%，剩余的40%往往是你的管理水平以及價格的合理性，兩者各占20%?！景咐緼JACKS信息服務(wù)公司投標書評估項目名稱：制造商在技術(shù)信息上的需求承約商：Galaxy市場調(diào)查公司AJACKS信息服務(wù)公司投標書評估表評價標準權(quán)重A記分B得分AxB備注（B：1～100打分）方法30%4012很膚淺的方法論的敘述經(jīng)驗30%309與制造公司的來往經(jīng)驗很少價格30%9027詳細說明的最低投標價格進度計劃10%505進度計劃過于樂觀總計100%53優(yōu)點：價格是所接到的投標書中最低的。表明Galaxy的工作人員的薪水相對別的投標公司的人員來說，是較低的。問題：Galaxy可能并沒有完全理解要求。預(yù)算中的低薪水可能正反映出Galaxy計劃使用不太有經(jīng)驗的工作人員。樂觀的完成項目的進度計劃(3個月)可能表明，Galaxy沒有完全理解工作范圍。所以一個投標書的評估，實際上是和前面的方案論證一致，對項目選擇的評價可以是一樣的標準，通常采用評估表，把準則列出來，方法、經(jīng)驗、價格、進度計劃等等，都賦予不同的權(quán)重，然后對每一個準則進行打分，最后得出一個總分，在這個標書中得分最高的承包商，往往第一個獲得第一輪談判的權(quán)利，如果第一輪談判沒有談成，才會找下一個承包商?！颈局v總結(jié)】招標公告書（RFP）是根據(jù)項目的需求，從客戶的角度出發(fā)，通過公開發(fā)布信息，把自己的要求訴諸于眾，以此來尋找、發(fā)現(xiàn)最合適的、最適應(yīng)的承包商，以保證項目能夠順利實施。那么，投標書怎么撰寫？投標書都包括哪些內(nèi)容？作為一個承約商，如何做出投標決策，如何通過投標書把自己推銷出