會(huì)議接待流程及準(zhǔn)備工作

精心整理會(huì)議款待流程及準(zhǔn)備工作一、會(huì)議先期工作1、依照客戶的要求，作出初步計(jì)劃和建議書，安排好客戶察看，踩線的款待工作，協(xié)調(diào)相關(guān)關(guān)系。2、協(xié)助客戶最后確定款待單位和察看路線，務(wù)求高質(zhì)量、低價(jià)位.3、代表客戶與各相關(guān)單位洽談，簽訂相關(guān)合同協(xié)議。4、制定圓滿的款待計(jì)劃，交客戶判斷。5、做好會(huì)務(wù)組抵達(dá)前的社會(huì)配套服務(wù)、市場(chǎng)檢查及各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。二、接送站、司機(jī)服務(wù)1、人員：依照會(huì)務(wù)要求，由營(yíng)銷部經(jīng)理率領(lǐng)專業(yè)會(huì)務(wù)工作人員分別負(fù)責(zé)火車站、機(jī)場(chǎng)接送站工作。2、車輛：有計(jì)劃有償供應(yīng)各樣汽車接送站。3、款待標(biāo)準(zhǔn)：（1）提前舉牌候客。（2）款待人員規(guī)范服務(wù)。（3）重要客戶、領(lǐng)導(dǎo)由公司老總進(jìn)站臺(tái)或機(jī)場(chǎng)鮮花接送，必要時(shí)請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和媒體出頭迎送并警車開(kāi)道。（4）24小時(shí)服務(wù)。三、報(bào)到、返程服務(wù)精心整理1、選派一名優(yōu)秀工作人員隨會(huì)務(wù)組協(xié)助報(bào)道工作；2、提前做好返程票源的準(zhǔn)備工作，并準(zhǔn)備酒店功能表，火車、飛機(jī)時(shí)刻價(jià)目表，返程票預(yù)約建議書。3、所有客房提前擺放鮮花、水果、會(huì)務(wù)組的祝?？?。4、24小時(shí)解答客戶咨詢，完成會(huì)務(wù)組隨時(shí)交給的其他任務(wù)。備注：機(jī)票：可依照客戶要求代辦，免放手續(xù)費(fèi)?；疖嚻保簾o(wú)論多少人都能100%保證（包括節(jié)假日時(shí)期）。手續(xù)費(fèi)：收5元/張（異地手續(xù)費(fèi)按采買成本計(jì)算）四、文秘、宣傳服務(wù)1、可供應(yīng)一臺(tái)電腦，一套打印設(shè)備供會(huì)務(wù)組使用。2、可選派一名8000字/h以上水平的打字員，一名熟悉當(dāng)?shù)厍闆r的秘書，隨會(huì)服務(wù)。3、提前做好文印、宣傳、廣告、醫(yī)療衛(wèi)生、菜單表、作息時(shí)間表、會(huì)議日程、議程、旅游安排表，領(lǐng)導(dǎo)席位表等會(huì)議文件及會(huì)場(chǎng)內(nèi)外面署等后勤服務(wù)工作.五、財(cái)務(wù)服務(wù)1、公司選派一名財(cái)務(wù)人員詳細(xì)協(xié)助會(huì)務(wù)財(cái)務(wù)工作；精心整理2、協(xié)助會(huì)務(wù)組及時(shí)清理，互簽用房、用餐、用會(huì)議室等酒店開(kāi)支情況，精打細(xì)算，節(jié)約開(kāi)支。六、酒店服務(wù)1、提前20天簽訂會(huì)議款待協(xié)議，明確、詳細(xì)、嚴(yán)格規(guī)范責(zé)任和義務(wù)。2、酒店?duì)I銷部經(jīng)理全程跟會(huì)，詳細(xì)協(xié)調(diào)酒店房、餐、會(huì)議、娛樂(lè)、財(cái)務(wù)、交通、后勤、動(dòng)力保衛(wèi)、醫(yī)療等方面的工作。3、提前做好會(huì)議報(bào)到，控房，臨時(shí)用餐、用車、車輛擺放，酒店安全保衛(wèi)等方面的工作。4、提前準(zhǔn)備房間、會(huì)議室的鮮花、水果，酒店的橫幅、彩虹門、汽球、會(huì)標(biāo)、指示牌等工作。5、每日及時(shí)簽任房態(tài)、用餐及其他開(kāi)支情況，協(xié)助客房結(jié)帳，為客房供應(yīng)其它財(cái)務(wù)服務(wù)。6、完成客戶會(huì)務(wù)組交給的其他工作。七、保安服務(wù)1、酒店內(nèi)部保安按酒店要求，加強(qiáng)警衛(wèi)，保證會(huì)議時(shí)期汽車進(jìn)出暢達(dá)，人身財(cái)產(chǎn)絕對(duì)安全。精心整理2、旅游時(shí)期依照需要可安排警車開(kāi)道，重點(diǎn)領(lǐng)導(dǎo)可安排全程貼身護(hù)衛(wèi)。3、接送站及介紹的社會(huì)娛樂(lè)場(chǎng)所，提前做好安全警衛(wèi)工作。4、公司選派一名從事過(guò)軍警工作的同志負(fù)責(zé)保衛(wèi)協(xié)調(diào)工作。八、總結(jié)、結(jié)算服務(wù)1、協(xié)助會(huì)務(wù)組、旅游社、車隊(duì)等相關(guān)單位結(jié)算，搞好客戶結(jié)算。2、按會(huì)務(wù)組要求做好財(cái)務(wù)清理、清退工作，視情況