大學計算機基礎(chǔ)-計算思維視角 課件 ch07課程實踐一一數(shù)據(jù)處理應用

數(shù)據(jù)處理應用新工科建設(shè)之路·計算機類專業(yè)精品教材課程實踐第七章文字處理應用01文字處理應用人們在生活和工作中經(jīng)常會用到各種各樣的電子文檔和打印稿，而Word是一個功能強大的文檔處理軟件，不僅提供了一整套編輯、設(shè)置工具，還具有易于使用的界面，常用于制作和編輯日常文檔、辦公文檔、書籍、論文等。例如，圖7-1所示的樣例1涉及基本的字符、段落、頁面和圖文混排等排版操作，圖7-2所示的樣例2涉及長文檔目錄、頁眉、頁腳等排版操作。這種對文檔的編輯、排版處理就屬于文字處理工作。文字處理應用01創(chuàng)建和編輯文檔以Word2010為例，運行后自動進入一個空白文檔編輯狀態(tài)，工作界面如圖7-3所示。其中，功能區(qū)主要包括選項卡、組、命令和對話框啟動器，如圖7-4所示。01創(chuàng)建和編輯文檔在文檔編輯區(qū)中輸入內(nèi)容時，注意以下方法的使用。DInscrt(Ins)鍵這是鍵盤上的一個按鍵，它控制輸入時的插入/修改兩種狀態(tài)，如果新輸入的文字替換了光標后的文字，說明當前處于修改狀態(tài)，需要使用Inscrt鍵切換到插入狀態(tài)。01復制、剪切、粘貼命令位于“開始”選項卡一“剪貼板”組或使用組合鍵“Ctl+C"“Ctl+X”“Ctrl4V”分別進行復制、剪切、粘貼操作。0201創(chuàng)建和編輯文檔在編輯少量重復內(nèi)容時可通過使用它們實現(xiàn)，以減少輸入操作失誤，提高效率。當保存文檔時，注意以下方法的使用:命令位于“文件”選項卡一“選項”命令一“保存”選項。設(shè)置自動恢復功能的操作如圖7-5所示。Word每隔一段時間會自動保存文檔，在自動保存文檔的時間間隨中若遇到意外，如突然斷電、死機等，造成文檔未來得及保存時有自動恢復功能，在圖7-5中可以修改保存自動恢復信息時間間隔和查詢自動恢復文件位置。02格式化和排版文檔1.字符排版字符排版是指以若干文字為對象進行格式化。操作時應先選擇操作對象，常見的格式化有字體、字號、字形等文字的修飾。命令位于“開始”選項卡一“字體”組。2.段落排版段落是文本、圖形、表格或其他對象等的集合，正常的文檔在段落的最后會有一個段落標記符《回車即會產(chǎn)生段落標記符)。段落排版是指對整個段落的外觀進行格式化。命令位于“開始”選項卡一“段落”組。02格式化和排版文檔2.段落排版對齊與縮進在文檔中，對齊可使文本層次關(guān)系更清晰，有左對齊、居中對齊、右對齊、兩端對齊和分散對齊。有時為了使段落層次分明，需要在某些段落設(shè)置縮進，有左縮進、右縮進、首行縮進、懸掛縮進。人們處理文檔的一般習慣是文檔標題居中對齊:除標題外，其他每個自然段的第1行向內(nèi)縮(首行縮進)2個漢字。0102格式化和排版文檔2.段落排版行間距與段間距行間距是段落中行與行之間的距離。段間距是段與段之間的距離，有“段前”和“段后”兩種設(shè)置。中文文檔默認的行間距是單倍行距，默認的段前和段后間距都是0行。02項目符號和編號項目符號和編號是放在文本前強調(diào)效果的一個符號或可自動編排的數(shù)字。合理使用項目符號和編號可讓文檔層次結(jié)構(gòu)更清晰。0302格式化和排版文檔2.段落排版邊框和底紋給文字或段落加上邊框和底紋，可使內(nèi)容更加醒目。在“段落”組中選擇“邊框”命令右邊的下拉列表，打開“邊框和底紋”對話框，選擇“邊框”選項或“底紋”選項，對邊框或底紋設(shè)置完成之后，注意最后一定要選擇應用于“文字”還是“段落”，二者的結(jié)果有很大差異。0402格式化和排版文檔2.段落排版巧用格式刷和替換功能在對多個字符或多個段落進行相同格式設(shè)置時，可以巧用格式刷或替換功能。格式刷可以方便地將選定的源對象格式復制到目標對象上，命令位于“開始”選項卡一“剪貼板”組，適用于字符格式和段落格式的復制。當復制格式時，首先定位在源對象處，單擊或雙擊“格式刷”按鈕，然后在目標對象處刷一下。單擊只能復制一次，雙擊可以多次復制，再次單擊“格式刷”按鈕即取消格式復制狀態(tài)。使用格式刷復制格式雖然方便但是對目標對象的查找不方便，手工查找可能會漏掉部分數(shù)據(jù)。替換功能可以實現(xiàn)批量數(shù)據(jù)的重復自動修改，命令位于“開始”選項卡一“編輯”組適用于文字、文字格式、特殊字符的批量替換。0502格式化和排版文檔2.段落排版[例7.1]將文中所有的英文字符格式設(shè)置為“藍色、加下畫線”①單擊“開始”選項卡》“編輯”組一“替換”命令，打開“查找和替換”對話框。②將插入點光標定位在“查找內(nèi)容”文本框中，單擊“更多”按鈕一“特殊字符”按鈕一選擇“任意字母”，“查找內(nèi)容”文本框中顯示“^$”。③將插入點光標定位在“替換為”文本框中，單擊“格式”按鈕，打開“字體”對話框，設(shè)置字體顏色和下畫線線型。④單擊“全部替換”按鈕。02格式化和排版文檔2.段落排版巧用文本選擇區(qū)選擇對象當選擇操作對象時，如果操作對象是部分文字，那么在文本編輯區(qū)內(nèi)按住鼠標左鍵拖曳即可進行選擇;如果操作對象是全部文字(全選)，那么快速選擇方式是利用文本選擇區(qū)(文檔正文左邊的空白區(qū)域，光標變?yōu)橛疑闲毕虻目招臓?進行選擇，單擊為選中當前行，雙擊為選擇當前自然段，三擊為選擇全部。全選還可以使用組合鍵“Ctrl+A”。0602格式化和排版文檔頁面排版反映了文檔的整體外觀和輸出效果，包括紙張大小和方向、頁邊距、頁眉/頁腳等。頁面設(shè)置在新建一個文檔時，Word提供了一個默認的頁面值。打開“頁面設(shè)置”對話框，可以在頁邊距、紙張、版式、文檔網(wǎng)格4個選項頁中對頁面值進行修改。其中包括的內(nèi)容有上、下、左、右的頁邊距，紙張的大小和方向，頁眉/頁腳至邊界的距離，奇偶頁的頁眉/頁腳是否一樣，每行的字數(shù)，每頁的行數(shù)等。命令位于“頁面布局”選項卡一“頁面設(shè)置”組。Word編輯打印的正文只能在頁邊距以內(nèi)。0102格式化和排版文檔分欄分欄是把一個文檔分幾列顯示的排版操作，在報紙、雜志的排版中常用，幾個欄寬可以相同也可以不同，欄中間可以選擇是否有分隔線。命令位于“頁面布局”選項卡一“頁面設(shè)置”組一“分欄”。“分欄”對話框如圖7-6所示。0202格式化和排版文檔頁眉和頁腳頁眉在上頁邊距上，頁腳在下頁邊距上，一般用頁眉/頁腳表示文章的標題名、單位名、單位徽標、日期、頁碼等信息。命令位于“插入”選項卡一“頁眉和頁腳”組。03分頁符和分節(jié)符分頁符可以控制文檔分頁;分節(jié)符具備分頁符的功能，同時它是頁面排版的最大單位，當需要改變分欄數(shù)、頁眉/頁腳、頁邊距、紙張等特性時，就需要插入分節(jié)符把文檔分成不同的節(jié)，從而實現(xiàn)上一節(jié)和下一節(jié)顯示不一樣的排版效果。命令位于“頁面布局”選項卡一“頁面設(shè)置”組一“分隔符”。Word在編輯文檔時默認使用頁面視圖，該視圖不能看到分隔符，如果想看到分隔符如設(shè)置的分頁符，則可使用草稿視圖，在草稿視圖下，不僅能看到分頁符，還可以對分頁符進行編輯操作，如復制、刪除等。0402格式化和排版文檔[例7.2]某學校對畢業(yè)論文的排版要求是:實現(xiàn)奇數(shù)頁頁眉為內(nèi)容(如目錄)或章(如第1章)的頁眉，不同章頁眉不同;偶數(shù)頁頁眉為“******大學畢業(yè)論文”，頁眉下畫線為寬度2.25磅的單線;頁碼放在頁腳處，目錄的頁碼格式為羅馬字母Ⅰ、Ⅱ、III等，正文(從第1章開始)的頁碼為數(shù)字，目錄和正文的頁碼都從1開始編碼。假設(shè)文檔共6頁，第1頁為封面，第2頁為空白(以后需要生成目錄)，后面4頁為正文，共有2章，如圖7-2所示。02格式化和排版文檔實現(xiàn)方法如下。①首先設(shè)置整體的頁面:單擊“頁面布局”選項卡-》“頁面設(shè)置”組-*“頁面設(shè)置對話框，在“紙張”選項頁中選擇紙張，在“版式”選項頁中勾選“奇偶頁不同”和“首頁不同”復選框。②設(shè)置分節(jié)符:在6頁文檔中，封面、目錄、第1章、第2章共有4種不同的頁面設(shè)置，所以需要使用3個分節(jié)符進行分隔。插入點光標分別定位在“目錄”“第1章”“第2章”文字前，單擊“頁面布局”選項卡一“頁面設(shè)置”組一“分隔符”下拉列表一“下一頁分節(jié)符”命令。③輸入頁眉內(nèi)容:單擊“插入”選項卡一“頁眉和頁腳”組一“頁眉”下拉列表一“編輯頁眉”命令一輸入“目錄”。02格式化和排版文檔實現(xiàn)方法如下。④設(shè)置頁眉下畫線:選擇頁眉上的“目錄”一>單擊“開始”選項卡一“段落”組一“邊框和底紋”下拉列表一“邊框和底紋”命令，在“邊框和底紋”對話框的“邊框”選項頁中，操作如圖7-7所示。在“設(shè)置”中選擇方框。在“樣式”中選擇線型和寬度。在“應用于”中選擇段落。在“預覽”中去掉方框的上、左、右線段。注意，由于已經(jīng)設(shè)置了奇偶頁不同，因此該操作需要偶數(shù)頁再重復一次。02格式化和排版文檔實現(xiàn)方法如下。⑤修改不同章的頁眉文字:現(xiàn)在所有奇數(shù)頁的頁眉和所有偶數(shù)頁的頁眉均相同,相同的原因是默認“鏈接到前一條頁眉”?！绊撁己晚撃_工具-設(shè)計”選項卡屬于上下文選項卡，使用時才會出現(xiàn)，如圖7-8所示。不同的頁眉設(shè)置需要去掉“鏈接到前一條頁眉”。例如，在第1章頁上，先去掉“鏈接到前一條頁眉”，再修改頁眉文字:先去掉目錄頁“鏈接到前一條頁眉”,再刪除封面上的頁眉:而偶數(shù)頁正好利用“鏈接到前一條頁眉”這個選項所以不用修改。02格式化和排版文檔實現(xiàn)方法如下。⑥輸入頁碼:光標定位在頁腳處，單擊“插入”選項卡一“頁眉和頁腳”組一“頁碼”下拉列表一“當前位置”選項一選擇“普通數(shù)字”或其他數(shù)字格式，并設(shè)置居中。注意，此操作需要在奇數(shù)頁上操作一次，在偶數(shù)頁上再操作一次。頁碼默認為“鏈接到前一條頁眉”，編號默認為“續(xù)前節(jié)”，所以此時頁碼為從封面開始向后連續(xù)編號。02格式化和排版文檔實現(xiàn)方法如下。⑦修改頁碼格式:光標定位在目錄的頁碼上一單擊“插入”選項卡一“頁眉和頁腳”組“頁碼”下拉列表一“設(shè)置頁碼格式”選項，打開“頁碼格式”對話框，如圖7-9所示，設(shè)置頁碼編號為從起始頁碼1開始，編號格式選擇羅馬字符。對第1章頁碼的修改類同，不同的是編號格式為數(shù)字即可。注意，因為封面既沒有頁眉也沒有頁腳，所以在刪除封面頁腳前，需要先去掉目錄頁碼上的“鏈接到前一條頁眉”。⑧關(guān)閉“頁眉和頁腳工具-設(shè)計”選項卡:全部操作結(jié)束后，在文檔編輯區(qū)中雙擊或在功能區(qū)中單擊“關(guān)閉頁眉頁腳”命令。03表格和圖文混排1.表格表格是由若干行和若干列組成的，行和列交叉的小格子稱為單元格。單元格中可以插入字符、圖形、另一個表格。在實際使用時，還可以利用表格對齊多列文字內(nèi)容。創(chuàng)建表格命令位于“插入”選項卡一“表格”組。在“表格”下拉列表中選擇相應的功能即可創(chuàng)建表格。0103表格和圖文混排1.表格編輯表格可以對建好的表格進行修改，改前需要先選定表格對象。單擊表格左上角的下符號可以選定整張表格:單擊表格某一列上的

符號可以選定該列:單擊表格左側(cè)空白區(qū)的符號可以選定對應一行:在單元格左側(cè)單擊

符號可選定該單元格:在選定內(nèi)容上右擊，即可在快捷菜單中選擇所需要的操作，或者在“表格工具-設(shè)計/布局”上下文選項卡中選擇對應的命令進行操作。在對應單元格中定位光標就可以輸入表格內(nèi)容。0203表格和圖文混排1.表格格式化表格可用“表格屬性”命令對表格整體進行格式化設(shè)置，包括行高、列寬、單元格內(nèi)文字邊距等;用“邊框和底紋”命令設(shè)置表格邊框的線型和有、無。表格內(nèi)容的格式化方法與文本格式化方法相同。0303表格和圖文混排2.插圖Word允許在文檔中插入多種圖形，如圖片、形狀、公式等圖形符號。命令位于“插入”選項卡一“插圖”組。圖片當插入圖片時涉及圖文混排，Word主要有嵌入型、四周型、浮動型等幾種圖文混排方式，剛插入的圖片默認為嵌入型。如果插入圖片后圖片不能完整顯示而只顯示底部一小條，說明圖片所在行的行間距不夠，這時把該行的行間距設(shè)置為單倍行距即可。0103表格和圖文混排2.插圖圖片可用“圖片工具-格式”上下文選項卡中的“大小”組調(diào)整圖片的大小和對圖片進行裁剪。在調(diào)整圖片大小時，有時圖片的寬度會隨著高度的變化而變化《或者高度隨著寬度的變化而變化)，這時需要取消圖片的“鎖定縱橫比”。修改圖片的操作命令位于“圖片工具-格式”上下文選項卡一“大小”組，單擊“大小”組對話框啟動器，打開“布局”對話框的“大小”選項頁，取消“鎖定縱橫比”，如圖7-10所示。0103表格和圖文混排2.插圖形狀Word提供了線、方形、圓等多種形狀的圖形可以繪制圖形并進行調(diào)整大小、旋轉(zhuǎn)、添加文本、設(shè)置邊框線、填充顏色等編輯操作，剛繪制的圖形默認為“浮于文字上方”。先繪的圖位于下層，后繪的圖位于上層，可以調(diào)整它們的疊放次序。當一個圖形由若干個小形狀構(gòu)成時，建議同時選取多個形狀進行組合，把它們組合成一個整體。在修改時可以取消組合，修改成功后再重新組合。注意，修改疊放次序和組合、取消組合操作，都不能在“嵌入型”狀態(tài)下進行02公式Word提供了方便的公式編輯器，命令位于“插入”選項卡一“符號”組一“公式”。0303表格和圖文混排3.文字圖形效果文本框當需要在圖片上添加文字時，需要用文本框。文本框也是形狀中的一種，操作方式同形狀。01首字下沉首字下沉是指段落中的第1個字變大，目的是引人注目。命令位于“插入”選項卡→“文本”組→“首字下沉”。0204長文檔處理1.目錄結(jié)構(gòu)無論是文本導航還是目錄生成，必須事先應用了樣式中的標題或設(shè)置了目錄結(jié)構(gòu)，否則就無法使用文本導航或目錄生成功能。這是因為Word只能提取文本的非“正文文本”的內(nèi)容。Word在預設(shè)的“樣式”中已經(jīng)事先預置了標題的目錄級別，因此，可以利用Word的樣式來格式化文檔，以獲取對應的目錄級別。但是，如果樣式的字體、字號不符合已定的排版要求，就需要重新對標題進行設(shè)置，或者修改樣式。也可以在“段落”對話框中直接設(shè)置目錄級別(大綱級別)，如圖7-11所示。Word共提供了9種目錄級別在編輯文本時默認為“正文文本”。04長文檔處理2.文本導航Word使用導航窗格進行文本導航，打開導航窗格的Word文檔窗口如圖7-12所示。打開導航窗格的命令位于“視圖”選項卡一“顯示”組。04長文檔處理3.自動生成目錄設(shè)置好了目錄的級別，就可以生成目錄了。生成目錄的命令位于“引用”選項卡一“目錄”組。04長文檔處理[例7.3]對例7.2文檔在目錄頁空白處自動生成目錄。實現(xiàn)方法如下。①設(shè)置目錄級別:把所有的章標題設(shè)置為1級，所有的節(jié)標題設(shè)置為2級，如果需要，可以繼續(xù)設(shè)置3級標題、4級標題。設(shè)置方法是選中章或節(jié)標題，單擊“開始”選項卡一“段落”組對話框啟動器，在“段落”對話框中選取對應的大綱級別。②檢查:在生成目錄之前，最好用導航窗格先檢查一下設(shè)置的大綱級別是否正確，是否有漏項或?qū)哟卧O(shè)置不正確。單擊“視圖”選項卡一“顯示”組一“導航窗格”，打開導航窗格。04長文檔處理[例7.3]對例7.2文檔在目錄頁空白處自動生成目錄。實現(xiàn)方法如下。③生成目錄:單擊“引用”選項卡一“目錄”組一“目錄”一“插入目錄”，在“目錄”對話框中選擇“顯示級別”，如圖7-13所示。由于本例中只設(shè)置了2層目錄級別，因此應選擇“2”。04長文檔處理4.郵件合并在實際工作中有時需要向多人或多單位發(fā)送通知、單據(jù)等文檔信息，這種文檔信息中的大多數(shù)內(nèi)容相同，排版格式完全一致，僅部分內(nèi)容(如姓名、實際金額》不同，這時可使用郵件合并功能。準備數(shù)據(jù)源可以使用Word的表格功能Excel等創(chuàng)建二維表的數(shù)據(jù)源，并保存文件。0104長文檔處理4.郵件合并準備主文檔主文檔的內(nèi)容就是內(nèi)容、格式相同的固定不變的內(nèi)容。02郵件合并把數(shù)據(jù)源與主文檔合并，即在主文檔中的對應位置插入數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)，最后形成多個具有相似格式的版面。操作方法為:在主文檔中，單擊“郵件”選項卡-“開始郵件合并”組-“選擇收件人”下拉列表一“使用現(xiàn)有列表”選項，定位光標，選擇“編寫和插入域”組一“插入合并域”。03電子表格應用02電子表格應用表格是由行、列組成的二維表。雖然Word提供了對表格的編輯、排版等功能，但其強項是字處理，而Excel是一個強大的表格處理工具，其最大的特點是可快速地對數(shù)據(jù)進行計算、排序、匯總、分析等，而且當某些數(shù)據(jù)修改后，計算結(jié)果會對應改變而無須人工干預。對于圖7-14所示的樣例3，表格中只有姓名、學號、數(shù)學、外語、計算機這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)需要手工輸入，其余均用公式計算或用數(shù)據(jù)的圖表功能生成。電子表格對數(shù)據(jù)處理的強大功能使得它的應用非常廣泛。01電子表格基礎(chǔ)以Excel2010為例，工作界面如圖7-15所示。01電子表格基礎(chǔ)1.基本概念工作簿(Book)在Excel中，工作就是用于存儲和處理數(shù)據(jù)的文件，文件擴展名為xlsx。在默認情況下，工作簿中有3張工作表，可根據(jù)需要修改工作表標簽名或添加刪除工作表。01工作表(Sheet)工作表是當前窗口的主體，由排列成行(用數(shù)字表示行標)和列(用字母表示列標)的單元格組成。默認工作表名稱為Sheet1、Sheet2、Sheet3，可更改，當前工作表為Shcet1。0201電子表格基礎(chǔ)1.基本概念單元格工作表中行和列交叉的格子稱為單元格。它是工作表的基本單元，輸入任何數(shù)據(jù)都保存在單元格中。每個單元格都有唯一的地址標識(單元格名)，由“列號”和行號”組成，如“B3”表示第B列第3行單元格完整的單元格名為[工作名]工作表名!單元格名，用來區(qū)別不同工作簿、工作表中的單元格。在當前工作簿和當前工作表下，工作簿名和工作表名均可省略。03活動單元格被選中的單元格稱為活動單元格，此時該單元格的邊框變成粗黑框活動單元格名顯示在名稱框內(nèi)，活動單元格的內(nèi)容或正在輸入的數(shù)據(jù)顯示在編輯欄內(nèi)。修改內(nèi)容時可以在活動單元格內(nèi)(雙擊單元格)修改，也可以在編輯欄內(nèi)(單擊編輯欄）修改。0401電子表格基礎(chǔ)1.基本概念單元格區(qū)域單元格區(qū)域是指由多個單元格組成的矩形區(qū)域，由其左上角單元格和右下角單元格組合來標識該矩形區(qū)域，中間用“:”隔開，如A2:D5。0501電子表格基礎(chǔ)2.輸入數(shù)據(jù)在單元格中可以輸入文本、數(shù)字、日期和公式等，不同類型的數(shù)據(jù)在輸入方法上有些差別。可以通過“設(shè)置單元格格式”對話框《見下文格式化表格中設(shè)置單元格格式)，提前改變單元格的數(shù)字類型，也可以在輸入時加上一個特殊符號以示區(qū)分。輸入文本只要輸入內(nèi)容包括漢字、字母、空格等字符，均認為是文本數(shù)據(jù)，可直接輸入，默認左對齊。文本內(nèi)容不參與計算。在同一個單元格中需要文本換行時，可選擇“開始”選項卡→“對齊方式”組→“自動換行”或直接按組合鍵“Alt+Enter”。當單元格中的字符內(nèi)容變?yōu)槿舾蓚€“#”時，表示該列沒有足夠的寬度，需要調(diào)整列寬。0101電子表格基礎(chǔ)2.輸入數(shù)據(jù)輸入數(shù)字數(shù)字也可以直接輸入，默認右對齊。但是對一些特殊數(shù)字有一些特殊要求:當輸入分數(shù)時，需要首先輸入一個0，然后輸入一個空格，再輸入分數(shù)，如分數(shù)1/3應輸成“01/3”;當輸入不含X的身份證號碼時，因長度超過11位會自動轉(zhuǎn)換為科學記數(shù)法表示，所以需要以字符形式輸入，即在數(shù)字前加一個單引號“’

”。0201電子表格基礎(chǔ)2.輸入數(shù)據(jù)輸入日期和時間日期按年、月、日的順序輸入，使用英文符號“/”或“”分隔例如，2022年10月16日，可輸入2022/10/16或2022-10-16;時間按小時、分、秒的順序輸入，使用英文符號“:”分隔，如果按12小時制輸入時間，則需要在時間后留一個空格并輸入AM或PM(AM表示上午，PM表示下午)，如晚上11點10分，可輸入11:10PM。如果輸入當天的日期，則可用組合鍵“Ctrl;”。如果輸入當天的時間，則可用組合鍵“Ctrl+Shift+;”。03輸入公式當輸入公式時，需要先輸入符號“=”。Excel要求公式或函數(shù)前必須有“=”號。0401電子表格基礎(chǔ)3.使用“填充柄”自動填充規(guī)律數(shù)據(jù)使用“填充柄”可以按等差規(guī)律遞增或遞減自動填充數(shù)值型數(shù)據(jù)，也可以按數(shù)值順序自動填充文本型數(shù)據(jù)，還可以從Excel的自定義序列中獲取新數(shù)據(jù)。圖7-16所示是根據(jù)選擇的2個單元格(純數(shù)值，差值為1)的等差關(guān)系，用“填充柄”向下拖從而生成的有規(guī)律的新數(shù)列:圖7-17所示是根據(jù)選擇的1個單元格(文本內(nèi)容中含有數(shù)值)的數(shù)值順序用“填充柄”向右拖曳從而生成的有規(guī)律的新數(shù)列;圖7-18所示是用“填充柄”快速提取自定義序列。01電子表格基礎(chǔ)3.使用“填充柄”自動填充規(guī)律數(shù)據(jù)如果經(jīng)常需要輸入一些數(shù)據(jù)，但數(shù)據(jù)之間沒有顯見的規(guī)律，這時可以把它們添加到自定義序列中。方法為:單擊“文件”選項卡，選擇“選項”命令，在“Excel選項”對話框的左窗格中選擇“高級”命令，單擊“常規(guī)”組中的“編輯自定義列表”按鈕，然后在“自定義序列”對話框中操作。添加自定義序列如圖7-19所示。01電子表格基礎(chǔ)4.格式化表格設(shè)置單元格格式利用“開始”選項卡一“數(shù)字”組或“開始”選項卡一“對齊方式”組或“開始”選項卡一“字體”組都可以打開“設(shè)置單元格格式”對話框，其中“數(shù)字”選項頁中可對數(shù)字格式進行設(shè)置，如圖7-20所示?！皩R”選項頁中可在垂直和水平方向設(shè)置居中對齊。0101電子表格基礎(chǔ)4.格式化表格設(shè)置邊框和取消邊框網(wǎng)格線是圍繞在單元格四周的淡色線，用于區(qū)分工作表上的單元格。在默認情況下，網(wǎng)格線不會被打印。為了打印出有網(wǎng)格線的表格，需要給表格添加各種線型的邊框。命令位于“開始”選項卡→“字體”組→“邊框”選項，“邊框”選項頁如圖7-21所示。0201電子表格基礎(chǔ)4.格式化表格設(shè)置條件格式Excel中的條件格式功能可以根據(jù)單元格內(nèi)容有選擇地自動應用格式，它為Excel增色不少，還為我們帶來很多方便。條件格式主要用于對符合特定條件的數(shù)據(jù)進行標示，動態(tài)地突出顯示某些數(shù)據(jù)。命令位于“開始”選項卡→“樣式”組→“條件格式”。0302使用公式與函數(shù)1.公式Excel中的公式類似于數(shù)學中的公式，由函數(shù)、引用、運算符和常量組成，開頭必須是“=”符號。它可以對工作表中的數(shù)據(jù)進行加、減、乘、除、求和等基本的數(shù)學運算，也可以進行復雜的數(shù)學運算。Excel的運算符有算術(shù)運算符、關(guān)系運算符、邏輯運算符、文本運算符和引用運算符，同時規(guī)定了運算的優(yōu)先級，算術(shù)運算優(yōu)先級最高，同級別的算術(shù)運算先乘方、再乘除、最后加減，同級別的邏輯運算先邏輯非、再邏輯與、最后邏輯或，關(guān)系運算優(yōu)先級相同，圓括號可以改變優(yōu)先次序。02使用公式與函數(shù)1.公式其中，“：”運算符用于定義一個單元格區(qū)域，如B3:B5表示從B3單元格到B5單元格的矩形區(qū)域;“,”運算符可將兩個或多個單元格區(qū)域連續(xù)起來。例如，在單元格A4中輸入公式“=AVERAGE(A1:B2D1C2)”表示A4單元格的計算結(jié)果是對A1至B2區(qū)域、D1和C2單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)求平均值。02使用公式與函數(shù)2.函數(shù)函數(shù)是預先定義的一些公式。Excel提供了許多內(nèi)部函數(shù)，如數(shù)學函數(shù)、財務函數(shù)、日期函數(shù)、統(tǒng)計函數(shù)、數(shù)據(jù)庫函數(shù)等，利用這些函數(shù)可以幫助用戶快速完成一些復雜的運算。函數(shù)的形式。函數(shù)的語法形式為：函數(shù)名(參數(shù)1,參數(shù)2··)其中，函數(shù)名說明該函數(shù)的功能;參數(shù)是函數(shù)運算時要用的量，可以是數(shù)值、用雙引號引起的字符串、單元格引用、區(qū)域范圍或其他函數(shù)。注意，函數(shù)是作為一個整體應用在公式中的，其參數(shù)必須用一對西文括號“()”括起來。當函數(shù)嵌套使用時，括號必須成對匹配。當輸入函數(shù)時，既可以直接輸入函數(shù)名，又可以通過編輯欄的“插入函數(shù)”按鈕，在“插入函數(shù)”對話框中利用函數(shù)向?qū)瓿奢斎搿?102使用公式與函數(shù)2.函數(shù)[例7.4]C3單元格的值按下列規(guī)則計算:當A3、B3單元格均大于0時，按A3XB3計算，否則按-1計算。在C3單元格輸入公式：=IF(AND(A3>0B3>0)A3*B31)[例75]設(shè)E2單元格為一個成績值，要求根據(jù)E2的成績值在F2單元格顯示優(yōu)、良中、及格、不及格。在F2單元格輸入公式:=IF(E2>-90，"優(yōu)”，IF(E2>-80，"良”，IF(E2>-70，"中”IF(E2>-60，"及格”，"不及格"))))02使用公式與函數(shù)2.函數(shù)常用函數(shù)0202使用公式與函數(shù)3.公式復制和單元格的引用方式Excel的公式可以復制，相同公式只需要輸入一次，利用單元格右下角的“填充柄”就可以把公式復制到鄰近的其他單元格。但是在復制時，由于單元格的引用方式不同，因此會有不同的效果。相對引用相對引用是指公式所在單元格與引用單元格之間的位置是相對的。當公式所在單元格地址發(fā)生改變時，引用的單元格地址也會按照原來的相對位置發(fā)生變化。01例如，D2單元格的公式為“=(A2+B2)*C2/3”它引用了自己左邊的三個單元格。當把D2單元格中的公式復制到D7單元格時，該公式自動變?yōu)椤?(A7+B7)*C7/3”，即D7也引用了自己左邊的三個單元格。02使用公式與函數(shù)3.公式復制和單元格的引用方式絕對引用絕對引用是指公式所在單元格與引用單元格之間的位置關(guān)系固定不變其方法是在單元格地址的列標和行標前各加一個“$”字符。02例如，D2單元格的公式為“=(A2+B2)*C2/SBS1”此時它對B1單元格的引用方式是絕對引用。當把公式復制到D7單元格時，該公式自動變?yōu)椤?(A7+B7)*C7/SBS1”，即D7也絕對引用了B1單元格。02使用公式與函數(shù)3.公式復制和單元格的引用方式混合引用有時在復制公式時需要列地址和行地址中的一個保持不變，而另一個可變，這種引用稱為混合引用。例如，SA1和AS1，前者表示列地址不變(絕對引用A列),行地址變化;后者表示行地址不變(絕對引用第1行)，而列地址變化。03說明當向下或向上復制公式時，相對引用的單元格列號不變，行號發(fā)生改變:向左或向右復制公式時，相對引用的單元格行號不變，列號發(fā)生改變。無論向哪個方向復制單元格，絕對引用的單元格行號、列號均不改變。02使用公式與函數(shù)3.公式復制和單元格的引用方式[例7.6]針對圖7-14所示的樣例3，完成表中用函數(shù)計算的結(jié)果。①在C12單元格輸入公式:=MAX(C3:C10)，使用“填充柄”復制公式到D12、E12、F12單元格。②在C13單元格輸入公式:=AVERAGE(C3:C10)，同樣復制公式到D13、E13、F13單元格。02使用公式與函數(shù)3.公式復制和單元格的引用方式[例7.6]針對圖7-14所示的樣例3，完成表中用函數(shù)計算的結(jié)果。③在F3單元格輸入公式:=SUM(C3:E3)，同樣復制公式到F4、F5、·····”、F10單元格。④在G3單元格輸入公式:=RANK(F3,F$3:FS10)，同樣復制公式到G4、G5、·····G10單元格。注意，G3單元格的內(nèi)容表示F3中的數(shù)值在F3~F10區(qū)域的一組數(shù)中的排序名次，復制公式后，G4單元格的內(nèi)容表示的應是F4中的數(shù)值在F3~F10區(qū)域的一組數(shù)中的排序名次，因此必須使用單元格的絕對引用方式或混合引用方式，公式是上下復制的，保證行號不變即可。02使用公式與函數(shù)3.公式復制和單元格的引用方式[例7.6]針對圖7-14所示的樣例3，完成表中用函數(shù)計算的結(jié)果。⑤總評為優(yōu)秀的要求是總分(在F列)大于平均分(在F1單元格)。因此，在H3單元格輸入公式:=IF(F3>FS13,"優(yōu)秀””)，同樣復制公式到H4、H5·...··H10單元格。⑥在H14單元格輸入公式:=COUNTIF(H3:H10,"優(yōu)秀")，中文顯示利用“設(shè)置單元格格式”對話框完成。設(shè)置中文大寫數(shù)字操作示例如圖7-22所示。03數(shù)據(jù)的管理與圖表化1.數(shù)據(jù)排序數(shù)據(jù)排序是數(shù)據(jù)分析常用的操作。Excel可以對一列或多列中的數(shù)據(jù)按文本、數(shù)字、日期或時間進行升序、降序，或者按用戶自定義的方式進行排序。排序命令位于“開始”選項卡→“編輯”組或“數(shù)據(jù)”選項卡→“排序或篩選”組。對多列(多個字段)排序需要選中所有涉及的數(shù)據(jù)，打開“排序”對話框，添加并設(shè)置多個排序條件。02對單一列(一個字段)排序只需把活動單元格置于待排序列的其中一個單元格上，直接選擇“升序”或“降序命令即可。注意，單一列排序操作不可選擇整個排序列。0103數(shù)據(jù)的管理與圖表化2.數(shù)據(jù)篩選數(shù)據(jù)篩選是指在數(shù)據(jù)表中顯示滿足條件的數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)篩選是查找和處理數(shù)據(jù)子集的快捷方法，它僅顯示滿足條件的行，而隱藏其他行。命令位于“數(shù)據(jù)”選項卡→“排序或篩選”組。自動篩選在一般情況下，自動篩選能夠滿足大部分需要。0103數(shù)據(jù)的管理與圖表化2.數(shù)據(jù)篩選[例7.7]設(shè)有成績表格數(shù)據(jù)，要求篩選出英語、數(shù)學、平均分均在90分及以上的學生名單。①將活動單元格置于數(shù)據(jù)區(qū)中的任一位置，單擊“數(shù)據(jù)”選項卡→“排序或篩選”組→“篩選”，此時在數(shù)據(jù)清單的首行列標題中出現(xiàn)自動篩選按鈕

。②單擊列標題“英語”中的篩選按鈕，顯示篩選器選擇列表，先選擇“數(shù)字篩選”命令，再選擇“大于或等于”命令，在“自定義自動篩選方式”對話框中輸入篩選條件，單擊“確定”按鈕，如圖7-24所示。03數(shù)據(jù)的管理與圖表化2.數(shù)據(jù)篩選[例7.7]設(shè)有成績表格數(shù)據(jù)，要求篩選出英語、數(shù)學、平均分均在90分及以上的學生名單。③重復2分別對數(shù)學列、平均分列進行相同操作。④自動篩選最終結(jié)果如圖7-25所示。03數(shù)據(jù)的管理與圖表化2.數(shù)據(jù)篩選高級篩選如果需要使用復雜的條件來篩選數(shù)據(jù)，則必須使用高級篩選功能。高級篩選是指按給定的條件區(qū)域?qū)?shù)據(jù)進行篩選，可篩選同時滿足多個條件的數(shù)據(jù)。02[例7.8]設(shè)有工作表名為“成績篩選表”的成績表格數(shù)據(jù)，要求篩選出需要補考的學生名單。03數(shù)據(jù)的管理與圖表化2.數(shù)據(jù)篩選[例7.8]設(shè)有工作表名為“成績篩選表”的成績表格數(shù)據(jù)，要求篩選出需要補考的學生名單。①準備工作在表格的空白處(與要篩選的數(shù)據(jù)分隔開)建立條件區(qū)域，用于指定篩選數(shù)據(jù)所滿足的條件。條件區(qū)域的第一行是所有作為篩選條件的列名，其他行則是手工輸入篩選條件的數(shù)據(jù)區(qū)域。要實現(xiàn)條件的“與”運算，應將條件輸入在同一行的各自列中，如圖7-26中篩選的條件區(qū)域所示;要實現(xiàn)“或”運算，應將條件輸入在不同行的各自列中，高級篩選條件區(qū)域中條件的表示如圖7-27所示。03數(shù)據(jù)的管理與圖表化2.數(shù)據(jù)篩選[例7.8]設(shè)有工作表名為“成績篩選表”的成績表格數(shù)據(jù)，要求篩選出需要補考的學生名單。②選擇要排序的數(shù)據(jù)區(qū)域，單擊“數(shù)據(jù)”選項卡→“排序或篩選”組→“高級”命在“高級篩選”對話框中，按圖7-28所示進行參數(shù)設(shè)置。03數(shù)據(jù)的管理與圖表化3.分類匯總分類匯總能夠按列自動進行分類統(tǒng)計，并且可以對分類統(tǒng)計后不同類別的明細數(shù)據(jù)進行分級顯示。這是Excel中經(jīng)常用到的一種操作。命令位于“數(shù)據(jù)”選項卡→“分級顯示”組。為保證匯總結(jié)果正確，分類匯總之前需要先對分類的列進行排序。[例7.9]設(shè)有學生成績數(shù)據(jù)，要求按性別分別統(tǒng)計出男生、女生的各科平均成績和人數(shù)，既顯示明細數(shù)據(jù)，又顯示統(tǒng)計結(jié)果。03數(shù)據(jù)的管理與圖表化3.分類匯總[例7.9]設(shè)有學生成績數(shù)據(jù)，要求按性別分別統(tǒng)計出男生、女生的各科平均成績和人數(shù)，既顯示明細數(shù)據(jù)，又顯示統(tǒng)計結(jié)果。①題目要求按性別進行分類統(tǒng)計，所以首先應按性別排序，操作略。②匯總的方式有兩種，一種是求平均值，另一種是統(tǒng)計人數(shù)，所以要分別進行。例如，先選擇計算平均值的分類匯總，則選中需要排序的數(shù)據(jù)區(qū)域，單擊“數(shù)據(jù)”選項卡一“分級顯示組一“分類匯總”命令，在“分類匯總”對話框(見圖7-29)中完成設(shè)置。③再統(tǒng)計人數(shù)，此時在圖7-29中，將匯總方式改為“計數(shù)”，不勾選“替換當前分類匯總”復選框。03數(shù)據(jù)的管理與圖表化4.生成圖表圖表是工作表數(shù)據(jù)的圖形表示，可以使枯燥的數(shù)據(jù)變得直觀、生動，便于分析和比較數(shù)據(jù)之間的關(guān)系。了解圖表元素Excel圖表中包含了許多元素，在默認情況下只顯示其中一部分元素，其他元素可以根據(jù)需要添加。圖表元素如圖7-30所示。0103數(shù)據(jù)的管理與圖表化4.生成圖表創(chuàng)建圖表創(chuàng)建圖表首先應選擇數(shù)據(jù)源，然后根據(jù)模板選擇不同的圖表。命令位于“插入”選項卡→“圖表”組。02圖表格式化通過移動圖表元素、調(diào)整大小、更改格式，可以改變圖表元素的顯示，還可以刪除不希望顯示的圖表元素?？赏ㄟ^“圖表工具-設(shè)計”上下文選項卡和“圖表工具-布局”上下文選項卡或手工直接操作完成圖表格式化。03演示文稿應用0301演示文稿基礎(chǔ)1.PowerPoint的工作界面以PowerPoint2010為例，它運行后自動創(chuàng)建一個空白的演示文稿，工作界面如圖7-31所示。對于所有Ofce應用工作界面的共同部分，如快捷工具欄、功能區(qū)選項卡與功能區(qū)狀態(tài)欄等，此處不再贅述。下面主要介紹PowerPoint工作界面的特殊部分。導航窗格:在“幻燈片”選項卡中，幻燈片以縮略圖的方式顯示，可查看演示文稿的結(jié)構(gòu)、幻燈片數(shù)量及其位置;在“大綱”選項卡中，幻燈片以文本內(nèi)容的方式顯示?；脽羝庉媴^(qū):幻燈片的操作都在該核心區(qū)域完成，用于顯示和編輯幻燈片。備注窗格:為幻燈片添加備注作為補充，便于演講者更好地講解幻燈片的內(nèi)容。視圖切換按鈕:用于方便實現(xiàn)幻燈片4種視圖模式的切換。01演示文稿基礎(chǔ)2.PowerPoint的視圖模式為便于用戶創(chuàng)建、編輯、瀏覽幻燈片，PowerPoint提供了普通視圖、幻燈片瀏覽視圖、閱讀視圖和幻燈片放映視圖4種模式。普通視圖默認的視圖模式，用戶可以對幻燈片結(jié)構(gòu)進行調(diào)整、編輯。在窗口下方的視圖欄中，單擊“普通視圖”按鈕，可切換到普通視圖模式。01幻燈片瀏覽視圖可以瀏覽演示文稿中所有幻燈片的整體效果。在窗口下方的視圖欄中，單擊“幻燈片瀏覽”按鈕，可切換到幻燈片瀏覽視圖模式。0201演示文稿基礎(chǔ)2.PowerPoint的視圖模式閱讀視圖以在窗口中放映幻燈片的效果展示幻燈片，滾動鼠標中軸選擇顯示上一頁或下一頁幻燈片。在窗口下方的視圖欄中，單擊“閱讀視圖”按鈕，可切換到閱讀視圖模式。03幻燈片放映視圖幻燈片將以全屏形式動態(tài)放映。在窗口下方的視圖欄中，單擊“幻燈片放映視圖”按鈕，可切換到幻燈片放映視圖模式。0402演示文稿的基本操作1.創(chuàng)建演示文稿啟動PowerPoint程序后，自動創(chuàng)建一個空白的演示文稿;在“開始”選項卡“幻燈片”組中，首先單擊“新建幻燈片”下拉列表，然后選擇所需的版式?；脽羝媸饺鐖D7-32所示。02演示文稿的基本操作1.創(chuàng)建演示文稿幻燈片版式不僅包含幻燈片上顯示的所有內(nèi)容的格式、位置和占位符框，還包含顏色、字體、效果和背景等。占位符是幻燈片版式上的虛線容器，它用于保存標題、正文文本、表格、圖表、SmartArt圖形、圖片、剪貼畫、視頻和聲音等內(nèi)容。選擇占位符，輸入文本表格、圖形的操作方式與Word類同。02演示文稿的基本操作2.編輯幻燈片添加幻燈片選擇希望新幻燈片沿用其格式的幻燈片;單擊“開始”選項卡，單擊“新建幻燈片”下拉列表，選擇布局，選擇文本框和類型。01刪除幻燈片02①對于單張幻燈片:右擊左側(cè)窗格中的幻燈片，