文書檔案管理制度范本（四篇）

第21頁共21頁文書檔案?管理制度?范本一?、文書檔?案管理?1.歸檔?文書檔案?應(yīng)當(dāng)字跡?清晰、完?整有效。?2.各?部門應(yīng)將?文字資料?的收集歸?檔工作列?入文書人?員的職責(zé)?范圍。?3.文書?檔案歸檔?范圍（?1）具有?保存價(jià)值?的本單位?正式收文?、發(fā)文，?除證件外?還應(yīng)有其?附件。?（2）本?單位在經(jīng)?營管理活?動(dòng)中產(chǎn)生?的與上級?領(lǐng)導(dǎo)部門?間的往來?文件、請?示、報(bào)告?、項(xiàng)目立?項(xiàng)、重要?函件和經(jīng)?營合同等?。（3?）本單位?在經(jīng)營活?動(dòng)中產(chǎn)生?的各種文?件材料規(guī)?章制度、?調(diào)研材料?、崗位職?責(zé)等。?（4）企?業(yè)在發(fā)展?過程中被?國家或社?會(huì)認(rèn)證或?認(rèn)可的證?明其實(shí)力?和相關(guān)資?格的證書?材料等。?（5）?歸檔文件?要分開外?來文件和?本單位的?文件。?二、文書?檔案歸檔?要求1?.已經(jīng)辦?理完畢并?有保存價(jià)?值的文件?都應(yīng)及時(shí)?歸檔，任?何人不得?隨意留存?，各部門?每季度應(yīng)?將歸檔的?文件資料?整理一次?，造冊登?記，對重?要的文件?要標(biāo)明密?級。2?.歸檔的?文件材料?要收集齊?全，剔除?其中不重?要的材料?，按照文?件形成的?先后次序?排列清楚?并依次編?號和加蓋?年代號。?3.存?檔文件必?須是原件?，至少有?一份影印?件。4?.文件歸?檔時(shí)要有?交接手續(xù)?。－１?－甘肅?金興工貿(mào)?有限公司?辦公室?規(guī)章制度?5.每?年___?_月份各?部門向檔?案室移交?已歸檔完?畢的上一?年檔案文?書。三?、文書檔?案的借閱?1.檔?案室需設(shè)?立“文書?檔案借閱?登記薄”?，凡借閱?者需說明?其利用目?的，并做?登記手續(xù)?。2.?根據(jù)公司?實(shí)際情況?，將文書?檔案分為?重要檔案?和一般檔?案。3?.因工作?需要借閱?機(jī)密、秘?密類檔案?，需經(jīng)部?門經(jīng)理、?辦公室主?任、副總?簽字方可?借閱，絕?密類文書?需總經(jīng)理?簽字。?4.借閱?一般性文?書需經(jīng)部?門負(fù)責(zé)人?簽字。?5.借閱?文書一般?不超過一?天，借閱?后應(yīng)及時(shí)?歸還，超?過___?_天的需?向檔案室?說明并辦?理續(xù)借手?續(xù)，否則?將給予_?___元?—___?_元的經(jīng)?濟(jì)處罰。?6.借?閱人應(yīng)妥?善保管借?閱的文書?檔案，不?得損壞、?遺失、復(fù)?印、涂改?或轉(zhuǎn)借他?人，如發(fā)?生泄密應(yīng)?及時(shí)向公?司領(lǐng)導(dǎo)匯?報(bào)，采取?補(bǔ)救措施?。給公司?造成經(jīng)濟(jì)?損失的要?追究其責(zé)?任，給予?____?元—__?__元的?經(jīng)濟(jì)處罰?直至開除?。7.?因工作需?要需復(fù)印?檔案資料?的，須經(jīng)?辦公室主?任簽字，?使用后須?將復(fù)印件?交還辦公?室，如工?作需要無?法拿回復(fù)?印件的需?報(bào)公司批?準(zhǔn)，并在?借閱登記?薄中注明?。8.?屬公司秘?級的文件?資料一律?不準(zhǔn)帶出?公司，確?因工作需?要需帶出?公司的，?需經(jīng)總經(jīng)?理批準(zhǔn)，?否則按故?意泄密處?理。四?、文書檔?案的保管?及銷毀?1.檔案?室管理員?有責(zé)任對?各部門文?書檔案的?歸檔進(jìn)行?監(jiān)督指導(dǎo)?。－２?－甘肅?金興工貿(mào)?有限公司?辦公室?規(guī)章制度?___?_公司對?所有文書?檔案進(jìn)行?集中統(tǒng)一?管理，由?公司檔案?室負(fù)責(zé)。?3.檔?案室管理?員要對各?部門移交?的文書檔?案進(jìn)行必?要的整理?、分類、?立卷、編?目。4?.文書檔?案保管應(yīng)?分為永久?、長期和?短期三種?，超過保?管期的文?書檔案經(jīng)?公司辦公?室及有關(guān)?領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)?后可銷毀?，并建立?文書檔案?銷毀清冊?。五、?文書檔案?管理的分?工__?__公司?財(cái)務(wù)資料?的管理按?《國家會(huì)?計(jì)財(cái)務(wù)制?度》執(zhí)行?。所有會(huì)?計(jì)憑證、?賬簿、財(cái)?務(wù)報(bào)表及?稅務(wù)資質(zhì)?原件統(tǒng)一?均由財(cái)務(wù)?部專人負(fù)?責(zé)保管（?人員變動(dòng)?時(shí)，要認(rèn)?真做好填?寫交接清?單，辦清?交接手續(xù)?）。_?___公?司檔案資?料室負(fù)責(zé)?所有業(yè)務(wù)?及技術(shù)和?經(jīng)營方面?的檔案資?料歸檔整?理。（?1）項(xiàng)目?管理和設(shè)?計(jì)等業(yè)務(wù)?工作所簽?訂的各類?格式的文?本合同（?包括變更?、附加等?內(nèi)容）。?（2）?項(xiàng)目工程?、商務(wù)談?判、經(jīng)營?管理、技?術(shù)業(yè)務(wù)方?面的電子?映影（軟?件）和業(yè)?務(wù)圖書刊?物資料等?。（3?）各級政?府部門對?項(xiàng)目的批?文和相關(guān)?文件附件?等資料。?（4）?項(xiàng)目工程?所需地標(biāo)?圖和設(shè)計(jì)?圖紙等。?（5）?本公司內(nèi)?外部收文?、發(fā)文、?公函、會(huì)?議紀(jì)要等?文件資料?的管理。?（6）?本公司固?定資產(chǎn)購?置及維護(hù)?的資料登?記保管；?機(jī)動(dòng)車購?買和租賃?、房產(chǎn)購?買和租賃?、設(shè)備器?材等重大?物品的購?買租賃等?方面所簽?訂各項(xiàng)合?同的登記?資料保管?。（7?）公司資?質(zhì)類申報(bào)?、審核、?變更和升?級等相關(guān)?檔案資料?的原件?－３－?甘肅金興?工貿(mào)有限?公司辦公?室規(guī)章?制度由?辦公室保?管。（?8）其它?與項(xiàng)目工?程和技術(shù)?相關(guān)的檔?案資料。?3.員?工花名冊?、員工聘?用和辭退?、離職資?料、員工?技術(shù)職稱?資料；員?工績效考?核資料；?職務(wù)任免?資料等由?人力資源?部保管。?六、關(guān)?于檔案資?料的有關(guān)?規(guī)定，各?部門專職?人員要嚴(yán)?格執(zhí)行。?如因人員?變動(dòng)或調(diào)?整，要做?好工作交?接。本?制度自下?發(fā)之日起?實(shí)施，由?公司辦公?室負(fù)責(zé)解?釋修訂。?辦公室?____?年___?_月－?４－文?書檔案管?理制度范?本（二）?一、歸?檔時(shí)間?機(jī)關(guān)各職?能股室、?二級單位?按歸檔范?圍，在每?年___?_月底前?，將上年?度的文書?檔案分類?、立卷，?交由檔案?中心統(tǒng)一?編號存檔?。二、?歸檔范圍?1、上?級主管機(jī)?關(guān)及其部?門寄發(fā)給?區(qū)教育局?的指導(dǎo)性?文件，包?括通知、?指示決定?、命令、?條例、規(guī)?定、計(jì)劃?、總結(jié)、?領(lǐng)導(dǎo)講話?、批示、?批復(fù)、意?見等。?2、本局?領(lǐng)導(dǎo)或局?內(nèi)人員到?上級機(jī)關(guān)?匯報(bào)、開?會(huì)帶回來?的文件材?料以及向?上級機(jī)關(guān)?報(bào)送的報(bào)?告、請求?和其他材?料。3?、上級非?隸屬機(jī)關(guān)?的同級機(jī)?關(guān)發(fā)來屬?于方針、?政策性的?需要區(qū)教?育局貫徹?執(zhí)行及發(fā)?來備案的?重要文件?材料。?4、本局?代上級機(jī)?關(guān)或區(qū)領(lǐng)?導(dǎo)草擬征?求意見、?建議的各?種規(guī)定、?條例、制?度的最后?文稿材料?。5、?本局召開?全區(qū)教育?工作會(huì)議?____?通知、議?程、__?__、記?錄、決議?、決定、?討論通過?的文件、?領(lǐng)導(dǎo)講話?、局務(wù)會(huì)?議記錄等?材料。?6、本局?頒發(fā)的或?與其他機(jī)?關(guān)聯(lián)合頒?發(fā)的命令?、決定、?條例、通?報(bào)、通知?、批復(fù)、?指示、總?結(jié)、報(bào)告?、計(jì)劃、?請示等文?件材料。?7、本?____?干部（教?師）招聘?、選拔、?職務(wù)任免?、工作調(diào)?動(dòng)___?_通知、?批復(fù)等文?件。8?、本局進(jìn)?行調(diào)查研?究、檢查?工作或者?其他機(jī)關(guān)?協(xié)商、協(xié)?議工作形?成的文件?材料。?9、本局?處理群眾?來信來訪?形成的各?種材料和?處理指示?、意見。?10、?領(lǐng)導(dǎo)對本?局簽發(fā)的?重要批示?或簽發(fā)的?重要文件?材料原件?。11?、本局的?歷史沿革?、大事記?及反映本?局重大活?動(dòng)的照片?、講話、?剪報(bào)、材?料等。?12、本?局制訂的?工作計(jì)劃?、總結(jié)以?及各類名?冊、報(bào)表?、統(tǒng)計(jì)表?等材料。?13、?本___?_機(jī)關(guān)及?二級單位?干部職工?任免、調(diào)?資、獎(jiǎng)懲?（包括轉(zhuǎn)?移工資、?行政、黨?、團(tuán)__?__存根?）等文件?材料。?14、下?級機(jī)關(guān)送?來的各種?計(jì)劃、報(bào)?告、信息?、總結(jié)、?請示、重?要會(huì)議活?動(dòng)的報(bào)道?及送達(dá)備?案的各類?統(tǒng)計(jì)表等?。15?、專業(yè)技?術(shù)職務(wù)確?認(rèn)起點(diǎn)職?務(wù)審批表?、聘任呈?報(bào)表、任?職資格評?審表、任?務(wù)合同書?、年度考?核登記表?、工作總?結(jié)和畢業(yè)?證復(fù)印件?等。1?6、各級?各類獎(jiǎng)狀?、獎(jiǎng)旗、?獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?杯、榮譽(yù)?證書等。?17、?本單位會(huì)?計(jì)原始記?賬、匯總?憑證、總?賬、明細(xì)?賬、現(xiàn)金?賬、銀行?存賬、日?記賬，月?、季度財(cái)?務(wù)報(bào)表、?報(bào)告、年?度報(bào)表，?預(yù)算、決?算表及分?析材料、?各類移交?清冊等。?18、?上級和本?局領(lǐng)導(dǎo)視?察、檢查?、表彰、?走訪工作?等形成的?具有重要?意義的照?片、錄像?帶及電化?教材等。?19、?本局工程?設(shè)計(jì)、規(guī)?劃圖、征?地建筑投?資，工程?基建計(jì)劃?、合同書?、協(xié)議，?投資項(xiàng)目?、土地規(guī)?劃許可證?、所有權(quán)?證，工程?竣工驗(yàn)收?、材料檢?驗(yàn)、檢測?、報(bào)告記?錄，工程?預(yù)算、決?算、結(jié)算?書等有關(guān)?材料。?20、本?局購置的?財(cái)產(chǎn)、檔?案等交接?憑證及各?類設(shè)備說?明書、用?戶手冊等?。21?、機(jī)關(guān)各?股室、二?級單位或?領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為?需要留存?歸檔的其?他資料。?三、查?閱利用?1、檔案?管理的目?的是為了?更好地利?用檔案，?必須認(rèn)真?負(fù)責(zé)有效?地做好檔?案的收集?、歸檔和?利用工作?。2、?外單位查?閱檔案，?必須持有?單位介紹?信，摘抄?、復(fù)制卷?內(nèi)材料，?須經(jīng)局分?管領(lǐng)導(dǎo)同?意，并經(jīng)?檔案管理?人員__?__、蓋?章后方可?調(diào)閱。?3、局機(jī)?關(guān)各股室?、二級單?位只限于?查閱本股?室工作范?圍內(nèi)的檔?案，查閱?超越本股?室職責(zé)范?圍的須經(jīng)?分管領(lǐng)導(dǎo)?同意，否?則，不予?查閱。?4、檔案?一律不外?借，確因?工作需要?，須經(jīng)分?管領(lǐng)導(dǎo)批?準(zhǔn)，辦理?相關(guān)手續(xù)?方可借用?，借用時(shí)?間最多不?超過三天?。5、?查、借閱?文件必須?確保卷宗?完整無損?，不得擅?自拆卷、?涂改、作?標(biāo)記。任?何人不得?將檔案轉(zhuǎn)?借和調(diào)換?，查、借?閱檔案按?規(guī)定時(shí)間?歸還。?6、對歸?還的案卷?，必須當(dāng)?面檢查，?發(fā)現(xiàn)問題?，及時(shí)提?出并進(jìn)行?處理，造?成嚴(yán)重后?果的，報(bào)?請局黨組?對相關(guān)責(zé)?任人作嚴(yán)?肅處理。?文書檔?案管理制?度范本（?三）一?、歸檔時(shí)?間機(jī)關(guān)?各職能股?室、二級?單位按歸?檔范圍，?在每年_?___月?底前，將?上年度的?文書檔案?分類、立?卷，交由?檔案中心?統(tǒng)一編號?存檔。?二、歸檔?范圍1?、上級主?管機(jī)關(guān)及?其部門寄?發(fā)給區(qū)教?育局的指?導(dǎo)性文件?，包括通?知、指示?決定、命?令、條例?、規(guī)定、?計(jì)劃、總?結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)?講話、批?示、批復(fù)?、意見等?。2、?本局領(lǐng)導(dǎo)?或局內(nèi)人?員到上級?機(jī)關(guān)匯報(bào)?、開會(huì)帶?回來的文?件材料以?及向上級?機(jī)關(guān)報(bào)送?的報(bào)告、?請求和其?他材料。?3、上?級非隸屬?機(jī)關(guān)的同?級機(jī)關(guān)發(fā)?來屬于方?針、政策?性的需要?區(qū)教育局?貫徹執(zhí)行?及發(fā)來備?案的重要?文件材料?。4、?本局代上?級機(jī)關(guān)或?區(qū)領(lǐng)導(dǎo)草?擬征求意?見、建議?的各種規(guī)?定、條例?、制度的?最后文稿?材料。?5、本局?召開全區(qū)?教育工作?會(huì)議__?__、議?程、__?__、記?錄、決議?、決定、?討論通過?的文件、?領(lǐng)導(dǎo)講話?、局務(wù)會(huì)?議記錄等?材料。?6、本局?頒發(fā)的或?與其他機(jī)?關(guān)聯(lián)合頒?發(fā)的命令?、決定、?條例、通?報(bào)、通知?、批復(fù)、?指示、總?結(jié)、報(bào)告?、計(jì)劃、?請示等文?件材料。?7、本?局關(guān)于干?部（教師?）招聘、?選拔、職?務(wù)任免、?工作調(diào)動(dòng)?____?、批復(fù)等?文件。?8、本局?進(jìn)行調(diào)查?研究、檢?查工作或?者其他機(jī)?關(guān)協(xié)商、?協(xié)議工作?形成的文?件材料。?9、本?局處理群?眾來信來?訪形成的?各種材料?和處理指?示、意見?。10?、領(lǐng)導(dǎo)對?本局簽發(fā)?的重要批?示或簽發(fā)?的重要文?件材料原?件。1?1、本局?的歷史沿?革、大事?記及反映?本局重大?活動(dòng)的照?片、講話?、剪報(bào)、?材料等。?12、?本局制訂?的工作計(jì)?劃、總結(jié)?以及各類?名冊、報(bào)?表、統(tǒng)計(jì)?表等材料?。13?、本局關(guān)?于機(jī)關(guān)及?二級單位?干部職工?任免、調(diào)?資、獎(jiǎng)懲?（包括轉(zhuǎn)?移工資、?行政、黨?、團(tuán)組織?關(guān)系介紹?信存根）?等文件材?料。1?4、下級?機(jī)關(guān)送來?的各種計(jì)?劃、報(bào)告?、信息、?總結(jié)、請?示、重要?會(huì)議活動(dòng)?的報(bào)道及?送達(dá)備案?的各類統(tǒng)?計(jì)表等。?15、?專業(yè)技術(shù)?職務(wù)確認(rèn)?起點(diǎn)職務(wù)?審批表、?聘任呈報(bào)?表、任職?資格評審?表、任務(wù)?合同書、?年度考核?登記表、?工作總結(jié)?和畢業(yè)證?復(fù)印件等?。16?、各級各?類獎(jiǎng)狀、?獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)?牌、獎(jiǎng)杯?、榮譽(yù)證?書等。?17、本?單位會(huì)計(jì)?原始記賬?、匯總憑?證、總賬?、明細(xì)賬?、現(xiàn)金賬?、銀行存?賬、日記?賬，月、?季度財(cái)務(wù)?報(bào)表、報(bào)?告、年度?報(bào)表，預(yù)?算、決算?表及分析?材料、各?類移交清?冊等。?18、上?級和本局?領(lǐng)導(dǎo)視察?、檢查、?表彰、走?訪工作等?形成的具?有重要意?義的照片?、錄像帶?及電化教?材等。?19、本?局工程設(shè)?計(jì)、規(guī)劃?圖、征地?建筑投資?，工程基?建計(jì)劃、?合同書、?協(xié)議，投?資項(xiàng)目、?土地規(guī)劃?許可證、?所有權(quán)證?，工程竣?工驗(yàn)收、?材料檢驗(yàn)?、檢測、?報(bào)告記錄?，工程預(yù)?算、決算?、結(jié)算書?等有關(guān)材?料。2?0、本局?購置的財(cái)?產(chǎn)、檔案?等交接憑?證及各類?設(shè)備說明?書、用戶?手冊等。?21、?機(jī)關(guān)各股?室、二級?單位或領(lǐng)?導(dǎo)認(rèn)為需?要留存歸?檔的其他?資料。?三、查閱?利用1?、檔案管?理的目的?是為了更?好地利用?檔案，必?須認(rèn)真負(fù)?責(zé)有效地?做好檔案?的收集、?歸檔和利?用工作。?2、外?單位查閱?檔案，必?須持有單?位介紹信?，摘抄、?復(fù)制卷內(nèi)?材料，須?經(jīng)局分管?領(lǐng)導(dǎo)同意?，并經(jīng)檔?案管理人?員審查、?蓋章后方?可調(diào)閱。?3、局?機(jī)關(guān)各股?室、二級?單位只限?于查閱本?股室工作?范圍內(nèi)的?檔案，查?閱超越本?股室職責(zé)?范圍的須?經(jīng)分管領(lǐng)?導(dǎo)同意，?否則，不?予查閱。?4、檔?案一律不?外借，確?因工作需?要，須經(jīng)?分管領(lǐng)導(dǎo)?批準(zhǔn)，辦?理相關(guān)手?續(xù)方可借?用，借用?時(shí)間最多?不超過三?天。5?、查、借?閱文件必?須確保卷?宗完整無?損，不得?擅自拆卷?、涂改、?作標(biāo)記。?任何人不?得將檔案?轉(zhuǎn)借和調(diào)?換，查、?借閱檔案?按規(guī)定時(shí)?間歸還。?6、對?歸還的案?卷，必須?當(dāng)面檢查?，發(fā)現(xiàn)問?題，及時(shí)?提出并進(jìn)?行處理，?造成嚴(yán)重?后果的，?報(bào)請局黨?組對相關(guān)?責(zé)任人作?嚴(yán)肅處理?。文書?檔案管理?制度范本?（四）?檔案是由?文件轉(zhuǎn)化?而來的，?文件是檔?案的前身?，檔案是?文件的歸?宿。檔案?是單位各?項(xiàng)工作的?真實(shí)記錄?，是各項(xiàng)?事業(yè)持續(xù)?發(fā)展的重?要依據(jù)，?既能指導(dǎo)?現(xiàn)實(shí)工作?又能為查?考?xì)v史提?供重要的?憑據(jù)。如?何做好文?書和檔案?檔案管理?人員的歷?史責(zé)任。?通過一年?的學(xué)習(xí)，?結(jié)合實(shí)踐?談?wù)剬ψ?好文書和?檔案工作?的認(rèn)識(shí)和?體會(huì)。?一、爭取?領(lǐng)導(dǎo)重視?是做好文?檔工作的?前提1?、愛崗敬?業(yè)，爭取?領(lǐng)導(dǎo)的重?視。領(lǐng)導(dǎo)?是否重視?文檔工作?，在很大?程度上取?決于對文?檔人員工?作的滿意?度。因此?，要想使?單位的文?書檔案工?作有起色?，首先要?爭取領(lǐng)導(dǎo)?重視，文?檔工作人?員還要注?重完善自?我，熱愛?本職工作?，忠于職?守，忠實(shí)?肯干，發(fā)?揮主觀能?動(dòng)性，干?出業(yè)績，?干出水平?，讓領(lǐng)導(dǎo)?滿意，更?好地為單?位的發(fā)展?服務(wù)。?2、加強(qiáng)?宣傳，增?強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的?檔案意識(shí)?。單位領(lǐng)?導(dǎo)對文檔?工作不夠?重視，大?多都是因?為缺乏檔?案意識(shí)，?認(rèn)為文書?和檔案工?作不是主?要的部門?，可有可?無。這就?需要文檔?人員經(jīng)常?向領(lǐng)導(dǎo)宣?傳文檔工?作。首先?，要勤向?領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)?文書和檔?案工作情?況，使領(lǐng)?導(dǎo)受觸動(dòng)?、受啟發(fā)?；其次，?要努力做?好檔案服?務(wù)工作，?及時(shí)為領(lǐng)?導(dǎo)提供上?險(xiǎn)惡機(jī)關(guān)?和檔案部?門下發(fā)的?相關(guān)文件?材料，為?領(lǐng)導(dǎo)提供?檔案利用?信息，使?領(lǐng)導(dǎo)逐漸?認(rèn)識(shí)到文?書檔案工?作的重要?性。二?、實(shí)施文?檔管理現(xiàn)?代化是加?強(qiáng)文檔管?理工作的?必由之路?隨著改?革的深入?發(fā)展，文?檔管理面?臨著許多?亟待解決?的問題，?諸如文件?和檔案數(shù)?量越來越?多，給保?管和提供?利用帶來?困難。管?理方法手?段的落后?直接影響?了文件和?檔案質(zhì)量?等，只有?實(shí)現(xiàn)文檔?管理現(xiàn)代?化，才能?有效地加?以解決。?1、掌?握現(xiàn)代化?管理技能?，提高綜?合素質(zhì)。?電子計(jì)算?機(jī)技術(shù)在?文檔管理?中的運(yùn)用?，使文件?的形成、?運(yùn)行、積?累、轉(zhuǎn)換?等各個(gè)環(huán)?節(jié)與自動(dòng)?化辦公相?銜接，系?統(tǒng)地完成?文件的起?草、修改?、刪減、?檢索、打?印、登記?、統(tǒng)計(jì)等?工作，這?種現(xiàn)代化?管理技術(shù)?，迫切需?要文檔管?理工作者?去掌握和?運(yùn)用。文?檔管理數(shù)?字化、信?息化是信?息社會(huì)對?文檔工作?的必然要?求，也是?文檔工作?者的努力?方向。所?以，文檔?管理人員?要結(jié)合本?崗位工作?，邊學(xué)習(xí)?邊操作，?在提高業(yè)?務(wù)素質(zhì)的?同時(shí)，特?別要注重?計(jì)算機(jī)知?識(shí)、信息?技術(shù)的學(xué)?習(xí)，努力?使自己成?為綜合型?文檔管理?人才。?2、利用?現(xiàn)代化技?術(shù)整理檔?案。紙質(zhì)?檔案的整?理工作繁?瑣，勞動(dòng)?強(qiáng)度大。?而利用計(jì)?算機(jī)整理?文件，則?可以收到?事半功倍?的效果。?在人工立?卷時(shí)，立?卷人根據(jù)?自己的理?解對文件?進(jìn)行分類?，雖然都?按照統(tǒng)一?的標(biāo)準(zhǔn)，?但因每個(gè)?人的理解?同，對同?一個(gè)文件?的分類不?盡相同，?就不可避?免地產(chǎn)生?分類不準(zhǔn)?確的，影?響案卷的?質(zhì)量，給?今后的利?用工作帶?來不便。?而按照新?的《歸檔?文件整理?規(guī)則》，?不需要擬?定案卷標(biāo)?題，以件?為單位，?不僅省時(shí)?省力，而?且利用計(jì)?算機(jī)檢索?達(dá)到方便?快捷，既?降低了人?為因素在?文件歸檔?工作中的?影響，又?可發(fā)揮?計(jì)算機(jī)管?理優(yōu)勢，?提高了工?作效率。?真正達(dá)到?了簡化整?理、深化?檢索的目?的。3?、改進(jìn)立?卷方式，?提高現(xiàn)代?化管理水?平。傳統(tǒng)?的立卷方?式存在一?些不足之?處，不利?于檔案的?鑒定上?文已有所?涉及。改?革立卷方?式，便于?文書檔案?的立卷、?接收、鑒?定，已是?勢在必行?。以件為?單位組卷?并輔助以?計(jì)算機(jī)管?理的立卷?方法，雖?處于嘗試?階段，僅?其便于隨?時(shí)剔除無?保存價(jià)值?文件的優(yōu)?勢就是顯?而易見的?。這種立?卷方式在?鑒定時(shí)，?如剔除某?份文件，?可不必考?慮拆卷這?一棘手問?題。另外?，利用計(jì)?算機(jī)輔助?管理檔案?，在檔案?的保管期?限進(jìn)行調(diào)?整時(shí)，可?利用計(jì)算?機(jī)進(jìn)行檢?索工具的?調(diào)整、刪?改，大大?提高了工?作效率。?三、加?強(qiáng)在職教?育，提高?文書檔案?管理人員?的整體素?質(zhì)文書?和檔案管?理人員的?業(yè)務(wù)能力?直接影響?檔案管理?工作的質(zhì)?量，為了?使檔案工?作人員能?夠適應(yīng)工?作的需要?，要充分?發(fā)揮檔案?工作工作?人員的積?極性、主?動(dòng)性和例?行性，努?力提高文?檔人中販?知識(shí)水平?和管理能?力。由于?文件及檔?案種類和?載體的多?樣化，管?理方法要?不斷更新?，因此，?對文檔工?作人員在?業(yè)務(wù)知識(shí)?、科學(xué)知?識(shí)以及管?理操作能?力等方面?都提出了?新的更高?要求。原?來那些傳?統(tǒng)的業(yè)務(wù)?知識(shí)與工?作方法，?已不能適?應(yīng)新的形?勢，所以?，必須對?文檔人員?進(jìn)行在職?教育培訓(xùn)?，盡快培?養(yǎng)一批既?能掌握新?技術(shù)，又?能熟悉文?檔專業(yè)知?識(shí)的人才?。1、?進(jìn)一步提?高文檔管?理人員對?文檔工作?的認(rèn)識(shí)，?增強(qiáng)管理?意識(shí)。?文檔管理?是一項(xiàng)專?業(yè)性很強(qiáng)?的工作，?它要求管?理人員既?要有高度?的工作責(zé)?任感、良?好的職業(yè)?道德、求?真務(wù)實(shí)的?工作態(tài)度?、樂于奉?獻(xiàn)的工作?精神，又?要有扎實(shí)?的專業(yè)理?論知識(shí)、?科技知識(shí)?，尤其是?運(yùn)用現(xiàn)代?化科技手?段和先進(jìn)?的管理方?法管理文?檔的基本?技能。因?此，文檔?管理工作?人員只有?具備扎實(shí)?的專業(yè)知?識(shí)，開拓?視野、優(yōu)?化知識(shí)結(jié)?構(gòu)、提高?綜合素質(zhì)?，才能做?好新時(shí)期?的文檔管?理工作。?一是通過?各種形式?宣傳《檔?案法》、?《檔案人?員職業(yè)道?德》、《?文書學(xué)》?和國家有?關(guān)文檔工?作規(guī)定，?使文檔案?管理人員?充分認(rèn)識(shí)?到搞好文?檔管理工?作是自己?應(yīng)盡的法?律責(zé)任和?義務(wù)；二?是把文件?材料的形?成、積累?、歸檔、?收集、整?理、鑒定?、統(tǒng)計(jì)和?開發(fā)利用?作為檔案?人員的職?責(zé)范圍，?建立一個(gè)?文檔管理?組織的領(lǐng)?導(dǎo)體系，?加強(qiáng)對文?檔工作的?領(lǐng)導(dǎo)、檢?查和考核?，不斷提?高文檔管?理工作水?平。2?、文書管?理人員應(yīng)?該認(rèn)真履?行崗位職?責(zé)，做到?以下十點(diǎn)?：一、?做好上級?文件的接?收、打印?、分類、?登記工作?，及時(shí)提?供給有關(guān)?領(lǐng)導(dǎo)批閱?。嚴(yán)格執(zhí)?行文件傳?閱制度，?需傳閱文?件做到及?時(shí)呈送和?催收。按?照檔案管?理的規(guī)定?，定時(shí)做?好文書檔?案歸檔立?卷工作，?隨時(shí)備用?查閱。?二、負(fù)責(zé)?黨政部門?的文件、?總結(jié)、計(jì)?劃、報(bào)告?、報(bào)表、?信函的打?印、復(fù)印?。凡交付?打印的文?件、材料?，按順序?及時(shí)登記?打印。急?件要隨到?隨打。保?證打印文?件、材料?的質(zhì)量。?三、負(fù)?責(zé)向校區(qū)?內(nèi)各部門?發(fā)送文件?、材料；?取送報(bào)刊?信件并負(fù)?責(zé)分發(fā)。?負(fù)責(zé)到?校外等單?位取送文?件、材料?和復(fù)印文?件、材料?等。接轉(zhuǎn)?電話，下?達(dá)校內(nèi)臨?時(shí)性通知?等。四?、負(fù)責(zé)計(jì)?算機(jī)通信?專網(wǎng)傳輸?政府公文?的接收，?切實(shí)落實(shí)?電子公文?接收工作?管理制度?，加強(qiáng)設(shè)?備維護(hù)，?確保電子?公文接收?辦理的及?時(shí)、準(zhǔn)確?、安全。?五、及?時(shí)收集、?催要校內(nèi)?各組室、?各部門應(yīng)?該存檔的?材料，立?檔備用備?查。做好?建立綜合?檔案室的?準(zhǔn)備工作?，待條件?成熟盡快?建起綜合?檔案室。?六、負(fù)?責(zé)升旗、?集會(huì)等集?體活動(dòng)的?出勤檢查?；與辦公?室其他人?員共同做?好平日教?職工的出?勤抽查統(tǒng)?計(jì)工作；?做好教職?工月工作?量津貼和?學(xué)?？己?效益獎(jiǎng)的?計(jì)算統(tǒng)計(jì)?工作。?七、保管?學(xué)校禮品?及行政辦?公室公共?財(cái)產(chǎn)；保?管辦公用?品并負(fù)責(zé)?分發(fā)等。?與其他人?員共同做?好檔案室?、接待室?、會(huì)議室?、領(lǐng)導(dǎo)辦?公室的管?理、清潔?衛(wèi)生及整?理工作，?樹立良好?的服務(wù)意?識(shí)。八?、做好校?外來訪人?員的接待?工作。?九、負(fù)責(zé)?節(jié)假日辦?公室值班?，接收、?呈報(bào)文件?。十、?嚴(yán)格執(zhí)行?保密制度?。3、?強(qiáng)制度建?設(shè)，建立?長效培訓(xùn)?機(jī)制。?首先，要?建立健全?在職教育?的長效管?理制度，?如省檔案?局及地市?檔案局舉?辦的各類?專業(yè)培訓(xùn)?班；其次?，要建立?在職教育?的約束和?激勵(lì)機(jī)制?。約束和?激勵(lì)機(jī)制?可以保全?文檔管理?工作人員?產(chǎn)生緊迫?感和危機(jī)?感，積極?主動(dòng)地參?加在職教?育，努力?更新知識(shí)?，提高業(yè)?務(wù)能力和?水平。比?如，將在?職教育與?文書檔案?人員專業(yè)?技術(shù)職稱?評定掛鉤?，對不參?加檔案專?業(yè)知識(shí)培?訓(xùn)的聘資?格，激勵(lì)?礦床澆花?奧地利增?強(qiáng)參加在?職教育的?主動(dòng)性和?積極性。?4、確?在職教育?的原則，?選擇課程?內(nèi)容。相?對于正規(guī)?學(xué)校教育?而言，在?職教育具?有更直接?的目的性?、現(xiàn)實(shí)性?和時(shí)效性?。在職教?育應(yīng)從實(shí)?際出發(fā)，?按崗位、?分層次、?多渠道、?多形式地?進(jìn)行。堅(jiān)?持“學(xué)用?結(jié)合、按?需施教、?注重實(shí)效?”的方針?，切實(shí)遵?守學(xué)有所?用、用有?所長的原?則。第?一，學(xué)習(xí)?文檔專業(yè)?知識(shí)。為?文檔專業(yè)?人員提供?系統(tǒng)學(xué)習(xí)?文檔專業(yè)?知識(shí)的新?理論、新?方法、新?觀念的機(jī)?會(huì)，彌補(bǔ)?一次性教?育的不足?；第二，?相關(guān)學(xué)樣?知識(shí)。文?書和檔案?工作融會(huì)?了許多相?關(guān)學(xué)科知?識(shí)，如哲?學(xué)、歷史?學(xué)、心理?學(xué)、行為?學(xué)、公共?關(guān)系學(xué)等?；在職教?育應(yīng)注重?對相關(guān)科?學(xué)知識(shí)的?補(bǔ)充和更?新；第三?，現(xiàn)代科?技知識(shí)。?現(xiàn)代科學(xué)?技術(shù)的廣?泛應(yīng)用是?文檔工作?的特征之?一，也是?文檔現(xiàn)代?化管理的?標(biāo)志之一?，文檔工?作者應(yīng)加?強(qiáng)對信息?技術(shù)、計(jì)?算機(jī)、科?技軟件等?新技術(shù)的?學(xué)習(xí)。?四、做好?文書檔案?收集工作?是檔案管?理的關(guān)鍵?（一）?具體到一?個(gè)立檔單?位，保證?文書檔案?收集工作?的方法是?制定文書?檔案歸檔?制度，包?括歸檔范?圍、歸檔?時(shí)間和歸?檔要求。?集工作包?括三方面?內(nèi)容：一?是對本機(jī)?關(guān)需要?dú)w?檔檔案的?接收工作?；二是檔?案館對各?現(xiàn)行機(jī)關(guān)?和撤消機(jī)?關(guān)具有長?久保存價(jià)?值的檔案?的集中和?接收工作?；三是檔?案館對歷?史檔案的?接收和征?集工作。?1、歸?檔范圍?（1）確?定歸檔范?圍需考慮?三個(gè)因素?a機(jī)關(guān)?的職能活?動(dòng)b文?辦理完畢?c有查?考利用價(jià)?值（2?）內(nèi)容?a級針對?本機(jī)關(guān)的?指導(dǎo)性公?文b級?機(jī)關(guān)主要?職能活動(dòng)?中形成的?公文材料?c級機(jī)?關(guān)呈送的?報(bào)請類公?文d級?或不相隸?書機(jī)關(guān)重?要的商洽?性或?qū)徟?性公文?（3）注?意問題：?a合辦?理的公文?；b本?機(jī)關(guān)內(nèi)部?負(fù)責(zé)人兼?任其他機(jī)?關(guān)職務(wù)時(shí)?c本機(jī)?關(guān)內(nèi)部的?公文如計(jì)?劃、總結(jié)?、會(huì)議記?錄2、?歸檔時(shí)間?一般在第?二年__?__月底?之前3?、歸檔要?求a類?、份數(shù)以?及每份文?件的頁數(shù)?b卷封?面填寫、?卷內(nèi)文件?排列、編?頁、目錄?及備考；?c案卷?要系統(tǒng)排?列，交接?時(shí)履行手?續(xù)；d?字跡材料?要符合耐?久性要求?；e公?文必須是?正式的生?效的公文?（二）?嚴(yán)格按歸?檔制度規(guī)?定進(jìn)行接?收。收集?工作是文?書檔案管?理工作的?前提和基?礎(chǔ)，收集?質(zhì)量決定?文書檔案?管理的質(zhì)?量。歸檔?的文件材?料應(yīng)當(dāng)齊?全完整，?并符合長?期保管的?質(zhì)量要求?。齊全完?整是指歸?檔文件材?料在種類?、份數(shù)以?及每份文?件的頁數(shù)?等方面都?保持齊全?完整。質(zhì)?量要求是?指歸檔的?文件材料?不僅要求?內(nèi)容上客?觀、真實(shí)?，而且在?制成材料?特別是書?寫材料方?面要利于?文件的長?期保存。?歸檔的文?件材料應(yīng)?當(dāng)精練準(zhǔn)?確，并反?映單位的?主要職能?。（三?）建立相?關(guān)制度加?強(qiáng)零散文?件的收集?1、將?文件材料?的形成積?累納入有?關(guān)部門和?人員的責(zé)?任制。?2、建立?外出開會(huì)?人員帶回?材料歸檔?制度。?3、保證?工作變動(dòng)?人員手中?材料歸檔?制度（?四）明確?具體人員?職責(zé)，保?證歸檔文?件齊全完?整1、?公文處理?程序運(yùn)轉(zhuǎn)?的文件，?應(yīng)明確由?文書人員?負(fù)責(zé)收集?。2、?于各種會(huì)?議文件應(yīng)?規(guī)定由各?單位辦公?室主任或?秘書人員?負(fù)責(zé)收集?并向檔案?部門移交?。3、?位的綜合?性文件，?如規(guī)章制?度、計(jì)劃?、總結(jié)、?報(bào)表等應(yīng)?由文書人?員負(fù)責(zé)收?集。一般?指不走收?發(fā)文程序?的文件。?4、各?部門形成?的文件，?應(yīng)由該部?門指定的?兼職檔案?員負(fù)責(zé)收?集并向檔?案部門移?交。五?、加強(qiáng)入?檔文件的?管理，確?保入選檔?案的使用?價(jià)值1?、改革現(xiàn)?行文書檔?案保管期?限表，便?于鑒定操?作。當(dāng)前?鑒定工件?依據(jù)的《?文書檔案?保管期限?表》存在?諸多對鑒?定工作不?利之處，?應(yīng)進(jìn)行必?要的改革?。一是調(diào)?整不合理?的保管期?限，如原?保管期限?表中，組?織關(guān)系介?紹信、下?級報(bào)送文?件、上級?下發(fā)文件?、提案類?等文件，?保管期限?劃分偏高?，進(jìn)館后?多數(shù)無人?問津，占?據(jù)了庫房?，又為鑒?定工作增?添了負(fù)擔(dān)?。二是從?檔案館角?度制定文?書檔案保?管期限表?。如果僅?從一個(gè)單?位角度劃?定保管期?限，必然?會(huì)導(dǎo)致檔?案館各全?宗檔案的?重復(fù)，影?響檔案鑒?定工作。?如干部任?免、各類?審批表、?下級單位?報(bào)送的年?度以上的?報(bào)表等，?涉及單位?