供應(yīng)商管理手冊

文件類別：■系統(tǒng)文件□指引文件文件編號：文件名稱：供應(yīng)商管理手冊制定部門：總管理處制定日期：2006-8-17版本：A頁次：-1/5-目的：為明確作業(yè)權(quán)責(zé)，維護公司整體利益；使相關(guān)人員作業(yè)有章可循，公司的供應(yīng)商管理規(guī)范化、制度化，特制定本手冊。范圍：下述各單位皆適用本手冊之條款。2.1本公司所有合格供應(yīng)商及已記錄在冊的潛在供應(yīng)商2.2資材中心所屬開發(fā)部及采購部人員2.3研發(fā)部負(fù)責(zé)樣品確認(rèn)的相關(guān)人員2.4品保部負(fù)責(zé)來料品質(zhì)檢驗的相關(guān)人員2.5總管理處稽查課相關(guān)人員。定義：供應(yīng)商---指為公司提供貨物或服務(wù)并收取相應(yīng)報酬的經(jīng)營實體；潛在供應(yīng)商---指尚未合作但預(yù)期其產(chǎn)品和服務(wù)能夠達成公司期望值的供應(yīng)商；合格供應(yīng)商---指經(jīng)過調(diào)查鑒證，確定其具備提供符合公司標(biāo)準(zhǔn)要求的物資或服務(wù)能力的供應(yīng)商；供應(yīng)商開發(fā)---指尋覓、選擇、鑒證、確定合格供應(yīng)商的過程；供應(yīng)商鑒證---指在供應(yīng)商開發(fā)過程中為驗證供應(yīng)商提供的基本資料的可靠性而對其進行調(diào)查求證的活動；供應(yīng)商輔導(dǎo)---指為改進提升供應(yīng)商的各項服務(wù)能力所實施的活動；供應(yīng)商考評---指對公司“合格供應(yīng)商名錄”中的供應(yīng)商在合作過程中的供貨；質(zhì)量；技術(shù)；服務(wù)；成本和管理水平等方面的能力進行綜合評定的過程；供應(yīng)商管理---指通過對供應(yīng)商的開發(fā)、培訓(xùn)、監(jiān)督、考核和評估等管理手段，對供應(yīng)商的運作管理進行全面監(jiān)控，達到業(yè)務(wù)運作優(yōu)質(zhì)高效目的的過程。權(quán)責(zé)：4.1總管理處：供應(yīng)商管理策略的制定和過程的督導(dǎo)；對違反本手冊規(guī)定的人員處理；4.2相關(guān)部門：遵循本手冊，如實、規(guī)范地執(zhí)行作業(yè)；忠誠、高效地履行職責(zé)；4.3資材中心開發(fā)部：供應(yīng)市場分析；供應(yīng)商開發(fā)；供應(yīng)商關(guān)系管制；參與供應(yīng)商鑒證與考評；4.4資材中心采購部：采購訂單下達；供應(yīng)商供貨跟進；供應(yīng)商對賬；參與供應(yīng)商鑒證與考評；4.5營運中心研發(fā)部：供應(yīng)商開發(fā)需求提出；供應(yīng)商樣品確認(rèn)；參與供應(yīng)商鑒證與考評；4.6營運中心品保部：供應(yīng)商交貨品質(zhì)判定；供應(yīng)商輔導(dǎo)；參與供應(yīng)商鑒證與考評；4.6總管理處行政課：廠務(wù)類供應(yīng)商（如基建、顧問諮詢、廢品回收等）的開發(fā)與考評；4.7總管理處稽查課：供應(yīng)商管理全程監(jiān)督、查驗；主導(dǎo)供應(yīng)商鑒證與考評及結(jié)果判定。內(nèi)容：5.1供應(yīng)市場分析為防范采購風(fēng)險（價格風(fēng)險、計劃風(fēng)險和存量風(fēng)險）及因應(yīng)策略性采購的要求提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和意見，資材中心開發(fā)部須對公司現(xiàn)需或潛在需求的物料、設(shè)備或外協(xié)加工的相關(guān)資源市場進行供應(yīng)市場分析，并定期（月、季、年度）編制、提報《供應(yīng)市場分析評估報告》予資材中心副總和總管理處。供應(yīng)市場分析的具體作業(yè)詳見《供應(yīng)市場分析作業(yè)辦法》5.2供應(yīng)商開發(fā)5.2.1供應(yīng)商分類：5.2.1.1按廠商性質(zhì)分類制造商、代理商；5.2.1.2按供應(yīng)區(qū)域分類海外供應(yīng)商、國內(nèi)供應(yīng)商；本地供應(yīng)商修訂記錄：日期/版本核準(zhǔn)審核制定第一次修訂年月日版本：第二次修訂年月日版本：第三次修訂年月日版本：第四次修訂年月日版本：文件類別：■系統(tǒng)文件□指引文件文件編號：文件名稱：供應(yīng)商管理手冊制定部門：總管理處制定日期：2006-8-17版本：A頁次：-2/5-5.2.1.3按開發(fā)流程分類潛在供應(yīng)商、合格供應(yīng)商；5.2.1.4按供應(yīng)類別分類材料供應(yīng)商、設(shè)備供應(yīng)商、外協(xié)供應(yīng)商、服務(wù)供應(yīng)商5.2.2供應(yīng)商分級：公司應(yīng)對《合格供應(yīng)商名錄》內(nèi)的供應(yīng)商依照價格、供貨、品質(zhì)、產(chǎn)品開發(fā)、服務(wù)能力和資信狀況進行綜合考評后進行級別評定，不同級別應(yīng)用相對應(yīng)的供應(yīng)商管理策略（價格、付款條件等），并定期考評、修正，實行動態(tài)管理。具體作業(yè)詳見《合格供應(yīng)商分級管理作業(yè)辦法》。5.2.3供應(yīng)商編碼：為利于建立供應(yīng)商資料索引及公司ERP系統(tǒng)作業(yè)的需要，公司應(yīng)對《合格供應(yīng)商名錄》內(nèi)的供應(yīng)商編定一一對應(yīng)的符號（字母、數(shù)字）編碼，此編碼須能明確的定義該供應(yīng)商的類別、級數(shù)等屬性，具體作業(yè)詳見《合格供應(yīng)商編碼管理作業(yè)辦法》。5.2.4開發(fā)原則：本公司的合格供應(yīng)商開發(fā)的基本準(zhǔn)則是“Q.C.D.S”原則，也就是質(zhì)量、成本、交付與服務(wù)并重的原則，其中質(zhì)量是選擇的第一準(zhǔn)則。5.2.5開發(fā)需求：5.2.5.1提出部門5.2.5.1.1因應(yīng)新產(chǎn)品研發(fā)或原有物料替代、變更的需要，營運中心研發(fā)部提出開發(fā)需求；5.2.5.1.2因應(yīng)原有合格供應(yīng)商被淘汰后的補充需要，資材中心采購部提出開發(fā)需求；5.2.5.1.3總務(wù)類供應(yīng)商和廠務(wù)類服務(wù)商（基建、顧問等）的開發(fā)需求由總管理處提出。.5.2.5.2提出方式相關(guān)需求部門經(jīng)辦人員開具《供應(yīng)商開發(fā)需求單》（一式三聯(lián)，分自留聯(lián)、開發(fā)聯(lián)及報存聯(lián)），陳述原因及具體要求。5.2.5.3需求審批《供應(yīng)商開發(fā)需求單》經(jīng)需求部門主管簽核后，呈報（三聯(lián)一起）總管理處執(zhí)行經(jīng)理及總監(jiān)批覆，由文控專員負(fù)責(zé)將批覆后的單據(jù)存檔、記錄及分發(fā)供應(yīng)商開發(fā)部門進行具體執(zhí)行，總管理處稽查課負(fù)責(zé)追蹤、查核開發(fā)進度及主導(dǎo)供應(yīng)商鑒證的活動過程。5.2.6開發(fā)執(zhí)行5.2.6.1執(zhí)行部門資材中心開發(fā)部是公司唯一指定代表公司進行供應(yīng)商開發(fā)（除廠務(wù)類服務(wù)商）的部門。5.2.6.2執(zhí)行依據(jù)資材中心開發(fā)部接獲審批后的《供應(yīng)商開發(fā)需求單》（開發(fā)聯(lián)），即可開始開發(fā)作業(yè)。5.2.6.3執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)資材中心開發(fā)部須按照《合格供應(yīng)商開發(fā)作業(yè)辦法》進行供應(yīng)商開發(fā)作業(yè)。5.2.6.4執(zhí)行流程5.2.6.4.1潛在供應(yīng)商尋覓資材中心開發(fā)部循“黃頁”、“互聯(lián)網(wǎng)”、“商務(wù)協(xié)會”、“商展”、“同業(yè)介紹”等途徑

尋找潛在供應(yīng)商，依其所屬地域、經(jīng)營規(guī)模、業(yè)界口碑等確定導(dǎo)入評鑒的先后順序。5.2.6.4.2潛在供應(yīng)商評鑒資材中心開發(fā)部經(jīng)辦人員應(yīng)要求待評審鑒證的潛在供應(yīng)商填寫《潛在供應(yīng)商基本資料調(diào)查表》并提供相關(guān)資料，在獲取資料后，開發(fā)部應(yīng)認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶忩?，填制《潛在供?yīng)商鑒證申請單》，并附所有原始基本資料呈報總管理處，由稽查課進行審評。修訂記錄：日期/版本核準(zhǔn)審核制定第一次修訂年月日版本：第二次修訂年月日版本：第三次修訂年月日版本：第四次修訂年月日版本：文件類別：■系統(tǒng)文件□指引文件文件編號：文件名稱：供應(yīng)商管理手冊制定部門：總管理處制定日期：2006-8-17版本：A頁次：-3/5-總管理處稽查課審驗、評估開發(fā)部呈遞的潛在供應(yīng)商相關(guān)資料后，判定是否需要導(dǎo)入評鑒程序，若需則組織開發(fā)部、采購部、研發(fā)部及品保部擇時對潛在供應(yīng)商進行現(xiàn)場鑒證，具體作業(yè)詳見《供應(yīng)商評鑒作業(yè)辦法》。5.2.6.4.3供應(yīng)商樣品承認(rèn)評鑒程序完成后，如確認(rèn)其提供的基本資料屬實則導(dǎo)入樣品承認(rèn)程序。資材中心開發(fā)部依據(jù)《供應(yīng)商開發(fā)需求單》，對潛在供應(yīng)商提出樣品（生產(chǎn)批準(zhǔn)件）需求，進行樣品承認(rèn)程序作業(yè)，具體作業(yè)詳見《供應(yīng)商樣品承認(rèn)作業(yè)辦法》。5.2.6.4.4供應(yīng)商詢、比、議價在供應(yīng)商樣品承認(rèn)的同時，資材中心開發(fā)部聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商進行詢、比、議價作業(yè)，具體作業(yè)詳見《供應(yīng)商詢、比、議價作業(yè)辦法》。5.2.6.4.5供應(yīng)商協(xié)議確訂在供應(yīng)商樣品獲得承認(rèn)且其報價得到公司接受后，由總管理處代表公司與其簽訂《供應(yīng)商供貨/服務(wù)協(xié)議》，具體作業(yè)詳見《供應(yīng)商合約控制管理辦法》。5.2.6.4.6合格供應(yīng)商建立在《供應(yīng)商供貨/服務(wù)協(xié)議》簽訂后，即告該潛在供應(yīng)商成為公司的合格供應(yīng)商，資材中心開發(fā)部填制《合格供應(yīng)商基本資料表》經(jīng)部門主管簽核后呈報總管理處執(zhí)行總監(jiān)審批。文控專員負(fù)責(zé)將審批后的合格供應(yīng)商的信息錄入《合格供應(yīng)商名錄》內(nèi)，再交由總管理處資訊課在ERP系統(tǒng)內(nèi)建立其基本資料。5.2.6.4.7采購商務(wù)權(quán)授予一俟?jié)撛诠?yīng)商進入公司《合格供應(yīng)商名錄》，總管理處文控專員即將該供應(yīng)商的相關(guān)資料（《合格供應(yīng)商基本資料表》、《供應(yīng)商詢價單》、《供應(yīng)商樣品承認(rèn)書》的采購副本、《供應(yīng)商供貨/服務(wù)協(xié)議》等）蓋發(fā)“受控”印章，發(fā)放予資材中心采購部，至此，資材中心采購部得到正式的商務(wù)權(quán)得以選擇合格供應(yīng)商執(zhí)行《采購訂單》的作業(yè)。5.3供應(yīng)商選擇在資材中心開發(fā)部實施新廠商開發(fā)及采購部門執(zhí)行《采購訂單》作業(yè)過程中，供應(yīng)商的選擇原則如下：5.3.1盡可能選擇本地供應(yīng)源，以提高響應(yīng)速度和可靠的服務(wù)；5.3.2通常需求越大，應(yīng)選擇越大的供應(yīng)商，這時技術(shù)、質(zhì)量與總成本更為關(guān)鍵；響應(yīng)速度、可獲得性往往比價格更重要；大的供應(yīng)商穩(wěn)定性好、資源也多，大大降低了供應(yīng)商的日常管理風(fēng)險；5.3.3盡可能與制造商而非代理商交易以獲得合理的折扣；5.2.4選擇單一供應(yīng)源還是多供應(yīng)源視采購的物資類別及供應(yīng)商的多工藝能力及過往的交付服務(wù)質(zhì)量而定。具體選擇標(biāo)準(zhǔn)和原則詳見《供應(yīng)商選擇管理規(guī)定》。5.4供應(yīng)商控制5.4.1價格控制5.4.1.1資材中心采購部應(yīng)實時追蹤統(tǒng)計供應(yīng)商供貨產(chǎn)品的價格異動，定期（月/季/年）呈報《供應(yīng)商價格異動追蹤表》予資材中心副總及總管理處執(zhí)行總監(jiān)處，追蹤重點為循環(huán)訂單中價值昂貴的物資、材料及常用的物資、材料。5.4.1.2對于常用類物資、材料，應(yīng)用計劃存量性采購策略，在參考資材中心開發(fā)部提報的《供應(yīng)市場分析評估報告》后，選擇A級供應(yīng)商中具備充足供貨能力的合格供應(yīng)商，在價格低位時與之簽訂周期性的采購計劃協(xié)議，依我司要求分批交貨，以利規(guī)避價格風(fēng)險。5.4.1.3資材中心開發(fā)部在開發(fā)過程中詢價至少需選擇三家廠商發(fā)出《供應(yīng)商詢價單》，盡力與供應(yīng)商談判爭取較低的價格。審批人員應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)，參照《供應(yīng)市場分析評估報告》和《供應(yīng)商價修訂記錄：日期/版本核準(zhǔn)審核制定第一次修訂年月日版本：第二次修訂年月日版本：第三次修訂年月日版本：第四次修訂年月日版本：文件類別：■系統(tǒng)文件□指引文件文件編號：文件名稱：供應(yīng)商管理手冊制定部門：總管理處制定日期：2006-8-17版本：A頁次：-4/5-格異動追蹤表》的資訊進行評估核實。5.4.1.4資材中心采購部在執(zhí)行《采購訂單》作業(yè)時，遵循《供應(yīng)商選擇管理規(guī)定》的標(biāo)準(zhǔn)要求，對于供應(yīng)商的選擇應(yīng)用“集中采購、以量制價”的原則。供應(yīng)商價格控制的具體作業(yè)詳見《供應(yīng)商價格控制管理辦法》。5.4.2質(zhì)量控制公司對合格供應(yīng)商的質(zhì)量控制從潛在供應(yīng)商調(diào)查和評鑒即開始，貫穿供應(yīng)商開發(fā)、交易合作的全程，主導(dǎo)部門為公司營運中心品保部，監(jiān)督部門為營運中心研發(fā)部、總管理處稽查^,參與部門為資材中心開發(fā)部及各生產(chǎn)部門?？刂骗h(huán)節(jié)為：“質(zhì)量目標(biāo)設(shè)定”；“質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)建立”；“質(zhì)量信息評估”；“質(zhì)量改善輔導(dǎo)”；“質(zhì)量糾紛處理”；“質(zhì)量控制稽核”，具體作業(yè)詳見《供應(yīng)商質(zhì)量控制管理辦法》。5.4.3交期控制公司對合格供應(yīng)商的交期控制從潛在供應(yīng)商調(diào)查和評鑒即開始，貫穿供應(yīng)商開發(fā)、交易合作的全程，主導(dǎo)部門為公司資材中心采購部，監(jiān)督部門為資材中心物控部、總管理處稽查^，參與部門為資材中心開發(fā)部及各生產(chǎn)部門?？刂骗h(huán)節(jié)為“交期目標(biāo)設(shè)定”；“交期標(biāo)準(zhǔn)建立”；“交期信息評估”；“交期改善輔導(dǎo)”；“交期糾紛處理”；“交期控制稽核”，具體作業(yè)詳見《供應(yīng)商交期控制管理辦法》。5.4.4合約控制公司與供應(yīng)商簽訂的合約包括A：《供應(yīng)商供貨/服務(wù)協(xié)議》；B：《采購訂單》，其中A類涵蓋了公司的模、制、工具供應(yīng)商使用代管；租賃給供應(yīng)商的機器設(shè)備；廠務(wù)類的基建、顧問服務(wù)等，具體控制作業(yè)詳見《供應(yīng)商合約控制管理辦法》。5.5供應(yīng)商輔導(dǎo)公司應(yīng)視主要的A級供應(yīng)商為公司組織編制外的生產(chǎn)部門，對其實行有效的培訓(xùn)輔導(dǎo)，提升其產(chǎn)品開發(fā)能力、長期供貨能力、質(zhì)量管理能力、成本控制能力以利長期持續(xù)的合作，供應(yīng)商輔導(dǎo)的主導(dǎo)部門為總管理處稽查^，參與部門為資材中心品保部、營運中心研發(fā)部，具體作業(yè)詳見《供應(yīng)商輔導(dǎo)作業(yè)辦法》。5.6供應(yīng)商考評公司應(yīng)用A、B、C、D四級考核評價體系，由總管理處稽查課主導(dǎo)對合格供應(yīng)商的生產(chǎn)供貨能力、質(zhì)量保證能力、產(chǎn)品開發(fā)能力、價格和服務(wù)水平，定期（月/季/年度）組織實施考核評定，實行動態(tài)管理，優(yōu)勝劣汰，具體作業(yè)詳見《供應(yīng)商績效考評作業(yè)辦法》。5.7供應(yīng)商獎懲在定期對合格供應(yīng)商實施考評后，公司因應(yīng)評定結(jié)果對表現(xiàn)優(yōu)異的供應(yīng)商給予適當(dāng)?shù)莫剟睿粚ξ催_成公司標(biāo)準(zhǔn)要求的供應(yīng)商亦作出相應(yīng)的懲處，具體作業(yè)詳見《供應(yīng)商獎懲作業(yè)辦法》5.8供應(yīng)商檔案管理供應(yīng)商的檔案應(yīng)包括以下內(nèi)容：《合格供應(yīng)商名錄》；《合格供應(yīng)商基本資料表》；《合格供應(yīng)商產(chǎn)品價格登記表》；《采購訂單》；《供應(yīng)商供貨/服務(wù)協(xié)議》；《供應(yīng)商洽談登記表》；《供應(yīng)商投訴登記表》；《供應(yīng)商評鑒記錄表》；《供應(yīng)商績效考評記錄表》；《供應(yīng)商價格異動追蹤表》；《供應(yīng)商品質(zhì)異動追蹤表》；《供應(yīng)商供貨異動追蹤表》等。供應(yīng)商的檔案應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，及時登記、整理、保管（ERP系統(tǒng)和文本檔案），具體作業(yè)參見《檔案管理作業(yè)辦法》。5.9供應(yīng)商協(xié)同為促進供應(yīng)商與公司之間的交流和溝通，在供應(yīng)商和公司之間建立起一種能有效地增進理解和信任的橋梁，促進企業(yè)的共同進步和發(fā)展，公司應(yīng)建立供應(yīng)商協(xié)會，定期進行溝通、技術(shù)交流，組織供應(yīng)商高層論壇活動，具體作業(yè)詳見《供應(yīng)商協(xié)會管理作業(yè)辦法》。5.10供應(yīng)商管理目標(biāo)5.10.1獲得符合企業(yè)質(zhì)量和數(shù)量要求的產(chǎn)品或服務(wù)。5.10.2以盡可能的低的成本獲得產(chǎn)品或服務(wù)。修訂記錄：日期/版本核準(zhǔn)審核制定第一次修訂年月日版本：第二次修訂年月日版本：第三次修訂年月日版本：第四次修訂年月日版本：文件類別：■系統(tǒng)文件□指引文件文件編號：文件名稱：供應(yīng)商管理手冊制定部門：總管理處制定日期：2006-8-17版本：A頁次：-5/5-5.10.3確保供應(yīng)商的供貨服務(wù)適時、適量。5.10.4發(fā)展和維持良好的供應(yīng)商關(guān)系。5.10.5確保潛在供應(yīng)商得以持續(xù)開發(fā)5.10.6預(yù)防營私舞弊；規(guī)避采購風(fēng)險。相關(guān)文件：6.1《供應(yīng)市場分析作業(yè)辦法》6.2《合格供應(yīng)商分級管理作業(yè)辦法》6.3《合格供應(yīng)商編碼管理作業(yè)辦法》6.4《合格供應(yīng)商開發(fā)作業(yè)辦法》6.5《供應(yīng)商評鑒作業(yè)辦法》6.6《供應(yīng)商樣品承認(rèn)作業(yè)辦法》6.7《供應(yīng)商詢、比、議價作業(yè)辦法》6.8《供應(yīng)商供貨/服務(wù)協(xié)議》6.9《供應(yīng)商選擇管理規(guī)定》6.10《供應(yīng)商價格控制管理規(guī)定》6.11《供應(yīng)