企業(yè)檔案管理制度(4篇)

第頁共頁最新企業(yè)檔案管理制度(4篇)企業(yè)檔案管理制度篇一2、對統(tǒng)購物資供給商進展入庫推薦和資質(zhì)初審，推薦企業(yè)信譽好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠的供給商；3、根據(jù)永煤控股安排組織或參與對擬入庫統(tǒng)購物資供給商進展考察；4、按照永煤控股要求做好在庫統(tǒng)購物資供給商的考評和日常監(jiān)視；5、及時反應(yīng)統(tǒng)購物資供給商所供產(chǎn)品質(zhì)量、售后效勞等履約信息。6、制定裕東公司供給商管理制度，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審定后監(jiān)視執(zhí)行；7、建立健全裕東公司自購物資供給商信息庫，組織對擬入庫供給商進展準(zhǔn)入審核，必要時參與考察；8、收錄和維護裕東公司自購物資供給商信息，對在庫供給商進展動態(tài)管理；9、牽頭組織對自購物資供給商進展定期評審，并實行優(yōu)勝劣汰；10、組織調(diào)查裕東公司自購物資供給商的不良行為，提出處理意見和建議；11、負責(zé)處理自購物資供給商的質(zhì)疑和投訴。企業(yè)檔案管理制度篇二公司供給商管理制度〔試行〕第一條為標(biāo)準(zhǔn)公司供給商管理，進步公司經(jīng)營合理化程度，加強信息共享，降低供給本錢，進步采購物資質(zhì)量，增強供給平安系數(shù)及供給可靠性，特制定本制度。第二條公司對物資供給商實行統(tǒng)一歸口、三級審核，統(tǒng)一建立公司物資供給商檔案庫，實行供給商準(zhǔn)入制度、對合格供給商定期進展評價與考核、動態(tài)管理。第三條供給商的準(zhǔn)入采取各單位評審?fù)扑]、平臺審核備案、集團公司審定添加至供給鏈系統(tǒng)形式。第四條原那么上每類物資獲得供貨資格的供給商不得少于三家〔特殊物資除外〕。第五條公司消費管理部是物資采購的管理部門，負責(zé)統(tǒng)一管理公司及各單位消費類物資采購管理工作，供給商管理中主要履行以下主要職責(zé)：〔一〕組織制定公司供給商管理制度；〔二〕各單位供給商準(zhǔn)入審核備案工作；〔三〕織織制定各單位供給商管理的政策與機制，下達各單位執(zhí)行，監(jiān)管各單位供給商管理工作。第六條各單位采購部門負責(zé)本單位范圍內(nèi)的供給商管理工作，履行以下主要職責(zé)：〔一〕組織建立供給商資質(zhì)審查小組，落實供給商準(zhǔn)入管理工作?！捕辰M織建立供給商考核小組，落實供給商考核管理工作。〔三〕根據(jù)平臺下達的供給商管理政策，參與供給商評審、推薦和考核工作。第七條供給商準(zhǔn)入必須具備以下根本條件：〔一〕具有法人資格；〔二〕具備國家和相關(guān)部門頒發(fā)的質(zhì)量、平安、環(huán)保以及其它消費經(jīng)營資格、答應(yīng)證、質(zhì)量認(rèn)證等；〔三〕具有良好的商業(yè)信譽，近三年經(jīng)營活動中無違法記錄；〔四〕具有完善的質(zhì)量保證體系，近三年在國家、行業(yè)以及集團公司、地方政府質(zhì)量監(jiān)視檢查中無不合格情況；〔五〕集團公司或平臺要求具備的其它條件。第八條供給商進入我公司除提供供給商的根本信息外，還要提供必要的資質(zhì)資料，資質(zhì)資料包括：〔一〕營業(yè)執(zhí)照復(fù)本及復(fù)印件；〔二〕稅務(wù)登記證副本及復(fù)印件；〔三〕組織機構(gòu)代碼證；〔四〕法定代表人證書或委托代理證明及復(fù)印件；〔五〕相關(guān)資質(zhì)證明〔消費答應(yīng)證、檢驗報告等〕或必要的文件；〔六〕企業(yè)通過的is09001體系證明文件；〔七〕要求提供相關(guān)年度財務(wù)報告及近三年業(yè)績報告；〔八〕特殊行業(yè)的強迫認(rèn)證、強迫檢定產(chǎn)品的消費答應(yīng)證、經(jīng)營答應(yīng)證、專利產(chǎn)品證書；〔九〕其它能證明該單位供給實力的資信文件。第九條供給商準(zhǔn)入審批程序〔一〕采購管理部門在規(guī)定的時間內(nèi)，根據(jù)要求填寫《供給商調(diào)查表》，同時要求供給商提供相應(yīng)的資質(zhì)資料，所有資料必須加蓋單位公章并保證真實有效?！捕巢少徆芾聿块T對供給商資質(zhì)文件初審后，將供給商資料及初審結(jié)果遞交至各單位資質(zhì)審查小組，由資質(zhì)審查小組對其進展評選評定?！踩吃u定合格的供給商進展送樣，由技術(shù)及質(zhì)量監(jiān)視部門進展評定并提交驗收報告，驗收合格的供給商對送樣物資進展報價，采購部門負責(zé)比價、議價，原那么上議價后物資價格不得高于同類物資采購價格?！菜摹辰?jīng)綜合評分，合格的供給商由采購部門提交供給商開發(fā)報告，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理審批后，報平臺審核備案，集團公司審定添加，錄入我公司合格供給商名錄并發(fā)放供給商準(zhǔn)入證。第十條供給商準(zhǔn)入證實行有效期制，準(zhǔn)入證有效期一年，每年12月份審驗一次，期滿后復(fù)審。復(fù)審合格的，換發(fā)新證；不合格的，準(zhǔn)入證作廢并收回，取消準(zhǔn)入資格。第十一條供給商發(fā)生更名時，其準(zhǔn)入資格自動取消，從供給商名錄中予以刪除，供給商需重新按照準(zhǔn)入流程申辦供給商準(zhǔn)入證；第十二條各企業(yè)考評小組每季度對合格供給商進展一次考評，當(dāng)供給商所供物資發(fā)生重大質(zhì)量事故時，隨時對供給商進展評價及考核，確保供給商供貨質(zhì)量的穩(wěn)定性及持續(xù)的降低采購本錢，評價小組根據(jù)供給商的實際行為按照公平、公正、公開的原那么，對供給商進展客觀的評價。第十三條供給商評價標(biāo)準(zhǔn)〔產(chǎn)品質(zhì)量：40分，價格：30分，交貨期：20分，售后效勞：10分〕〔一〕產(chǎn)品質(zhì)量：質(zhì)量是采購考核評價供給商的最重要的因素，供給商在供給產(chǎn)品的過程中，采購人員、庫管員、技術(shù)人員及消費使用部門人員應(yīng)積極配合對供給商所供給的產(chǎn)品進展質(zhì)量監(jiān)視和檢驗。物資驗收時每發(fā)生一項質(zhì)量不合格的，扣2分，該項物資第二次驗收不合格的，扣10分，物資安裝后發(fā)生一般質(zhì)量問題的，扣10分，嚴(yán)重影響公司平安消費的，本項不得分?！捕硟r格：產(chǎn)品價格是考核評價供給商的重要指標(biāo)參數(shù)，各企業(yè)根據(jù)所屬物資情況，參考市場價格，對主要物資建立物-4-資價格信息庫，供給商物資采購價格每高于合理利潤價格1%，扣1分，每高于合理利潤價格2%，扣2分，依次類推；同一供給商供給幾種物料，按平均計算?！踩辰回浧冢航回浧谙藜敖回洈?shù)量是考核評價供給商的重要指標(biāo)，每類物資逾期一天，扣1分，逾期停工待料，扣10分，給公司平安消費造成重大影響的，本項不得分。〔四〕售后效勞：售后效勞主要考核供給商產(chǎn)品售出后，供給商所做的售后工作。供給商應(yīng)主動提供售后報務(wù)，主要對產(chǎn)品的性能、使用知識的講解及不合格產(chǎn)品的退換，對售出產(chǎn)品的使用跟蹤、使用效果的回訪，或通過問卷調(diào)查等方式，更好的為公司效勞。評價得分：按期效勞：10分；偶然拖延：7分；經(jīng)常拖延：2分；置之不理：0分。第十四條供給商等級劃分〔一〕a級供給商〔優(yōu)秀供給商，考核評定≥90分〕〔二〕b級供給商〔良好供給商，考核評定≥80分〕〔三〕c級供給商〔合格供給商，考核評定≥70分〕〔四〕d級供給商〔不合格供給商，考核評定＜70分〕第十五條供給商考核處理〔一〕a級供給商：各企業(yè)物資管理部在付款方式、物資采購數(shù)量上給予優(yōu)先安排，該類物資采購總額≥50%〔二〕b級供給商：由物資部提請供給商改良缺乏，并限期整改，整改不力的降級處理，該類物資采購總額≥30%?！踩砪級供給商：由采購部、技術(shù)部、質(zhì)監(jiān)部等部門予-5-企業(yè)檔案管理制度篇三供給商檔案建立及管理操作程序一目的可以更加有效的對供給商實行管理，進步工作效率。二內(nèi)容1檔案根底知識檔案：機關(guān)、組織和個人在社會中形成的，作為歷史記錄保存起來以備查考的文字、圖像、聲音及其它各種方式載體的文件。2供給商檔案建立的必要性其必要性主要表達在對質(zhì)量保證方面，可以更好、更全面、更快捷地認(rèn)識供給商概況，縱向追蹤供給商質(zhì)量變化，易于橫向比照同類供給商的優(yōu)劣。3供給商檔案的建立3.1采購部負責(zé)確定供給商檔案的內(nèi)容：營業(yè)執(zhí)照、消費答應(yīng)證、衛(wèi)生答應(yīng)證、印刷答應(yīng)證和稅務(wù)登記證等。3.2對供給商進展分類與編號，分類的方法一般可按商品來劃分，常用的編碼一般為四位數(shù)，前一位為商品類別碼，后三位為廠商類別碼。3.3建立分門別類的供給商根本資料檔案。3.4檔案建立的詳細要求：〔1〕供給商根本情況：供給商代碼、供給商名稱、供給商地址、開戶銀行、開戶賬號、稅號、組織機構(gòu)代碼證、聯(lián)絡(luò)人、、和手機等?！?〕資料類：營業(yè)執(zhí)照/執(zhí)照到期日期、消費答應(yīng)證/答應(yīng)證到期日期、質(zhì)量體系證書/證書到期日期、qs認(rèn)證/qs認(rèn)證到期日期/、產(chǎn)品標(biāo)識/行業(yè)檢測報告及有效期、企業(yè)簡介、配套主機情況、供給商根本情況調(diào)查表等?！?〕合同類：供給商質(zhì)量保證承諾書、合同及合同編號等?！?〕產(chǎn)品類：物料編碼/產(chǎn)品名稱/含量規(guī)格/價格/企業(yè)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)/產(chǎn)品執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)等?！?〕流程類：樣品小批鑒定表/供給商評價記錄。〔6〕一般文件：往來等。4建立檔案的考前須知：4.1具有詳細的，email，網(wǎng)址。4.2合理的供給商名稱，要求是供給商注冊或是登記所使用的名稱，不能簡單稱呼。4.3供給商名稱必須是全稱，如公司名稱，不能只叫“農(nóng)科”，正確合法的叫法應(yīng)該是“晉中市農(nóng)業(yè)科技開”。4.4詳細的聯(lián)絡(luò)人資料，聯(lián)絡(luò)人須用全名，不能只寫某某兄等日常生活性稱呼。4.5供給商的除包含其公司的前臺外，還須有其業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)人的常用和商用等。4.6聯(lián)絡(luò)應(yīng)盡可能收錄該供給商業(yè)務(wù)主管級以上的聯(lián)絡(luò)資料，以便處理重大問題時聯(lián)絡(luò)用。4.7檔案應(yīng)含有供給商的經(jīng)營范圍，應(yīng)該詳細詳細供給商的產(chǎn)品類型，檔次，銷售渠道等。4.8檔案應(yīng)盡可能備注供給商相關(guān)的歷史資料，含稅狀況等。5供給商檔案管理要求5.1對有經(jīng)常業(yè)務(wù)往來或偶發(fā)次數(shù)較多的供給商，應(yīng)及時將資料記錄到相關(guān)的軟件或資料中，記錄的要求按供給商詳細資料表，為方便采購業(yè)務(wù)的操作，供給商的簡稱要求是供給商全稱的簡單稱呼。5.2供給商合作各項要求都符合公司開展要求的，且通過審核的供給商，應(yīng)備注“資料已審核”字樣。5.3對于已開發(fā)過的供給商和可潛在開發(fā)的供給商分別以文檔的形式保存于電腦，方便需要時用或進展開發(fā)以備用。5.4假設(shè)供給商的聯(lián)絡(luò)方式，地址發(fā)生變更，采購員應(yīng)該及時將相關(guān)資料更新保存。5.5對符合公司發(fā)要求的已審核供給商，應(yīng)該及時錄入合格供給商資料表。5.6對于終止合作的供給商資料根據(jù)實際情況斷定是否可再次起用，并做相關(guān)的備注說明。5.7檔案的機密性〔1〕供給商檔案資料嚴(yán)禁非采購部門人員未經(jīng)采購部經(jīng)理答應(yīng)的情況下翻閱?！?〕存于電腦上的供給商資料文檔應(yīng)當(dāng)設(shè)置相應(yīng)平安碼?！?〕采購人員應(yīng)該做好相關(guān)資料的機密性，不能將供給商隨意透露給其他部門，更不可將透露給供給他供給商或是公司客戶。5.8檔案定存放及整理頻率〔1〕紙質(zhì)類檔案應(yīng)按照規(guī)定的位置存放，電子類檔案應(yīng)當(dāng)標(biāo)題明確〔如標(biāo)明供給商名稱或供給原材料名稱〕，以確保可快速檢索到。〔2〕至少1個月1次對其進展整理。過期資料的打包一年進展一次。企業(yè)檔案管理制度篇四iso9000質(zhì)量管理體系程序文件供給商評價和采購管理程序版號：編制日期：生效日期：[鍵入文字][鍵入文字]目的對采購過程及供方進展評價和控制，確保所采購的產(chǎn)品符合規(guī)定要求。范圍〔1〕標(biāo)準(zhǔn)品?！?〕加工品3權(quán)責(zé)3.1銷售部：負責(zé)下達客戶訂購的貨品3.2采購部：負責(zé)物資的采購施行3.3品質(zhì)部：負責(zé)對物資采購的驗收標(biāo)準(zhǔn)的制定及采購回物資的驗證和標(biāo)識3.4物流部：負責(zé)對采購物的收發(fā)和管理3.5倉庫：負責(zé)對在庫品的管理4工作程序：5.1供給商的調(diào)查5.1.1采購部門根據(jù)公司銷售部的需求向有意向的供給商發(fā)出《供給商評鑒表》。5.1.2搜集各相關(guān)供給商的“調(diào)查表”后進展分析^p挑選，與本公司需要的供給商洽談。5.1.3必要時企業(yè)由供給、質(zhì)檢、技術(shù)等部門組織相關(guān)人員去供給商處進展實地考核調(diào)查。5.1.4根據(jù)供給商的資料或?qū)嵉乜疾烨闆r進展綜合分析^p并作好記錄。5.2供給商的評價5.2.1根據(jù)供給商提供的資料、考察情況或“樣品”檢測或試驗記錄進展全面分析^p。5.2.2質(zhì)量體系的要求從供給商的消費設(shè)施、技術(shù)力量、質(zhì)量管理體系、檢測裝置、質(zhì)量控制及產(chǎn)品的實際情況、消費、交貨才能、效勞態(tài)度進展綜合評價。5.2.3根據(jù)初選的供給商的數(shù)次送貨、質(zhì)量、價格、交付、售后效勞等情況來確定合格的供給商5.3供給商的選擇5.3.1質(zhì)管部對供給商的來料每次均要進展檢驗或試驗，并填寫《材料檢驗記錄》。5.3.2根據(jù)供給商的產(chǎn)品驗證記錄及交期和售后效勞情況，從中確定選擇合格的供給商。[鍵入文字][鍵入文字]5.3.3經(jīng)過調(diào)查分析^p、評價后，由供銷部建立起《合格供給商名冊》做為長期穩(wěn)定的供給商。5.3.4企業(yè)對各主要的合格供給商同時應(yīng)保持兩家或兩家以上，以利于公司消費和開展。5.4供給商的輔導(dǎo)5.4.1為了實現(xiàn)組織質(zhì)量方針和質(zhì)量目的，滿足產(chǎn)品或顧客要求，本著互利互惠的原那么，對那些提供主要產(chǎn)品或特殊產(chǎn)品的重點供給商的產(chǎn)品質(zhì)量應(yīng)進展監(jiān)視和控制。5.4.2根據(jù)有關(guān)記錄，如某種原材料的供給商的產(chǎn)品連續(xù)三次都不合格時，應(yīng)通知供給商限期改良，否那么，從《合格供給商名冊》刪除。5.4.3本著對供給商互利互惠的原那么，品質(zhì)部、采購部應(yīng)對供給商進展分析^p，必要時組織有關(guān)人員去供方進展實地輔導(dǎo)和協(xié)助其改良。5.4.4如因各種原因，供給商物資超過三次〔一季度〕不合格且又無改良效果時，應(yīng)把該供方從《合格供給商名冊》中刪除，并通知其相關(guān)部門。5.5采購資料嚴(yán)格按照我司產(chǎn)品目錄的技術(shù)參數(shù)進展采購。5.6采購方案5.6.1采購方案是根據(jù)銷售成交訂單進展嚴(yán)格采購的5.6.2采購方案應(yīng)清楚地說明采購物資的要求，包括：名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、計量單位、等級、質(zhì)量要求或技術(shù)說明、時限等。5.7采購合同5.7.1對所采購的重要物資，企業(yè)應(yīng)與合格供方簽定采購合同，并雙方單位加蓋公章后生效5.8采購產(chǎn)品的驗證5.8.1對所采購的物資及材料，企業(yè)應(yīng)進展驗證，并由品質(zhì)部進展驗證工作。5.8.2如驗證合格后進展標(biāo)識、入庫。如不合格時，由品質(zhì)部與供給商聯(lián)絡(luò)調(diào)換、返工等方法處理，如仍然達不到公司質(zhì)量要求，由采購部負責(zé)退貨。5.9采購管理5.9.1交貨期管