第二章 秘書(shū)人員的素質(zhì)

輸給紙條

我的兩次應(yīng)聘經(jīng)歷讓我印象深刻，因?yàn)槲揖尤欢驾斣诩垪l上。第一次應(yīng)聘，我一路過(guò)關(guān)斬將，順順當(dāng)當(dāng)?shù)鼗卮鹜曜詈笠粋€(gè)問(wèn)題，心里正美滋滋的時(shí)候，忽然看見(jiàn)一張紙條從總經(jīng)理的辦公桌上落下來(lái)，剛好飄落在我的腳邊。我很自然地蹲下身，撿起紙條，向紙條上看了一眼，上面是被筆抹掉的幾組電話號(hào)碼。我見(jiàn)是廢紙，便揉成一團(tuán)扔進(jìn)了旁邊的廢紙簍。這時(shí)，總經(jīng)理的臉色變了，向我擺了擺手說(shuō)：“你可以出去了，你不符合我們的條件?！蔽也唤獾貑?wèn)原因?！澳銊偛攀捌鸺垪l時(shí)，犯了兩個(gè)錯(cuò)誤，”總經(jīng)理不無(wú)遺憾地說(shuō)，“這張紙條是我故意碰落的，以考驗(yàn)?zāi)阌惺裁捶磻?yīng)。作為秘書(shū)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)桌上的東西是不能隨便翻看的，而你拾紙條的時(shí)候，一直盯著看，這是錯(cuò)誤一；撿到紙條后，你沒(méi)有經(jīng)過(guò)我的同意便擅自扔進(jìn)了廢紙簍，這是錯(cuò)誤二，所以你不適合當(dāng)秘書(shū)……”第二次應(yīng)聘，我也是很快過(guò)了三關(guān)，復(fù)試時(shí)總經(jīng)理問(wèn)了我一些做秘書(shū)應(yīng)具備的素質(zhì)，我一一作了回答，總經(jīng)理很滿意。這時(shí)，我看到了紙條飄落下來(lái)，又落到我的腳邊。又要作考驗(yàn)？我可再也不上當(dāng)了。故意裝作什么也沒(méi)看見(jiàn)，依然直視著總經(jīng)理?？偨?jīng)理見(jiàn)我坐著一動(dòng)不動(dòng)，用異樣的眼光看了看我，然后自己走到紙條邊，撿起紙條放回原處，向我搖了搖頭說(shuō)，“年輕人，你之前給我的印象被這張紙條破壞了。”我疑惑不解地問(wèn)：“為什么？”

“我剛才跟你說(shuō)了我們公司人手少，一個(gè)人要干幾個(gè)人的事情，”總經(jīng)理遺憾地說(shuō)，“可是你見(jiàn)到一張紙條掉地上了，連彎一下腰都不愿意，所以你不符合我們的要求?！薄鞍?？……”問(wèn)題：做秘書(shū)應(yīng)具備怎樣的素養(yǎng)，怎樣才是合格的秘書(shū)？

“據(jù)有關(guān)方面報(bào)道，僅北京市的高級(jí)秘書(shū)，人才缺口在1萬(wàn)人以上，并且這個(gè)缺口在以每年10％的速度擴(kuò)大?！保浴冻刹胖芸贰柏?fù)責(zé)招聘的一些人力資源部經(jīng)理們?cè)蛴浾咴V苦：公司一旦發(fā)布招聘“秘書(shū)”的信息，前來(lái)應(yīng)征的往往不下數(shù)百人，能達(dá)到“職業(yè)秘書(shū)”水平的則很少，真正有經(jīng)驗(yàn)、有能力、有地位、能夠稱得上高級(jí)秘書(shū)的人更是鳳毛麟角?！保灾袊?guó)教育招生考試網(wǎng)

“為什么理想的秘書(shū)難找？不是沒(méi)有人打字與速記的水準(zhǔn)一流，一年一屆秘書(shū)訓(xùn)練班中出的人材就有不少，個(gè)個(gè)在秘書(shū)技巧上都成績(jī)優(yōu)異，到頭來(lái)能在大機(jī)構(gòu)與大人物身邊成為一個(gè)舉足輕重，備受上司重視的秘書(shū)，少之又少。就為了一句話，只曉做事，不懂做人。而秘書(shū)偏偏就是最需要會(huì)做人的工作。

－－梁鳳儀《秘書(shū)必讀》問(wèn)題：什么才是優(yōu)秀的秘書(shū)？第二章秘書(shū)人員的素養(yǎng)

秘書(shū)素養(yǎng)是指秘書(shū)人員開(kāi)展秘書(shū)工作必須具備的內(nèi)在基本條件。作業(yè)：查找10篇與秘書(shū)素養(yǎng)有關(guān)的文獻(xiàn)（類型不限）。作業(yè)具體要求：1、仔細(xì)閱讀并歸納出每篇的主要內(nèi)容（寫(xiě)出內(nèi)容摘要），寫(xiě)出文獻(xiàn)的來(lái)源出處，查找文獻(xiàn)信息的方法與途徑。2、看完所查的所有文獻(xiàn)，寫(xiě)一篇讀后感。（談?wù)勀銓?duì)優(yōu)秀秘書(shū)應(yīng)具備素養(yǎng)的認(rèn)識(shí)，就你現(xiàn)有狀況，列出你的差距主要在什么地方，你的打算，有無(wú)解決的方法與計(jì)劃等）3、字?jǐn)?shù)無(wú)固定要求，文字表達(dá)要有條理。用人單位、單位領(lǐng)導(dǎo)專業(yè)人士從業(yè)人員社會(huì)民眾

總經(jīng)理秘書(shū)招聘職位描述：1、本科以上學(xué)歷，英語(yǔ)或國(guó)際貿(mào)易相關(guān)專業(yè)畢業(yè)；

2、年齡25-35歲，女：身高1.65米以上，男：身高１.72米以上,形象氣質(zhì)佳；

3、具有良好英語(yǔ)口語(yǔ)及讀寫(xiě)能力；良好的文字功底；

4、工作有條理性，思路開(kāi)闊，對(duì)事物有敏銳的觀察力，公關(guān)能力強(qiáng)，具有良好的語(yǔ)言表達(dá)能力，能做文案的優(yōu)先考慮，責(zé)任心強(qiáng)，為人誠(chéng)懇；

5、出色的溝通技巧及良好的對(duì)外溝通、聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)能力，二年以上獨(dú)資企業(yè)及合資企業(yè)相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)；

國(guó)家重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室業(yè)務(wù)秘書(shū)

工作職責(zé)：協(xié)助室領(lǐng)導(dǎo)處理與業(yè)務(wù)相關(guān)的工作，負(fù)責(zé)國(guó)家重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室網(wǎng)站建設(shè)和維護(hù)，負(fù)責(zé)研究生工作。

人數(shù)：1人

應(yīng)聘條件：大學(xué)本科以上，化學(xué)或藥學(xué)專業(yè)畢業(yè)，熟練使用計(jì)算機(jī)各種軟件和網(wǎng)站建設(shè)與維護(hù)，較好的中英文表達(dá)能力。為人正直，處事公正，有較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)和良好的組織協(xié)調(diào)能力。

北京居易偉業(yè)投資管理有限公司

職位描述：秘書(shū)工作年限:1-2年學(xué)歷要求:本科以上年齡23歲以上，女性，本科以上、有2年以上的相同工作經(jīng)驗(yàn)，有英語(yǔ)聽(tīng)說(shuō)讀寫(xiě)能力，能起草文件，記錄/提醒總經(jīng)理日常工作安排，能獨(dú)立出差工作，形象好、氣質(zhì)佳、文筆出眾、口齒伶俐、細(xì)致周到、溝通交際能力強(qiáng)。

微型調(diào)查：老板喜歡什么樣的秘書(shū)

（深圳新聞網(wǎng)）

得力的秘書(shū)將使老板左右逢源，受益匪淺，選擇一位好秘書(shū)對(duì)老板至關(guān)重要。不同的老板有自己不同的標(biāo)準(zhǔn)。陳先生

（某外企大區(qū)經(jīng)理）：

有些人說(shuō)秘書(shū)是吃“青春飯”的，不客氣的講我認(rèn)為這是對(duì)秘書(shū)職業(yè)的一種褻瀆，是一種認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)。在高級(jí)秘書(shū)身上，聰明、有團(tuán)結(jié)精神。這個(gè)隊(duì)伍的凝聚力、認(rèn)真可靠是他們的共性。悟性對(duì)于秘書(shū)來(lái)說(shuō)也是很重要的，他們會(huì)為領(lǐng)導(dǎo)提出有創(chuàng)造性的建議，并且在任何事情上可以分出輕重。秘書(shū)必須具備一種職業(yè)的道德。對(duì)于一位秘書(shū)來(lái)講，又有靚麗的容貌又有能力當(dāng)然是最好，但是當(dāng)兩者不可兼得時(shí)，能力和悟性是關(guān)鍵的。吳迪（順捷彩悅化妝品有限公司董事長(zhǎng)）：

選擇秘書(shū)最重要的是看她的工作經(jīng)歷。除聰明以及硬件條件外，秘書(shū)必須具備很強(qiáng)的專業(yè)能力，在財(cái)務(wù)、銷售方面能夠獨(dú)立處理問(wèn)題。在溝通、協(xié)調(diào)上有一種悟性。胡成（北京捷德智能限公司人事部經(jīng)理）：

有沒(méi)有高級(jí)秘書(shū)職業(yè)資格證書(shū)在老板眼中已經(jīng)不重要了，取而代之的是“全能型”的秘書(shū)。另外，由于秘書(shū)會(huì)接觸到公司的一些內(nèi)部的文件，所以保守秘密很關(guān)鍵，秘書(shū)的職業(yè)道德也越來(lái)越被老板所看重。

秘書(shū)人員應(yīng)“政治上可靠，思想上敏銳，工作上勤奮，學(xué)習(xí)上刻苦，作風(fēng)上嚴(yán)謹(jǐn)”。

－－鄧穎超出版社訪問(wèn)香港地區(qū)約60位秘書(shū)的問(wèn)卷調(diào)查結(jié)果一位出色秘書(shū)具備以下條件之重要性百分比沒(méi)有七大硬功不要去當(dāng)秘書(shū)－外在形象、氣質(zhì)；職業(yè)性格、心理素質(zhì)；知識(shí)結(jié)構(gòu)；專業(yè)能力；職業(yè)道德等。

注意1：外在形象與形象管理個(gè)人的儀表風(fēng)采是很重要的。－－梁鳳儀長(zhǎng)相不成為出色秘書(shū)的障礙，但這不包括個(gè)人的儀表風(fēng)采在內(nèi)。

出版社訪問(wèn)香港地區(qū)約60位秘書(shū)的問(wèn)卷調(diào)查結(jié)果一位出色秘書(shū)具備以下條件之重要性百分比案例小李是一個(gè)活潑開(kāi)朗的女孩，大學(xué)畢業(yè)后，到某網(wǎng)絡(luò)公司當(dāng)一名行政助理。小李平時(shí)愛(ài)翻時(shí)尚雜志，穿得比較新潮和前衛(wèi)：薄紗連衣裙、改良后的中式旗袍等。小李上司是位嚴(yán)肅的中年男子。他從一開(kāi)始就對(duì)小李的服飾表現(xiàn)出反感，多次提醒她注意自己的形象，可小李想這又不是部隊(duì)和政法機(jī)關(guān)，干嘛要穿得那么規(guī)規(guī)矩矩？于是依然我行我素。結(jié)果，上司對(duì)小李印象特別差，經(jīng)常借故對(duì)她大發(fā)脾氣。最后，小李不得不帶著滿腹的委屈離開(kāi)了那家公司。魏小姐是一位很棒的電子工程師，曾在國(guó)家電視臺(tái)工作。為了事業(yè)的發(fā)展，她前往另一家廣播電視公司應(yīng)聘，卻遭到失敗。不久，她又得知索尼公司招聘秘書(shū)，并收到面試通知。為了不再錯(cuò)過(guò)機(jī)會(huì)，這次她請(qǐng)教了形象設(shè)計(jì)師。當(dāng)魏小姐拿出面試時(shí)的衣服－－一件花邊過(guò)時(shí)的襯衣、一件寬構(gòu)化纖混紡的黑西服、一條棕色肥大的西褲時(shí)，設(shè)計(jì)師說(shuō)：“這身衣服讓你看上去像個(gè)在北京郊區(qū)賣菜的大姐，你的技術(shù)再好，別人也會(huì)有疑問(wèn)，她的能力和她的外表為什么不相稱？她可能是個(gè)全面素質(zhì)都優(yōu)秀的人嗎？”最后設(shè)計(jì)師為她挑選了一套深藍(lán)西服套裙，外加一件優(yōu)質(zhì)純棉白襯衫。魏小姐后順利拿下了索尼公司的工作。老板說(shuō)：“從你一進(jìn)門(mén)，你的神情和外表就告訴我你是我們所期望的人?！焙赀h(yuǎn)公司欲招聘一名行政助理，前來(lái)應(yīng)聘者絡(luò)繹不絕，不乏重點(diǎn)大學(xué)中文、行政管理等專業(yè)的畢業(yè)生，也有風(fēng)度翩翩的職場(chǎng)人士。但行政經(jīng)理最終選中了一個(gè)普通高職商務(wù)秘書(shū)專業(yè)畢業(yè)的小伙子陳成。經(jīng)理后來(lái)道出原因：“我注意到他的襯衫袖口和領(lǐng)結(jié)這兩個(gè)細(xì)微之處。另外，我還發(fā)現(xiàn)他在門(mén)口時(shí)就蹭掉了鞋底的泥，以免弄臟地板，進(jìn)門(mén)后隨手關(guān)上了門(mén)，說(shuō)明他做事小心仔細(xì)；其他人都從我故意放在地板上的那支鋼筆上跨過(guò)去，只有他彎腰撿起筆放回桌上。而且他一走進(jìn)我的辦公室，就先脫去帽子，態(tài)度謙恭，回答問(wèn)題時(shí)清楚果斷，這些都證明他既懂禮貌又有能力?！?/p>

作為辦公室的一員，我們每天都可能要走進(jìn)別人的辦公室?；蛟S請(qǐng)示匯報(bào)工作，或許是洽談業(yè)務(wù)，或許只是遞送一份文件。不管你的目的是什么，只要你在別人的辦公室出現(xiàn)，就總會(huì)有人在一旁打量、觀察、評(píng)析你的外表與自信，如果你出現(xiàn)時(shí)面帶羞愧、歉疚和不安，那么你極有可能在未開(kāi)口前就已失掉顧客、生意和業(yè)績(jī)了。一般要求：整潔的發(fā)型清爽的面孔干凈的手部合適的著裝優(yōu)雅的姿態(tài)謙和的態(tài)度得當(dāng)?shù)难哉勁e止等思考與訓(xùn)練題著裝穿衣也是一種品位，這與教育、經(jīng)歷、心態(tài)有關(guān)。即使你生性隨便，不拘小節(jié)，但在著裝規(guī)范上仍然必須有所講究，對(duì)此你能否做到，或換句話說(shuō)，你能否為了職業(yè)要求而改變自己？請(qǐng)專業(yè)發(fā)型師為你的發(fā)型確定最合適的標(biāo)準(zhǔn)，然后以此作一些變化來(lái)豐富與生動(dòng)自己的形象。平時(shí)注意按禮儀規(guī)范訓(xùn)練自己的姿態(tài)（如：站、坐、行、表情、動(dòng)作等）、舉止，請(qǐng)同學(xué)、親朋指出自己的不足，進(jìn)行及時(shí)糾正。為什么說(shuō)職業(yè)秘書(shū)的表情有著嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，既不能張揚(yáng)，又不能內(nèi)斂，而是恰到好處的平和？難道這對(duì)其職業(yè)形象真有那么重要的關(guān)系嗎？在鏡子前反復(fù)訓(xùn)練正確的表情神態(tài)，努力把握住職業(yè)需要的分寸感，將自己以為最符合職業(yè)身份的表情定格，作為你的招牌表情。表情規(guī)范并不是呆板，努力讓自己的表情可親可敬，既要平和，又要生動(dòng)。注意2：職業(yè)性格與性格塑造性格是一個(gè)人對(duì)外界事物及他人的態(tài)度和行為上表現(xiàn)出來(lái)的比較穩(wěn)定的心理特征，也是一個(gè)人內(nèi)心情緒的定位。如：冷漠、熱情、誠(chéng)實(shí)、虛偽、認(rèn)真、馬虎、自信、自卑、大方、羞怯、勇敢、膽怯、果斷、猶豫、開(kāi)朗、抑郁、敏感、遲鈍等職業(yè)性格性格與人的職業(yè)有很大的關(guān)系，長(zhǎng)期固定做一件相同的事，無(wú)疑會(huì)使從事同一職業(yè)的人形成相同的職業(yè)性格，然后約定俗成，這種職業(yè)性格也就成為了同業(yè)公認(rèn)的職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。秘書(shū)職業(yè)性格：豁達(dá)溫和熱忱縝密敏捷內(nèi)斂自制等思考或訓(xùn)練題（性格塑造）：查閱有關(guān)書(shū)籍，寫(xiě)出對(duì)于性格的解釋，仔細(xì)思考你理想中的成功性格，無(wú)論是書(shū)中論述還是你的看法，都將它們羅列出來(lái)。自我診斷：自己性格現(xiàn)有的特征，與職業(yè)性格特征的差異和優(yōu)劣對(duì)比，需要改變和塑造的性格特征。用修正自己不良行為的方法改變自己的性格寫(xiě)出你自己以為需要修正的外在表現(xiàn)，尋找它們與你性格中哪些不合理內(nèi)容有關(guān)。詳細(xì)寫(xiě)出你的修正措施，具體到方法與期限，以及承諾和獎(jiǎng)罰的做法。(只有給自己必要的壓力，你才能克服人性的弱點(diǎn)尤其是惰性，達(dá)到改變性格的目的)。進(jìn)行情緒管理訓(xùn)練

控制自己的情緒，把握適當(dāng)?shù)姆执?，合情合理地運(yùn)用在日常生活與工作中，這是秘書(shū)的職業(yè)要求之一。

在心理學(xué)上，對(duì)情緒的認(rèn)識(shí)、評(píng)價(jià)和協(xié)調(diào)管理能力被稱為情商（EQ）。

一是對(duì)自己情緒管理的能力和技巧；二是管理別人情緒的能力和藝術(shù)。

注意：情緒是非常私人化的東西，別人有可能影響你，但無(wú)法控制你，真正能夠控制你的情緒的人只有你自己。

“能控制自己情緒的人是命定的領(lǐng)導(dǎo)者，他們之所以被選出來(lái)管理別人，正是因?yàn)樗麄兙邆淞斯芾碜晕业哪芰??！保喔宄煊X(jué)自己的感受(認(rèn)清自己的情緒)了解情緒產(chǎn)生的原因，找到有效的解決方法用合適的方式表達(dá)自己的情緒成為情緒的主人，而不是成為情緒的奴隸

課后閱讀要求選擇一本有關(guān)“情商”的書(shū)籍閱讀

如：丹尼爾·戈?duì)柭肚樯獭?/p>

新世界出版社：《哈佛情商課》

第一節(jié)秘書(shū)的職業(yè)道德

道德：是以善惡評(píng)價(jià)的方式來(lái)調(diào)整人與人、個(gè)人與社會(huì)之間相互關(guān)系的標(biāo)準(zhǔn)、原則和規(guī)范的總和，也指那些與此相應(yīng)的行為、活動(dòng)。它是人類社會(huì)所特有的，依靠社會(huì)輿論、傳統(tǒng)習(xí)俗和人們的內(nèi)心信念來(lái)維系，對(duì)人們的行動(dòng)進(jìn)行善惡評(píng)價(jià)的社會(huì)意識(shí)、原則規(guī)范和行為活動(dòng)的總和。

秘書(shū)的職業(yè)道德是人類普遍道德精神在秘書(shū)工作實(shí)踐中的具體運(yùn)用，是從事秘書(shū)工作的人們，在長(zhǎng)期的職業(yè)實(shí)踐中形成的調(diào)整相互關(guān)系的行為規(guī)范的總和。秘書(shū)職業(yè)道德規(guī)范規(guī)定秘書(shū)人員在職業(yè)活動(dòng)中的行為規(guī)范。

這樣插話該不該？

一次，某基層單位向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)如何落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的有關(guān)問(wèn)題。某領(lǐng)導(dǎo)還未講話，他的秘書(shū)就搶先不斷插話提問(wèn)題。后來(lái)不等領(lǐng)導(dǎo)做出決定就大談?dòng)嘘P(guān)的幾條辦理意見(jiàn)，而且經(jīng)常這樣，在類似場(chǎng)合插話、提問(wèn)，做決定性的講話。注意：

秘書(shū)人員的職業(yè)道德要求主要由秘書(shū)工作的特點(diǎn)和要求決定，同時(shí)受各國(guó)的社會(huì)制度，文化背景、價(jià)值觀念和風(fēng)俗習(xí)慣等的影響。忠于職守，自覺(jué)履行各項(xiàng)職責(zé)；服從領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)好參謀；兢兢業(yè)業(yè)，甘當(dāng)無(wú)名英雄；謙虛謹(jǐn)慎，辦事公道，熱情服務(wù)；遵紀(jì)守法，廉潔奉公，不假借領(lǐng)導(dǎo)名義以權(quán)謀私；恪守信用，嚴(yán)守機(jī)密；實(shí)事求是，勇于創(chuàng)新；刻苦學(xué)習(xí)，努力提高思想、科學(xué)文化素質(zhì)；鉆研業(yè)務(wù)，掌握秘書(shū)工作各項(xiàng)技能。

－－《秘書(shū)職業(yè)技能培訓(xùn)鑒定教材》敬業(yè)愛(ài)業(yè)，甘于平凡

“如果你只掌握一些基本的技能，但并不真正喜歡秘書(shū)這種‘伺候人’的工作，就肯定成不了一個(gè)讓領(lǐng)導(dǎo)滿意的職業(yè)秘書(shū)。態(tài)度決定一切”

－－《一個(gè)外企女秘書(shū)的日記》“我和微軟的成功因?yàn)橛新秾殹?/p>

－－比爾·蓋茨

“只要她能勝任公司的各種雜務(wù)而不厭其煩就行了?！?/p>

－－比爾·蓋茨美國(guó)總統(tǒng)布什

參考譯文：

我很高興地對(duì)本次由國(guó)際行政專員協(xié)會(huì)（IAAP）主辦的行政專員周50周年慶典活動(dòng)表示熱烈的祝賀。

五十年前，設(shè)立這一特別周目的在于肯定秘書(shū)工作的作用，并為秘書(shū)和行政工作創(chuàng)造機(jī)遇。今天，在美國(guó)有390萬(wàn)秘書(shū)和行政助理人員。他們?cè)谡k公室，私營(yíng)公司、社區(qū)組織及其他無(wú)數(shù)機(jī)構(gòu)中從事著重要的工作。這些專業(yè)人員的工作已經(jīng)，并將繼續(xù)促進(jìn)美國(guó)的進(jìn)步。

韓國(guó)《現(xiàn)代經(jīng)營(yíng)》雜志近日對(duì)該國(guó)百?gòu)?qiáng)企業(yè)最高執(zhí)行官（CEO）的約30名秘書(shū)進(jìn)行了調(diào)查，結(jié)果發(fā)現(xiàn)他們平均每天的工作時(shí)間達(dá)10小時(shí)40分鐘。該雜志公布的“CEO秘書(shū)的生活方式調(diào)查”報(bào)告稱，這些大企業(yè)首席執(zhí)行官的秘書(shū)們工作非常辛苦，他們一般要比公司總裁早20分鐘、也就是在上午7時(shí)32分上班，下班則要晚于總裁26分鐘，即在下午7時(shí)12分離開(kāi)公司。但令人奇怪的是，和一般工人不同，這些秘書(shū)中有17％的人并不認(rèn)為自己的業(yè)務(wù)量“過(guò)重”，多達(dá)83％的人甚至認(rèn)為這樣的工作量“正合適”任勞任怨，不辭辛勞

案例：SG的含義

SecretaryGeneralScapegoat案例：

某董事長(zhǎng)收到一封有長(zhǎng)年生意往來(lái)的代理商寄來(lái)的無(wú)禮信函。于是，董事長(zhǎng)把秘書(shū)叫來(lái)，要他速記下回信大意：“真沒(méi)想到會(huì)收到這么不講理的信，雖然我們有過(guò)長(zhǎng)久的生意往來(lái)，也只能到此為止了。對(duì)此事，我還打算對(duì)外公開(kāi)。”他要秘書(shū)依據(jù)以上內(nèi)容，迅速?gòu)?fù)函給對(duì)方。那么，秘書(shū)應(yīng)如何做呢？1、“是的!遵命?！绷⒖套叱鲛k公室，去打字、投郵。2、認(rèn)為這項(xiàng)在董事長(zhǎng)盛怒下所作的決定，對(duì)公司、董事長(zhǎng)本人都沒(méi)有好處，倒不如擅作主張，把信“壓不來(lái)”，不必去打字，更談不上投郵。3、“董事長(zhǎng)，何必為了一時(shí)之氣，得罪往來(lái)已久的代理商呢？請(qǐng)您三思啊!”向董事長(zhǎng)提出這樣的建議。4、當(dāng)天傍晚或經(jīng)過(guò)一段時(shí)間董事長(zhǎng)息怒后，將打好的信件，送他過(guò)目，并說(shuō)：“您覺(jué)得這樣可以寄出去嗎？”服從領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)好參謀

輔助而不干預(yù)協(xié)助而不干擾參謀而非全謀

姜秘書(shū)錯(cuò)在哪？

某省茶葉進(jìn)出口公司羅經(jīng)理將與英國(guó)客商史密斯談一筆20萬(wàn)英鎊的茶葉出口合同。姜秘書(shū)做接待工作兼翻譯。史密斯一進(jìn)門(mén)，姜秘書(shū)馬上引進(jìn)會(huì)客室，羅經(jīng)理已等在那里，經(jīng)過(guò)一番介紹，他們發(fā)現(xiàn)史密斯粗通中文。羅經(jīng)理與史密斯寒暄的時(shí)候，姜秘書(shū)前去泡茶，他用手從茶葉罐中拈了一撮烏龍茶放在茶杯內(nèi)，然后沖上水，把杯子放在史密斯的面前。羅經(jīng)理和史密斯都看到了這一切，史密斯疑惑地問(wèn)：“聽(tīng)說(shuō)你們中國(guó)在加工碧螺春時(shí)，姑娘們要用手沾著唾液把茶葉卷起來(lái)，是不是？”羅經(jīng)理還未答話，姜秘書(shū)立即反應(yīng)：“那種茶葉樣子特別好看，特別香呢!”羅經(jīng)理解釋說(shuō)：“不，不，不，幾十年前是這種情況，但現(xiàn)在茶葉的種植、采集、加工都嚴(yán)格按照國(guó)家出口標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，不會(huì)再出現(xiàn)類似的情況?！笔访芩拐f(shuō)：“剛才那位小姐給我泡茶不是用手抓的嗎……”

羅經(jīng)理轉(zhuǎn)移話題，引導(dǎo)史密斯到茶葉樣品桌前，雙方就合同事宜談了起來(lái)，在價(jià)格問(wèn)題上雙方爭(zhēng)執(zhí)不下。最后，羅經(jīng)理說(shuō)：“我按最低價(jià)格打九折給你?！笔访芩钩了贾?，姜秘書(shū)接口：“我們已經(jīng)給你成本價(jià)了，你應(yīng)該接受了，你連茶都沒(méi)有喝一口，怎么知道茶葉的質(zhì)量呢？”史密斯聽(tīng)了，聳聳肩，說(shuō)了聲抱歉，拔腿就走。望著史密斯的背影，羅經(jīng)理沖著姜秘書(shū)一頓責(zé)備：“好好的一筆大生意，都讓你給攪了!”

姜秘書(shū)茫然不知所措：“經(jīng)理，我不是一直在幫你嗎？怎么會(huì)是我的錯(cuò)？”

“當(dāng)大人物的秘書(shū)要有極高的學(xué)識(shí)知識(shí)與智慧修養(yǎng)，然而，本事卻要深藏不露，靜靜滲透于工作之中?！薄懊貢?shū)呢，一旦表現(xiàn)得稍為高調(diào)，就會(huì)惹人矚目，有可能被認(rèn)為過(guò)分搶風(fēng)頭。”—梁鳳儀：《秘書(shū)必讀》甘居幕后（甘當(dāng)無(wú)名英雄）

“十年京兆一書(shū)生，愛(ài)書(shū)愛(ài)字不愛(ài)名”－－田家英協(xié)助上司處理事務(wù)，協(xié)助上司正確思考，協(xié)助上司打理企業(yè)。像上司那樣思考，比他們考慮得更全面更深刻！像上司那樣行事，比他們做得更周到更出色！將微不足道的事做到完美無(wú)暇，將舉足輕重的事做得無(wú)懈可擊！我們無(wú)法改變上司，但是我們可以影響上司?。谓饾砂咐?/p>

2005年某省委副書(shū)記因貪污受賄被“雙規(guī)”后移交司法機(jī)關(guān)，追究刑事責(zé)任。而跟了這位副書(shū)記四年的秘書(shū)陳某一樣有受賄嫌疑，而且在書(shū)記與其情婦之間牽線搭橋，甚至為其情婦造假文憑，并雇傭流氓地痞替書(shū)記的情婦除掉心腹之患。最終這位重點(diǎn)大學(xué)的畢業(yè)生，跟著書(shū)記一起入獄。案例：原北京市常務(wù)副市長(zhǎng)王寶森的秘書(shū)閆振利深受王寶森信任，他常自恃是王寶森的秘書(shū)，稱王稱霸，隨意扣押請(qǐng)示報(bào)告，代替王寶森發(fā)號(hào)施令。后因貪污1萬(wàn)元，挪用公款64萬(wàn)元，判刑7年。擺正位置，自尊自重，平等待人

“下屬”而非“奴仆”；

不可盲目遵從；案例：良禽擇木“協(xié)調(diào)”而非“指揮”；

不可妄自尊大；不可越權(quán)辦事案例：危險(xiǎn)的“錯(cuò)覺(jué)”

嚴(yán)守機(jī)密，提高警覺(jué)

第三大硬功：寧死不說(shuō)的鐵嘴鋼牙。由于秘書(shū)和領(lǐng)導(dǎo)基本上形影不離，領(lǐng)導(dǎo)所作所為、所思所想，秘書(shū)最為清楚。如果你是個(gè)大嘴巴子，肯定用不了一天就被領(lǐng)導(dǎo)踹出門(mén)外去了。功夫老練的資深秘書(shū)，就是到了渣滓洞用上火刑，也照樣是一個(gè)字也透不出來(lái)。

－－《沒(méi)有七大硬功就別去當(dāng)秘書(shū)》

案例：男朋友

守口如瓶的美德

嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，迅速敏捷

無(wú)微不至和無(wú)懈可擊

秘書(shū)職業(yè)的特點(diǎn)是對(duì)所有問(wèn)題所有細(xì)節(jié)的全部掌控與恰當(dāng)處理，任何一點(diǎn)疏忽都有可能帶來(lái)無(wú)法想象的可怕結(jié)局，對(duì)此絕對(duì)不能掉以輕心。

案例：

Onething,once

秘書(shū)“八戒”一戒盲目遵從、缺少主見(jiàn)二戒作風(fēng)浮躁、處事不穩(wěn)三戒心胸狹窄、缺少氣度四戒私欲膨脹、忘乎所以五戒妄自尊大、脫離群眾六戒頭腦空空、不學(xué)無(wú)術(shù)七戒假承意旨、越權(quán)辦事八戒麻痹大意、失密泄密

－－《秘書(shū)之友》1996年3期第二節(jié)秘書(shū)人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)及能力要求

知識(shí)是能力的基礎(chǔ)、源泉，能力有賴于知識(shí)，但不等同于知識(shí)。

一、秘書(shū)的知識(shí)結(jié)構(gòu)

知識(shí)結(jié)構(gòu)，是指?jìng)€(gè)人為實(shí)現(xiàn)一定的目標(biāo)，在對(duì)人類知識(shí)體系進(jìn)行學(xué)習(xí)與選擇后，在自己頭腦中形成的具有一定層次的互相協(xié)調(diào)的知識(shí)系統(tǒng)。是指一個(gè)人掌握知識(shí)的門(mén)類和深廣度，是知識(shí)整體構(gòu)成的各個(gè)部分及其結(jié)合方式。

“一位秘書(shū)常被認(rèn)為是一位‘萬(wàn)能博士’，她是一位心理學(xué)家、政治家、外交家、研究專家、一位飽學(xué)之士、作家、業(yè)務(wù)律師、機(jī)械師、上司的私人財(cái)務(wù)出納、跑街女郎與辦公桌的清理人。”

－－(美)賴特：《秘書(shū)工作手冊(cè)》秘書(shū)人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)的總體應(yīng)體現(xiàn)：

一、豐富性（寬闊性）二、動(dòng)態(tài)性－三、層次性（整體合理性）

了解新技術(shù)的秘書(shū)小琳

小琳是北京某機(jī)械公司總裁辦的秘書(shū)。由于近年機(jī)械行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)激烈，利潤(rùn)微薄，公司打算開(kāi)發(fā)納米技術(shù)產(chǎn)品以形成新的利潤(rùn)增長(zhǎng)點(diǎn)。一天，公司召開(kāi)臨時(shí)董事會(huì)，討論納米產(chǎn)品項(xiàng)目的問(wèn)題。由于與會(huì)董事大都是從事機(jī)械產(chǎn)品的研發(fā)和生產(chǎn)的，對(duì)納米技術(shù)了解得不多，所以盡管技術(shù)總監(jiān)用原子、電子負(fù)荷等原理加以解釋，大家還是聽(tīng)得云里霧里。眼看會(huì)議陷入僵局，總裁有些坐不住了。這時(shí)，坐在總裁身后做會(huì)議記錄的小琳輕聲請(qǐng)示總裁，能否允許自己為大家講解?？偛民R上點(diǎn)頭。于是小琳用通俗的語(yǔ)言講解了什么叫納米、納米技術(shù)的功效、納米技術(shù)的應(yīng)用等，使會(huì)議達(dá)到了預(yù)期的目的。會(huì)議結(jié)束時(shí)，總裁宣布，由小琳負(fù)責(zé)整個(gè)納米技術(shù)產(chǎn)品項(xiàng)目的協(xié)調(diào)工作。

“作為一個(gè)公司的秘書(shū)，必須有相應(yīng)的財(cái)會(huì)稅務(wù)方面的知識(shí)。會(huì)計(jì)和稅務(wù)方面的數(shù)據(jù)，是一個(gè)企業(yè)進(jìn)行管理的最基本資料，公司領(lǐng)導(dǎo)最關(guān)心的就是財(cái)務(wù)方面的數(shù)據(jù)了。雖然財(cái)務(wù)部門(mén)每個(gè)月、每個(gè)季度都要向他們提供財(cái)務(wù)報(bào)告，不需要我們具有這方面很高的專業(yè)水平，但是，我們秘書(shū)一般的財(cái)務(wù)報(bào)告和財(cái)務(wù)報(bào)表還是要能看懂。通過(guò)了解財(cái)務(wù)方面的情況，能知道公司目前經(jīng)營(yíng)現(xiàn)狀和發(fā)展前景，這樣，在協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)工作時(shí)，不至于兩眼一抹黑。如果你們連增值稅和營(yíng)業(yè)稅、所得稅、費(fèi)用和成本這些基本的概念都分不清，那我建議你們都辭職，回去念幾年書(shū)再來(lái)上班?！?/p>

—某秘書(shū)科長(zhǎng)二、

秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)的模式－

“通才型”（復(fù)合型）的秘書(shū)，其知識(shí)結(jié)構(gòu)應(yīng)由以下幾個(gè)部分構(gòu)成。

基礎(chǔ)知識(shí)－專業(yè)知識(shí)行業(yè)知識(shí)－

邊緣相關(guān)學(xué)科知識(shí)

某縣1992年刑事犯罪51件，1993年刑事犯罪18件，秘書(shū)在上報(bào)材料中寫(xiě)道：“1993年刑事犯罪數(shù)比1992年下降了1.83倍”新浪與智聯(lián)招聘的一項(xiàng)聯(lián)合調(diào)查結(jié)果：

40%的人認(rèn)為好的秘書(shū)最好具備本行業(yè)的專業(yè)知識(shí)背景，34.30%的人認(rèn)為具備專業(yè)知識(shí)的秘書(shū)更有出路，只有9.92%的人認(rèn)為不需要。日本高等院校秘書(shū)學(xué)科課程門(mén)類設(shè)置課程門(mén)類培養(yǎng)目標(biāo)課程設(shè)置教養(yǎng)教育科目向上分野表現(xiàn)力類似我國(guó)的基礎(chǔ)課但又不完全相同，主要是進(jìn)行秘書(shū)的素質(zhì)培訓(xùn)，既有知識(shí)、修養(yǎng)，又包括文藝、體育等在內(nèi)體育（健康體格）與書(shū)法兩科人文教養(yǎng)文學(xué)、戲劇、音樂(lè)、美術(shù)與兒童文化社會(huì)教養(yǎng)國(guó)際知識(shí)(類似于世界歷史、地理與世界文化、政治等)；現(xiàn)代社會(huì)(主要指日本國(guó)內(nèi)的社會(huì)文化、經(jīng)濟(jì)、政治以及社會(huì)服務(wù)事務(wù))科學(xué)教養(yǎng)婦女科學(xué)；環(huán)境科學(xué)；自然科學(xué)；健康科學(xué)；生活科學(xué)；情報(bào)科學(xué)專門(mén)教育科目秘書(shū)基礎(chǔ)知識(shí)即秘書(shū)學(xué)科專業(yè)基礎(chǔ)課和專業(yè)課，主要培養(yǎng)秘書(shū)專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)技能秘書(shū)概論、社會(huì)心理學(xué)、人格心理學(xué)、人間關(guān)系(近似我們的人際關(guān)系與公共關(guān)系)論、經(jīng)營(yíng)管理概論等秘書(shū)實(shí)務(wù)秘書(shū)實(shí)務(wù)、文章寫(xiě)作、會(huì)話表現(xiàn)、英語(yǔ)作文、英語(yǔ)會(huì)話、中國(guó)語(yǔ)會(huì)話、文書(shū)處理實(shí)務(wù)相關(guān)學(xué)科會(huì)計(jì)學(xué)；簿計(jì)；情報(bào)處理；服裝藝術(shù)；事務(wù)機(jī)器(即辦公自動(dòng)化)；書(shū)道、茶道、廣告事務(wù)、音像錄放、旅行參觀事務(wù)、時(shí)事形勢(shì)研究等職業(yè)教育科目社會(huì)職業(yè)教育訓(xùn)練培養(yǎng)作為一種遍及各行各業(yè)的社會(huì)職業(yè)的通用素質(zhì)社會(huì)職業(yè)概論；職業(yè)倫理(即職業(yè)道德、紀(jì)律等)；公務(wù)員法規(guī)(政策)三、秘書(shū)人員的能力要求理解和領(lǐng)會(huì)的能力

“老板很多時(shí)因?yàn)榉N種原因，導(dǎo)致他不能細(xì)說(shuō)因由，因而只隱晦地開(kāi)個(gè)頭，把事情透露端倪，而不把全部真相以及來(lái)龍去脈予以交代。很多時(shí)，忙碌起來(lái)，每有這種交代不清楚的情況發(fā)生，也有可能老板在講述此事時(shí)，心里還未完全構(gòu)想到一個(gè)明確的解決方案，故而就有含糊的主張出現(xiàn)。凡此種種情狀，職員能見(jiàn)微知著，把老板的心意摸清而付諸行動(dòng)，把責(zé)任完成，甚或因這透露出來(lái)的一點(diǎn)資料，而代老板想到辦法解決，都是值得老板開(kāi)心的?！?-《秘書(shū)必讀》“想他人之所想，憑自思而辦事”

案例：

秘書(shū)要有“聽(tīng)辨功”表達(dá)能力書(shū)面表達(dá)（寫(xiě)作能力）口頭表達(dá)等宏遠(yuǎn)汽車制造股份有限公司因發(fā)展需要，欲引進(jìn)一批汽車類專業(yè)人才，于是準(zhǔn)備前往全國(guó)各大高校舉行專場(chǎng)招聘會(huì)。招聘會(huì)程序?yàn)椋?/p>

一、董事長(zhǎng)作“宏運(yùn)汽車的發(fā)展之路”報(bào)告；二、人力資源部長(zhǎng)作公司所需人才職位說(shuō)明；三、簡(jiǎn)歷投遞與篩選；四、筆