自制考勤打卡機

自制考勤打卡機功能點與實踐意義進(jìn)一步學(xué)習(xí)在Excel中日期數(shù)據(jù)格式的設(shè)置和顯示方式。把握宏的錄制和應(yīng)用方法。學(xué)會為按鈕等對象指定宏。把握生成當(dāng)前時間的方法：NOW〔〕函數(shù)的應(yīng)用。把握利用“條件格式”功能實現(xiàn)特別數(shù)據(jù)的特別顯示。把握COUNTIF〔〕函數(shù)的使用方法。建立表格設(shè)計考勤表構(gòu)造(1)啟動Excel2007，按Ctrl+N組合鍵建一個工作簿。(2)在工作表的A2、B2、C2單元格中分別輸入“姓名”、“考勤”、“日期”，在D2、D3單元格中都輸入“2008-1-1”。(3)拖選A2：A3單元格，在“開頭”工具欄的“對齊方式”組中單擊“合并后居中”按鈕，將兩個單元格合并，同時，其中的文字“姓名”居中對齊。(4)對B2：B3、C2：C3單元格分別進(jìn)展一樣的操作，使其合并且文字居中，如下圖。(5)選中D2單元格，在“開頭”工具欄的“數(shù)字”組中單擊〔數(shù)字格式〕下拉列表框右側(cè)的下三角“其他數(shù)字格式”命令，彈出“設(shè)置單元格格式”對話框。(6)在“數(shù)字”選項卡的“分類”列表中選擇“自定義”，在右側(cè)的列表框中選擇“m’’月’’d’’日’’”，此時在上面的“類型”文本框中即可顯示選中的工程，這里我們只需要顯示“某日”，因此，在其中刪除“m’’月’’”“d’’日’’”，單擊“確定”選中D3單元格，同樣翻開“設(shè)置單元格格式”的對話框，在“數(shù)字”選項卡的“分類”列表中選擇“日期”，然后在右側(cè)的“類型”列表中選擇“星期三”，這將使單元格顯示對應(yīng)數(shù)字日期為星期幾。(8)單擊“確定”按鈕，此時D3單元格中的顯示如下圖。(9)再次選中D2：D3單元格，然后向右側(cè)用填充柄填充，直到Z列為止〔具體依據(jù)每個月的天數(shù)選擇填充長度〕，然后在“自動填充選項”下拉列表中選擇“以工作日填充”，如下圖。在A列中，每隔一行輸入一個員工姓名，然后將每個員工姓名與其下面的空白單元格執(zhí)行“合并后居中”操作，形成如下圖的結(jié)果。在C4、C5單元格分別輸入“上班時間”、“下班時間”，然后選中C4：C5，拖動填充柄至最終一個員工，完成為每個員工填充上下班時間的操作。(12)在A1單元格中輸入工作表的總標(biāo)題“2008年1月考勤記錄”。至此，考勤表的構(gòu)造已經(jīng)設(shè)計完成，最終的結(jié)果如下圖。美化工作表選中C2:Y23〔具體依據(jù)你所輸入的數(shù)據(jù)選擇適當(dāng)?shù)膮^(qū)域“開頭”工具欄的“樣式”組中單擊“套用表格格式”充色，因此，正好可以使每個員工的“上班時間”和“下班時間”所在的行有不同的顏色，從而更加便利識別和操作。(2)選擇之后，這時，表格的標(biāo)題行會消滅“篩選”按鈕〔這里由于宏套用表格樣式的時候，會自動創(chuàng)立Excel列表，且默認(rèn)進(jìn)入自動篩選狀態(tài)〕，“數(shù)據(jù)”工具欄中單擊“篩選”按鈕，取消自動篩選狀態(tài)。(3)選擇A2：Y23，在“開頭”工具欄的“樣式”組中單擊“單元格樣式”按鈕，在彈出的列表中選擇一種“標(biāo)題”樣式。接著，連續(xù)通過使用該功能調(diào)整“姓名”列中的填充色和文字顏色。(4)單擊D4在“視圖”工具欄的“窗口”組中單擊“凍結(jié)窗格”“凍結(jié)拆分窗格”命令，這樣，即可將與日期和姓名等相關(guān)的行與列凍結(jié)，從而使我們在上下、左右滾動表格時，這些內(nèi)容始終保持不動，便利閱讀和操作。最終的表格如下圖。這時，創(chuàng)立表格的過程根本完成，下面進(jìn)展生成考勤時間的設(shè)定。錄制宏以生成考勤時間宏是一系列操作的集合，可用于自動執(zhí)行任務(wù)的一項或一組操作。在本例中，為每個員工記錄上下班的時間是一種重復(fù)性的操作，因此，可以通過將這一系列的記錄上下班時間的動作錄制為宏，然后將宏安排給一個按鈕對象〔也可以使其他圖形或控件〕，以便能夠通過單擊該對象來運行宏。添加按鈕并為按鈕創(chuàng)立宏〔1〕首先，將光標(biāo)定位于任意的單元格中，例如D4，然后在Excel2007的狀態(tài)欄中單擊“錄制宏”按鈕，將彈出如下圖的對話框。留意：定位光標(biāo)與D4單元格肯定要在彈出對話框之前〔也就是正式開頭錄制宏之前〕完成，否(2)在“宏名”文本框中輸入“說明”“保存在”下拉列表框中選擇宏要保存的位置，這里選擇“當(dāng)前工作簿”，最終單擊“確定”按鈕，開頭錄制宏的過程。說明：此時按鈕變?yōu)?停頓錄制)，說明從當(dāng)前開頭，錄制宏的操作正式開頭，我們所要執(zhí)行的每一步操作都要被記錄到宏中，直到單擊 為止。(3)下面是要錄制到名為“打卡時間”的宏中的操作〔即可單擊上圖中的“確定”按鈕之后要進(jìn)展的操作〕。輸入“=NOW”。〔單擊“確認(rèn)”按鍵〕這時，單元格中就會產(chǎn)生當(dāng)前時間，但此時時間的格式類似于“2008-1-816：15”。而我們“開頭”工具欄的“數(shù)字”組中單擊“數(shù)字格式”下拉列表右側(cè)的下三角按鈕。在彈出的選項中選擇“時間”，這時，就會將單元格中的數(shù)字格式化為“時分秒”的格式。(4)執(zhí)行完上面的錄制宏的操作之后，單擊按鈕的宏。為按鈕指定宏

完畢錄制，即可生成一個名為“打卡時間”在“開發(fā)工具”工具欄中的“控件”組中單擊“插入”按鈕，在彈出的選項中單擊“表單控件”中的“按鈕〔窗體控件〕”，如下圖。此時間標(biāo)變?yōu)槭滞庑?，在B4單元格中拖動即可繪制一個按鈕，同時彈出如下圖的對話框。這里要求為這個繪制的按鈕指定一個宏，可以看到，在中間的列表框中已經(jīng)存在一個我們剛剛創(chuàng)立的宏“打卡時間”“宏名”“確定”按鈕，即可為按鈕指定該宏。(4)“編輯文字”，然后將按鈕上的文字改為“打卡”，同時，還可以設(shè)置該文字的字體和字號。(5)在按鈕之外的任意處雙擊鼠標(biāo)，即可取消對按鈕的選擇，這時，將光標(biāo)定位在D4單元格中，單擊“打卡”按鈕，即可看到，馬上會生成當(dāng)前的時間。(6)“郭可可”的員工離開公司時，只要將光標(biāo)定位于該員工的“下班時間”與當(dāng)日的日期穿插單元格內(nèi)，如D5〔表示2008年1月1日星期二的下班時間〕中，然后單擊“打卡”按鈕即可生成下班時間。但是，當(dāng)我們這樣做的時候，覺察在D4單元格中的時間也會隨之轉(zhuǎn)變，如下圖。之所以產(chǎn)生這樣的問題，是由于每次生成時間以后，該單元格中外表上是一個時間數(shù)字，但實際上它是公式“=NOW”以，在其他單元格中執(zhí)行“打卡”按鈕中包含的“打卡時間”宏時，會執(zhí)行宏中內(nèi)含的公式“=NOW”，這樣，其他保存該公式的單元格中的數(shù)字也就會自然隨著轉(zhuǎn)變。要解決這個問題，需要在每次生成時間之后，將該單元格中包含的公式屬性去掉。思路是每次生成時間之后，復(fù)制該時間，然后通過“選擇性粘貼”功能將復(fù)制的時候再通過“粘貼值”命令粘貼回去即可，這可以再次通過一個宏來實現(xiàn)。我們刪除原來的“打卡時間”宏，重錄制一個的宏。依據(jù)前面錄制宏的方法再次錄制一個名為“打卡時間”格中，然后單擊狀態(tài)欄中的按鈕1宏“打卡時間”包含的步驟

，進(jìn)入錄制宏的過程，宏中包含的操作為：2按Ctrl+C組合鍵復(fù)制上述單元格3在“開頭”工具欄的“剪貼板”組中單擊“粘貼”按鈕，在彈出的菜單中選擇“粘貼值”按鈕4按“ESC”鍵取消復(fù)制狀態(tài)單擊狀態(tài)欄中的按鈕完畢錄制，同時修改“打卡”按鈕顯示文字為“上班”。在“開頭”工具欄的“編輯”組中單擊“查找和選擇”按鈕，在彈出的菜單中選中“選擇對象”命令。此時，可以通過單擊選中插入到文檔中的按鈕控件對象而不運行其中包含的宏，并能夠進(jìn)展編CTRL鍵拖動該按鈕到B5“指定宏”命令。在對話框中為按鈕指定剛剛錄制的宏“打卡時間”，單擊“確定”按鈕將按鈕上的文字修改改為“下班”，然后在按鈕之外雙擊，推出按鈕編輯狀態(tài)。拖選B4:B5單元格，然后拖動填充柄至最終一個員工完畢，這樣，即可把這兩個單元格中的按鈕填充進(jìn)來，效果如下圖。最終，將工作表標(biāo)簽改為“1月”，這樣，該月的考勤表就制作完畢了。創(chuàng)立其他月份的考勤表(1)右鍵單擊“1月”工作表的標(biāo)簽，在快捷菜單中選擇“移動或復(fù)制工作表”命令。(2)在該對話框中選擇“〔移至最終〕”和“建立副本”，單擊“確定”按鈕，即可復(fù)制一個工作表，將該工作表的標(biāo)簽修改為“2月”(3)“12月”(4)進(jìn)入“2月”考勤表，更改標(biāo)題為“2008年2月考勤記錄”，然后再更改D2和D3單元格中的日期為“2008-2-1”，再填充整月的序列即可。依據(jù)同樣的方法修改其他工作表的標(biāo)題和日期序列。到此為止，整個年度的考勤表已經(jīng)制作完成，接下來就可投入使用了。執(zhí)行考勤單擊“打卡”按鈕，即可生成當(dāng)時的時間，接著再單擊“確認(rèn)時間”按鈕，即可保證已經(jīng)打過時間不在隨其他人單擊“打卡”按鈕而轉(zhuǎn)變。假設(shè)當(dāng)天某個員工沒有執(zhí)行考勤，可依據(jù)實際狀況記入“出差”、“請假”或“缺勤”。出勤統(tǒng)計相比考勤來說，對每個月完畢之后的員工出勤統(tǒng)計才是最終的目的。單純的考勤只是記錄了員工的上下班時間而已而對員工每個月甚至全年出勤狀況的統(tǒng)計，將會從中了解到員工的工作狀況和態(tài)度。突出顯示遲到和早退記錄(1)在公式編輯欄左側(cè)的名稱框中輸入“D4:Z35”,按ENTER鍵之后即可快速選擇需要編輯的區(qū)域。(2)在“開頭”工具欄的“樣式”組中單擊“條件格式”按鈕，在彈出的菜單中選擇“建規(guī)章”命令。彈出如下圖的對話框。在“選擇規(guī)章類型”中單擊“只為包含以下內(nèi)容的單元格設(shè)置格式”，然后在“編輯規(guī)章說明”中，”、“介于”、“9：00”、“17：30”:設(shè)置條件介于9：00到17：00的意義就9：00，小于17：30.那么。大于9：00的時間就是遲到，小于17：30的時間就是早退。單擊“格式”按鈕，彈出如下圖的對話框。在其中選擇一種滿足條件的單元格顏色，單擊“確定”按鈕之后回到“建格式規(guī)章”對話框。再次單擊“確定”按鈕，即可看到。在考勤表中，滿足條件的單元格被特別顯示出來。統(tǒng)計考勤結(jié)果(1)對AA1：AE1區(qū)域執(zhí)行“合并后居中”命令，在其中輸入“統(tǒng)計”二字。(2)在名稱框中輸入“A1”并按ENTER“開頭”工具欄“剪貼板”組中的“格式刷”#外形，接著在剛剛合并的AA1單元格中單擊，即可將格式快速復(fù)制過來。(3)在AA3：AE3單元格中分別輸入“遲到”、“早退”、“缺勤”、“請假”、“出差”。(4)對于每個員工，在其對應(yīng)的“遲到”、“早退”、“缺勤”、“請假”、“出差”“合并后居中”功能將它們合并。(5)將鼠標(biāo)定位于AA4單元格中，然后在編輯欄中輸入“=COUN”，此時會彈出自動補全公式的下拉選項。(6)在下來選項欄中供給了以輸入字符開頭的全部函數(shù)名稱，這一功能對于用戶編輯公式來說格外有用。我們在其中雙擊“COUNTIF”，即可選中該函數(shù)，此時，假設(shè)單擊編輯欄左側(cè)的“插入公式”按鈕，則彈出對話框。說明：COUNTIF〔〕函數(shù)計算選定區(qū)域中滿足函數(shù)內(nèi)部參數(shù)所設(shè)置的某個條件的單元格數(shù)目。(7)這個對話框?qū)τ诓簧柙摵瘮?shù)的用戶來說，可以一邊閱讀參數(shù)的提示文字，一邊設(shè)置函數(shù)參數(shù)，格外便利。這里，在“Range”中輸入“D4:Z4”，在“Criteria”中輸入統(tǒng)計條件“>9：00”，這里的9：00表示上班時間，假設(shè)大于這個時間即為遲到。單擊“確定”按鈕，即可看到對員工“郭可可”上班時間的統(tǒng)計結(jié)果。同時，在編輯欄中會生成一個完整的公式“=COUNTIF(D4:Z4,>9:00)”.(8)在AB5單元格中要統(tǒng)計的是員工“郭可可”得早退次數(shù)。依據(jù)上面“=COUNTIF(D5:Z5,”<17:30”)”,按Enter鍵之后，即可看到統(tǒng)計結(jié)果?！?〕在AC4單元格中統(tǒng)計“缺勤”得次數(shù)，輸入“=COUNTIF(D4:Z4,””)”考勤時間，即視為“缺勤”。〔10〕在AD4單元格中統(tǒng)計“請假”得次數(shù)，輸入“=COUNTIF(D4:Z4,”請假”)”之后按Enter鍵即可?！?1〕在AE4單元格中統(tǒng)計“出差”的次數(shù)，輸入“=COUNTIF(D4:Z4，“出差”)”之后按Enter“郭可可”的出勤統(tǒng)計?！?2〕對于其他員工的統(tǒng)計方法，可以通過復(fù)制公式來完成，這里就不在多講了。直觀性設(shè)計盡管實現(xiàn)了對全部員工的出勤統(tǒng)計，但是結(jié)果卻并不是一目了然。由于統(tǒng)計出勤的就是把握“0”得數(shù)字特別顯示出來，將會更加直觀。選中AA4:AE35區(qū)域，即統(tǒng)計數(shù)字區(qū)域。在“開頭”工具欄得“樣式”組中單擊“條件格式”“突出顯示單元格規(guī)章”，在其子菜單中選擇“其他規(guī)章”命令，彈出如下圖的對話框?！爸粸榘韵聝?nèi)容的單元格設(shè)置格式”，然后設(shè)置條件為：單元格值不等于0，并通過單擊“格式”按鈕設(shè)置滿足條件的單元格得顏色為紅色，單擊“確定”按鈕后，即可將非“0”得單元格以紅色顯示，如下圖。易用性設(shè)計現(xiàn)在得到的表格有一個明顯的使用上的問題，就是當(dāng)我們在考勤區(qū)和統(tǒng)計區(qū)中移動時，會由于列數(shù)很多而不得不來回拖動水平滾動條，顯得很不便利，假設(shè)我們加一個切換按鈕，直接實現(xiàn)在兩個區(qū)域中的切換，則可以提高易用性?！?〕在名稱框中輸入“A1:Y23”并按Enter鍵，即可選中該區(qū)域〔這是執(zhí)行考勤操作的區(qū)域〕。〔2〕接著在名稱框中單擊，然后輸入“考勤區(qū)”，當(dāng)按下Enter鍵時，即可將所選區(qū)域命名為“考勤區(qū)”?！?〕依據(jù)同樣的操作，將Z1:AD23區(qū)域命名為“出勤統(tǒng)計區(qū)”?！?〕在名稱框中輸入“D4”并按Enter鍵，此時，屏幕的位置以“考勤區(qū)”的左上局部為準(zhǔn)顯示?！?〕單擊狀態(tài)欄中的“錄制宏”按鈕，在彈出的對話框中將宏命名為“切換到統(tǒng)計區(qū)”，單擊“確定”按鈕后，開頭錄制宏，操作為：○1單擊名稱框右側(cè)的下三