公司檔案文件編碼規(guī)則

發(fā)文部門：人事行政部密級：S頁次：頁公司檔案文件編碼規(guī)則1 目的規(guī)范和統(tǒng)一公司制度文件的格式及管理，明確制度文件編制、審核、簽發(fā)程序及要求，維護制度文件的連貫性、權威性，保障管理組織有序、運行有效。2 范圍適用于公司各部門，各駐外機構可參照執(zhí)行。3 職責3.1總經(jīng)理負責公司各類制度文件的審批。3.2副總經(jīng)理負責公司各類制度文件的審核。3.3人事行政部是公司制度文件的歸口管理部門，負責公司制度建設的統(tǒng)籌規(guī)劃、綜合協(xié)調、組織實施與稽查落實；負責各類制度文件的初審；負責各類制度文件的檔案管理。3.4各部門負責本部門職能、職責范圍內相關制度文件的起草與報批；負責按職責劃分執(zhí)行相關制度文件。4制度文件分類及編號規(guī)則（見下表）。4.1版本制度文件版本分為版本和版號兩部分：版本號用大寫英文字母組成，從A開始順次遞增；版次號用2位阿拉伯數(shù)碼組成，從00開始，順次遞增。4.2密級按制度文件保密程度，可將制度文件分為絕密文件（T）、機密文件（S）和一般文件。制度文件應標明密級，一般文件無需標注。4.3正文格式正文一般包括：1.目的、2.范圍、3.職責、4.內容、5.附則、6.相關文件與記錄、7.附件說明、8.文件履歷說明。4.3.1“內容”一般指具體管理涉及的內容，如涉及管理內容、項目較多，可適當擴充章節(jié)，分類說明。4.3.2涉及專業(yè)管理、技術問題，或需經(jīng)特別解釋才能表達清晰，辨明歧義的，可適當增加“定義”章節(jié)。4.3.3文件履歷說明一般包括制定（人）、審核（人）、批準（人），批準、頒發(fā)和生效日期，以及閱文批示及會簽等內容。4.3.4正文一般采用四號小標宋體字（表格內文字小四號，頁眉五號），A4紙，頁邊距上下左右均1.27cm，（標點符號用全角標注，占1字間距）。4.3.5附件與附件說明4.3.5.1制度文件如有附件，應在正文之未尾，“文件履歷說明書”之前進行附件說明。4.3.5.2附件一般包括：相關流程圖、相關表單和其他對正文內容的說明性材料。4.3.5.3凡具體管理流程應編制流程圖，對各業(yè)務、管理環(huán)節(jié)進行節(jié)點描述。4.3.5.4業(yè)務、管理過程中涉及的表單，應統(tǒng)一編號附后。4.3.5.5附件說明應按順序標注，其順序號與附件順序一致。標注時先標附件名稱（不加標點），再用括號括入編號。5制度文件編制、發(fā)布流程5.1各部門根據(jù)管理、業(yè)務需要，按統(tǒng)一標準編制制度文件。5.1.1人事行政部每年11月份向各部門收集匯總制度建立、執(zhí)行情況，并編制《年度制度建設計劃》。5.1.2各部門編制制度文件原則上應在上述“制度建設計劃”范圍內按期完成；確因管理需要，需臨時增、刪、合并制度文件的，應及時向人事行政部提出申請，由人事行政部對“制度建設計劃”作相應調整。5.1.3各部門制定的制度文件初稿（套制度模板的打印件），經(jīng)部門負責人確認后統(tǒng)一交人事行政部初審。初審的主要內容：5.1.3.1是否按計劃編制文件，是否符合編號規(guī)則；5.1.3.2是否按公司統(tǒng)一格式編制；5.1.3.3相關原則規(guī)定是否符合公司有關制度規(guī)定；5.1.3.4涉及跨部門事項是否與相關部門充分協(xié)商，相互間職責流程是否已清晰界定。5.2經(jīng)人事行政部初審的制度文件統(tǒng)一交副總經(jīng)理復核后，送總經(jīng)理簽批。5.3所有制度文件經(jīng)總經(jīng)理批準后，按審批發(fā)文范圍予以發(fā)布。5.4經(jīng)總經(jīng)理批準的制度文件原件由人事行政部文控文員留存，并按照發(fā)文范圍復印發(fā)放給相應部門及人員。5.5制度文件發(fā)放時應按受文部門在其“分發(fā)號”欄填寫對應的分發(fā)號，并由受文部門相關人員在《文件發(fā)放及簽收記錄》上簽名確認。5.6制度文件更版發(fā)放時，人事行政部文控文員應同時回收舊版文件，并做好相應記錄。5.7經(jīng)人事行政部編號發(fā)放的制度文件，原則上一號一部門，任何部門、人員不得擅自復制。確因工作需要需增發(fā)文件的，由需要部門申請，經(jīng)人事行政部經(jīng)理同意后，可復印增發(fā)，并按受文部門編號登記管理；原受文部門已發(fā)文件的，采用“部門編號+阿拉伯數(shù)碼”方式發(fā)放，如營銷中心增發(fā)的第1份文件編號用“04-1”表示。6制度文件的宣貫與試運行6.1制度文件一經(jīng)公司總經(jīng)理簽批即行生效，編制部門應作好實施前的宣貫工作，并做好相應培訓（宣貫）記錄。6.1.1制度文件宣貫一般可利用早會時間進行，文件涉及的相關部門人員均應參加。6.1.2制度文件內容較多，涉及面廣（包括需公司全員知曉）的，可由文件編制部門協(xié)商人事行政部另行安排時間進行全員培訓。6.1.3制度文件執(zhí)行過程中有不明確或不清楚的，可向文件編制部門咨詢，文件編制部門應給予認真解答。6.2制度文件試運行6.2.1原則上制度文件自發(fā)放生效之日起一個月內為試運行階段，試運行結束無需修訂的，自動轉為正式生效文件。6.2.2試運行階段，文件編制部門應及時跟進、了解文件執(zhí)行情況，對相應部門提出的問題及建議進行記錄和分析，并酌情進行修訂與完善。6.2.3試運行階段，制度文件相應內容進行修訂、完善的，應及時更新發(fā)放，并回收已發(fā)放的試運行制度文件。7制度文件的修訂與廢止。7.1當文件有下列情形之一者，應予以修訂。7.1.1規(guī)定事項局部已不適用者；7.1.2規(guī)定事項與政府有關法令抵觸者；7.1.3相關文件內容相互矛盾者；7.1.4與其它文件內容有交叉或矛盾者；7.1.5所記載部門名稱已與實際不符，或原規(guī)定事項的主管、執(zhí)行部門已經(jīng)變更者；7.1.6條文文義含糊不明確，有必要重新修訂說明者；7.1.7有其它修訂之必要者。7.2當文件有下列情形之一者，應予以廢止：7.2.1規(guī)定事項與現(xiàn)行經(jīng)營方針不符或相悖者；7.2.2文件規(guī)定與事實情況完全不符者；7.2.3同一事項已有新文件（同一層次文件）規(guī)定并公布實施者；7.2.4主文件已廢止或變更，子文件已失去其執(zhí)行依據(jù)者；7.2.5因其它情形沒有保留或繼續(xù)使用必要者；7.3回收的作廢文件的副本可即時銷毀，但作廢文件的正文應給予封存保留正常為一年時間，以便追索查詢。7.4如果文件達到修訂條件的，文件編制部門應在一個月內對文件進行修訂完善；如果文件符合廢止條件的，由文件編制部門申請，經(jīng)人事行政部初審，中心總監(jiān)審批后予以廢止。8制度文件檔案管理:見公司檔案管理規(guī)定.9文件執(zhí)行稽查9.1任何人不得在受控文件上涂改/亂畫；9.2未經(jīng)主管部門批準，任何人不得將受控文件私自外借/復印/打印/拷貝；9.3文件一經(jīng)生效發(fā)行或提出問題還未正式修訂原版本之前，相關部門必須嚴格遵照執(zhí)行；9.4人事行政部定期（首次稽查在文件發(fā)行一個月后，以后每季度一次稽查）對文件的執(zhí)行情況進行稽查，填寫《文件執(zhí)行稽查表》，有不合格項，必須有責任部門/人員簽署確認；9.5稽查內容包括；各相關單位是否按文件規(guī)定執(zhí)行工作；文件內容是否符合現(xiàn)狀的需求，是否有不合理項需進行改進；10本制度自頒布之日起施行，原有相關文件作廢。11本制度由人事行政部負責解釋。相關文件：《檔案管理制度》12文件編號示例：行政類文件的編號，其代號組成：XX-XX-XX-XXXX—XXXXX：企業(yè)代號，以大寫的公司簡體名稱拼音首字母“FG”表示。XX：文件一級類號，見下表。XX：文件二級類號，見下表XXXX：文件年份；XXX：同類別下文件流水號；文件編號例：FG-XZ05-2012-001-A/O版本號文件順序號年份文件類別公司簡寫意為公司人事行政部通知通告類2012年001號文件12.1一級類號、二級類號、歸檔范圍一級類目（代碼）二級類目（代碼）歸檔范圍行政類

XZ證照01各種證照（營業(yè)執(zhí)照正副本，組織機構代碼證正副本，稅務登記證，生產(chǎn)許可證，注冊證，獲獎證，商標證等）。公司戰(zhàn)略

02企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略、決策、發(fā)展規(guī)劃、管理目標等文件材料，董事會決議等。制度

03公司各項規(guī)章制度。合同

04合同、協(xié)議、公證書、意向書、招投標及有關談判材料、律師函等。通知通告05紅頭文件，通知，通報、通告等。辦公文件

06通聯(lián)文件（上級下達的文件，下級上報的文件，平行部門往來文件等）；各職能部門工作總結，報告，計劃等文件。會議

07公司級會議文件（報告，紀要，記錄，簡報，發(fā)言材料等。）政府文件

08公司申請、批復等有關材料（項目文件，產(chǎn)品注冊文件等）。活動

09公司印刷、匯編材料、大事記等。公司大型活動的議程，領導講話，照片、錄音、錄像等資料。其它10其它類型文件。銷售類

XS市場

01新市場開拓、新項目論證、評價、市場調查、分析、預測等文件材料。銷售政策

02促銷、產(chǎn)品銷售價格及調價政策等有關材料。其它03其它銷售類文件。技術類

JS分析報告

01研發(fā)產(chǎn)品市場預測報告、產(chǎn)品質量分析報告，樣品問題反饋報告等。項目

02研發(fā)項目調研報告、請示、批復等產(chǎn)品設計定型、改型、改進報告、批復。其它技術相關文件。生產(chǎn)類

SC生產(chǎn)01生產(chǎn)統(tǒng)計報告，發(fā)貨統(tǒng)計報告，庫存盤點報告，質量統(tǒng)計報告等。其它與生產(chǎn)相關文件。流程類LC流程01所有流程類文件12.2分發(fā)號：根據(jù)發(fā)文