公司檔案管理制度

PAGEPAGE1公司檔案管理制度第一篇：公司檔案管理制度XX公司檔案管理制度第一章總則第一條為了加強(qiáng)對(duì)公司檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，為公司生產(chǎn)建設(shè)和經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)，依照《中華人民共和國(guó)檔案法》、《安徽省檔案條例》和鐵道部《鐵路建設(shè)項(xiàng)目竣工文件編制移交辦法》等，特制定本辦法。第二條本辦法所稱的檔案，是指公司在建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理等活動(dòng)中形成的對(duì)公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案全宗見附表1。第三條公司各部門及每位員工都有保護(hù)檔案的義務(wù)。第四條公司應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案事業(yè)的建設(shè)列入公司發(fā)展計(jì)劃，建立健全檔案機(jī)構(gòu)，確定必要的人員編制，統(tǒng)籌安排發(fā)展檔案事業(yè)所需的經(jīng)費(fèi)，加快實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。第五條公司檔案實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，便于公司各部門的利用。第二章檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)第六條公司綜合部負(fù)責(zé)對(duì)公司文書、科技和財(cái)務(wù)檔案統(tǒng)一歸檔，集中保管，業(yè)務(wù)上接受鐵路局和地方檔案行政管理部門的指導(dǎo)。第七條貫徹執(zhí)行上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)檔案管理工作制定的方針、政策和要求，為檔案的利用創(chuàng)造條件、簡(jiǎn)化手續(xù)、提供方便，結(jié)合本公司的實(shí)際情況，制訂和完善檔案管理的規(guī)章制度并組織實(shí)施。第八條綜合部負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門文件材料的形成、積累和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和撿查，公司各部門設(shè)檔案專管員，接受綜合部統(tǒng)一的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、指導(dǎo)和檢查。第九條檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識(shí)。在檔案的收集、整理、保護(hù)和提供利用等方面成績(jī)顯著的部門或者個(gè)人，由公司給予獎(jiǎng)勵(lì)。第三章檔案的管理第十條對(duì)公司規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定整理立卷，定期向綜合部移交、集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。第十一條綜合部按有關(guān)規(guī)定，及時(shí)做好國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理登記工作，定期向有關(guān)檔案館移交檔案。第十二條基本建設(shè)工程和技術(shù)改造項(xiàng)目驗(yàn)收、科學(xué)技術(shù)成果鑒定、重要設(shè)備開箱和其他技術(shù)項(xiàng)目的驗(yàn)收、鑒定，應(yīng)有公司檔案工作人員參加，驗(yàn)收應(yīng)當(dāng)歸檔的材料。國(guó)家確定的重點(diǎn)建設(shè)工程和重大科學(xué)技術(shù)研究項(xiàng)目形成的檔案，由同級(jí)檔案行政管理部門和有關(guān)主管部門的檔案機(jī)構(gòu)驗(yàn)收。第十三條公司各部門應(yīng)認(rèn)真做好本部門檔案移交前的準(zhǔn)備工作，嚴(yán)格落實(shí)檔案形成、積累、立卷、歸檔等環(huán)節(jié)的工作責(zé)任，確保檔案完整、準(zhǔn)確，歸檔及時(shí)。第十四條公司綜合部按年度或按項(xiàng)目對(duì)各部門管理的檔案，進(jìn)行集中統(tǒng)一歸檔、保管。對(duì)接收的檔案進(jìn)行審核、編號(hào)、保管和提供利用。第十五條綜合部應(yīng)積極采用現(xiàn)代化先進(jìn)手段，編制各類檔案的檢索工具和參考資料，及時(shí)準(zhǔn)確地為檔案的利用提供服務(wù)。第十六條落實(shí)檔案庫(kù)房安全防護(hù)措施，做好檔案庫(kù)房的管理工作。第十七條保密檔案的管理和利用、密級(jí)的變更和解密，按國(guó)家有關(guān)保密法律和行政法規(guī)的規(guī)定辦理。第四章歸檔范圍第十八條文書檔案歸檔范圍1.本單位召開的各種重要會(huì)議的通知、紀(jì)要、報(bào)告、講話，與議題有關(guān)的簡(jiǎn)報(bào)、材料等。如股東會(huì)、董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、工作例會(huì)及各種重要專業(yè)會(huì)議的記錄和相關(guān)材料。2．本單位形成的文件，包括通知、通報(bào)、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)定、辦法、函等，以及內(nèi)部資料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表資料。3．本單位領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人參加主管機(jī)關(guān)(如安徽省、鐵道部及有關(guān)部門)召開重要會(huì)議帶回的文件材料。4．本單位機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤并、改變名稱、啟用印章、人事調(diào)配、獎(jiǎng)懲等文件及出國(guó)審查、批準(zhǔn)材料等。5．本單位與有關(guān)單位簽定的合同、協(xié)議、協(xié)定、委托書，外事活動(dòng)形成的重要文件，立案調(diào)查處理已結(jié)案的人民來信及相關(guān)的文件材料。6．本單位財(cái)產(chǎn)交接憑證、記錄，檔案交接憑證、記錄及銷毀報(bào)告和清冊(cè)。7．其他重要的文件材料，如上級(jí)單位對(duì)本單位請(qǐng)示的批復(fù)，對(duì)本單位重要事項(xiàng)及工程建設(shè)問題的決定、紀(jì)要，部、市領(lǐng)導(dǎo)的批示，與有關(guān)單位共同形成的會(huì)議紀(jì)要等。8．文書檔案保管期限，參見附表2。第十九條科技(工程)檔案歸檔范圍按鐵道部科技檔案管理規(guī)定和鐵道部辦公廳《鐵路建設(shè)項(xiàng)目竣工文件編制移交辦法》(辦檔[20XX]8號(hào))的規(guī)定執(zhí)行。（一）鐵路運(yùn)輸檔案鐵路運(yùn)輸組織、計(jì)劃和指揮中形成的列車運(yùn)行圖、列車運(yùn)行時(shí)刻表，列車編組計(jì)劃、機(jī)車交路圖，車站技術(shù)作業(yè)能力和區(qū)間通過能力查定、技術(shù)組織措施、行車辦法等。（二）基本建設(shè)檔案1．鐵路線路(干線、支線、聯(lián)絡(luò)線、專用線)、站場(chǎng)，樞紐、橋涵、隧道、通信、信號(hào)、給水、電力、房建和客貨運(yùn)主要設(shè)備，在新建、改建、擴(kuò)建、大修中所形成的設(shè)計(jì)任務(wù)書、設(shè)計(jì)說明書、預(yù)決算、各種原始計(jì)算資料、地質(zhì)資料、地畝資料、構(gòu)件設(shè)備材料合格證、各種隱蔽工程檢查證、試驗(yàn)記錄、工程日志、變更依據(jù)，交接驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程總結(jié)、竣工資料以及作為設(shè)計(jì)、施工依據(jù)和審批鑒定的文字材料，各階段所形成的圖紙。2．舊線復(fù)測(cè)中所形成的線路平面圖、縱斷面圖、站場(chǎng)平面圖、水準(zhǔn)基點(diǎn)表、曲線表、坡度表、車站表，新舊里程對(duì)照表及其他技術(shù)圖表。3．橋梁鑒定中所形成的基礎(chǔ)挖驗(yàn)、水文資料，鋼梁鑒定計(jì)算書及圖紙。（三）設(shè)備儀器檔案在生產(chǎn)建設(shè)、產(chǎn)品制造、養(yǎng)護(hù)維修、研究試驗(yàn)、測(cè)量化驗(yàn)等工作中購(gòu)置、引進(jìn)或自制安裝使用和儲(chǔ)備的各種機(jī)車車輛、機(jī)械動(dòng)力設(shè)備、儀器儀表設(shè)備的圖紙和說明書，在大修改造中產(chǎn)生的技術(shù)材料。（四）科技研究檔案在科研、試驗(yàn)，技術(shù)交流、應(yīng)用、考察、合作，技術(shù)革新、發(fā)明創(chuàng)造等工作中形成的科技成果課題報(bào)告、計(jì)劃任務(wù)書，方案論證報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、協(xié)議書，研制計(jì)劃、測(cè)試記錄、專題總結(jié)，審批、鑒定、評(píng)議、推廣中作為依據(jù)的文字材料及論文、著作、教育大綱、?？?。（五）技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)檔案鐵路生產(chǎn)建設(shè)、勘測(cè)設(shè)計(jì)、養(yǎng)護(hù)維修中的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)(標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖、參考圖)，各種計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)規(guī)程以及更改廢止標(biāo)準(zhǔn)的文件，鐵路局審批制訂的標(biāo)準(zhǔn)文件材料。第二十條聲像照片檔案歸檔范圍(參見附表3、4)。第二十一條財(cái)務(wù)檔案按財(cái)務(wù)法規(guī)規(guī)定及鐵路行業(yè)要求歸檔。第五章檔案的接收第二十二條公司綜合部接收各部門在職能工作活動(dòng)中直接形成的各類檔案，包括文書、科技、聲像等檔案入庫(kù)。第二十三條接收檔案時(shí)間:公司各部門將處理完畢的各類文件經(jīng)綜合部審核后，填寫卷內(nèi)目錄、編碼、立卷后交綜合部保管。本年度的文書檔案于下年度的4月底前歸檔；基建檔案，應(yīng)在每個(gè)工程項(xiàng)目或階段竣工并交接驗(yàn)收之后由工程部負(fù)責(zé)整理歸檔；設(shè)備儀器檔案，應(yīng)在每個(gè)設(shè)備儀器使用或安裝之后由設(shè)備管理人員負(fù)責(zé)整理立卷歸檔；鐵路標(biāo)準(zhǔn)檔案和鐵路運(yùn)輸檔案，應(yīng)在每個(gè)項(xiàng)目批準(zhǔn)之后歸檔；科技研究檔案，應(yīng)在每項(xiàng)科研任務(wù)完成或停止之后歸檔。第二十四條綜合部對(duì)歸檔的文件材料逐一進(jìn)行核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)文件材料不準(zhǔn)確、不完整，應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)部門和人員進(jìn)行修改、補(bǔ)充直至完善。第二十五條歸檔卷宗，應(yīng)編制案卷目錄（卷內(nèi)目錄、文件目錄）一式兩份，簽名蓋章后綜合部和部門各執(zhí)一份留存?zhèn)洳椤９こ添?xiàng)目檔案待竣工驗(yàn)收后，由綜合部按鐵道部有關(guān)規(guī)定，統(tǒng)一向上海鐵路局檔案館及相關(guān)部門、單位移交。第六章檔案的分類第二十六條按照案卷的排列順序編制卷號(hào)，以固定案卷位置。在一冊(cè)案卷目錄內(nèi)不得出現(xiàn)重復(fù)的案卷號(hào)。各類檔案編號(hào)由綜合部統(tǒng)一明確(附表5)。第七章檔案的保管第二十七條檔案的保管須確保安全，庫(kù)房要具備防盜、防火、防潮、防霉、防塵、防蟲、防光等設(shè)施。第二十八條為便于調(diào)卷，需標(biāo)注案卷存放類別、年份及示意圖。第二十九條定期對(duì)檔案保管情況進(jìn)行檢查、記錄，如發(fā)現(xiàn)可能危及檔案安全的情況，須及時(shí)采取措施，予以保護(hù)。第三十條提高科學(xué)管理水平，積極提供檔案利用和服務(wù)。做好開發(fā)文檔一體化工作，逐步把檔案管理納入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。第三十一條檔案管理人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，應(yīng)將負(fù)責(zé)管理的檔案狀況和數(shù)量交接清楚。第八章檔案的利用第三十二條檔案管理人員要熟悉館藏檔案的情況，積極熱情地做好各類檔案的利用和服務(wù)。第三十三條檔案要編制案卷目錄、全引目錄、專題卡片并提供其它參考資料。第三十四條檔案一般不外借，公司各部門工作人員因工作需要可以借閱公司檔案，借閱檔案要辦理借閱手續(xù)，非財(cái)務(wù)人員借閱財(cái)務(wù)檔案需征得財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人的同意。第三十五條借閱檔案要說明目的，并盡可能提供檔案的作者、時(shí)間、內(nèi)容，以便于及時(shí)調(diào)閱。借閱檔案的期限一般不超過十五天，對(duì)到期未還的檔案應(yīng)及時(shí)催還。第三十六條外單位查閱檔案，需由經(jīng)辦部門人員陪同方可查閱(復(fù)印)，原則上不予外借。第三十七條借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、拆散、損壞、遺失。如發(fā)現(xiàn)將按《檔案法》及《實(shí)施辦法》嚴(yán)肅處理。第九章附則第三十八條本辦法適用于本公司，如有與上級(jí)檔案管理規(guī)定相抵觸的條款，以上級(jí)管理規(guī)定為準(zhǔn)。第三十九條本辦法由公司（綜合部）負(fù)責(zé)解釋。第四十條本辦法自公布之日起執(zhí)行。附表：1.公司檔案全宗2.文書檔案保管期限3.聲像檔案種類、分類代號(hào)4.照片檔案歸檔范圍、分類及保管期限表5.公司檔案總目錄第二篇：公司檔案管理制度篇一：企業(yè)檔案管理制度公司檔案管理制度第一章總則第一條為加強(qiáng)公司檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，特制訂本制度。第二條本制度所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的企業(yè)各級(jí)部門及員工從事生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。第三條重要原始檔案遵循“雙人雙控，共同管理”原則，由總經(jīng)辦統(tǒng)一管理。第二章檔案歸檔第四條歸檔范圍(一)(二)通用管理：證書、部門職責(zé)、崗位職責(zé)、手冊(cè)、注冊(cè)申報(bào)資料等。工程基建：設(shè)計(jì)文件、圖紙、會(huì)議記錄、招投標(biāo)文件、造價(jià)、工程管理（變更、進(jìn)度控制、質(zhì)量控制）、工程驗(yàn)收、工程報(bào)批資料等。(三)合同：原輔料采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、工程基建、技術(shù)轉(zhuǎn)移、委托合同、設(shè)計(jì)合同、其他合同。(四)設(shè)備檔案：公用系統(tǒng)、物料、倉(cāng)庫(kù)等輔助設(shè)備；生產(chǎn)部設(shè)備、工程部設(shè)備、qc部設(shè)備等。(五)(六)員工培訓(xùn)：培訓(xùn)計(jì)劃、總結(jié)、內(nèi)部培訓(xùn)記錄、外部培訓(xùn)報(bào)告等。計(jì)量：化測(cè)類、力質(zhì)類、溫濕度類、壓力類、熱工類、長(zhǎng)度類、計(jì)時(shí)類、流量類等，設(shè)備內(nèi)部校驗(yàn)記錄歸于設(shè)備檔案中。(七)產(chǎn)品檔案：產(chǎn)品批件、包裝設(shè)計(jì)、技術(shù)轉(zhuǎn)移資料、產(chǎn)品工藝規(guī)程及空白批記錄、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、留樣觀察和產(chǎn)品穩(wěn)定性試驗(yàn)資料、產(chǎn)品質(zhì)量回顧、變更情況、產(chǎn)品藥檢所檢驗(yàn)報(bào)告（含送檢或抽檢）、產(chǎn)品重大質(zhì)量事故資料等。(八)(九)供應(yīng)商檔案。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：原料、輔料、中間產(chǎn)品、待包裝產(chǎn)品、成品、包裝材料等。(十)檢驗(yàn)方法：原料、輔料、中間產(chǎn)品、待包裝產(chǎn)品、成品、包裝材料等。(十一)記錄：除批記錄以外的所有記錄。包括輔助記錄、出入庫(kù)單、銷毀記錄、盤存表、溫濕度記錄、物料請(qǐng)驗(yàn)單等；(十二)批記錄：批生產(chǎn)記錄、批檢驗(yàn)記錄、批監(jiān)控記錄、批包裝記錄等。(十三)標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程。(十四)驗(yàn)證文件：驗(yàn)證主計(jì)劃、廠房及公用系統(tǒng)、生產(chǎn)設(shè)備驗(yàn)證、qc設(shè)備驗(yàn)證、工程部設(shè)備驗(yàn)證、方法驗(yàn)證、工藝驗(yàn)證、清潔驗(yàn)證等。(十五)行政類文件：?行政法規(guī)性文件。包括上級(jí)頒發(fā)、需要企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章規(guī)程等；?各類公文。本企業(yè)對(duì)外的正式發(fā)文與相關(guān)機(jī)構(gòu)來往的批復(fù)；?各類證照、證書。包括章程、法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、土地證、房產(chǎn)證、商標(biāo)注冊(cè)證書、企業(yè)和產(chǎn)品獲得的各類榮譽(yù)牌匾和證書等；?人事任命、勞動(dòng)糾紛等；?各類固定資產(chǎn)資料。包括車輛所有原始證照、辦公設(shè)備、儀器設(shè)備說明書、保修卡等；?所有加蓋公章的文件復(fù)印件；?在企業(yè)文化建設(shè)和社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的各種文字、聲像光碟等形式的歷史記錄。第五條歸檔時(shí)間(一)各類證照、批件、商標(biāo)、合同、協(xié)議等原始文件和加蓋公章的文件復(fù)印件須于文件產(chǎn)生的24小時(shí)（一個(gè)工作日）內(nèi)到檔案室辦理歸檔手續(xù)；(二)設(shè)備檔案、產(chǎn)品檔案、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)方法、標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程隨時(shí)產(chǎn)生隨時(shí)歸檔；(三)員工培訓(xùn)類資料按月歸檔，于每月25日之后次月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù)；(四)計(jì)量類資料按半年歸檔，于每年5月25日之后6月5日之前、11月25日之后12月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù)；(五)供應(yīng)商檔案按歸檔，于每年1月25日之后2月5日之前將上一年的資料到檔案室辦理歸檔手續(xù)；(六)(七)手續(xù)；(八)驗(yàn)證文件隨時(shí)產(chǎn)生隨時(shí)歸檔，驗(yàn)證主計(jì)劃按歸檔，于每年1月25記錄文件。輔助記錄半年歸檔一次，其他記錄每年歸檔一次；批記錄文件按月歸檔，于每月25日之后次月5日之前到檔案室辦理歸檔日之后2月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù)；(九)(十)其他文件每周一集中歸檔一次。未按要求及時(shí)歸檔而造成損失的，由當(dāng)事人承擔(dān)全部責(zé)任，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。第六條歸檔份數(shù)(一)(二)原件全部歸檔，并注明份數(shù)、出處。使用頻繁的檔案，各使用部門應(yīng)復(fù)印留存自用。第七條歸檔要求(一)(二)(三)(四)由檔案室和各部門指派一名專人負(fù)責(zé)歸檔事宜。對(duì)已經(jīng)破損或模糊的文件必須先修復(fù)再歸檔。文件必須通過系統(tǒng)整理后再歸檔。文件須經(jīng)歸檔部門主管或部門以上領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后方可歸檔。第八條歸檔手續(xù)各類文件歸檔時(shí)，歸檔部門應(yīng)填寫《文件歸檔單》一式二份，由歸檔部門負(fù)責(zé)人和總經(jīng)辦負(fù)責(zé)人審批，歸檔部門和檔案室各留存一份，以備查考。由檔案員填寫《文件歸檔登記薄》，歸檔人和檔案員共同簽字確認(rèn)。第三章檔案的收集與整理第九條檔案的收集(一)由各部門指派專人，每周一對(duì)其本部門需要?dú)w檔的文件進(jìn)行收集，并進(jìn)行分類、排列、編目后移交檔案室。(二)由檔案管理人員定期到各部門對(duì)零散的文件進(jìn)行收集，再進(jìn)行系統(tǒng)的、全面的整理。(三)收集時(shí)要保證檔案的質(zhì)量。如不完整，需進(jìn)行進(jìn)一步的收集，對(duì)收集不全的檔案，要做好記錄。第十條檔案的整理(一)(二)檔案采用按類別分類的方式，做到層次分明，便于保管和利用。檔案嚴(yán)格按照分類、排列、組卷、編目的整理步驟進(jìn)行系統(tǒng)、全面的整理，并做電子目錄方便日后檢索。檔案編號(hào)由英文字母及阿拉伯?dāng)?shù)字組成，具體說明如下：7、8、9位代表流水號(hào)001～999。、6位為檔案柜號(hào)。、4位為二級(jí)分類的編號(hào)。、2位為一級(jí)分類的英文縮寫。第四章檔案建檔第十一條分類梳理歸檔的資料，由檔案員分類、編號(hào)，于文件歸檔的當(dāng)天入庫(kù)，并建立《檔案明細(xì)臺(tái)賬》。第十二條檔案專用章所有歸檔的復(fù)印件及歸檔原件產(chǎn)生的復(fù)印件，每頁(yè)紙加蓋藍(lán)色檔案專用章，加蓋檔案專用章的復(fù)印件視同原件使用，檔案專用章置于檔案室，由檔案員保管。第十三條檔案編號(hào)章檔案盒中每份檔案右上角加蓋紅色編號(hào)章，編號(hào)手寫，檔案編號(hào)章置于檔案室，由檔案員保管，對(duì)已歸檔編號(hào)檔案做出的任何調(diào)整須登記備查。第十四條檢索目錄所有歸檔文件，由檔案員建立對(duì)應(yīng)關(guān)系的電子版檢索目錄，并定期核對(duì)。第十五條電子備份重要資料的原件須通過掃描等方式建立電子備份，各歸檔資料如有電子版的也應(yīng)一并建檔備份。第五章檔案使用和歸還第十六條檔案使用(一)文件復(fù)?。河墒褂萌颂顚憽稒n案復(fù)印登記薄》，一般性文件經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，重要文件同時(shí)報(bào)分管副總批準(zhǔn)，由檔案員復(fù)印、提供。(二)借出已加蓋檔案專用章的復(fù)印件：由使用人填寫《檔案借出登記薄》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，最長(zhǎng)不超過十個(gè)工作日，重要文件及特殊情況同時(shí)報(bào)分管副總批準(zhǔn)；十日后仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續(xù)。(三)借閱原始文件：由使用人填寫《檔案借閱登記薄》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，于檔案室指定的地點(diǎn)查閱，不得帶離檔案室，重要文件及特殊情況同時(shí)報(bào)分管副總批準(zhǔn)。(四)借出原始文件：由使用人填寫《檔案借出登記薄》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，最長(zhǎng)不超過五個(gè)工作日，重要文件及特殊情況同時(shí)報(bào)分管副總批準(zhǔn)，總經(jīng)辦會(huì)簽；五個(gè)工作日后仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續(xù)；原件借出后不再歸還的，須經(jīng)分管副總、總經(jīng)理批準(zhǔn)，總經(jīng)辦會(huì)簽，檔案室保留復(fù)印件備查；(五)外單位借出檔案時(shí)，由使用人填寫《檔案借出登記薄》，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可使用。(六)按規(guī)定審批，由當(dāng)事人和檔案員在相應(yīng)登記薄上登記并簽字確認(rèn)方可使用檔案；違者一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，對(duì)檔案員處以20XX1000元/人/件的罰款；造成損失的，由檔案員全額承擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。第十七條檔案歸還(一)檔案使用者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借出的各類檔案文件在歸還時(shí)，經(jīng)檢查無誤后，應(yīng)在《檔案借出登記薄》登記，并由使用人和檔案員分別簽字確認(rèn)。(二)發(fā)生損壞、丟失的，對(duì)使用人處以20XX1000元/人/件的罰款；造成損失篇二：公司檔案管理制度實(shí)施細(xì)則公司檔案管理制度管理細(xì)則為進(jìn)一步完善公司的管理體系，建立有效的檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，使檔案管理更有效的為公司管理工作服務(wù)，促進(jìn)公司的可持續(xù)健康發(fā)展，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及規(guī)定，并結(jié)合我公司實(shí)際情況，制定本細(xì)則。一、總則（一）公司檔案是在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和，是完整地、系統(tǒng)地反映公司各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是考察和研究公司歷史及現(xiàn)狀的重要依據(jù)。（二）檔案管理工作是公司管理基礎(chǔ)工作的組成部分，是維護(hù)公司合法權(quán)益的重要工作。公司檔案管理工作堅(jiān)持集中統(tǒng)一的原則，由公司行政與人力資源總監(jiān)統(tǒng)一負(fù)責(zé)，統(tǒng)一管理。（三）公司檔案具體工作由檔案部進(jìn)行日常管理，其他各部門在工作和業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的裝飾工程、基建、科研、文書、音像、人事、會(huì)計(jì)、實(shí)物等檔案均須由公司檔案部管理，各部門不得分散保存。二、檔案部門設(shè)置及其職責(zé)（一）公司設(shè)立檔案部并配備專職檔案人員，公司檔案部的基本職責(zé)為：1、組織實(shí)施黨和國(guó)家關(guān)于檔案工作的有關(guān)方針、政策、法規(guī)和檔案管理部門制訂的有關(guān)規(guī)定、辦法、細(xì)則。2、制訂本公司檔案工作的規(guī)定、管理辦法和工作計(jì)劃等。3、在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則下根據(jù)本專業(yè)的管理要求對(duì)檔案材料的積累、收集、立卷、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。4、負(fù)責(zé)對(duì)本公司形成的各門類檔案實(shí)行綜合管理，積極提供利用。5、辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。（二）各部門設(shè)立兼職檔案員，其主要職責(zé)是：1、認(rèn)真執(zhí)行本公司檔案工作的規(guī)章制度主動(dòng)向檔案部反映檔案工作情況，積極配合其開展工作并接受綜合檔案室的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。2、根據(jù)本公司各部門歸檔范圍負(fù)責(zé)做好本部門檔案材料的收集整理工作并在規(guī)定期限內(nèi)向檔案部移交，確保本公司檔案的完整、真實(shí)和安全。三、檔案接收與整理(一）公司編制文件材料的歸檔范圍，根據(jù)各部門的職責(zé)不同，主要有以下幾個(gè)方面：1、行政部：（1）公司各項(xiàng)規(guī)章制度、簡(jiǎn)介、執(zhí)照、資質(zhì)證書、經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、管理決策等；（2）與總部及其他單位往來發(fā)文；（3）行政管理方面，包括：1）辦公用品管理、采購(gòu)、出車及維修記錄等；2）日常管理方面的員工考勤，前臺(tái)的外出登記、鑰匙登記、來客記錄、電話記錄、維修登記、材料收發(fā)、設(shè)計(jì)師排單，公司會(huì)議記錄、重要談話、各種總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示批復(fù)，員工民主生活會(huì)方面的記錄等；2、人資部：人事方面的勞動(dòng)合同、各項(xiàng)協(xié)議、員工獎(jiǎng)懲、晉升、培訓(xùn)、入職手續(xù)、員工資料等。3、企劃部：公司企劃方面的宣傳方案、形象展示、廣告宣傳、營(yíng)銷方案等；媒體合作通路的正常詢價(jià)報(bào)價(jià)、合作協(xié)議合同；季度月度或重大節(jié)假日的宣傳費(fèi)用預(yù)算、決算等；市場(chǎng)調(diào)研方案、搜集的客戶資料等。4、倉(cāng)管部：倉(cāng)庫(kù)管理方面的材料進(jìn)出登記、核算、保管等內(nèi)容5、客服部：主要包括客戶考核評(píng)分、客戶檔案卡、工程保修、派工、保潔派工、維修派工等；客戶投訴記錄、客戶增值服務(wù)記錄、客戶回訪記錄、客戶意見調(diào)查記錄6、設(shè)計(jì)部：主要包括效果圖、施工圖、報(bào)價(jià)表、工程施工合同及附件、設(shè)計(jì)師談單記錄表等。7、工程部：主要為施工管理手冊(cè)所包含的內(nèi)容8、財(cái)務(wù)部：主要包括財(cái)務(wù)管理中的各種賬冊(cè)、報(bào)表、憑證、工資發(fā)放，后勤方面的固定資產(chǎn)核算、費(fèi)用申請(qǐng)等9、法務(wù)與檔案部：主要包括日常經(jīng)營(yíng)中的各種合同、司法文書，檔案方面的管理指導(dǎo)、檔案保管、核算、借閱、銷毀等內(nèi)容。10、市場(chǎng)部：有關(guān)營(yíng)銷促銷活動(dòng)方案、小區(qū)物業(yè)及客戶資料、市場(chǎng)調(diào)研資料、與客戶簽訂的協(xié)議等。以上各部門歸檔材料的范圍有所變更時(shí)應(yīng)及時(shí)通知檔案管理部門，以便檔案管理及時(shí)作出調(diào)整。各部門應(yīng)歸檔的材料形式包括紙質(zhì)、音像及實(shí)物文件。（二）歸檔文件的等級(jí)劃分及保管期限需歸檔的文字、音像及實(shí)物材料的分級(jí)、保管期限如下：（三）檔案編號(hào)方法1、以一個(gè)立檔單位所形成的全部檔案為對(duì)象，依據(jù)公司部門及業(yè)務(wù)劃分，結(jié)合檔案的內(nèi)容和檔案載體的形式制定編號(hào)方法，便于科學(xué)管理和開發(fā)利用。2、檔案大類別均以部門前兩個(gè)字拼音首字母命名，具體為：行政部：xz人資部：rz客服部：kf設(shè)計(jì)部：sj市場(chǎng)部：sc工程部：gc財(cái)務(wù)部：cw法務(wù)與檔案部：fd企劃部：qh倉(cāng)管部：cg3、工程項(xiàng)目命名。以上七部門（主要是設(shè)計(jì)部、工程部、客服部三部門）凡涉及工程項(xiàng)目的檔案材料均以項(xiàng)目名縮寫為大類別，以南華康城小區(qū)3號(hào)樓1單元2號(hào)為例，其項(xiàng)目大類編號(hào)為：nhkc-3-1-2。各部門涉及工程項(xiàng)目的檔案材料具體命名如下：日期客戶地址詳細(xì)信息4、非工程項(xiàng)目檔案命名。由于公文編號(hào)受長(zhǎng)度，美觀等各方面的制約，鑒于公司正逐步組建發(fā)展，現(xiàn)內(nèi)部崗位編制并不復(fù)雜且部門篇三：公司檔案管理制度××公司檔案管理制度一、總則（一）為規(guī)范××公司（以下簡(jiǎn)稱“公司”）檔案的管理，根據(jù)《××集團(tuán)檔案工作管理規(guī)定》，結(jié)合公司iso9000體系與貿(mào)管程序，特制定本制度。（二）本制度所稱檔案，是指公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的，有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等各種形式的文件材料的總和。（三）公司成立檔案管理小組，各部門指定一名員工作為小組成員，公司指派一名檔案管理員負(fù)責(zé)公司檔案的管理（見附件1）。二、管理職責(zé)（一）公司檔案管理小組職責(zé)：負(fù)責(zé)規(guī)劃公司檔案管理工作，對(duì)檔案管理工作提出意見和建議；負(fù)責(zé)指導(dǎo)、檢查各部門的歸檔工作。（二）公司檔案管理員職責(zé)督促、組織檢查各部門的歸檔工作，驗(yàn)收各部門移交的檔案；負(fù)責(zé)各部門移交檔案的管理，注意安全，嚴(yán)防丟失和泄密；做好公司檔案的檢索、使用、借閱、催還工作；協(xié)助組織檔案管理小組各項(xiàng)工作；負(fù)責(zé)檔案管理制度的建設(shè)。（三）各部門檔案管理員的職責(zé)：負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)部門檔案的收集、整理、歸檔、建目錄工作，確保檔案的完整、齊全；負(fù)責(zé)部門檔案移交前的檔案管理工作，認(rèn)真遵守保密規(guī)定，妥善保管部門檔案，注意安全，嚴(yán)防丟失和泄密；負(fù)責(zé)向計(jì)財(cái)處貿(mào)管或公司檔案管理員移交部門應(yīng)移交檔案；參加檔案價(jià)值鑒定和銷毀工作；參與檔案管理小組組織的各項(xiàng)工作。三、檔案歸檔范圍公司檔案分為八大類：貿(mào)易業(yè)務(wù)合同類、貿(mào)易業(yè)務(wù)非合同類、鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部技術(shù)推廣類、投資業(yè)務(wù)類、人事類、財(cái)務(wù)類、行政管理類、特殊檔案等，具體如下：（一）貿(mào)易業(yè)務(wù)合同類檔案包括：鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部、礦產(chǎn)資源部、鋼鐵部、有色金屬部等部門在業(yè)務(wù)過程中形成的合同、貨權(quán)轉(zhuǎn)移單據(jù)、費(fèi)用結(jié)算憑證等。（二）貿(mào)易業(yè)務(wù)非合同類檔案包括：客戶函件、客戶資料、客戶評(píng)審等文件。（三）鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部技術(shù)推廣類檔案類別包括：專項(xiàng)活動(dòng)、出版物、宣傳出版活動(dòng)、獎(jiǎng)項(xiàng)等文件。（四）投資業(yè)務(wù)類檔案，以項(xiàng)目為檔案類別，歸檔資料包括：項(xiàng)目資料、項(xiàng)目調(diào)研報(bào)告、項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、合作意向書、項(xiàng)目投資批件、投資合同、章程、項(xiàng)目公司決議、項(xiàng)目管理階段文件等。（五）人事類檔案類別包括：?jiǎn)T工檔案、一般人事文件、招聘、培訓(xùn)、出國(guó)報(bào)告等文件。（六）財(cái)務(wù)類檔案類別包括：計(jì)帳憑證、帳簿報(bào)表、納稅申報(bào)、出口退稅、外匯管理、貿(mào)易管理、預(yù)算總結(jié)、審計(jì)評(píng)估、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、基礎(chǔ)資料、財(cái)務(wù)規(guī)章制度等文件。（七）行政管理類檔案類別包括：紙質(zhì)收文、電子收文、公司發(fā)文、大事記、會(huì)議記錄、汽車類合同、新聞簡(jiǎn)訊、信息化管理資料、erp項(xiàng)目資料、辦公合同、iso9000等文件。檔案歸檔時(shí)按卷宗形式歸檔。（一）貿(mào)易業(yè)務(wù)合同類，各部門應(yīng)按以合同進(jìn)行歸檔，一個(gè)合同及合同項(xiàng)下所有單據(jù)為一個(gè)卷宗，對(duì)應(yīng)一個(gè)“檔號(hào)”，并遵循單據(jù)、文件自然形成的規(guī)律，按照單據(jù)、文件產(chǎn)生的先后順序進(jìn)行整理、歸檔，完成“歸檔文件目錄”（附件3）的填寫。（二）貿(mào)易業(yè)務(wù)非合同類、鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部技術(shù)推廣類、投資業(yè)務(wù)類、人事類、財(cái)務(wù)類、行政管理類、特殊檔案類檔案歸檔時(shí)，按檔案細(xì)分類別進(jìn)行歸檔，各每個(gè)檔案細(xì)分類別為一個(gè)卷宗，對(duì)應(yīng)一個(gè)檔號(hào)，在每類檔案中遵循其自然形成的規(guī)律，按根據(jù)其產(chǎn)生的先后順序進(jìn)行整理、歸檔，完成“歸檔文件目錄”（附件3），并按編制各部門的“部門檔案目錄”（附件2），檔案歸檔流程及檔案狀態(tài)見“檔案歸檔流程圖及檔案狀態(tài)圖”（附件4）。（三）歸檔的合同、協(xié)議必須是正本原件。凡有電子版的，紙質(zhì)版本應(yīng)與電子版同時(shí)保存。（四）檔號(hào)的編號(hào)規(guī)則：1、貿(mào)易業(yè)務(wù)合同類檔號(hào)編制規(guī)則為：部門--合同號(hào)。其中“部門”以字母代替：鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部nt、礦產(chǎn)資源部tk、鋼鐵部gt、有色金屬部gj。“”為合同產(chǎn)生，若合同號(hào)前面有合同產(chǎn)生，則編號(hào)時(shí)直接以“部門-合同號(hào)”作為編號(hào)。如鈮鐵部20XX年合同號(hào)為20XXrmjs/n－3003項(xiàng)下檔案對(duì)應(yīng)的檔案編號(hào)為：nt-20XXrmjs/n－3003。2、貿(mào)易業(yè)務(wù)部門非合同類檔案、鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部技術(shù)推廣類按檔案類別進(jìn)行歸檔，檔號(hào)編制規(guī)則為：部門--檔案類別。其中部門以拼音首字母代替，如：鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部nt、實(shí)業(yè)投資部sy、計(jì)財(cái)處jc、綜合處zh。檔案類別以拼音首字母代替。如20XX年rd項(xiàng)目對(duì)應(yīng)文件的檔號(hào)為：nt-20XX-rdxm。3、投資業(yè)務(wù)類按項(xiàng)目進(jìn)行歸檔。檔號(hào)編制規(guī)則為：部門--項(xiàng)目名稱。項(xiàng)目名稱以拼音首字母縮寫代替。如實(shí)業(yè)投資部20XX興光礦業(yè)項(xiàng)目對(duì)應(yīng)文件的檔號(hào)為：sy-20XX-xgky。4、人事類、財(cái)務(wù)類、行政管理類、特殊檔案按檔案細(xì)分類別進(jìn)行歸檔。檔號(hào)編制規(guī)則為：部門--檔案類別。其中檔案類別以其拼音首字母代替。如綜合處20XX年培訓(xùn)文件的檔號(hào)為：zh-20XX-px。（五）檔案裝盒時(shí)，可將一個(gè)或多個(gè)卷宗裝入同一個(gè)檔案盒，對(duì)應(yīng)一個(gè)盒脊號(hào)，也可將一個(gè)卷宗放入多個(gè)檔案盒中，對(duì)應(yīng)多個(gè)盒脊號(hào)。盒脊號(hào)為每個(gè)檔案盒的編號(hào)，按以數(shù)字1、2、3??順序分別表示。五、檔案的移交及管理（一）特殊檔案的管理特殊檔案由專人負(fù)責(zé)收集、整理，并按歸檔要求進(jìn)行歸檔、建目錄、裝盒、編制目錄、保管，不向公司檔案管理員移交，每年2月需向公司檔案管理員提交上一特殊檔案的“歸檔文件目錄”。負(fù)責(zé)保管特殊檔案的人員需將特殊檔案存放在安全、可靠，可獨(dú)立上鎖的檔案柜內(nèi)。（二）其他檔案的移交及管理1、檔案移交前的管理檔案在移交前，由各部門檔案管理員負(fù)責(zé)部門檔案的管理，各部門檔案管理員應(yīng)將檔案存放在安全的場(chǎng)所，并及時(shí)按照要求建立檔案目錄。2、檔案移交中的管理（1）貿(mào)易業(yè)務(wù)合同類檔案的移交程序?yàn)椋焊鞑块T終結(jié)合同時(shí)將紙質(zhì)和電子目錄、合同及合同項(xiàng)下所有的正本單據(jù)移交給計(jì)財(cái)處貿(mào)管，貿(mào)管根據(jù)歸檔文件目錄，對(duì)照業(yè)務(wù)系統(tǒng)終結(jié)合同需提供的單據(jù)明細(xì)，審查與該檔號(hào)項(xiàng)下單據(jù)相符時(shí)，雙方在移交歸檔文件目錄上簽字確認(rèn)；貿(mào)管完成合同終結(jié)審批后，將終結(jié)合同對(duì)應(yīng)檔號(hào)的紙質(zhì)和電子目錄、合同及合同項(xiàng)下所有單據(jù)移交給綜合處檔案管理員，雙方在移交歸檔文件目錄上簽字確認(rèn)。第三篇：公司檔案管理制度第一節(jié)公司檔案管理制度第一條為加強(qiáng)公司的檔案管理，建立檔案立卷、歸檔、整理、保管、利用、銷毀等程序，確保公司檔案準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)，能有效進(jìn)行檢索、保管、使用與持續(xù)補(bǔ)充，特制訂本制度。第二條該制度適用于檔案管理環(huán)節(jié)所涉及的相關(guān)部門及個(gè)人。第三條職責(zé)1、公司檔案按統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的辦法進(jìn)行組織管理。辦公室負(fù)責(zé)公司總體檔案的管理。2、公司財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)中心保管。使用時(shí)由財(cái)務(wù)中心指定專人調(diào)檔，辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)督。3、公司銷售檔案由銷售公司保管。使用時(shí)由銷售公司指定專人調(diào)檔，辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)督。4、公司工程檔案已移交檔案室的由辦公室保管。使用時(shí)指定專人調(diào)檔，辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)督。第四條檔案管理的流程分為：文件的收集、立卷歸檔、整理上架、保管、使用、銷毀。一、文件的收集凡是反映公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的書面文件材料均屬歸檔范圍。（一）政府機(jī)關(guān)或職能部門的文書材料1、職能部門召開的有關(guān)房地產(chǎn)工作的會(huì)議文件；2、職能部門下發(fā)的涉及經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)并要求貫徹執(zhí)行的文件；3、職能部門領(lǐng)導(dǎo)檢查工作、參觀或者參加公司活動(dòng)中的指示、講話；4、職能部門對(duì)公司各類請(qǐng)示事項(xiàng)的批復(fù)；5、其它相關(guān)資料。（二）公司證照1、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、企業(yè)代碼證由財(cái)務(wù)中心統(tǒng)一保管。2、證書、資信證書、質(zhì)量體系認(rèn)證書、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、建設(shè)工程施工許可證、國(guó)有土地使用權(quán)證、商品房銷售許可證、投資許可證等證照，由辦公室統(tǒng)一保管。以上證件各部門一般使用復(fù)印件。如確需借出原件，必須填寫《檔案室資料借閱登記表》，經(jīng)總裁或董事長(zhǎng)同意后方可借出，原則上，證照借出當(dāng)日內(nèi)歸還。（二）公司文書材料1、公司董事會(huì)形成的各種決議、決定等文件資料，公司下屬公司的董事會(huì)形成的各種文件資料；2、公司工作例會(huì)會(huì)議記錄、紀(jì)要以及其它會(huì)議的文件材料；3、公司印發(fā)的各種正式文件的簽發(fā)稿、打印稿；4、公司給上級(jí)部門的情況匯報(bào)及請(qǐng)示等；公司各部門及所屬公司的請(qǐng)示與公司的批復(fù)文件；5、公司各部門及下屬公司的工作計(jì)劃、工作總結(jié)、報(bào)告等；6、公司各類調(diào)研工作形成的文件材料；7、公司調(diào)查處理的違紀(jì)、違規(guī)事件材料；8、公司匯總及下屬公司報(bào)送的資金計(jì)劃、財(cái)務(wù)、銷售、成本等各類數(shù)據(jù)資料；10、公司各類合作合同、工程合同、供應(yīng)商合同、原材料合格證、資質(zhì)資料、設(shè)計(jì)資料及圖紙、設(shè)計(jì)變更與工程洽商資料、監(jiān)理文件、竣工圖紙等；11、公司設(shè)備儀器出廠合格證書、出廠精度檢驗(yàn)單、圖樣、技術(shù)手冊(cè)、使用維護(hù)手冊(cè)、說明書、校驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、隨機(jī)備件圖冊(cè)、軟件、硬件部分的文件材料；設(shè)備儀器使用記錄、設(shè)備儀器保養(yǎng)情況記錄、設(shè)備儀器檢查記錄及維修記錄等。二、立卷歸檔：（一）流程：1、各級(jí)資料員在每年年初，根據(jù)以往本部門文件運(yùn)轉(zhuǎn)情況，預(yù)計(jì)當(dāng)年可能形成的文件，擬制或修訂立卷類目，如辦公室可制定“人事行政發(fā)文”等，并將空白的文件清單置于該類目文件的最前面，同步編制電子文檔清單。2、隨時(shí)將已發(fā)放完畢的文件按已編好的類目及時(shí)歸入卷內(nèi)，并按文件收進(jìn)順序隨時(shí)填寫文件清單，存檔文件通過掃描或影像進(jìn)行電子文件存檔，同步更新電子文檔清單。3、按月度、周期對(duì)手頭上的所有文件進(jìn)行清理，對(duì)需要?dú)w卷的文件材料進(jìn)行歸檔，對(duì)不需歸卷的文件材料另備文件夾單獨(dú)存放。（二）要求：1、原則上每個(gè)季度末各部門將已歸檔的文件整理后移交檔案室存檔。2、各部門向公司檔案室移交檔案時(shí)，均需附上《移交文件清單》一式兩份、電子文檔與清單一份。移交時(shí)，交接雙方進(jìn)行清點(diǎn)簽收，并各自保存一份。3、各部門向公司檔案室移交檔案時(shí)要做到種類齊全、份數(shù)完整，檔案室不接收未經(jīng)系統(tǒng)整理的零散文件。4、文件在各部門保存階段，要注意保持字跡清晰、份數(shù)完整，防止發(fā)生霉變等。復(fù)寫件、圓珠筆書寫件或傳真件等均應(yīng)重新復(fù)印存檔。4、各部門可根據(jù)實(shí)際工作需要保存文件，但向公司檔案室移交檔案時(shí)，則應(yīng)按規(guī)定的歸檔范圍進(jìn)行。5、檔案移交時(shí)須對(duì)檔案的密級(jí)和保存年限做出說明，方便后期的借閱和鑒定工作。三、整理上架：（一）流程:1、鑒定：對(duì)各部門移交的檔案，公司檔案管理員要重新審查其價(jià)值性，并剔除無保存價(jià)值的文件材料。2、組卷：通過鑒定的文件材料嚴(yán)格按規(guī)定排列、打號(hào)、裝訂、著錄并制作卷內(nèi)目錄，組成案卷。3、上架：案卷按檔號(hào)順序豎放在密集架上，一般小號(hào)在左，大號(hào)在右，自上而下。4、造冊(cè)：制作全引目錄和案卷目錄，形成保管清冊(cè)。（二）要求：1、卷內(nèi)文件的排列應(yīng)條理系統(tǒng)。文書檔案按時(shí)間順序依次排列，具有密切聯(lián)系的文件應(yīng)依一定的次序排列在一起，即批復(fù)在前、請(qǐng)示在后；正件在前、附件在后；工程檔案的卷內(nèi)排列順序?yàn)槲那皥D后。2、不同保存價(jià)值的文件應(yīng)分開組卷。3、凡有文字部分的均應(yīng)打上號(hào)碼（采用打號(hào)機(jī)，正面右上角，背面左上角）。4、文件材料裝訂前應(yīng)剔除金屬物。5、一般圖紙采用手風(fēng)琴式折疊法，規(guī)格為30cm×21cm；裝訂邊應(yīng)加墊紙以使左右平整并注意露出圖標(biāo)。四、保管：（一）檔案室管理：1、嚴(yán)格執(zhí)行《檔案室管理制度》。2、除檔案員外，非檔案人員不得隨意出入檔案室。3、檔案入庫(kù)前要進(jìn)行嚴(yán)格的檢疫工作，特別注意檢查易于生蟲的部位；同時(shí)對(duì)檔案必須進(jìn)行定期的防疫檢查，有計(jì)劃、分期分批地對(duì)檔案進(jìn)行翻動(dòng)。4、檔案員離開檔案室時(shí)應(yīng)隨手鎖門，并注意檢查檔案室門窗的緊閉性。5、公司采用文件柜作為檔案裝具。檔案按部門存放，文件柜的編號(hào)及檔案的存放順序?yàn)閺淖笞杂?，從上到下。（二）流?dòng)中的安全防護(hù)：1、檔案在檔案室外未被使用時(shí)，不允許長(zhǎng)時(shí)間攤放在桌子上，而應(yīng)及時(shí)放入檔案室或?qū)Ｓ玫墓褡又墟i好，更不準(zhǔn)擅自帶離規(guī)定的使用場(chǎng)所；2、未經(jīng)許可，使用者不得將所借檔案轉(zhuǎn)借他人，以防泄密；3、未經(jīng)許可，使用者不得擅自拍照、抄錄、復(fù)?。晃?、提供使用：（一）加強(qiáng)基礎(chǔ)工作：1、編制必要的全引目錄和案卷目錄，為檔案用戶提供必要的檢索工具；2、編制電子文檔清單，提高查檔效率；（二）開展查借服務(wù)：1、借閱：（1）公司檔案的借閱，需經(jīng)部門主管人員批準(zhǔn)后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，公司機(jī)密文檔的借閱要由總裁或董事長(zhǎng)簽字批準(zhǔn)。（2）公司內(nèi)部人員借閱檔案的，須填寫《檔案室資料借閱登記表》，閱畢及時(shí)歸還；歸還時(shí)，管理人員必須當(dāng)面清點(diǎn)檔案頁(yè)數(shù)，之后再入庫(kù)。（3）非公司人員借閱檔案的，須持有關(guān)單位介紹信，并經(jīng)總裁或董事長(zhǎng)同意后方可借閱。（4）借閱者必須愛護(hù)所查閱的檔案，不得在檔案上涂改、勾劃、圈點(diǎn)或做其他各種標(biāo)記；不得撕去檔案內(nèi)頁(yè)。2、借出：（1）公司檔案的借出者都要填寫《檔案室資料借閱登記表》，報(bào)部門主管人員批準(zhǔn)后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，公司機(jī)密文檔的借閱要由總裁或董事長(zhǎng)簽字批準(zhǔn)。（2）檔案借閱的最長(zhǎng)期限為兩周；對(duì)借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應(yīng)寫出書面報(bào)告，報(bào)總裁處理。（3）必須嚴(yán)格保密，不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時(shí)匯報(bào)，追究責(zé)任。（4）不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。（5）必須愛護(hù)檔案，保持整潔，不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或作記號(hào)等。（6）不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借，必須專人專用。（7）用畢按時(shí)歸還，如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。3、檔案室資料查詢時(shí)間：8:30—9:30原則上其他時(shí)間不予以辦理。六、銷毀：（一）流程：1、各部門檔案室檔案員每?jī)赡陮?duì)已到保管期限的檔案資料進(jìn)行復(fù)查，復(fù)查結(jié)果上報(bào)部門經(jīng)理審批。2、各部門檔案員將確認(rèn)銷毀的檔案材料登記在《檔案銷毀清冊(cè)》并上繳辦公室，由辦公室統(tǒng)一組織銷毀。（二）要求：1、準(zhǔn)備銷毀的檔案材料在未批準(zhǔn)前應(yīng)單獨(dú)保管。2、批準(zhǔn)銷毀的檔案用碎紙機(jī)銷毀，嚴(yán)禁作其他用途，更不允許出賣。3、檔案銷毀時(shí)，須有兩人以上監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字以示負(fù)責(zé)。第五條保存期限。文件保存期限除政府有關(guān)法令外，依下列規(guī)定辦理：永久保存：(1)公司章程；(2)工程設(shè)計(jì)圖；(3)組織規(guī)程及辦事細(xì)則；(4)董事會(huì)會(huì)議紀(jì)錄；(5)財(cái)務(wù)報(bào)表；(6)政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；(7)不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)證及其他債權(quán)憑證；(8)其他經(jīng)核定須永久保存的文書。10年保存：(1)預(yù)算、決算書類；(2)會(huì)計(jì)憑證；(3)事業(yè)計(jì)劃資料；(4)其他經(jīng)核定須保存10年的文書。5年保存：(1)期滿或解除的合約；(2)其他經(jīng)核定保存5年的文書。1年保存：結(jié)案后無長(zhǎng)期保存必要者。規(guī)章制度由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期予以保存。第六條附則1、本制度由辦公室編制并負(fù)責(zé)解釋。2、本制度自發(fā)文之日起施行，同時(shí)原相關(guān)制度即行廢止。集團(tuán)辦公室二○一五年八月二十五日第四篇：公司檔案管理制度公司檔案管理制度匯編一、檔案歸檔制度一、文件材料的歸檔要求：1.公司在籌備、成立、經(jīng)營(yíng)、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料均列入歸檔范圍。2.公司各部門負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，并定期交檔案室集中管理，任何人不得拒絕歸檔。3歸檔文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、簽署完備。4.歸檔文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史面貌。5.歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律，保持同一案卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系。6.歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等各種載體形式。7.歸檔的文件材料必須為正本，本企業(yè)編制的文件應(yīng)附發(fā)文底稿。8.歸檔的具有永久、長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。9.非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。10.外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。11.為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良，紙面清潔，書寫文件材料應(yīng)用碳素墨水或藍(lán)黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍(lán)墨水及復(fù)寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。二、歸檔范圍及保管期限（參照企業(yè)檔案歸檔范圍及保管期限表）三、歸檔時(shí)間：1.管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交檔案室歸檔。2.凡專項(xiàng)工程、專題項(xiàng)目、科研課題等由發(fā)生部門將文件材料整理后經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后向檔案室移交歸檔。周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔。3.外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記，安裝調(diào)試后歸檔。4.工程項(xiàng)目在竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)接收歸檔。5.每年形成的會(huì)計(jì)檔案，由財(cái)務(wù)部及有關(guān)部門保存一年，在下一年的第一季度內(nèi)向檔案室移交歸檔。6.電子文件邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。7.榮譽(yù)檔案由行政部收集整理后于次年統(tǒng)一歸檔。8.聲像檔案在每次活動(dòng)結(jié)束后整理歸檔。9.相關(guān)會(huì)議（技術(shù)會(huì)議、專題會(huì)議、工作會(huì)議），在會(huì)議結(jié)束后歸檔。10.外出、出差考察材料由當(dāng)事人在回來后一個(gè)月內(nèi)整理歸檔。11.變更、修改、補(bǔ)充的文件材料隨進(jìn)歸檔。12.公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文件材料隨時(shí)歸檔。13公司產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的文件材料隨時(shí)歸檔。二、檔案查（借）閱制度檔案借閱是檔案室的日常業(yè)務(wù)工作，是檔案更好地為生產(chǎn)提供利用服務(wù)的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：1.凡本公司有關(guān)人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在檔案室閱檔室查閱。查閱內(nèi)容根據(jù)檔案密級(jí)程度，取得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，同時(shí)做登記。2.本公司有關(guān)人員如有實(shí)際情況必須借出者，須辦理相關(guān)手續(xù)，超過兩天以上歸還者，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字。但要如期歸還。3.借閱檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)反映給主管領(lǐng)導(dǎo)。4.外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內(nèi)容也須經(jīng)總理同意審核后方能帶出。5.凡屬不成熟的現(xiàn)行技術(shù)資料及保密文件一律不外借。第五篇：公司檔案管理制度公司檔案管理制度一、目的為了規(guī)范公司檔案管理，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司各部門檔案管理。三、檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置及基本要求（一）檔案劃分及管理部門1、檔案是指本公司過去和現(xiàn)在，在從事經(jīng)營(yíng)管理、科學(xué)技術(shù)、企業(yè)文化等活動(dòng)中形成的對(duì)公司有保持價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄。2、行政部行政助理崗兼任檔案管理員，負(fù)責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。3、公司檔案根據(jù)其重要性和保密程度分為公司級(jí)和部門級(jí)，公司級(jí)檔案應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行分類，有規(guī)范的檔案編號(hào)和標(biāo)簽，并建立電子與紙張分類目錄。（二）各部門資料管理1、公司所屬各部門必須設(shè)兼職的資料管理員，規(guī)范部門檔案管理，實(shí)行部門檔案與公司檔案歸口管理。2、各部門根據(jù)部門資料性質(zhì)結(jié)合公司級(jí)檔案管理辦法，實(shí)行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)分類管理。3、檔案的借閱和移交、銷毀，必須按照公司管理規(guī)定執(zhí)行。四、檔案分類（一）檔案質(zhì)量1、檔案封面應(yīng)逐項(xiàng)按照規(guī)定用