高等學(xué)校教學(xué)實(shí)驗(yàn)室文檔資料管理現(xiàn)狀與對(duì)策

高等學(xué)校教學(xué)實(shí)驗(yàn)室文檔資料管理現(xiàn)狀與對(duì)策

大學(xué)教育實(shí)驗(yàn)室是開展實(shí)驗(yàn)教學(xué)的重要場(chǎng)所。實(shí)驗(yàn)教學(xué)是學(xué)校教育活動(dòng)的重要組成部分。它是培養(yǎng)學(xué)生實(shí)踐技能、創(chuàng)新能力和科學(xué)素質(zhì)的重要組成部分。它在培養(yǎng)學(xué)生的實(shí)踐技能和提高綜合素質(zhì)方面發(fā)揮著獨(dú)特的作用。實(shí)驗(yàn)室文檔管理是學(xué)生實(shí)踐教育和實(shí)驗(yàn)室管理的基礎(chǔ)，為學(xué)生實(shí)踐教育改革提供依據(jù)，是學(xué)校評(píng)估的實(shí)際材料。此外，實(shí)驗(yàn)室文檔的管理和建設(shè)有助于為實(shí)驗(yàn)室資源的有效分配。這一項(xiàng)工作既提高了實(shí)驗(yàn)教師的管理水平,也適應(yīng)了教學(xué)管理規(guī)律與信息化時(shí)代的需要,使實(shí)驗(yàn)室的管理更加科學(xué)化和規(guī)范化。1大學(xué)的現(xiàn)狀和現(xiàn)狀1.1實(shí)驗(yàn)室文檔資料的管理現(xiàn)狀在高等院校各類教學(xué)效果檢查及評(píng)估審核中,一般都是以日常教學(xué)和科研文檔資料為主,實(shí)驗(yàn)室資料為輔助。因此,在學(xué)校或者學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)層中,實(shí)驗(yàn)室文檔資料的管理工作沒有得到足夠的重視,隨著近幾年教育領(lǐng)導(dǎo)部門對(duì)實(shí)驗(yàn)室的評(píng)估工作越來越來頻繁,實(shí)驗(yàn)室文檔資料的重要性雖然引起了大家的注意,但由于意識(shí)淡薄,管理機(jī)制的不健全,以及實(shí)驗(yàn)人員不注意收集、整理和歸類,不能及時(shí)提供詳細(xì)的數(shù)據(jù)信息,給實(shí)驗(yàn)室工作帶來極大的不便。1.2實(shí)驗(yàn)室文檔資料整理的意識(shí)不強(qiáng)任何工作如果無章可循,是很難堅(jiān)持做下去和形成體系的。實(shí)驗(yàn)室文檔資料的建設(shè)在許多高校中并無相應(yīng)的規(guī)章制度可遵循,遇到檢查評(píng)估工作時(shí),實(shí)驗(yàn)室就自制一些數(shù)據(jù)表格來整理資料,平時(shí)工作中既無專門的規(guī)章制度來規(guī)范或約束實(shí)驗(yàn)室文檔資料的管理,更沒有專職的文檔管理員來整理日常資料,長期以往,這對(duì)提高實(shí)驗(yàn)室的管理水平是非常不利的。1.3文檔資料管理策略大多數(shù)實(shí)驗(yàn)室管理人員缺乏文檔管理的專業(yè)知識(shí),因此,實(shí)驗(yàn)室文檔資料管理仍然停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔資料的收存保管和對(duì)實(shí)驗(yàn)室信息數(shù)據(jù)進(jìn)行簡單的人工記錄,管理手段單一、落后,沒有對(duì)文檔資料進(jìn)行綜合、全方位、科學(xué)地管理,管理缺乏科學(xué)性和規(guī)范性。1.4實(shí)驗(yàn)室文檔資料的閑置與浪費(fèi)目前高校的實(shí)驗(yàn)室文檔資料一般都是以自身教學(xué)和評(píng)估需要出發(fā),按照各自實(shí)驗(yàn)室的工作要求自行制定標(biāo)準(zhǔn),文檔的使用也僅限于所在學(xué)院或?qū)W校內(nèi)部使用,極少在網(wǎng)上進(jìn)行共享,這就使得實(shí)驗(yàn)室的豐富資源難以在可共享的區(qū)域內(nèi)達(dá)到其最大的應(yīng)用價(jià)值,造成了實(shí)驗(yàn)室文檔資料的閑置與浪費(fèi)。2大學(xué)圖書館文件管理的分類2.1各類文件及規(guī)劃書(1)教育部、學(xué)校、學(xué)院對(duì)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)方面的各類文件及規(guī)劃書。(2)實(shí)驗(yàn)室工作的管理?xiàng)l例及各項(xiàng)規(guī)章制度、實(shí)施細(xì)則等。(4)實(shí)驗(yàn)室人員的基本情況及歷年考核結(jié)果存底。2.2實(shí)驗(yàn)室教育文檔(1)各類實(shí)驗(yàn)課程教學(xué)大綱及教學(xué)計(jì)劃。(2)各類實(shí)驗(yàn)課程所用的教材、講義以及相關(guān)指導(dǎo)書等。(5)優(yōu)秀實(shí)驗(yàn)報(bào)告及實(shí)驗(yàn)論文。2.3實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目及計(jì)劃(1)各實(shí)驗(yàn)室的使用記錄,包括用于的課程、開設(shè)的實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目及任課教師等。(2)各功能實(shí)驗(yàn)室承擔(dān)的實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目匯總表。(3)實(shí)驗(yàn)準(zhǔn)備室的使用記錄,包括實(shí)驗(yàn)耗材的使用情況記錄等。2.4儀器檔案的整理(1)實(shí)驗(yàn)室各類儀器按價(jià)值高低進(jìn)行分類的統(tǒng)計(jì)表。(2)建立各類儀器的檔案,包含儀器的說明書、保修卡、安裝調(diào)試及驗(yàn)收表、檢修記錄等。(3)儀器的使用登記本。2.5實(shí)驗(yàn)室科研項(xiàng)目文件(1)實(shí)驗(yàn)室項(xiàng)目申報(bào)書及相關(guān)材料檔案。(3)實(shí)驗(yàn)科研成果、實(shí)驗(yàn)研究論文的題目、刊物名稱和級(jí)別、獲獎(jiǎng)情況統(tǒng)計(jì)。2.6實(shí)驗(yàn)室資產(chǎn)負(fù)債表管理文檔(1)按季度做的儀器申購計(jì)劃,包含儀器的報(bào)價(jià)及廠方信息。(3)實(shí)驗(yàn)室所購物品按類別進(jìn)行統(tǒng)計(jì)及匯總整理。3大學(xué)實(shí)驗(yàn)室文檔管理的一些建議針對(duì)目前高校實(shí)驗(yàn)室文檔管理所存在的問題,根據(jù)實(shí)驗(yàn)室文檔的分類,對(duì)實(shí)驗(yàn)室文檔管理提出了以下幾點(diǎn)建議。3.1領(lǐng)導(dǎo)部門的重視實(shí)驗(yàn)室技術(shù)人員隊(duì)伍建設(shè)與管理是實(shí)驗(yàn)室文檔建設(shè)的關(guān)鍵。因此,提高實(shí)驗(yàn)室人員在文檔建設(shè)方面的認(rèn)識(shí)水平就尤為重要。這需要實(shí)驗(yàn)室的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門,包括學(xué)校的教務(wù)處、設(shè)備處等職能部門和本學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)也高度重視實(shí)驗(yàn)室的文檔建設(shè),聘請(qǐng)相關(guān)專家對(duì)實(shí)驗(yàn)室人員進(jìn)行文檔建設(shè)方面的專題培訓(xùn)。除了讓實(shí)驗(yàn)室人員充分認(rèn)識(shí)到文檔建設(shè)的重要性及有關(guān)制度,在思想上提升認(rèn)識(shí),更要使實(shí)驗(yàn)室人員具備專業(yè)的文檔資料處理能力,并運(yùn)用到實(shí)際工作中來,確保實(shí)驗(yàn)室文檔資料的準(zhǔn)確性、連貫性和系統(tǒng)性,使實(shí)驗(yàn)室文檔建設(shè)與管理符合新時(shí)期下的教學(xué)管理要求與規(guī)律。3.2實(shí)驗(yàn)室文檔資料制度健全和規(guī)范實(shí)驗(yàn)室文檔管理的制度是管理實(shí)驗(yàn)室文檔資料的前提,首先要建立一系列的規(guī)章制度,包含《實(shí)驗(yàn)室文檔建設(shè)總則》、《實(shí)驗(yàn)室文檔資料表格明細(xì)》、《實(shí)驗(yàn)室文檔資料收集要求》、《實(shí)驗(yàn)室文檔資料工作人員規(guī)則》、《實(shí)驗(yàn)室文檔資料存放要求》等等,有了這些制度,實(shí)驗(yàn)室人員就可對(duì)文檔資料的收集、整理、歸放進(jìn)行規(guī)范操作。同時(shí),在工作過程中還需對(duì)每一個(gè)環(huán)節(jié)設(shè)定固定的人員進(jìn)行管理,明確其職責(zé),使實(shí)驗(yàn)室文檔資料管理工作確實(shí)地做到有章可循、有人可查。3.3實(shí)驗(yàn)室信息數(shù)據(jù)庫的建立實(shí)驗(yàn)室文檔資料的管理是動(dòng)態(tài)的,是隨著實(shí)驗(yàn)室具體工作的開展而產(chǎn)生的,在短時(shí)間內(nèi)更新次數(shù)較多、更新頻率較高,因此,要使實(shí)驗(yàn)室文檔資料具有準(zhǔn)確性,必須做好實(shí)驗(yàn)室日常數(shù)據(jù)的收集和整理工作。首先,根據(jù)實(shí)驗(yàn)室文檔資料的分類進(jìn)行科學(xué)地分檔歸類,包括紙質(zhì)版的文件盒檔案和電子版,以便于把實(shí)時(shí)產(chǎn)生的實(shí)驗(yàn)室信息數(shù)據(jù)及時(shí)地記錄下來,并且集中歸檔,實(shí)行統(tǒng)一管理,日積月累下來便形成了一個(gè)完整的文檔資料管理體系。其次,收集實(shí)驗(yàn)信息數(shù)據(jù)的渠道要多樣化,除了實(shí)驗(yàn)室人員可以收集到的基本實(shí)驗(yàn)教學(xué)數(shù)據(jù)外,還要與學(xué)院教務(wù)員、主管教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)以及學(xué)校的教務(wù)處、設(shè)備處等相關(guān)職能部門多溝通,全方位地把與實(shí)驗(yàn)室有關(guān)的信息數(shù)據(jù)都完整地收集并整理。還就是要特別注意資料收集的時(shí)效性與連續(xù)性,實(shí)驗(yàn)室資料是一種信息,信息的一個(gè)重要特征就是其時(shí)效性。因此,收集資料應(yīng)該及時(shí)快捷,以提高資料的情報(bào)價(jià)值,注意資料保存的連續(xù)性,進(jìn)行連續(xù)收集,形成系統(tǒng),避免資料殘缺不齊。3.4實(shí)驗(yàn)室管理人員的管理方法現(xiàn)代化的文檔管理手段對(duì)提升實(shí)驗(yàn)室資料收集工作的質(zhì)量有很大的幫助,因此,掌握先進(jìn)的文檔資料管理方法,是科學(xué)管理實(shí)驗(yàn)室文檔資料的重要工作,這需要實(shí)驗(yàn)室人員多參加相關(guān)培訓(xùn),并與同行間多交流工作經(jīng)驗(yàn)。除此之外,實(shí)驗(yàn)室文檔資料管理的最終目的是使用,她應(yīng)該由收集、整理、保存向開發(fā)、利用和服務(wù)轉(zhuǎn)變,把所得實(shí)驗(yàn)信息在網(wǎng)上傳遞和共享,實(shí)現(xiàn)資源共享,體現(xiàn)其價(jià)值所在。4加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室文檔資料管理高校實(shí)驗(yàn)室文檔管理是一項(xiàng)長期而復(fù)雜的工作,它需要用科學(xué)的方法來管理,需要實(shí)驗(yàn)室人員細(xì)致的工作,它的最終目的是為高校的教學(xué)、科研和學(xué)校建設(shè)等工作提供服務(wù)。因此,我們應(yīng)該不斷地加強(qiáng)文檔