辦公室工作實務(wù)

講課人：年月辦公室工作實務(wù)2023年10月12日12023年10月12日

辦公室是組織和單位中為領(lǐng)導(dǎo)和機關(guān)工作服務(wù)的綜合性辦事機構(gòu)。我國的各級各類機關(guān)、團體、企業(yè)等組織和單位中都設(shè)有為領(lǐng)導(dǎo)工作、機關(guān)工作和員工服務(wù)的辦事機構(gòu)，這一些機構(gòu)統(tǒng)稱為辦公室。第一節(jié)

概述22023年10月12日一、辦公室的設(shè)置

辦公室是各級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的一個組成部分，是從屬于機關(guān)并為機關(guān)工作服務(wù)的。它的設(shè)置、組織形式和人員配備，都是根據(jù)機關(guān)行政管理工作的實際需要來考慮。適應(yīng)實際工作需要，是辦公室機構(gòu)設(shè)置的總原則。32023年10月12日辦公室的性質(zhì)特點性質(zhì)：1、綜合性:多學(xué)科組成的綜合體2、服務(wù)性：“三服務(wù)”特點：七個①政策性強②頭緒多③要求高、時間性強④內(nèi)容雜、服務(wù)面寬⑤聯(lián)系廣，協(xié)調(diào)任務(wù)重⑥機要保密性強⑦被動性與突發(fā)性44辦公室工作的基本原則一、準(zhǔn)確的原則二、迅速的原則三、保密的原則四、密切聯(lián)系群眾的原則五、精簡高效原則六、嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)原則七、協(xié)作配合原則2023年10月12日52023年10月12日辦公室職能辦公室基本職能：

主要作用——參謀助手、綜合協(xié)調(diào)、督促檢查、后勤保障。

主要職能——參與政務(wù)、管理事務(wù)、提供服務(wù)。

主要任務(wù)——辦文、辦會、辦事。62023年10月12日

辦公室具體日常工作主要有（15項）1.黨建和文稿起草。2.公文辦理和管理。3.印章管理。4.信息管理。5.督查督辦。6.政府信息公開7.會務(wù)工作。

72023年10月12日8.機要保密管理。9.提案議案辦理。10.信訪工作管理。11.日常事務(wù)管理。12.檔案管理。13.后勤管理14.制度管理。

15.辦公室自身建設(shè)。

8辦公室人員的職業(yè)道德要求1、忠于職守2、廉潔奉公3、嚴(yán)于律己4、嚴(yán)守機密5、團結(jié)合作6、文明禮貌2023年10月12日92023年10月12日第二節(jié)

主要日常工作

辦公室作為單位的綜合管理部門，其日常工作非常繁雜。同時由于每個單位的業(yè)務(wù)不同，辦公室的工作內(nèi)容也有所差異。下面主要介紹辦公室最基本的幾項日常工作。102023年10月12日一、公文辦理和管理

公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。112023年10月12日（一）收文辦理

收文辦理是指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復(fù)等程序。122023年10月12日

1.簽收2.登記領(lǐng)導(dǎo)親啟件送領(lǐng)導(dǎo)本人親自啟封；密件送機要人員啟封。其他件由文書人員啟封。注意事項：

（1）有否缺頁少份

（2）封內(nèi)有文件清單的對照檢查，有回執(zhí)單的簽名后將回執(zhí)單退回。132023年10月12日

登記是建立文件的賬目，其作用是：

（1）便于管理和保護文件，防止丟失。

（2）便于查找和檢索。

（3）便于統(tǒng)計和催辦。

（4）便于運轉(zhuǎn)中交接。

在登記時根據(jù)需求填附收文辦理單。142023年10月12日

3.初審

初審是收文機關(guān)對公文內(nèi)容、格式等進行審核,決定是否接受辦理。初審的重點有以下方面:

（1）是否應(yīng)當(dāng)由本機關(guān)辦理。

（2）是否符合行文規(guī)則。

（3）文種、格式是否符合要求。

（4）

涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項是否已經(jīng)協(xié)商、會簽。152023年10月12日4.

擬辦擬辦是指按照來文的內(nèi)容和要求提出初步的處理要求。擬辦的作用：

及時準(zhǔn)確地將來文送給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門處理，供領(lǐng)導(dǎo)批辦時參考。提高辦文時效。擬辦的要求：熟悉本單位或本系統(tǒng)工作情況的負(fù)責(zé)人制定，擬辦意見應(yīng)簡單明了，便于操作和執(zhí)行162023年10月12日

擬辦原則和方法：

對上級機關(guān)的來文，均應(yīng)送機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，同時提出辦理意見。閱件應(yīng)注明建議閱讀范圍，如“請××局長及××股閱”

；辦件應(yīng)注明建議辦理的部門，如“請××局長閱示，建議由××股牽頭閱處”

。

對其他機關(guān)的來文，重要公文送機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)；一般公文可直接送有關(guān)部門閱辦，如“請××股閱處”

。172023年10月12日

5.批辦

批辦是機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)行使權(quán)力、履行職責(zé)的公文處理環(huán)節(jié)。182023年10月12日

（五）公文的歸檔

需要歸檔的公文及有關(guān)材料，應(yīng)當(dāng)根據(jù)有關(guān)檔案法律法規(guī)以及機關(guān)檔案管理規(guī)定，及時收集齊全、整理歸檔。192023年10月12日

歸檔原則：

兩個以上機關(guān)聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機關(guān)歸檔，相關(guān)機關(guān)保存復(fù)制件。

機關(guān)負(fù)責(zé)人兼任其他機關(guān)職務(wù)的，在履行所兼職務(wù)過程中形成的公文，由其兼職機關(guān)歸檔。202023年10月12日

公文撤銷和廢止管理

公文撤銷和廢止管理，是指公文制發(fā)機關(guān)、上級機關(guān)或者權(quán)力機關(guān)根據(jù)職權(quán)范圍和有關(guān)法律法規(guī)對已經(jīng)過時、不適當(dāng)或者有錯誤的公文，宣布撤銷和廢止的行為。212023年10月12日

公文被撤銷的，視為自始無效；

公文被廢止的，視為自廢止之日起失效。222023年10月12日5.公文清退銷毀管理

涉密公文應(yīng)當(dāng)按照發(fā)文機關(guān)的要求和有關(guān)規(guī)定進行清退或者銷毀。232023年10月12日

（1）清退

清退是指文秘部門按照有關(guān)規(guī)定和要求，定期和不定期地對辦理完畢的公文特別是涉密公文，進行清點、核對、收繳，退歸原發(fā)文機關(guān)或由其指定的單位。242023年10月12日

（2）銷毀

銷毀是指對不具備歸檔和存查價值的公文（含電子公文和音像文件）進行毀滅性處理。

銷毀涉密公文必須嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定履行審批登記手續(xù)，確保不丟失、不漏銷。

個人不得私自銷毀、留存涉密公文。252023年10月12日三、值班工作

值班是辦公室工作中最常見的也是最基礎(chǔ)性的工作。值班工作細而瑣碎，但并不意味著這項工作簡單。值班工作無小事，再細而小的環(huán)節(jié)都要把握好，容不得任何一次疏忽大意和一絲僥幸心理。262023年10月12日

（一）通知事項的辦理：

通知事項一般有電話通知和書面通知兩種，辦理程序是：

1.接收：

（1）接電話通知，一要認(rèn)真記錄，對于重要信息要再次核對；二要問清來話人姓名、身份及電話。三是通話結(jié)束后立即認(rèn)真梳理，整理電話記錄。

（2）接收書面通知：書面通知一般由政務(wù)網(wǎng)、傳真、領(lǐng)送等方式接收，接收書面通知要及時，收取后要及時閱讀來文內(nèi)容。272023年10月12日

2.送閱：

迅速將電話記錄和書面通知進行登記，呈相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)簽批。

3辦理：

根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示及時辦理，需要機關(guān)其他部門辦理的，應(yīng)盡快送交相關(guān)部門，辦理完結(jié)后記錄辦理情況，并做好歸檔。對有需上報落實情況的通知，要按時上報。282023年10月12日

（二）做好值班記錄：

值班記錄是對值班工作當(dāng)中發(fā)生的事項、辦理情況進行記錄，便于對值班工作有據(jù)可查，做好工作的銜接，減少遺漏和失誤。

值班人員交接班時要對尚未完成的工作或需要繼續(xù)跟蹤的情況進行交接，接班人員要對各項工作詳細了解，避免領(lǐng)導(dǎo)或上級部門詢問時出現(xiàn)一問三不知的現(xiàn)象。292023年10月12日

（三）需要注意的事項：1.在收到有關(guān)信息情報后，要及時辦理，決不能加以截留或耽擱。有重要情況發(fā)生，但領(lǐng)導(dǎo)正在開會或聯(lián)系不上領(lǐng)導(dǎo)要根據(jù)信息的緊急程度和領(lǐng)導(dǎo)事先的囑咐，千方百計將情況傳送出去。2.領(lǐng)導(dǎo)需參加會議活動時，要在會議活動臨近時做出提醒，以免領(lǐng)導(dǎo)忙于其他工作，出現(xiàn)遲到或者曠會的被動局面。302023年10月12日四、印章管理

印章有私人印章和組織印章之別，組織印章稱為公章。

公章是按照法定的規(guī)格、外形、尺寸和樣式刻制，標(biāo)明機關(guān)或單位法定名稱的印章，是一個機關(guān)或單位的標(biāo)志和象征。312023年10月12日

（一）印章的作用：1.權(quán)威作用：

印章是機關(guān)、單位權(quán)力的象征和職能的標(biāo)志，具有一定的權(quán)威性。一份文件一經(jīng)蓋上機關(guān)、單位或單位領(lǐng)導(dǎo)人的印章，就表示已經(jīng)受到該機關(guān)、單位的認(rèn)可并正式生效。在其職權(quán)范內(nèi)所發(fā)布的命令、指示、規(guī)定、制度等，就會發(fā)揮效力，所屬單位和人員就要服從、執(zhí)行照辦。322023年10月12日2.證明作用：

各種各樣的文件證件，只有加蓋公章后才能生效，才能表明某個機關(guān)或單位對此負(fù)有責(zé)任，人們才會相信它的效力。332023年10月12日3.標(biāo)志作用：

任何一個機關(guān)或單位的印章，都標(biāo)明這個機關(guān)或單位的法定名稱，使人一目了然地看出其性質(zhì)、級別和職權(quán)范圍。

342023年10月12日

（二）印章的制發(fā)：

印章是在機關(guān)被正式批準(zhǔn)成立后，由上級機關(guān)持證明信，到當(dāng)?shù)毓膊块T指定的刻章單位刻制。再由使用機關(guān)或單位派專人到上級機關(guān)領(lǐng)取印章，并由上級機關(guān)發(fā)文正式啟用。公章具有法定權(quán)威性，嚴(yán)禁偽造公章或使用偽造公章，違者將受到法律的懲處。352023年10月12日

（三）印章的使用與管理：

1.建立健全印章的使用與管理制度。2.加強用印管理，嚴(yán)格審批手續(xù)。未經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得擅自使用單位印章。3.做好用印登記，內(nèi)容包括：用印時間、用印部門或個人、用印事由、用印數(shù)量、用印批準(zhǔn)人、用印經(jīng)手人、監(jiān)印人等。登記冊要妥善保存，以便日后核查。4.印章的保管要按照規(guī)定辦理，應(yīng)指定專人保管。印章應(yīng)存放在安全、有保密設(shè)施的地方，做到專柜保管，隨用隨取隨鎖。362023年10月12日

（四）印章的停用與繳銷：

機關(guān)或單位撤銷、更名或因其他原因而停用印章時，應(yīng)由印章頒發(fā)機關(guān)及時收回封存或銷毀。特殊情況，如機構(gòu)被撤銷，但善后工作需要繼續(xù)使用印章時，要指定有關(guān)機關(guān)或單位或?qū)Ｈ送咨票９苁褂?，待善后工作結(jié)束后及時將印章收回，并印發(fā)印章停用或作廢的通知。372023年10月12日五、會務(wù)工作

會務(wù)工作的要求：1、準(zhǔn)備充分2、組織嚴(yán)密3、服務(wù)周到4、講求效率382023年10月12日

（一）會前工作。1.方案的擬定和審批。

根據(jù)召開會議的內(nèi)容和目的，確定會議名稱、主題、形式、時間、地點、日程、議程、出席領(lǐng)導(dǎo)、參加人員等；同時制訂會議文件資料準(zhǔn)備、典型發(fā)言、頒獎、新聞報道、會場布置、安全、交通、供電、任務(wù)分工等方案。報領(lǐng)導(dǎo)審定。重要會議報上級機關(guān)審批。392023年10月12日

2.會議籌備

（1）下發(fā)會議通知。

（2）準(zhǔn)備會議材料，。

（3）布置會場，安排會場的座次。

402023年10月12日

3.會前檢查：

會議召開前，對會議準(zhǔn)備工作進行檢查、調(diào)度，確保各項工作落實到位，確保會議按時順利召開。有表彰議程和領(lǐng)導(dǎo)接見議程的會議，要提前組織有關(guān)人員預(yù)演。412023年10月12日

4.會議簽到：

（1）檢查工作人員就位情況，報到完畢后，匯總情況，向會議主持人報告。對沒有到會人員進行催促。

（2）發(fā)