文件編寫(xiě)培訓(xùn)

文件編寫(xiě)培訓(xùn)2016.7.812一、文件的重要性二、文件的架構(gòu)三、文件的結(jié)構(gòu)四、流程圖繪制五、文件的審查、批準(zhǔn)六、公司文件格式目錄3文件在ISO9001體系建立和運(yùn)行的過(guò)程中扮演著相當(dāng)重要的角色：1、符合標(biāo)準(zhǔn)要求在ISO9001的條文中,要求組織“建立并保持文件化信息”.2、工作的依據(jù)建立文件最重要的作用即是所有的工作有所依循,保持一致和穩(wěn)定的工作方式,以避免不同的人在操作相同的工作時(shí)出現(xiàn)不一致的工作方式和標(biāo)準(zhǔn),或者由于口頭交待溝通工作的方式和方法欠明確和清楚.文件的重要性3、提升管理技術(shù)水平的基礎(chǔ)當(dāng)所有的工作要求都文件化后,公司即可在此基礎(chǔ)上通過(guò)日常工作不斷地完善管理和技術(shù)的要求.4、防止經(jīng)驗(yàn)的流失書(shū)面化的運(yùn)行體系亦可避免由于人員的流失而導(dǎo)致經(jīng)驗(yàn)的流失,從而造成運(yùn)作上的困難.文件的重要性(續(xù)一)45、改善人際關(guān)系用于工作的依據(jù)全部在書(shū)面上有明確的指令,在執(zhí)行上大大減少了口頭式的命令和溝通,同時(shí)降低了同事之間磨擦的機(jī)會(huì).6、增加員工的責(zé)任心和榮譽(yù)感執(zhí)行工作人員透過(guò)文件知道自己的工作權(quán)責(zé)和內(nèi)容,明確了自己的工作范圍從而提升了工作的責(zé)任心和榮譽(yù)感.文件的重要性(續(xù)二)56目前建立的體系文件,一般企業(yè)均將文件架構(gòu)分為四個(gè)層次,即:一階文件:手冊(cè)二階文件:程序三階文件:工作指導(dǎo)書(shū)四階文件:表單體系文件的架構(gòu)體系文件的架構(gòu)(續(xù)一)但是,并不是每家企業(yè)都必須建立上述架構(gòu)的體系文件,規(guī)模較小過(guò)程簡(jiǎn)單的公司往往將文件的結(jié)構(gòu)分為3個(gè)層次,即:一階文件:手冊(cè)二階文件:程序/工作指導(dǎo)書(shū)三階文件:表單文件結(jié)構(gòu)的劃分完全取決于一間公司的規(guī)模、人員的數(shù)量同時(shí)亦需考慮公司未來(lái)的擴(kuò)充和發(fā)展等.78文件架構(gòu)的說(shuō)明手冊(cè)對(duì)于一家制造業(yè)公司來(lái)說(shuō),手冊(cè)是公司在管理制度上的根本大法,敘述公司在體系運(yùn)行上的大綱要求,簡(jiǎn)言之,手冊(cè)是要求我們應(yīng)該要做哪些工作。體系文件的架構(gòu)(續(xù)二)9程序程序即是明確工作進(jìn)行規(guī)定的途徑,亦就是說(shuō),針對(duì)手冊(cè)要求要做的工作和要求，程序需詳細(xì)描述此工作如何來(lái)做.文件化的程序通常包括活動(dòng)的目的和范圍;做什么事情和由誰(shuí)來(lái)做;何時(shí)何地和由誰(shuí)來(lái)做；應(yīng)使用什么材料、設(shè)備和文件，如何對(duì)活動(dòng)進(jìn)行控制和記錄等。體系文件的架構(gòu)(續(xù)三)體系文件的架構(gòu)(續(xù)四)工作指導(dǎo)書(shū)工作指導(dǎo)書(shū)是工作的明確指示，它需詳細(xì)敘述某一具體的工作如何來(lái)執(zhí)行和操作，很多公司亦稱(chēng)為工作指引或作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。表單格式化的記錄清晰明了，易于保管，所以在編制文件時(shí)，就應(yīng)適當(dāng)?shù)脑O(shè)計(jì)用以做記錄的表格。值得注意的是大量的或設(shè)計(jì)復(fù)雜的表格會(huì)令工作復(fù)雜化，降低效率，所以設(shè)計(jì)表格應(yīng)力求共用，在表達(dá)明白的前提下，精簡(jiǎn)填寫(xiě)的項(xiàng)目和內(nèi)容。10體系文件的架構(gòu)(續(xù)五)一般來(lái)說(shuō)，一項(xiàng)工作涉及到多個(gè)部門(mén)則我們寫(xiě)文件時(shí)編制成程序；而工作只和自己部門(mén)有關(guān)的作業(yè)，在編制文件時(shí)做成指導(dǎo)書(shū)的格式。一般對(duì)于圖紙、設(shè)備說(shuō)明書(shū)、國(guó)內(nèi)、國(guó)際的標(biāo)準(zhǔn)亦歸納為工作指導(dǎo)書(shū)類(lèi)文件。1112一份文件的結(jié)構(gòu)往往根據(jù)文件內(nèi)容的需要，完整的結(jié)構(gòu)有：1.目的2.范圍3.定義4.職責(zé)5.作業(yè)內(nèi)容6.記錄文件的結(jié)構(gòu)13現(xiàn)將文件結(jié)構(gòu)應(yīng)敘述的內(nèi)容做詳細(xì)敘述:1.目的應(yīng)敘述編制此文件的作用和目的,即“做這件事是為了什么”?2.范圍規(guī)定此文件應(yīng)用的場(chǎng)合和時(shí)機(jī),范圍的界定直接決定文件的功能范圍,所以編寫(xiě)時(shí)應(yīng)注意它的涵蓋性。例：有的公司是有手動(dòng)和自動(dòng)的繞線(xiàn)機(jī),而如果文件的內(nèi)容只針對(duì)手動(dòng)的繞線(xiàn)機(jī)卻將文件的范圍寫(xiě)成“適用于公司所有的繞線(xiàn)機(jī)的使用”即是明顯的錯(cuò)誤.文件的結(jié)構(gòu)(續(xù)一)文件的結(jié)構(gòu)(續(xù)二)3.定義即名詞解釋,針對(duì)文件中用到的專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ),英文縮寫(xiě)的做明確說(shuō)明,會(huì)令文件內(nèi)容更清楚明白.4.職責(zé)即在文件運(yùn)行中相關(guān)部門(mén)及人員所擔(dān)負(fù)的職責(zé),一般在文件敘述時(shí)常會(huì)就相關(guān)人員的職責(zé)略敘述,但是亦有公司只敘述和此文件有關(guān)的主導(dǎo)部門(mén)和相關(guān)部門(mén)的.14155.作業(yè)內(nèi)容即工作執(zhí)行的方法、過(guò)程和要求,一般將作業(yè)內(nèi)容的編寫(xiě)分為兩部分.(1)流程圖:以流程圖的形式描述工作進(jìn)行的程序,會(huì)更容易了解文件內(nèi)容,但是并非每份文件都需流程圖,完全視文件的類(lèi)型。(2)文件內(nèi)容:在編寫(xiě)文件內(nèi)容時(shí),一定需注意5WIH(WHO,WHEN,WHERE,WHAT,WHY,HOW)結(jié)合。即由誰(shuí)(WHO)，在何時(shí)(WHEN),在何地(WHERE),做何事(WHAT)為什么做(WHY),怎樣(HOW),缺少任何一個(gè)W或H,都有可能使文件的內(nèi)容不易理解。文件的結(jié)構(gòu)(續(xù)三)16例如：針對(duì)目前金工車(chē)間急缺檢驗(yàn)員的情況下，由冷作車(chē)間檢驗(yàn)員張三于11月20號(hào)上午在金工車(chē)間做巡檢工作，為預(yù)防不良品流入下一工序，必須依檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。簡(jiǎn)單解釋上述含義文件的結(jié)構(gòu)(續(xù)四)參考文件資料用以索引文件中所提到或引用的文件資料,在索引文件時(shí),最好將文件的編號(hào)同時(shí)附在文件名之后會(huì)易查找,但是不可將文件版本附上.記錄一般用以對(duì)應(yīng)文件內(nèi)容中所提及的記錄所使用的表單,公司所有的表單都應(yīng)從此而來(lái),最好將表單的編號(hào)附在名稱(chēng)后,但是也不可以附版本.以上是一份文件的完整結(jié)構(gòu),但是并非所有的文件都應(yīng)依循此固定的結(jié)構(gòu),鑒于文件的內(nèi)容的需要