視頻會議室管理規(guī)章制度

視頻會議室管理規(guī)章制度視頻會議室管理規(guī)章制度在日新月異的現(xiàn)代社會中，大家逐漸認識到制度的重要性，好的制度可使各項工作按計劃按要求達到預(yù)計目標。我敢肯定，大部分人都對擬定制度很是頭疼的，以下是小編為大家整理的視頻會議室管理規(guī)章制度，歡迎閱讀與收藏。視頻會議室管理規(guī)章制度1第一條為加強全市法院專網(wǎng)視頻會議管理，充分發(fā)揮我市兩級法院視頻會議系統(tǒng)（以下簡稱視頻會議系統(tǒng)）的作用，確保視頻會議規(guī)范、優(yōu)質(zhì)、高效、安全運行，制定本辦法。第二條視頻會議系統(tǒng)是通過我省法院專網(wǎng)建立的即時通訊平臺，是按最高法院規(guī)劃建設(shè)的全國法院視頻會議系統(tǒng)的二級視頻會議管理中心及二、三級視頻會議會場。第三條視頻會議適用于最高法院、省法院、市法院組織的有關(guān)會議；最高法院對法院系統(tǒng)轉(zhuǎn)播的中央國家機關(guān)的有關(guān)會議；最高法院、省法院、市法院組織的專業(yè)會議等。第四條為節(jié)約經(jīng)費、提高效率，凡適合以視頻方式召開的會議，應(yīng)通過視頻會議方式實施。第五條兩級法院要明確職責，加強管理，切實保證視頻會議系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和視頻會議的順利召開。第六條視頻會議系統(tǒng)由辦公室、技術(shù)處分別負責會務(wù)管理、技術(shù)和服務(wù)保障。（一）辦公室職責：1、制度建設(shè)。負責建立和完善視頻會議相關(guān)制度。2、下發(fā)通知。會議通知由辦公室至遲在會前二天統(tǒng)一下發(fā)。內(nèi)容包括：會議名稱、會議時間、會議內(nèi)容、參加人員、會場設(shè)置、技術(shù)調(diào)試時間等。3、會議辦理。對最高法院組織的全國性視頻會議按最高法院要求落實分會場布置方案；對省法院組織的全省法院視頻會議提出主、分會場布置方案并負責落實；對市法院組織的全市法院視頻會議提出會場布置方案并落實。4、會場日常管理。負責視頻會議主會場主席臺、桌椅、環(huán)境衛(wèi)生等日常管理。（二）技術(shù)處職責：1、設(shè)備管理維護。負責視頻會議系統(tǒng)（包括視頻會議系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)、主控設(shè)備等技術(shù)設(shè)施）的管理維護。2、網(wǎng)絡(luò)調(diào)試保障。負責會前會議室電源、燈光、麥克風、音箱、調(diào)音設(shè)備等會議設(shè)施的檢查維護和網(wǎng)絡(luò)調(diào)試、會中網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測維護和畫面效果保證及會后的相關(guān)技術(shù)保障工作。3、資料整理存檔。負責視頻會議系統(tǒng)的操作和數(shù)據(jù)存貯、歸檔。第七條視頻會議會場應(yīng)保持良好秩序，參會人員著裝整齊，會議期間不得隨意走動、交談、接打手機，視頻會議室內(nèi)嚴禁吸煙。第八條切實做好視頻會議的保障工作。（一）視頻會議系統(tǒng)的使用，由技術(shù)部門嚴格按照《視頻會議系統(tǒng)操作規(guī)范和要求（試行）》操作。（二）會前提前2天進行視頻會議系統(tǒng)的設(shè)備維護（三）應(yīng)實時監(jiān)控設(shè)備運行情況，隨時與主會場保持聯(lián)系，及時調(diào)整鏡頭和麥克風。設(shè)備或網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)故障，應(yīng)及時排除，并向主會場匯報。（四）會議期間，技術(shù)操作人員要堅守崗位，主會場視頻會議系統(tǒng)操作人員應(yīng)根據(jù)會議需要及時間安排，由技術(shù)部門預(yù)先設(shè)計導(dǎo)播方案，合理切換會場畫面。（五）會議期間，除視頻會議系統(tǒng)操作人員之外，無關(guān)人員一律不得進入設(shè)備操作區(qū)，不得操作與視頻會議有關(guān)的設(shè)備。（六）會議期間，未經(jīng)主會場允許嚴禁擅自斷開會議終端，結(jié)束會議應(yīng)由主會場來統(tǒng)一中斷會議連接。在主會場中斷會議后，按操作流程關(guān)閉視頻設(shè)備。第九條視頻會議系統(tǒng)具有錄像功能，若需要對視頻會議進行全程錄像，要提前通知技術(shù)部門，并在會議結(jié)束后及時將錄制的內(nèi)容從系統(tǒng)中導(dǎo)出，并刻錄光盤交由辦公室存檔。第十條做好視頻會議電子數(shù)據(jù)和有關(guān)資料的保密工作。未經(jīng)會議主辦部門領(lǐng)導(dǎo)批準，不得對外公布有關(guān)信息。視頻會議室管理規(guī)章制度2第一章總則為了正確、規(guī)范的使用視頻會議系統(tǒng),提高會議舉辦的效率及質(zhì)量,保證視頻會議系統(tǒng)能夠長期有效的運行,特制定本制度。第二章管理機構(gòu)一、成立濱海新區(qū)教委視頻會議工作領(lǐng)導(dǎo)小組，下設(shè)視頻會議工作辦公室，設(shè)在教發(fā)院漢沽信息中心。（一）領(lǐng)導(dǎo)小組名單組長：方華成員：孫群、芮秀艷、三所學校主管校長、劉志起、王凱（二）領(lǐng)導(dǎo)小組職責負責濱海新區(qū)教育委員會視頻會議工作，組織協(xié)調(diào)并監(jiān)督檢查視頻會議系統(tǒng)使用情況。（三）領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室名單主任：王凱成員：徐小強，盧素云，劉新梅（四）校級領(lǐng)導(dǎo)小組各視頻會議中心所在校成立領(lǐng)導(dǎo)小組，負責視頻會議系統(tǒng)日常運行與管理。組長：學校一把校長副組長：主管校長成員：電教（信息）主任及一至兩名技術(shù)人員。第三章設(shè)備管理視頻會議系統(tǒng)主要由攝像頭、話筒、會議專用電腦、圖像顯示設(shè)備、音響設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等構(gòu)成。視頻會議系統(tǒng)設(shè)備是會議專用設(shè)備，使用之前必須通過會議系統(tǒng)預(yù)約登記，登記成功之后方可使用（包括學校日常使用也要履行登記手續(xù)）。嚴禁在視頻會議專用電腦上安裝其他無關(guān)軟件，并定期做好病毒防護等安全維護工作。視頻會議系統(tǒng)的各項設(shè)備參數(shù)是已經(jīng)設(shè)定好的，與會人員在使用時，不得隨意更改。五、視頻會議系統(tǒng)設(shè)備由所在校指定專人進行保管和日常維護；視頻會議工作領(lǐng)導(dǎo)小組工作辦公室指定專人提供技術(shù)保障、負責定期進行視頻會議系統(tǒng)的檢查，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備、軟件及線路等出現(xiàn)故障，應(yīng)及時進行設(shè)備維修、軟件調(diào)試及故障排除。第四章會議管理視頻會議的召開本著節(jié)約經(jīng)費、提高會議效率的原則進行，凡是適合以視頻會議方式召開的會議、培訓(xùn)等，應(yīng)通過視頻會議方式實施。各部門如使用視頻會議，需由視頻會議申請人提前一周在OA系統(tǒng)中進行預(yù)約，緊急會議需提前三天進行申請。會議預(yù)定好以后，主辦部門要通知視頻會議系統(tǒng)所在校的主管校長和領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室主任王凱，然后再通知參會人員會議的`時間和主題。領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室成員在接到會議召開任務(wù)后，會議當天如有其他工作，及時向主管校長請示，協(xié)調(diào)工作安排。五、各視頻會議系統(tǒng)技術(shù)人員要在會議開始前半小時準時打開設(shè)備，隨時與各會場進行視頻和音頻的效果調(diào)試，確保視頻會議的正常使用，如發(fā)現(xiàn)問題，要及時向新區(qū)教委視頻會議管理人員反映，排除故障。調(diào)試完畢的單位，必須將麥克調(diào)至關(guān)閉狀態(tài)，以免分會場聲音傳至主會場，影響整個會議效果。六、所有參會人員必須提前10分鐘到達會場，保持會議嚴肅性，嚴禁遲到、早退現(xiàn)象。七、視頻會議進行過程中，各參會單位應(yīng)保持會場安靜，會議中如有單位需要發(fā)言時，方可打開麥克進行講話，除發(fā)言單位外，所有分會場均關(guān)閉話筒。第五章其他一、視頻會議設(shè)備放置環(huán)境要做到干燥、防水、防塵并保持溫度不要過高。二、會議結(jié)束后要及時關(guān)閉各項設(shè)備電源。視頻會議室管理規(guī)章制度3為切實加強我縣電子政務(wù)網(wǎng)視頻會議系統(tǒng)管理，規(guī)范會議流程，提高會議效率和質(zhì)量，確保電子政務(wù)網(wǎng)視頻會議系統(tǒng)安全、穩(wěn)定運行，結(jié)合我縣實際，制定本辦法。一、適用范圍縣委、縣人大、縣政府、縣政協(xié)、縣紀委、縣人武部、縣法院、縣檢察院及縣委各部門、縣直各單位、鄉(xiāng)鎮(zhèn)(工業(yè)園、街道辦)等運用電子政務(wù)網(wǎng)視頻會議系統(tǒng)召開的會議。本著節(jié)約經(jīng)費、提高會議效率的原則召開視頻會議;凡適宜以視頻會議方式召開的會議、組織的培訓(xùn)等，原則上通過視頻會議方式實施。二、會場分布(一)主會場。主會場設(shè)在武寧縣市民服務(wù)中心北樓西頭9樓視頻會議室(120人)和西頭連廊6樓視頻會議室(40人)。同時，以上2個縣本級主會場均可作為國家、省、市視頻會議的分會場。(二)分會場。分會場設(shè)在各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府(工業(yè)園、街道辦)視頻會議室(21個)。三、組織分工(一)縣政府信息辦：負責統(tǒng)籌安排全縣視頻會議和受理縣直單位召開視頻會議的申請;負責視頻會議系統(tǒng)技術(shù)保障和運行維護;負責對各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分支節(jié)點進行監(jiān)督、檢查和技術(shù)指導(dǎo)，并制訂相關(guān)制度和應(yīng)急預(yù)案，定期檢查設(shè)備和線路;召開視頻會議期間，安排專人進行技術(shù)保障;負責聯(lián)系主辦單位做好會務(wù)工作。(二)縣供電公司：負責保障視頻會議系統(tǒng)的電力供應(yīng)，做好可能影響正常供電的例行檢修、維護等工作。(三)縣移動公司：負責維護視頻會議系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)資源，保障電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)鏈路暢通、連接穩(wěn)定;做好可能影響網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)睦袡z修、維護等工作。(四)各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府：負責本鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會場視頻會議系統(tǒng)的管理和使用，并指派專人負責視頻會議系統(tǒng)的維護、管理和使用。四、會議通知(一)確需使用視頻會議系統(tǒng)召開會議的縣直單位，必須提出書面申請，經(jīng)批準后，方可下發(fā)會議通知。(二)會議通知的主要內(nèi)容為會議時間、地點、參會對象、視頻會議聯(lián)調(diào)時間、會前設(shè)備聯(lián)調(diào)時間和會議要求等。視頻會議聯(lián)調(diào)時間應(yīng)確定在召開會議前1天，會前設(shè)備聯(lián)調(diào)時間應(yīng)確定在召開會議前2小時。五、會議流程(一)會議申請1、視頻會議主辦單位(以下簡稱“主辦單位”)應(yīng)提前3個工作日向縣人民政府信息化工作辦公室書面申請(填寫申請表，見附件)使用視頻會議系統(tǒng)召開會議，其中應(yīng)急指揮等特殊會議經(jīng)批準后可立即申請召開。2、經(jīng)批準使用視頻會議系統(tǒng)召開會議的，主辦單位要及時下發(fā)會議通知，加強與縣政府信息辦溝通，并按照要求做好會務(wù)等相關(guān)工作。(二)會前準備1、視頻會議所需資料的搜集和分發(fā)由主辦單位負責，同時，主辦單位要將會議通知、會議議程、需演示的電子文檔等資料提前2個工作日報送至縣政府信息辦。如需鄉(xiāng)鎮(zhèn)同志進行大會發(fā)言，主辦單位要將發(fā)言順序等提前1個工作日告知縣政府信息辦。2、主辦單位要提前做好視頻會議的各項準備工作，加強與縣政府信息辦溝通和聯(lián)系，確保會議順利進行;召開會議的當天，主辦單位負責會務(wù)工作的同志需提前1小時到達會場，做好會議簽到、督查、服務(wù)、溝通和協(xié)調(diào)等工作。3、縣政府信息化辦根據(jù)會議要求做好各項準備工作，指派技術(shù)人員，做好設(shè)備檢測和聯(lián)調(diào)等工作，并加強與縣移動公司對接，確保網(wǎng)絡(luò)暢通、穩(wěn)定。4、視頻會議聯(lián)調(diào)。縣政府信息辦接到視頻會議通知后，提前2個工作日通知各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會場管理人員進行設(shè)備聯(lián)調(diào)(原則上安排在會議前1天)。各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會場視頻會議管理人員要嚴格按照規(guī)定的時間、操作規(guī)程等進行設(shè)備聯(lián)調(diào)，確保本鄉(xiāng)鎮(zhèn)視頻會議系統(tǒng)正常使用;如視頻系統(tǒng)出現(xiàn)問題，要在第一時間向縣政府信息辦報告。5、會前設(shè)備聯(lián)調(diào)。視頻會議召開前2小時，縣政府信息辦要對視頻會議系統(tǒng)進行最后聯(lián)調(diào)，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會場要對系統(tǒng)視頻和音頻傳輸情況進行最后檢查，如視頻系統(tǒng)出現(xiàn)問題，要及時向縣政府信息辦和主辦單位報告。會前設(shè)備聯(lián)調(diào)完成后，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會場要將視頻畫面調(diào)至全景，并關(guān)閉麥克風。(三)會間管理1、會議期間，主會場及各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會場管理人員要全程監(jiān)控設(shè)備運行情況，非管理人員不得操作視頻會議設(shè)備;各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會場要根據(jù)現(xiàn)場情況及時調(diào)整攝像頭和麥克風;除大會發(fā)言鄉(xiāng)鎮(zhèn)外，其他鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會場要將麥克風調(diào)整至靜音狀態(tài)。2、會議期間，主會場及各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會場參會人員要保持好會場秩序，遵守會場紀律，禁止使用手機、吸煙、在設(shè)備前后走動、在會議室和控制室附近施工等影響音頻和視頻效果的行為。(四)會后安排會議結(jié)束后，由主會場統(tǒng)一斷開系統(tǒng)連接后，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會場方可關(guān)閉視頻會議系統(tǒng)設(shè)備并斷開電源。(五)故障處理在設(shè)備聯(lián)調(diào)或會議過程中，如網(wǎng)絡(luò)或設(shè)備出現(xiàn)問題，致使鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會場無法連通主會場的，經(jīng)應(yīng)急處置后，仍然無法連接主會場的，要及時向主辦單位和縣政府信息辦報告，并組織參會人員到就近的鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會場參加會議。六、會場要求(一)主會場依據(jù)會議需求設(shè)置“XXX工作視頻會議”會標，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會場應(yīng)擺放全縣統(tǒng)一的'鄉(xiāng)鎮(zhèn)名稱標識牌，不得懸掛與會議內(nèi)容不相符的橫幅。(二)會場內(nèi)視頻設(shè)備要放在固定位置，不得隨意拆裝，并配備安全可靠的電源和網(wǎng)絡(luò)接口。(三)會場要具備良好的照明條件，并做好設(shè)備防塵和保潔工作，確保視頻圖像清晰，同時，要加強會場安全管理。七、人員管理(一)主會場的視頻會議系統(tǒng)由縣政府信息辦負責管理、使用和維護。各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會場的視頻會議系統(tǒng)由各鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理、使用和維護，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)要明確1位分管領(lǐng)導(dǎo)(原則上為常務(wù)副鄉(xiāng)鎮(zhèn)長)，落實1至2名管理人員負責日常管理、使用和維護。各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會場管理人員如有變動，要及時向縣政府信息辦報告，以便對其進行技術(shù)培訓(xùn)。2.主會場及各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會場視頻會議系統(tǒng)管理人員要熟悉并掌握視頻會議系統(tǒng)的各項操作規(guī)程。八、設(shè)備管理(一)視頻會議系統(tǒng)依托政務(wù)外網(wǎng)運行，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)要加強電子政務(wù)機房及“鄉(xiāng)鄉(xiāng)通“網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的維護管理(電子政務(wù)機房必須安裝空調(diào))，除雷雨天氣外設(shè)備應(yīng)長期保持開機狀態(tài);定期檢查設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)，發(fā)現(xiàn)問題要第一時間向縣政府信息辦報告，及時排查和處理。(二)視頻會議系統(tǒng)設(shè)備是會議專用設(shè)備，管理人員要定期對視頻會議系統(tǒng)進行檢查。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備、軟件及線路等出現(xiàn)故障，要第一時間向縣政府信息辦報告，以便及時進行設(shè)備維修、軟件調(diào)試及故障排除。非視頻會議系統(tǒng)操作人員，不得擅自操作有關(guān)設(shè)備。(三)各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會場視頻會議系統(tǒng)設(shè)備要按照正確的操作規(guī)程連接設(shè)備，嚴禁隨意拔插視頻會議設(shè)備連接線纜，嚴禁帶電拔插攝像機和視頻終端連線。未經(jīng)允許，禁止私自更換視頻會議設(shè)備。(四)視頻會議系統(tǒng)的各項設(shè)備參數(shù)按照全縣統(tǒng)一技術(shù)規(guī)范設(shè)定，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)視頻終端參數(shù)不得隨意更改;確需調(diào)整設(shè)備配置、變更系統(tǒng)參數(shù)或更換會場的鄉(xiāng)鎮(zhèn)，報經(jīng)縣政府信息辦同意后，方可調(diào)整、變更和更換。視頻會議室管理規(guī)章制度4為規(guī)范視頻會議的使用，保證視頻會議的順利進行，特制定本管理制度，要求如下：一、會議申請流程及標準1、各職能部門召開的接口人視頻會議需填寫《視頻會議申請單》（見附件一），分管（副）總裁簽字后交至集團it部留檔，并將會議通知發(fā)送各分公司參會人員及it接口人，視頻會議后如需要本部門以外的相關(guān)部門進行協(xié)助或者需要運營督導(dǎo)部進行督導(dǎo)的，請抄送相關(guān)部門。2、集團總監(jiān)級以上、分公司副總經(jīng)理以上或全國全員視頻會議均需提前兩個工作日填寫《視頻會議申請單》提交至總裁辦主任處，經(jīng)總裁辦主任批準同意后，方可將會議通知發(fā)送各分公司參會人員及it接口人，并將該申請單交至集團it部留檔。3、總裁辦每季度召開一次全國（全員）視頻會議；4、集團各職能中心所召開的全國總監(jiān)級以上視頻會議應(yīng)由集團總裁辦主任或運營督導(dǎo)總監(jiān)或培訓(xùn)總監(jiān)出席，相關(guān)職能部門積極做好后期配合