公司電子郵件管理制度

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公司電子郵件管理

1.0總則

公司開通intemet電子郵件服務(wù),目的是為了更好地促進公司員工工作的內(nèi)外溝通。公司的電子信息網(wǎng)絡(luò),無論對內(nèi)對外均不得傳遞與本人工作無關(guān)的內(nèi)容,違者視情節(jié)輕重賜予批判、降薪、降職、辭退處分。

2.0郵件服務(wù)器管理

辦公室統(tǒng)一管理公司的電子服務(wù)器并負責電子郵件的開戶、使用、維護和監(jiān)督檢查工作。

3.0郵件開戶須知

申請電子郵件開戶必需首先填寫“電子郵件開戶申請表”,并在并在保密承諾書一欄中簽字,然后交部門經(jīng)理審核簽字后,將申請表交到辦公室郵件管理人員處開戶,郵件管理員開戶完成后填寫“電子郵件開戶回執(zhí)”,并通知申請人。回執(zhí)單上包含配置郵件客戶終端軟件所需信息和用戶使用規(guī)章。

4.0電子郵件使用規(guī)程

4.1用戶應(yīng)當定期檢查自己的郵箱,并取走郵件,以保證有戶的郵箱只占用合理的磁盤空間。每個用戶的郵箱不能大于10m,對于超過10m的郵箱,管理員有權(quán)刪除郵箱中的兩個月以前的舊郵件,以保證用戶郵箱在10m以下。由于不遵守此項規(guī)定而不能造成的損失由用戶自己負責。

4.2禁止向異地發(fā)送大于2m的電子郵件,嚴禁使用fidmail下載軟件和使用電子郵件訂閱新聞、雜志、論壇等。技術(shù)雜志由公司統(tǒng)一訂閱,圖書室集中管理,申請訂閱者需首先填寫“電子雜志訂閱申請表”,然后提交圖書室訂閱,公司駐外機構(gòu)可由系統(tǒng)主管審批后另行處理。

4.3在公司內(nèi)部使用電子郵件只能使用在公司開戶的電子郵件地址,不行擅自使用其他任何郵件地址。

4.4嚴禁轉(zhuǎn)發(fā)有危害社會平安的言論和政治性評論文章的郵件及一切無聊郵件。

4.5發(fā)送保密資料郵件,按資料級別不同分別對待。

4.5.1隱秘級:需由部門經(jīng)理同意加密發(fā)送,由部門對資料的平安負責。

4.5.2機密級:由部門經(jīng)理簽字同意,將發(fā)送的資料交辦公室審核、存檔,并由辦公室負責發(fā)送。

4.5.3絕密級:禁止在網(wǎng)上發(fā)送

5.0監(jiān)督檢查工作

公司員工使用公司電子郵件需要接受辦公室的監(jiān)管,系統(tǒng)會自動將部分用戶收發(fā)電子郵件的副本保存。以便監(jiān)督、檢查和備案。

6.0塊規(guī)懲罰

6.1對于異地發(fā)送超過2m的大郵件,使用fidmail下載軟件或未經(jīng)批準用郵件訂閱報刊、新聞、論壇的員工和情節(jié)嚴峻程度,處于500―800元的罰款。

6.2轉(zhuǎn)發(fā)有危害社會平安的言論或政治性評論文章的郵件,以及其他與工作無關(guān)的郵件的員工,首次發(fā)覺作降薪處理,再次發(fā)覺作降職處理,三次發(fā)覺作辭退處理。

6.3在公司內(nèi)部使用非公司電子郵件地址,罰款200元。

6.4任何使用電子郵件泄露公司商業(yè)隱秘,一經(jīng)發(fā)覺視情節(jié)嚴峻,處以降薪直至辭退的處理,造成惡劣影響或損失嚴峻的,公司還將依法追究其法律責任。

7.0附則

本條例的解釋權(quán)屬辦公室,如有疑問,可向辦公室提出詢問。

物業(yè)公司電子郵件管理方法〔二〕

物業(yè)公司電子郵件管理方法(二)

一、規(guī)范目的:高效規(guī)范的傳遞信息,盡快實現(xiàn)辦公自動化

二、適用范圍:公司全部電子郵件及其傳遞和存檔

三、內(nèi)容:

1、郵件發(fā)送者應(yīng)填寫主題,主題要求簡明扼要,凡是沒有主題的文件,收件人未準時閱讀或批復(fù)而造成的后果及責任,由郵件發(fā)送者按公司制度承當。

2、發(fā)送郵件時,發(fā)送者應(yīng)在電子郵件中注明中文姓名、部門、發(fā)送日期,假如有說明的簡短文字,也應(yīng)在電子郵件正文中寫清晰。

3、篇幅中少于一百字的文字,直接作為電子郵件正文輸入。篇幅超過一百字的文件使用office軟件編輯輸入,并將office文件作為電子郵件的附件傳送。

4、對于請示、報告、申請、文件、商量稿等征求看法性質(zhì)的郵件,被征求看法或被請示者為收件人,其他需要了解郵件內(nèi)容者為被抄送人。收件人應(yīng)準時答復(fù)發(fā)件人,被抄送人可不答復(fù)。

5、全部部門經(jīng)理及部門郵件管理人員在每天上班后、下班前必需查看郵件,以便準時閱讀和處理公司的信息。由于閱讀郵件不準時而導(dǎo)致未能按通知要求參與會議、未能按要求完成公司支配的各項工作任務(wù)等,按公司制度追究其相應(yīng)責任。

6、凡是沒有正式定稿的文件,報告、表格等一般狀況不得打印。

7、為了減輕公司郵件的負荷,工作人員不要使用電子郵件系統(tǒng)傳送與工作無關(guān)的郵件。

8、公司總辦應(yīng)指導(dǎo)和幫助職員對電子郵件進行檔案管理,作為部門用戶應(yīng)指定一文件管理員負責文件收發(fā)及傳遞信息,并報總辦備案。

四、郵箱管理