應收款管理的低成本信息化解決方案

應收款管理的低成本信息化解決方案摘要：隨著大數(shù)據(jù)、云計算、區(qū)塊鏈等數(shù)字技術的推廣和應用，企業(yè)普遍形成了以信息化管理軟件作為提高經(jīng)營績效和輔助解決應收賬款管理的必要手段，但是在實踐當中，由于企業(yè)決策者認識的偏差以及實施人員對管理流程認知缺乏，造成企業(yè)在實施相關信息化管理軟件達不到應有的效果，對于企業(yè)亟待解決的這方面認知偏差進行成因分析，本文結合L公司實例提供了輕量級、低投入的解決方案。關鍵詞：應收賬款；企業(yè)信息化；解決方案企業(yè)管理中提到的應收款是指應收賬款，指權利人因經(jīng)營業(yè)務產(chǎn)生的提供一定的貨物、服務或設施而獲得的要求義務人付款的權利以及依法享有的其他付款請求權。對企業(yè)經(jīng)營產(chǎn)生重大影響的主要指到期應收賬款，這一現(xiàn)象在基礎設施和公用事業(yè)項目領域尤其突出。一、 形成應收賬款的企業(yè)自身問題能源、交通運輸、水利、環(huán)境保護、市政工程等基礎設施和公用事業(yè)項目投資周期長、融資額大、公共影響復雜等特性，合同參與主體多、權利義務劃分交錯，往往對于建筑企業(yè)形成非常不利的收款條件，產(chǎn)生周期繁多的收款節(jié)點，而大型總承包建筑集團或全國布局的企業(yè)參與項目又比較多，形成多項目、多節(jié)點、多筆數(shù)的到期收款賬款，對企業(yè)的銷售管理、財務管理都形成巨大的挑戰(zhàn)，甚至嚴重影響到企業(yè)的正常運營。二、 通過信息化手段控制應收賬款的自身問題（一）企業(yè)內(nèi)部控制應收賬款的管理難點及主要控制手段管理與控制應收賬款的規(guī)模，防止持續(xù)擴大，除了在業(yè)務前端對投資方的信譽，資金實力，信用情況進行評級管理，在后端的財務管理，融資管理進行控制之外，在運營當中對于項目不同到期周期，不同規(guī)模，不同地區(qū)，不同業(yè)務人員，不同項目經(jīng)理跟進的應收款在運營方面進行精確控制，成為大多數(shù)項目銷售型公司的管理痛點，在信息化應用水平迅速提高，移動互聯(lián)5G網(wǎng)絡高速發(fā)展的經(jīng)濟形勢下，尋找智慧型低成本的應收賬款管理方案成為大多數(shù)公司的首選方案。L公司是一家在水環(huán)境專業(yè)領域發(fā)展快速的全國性建筑公司，近5年來應收賬款復合增長率達到9.6%，已經(jīng)嚴重影響到企業(yè)的進一步投資與擴張。我們以此為案例分析相關控制應收賬款的信息化方式與效果。（二）銷售管理、項目管理與應收賬款管理企業(yè)級市場占比最高的兩類解決方案及其弊端企業(yè)通過信息化手段對應收賬款進行管理，目前主要有以下兩類管理模式：第一類是傳統(tǒng)的ERP（企業(yè)資源計劃）和CRM（客戶關系管理）系統(tǒng)解決方案一般認為，ERP軟件發(fā)源于上個世紀90年代，分為C/S架構下的ERP軟件和B/S架構下的ERP軟件。C/S架構即客戶機與服務器結構，ERP軟件是通過系統(tǒng)的操作功能合理分配到Client端和Server端，此類架構下的ERP適合于企業(yè)內(nèi)部使用局域網(wǎng)的情況，保密性相對較強；B/S架構是指瀏覽器和服務器結構的ERP軟件，用戶的工作界面可以通過www瀏覽器來實現(xiàn)，從適用范圍來講，B/S架構的ERP軟件不但適用于企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)，也適用于外部的廣域網(wǎng)。世界主流的占有率較高的ERP品牌包括甲骨文、SAP、金蝶、用友等。從使用的經(jīng)驗來看，ERP存在系統(tǒng)過于龐大臃腫、企業(yè)基層環(huán)節(jié)難于應用到得心應手、ERP所需要的基礎數(shù)據(jù)難以獲取、與企業(yè)的經(jīng)營戰(zhàn)略難以掛鉤等一系列問題，只有少數(shù)執(zhí)行力強、員工信息化操作水平高的企業(yè)應用的較好，而絕大部門企業(yè)前期投入巨大，但最終往往只是將某一個環(huán)節(jié)信息化，信息孤島現(xiàn)象普遍存在。第二類選擇方向是以“云端”為賣點的SaaS軟件。SaaS,Softwareasaservice,軟件即服務。其意思是，軟件本身就有業(yè)界最佳和通用的管理實踐，它本身就是實施和咨詢服務的凝結。近年以Salesforce（賽富時）、銷售易等產(chǎn)品為代表增長迅速。SaaS系統(tǒng)改善了ERP龐大臃腫、投資巨大的弊端，往往是從企業(yè)存在的共性難題、“痛點”需求出發(fā)，從某一個管理環(huán)節(jié)入手，以點帶面解決木桶當中的短板，最終提升整個企業(yè)的運營能力。從理念上講，是企業(yè)向軟件開發(fā)商租用軟件，大大降低了企業(yè)的信息化初始投資成本。但是，理想很豐滿現(xiàn)實很骨感，SaaS在企業(yè)部署中會發(fā)現(xiàn)，企業(yè)的特殊定制需求往往過于繁瑣，而SaaS的特點就是為了解決ERP系統(tǒng)龐大的弊端，對于定制化的需求往往滿足能力有限。由此，很多第三方或SaaS軟件公司進一步開發(fā)了PaaS平臺（Platform-as-a-Service：平臺即服務，把應用服務的運行和開發(fā)環(huán)境作為一種服務提供的商業(yè)模式），期望提升SaaS的靈活性。這樣對企業(yè)的內(nèi)部信息管理人員、軟件廠商的部署人員有非常高的能力要求，如果兩方面的平衡點難以取舍，最終又回到ERP的老路，以至于很多企業(yè)在應用SaaS軟件同時，又不能完全放棄以前的紙質(zhì)管理，甚至覺得看板管理更為方便，本來為提高效率，反而增加了管理成本，基層員工一片哀嚎。三、L公司應收賬款管理的低成本解決方案L公司是一家游泳池、水上樂園、溫泉、水療、海洋館、水秀等水環(huán)境工程，項目呈現(xiàn)數(shù)量多、業(yè)務分散的特點，針對其銷售管理與應收賬款管理的薄弱環(huán)節(jié)，開發(fā)了以釘釘+氚云PaaS的“基于氚云的項目管理系統(tǒng)”低代碼解決方案。釘釘、企業(yè)微信是企業(yè)在移動辦公領域的行政、銷售、項目在線協(xié)作等管理平臺。尤其是釘釘，開放更多的軟件接口，很方便低成本實現(xiàn)訂制化需求。低代碼技術，是可以無需編碼或通過少量代碼就快速生成應用程序的工具，它縮短了應用開發(fā)的時間，成倍地降低了開發(fā)成本，成為企業(yè)數(shù)字化的核心引擎之一。（一）L公司“基于笊云的項目管理系統(tǒng)”與應收賬款管理簡明流程（二）“基于氚云的項目管理系統(tǒng)”與應收賬款管理的開發(fā)目的與主要模塊功能1、 開發(fā)目的第一，資金運營統(tǒng)籌方面，解決因全國項目數(shù)量眾多、合同收款節(jié)點不一致的問題，增強總部對公司整體應收賬款進行規(guī)劃、統(tǒng)籌、管理、運用能力。第二，銷售渠道管理方面，解決項目客戶管理、項目機會管理、項目存量數(shù)據(jù)管理，掌握集團各分公司目標完成預測、各分公司渠道開拓情況，合理分配銷售資源。第三，應收賬款催收提醒方面，解決應收賬款管理當中業(yè)務人員主觀能動性的問題，防止應收賬款到期而業(yè)務人員疏忽、忘記跟蹤或者跟蹤力度不足，造成應收賬款延期收到的問題。2、 主要模塊與功能（1）客戶關系管理模塊，通過建立、完善客戶資料的方式，收集整理每位業(yè)務人員手中所掌握的客戶信息資料，對客戶資料進一步分析，描繪客戶數(shù)據(jù)畫像，按照客戶等級進行劃分，設置相應的拜訪頻率。（2）項目機會管理模塊，業(yè)務人員根據(jù)客戶的投資機會，拜訪成果，填報項目機會資料，將項目機會的投資金額、投資類型、業(yè)主籌資方式等資料在機會管理模塊匯總、分析，并且根據(jù)項目需要，及時對客戶進行拜訪，將跟蹤結果在系統(tǒng)中進行更新。在這個模塊當中，將每一個項目機會的進度按照8個不同的階段進行劃分匯報形成成交漏斗圖，業(yè)務經(jīng)理定期召開業(yè)務會議，根據(jù)客戶資料以及項目資料對業(yè)務人員進行指導和監(jiān)督。（3） 合同管理模塊，實現(xiàn)在項目中標、簽訂合同之前就需要在合同模塊進行審批流程，出于對于應收賬款的加強管理，合同申報模塊的核心要點是合同收款進度的錄入和審批，因為此處涉及到應收賬款收款節(jié)點的觸發(fā)，是整個系統(tǒng)管理當中的核心設計。（4） 項目管理模塊，項目管理部分主要是對合同義務進行管理與實施，并且根據(jù)項目實施的節(jié)點進行收款。對于建設項目類的進度收款合同，在項目實施當中存在眾多的收款節(jié)點。（三）“基于氚云的項目管理系統(tǒng)”的應收賬款管理、提醒功能項目管理系統(tǒng)與應收賬款系統(tǒng)四個模塊的設定，除了為管理業(yè)務人員的銷售績效、銷售行為之外，更主要為到期應收賬款管理、提醒功能而開發(fā)。以某份建設施工合同為例：乙方每月30日完成施工量由監(jiān)理進行確認，次月10日前報建設單位項目負責人按照合同價以及監(jiān)理確認的施工量審核的上月完工量的造價確認，15日前報建設單位財務部審核，25日前由建設單位進行上月進度款的支付。對于這樣復雜的支付條件，如果沒有良好的應收賬款管理提醒系統(tǒng)，這類合同給承接項目企業(yè)造成極大的收款不變，最終導致應收賬款難收的主觀原因。所以在項目管理模塊，根據(jù)不同的職責，明確施工人員、項目經(jīng)理以及業(yè)務人員、總公司管理人員的職責，由釘釘加氚云系統(tǒng)進行審批、收款提醒工作自動化管理。只要每個銷售管理人員對業(yè)務人員認真督促，銷售人員形成良好的業(yè)務管理習慣，施工人員能夠按時將每個項目施工進度進行匯報，這個銷售管理、應收賬款管理系統(tǒng)形成良好的PDCA閉環(huán)，在到期收款之前、到期后對業(yè)務人員進行釘釘提醒、短信提醒，甚至電話提醒。而且，可以根據(jù)收款性質(zhì)的不同，設置不同提醒周期，對于遲遲收不到的到期應收款，設置密度更大的提醒頻率。（四）“基于氚云的項目管理系統(tǒng)”的實施效果項目管理系統(tǒng)與應收賬款管理系統(tǒng)，給管理者提供了公司的實時銷售、收款數(shù)據(jù)，對公司總部的各職能部門提供不同功能的報表動態(tài)內(nèi)容展示，對營銷管理部門，可以展示每個分公司、每個業(yè)務人員業(yè)務拓展能力情況、全公司整體的業(yè)務存量情況、本年銷售任務完成預測情況數(shù)據(jù)；對于工程管理部門，提供了任意時段的工程完工情況、項目收款進度情況，以方便動態(tài)分配施工資源；對于財務部門可以及時展示整體的項目資金運用情況、現(xiàn)金回流情況、哪個環(huán)節(jié)哪個分公司在應收賬款管理方面存在哪部分的問題，都一目了然。這樣，企業(yè)管理部門可以有針對性的杜絕業(yè)務人員收款遺忘，由其上級管理人員及早發(fā)現(xiàn)問題根源，采取及時上門催收、發(fā)放催款函、甚至停工以減少損失的方式避免財務問題進一步惡化，最終從整體上改善公司的財務狀況。四、結語：通過L公司的“基于氤云的項目管理系統(tǒng)”對應收賬款進行信息化管理的全貌可以看到，管理應收賬款使用輕量級的辦公軟件加上低代碼的PaaS平臺，是大部分中小企業(yè)的低成本的最佳選擇，既提高了企業(yè)管理水平，也提升了員工的信息操作能力，結合平臺化的移動辦公軟件的免費、豐富的功能，如考勤打卡、客戶拜訪記錄、在線云課堂等，最終提供了企業(yè)的運營能力、減少了應收賬款總額，提升了企業(yè)的資金周轉(zhuǎn)率，減少了企業(yè)的資金壓力，為企業(yè)進一步的發(fā)展提供了強有力