規(guī)范化管理工作

Word第第頁規(guī)范化管理工作體育學院宣揚工作規(guī)范化管理規(guī)定

體育技術(shù)學院宣揚工作規(guī)范化管理規(guī)定

為保障學院良好的進展環(huán)境,理順宣揚秩序,促進宣揚工作的規(guī)范化、制度化,依據(jù)上級有關(guān)文件精神并結(jié)合我院實際,現(xiàn)對加強我院宣揚工作規(guī)范化管理作如下規(guī)定,請遵照執(zhí)行。

一、學院對外宣揚工作由學院委辦公室負責。凡向校外宣揚媒體投送涉及我院事宜的新聞稿件,須報學院委辦公室批閱認可并備案。

二、學院向上級單位上報信息由學院委辦公室負責。綜治和維穩(wěn)工作信息、重大平安事故信息由人保處或總務(wù)處根據(jù)有關(guān)規(guī)定報告相關(guān)部門,并通知學院委辦公室。通過網(wǎng)絡(luò)向上級報送的信息,在學院領(lǐng)導(dǎo)同意后,由學院委辦公室負責上報。

三、學院內(nèi)部刊物、電影、錄像、標語等宣揚媒介均由學院委辦公室統(tǒng)一管理,對內(nèi)容嚴格把關(guān)。

四、校內(nèi)各部門、同學團體自辦刊物,如系報、班刊、社團刊物等,須先向?qū)W院委辦公室提交申請。申請時須寫明辦刊宗旨、板式、主管部門、編輯機構(gòu)、發(fā)行方式和范圍、經(jīng)費來源等事項,由主管部門提出具書面證明,加蓋主管部門公章,報經(jīng)學院委辦公室批準,予以登記后方能印行。每期刊物除主管部門審稿外,發(fā)行時須交學院委辦公室一份。

五、文藝演出等校內(nèi)文化活動,內(nèi)容須健康向上,突出愛國主義、集體主義、社會主義主旋律。要保證其思想性、政治性、先進性,必要時應(yīng)經(jīng)有關(guān)部門審查。

六、上網(wǎng)須遵守國家有關(guān)規(guī)定和學院校內(nèi)網(wǎng)管理條例。嚴禁接受與傳播*、黃色信息。

七、各部門須在校內(nèi)網(wǎng)發(fā)布相關(guān)信息時,須遵照學院規(guī)章制度辦理。嚴格信息發(fā)布的審批程序。

八、各部門自主管理的網(wǎng)頁,須遵守國家和學院有關(guān)網(wǎng)絡(luò)管理的規(guī)定。各部門要支配特地網(wǎng)絡(luò)管理人員負責網(wǎng)頁維護。要確保網(wǎng)頁內(nèi)容精確無誤與準時更新,并要確保信息平安。學院委辦公室負責對各部門網(wǎng)頁進行檢查。

九、各部門、同學團體的通知、公示材料、宣揚標語、海報、廣告等要掌握合適的字體(畫面)大小,并按學院統(tǒng)一部署張貼或懸掛于指定地點,嚴禁四處亂貼、亂掛。張貼或懸掛的宣揚品要在活動結(jié)束后一天之內(nèi)準時收回,嚴禁只貼或只掛不收。利用宣揚板進行宣揚的,也要在規(guī)定地點擺放,并準時收回。

十、要講一般話,寫規(guī)范字。

十一、此規(guī)定的最終解釋權(quán)歸學院委辦公室。

十二、此規(guī)定自公布之日起實行。

集團公司規(guī)范化辦公管理工作程序

集團公司規(guī)范化辦公管理程序

一、文書處理程序:

目的:為進一步加強和健全企業(yè)綜合檔案管理工作,規(guī)范文件的收集、整理、立卷、歸檔程序,以保持企業(yè)的檔案材料完好齊全,能更好的維護企業(yè)利益,反映企業(yè)的歷史面貌,記錄企業(yè)的業(yè)績,為企業(yè)開拓經(jīng)營供應(yīng)服務(wù)。

參考文件:總公司《檔案管理方法》、《經(jīng)濟檔案管理方法》(××字[2023]第111號)

附件:《檔案庫房管理制度》

《檔案補充修改制度》

《檔案借閱及檔案材料復(fù)印制度》

《檔案鑒定與銷毀制度》

《檔案的統(tǒng)計制度》

《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》

《工程經(jīng)濟檔案內(nèi)容及責任分工》

(一)收文:

1、上級機關(guān)下發(fā)的文件資料,應(yīng)由綜合辦準時分類、簽收、登記、編號。各部室直接收到和帶回的文件,應(yīng)準時送到綜合辦統(tǒng)一登記處理,各部室和個人不得自拆、自收、自辦,綜合辦準時催促催收。

2、綜合辦收到文件后,應(yīng)根據(jù)iso14001及ohsas18001的有關(guān)程序準時辦理收文手續(xù)和文件承辦單,確保做平件不隔日,急件馬上辦,不得積壓。

3、文件由公司領(lǐng)導(dǎo)批辦后,按有關(guān)批示準時轉(zhuǎn)交承辦部門簽收辦理,并將承辦結(jié)果準時反饋到綜合辦,通過綜合辦反饋到有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。綜合辦做好督辦事項的登記。

4、文件傳閱要嚴格登記手續(xù),加速公文運轉(zhuǎn),每份文件在傳閱者手中一般不超過一天。閱文者應(yīng)在《文件承辦單》上簽字,并準時送還綜合辦。

5、涉及幾個部門合辦(合閱)的文件,要按公司領(lǐng)導(dǎo)的批示看法交由主辦部門組織辦理,并負責在辦完后立卷歸檔。

6、嚴格保密制度,根據(jù)文件的密級加強管理,根據(jù)文件規(guī)定的范圍傳閱,任何部門和個人不得丟失文件和外傳泄密,若丟失文件發(fā)生,應(yīng)馬上逐級上報,嚴厲?處理。

(二)發(fā)文:

1、鋼結(jié)構(gòu)工程分公司公文文號主要有“××字”、“××字”、“××工字”、“××團字”。

2、行文辦理程序包括擬稿、會簽、核稿、簽發(fā)、編印、校核、用印、登記、分發(fā)等,均要有相應(yīng)人員簽字。

3、凡以公司名義上報的各項請示報告文件以及對外發(fā)出的正式文件,均按業(yè)務(wù)性質(zhì)歸口,由主管部室的主辦人員起草擬稿,經(jīng)本部室負責人核稿報呈公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。如需其他部室會簽的文件,由主管部室會同相關(guān)部室會簽,會簽后再報公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

4、擬稿需根據(jù)公司統(tǒng)一要求的格式,使用統(tǒng)一規(guī)定的發(fā)文稿紙,書寫清晰,并連同手稿、附件,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后,由主管部室送綜合辦編發(fā)公文文號并打印分發(fā)。

5、文件、資料、報表的打印,要嚴格按有關(guān)規(guī)定辦理,主管部室負責校對,公文應(yīng)在最終打印打字員、校對員的姓名。

6、發(fā)文后,原稿連同附件交還主管部室,由專人負責保存、催辦、立卷和歸檔。

(三)歸檔:

1、公司設(shè)立檔案室,配備專職檔案管理員,其它各部室設(shè)立兼職檔案人員(各部室資料員、內(nèi)業(yè)),檔案室歸口綜合辦。

2、歸檔程序包括收集、整理、鑒定、排列、裝訂、編號、編目等程序,專、兼職檔案員均應(yīng)按以下步驟歸檔。

(1)收集:對經(jīng)核對已齊全的收發(fā)文件由檔案室?guī)椭⒕聿块T確定立卷范圍,刪除不需歸檔文件。

(2)整理:遵循文件材料自然形成規(guī)律,保持文件之間的有機聯(lián)系。檔案室?guī)椭鞑渴覍?yīng)歸檔文件進行分類,公司全部檔案共分為十一類,即:綜合類、群工作類、行政管理類、財務(wù)管理類、審計類、生產(chǎn)經(jīng)營類、建筑工程類、設(shè)備儀器類、科學技術(shù)類、建筑設(shè)計類、人事檔案類。

(3)檔案價值鑒定:對各部室分類后的文件,依據(jù)檔案保管期限規(guī)定及其各類文件內(nèi)容的重要程度進行鑒定,確定其保存價值,分為永(y)、長(c)、短(d)三種歸檔文件。

(4)排列:部室同一保管期限、同一類文件按發(fā)文時間挨次排列。歸檔文件以“件”為單位,請示與批復(fù)可為一件。排列挨次為:批復(fù)在前,請示在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前原件在后;正文在前附件在后;文字材料在前,圖紙、照片在后。專題會議、案件處理等材料分別集中排列。

(5)裝訂:文件按“件”裝訂,永久、長期保存的文件要去掉金屬物,用檔案局指定的裝訂材料裝訂,不得壓字。

(6)編號:歸檔文件按文件編號,在文件首頁上端空白處加蓋歸檔章,填寫年度、室編件號、機構(gòu)、保管期限等,以固定文件位置。

(7)編目:歸檔文件以同一部室同一保管期限同一類文件按室編件號挨次裝盒,并逐件編制歸檔文件名目和盒內(nèi)備考表,經(jīng)部門經(jīng)理審核簽字后,檔案室檢查驗收,辦理檔案移交手續(xù)。

3、歸檔范圍內(nèi)的公文材料(詳見附件《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》)應(yīng)保證其全面性、有序性和保密性,且文件材料必需精確地反映出公文的形成過程和公司在經(jīng)營管理等各項活動中的真實內(nèi)容和歷史過程。

4、由綜合辦負責對公司日常經(jīng)濟管理工作中形成、辦理完畢并具有查考保存價值的公文、材料、領(lǐng)導(dǎo)批示(包括各種圖、文、影像資料)等整理(立卷)、歸檔并負責妥當保管證件及文件。

5、重要會議形成的公文,包括錄音帶、錄像帶、照片等有關(guān)材料,由綜合辦負責收集并整理、歸檔。

6、公司在各經(jīng)營管理工作中形成的重要文件資料由各職能部門按其業(yè)務(wù)范圍(責任分工詳見附件《工程經(jīng)濟檔案內(nèi)容及責任分工》),由各部室兼職檔案人員按有關(guān)規(guī)定負責收集、整理、核對,并于每年度3月底前將上年度內(nèi)形成的應(yīng)歸檔的文件材料分類立卷,由部門經(jīng)理審核簽字后向檔案室移交,歸檔備查。

7、當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由財務(wù)部保管一年。保管期滿后,由財務(wù)部編織會計檔案移交清冊,經(jīng)部門經(jīng)理審核簽字后,歸檔備查。

8、工程項目檔案應(yīng)與竣工驗收同步完成立卷,由技質(zhì)部負責組織鑒定歸檔工作。

9、設(shè)備儀器檔案在開箱驗收后,由主管部室審定,隨即歸檔。

10、人事檔案中工資審定、職稱評

審、入入團等材料須經(jīng)上級批復(fù)后,10~20天內(nèi)由有關(guān)部室編制人事檔案零散材料移交單后,隨時歸檔。

11、凡可利用現(xiàn)代化辦公手段進行計算機存檔的文件(如:工程設(shè)計圖紙、財務(wù)軟件數(shù)據(jù)備份、會議資料影音文件等),各部室應(yīng)按季度上報綜合辦,由綜合辦統(tǒng)一刻錄光盤備份存檔。

12、涉及多部室聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦部室整理歸檔,其他部室保存復(fù)印件或其他形式的公文副本。

(四)利用:歸檔后的文件應(yīng)編制檔案總名目和檔案分類名目等其他檢索工具,以備借閱(有關(guān)規(guī)定詳見附件《檔案借閱及檔案材料復(fù)印制度》)。

(五)統(tǒng)計:詳見附件《檔案的統(tǒng)計制度》。

(六)保管:做好“七防”工作和檔案材料的保密工作。

(七)銷毀:詳見附件《檔案鑒定與銷毀制度》。

二、印信管理程序:

1、分公司印鑒、介紹信及營業(yè)執(zhí)照由綜合辦保管和使用,一切用印、開具介紹信、使用營業(yè)執(zhí)照原件及復(fù)印件都要通過綜合辦。

2、綜合辦要確保印信工作的正常開展,防止濫用和消失漏洞,加強對印鑒、介紹信及營業(yè)執(zhí)照的管理。

3、印信工作要依據(jù)狀況、內(nèi)容、范圍并且經(jīng)過相應(yīng)的批準手續(xù)及用印登記,方能辦理。

4、分公司法人章由財務(wù)部保管,除與財務(wù)工作有關(guān)的用印外,其他用印需到綜合辦辦理有關(guān)用印手續(xù)。

5、需使用營業(yè)執(zhí)照原件或復(fù)印件的部室,應(yīng)向綜合辦辦理有關(guān)審批及登記手續(xù)。營業(yè)執(zhí)照原件借出原則上不得復(fù)印,并應(yīng)準時歸還。復(fù)印件應(yīng)加蓋公司公章并注明“僅限于……使用”字樣。

6、介紹信開出,內(nèi)容要明確詳細,要填寫有效期限、介紹信編號及持有人姓名,介紹信正文與存根應(yīng)全都,如介紹信開出后未用,應(yīng)交回綜合辦,附于存根備查。

7、介紹信持有人將介紹信遺失應(yīng)準時報告,涉及重要事項,還應(yīng)通知前往辦事的單位,以防事故。

8、須嚴格遵守紀律不得開假證明和空白介紹信,如確因特別狀況需持空白介紹信外出辦事,須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準。

9、各部室印鑒(包括合同專用章、財務(wù)專用章、選購專用章等),應(yīng)由各部室專人保管,部門經(jīng)理監(jiān)督,加蓋印章亦應(yīng)履行相應(yīng)審批及登記手續(xù)。

10、如工作業(yè)務(wù)需要加蓋總承包公司印鑒時,需由部門經(jīng)理填寫《用印審批表》,報公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后,方可到總承包公司辦公室辦理有關(guān)用印手續(xù)。

11、印鑒不準出室,不得借給他人使用,各印鑒保管部室要準時清洗保養(yǎng),以確保蓋印清楚。

12、公司印鑒、介紹信及各部室印鑒均要堅固加鎖,不能隨便放置。如因管理不善,造成事故,要視狀況追究責任。

三、公函郵寄程序:

1、公司公函(包括財務(wù)匯票、工程檔案、合同文本等)需使用ems(郵政特快專遞)郵寄的,由綜合辦統(tǒng)一辦理。

2、一般公函(對時間及平安系數(shù)要求不高的),本著降低本錢削減辦公費用的原則,由各部室按平信自行郵寄。

3、公函辦理ems郵寄時,經(jīng)手人要嚴格登記手續(xù),綜合辦應(yīng)準時處理,保證當日遞送,不得拖延。

4、公函郵寄只限各部室因工作需要而對外發(fā)出的各種信函,因私郵寄不予辦理。

四、辦公設(shè)備及用品使用程序:

范圍:公司的辦公設(shè)備是指辦公使用的計算機及其外設(shè)、復(fù)印機、傳真機、掃描儀等為固定資產(chǎn)管理的設(shè)備。辦公用品是指辦公用復(fù)印紙、水筆、筆記本、信箋等低值易耗品。

目的:為了節(jié)省開支杜絕鋪張,確保公司辦公設(shè)備及辦公用品的合理使用。

參考文件:總公司《行政辦公設(shè)備管理規(guī)定》(××字[2023]第125號)

1、辦公設(shè)備由綜合辦依據(jù)需要,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準后統(tǒng)一購置。

2、辦公設(shè)備由綜合辦會同選購部統(tǒng)一編號、建帳管理,各使用部門負責日常維護和保養(yǎng)。

3、辦公設(shè)備損壞由綜合辦查明緣由,聯(lián)系修理,并建立相應(yīng)的修理臺帳。

4、辦公設(shè)備報廢需由綜合辦會同財務(wù)部共同確認,殘體由綜合辦處置。

5、辦公設(shè)備使用要嚴格根據(jù)操作規(guī)程嚴禁自行拆卸部件。

6、辦公用品由綜合辦統(tǒng)一購置管理。

7、辦公用品要依據(jù)實際工作需要,于每周的周二上午根據(jù)部門所需,由專人一次性集中辦理領(lǐng)用手續(xù)。

8、特別需要的辦公用品要提前在綜合辦登記,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準后統(tǒng)一購置。

9、綜合辦依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批后的選購清單進行辦公用品的購置,并將選購物品分類進帳。

五、圖書購置、借閱程序:

1、圖書資料由各部室經(jīng)理編制購書打算,報公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準,由各部室自行購置。

2、購置圖書后,購置人應(yīng)持圖書及發(fā)票到綜合辦辦理圖書入庫及借閱手續(xù),由綜合辦在發(fā)票聯(lián)簽字后方可到財務(wù)部辦理有關(guān)報銷手續(xù)。

3、圖書資料應(yīng)由綜合辦加蓋公司公章、編寫圖書書號及進行圖書資料的登記。

4、綜合辦應(yīng)根據(jù)iso14001及ohsas18001的有關(guān)程序,在相關(guān)圖書資料上加蓋“有效版本”章。

5、借閱人員應(yīng)愛惜圖書,因個人緣由損壞、丟失圖書資料的要照價賠償。

六、信息傳遞程序:

1、公司上下級、各部室之間的狀況溝通,信息溝通,在企業(yè)經(jīng)濟運行中起著重要意義。

2、對于總公司下行的信息(包括fa*、e-mail、電話通知、信函等)由綜合辦統(tǒng)一查收,并做好記錄,報呈公司領(lǐng)導(dǎo)后下發(fā)相關(guān)部室承辦。

3、各部室要仔細對待與上級、同級、下級以及有關(guān)單位之間的聯(lián)系,接到有關(guān)信息后,應(yīng)馬上作好記錄,將記錄內(nèi)容準時傳到達有關(guān)部門和人員,并準時處理有關(guān)事項。

4、各部室間的信息溝通可通過會議、簡報、個別溝通等多種形式進行。

小站實行契約化平安管理規(guī)范化——“母子”站契約化管理確保平安工作的責任制和連續(xù)性4

實行契約化以后，契約人基本上以站為家，日日月月都待在站里，經(jīng)營加油站像經(jīng)營自己的家一樣仔細認真。由于簽訂了責任書，使他們意識到自身的責任重大，假如違章操作，消失平安問題，不僅造成的損失要自己彌補，還得接受經(jīng)濟懲罰，甚至承當法律責任。我們在契約書中還規(guī)定，假如不遵守公司各項規(guī)章制度，違背紀律，忽視平安，對社會造成不良影響，可能會對責任人提前解約。母子站契約化管理后，較好地克服了過去無責任、不管事的大鍋飯現(xiàn)象，確保了平安工作的責任制和連續(xù)性。

公司規(guī)范化辦公工作程序管理規(guī)定

公司規(guī)范化辦公程序的若干管理規(guī)定

規(guī)范化辦公程序的若干管理規(guī)定

一、文書處理程序:

目的:為進一步加強和健全企業(yè)綜合檔案管理工作,規(guī)范文件的收集、整理、立卷、歸檔程序,以保持企業(yè)的檔案材料完好齊全,能更好的維護企業(yè)利益,反映企業(yè)的歷史面貌,記錄企業(yè)的業(yè)績文秘資源網(wǎng),為企業(yè)開拓經(jīng)營供應(yīng)服務(wù)。

參考文件:總公司《檔案管理方法》、《經(jīng)濟檔案管理方法》(××字[2023]第111號)

附件:《檔案庫房管理制度》

《檔案補充修改制度》

《檔案借閱及檔案材料復(fù)印制度》

《檔案鑒定與銷毀制度》

《檔案的統(tǒng)計制度》

《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》

《工程經(jīng)濟檔案內(nèi)容及責任分工》

(一)收文:

1、上級機關(guān)下發(fā)的文件資料,應(yīng)由綜合辦準時分類、簽收、登記、編號。各部室直接收到和帶回的文件,應(yīng)準時送到綜合辦統(tǒng)一登記處理,各部室和個人不得自拆、自收、自辦,綜合辦準時催促催收。

2、綜合辦收到文件后,應(yīng)根據(jù)iso14001及ohsas18001的有關(guān)程序準時辦理收文手續(xù)和文件承辦單,確保做到平件不隔日,急件馬上辦,不得積壓。

3、文件由公司領(lǐng)導(dǎo)批辦后,按有關(guān)批示準時轉(zhuǎn)交承辦部門簽收辦理,并將承辦結(jié)果準時反饋到綜合辦,通過綜合辦反饋到有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。綜合辦做好督辦事項的登記。

4、文件傳閱要嚴格登記手續(xù),加速公文運轉(zhuǎn),每份文件在傳閱者手中一般不超過一天。閱文者應(yīng)在《文件承辦單》上簽字,并準時送還綜合辦。

5、涉及幾個部門合辦(合閱)的文件,要按公司領(lǐng)導(dǎo)的批示看法交由主辦部門組織辦理,并負責在辦完后立卷歸檔。

6、嚴格保密制度,根據(jù)文件的密級加強管理,根據(jù)文件規(guī)定的范圍傳閱,任何部門和個人不得丟失文件和外傳泄密,若丟失文件發(fā)生,應(yīng)馬上逐級上報,嚴厲?處理。

(二)發(fā)文:

1、鋼結(jié)構(gòu)工程分公司公文文號主要有“××字”、“××字”、“××工字”、“××團字”。

2、行文辦理程序包括擬稿、會簽、核稿、簽發(fā)、編印、校核、用印、登記、分發(fā)等,均要有相應(yīng)人員簽字。

3、凡以公司名義上報的各項請示報告文件以及對外發(fā)出的正式文件,均按業(yè)務(wù)性質(zhì)歸口,由主管部室的主辦人員起草擬稿,經(jīng)本部室負責人核稿報呈公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。如需其他部室會簽的文件,由主管部室會同相關(guān)部室會簽,會簽后再報公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

4、擬稿需根據(jù)公司統(tǒng)一要求的格式,使用統(tǒng)一規(guī)定的發(fā)文稿紙,書寫清晰,并連同手稿、附件,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后,由主管部室送綜合辦編發(fā)公文文號并打印分發(fā)。

5、文件、資料、報表的打印,要嚴格按有關(guān)規(guī)定辦理,主管部室負責校對,公文應(yīng)在最終打印打字員、校對員的姓名。

6、發(fā)文后,原稿連同附件交還主管部室,由專人負責保存、催辦、立卷和歸檔。

(三)歸檔:

1、公司設(shè)立檔案室,配備專職檔案管理員,其它各部室設(shè)立兼職檔案人員(各部室資料員、內(nèi)業(yè)),檔案室歸口綜合辦。

2、歸檔程序包括收集、整理、鑒定、排列、裝訂、編號、編目等程序,專、兼職檔案員均應(yīng)按以下步驟歸檔。

(1)收集:對經(jīng)核對已齊全的收發(fā)文件由檔案室?guī)椭⒕聿块T確定立卷范圍,刪除不需歸檔文件。

(2)整理:遵循文件材料自然形成規(guī)律,保持文件之間的有機聯(lián)系。檔案室?guī)椭鞑渴覍?yīng)歸檔文件進行分類,公司全部檔案共分為十一類,即:綜合類、群工作類、行政管理類、財務(wù)管理類、審計類、生產(chǎn)經(jīng)營類、建筑工程類、設(shè)備儀器類、科學技術(shù)類、建筑設(shè)計類、人事檔案類。

(3)檔案價值鑒定:對各部室分類后的文件,依據(jù)檔案保管期限規(guī)定及其各類文件內(nèi)容的重要程度進行鑒定,確定其保存價值,分為永(y)、長(c)、短(d)三種歸檔文件。

(4)排列:部室同一保管期限、同一類文件按發(fā)文時間挨次排列。歸檔文件以“件”為單位,請示與批復(fù)可為一件。排列挨次為:批復(fù)在前,請示在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前原件在后;正文在前附件在后;文字材料在前,圖紙、照片在后。專題會議、案件處理等材料分別集中排列。

(5)裝訂:文件按“件”裝訂,永久、長期保存的文件要去掉金屬物,用檔案局指定的裝訂材料裝訂,不得壓字。

(6)編號:歸檔文件按文件編號,在文件首頁上端空白處加蓋歸檔章,填寫年度、室編件號、機構(gòu)、保管期限等,以固定文件位置。

(7)編目:歸檔文件以同一部室同一保管期限同一類文件按室編件號挨次裝盒,并逐件編制歸檔文件名目和盒內(nèi)備考表,經(jīng)部門經(jīng)理審核簽字后,檔案室檢查驗收,辦理檔案移交手續(xù)。

3、歸檔范圍內(nèi)的公文材料(詳見附件《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》)應(yīng)保證其全面性、有序性和保密性,且文件材料必需精確地反映出公文的形成過程和公司在經(jīng)營管理等各項活動中的真實內(nèi)容和歷史過程。

4、由綜合辦負責對公司日常經(jīng)濟管理工作中形成、辦理完畢并具有查考保存價值的公文、材料、領(lǐng)導(dǎo)批示(包括各種圖、文、影像資料)等整理(立卷)、歸檔并負責妥當保管證件及文件。

5、重要會議形成的公文,包括錄音帶、錄像帶、照片等有關(guān)材料,由綜合辦負責收集并整理、歸檔。

6、公司在各經(jīng)營管理工作中形成的重要文件資料由各職能部門按其業(yè)務(wù)范圍(責任分工詳見附件《工程經(jīng)濟檔案內(nèi)容及責任分工》),由各部室兼職檔案人員按有關(guān)規(guī)定負責收集、整理、核對,并于每年度3月底前將上年度內(nèi)形成的應(yīng)歸檔的文件材料分類立卷,由部門經(jīng)理審核簽字后向檔案室移交,歸檔備查。

7、當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由財務(wù)部保管一年。保管期滿后,由財務(wù)部編織會計檔案移交清冊,經(jīng)部門經(jīng)理審核簽字后,歸檔備查。

8、工程項目檔案應(yīng)與竣工驗收同步完成立卷,由技質(zhì)部負責組織鑒定歸檔工作。

9、設(shè)備儀器檔案在開箱驗收后,由主管部室審定,隨即歸檔。

10、人事檔案中工資審定、職稱評審、入入團等材料須經(jīng)上級批復(fù)后,10~20天內(nèi)由有關(guān)部室編制人事檔案零散材料移交單后,隨時歸檔。

11、凡可利用現(xiàn)代化辦公手段進行計算機存檔的文件(如:工程設(shè)計圖紙、財務(wù)軟件數(shù)據(jù)備份、會議資料影音文件等),各部室應(yīng)按季度上報綜合辦,由綜合辦統(tǒng)一刻錄光盤備份存檔。

12、涉及多部室聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦部室整理歸檔,其他部室保存復(fù)印件或其他形式的公文副本。

(四)利用:歸檔后的文件應(yīng)編制檔案總名目和檔案分類名目等其他檢索工具,以備借閱(有關(guān)規(guī)定詳見附件《檔案借閱及檔案材料復(fù)印制度》)。

(五)統(tǒng)計:詳見附件《檔案的統(tǒng)計制度》。

(六)保管:做好“七防”工作和檔案材料的保密工作。

(七)銷毀:詳見附件《檔案鑒定與銷毀制度》。

二、印信管理程序:

1、分公司印鑒、介紹信及營業(yè)執(zhí)照由綜合辦保管和使用,一切用印、開具介紹信、使用營業(yè)執(zhí)照原件及復(fù)印件都要通過綜合辦。

2、綜合辦要確保印信工作的正常開展,防止濫用和消失漏洞,加強對印鑒、介紹信及營業(yè)執(zhí)照的管理。

3、印信工作要依據(jù)狀況、內(nèi)容、范圍并且經(jīng)過相應(yīng)的批準手續(xù)及用印登記,方能辦理。

4、分公司法人章由財務(wù)部保管,除與財務(wù)工作有關(guān)的用印外,其他用印需到綜合辦辦理有關(guān)用印手續(xù)。

5、需使用營業(yè)執(zhí)照原件或復(fù)印件的部室,應(yīng)向綜合辦辦理有關(guān)審批及登記手續(xù)。營業(yè)執(zhí)照原件借出原則上不得復(fù)印,并應(yīng)準時歸還。復(fù)印件應(yīng)加蓋公司公章并注明“僅限于……使用”字樣。

6、介紹信開出,內(nèi)容要明確詳細,要填寫有效期限、介紹信編號及持有人姓名,介紹信正文與存根應(yīng)全都,如介紹信開出后未用,應(yīng)交回綜合辦,附于存根備查。

7、介紹信持有人將介紹信遺失應(yīng)準時報告,涉及重要事項,還應(yīng)通知前往辦事的單位,以防事故。

8、須嚴格遵守紀律不得開假證明和空白介紹信,如確因特別狀況需持空白介紹信外出辦事,須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準。

9、各部室印鑒(包括合同專用章、財務(wù)專用章、選購專用章等),應(yīng)由各部室專人保管,部門經(jīng)理監(jiān)督,加蓋印章亦應(yīng)履行相應(yīng)審批及登記手續(xù)。

10、如工作業(yè)務(wù)需要加蓋總承包公司印鑒時,需由部門經(jīng)理填寫《用印審批表》,報公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后,方可到總承包公司辦公室辦理有關(guān)用印手續(xù)。

11、印鑒不準出室,不得借給他人使用,各印鑒保管部室要準時清洗保養(yǎng),以確保蓋印清楚。

12、公司印鑒、介紹信及各部室印鑒均要堅固加鎖,不能隨便放置。如因管理不善,造成事故,要視狀況追究責任。

三、公函郵寄程序:

1、公司公函(包括財務(wù)匯票、工程檔案、合同文本等)需使用ems(郵政特快專遞)郵寄的,由綜合辦統(tǒng)一辦理。

2、一般公函(對時間及平安系數(shù)要求不高的),本著降低本錢削減辦公費用的原則,由各部室按平信自行郵寄。

3、公函辦理ems郵寄時,經(jīng)手人要嚴格登記手續(xù),綜合辦應(yīng)準時處理,保證當日遞送,不得拖延。

4、公函郵寄只限各部室因工作需要而對外發(fā)出的各種信函,因私郵寄不予辦理。

四、辦公設(shè)備及用品使用程序:

范圍:公司的辦公設(shè)備是指辦公使用的計算機及其外設(shè)、復(fù)印機、傳真機、掃描儀等為固定資產(chǎn)管理的設(shè)備。辦公用品是指辦公用復(fù)印紙、水筆、筆記本、信箋等低值易耗品。

目的:為了節(jié)省開支杜絕鋪張,確保公司辦公設(shè)備及辦公用品的合理使用。

參考文件:總公司《行政辦公設(shè)備管理規(guī)定》(××字[2023]第125號)

1、辦公設(shè)備由綜合辦依據(jù)需要,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準后統(tǒng)一購置。

2、辦公設(shè)備由綜合辦會同選購部統(tǒng)一編號、建帳管理,各使用部門負責日常維護和保養(yǎng)。

3、辦公設(shè)備損壞由綜合辦查明緣由,聯(lián)系修理,并建立相應(yīng)的修理臺帳。

4、辦公設(shè)備報廢需由綜合辦會同財務(wù)部共同確認,殘體由綜合辦處置。

5、辦公設(shè)備使用要嚴格根據(jù)操作規(guī)程嚴禁自行拆卸部件。

6、辦公用品由綜合辦統(tǒng)一購置管理。

7、辦公用品要依據(jù)實際工作需要,于每周的周二上午根據(jù)部門所需,由專人一次性集中辦理領(lǐng)用手續(xù)。

8、特別需要的辦公用品要提前在綜合辦登記,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準后統(tǒng)一購置。

9、綜合辦依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批后的選購清單進行辦公用品的購置,并將選購物品分類進帳。

五、圖書購置、借閱程序:

1、圖書資料由各部室經(jīng)理編制購書打算,報公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準,由各部室自行購置。

2、購置圖書后,購置人應(yīng)持圖書及發(fā)票到綜合辦辦理圖書入庫及借閱手續(xù),由綜合辦在發(fā)票聯(lián)簽字后方可到財務(wù)部辦理有關(guān)報銷手續(xù)。

3、圖書資料應(yīng)由綜合辦加蓋公司公章、編寫圖書書號及進行圖書資料的登記。

4、綜合辦應(yīng)根據(jù)iso14001及ohsas18001的有關(guān)程序,在相關(guān)圖書資料上加蓋“有效版本”章。

5、借閱人員應(yīng)愛惜圖書,因個人緣由損壞、丟失圖書資料的要照價賠償。

六、信息傳遞程序:

1、公司上下級、各部室之間的狀況溝通,信息溝通,在企業(yè)經(jīng)濟運行中起著重要意義。

2、對于總公司下行的信息(包括fa*、e-mail、電話通知、信函等)由綜合辦統(tǒng)一查收,并做好記錄,報呈公司領(lǐng)導(dǎo)后下發(fā)相關(guān)部室承辦。

3、各部室要仔細對待與上級、同級、下級以及有關(guān)單位之間的聯(lián)系,接到有關(guān)信息后,應(yīng)馬上作好記錄,將記錄內(nèi)容準時傳到達有關(guān)部門和人員,并準時處理有關(guān)事項。

4、各部室間的信息溝通可通過會議、簡報、個別溝通等多種形式進行。

5、公司建立健全呈閱件制度,各部室可采納呈閱件的形式向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報工作,提出建議。綜合辦應(yīng)加強呈閱件的管理,做到件件有落實,事事有回音。

現(xiàn)場高壓試驗工作的規(guī)范化管理

在電力企業(yè)推行狀態(tài)化檢修的進程中，規(guī)范現(xiàn)場工作管理具有極為重要的作用。多年來，高壓試驗現(xiàn)場工作始終沒有一個全面和程序化的規(guī)范，由此而引發(fā)的盲目蠻干、習慣性違章、試驗數(shù)據(jù)不準、設(shè)備異樣誤推斷等一系列問題時有發(fā)生，輕則損壞設(shè)備，重則造成人身傷亡。針對這種狀況白銀供電局景泰變電工區(qū)試驗班把高壓試驗現(xiàn)場工作根據(jù)各種規(guī)程規(guī)定，并結(jié)合多年來的實踐閱歷，經(jīng)過反復(fù)總結(jié)和不斷推敲，對變壓器、互感器、斷路器、電纜、避雷器等主要設(shè)備的現(xiàn)場試驗工作進行了規(guī)范。編寫了《高壓試驗現(xiàn)場工作規(guī)范化手冊》并嚴格執(zhí)行，從而到達保證平安與質(zhì)量的目的。經(jīng)過兩年多的實踐證明，這種管理方法是有效的。下面是我們的詳細做法。

1規(guī)范一日平安工作程序和試驗人員的平安行為

平安是企業(yè)的基礎(chǔ)，沒有這一基礎(chǔ)，人員的價值就無法表達，一切工作都是徒勞。我們在制定現(xiàn)場工作規(guī)范時，首先把平安工作放到了首位。結(jié)合多年的工作閱歷和教訓(xùn)具體地制訂了一日平安工作程序和高壓試驗現(xiàn)場平安行為規(guī)范。

1.1高壓試驗一日平安工作程序

(1)工作支配：班長分解工作任務(wù)，指定工作小組；

(2)出工前的預(yù)備：填寫工作票及檢修卡，召開班前會進行兩交待，預(yù)備儀器及工具；

(3)途中乘車平安：不影響駕駛員平安行駛，不相互打鬧，器具裝車牢靠不致顛壞；

(4)辦理工作票：檢查現(xiàn)場設(shè)備平安措施；

(5)進入工作現(xiàn)場：宣讀工作票，交待工作任務(wù)和平安事項，進行現(xiàn)場分工和提問；

(6)試驗中的平安：工作負責人全過程監(jiān)護，工作成員相互監(jiān)督，按規(guī)范進行操作；

(7)撤離工作現(xiàn)場：正確恢復(fù)拆開的接頭，清理工作現(xiàn)場，清點工器具和儀器設(shè)備并妥當裝車；

(8)結(jié)束工作票：填寫驗收記錄及檢修卡；

(9)召開班后會：總結(jié)當日工作，提出存在的問題和改良措施，表彰好人好事；

(10)返回：平安乘車，工器具和儀器設(shè)備入庫歸位。

1.2高壓試驗現(xiàn)場平安行為規(guī)范

(1)進入工作現(xiàn)場必需戴好平安帽并系緊扣帶，戴線手套，穿絕緣鞋，穿工作服，登高中應(yīng)有人扶梯，高處作業(yè)將平安帶系在堅固部位；

(2)試驗現(xiàn)場裝設(shè)臨時圍欄，并向外懸掛“止步，高壓危急！”的標示牌。平安警示燈接于電源盤刀閘出口并放在醒目的位置；

(3)大電容量被試品在未充分放電前不得直接接觸，升壓設(shè)備的高壓部分在未加壓時應(yīng)臨時接地；

(4)直流試驗中應(yīng)留意感應(yīng)電危及鄰近設(shè)備檢修人員，試