檔案數(shù)字化方案制定與實施

有關檔案數(shù)字化的實踐與思考現(xiàn)在，我國信息化發(fā)展戰(zhàn)略的實施，電子政務的推動，為我國檔案事業(yè)發(fā)展提供了難得的機遇。加強檔案信息化建設是檔案事業(yè)適應時代和社會發(fā)展的必然選擇，是加速檔案管理當代化的客觀規(guī)定，是提高檔案服務水平的必由之路，勢在必行。對此，作為管理和擁有大量產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍信息資源的房產(chǎn)檔案部門，為更加好地適應形勢發(fā)展的規(guī)定，我們著眼將來，運用數(shù)字化、信息化技術，對檔案數(shù)字化進行了有益的實踐與探索。一、檔案數(shù)字化的意義1、檔案數(shù)字化的含義檔案數(shù)字化是指運用計算機技術、掃描技術、數(shù)字成像技術、數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術、存儲技術等高新技術把多個載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲、網(wǎng)絡化的形式互相聯(lián)結(jié)，運用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一種有序構(gòu)造的檔案信息庫，及時提供運用，實現(xiàn)資源共享，是檔案信息化建設的重要內(nèi)容?，F(xiàn)在，大多數(shù)檔案館保存的檔案信息形態(tài)重要以紙質(zhì)、縮微膠片和底片等載體形式存在，只適應于傳統(tǒng)的管理與傳輸方式，即實施手工管理和以點到點的傳輸，即便是通過編研等初步加工，編輯印發(fā)檔案資料，實現(xiàn)以點到面的傳輸，其覆蓋面也還是太小，很難達成社會化程度。檔案信息資源的經(jīng)濟價值和社會價值也難以充足實現(xiàn)，更難適應當代“數(shù)字化生存”的形勢。檔案原件數(shù)字化，對檔案信息的當代化管理、使用和傳輸?shù)榷己泻苤匾淖饔谩?、檔案數(shù)字化的重要內(nèi)容①檔案目錄信息的數(shù)字化，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。②載體檔案的數(shù)字化，如紙質(zhì)檔案、照片檔案及錄音錄像檔案等的數(shù)字化，建立檔案影像數(shù)據(jù)庫或多媒體數(shù)據(jù)庫。3、檔案數(shù)字化的重要作用①檔案數(shù)字化是檔案信息化建設重要內(nèi)容。檔案信息化建設的核心是資源建設。資源建設涉及兩大方面任務：一是現(xiàn)有館藏檔案的目錄數(shù)據(jù)庫建設和館藏重要紙質(zhì)檔案和照片、錄音、錄像檔案的數(shù)字化；二是現(xiàn)行電子文獻歸檔與電子檔案管理。②檔案數(shù)字化能有效地保護檔案原件。⑴、替代原件使用，保護檔案原件。⑵、數(shù)字化副本異地保存，輸出磁盤、磁帶供永久保存。這樣可使這些檔案資料在出現(xiàn)天災人禍的狀況下不致于遭到消亡性的破壞。⑶、恢復檔案材料含糊褪變的筆跡及對污損殘缺照片檔案的修復。③檔案數(shù)字化能改善檔案的運用方式。⑴不再受“孤本”的限制，一份文獻能夠同時提供應全部需要它的人共享。⑵數(shù)字影像文獻能夠通過計算機局域網(wǎng)或者廣域網(wǎng)進行異地傳輸，使異地調(diào)閱運用成為可能。擴大了檔案的運用空間，讓更多的人們來理解檔案，運用檔案。⑶“時間”不再受限制，運用者能夠隨時使用自己需要的文獻。檔案數(shù)字化后來，將已開放的檔案上網(wǎng)，這樣全部運用者就能夠在任何時間上網(wǎng)運用檔案信息資源。④檔案數(shù)字化是傳統(tǒng)檔案館走向數(shù)字檔案館的必經(jīng)之路。數(shù)字檔案館無疑是21世紀各級各類檔案館的發(fā)展方向。盡管現(xiàn)在它的具體構(gòu)成構(gòu)造、組織管理模式還處在探索之中，可其“館藏”的數(shù)字化特性是必定的，傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化將是其“館藏”的重要構(gòu)成部分。二、檔案數(shù)字化的實踐1、檔案數(shù)字化工作回想為了加緊實現(xiàn)檔案的當代化管理，方便檢索和提供運用，我館數(shù)年來花大力氣致力于檔案信息庫建設和檔案的數(shù)字化工作。1993年，我館購置微機，獨立開發(fā)人事檔案管理系統(tǒng)，開始檔案數(shù)字化的工作，使得全局職工基本狀況在電腦中一覽無遺，工資狀況也能被系統(tǒng)所顯示。1998年開發(fā)文書檔案管理軟件，運用電腦管理文書檔案目錄。通過這些年的努力工作，我們將館藏全部文書檔案、人事檔案全部錄入電腦，并實現(xiàn)了電腦查詢，極大方便了檔案管理。，我館與市房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)處合并，而產(chǎn)權(quán)處在1995年，開發(fā)出產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理軟件，房產(chǎn)交易辦證明現(xiàn)電腦化辦公，并在實踐中不停完善程序，將絕大部分產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案錄入電腦，為全市房產(chǎn)發(fā)證加緊了辦事流程，減少了出現(xiàn)錯誤的幾率。2、實施檔案數(shù)字化工程的必要性首先，大力推動國民經(jīng)濟和社會信息化，以信息化帶開工業(yè)化，實現(xiàn)社會生產(chǎn)力的跨越式發(fā)展，是黨中央抓住信息化這一機遇，在黨的十五屆五中全會作出的戰(zhàn)略決策。為了適應國家信息化建設和檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)定，11月25日，國家檔案局制訂下發(fā)了《全國檔案信息化建設實施綱要》，指出了“十五”期間檔案信息化建設的指導思想、目的與重要任務。另首先，隨著都市建設的快速發(fā)展,老百姓購房辦證數(shù)量的激增,為保障盡量縮短老百姓辦理權(quán)證時間，不出現(xiàn)發(fā)證錯誤和重復發(fā)證，傳統(tǒng)管理根本不能滿足規(guī)定。最后，10月隨著市房地產(chǎn)檔案館與市產(chǎn)權(quán)監(jiān)督管理處的合并，檔案管理工作出現(xiàn)了新的局面。湘潭市產(chǎn)權(quán)監(jiān)督管理處開始建設湘潭市首個GIS系統(tǒng)——湘潭市房地產(chǎn)GIS系統(tǒng)，該系統(tǒng)最基礎的工作也是最重要的工作是檔案數(shù)字化工作（或稱檔案數(shù)據(jù)導入工作），只有確保檔案數(shù)字化才干保障房地產(chǎn)GIS系統(tǒng)的基礎的牢固。3、檔案數(shù)字化工程的定位產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案數(shù)字化工程是湘潭市房產(chǎn)局房地產(chǎn)GIS系統(tǒng)的子項目，旨在將海量產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案信息化、數(shù)字化，實現(xiàn)房地產(chǎn)GIS系統(tǒng)底層數(shù)據(jù)的全數(shù)字化，并通過建立后的系統(tǒng)實現(xiàn)“以圖管房”，減少辦證錯誤，提高辦證時效，并通過GIS系統(tǒng)數(shù)據(jù)統(tǒng)計，向各職能管理部門和政府宏觀調(diào)控部門提供數(shù)字化的檔案信息及較為精確的統(tǒng)計報告，更加好地為都市建設和房地產(chǎn)市場管理服務。4、檔案數(shù)字化工程需求分析需解決量：A、產(chǎn)權(quán)檔案：館藏產(chǎn)權(quán)檔案累計35萬多卷。B、房產(chǎn)抵押、擔保、司法查封檔案：房產(chǎn)抵押檔案12900余卷，擔保檔案2050余卷，司法查封檔案1500余卷。C、正常業(yè)務：9月1日之后的全部正常業(yè)務檔案。解決方法：劃分時間線9月1日，分辨解決方式。時間線之前的檔案將其檔案實體整頓與裝訂，各類檔案具體錄入有關頁面數(shù)據(jù)，檔案原件通過數(shù)字攝影技術掃描；時間線之后的檔案，按照新開發(fā)的正常辦證流程來實現(xiàn)數(shù)字化。5、檔案數(shù)字化工程的內(nèi)容將全部各類檔案進行規(guī)范整頓，然后，分成檔案鑒定、檔案掃描、檔案導入三個大的環(huán)節(jié)，11個小環(huán)節(jié)分類錄入服務器數(shù)據(jù)庫。不僅僅將檔案原件掃描生成圖片存儲，并將檔案原件上記載的55項有關重要業(yè)務數(shù)據(jù)真實、精確的錄入數(shù)據(jù)庫。6、檔案數(shù)字化工程實施狀況需求分析與設備考察階段：調(diào)查分析館藏狀況，涉及檔案的類型、載體形態(tài)與狀態(tài)、館藏數(shù)量等基本狀況。根據(jù)館藏狀況制訂檔案數(shù)字化的科學規(guī)劃，擬定項目需求，根據(jù)需求考察現(xiàn)在多個高速掃描系統(tǒng)的集成解決方案。在設備考察階段我們特別注意這樣幾個問題：A、檔案數(shù)字化設備配備計劃的成套性。B、檔案數(shù)字化設備的配套性，也就是文檔掃描儀和數(shù)字攝影機優(yōu)缺點對比，通過不停的實踐，我們覺得數(shù)字攝影機更加適應我們的工作。C、檔案數(shù)字化項目硬件與軟件的集成性。D、檔案數(shù)字化方案與我館需求的適應性?？傊?，考慮到檔案信息數(shù)字化要通過一種較長的過程，因此我們從實際需要和久遠打算出發(fā)，力求確保電腦、攝影機、操作人員等設施人員數(shù)量的成龍配套，使其含有較強的支撐能力和擴展能力。系統(tǒng)實驗階段：底，項目開始立項。組織業(yè)務、技術骨干遠赴深圳、上海、黑龍江佳木斯市等地實踐考察，6月，正式成立房地產(chǎn)GIS系統(tǒng)領導小組、數(shù)據(jù)導入小組，調(diào)集有關業(yè)務、技術精英加入團體，正式開始實驗階段的工作，新購進了12臺電腦微機，4臺佳能數(shù)碼相機，4臺EPSON激光打印機，一臺工作站服務器，設備安裝調(diào)試完畢。通過前期和軟件公司合作，共同開發(fā)我們所需要的軟件。探索檔案數(shù)字化工作在快速系統(tǒng)下，檔案前期整頓、檔案掃描、質(zhì)量檢查、掃描文獻管理、后期整頓等全過程的協(xié)調(diào)配合問題，并探討在高速系統(tǒng)下如何解決某些技術問題。通過近一年的測試，我們對整體系統(tǒng)流程和配套軟件、數(shù)據(jù)庫的性能有更進一步的理解，在項目的運作模式和系統(tǒng)管理等方面積累了一定的經(jīng)驗，同時，也鍛煉了一支技術過硬的隊伍，為系統(tǒng)的正式運行打下了基礎。項目實施階段：本項目是一種長久、流程化運作的系統(tǒng)，從建立開始就必須確保能長久高速、穩(wěn)定運行。在系統(tǒng)的開發(fā)與研究方面有一種時間周期，現(xiàn)把工作計劃分為下列幾個階段：①、系統(tǒng)總體方案框架設計：12月—6月，完畢系統(tǒng)總體框架，生成具體可行性分析報告，及有關配套業(yè)務原則、各類管理制度。②、系統(tǒng)建立：6月—10月，系統(tǒng)建立，涉及：硬件配備及軟件的開發(fā)。③、系統(tǒng)試運行：10月—2月。④、系統(tǒng)正式運行：2月起，系統(tǒng)正式運行，同窗校訂立合作框架合同，調(diào)集員工和學生共100多人，通過一段時間的業(yè)務及技能培訓，參加系統(tǒng)的正式運行，在運行中不停完善升級。三、對檔案數(shù)字化的思考1、提高認識，統(tǒng)籌規(guī)劃首先必須在思想上充足認識檔案信息資源的重要意義，在當今信息公開程度越來越高的形勢下，檔案的文化性質(zhì)和社會性質(zhì)逐步強化，運用的范疇和對象將逐步擴大。在這個信息時代，只有當檔案信息資源在社會主義當代化建設中發(fā)揮重要作用時，檔案和檔案工作的意義和價值才干充足地全方面地呈現(xiàn)出來。另首先，作好統(tǒng)籌規(guī)劃。將大量的檔案數(shù)字化，是一種龐大的系統(tǒng)工程。首先要做好館藏狀況的調(diào)查，涉及檔案的類型、載體形態(tài)與狀態(tài)、館藏數(shù)量、檔案信息運用等基本狀況。根據(jù)館藏狀況制訂檔案數(shù)字化的科學規(guī)劃，涉及服務器、電腦、掃描設備等硬件的購置計劃和數(shù)字化解決規(guī)劃。檔案數(shù)字化實施解決規(guī)劃應貫徹“突出重點，分步進行”的原則，對館藏重點和運用率高的檔案先行數(shù)字化，早日滿足大多數(shù)運用者的需求。最后，檔案數(shù)字化是一項費時較長的工程，在大規(guī)模、流程化的數(shù)字化過程中，全部檔案原件都需從檔案庫房分批大量取出，一定要保障檔案原件的完整，不允許出現(xiàn)損毀和遺失的現(xiàn)象。2、加強基礎工作，認真做好檔案數(shù)字化①、檔案數(shù)字化必須有所選擇。針對館藏“浩瀚”的檔案資源，不加選擇地全部數(shù)字化是不可能的、也是不必要的。我們應當根據(jù)一定的原則擬定哪些館藏檔案原件應當數(shù)字化、哪些檔案原件中哪些頁不需要數(shù)字化。②、做好數(shù)字化時掃描參數(shù)的優(yōu)化設立。掃描系統(tǒng)掃描參數(shù)的選擇和擬定對掃描數(shù)字影像質(zhì)量有著較大影響，其中掃描分辨率直接關系到掃描文獻的清晰度和還原效果。我們在選擇分辨率時應根據(jù)實際需要綜合考慮，涉及掃描文獻的可閱讀性、存儲空間、輸出打印質(zhì)量等。③、做好檔案數(shù)字化的全程控制。在檔案數(shù)字化過程中，要重視全方面的質(zhì)量檢查，加強數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制。質(zhì)量檢查應涉及下列幾方面內(nèi)容：A、數(shù)字化前的檔案整頓檢查。要進行數(shù)字化的檔案原件必須完整、排序?qū)Φ?，對折損嚴重影響掃描質(zhì)量的原件應預先修整。B、數(shù)字化中的人員業(yè)務培訓。數(shù)字化工作是需要人來完畢的，人員業(yè)務培訓但是關，直接造成返工，間接造成成本的增加，時間段的延長。C、數(shù)字化后的數(shù)據(jù)質(zhì)量、圖像質(zhì)量檢查。錄入后的檔案信息要做到非常高的對的率，掃描后的文獻圖像應保持檔案的原貌，筆跡清晰不失真，無錯掃、漏掃，對文獻圖像質(zhì)量有問題的應重新掃描。3、開展檔案數(shù)字化問題的研究，及時解決數(shù)字化進程中的疑難問題。檔案數(shù)字化是檔案工作中的一項新內(nèi)容，不可避免地會碰到某些新狀況、新問題。例如，數(shù)字化檔案信息壓縮及存儲的核心技術問題；業(yè)務形態(tài)于現(xiàn)有技術手段相抵觸；數(shù)字化檔案信息安全、保密技術問題；數(shù)字化檔案信息的訪問形式與安全控制問題；數(shù)字化檔案信息知識產(chǎn)權(quán)問題；數(shù)字化檔案信息的法律地位問題。針對這些新狀況、新問題，應在抓檔案原件數(shù)字化工作的同時，組織力量開展檔案數(shù)字化問題的研究，及時解決工作中的某些業(yè)務問題和有關技術性問題，同時澄清和統(tǒng)一思想認識，確保檔案數(shù)字化工作的順利開展。另外，必須加強檔案數(shù)字化和數(shù)字化檔案信息管理人才的培養(yǎng)。只懂得計算機技術或只懂得紙質(zhì)等載體檔案管理知識的人無法勝任此項工作，因此應加強這方面技術人員的培養(yǎng)。第16屆國際檔案大會剛剛閉幕，本次會議的主題是：“檔案、管理與發(fā)展：描述將來社會”。我們應不停學習最先進的檔案管理模式，不停走出去看看，開拓眼界，才干跟上時代發(fā)展的主旋律。國土房管檔案館檔案影像管理系統(tǒng)一、需求分析----國土房管檔案影像管理系統(tǒng)，其核心是完畢紙面檔案的影像化管理工作，將傳統(tǒng)的紙面文檔管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷τ跋裎臋n的管理，將傳統(tǒng)的對紙面文檔的數(shù)據(jù)索引方式轉(zhuǎn)變?yōu)槊鎸τ跋裎臋n進行索引的方式，從而為業(yè)務的開展提供足夠的、快速的信息保障，進而為提高工作效率打下堅實基礎。----系統(tǒng)規(guī)定：分別成立專職的掃描工作點、索引工作點、查詢工作點。掃描工作點重要進行集中的掃描工作，開展索引前紙面文獻的預解決；索引工作點重要完畢索引數(shù)據(jù)的錄入，數(shù)據(jù)入庫、生成有關業(yè)務報表、建立影像文檔庫等工作；查詢工作點能夠是本單位內(nèi)局域網(wǎng)上的任意多個工作站。----下列對已掌握的需求要點分別進行分析，以及提出解決建議：1、檔案科目分類需求：檔案業(yè)務單式種類較多、分類查詢方式也較多樣系統(tǒng)規(guī)定：軟件在分類、錄入上應當實現(xiàn)簡便、快捷。2、檔案規(guī)格、尺寸需求：即使檔案的尺寸、規(guī)格基本相似，但考慮到可能要涉及到的附件紙張規(guī)格有不同規(guī)格和紙張質(zhì)量（薄厚），這對掃描儀應當有著較高的規(guī)定。系統(tǒng)規(guī)定：采用能夠?qū)崿F(xiàn)多個規(guī)格尺寸的檔案、檔案能夠?qū)崿F(xiàn)同時掃描的設備，不必對規(guī)格、尺寸做任何限制和規(guī)定。3、檔案解決手續(xù)在解決電子文檔過程中，全部的檔案都要按照類別、次序號排列，但是如有缺漏要立刻發(fā)驗，確保文檔的完整。原始檔案和影印件要精確無誤的保存起來。系統(tǒng)規(guī)定：系統(tǒng)工作流程定義時，避免流程的逆轉(zhuǎn)，規(guī)定圖像掃描和解決時要精確無誤，不能存在糾偏變形、遺失檔案和要素等問題。4、檔案、檔案要素需求：檔案的數(shù)量和格式不含有絕對固定性，不定時的會增加某些檔案，檔案的格式也存在變更的可能性。系統(tǒng)規(guī)定：軟件可根據(jù)檔案數(shù)量、種類和要素的變化，能夠自定義檔案和要素。5、檔案紙張需求：檔案的紙張的質(zhì)量差別即使不是很大，但要確保原始檔案的完整性；另外，有的手寫體和印刷體筆跡不很清晰。系統(tǒng)規(guī)定：不能撕壞紙張；必須能夠?qū)P跡進行增強；掃描是能夠自動識別紙張的薄厚，對于一部分年久的紙面文檔，應采用平板掃描的方式進行解決。6、檔案的信息解決：系統(tǒng)規(guī)定：歷史檔案解決，需要采用兩臺高端的掃描儀、2臺中端自動進紙掃描儀，5臺平板掃描，多臺數(shù)碼攝影機，掃描時需人手做前期整頓工作，以及后期的檔案歸檔工作。完畢全部的歷史檔案的解決需要準備不低于1.3T的存貯空間。7、掃描方式需求：檔案的掃描不進行分散掃描，分散掃描會造成各口工作人員的工作效率的極大下降，并且掃描后的文檔較為混亂，不利于后續(xù)的索引工作。系統(tǒng)規(guī)定：在減少硬件投入的狀況下，有助于提高工作效率，減少掃描的工作環(huán)節(jié)和更有效地進行質(zhì)量控制，掃描之前應對被掃描的檔案進行歸類整頓，以方便掃描，掃描過后由QA進行質(zhì)量檢查。8、對的索引需求：規(guī)定寫入數(shù)據(jù)庫的索引數(shù)據(jù)要確保對的。系統(tǒng)規(guī)定：為了確保索引有關信息被對的入庫，可靈活采用一次錄入，二次較對，或操作人員兩次錄入的工作方式，系統(tǒng)自動校對。9、影像文檔及數(shù)據(jù)安全需求：檔案管理部門所涉及的檔案，對安全性及其保密性有很高的規(guī)定。系統(tǒng)規(guī)定：可對影像化的檔案資料進行加密。10、影像文檔的查詢需求：按一定的權(quán)限規(guī)定進行系統(tǒng)設立，完畢查詢的需求。系統(tǒng)規(guī)定：采用安裝客戶端的方式，按一定的權(quán)限規(guī)定進行系統(tǒng)設立，完畢查詢的需求。11、備份歸檔需求：國土房管檔案影像管理系統(tǒng)規(guī)定提供可靠的數(shù)據(jù)存儲與備份。系統(tǒng)規(guī)定：按現(xiàn)有的數(shù)據(jù)量以及計劃中的投資，能夠采用大容量存儲設備磁盤陣列和磁帶機作近線備份的方式保存數(shù)據(jù)。12、查詢響應速度需求：系統(tǒng)查詢速度需要考慮多顧客、多數(shù)據(jù)時系統(tǒng)要能達成較佳的響應速度。系統(tǒng)規(guī)定：影響系統(tǒng)查詢速度的因素重要有三個：網(wǎng)絡帶寬、影像文獻大小及并發(fā)顧客的數(shù)量。因此影像文獻的調(diào)閱速度基本上由周邊網(wǎng)絡設備設決定。二、解決方案1、目的----國土房管檔案影像管理系統(tǒng)肩負著檔案的管理的任務，是一種專職解決檔案的職能部門，通過為國土房管檔案影像管理系統(tǒng)建立檔案影像管理系統(tǒng)，引入新一代的文獻管理技術，為國土房管檔案影像管理系統(tǒng)建立原始檔案的影像檔案庫，以達成加強原始檔案的管理、提高管理效率、減少管理成本、實現(xiàn)資料的快速查詢及共享的目的。2、概述----信息行業(yè)作為知識經(jīng)濟時代的核心產(chǎn)業(yè)之一，近年來始終以驚人的速度在不停發(fā)展，而以紙面文獻作為媒介的多個信息資料也呈爆炸性增加。如何有效管理這些信息資料，不停提高信息的使用效率，已經(jīng)成為一種重要課題。3、現(xiàn)狀----國土房管檔案影像管理系統(tǒng)的在日常業(yè)務中，會產(chǎn)生大量檔案，檔案多以紙面文檔的方式產(chǎn)生，以傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)解決方式進行解決，紙面檔案每天都在大量地產(chǎn)生，再加上歷史遺留文檔，數(shù)量是非常驚人的，其中所涉及的信息數(shù)量也非常龐大。對于這些檔案及信息，如何進行分類、保存和歸檔，錄入、高效的查詢，始終是一件非常棘手的事情。在傳統(tǒng)模式下，總是被下列幾個難題所困擾：●檢索、查詢和日常管理麻煩，工作效率不高；●紙面文檔不好保存，很容易被損壞或弄污；●管理效率低下，管理成本居高不下；●檔案調(diào)閱及信息運用效率較低；●工作低效率、高成本；----從以上的介紹，不難看僅僅用手工進行紙面檔案的管理有很大局限性，在信息技術飛速發(fā)展的今天，也越來越不合時宜了。如何運用最新科技，完畢紙面檔案的電子化管理工作已經(jīng)成為當務之急。4、影像技術介紹電子影像是指各類文檔的電子照片。----影像技術是指將多個文檔制作成電子照片，使這些文檔的采集、分發(fā)、使用、管理、存儲完全電子化的有關技術，而傳統(tǒng)的電子化技術是把文檔上的信息制作成電子數(shù)據(jù)，把文檔的流轉(zhuǎn)和解決轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)的流轉(zhuǎn)和解決。----影像系統(tǒng)是指對經(jīng)影像化解決的文檔完畢數(shù)據(jù)錄入、查詢、調(diào)閱、批改、存儲等功效的一整套解決方案，通過方案的實施能有效的解決傳統(tǒng)手工紙面文檔管理所無法解決的難題，具體有下列幾方面：●原始文檔電子影像化備份；●可靠安全的數(shù)據(jù)管理；●文檔“影像原件”的高效查詢；●在減少工作難度的同時，進一步推動管理工作的規(guī)范化。----文檔影像化作為一種先進的信息管理手段，一經(jīng)采用，必將大大提高紙面文檔及數(shù)據(jù)的管理效率，減少成本，改善服務，提高信息運用率。影像技術應用的能夠分不同階段開展●初級階段：影像化存檔：完畢文檔影像化工作及影像文獻查詢不涉及工作流技術不涉及業(yè)務過程●深化階段：影像化業(yè)務解決：工作流技術與影像技術結(jié)合融入業(yè)務解決過程從后臺走向前臺三、具體的技術方案設計1、工作流程設計注：當有下列狀況發(fā)生時，工作流程按下列的規(guī)定進行：A．掃描QA時發(fā)現(xiàn)漏掃、誤掃、掃描質(zhì)量太差：重新掃描。B．索引時發(fā)現(xiàn)漏掃、誤掃、掃描質(zhì)量太差：重新掃描。C．自動校對時發(fā)現(xiàn)有誤：取有誤的輸入數(shù)據(jù)對照文獻重新修改，計入日志，生成對應報表。接受檔案對所接受的紙質(zhì)文獻，根據(jù)一定的規(guī)則按類別、按份數(shù)完畢文檔的第一次整頓工作。確立批次以加入標記紙的方式，對每一份檔案進行分隔；以一定的份數(shù)為一批，系統(tǒng)將自動生成批次號（注：也能夠采用條碼自動識別的方式進行分頁及生成流水號，但采用條碼方式需要加大軟、硬件的投入。）2、掃描中高速掃描系統(tǒng)采用PANASONIC高速掃描儀KV-SS905CCN2臺、中速掃描儀KV-S7065CCN2臺，以每個批次為單位，放入掃描儀的自動進紙進行掃描。掃描時，自動生成檔案的分類、分頁。3、影像解決掃描質(zhì)檢檢查掃描的電子影像文獻與否有漏掃、誤掃和掃描質(zhì)量欠佳等,以確保掃描輸出高質(zhì)量的電子影像文獻。進行掃描質(zhì)檢時能夠采用掃描完后，在掃描工作站上進行掃描的電子影像文獻進行質(zhì)檢。掃描補漏對于有質(zhì)量問題的影像文獻建議全批重掃以減少操作復雜性，個別狀況下能夠用平板掃描儀、數(shù)碼攝影機對那些漏掃、誤掃和掃描質(zhì)量欠佳的文獻進行追加掃描。4、原始檔案裝訂入庫在對掃描后的電子影像文獻檢查無誤，將原始檔案采用慣用的檔案管理方式裝訂及入庫。5、索引在索引時可采用一人兩次錄入，系統(tǒng)自動較對，對系統(tǒng)較對不一致的數(shù)據(jù)，進行校驗及錄入。6、數(shù)據(jù)歸檔接受數(shù)據(jù)及對應的報表，數(shù)據(jù)分別供業(yè)務數(shù)據(jù)庫使用及影像文檔庫使用。7、歸檔備份本系統(tǒng)采用一臺服務器、一種專用磁盤陣列對索引文獻、影像文獻進行備份；在進行索引文獻備份能夠采用定時備份或定容量備份，還能夠采用不定時備份，這樣影像文獻服務器遭到災難性破壞，能夠直接將所備份的索引文獻恢復。8、檢索、查詢、管理影像文獻在對影像文獻進行查詢時，基于本系統(tǒng)的在局域網(wǎng)里的查詢，采用安裝工作站軟件的方式，生成查詢?nèi)罩尽?系統(tǒng)構(gòu)造及配備四、系統(tǒng)構(gòu)造系統(tǒng)構(gòu)造以下圖所示：系統(tǒng)功效我們設計的解決方案，由下列幾個子系統(tǒng)功效構(gòu)成：高速掃描由高速掃描軟件提供高速掃描圖像資料的功效，把客戶的原始資料轉(zhuǎn)換為電子影像資料。由高速掃描員使用。把保存的數(shù)據(jù)送到質(zhì)量檢查工序。質(zhì)量檢查及數(shù)據(jù)錄入影像質(zhì)量檢查與部分索引錄入是把影像質(zhì)量有問題和數(shù)據(jù)不對的的影像資料找出來，由質(zhì)檢員使用。索引的資料將會分別放在影像庫中及數(shù)據(jù)庫之中。系統(tǒng)管理本系統(tǒng)提供的維護和生產(chǎn)狀況查詢功效，由系統(tǒng)管理員使用。安全管理本系統(tǒng)分系統(tǒng)管理員、高速掃描員、質(zhì)檢員和查詢客戶。其中系統(tǒng)管理員負責整個系統(tǒng)的管理，擁有系統(tǒng)的全部權(quán)限。高速掃描員、質(zhì)檢員有相對應的工序使用權(quán)。而查詢客戶只擁有影像資料的查詢權(quán)。生產(chǎn)日志查詢可統(tǒng)計和查詢在各工序間的未解決資料狀況；可統(tǒng)計和查詢資料保存到影像數(shù)據(jù)庫的狀況。出錯解決如果在使用過程中發(fā)現(xiàn)索引信息有誤，系統(tǒng)管理員能夠刪除錯誤紀錄，調(diào)出對應寄存地中的資料重新掃描并建立索引。影像查詢本系統(tǒng)提供資料影像查詢功效，使業(yè)務人員能夠通過EZDOC影像管理系統(tǒng)隨時查找需要的影像數(shù)據(jù)，查詢對應的影像文獻；影像文獻在查看時能夠有放大、縮小、旋轉(zhuǎn)、打印的功效；統(tǒng)計查詢?nèi)罩?。校驗功效系統(tǒng)能夠與其它系統(tǒng)的有機聯(lián)接，能夠自動與業(yè)務系統(tǒng)提供之數(shù)據(jù)進行對比。數(shù)據(jù)備份數(shù)據(jù)備份分為兩個部分：影像文獻索引信息數(shù)據(jù)庫備份、影像文獻備份。對于影像文獻索引信息數(shù)據(jù)庫的備份，電子檔案管理系統(tǒng)不再另外提供備份功效，而是直接使用數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的備份、恢復功效，確保數(shù)據(jù)庫的完整性、有效性、可恢復性。有關影像文獻的備份：電子檔案影像索引之后，首先存儲于影像文獻服務器，然后，系統(tǒng)自動完畢備分機的備份任務。5.3.2系統(tǒng)特點無業(yè)務流程的逆轉(zhuǎn)國土房管檔案影像管理系統(tǒng)規(guī)定：“精確”、“快速”、“安全”、“方便”。自然，在業(yè)務流程中盡量避免業(yè)務流程逆轉(zhuǎn)，也就是說：在影像掃描的過程中盡量避免檔案重新掃描、檔案漏掃等問題。流程的逆轉(zhuǎn)會增加數(shù)據(jù)錯誤的可能，流程逆轉(zhuǎn)的環(huán)節(jié)越多錯誤可能性越大。顧客能夠自定義檔案分類檔案種類繁雜，并且檔案種類、檔案要素并不固定，并且可能發(fā)生變化，如果系統(tǒng)將檔案類別做成固定方式，則無法適合業(yè)務的發(fā)展。于是，我們在系統(tǒng)中為顧客提供了一種開放式接口，能夠讓客戶按照自己的方式增加、修改某些檔案分類和檔案要素?！挥镁幊?，全部通過鼠標即可完畢。顧客可選擇現(xiàn)在掃描、輸入的文檔類型即使，每天解決的檔案的種類和數(shù)量較大，但并不是每種檔案都有——普通數(shù)量大的重要分布在大業(yè)務上，有些檔案普通幾天出現(xiàn)一次。如果每天都要建立全部的分類，這將消耗不必要的存儲空間。因此，我們提供了對現(xiàn)在要掃描檔案類別的選擇功效，客戶能夠根據(jù)現(xiàn)在業(yè)務狀況進行選擇。顧客能夠自己擬定檔案的要素據(jù)上所述，我們的檔案類別差別很大，并且不定時在發(fā)生著變化，那么，檔案的數(shù)據(jù)要素也在發(fā)生著變化，為了讓客戶更加好的適應這種變化，我們提供一種開放式檔案要素設定。能夠根據(jù)具體的檔案設立、更改某些要素。多個安全保護模式軟件登錄是采用密碼方式。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)及影像文獻也做了加密工作，避免別人修改影像數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)。質(zhì)量控制在掃描過程中若出現(xiàn)漏掃、誤掃或影像質(zhì)量不好的問題，通過有效的工作日志的管理，解決以上問題。檔案數(shù)字化方案研究

課題組《檔案數(shù)字化方案研究》項目對檔案數(shù)字化優(yōu)化方略與原則、技術路線與支持、流程重組與再造、操作辦法與環(huán)節(jié)進行了全方面的研究，達成了檔案數(shù)字化全過程優(yōu)化和管理系統(tǒng)整體優(yōu)化的目的，形成了完整的檔案數(shù)字化方案和成功的實踐案例。國家檔案局組織的專家鑒定委員會結(jié)論是:“該項目基于長春市檔案館以檔案運用為導向、漸進性的檔案數(shù)字化實踐，提出了檔案數(shù)字化工作的指導思想、優(yōu)化原則和優(yōu)化方略，符合國情，符合當代管理理念，對全國各檔案館的有關工作含有較大的參考價值；重視檔案數(shù)字化工作與檔案數(shù)據(jù)庫建設、檔案信息網(wǎng)絡開發(fā)的有機銜接，提出了系統(tǒng)優(yōu)化的技術路線，規(guī)劃設計了檔案鑒定與數(shù)字化同時、檔案數(shù)字化與上網(wǎng)運用同時、多個檔案數(shù)據(jù)庫建設同時的流程，并成功地付諸實踐，實現(xiàn)了檔案數(shù)字化與上網(wǎng)運用的低成本、高效率、高效益。同時，運用CA認證、數(shù)字水印、電子簽章等技術，為網(wǎng)上檔案信息資源安全、精確運用提供了技術確保，也為檔案管理部門提供了較好的實踐模式”。該項目獲國家檔案局優(yōu)秀科技成果二等獎的同時，長春市檔案館被國務院信息化工作辦公室和國家檔案局擬定為傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化試點單位。一．檔案數(shù)字化的指導思想以優(yōu)化理論為指導，以顧客需求為導向，以運用檔案為目的，充足應用計算機軟硬件功效，最大程度地發(fā)揮人力資源和數(shù)字化加工設備能力，兼顧保護檔案原件的規(guī)定，確保數(shù)字化檔案的真實可靠，更加好地發(fā)揮檔案信息資源的作用。二、檔案數(shù)字化的優(yōu)化原則實用性原則：針對館藏檔案含有重復運用和緊急運用兩大特點，急用、慣用檔案優(yōu)先數(shù)字化是檔案數(shù)字化的首選。開放性原則：互聯(lián)網(wǎng)給檔案信息資源共享提供了超越時空的條件，國家民主政治建設和政府信息公開催促檔案解密和開放，開放檔案及時數(shù)字化是實現(xiàn)其社會共享的前提。價值性原則：重要檔案優(yōu)先數(shù)字化含有檔案運用和檔案保護雙重意義，是網(wǎng)絡時代更加好實現(xiàn)檔案價值的客觀需要。急救性原則：計算機存儲給檔案急救開辟了了新的途徑，檔案數(shù)字化是保護瀕危檔案原件最經(jīng)濟和便捷的辦法。時效性原則：檔案數(shù)字化加工與數(shù)字化檔案運用同時實現(xiàn)，是充足運用計算機網(wǎng)絡技術，更加好、更快地實現(xiàn)檔案數(shù)字化效益的最佳途徑。三、檔案數(shù)字化的優(yōu)化方略需求導向方略：社會需求是制訂和調(diào)節(jié)檔案數(shù)字化工作方略的“風向標”。聚集數(shù)年檔案運用狀況統(tǒng)計，把運用頻繁檔案的進行綜合分析，科學地圈定優(yōu)先檔案數(shù)字化的范疇。并建立快速反映機制，執(zhí)行慣用檔案繼續(xù)做與急用檔案突擊做的計劃，達成數(shù)字化檔案運用即時見效的目的。本級為主方略：地方檔案館保存的本級永久檔案是數(shù)字化的重點。進入信息時代，館際間重復的上級檔案文獻，與其分頭進行數(shù)字化及開放鑒定，不如發(fā)揮中國特色檔案管理體制的優(yōu)勢，由上級檔案行政管理部門組織，向館際共建、共享數(shù)字化、開放鑒定成果的方向發(fā)展，盡量減少檔案館多層的重復勞動。分步實施方略：館藏檔案數(shù)字化不可能一步到位，并且隨著時間的推移，檔案室進館范疇的檔案將陸續(xù)移交到檔案館，這些檔案采用館室共建、共贏、共享的數(shù)字化方略非常故意義。剔除無用方略：館藏現(xiàn)行檔案與否進館往往由立卷人員決定，加之保管期限表比較籠統(tǒng)，館藏不該歸檔、不該進館、重復檔案頗多。特別是建國超出50年后來，市下列檔案館長久保管的檔案逐年超出保管期的上限。因此，開展檔案價值鑒定，剔除無用，以免再造數(shù)字化垃圾，避免資源浪費應是長久的方略。四、技術路線的優(yōu)化選擇檔案鑒定與數(shù)字化同時：從運用上講，解決制約檔案信息資源共享的重要瓶頸---檔案開放鑒定問題是當務之急；從成本上講，檔案價值鑒定是避免失效檔案數(shù)字化的最佳辦法。只有這樣，才干控制檔案數(shù)字化投入與產(chǎn)出比例失調(diào)、數(shù)量很大共享極少的問題。多個檔案數(shù)據(jù)庫建設同時：一是首先建立文獻級目錄數(shù)據(jù)庫。滿足一次檢索需要，建好文獻級目錄數(shù)據(jù)庫?，F(xiàn)在，絕大多數(shù)檔案館，因沒實現(xiàn)全部檔案的文獻級目錄機檢，查檔不快、不準、不全的問題不可避免。因此，把文獻級目錄數(shù)據(jù)庫建設作為基礎性工作，是提高檔案查全率、查準率必經(jīng)之路。二是適時建立專項數(shù)據(jù)庫。隨著社會發(fā)展，對某一專項檔案集中需求時有發(fā)生，突擊建立專項數(shù)據(jù)庫，滿足社會需求是發(fā)揮檔案作用的最佳時機。三是優(yōu)選建設全文數(shù)據(jù)庫。滿足檔案信息資源開發(fā)運用需要，優(yōu)選建設全文數(shù)據(jù)庫。按照國家檔案局提出的運用頻繁檔案首先數(shù)字化的規(guī)定，遵照“二八”定律（即以20%的努力達成80%的效果），同時開展檔案全文數(shù)據(jù)庫建設。檔案數(shù)字化與上網(wǎng)運用同時：檔案數(shù)字化的根本目的是充足發(fā)揮其作用。通過計算機網(wǎng)絡技術，實現(xiàn)檔案數(shù)字化與局域網(wǎng)上運用同時，開放檔案數(shù)字化與互聯(lián)網(wǎng)上運用同時。五．重組和再造的優(yōu)化流程為發(fā)揮計算機網(wǎng)絡的優(yōu)勢，重組和再造優(yōu)化流程的實質(zhì)，就是對檔案數(shù)字化整個工作流程進行系統(tǒng)分析，不僅要打破原有業(yè)務規(guī)程，還要變化行政管理分工，進行全方位的變革。檔案數(shù)字化的任何一種細節(jié)都會對整體產(chǎn)生影響，輕者減少效率，重者決定成敗。長春市檔案館高度重視每一種細節(jié)，再造和優(yōu)化了上百個流程和內(nèi)部原則，確保優(yōu)化技術路線的順利執(zhí)行。六．檔案數(shù)字化示范案例----長春模式從開始，長春市檔案館以科研課題為先導，以項目管理為手段，以效益實現(xiàn)為檢查原則，組建并成功運行檔案數(shù)字化工作組織架構(gòu)、資源配備、數(shù)字化加工、上網(wǎng)運用“一站式”流水作業(yè)線，探索檔案數(shù)字化和網(wǎng)上運用服務工程優(yōu)化模式，終于闖出一條獨特的檔案數(shù)字化之路。(一)實施三個工程，建立一種團體長春市檔案館把信息化帶動作為首位戰(zhàn)略，視為一把手工程、班子工程、全員工程突出抓，并創(chuàng)新管理機制，打破行政分工，在計算機網(wǎng)絡環(huán)境下，建立了行政領導、指導專家（技術業(yè)務總負責）、專業(yè)人員、外聘技工20人的長久流程團體，并與現(xiàn)有計算機和掃描設備進行合理搭配。該團體由局（館）黨組直接領導，館技術部門提供支持，管理部門提供檔案，專家提供指導，創(chuàng)立了高效的組織體系，搭建了投入小產(chǎn)出大機制框架。（二）集中四個環(huán)節(jié)，堅持流水作業(yè)文獻級目錄數(shù)據(jù)錄入是檔案數(shù)字化的基礎，檔案鑒定是檔案信息資源共享的前提，全文數(shù)字化是提高檔案服務水平的途徑，整頓是檔案文獻實體管理重要環(huán)節(jié)，把上述四個環(huán)節(jié)集中，是提高工作效率和質(zhì)量的最佳選擇。長春市檔案館四集中流水線上，目錄數(shù)據(jù)錄入崗位安排業(yè)務和技工7名、檔案鑒定崗位安排5人、檔案數(shù)字化加工4人、檔案實體整頓4人，在網(wǎng)絡環(huán)境下實施集中辦公和流水作業(yè)。（三）數(shù)字化成本減少，數(shù)字化速度加緊由于采用高效的組織體系和優(yōu)化的技術路線，已有20萬件檔案走下流水線。低成本重要體現(xiàn)在：20萬件檔案緩銷剔出占24.7%，留存檔案占75.3%；留存的75.3%檔案，全文數(shù)字化占25.6%，現(xiàn)用現(xiàn)掃占49.7%，比全部掃描節(jié)省費用40%以上。同時，三年時間建成數(shù)據(jù)庫50個，文獻級數(shù)據(jù)庫120萬條（涉及20萬件全文）；專項數(shù)據(jù)庫120萬條；照片數(shù)據(jù)庫張；資料數(shù)據(jù)庫5000條，案卷級目錄數(shù)據(jù)庫23萬條；現(xiàn)行文獻和政府公開信息1萬余件（條）。局域網(wǎng)運行檔案目錄數(shù)據(jù)260萬余條，20萬件全文；互聯(lián)網(wǎng)運行檔案目錄數(shù)據(jù)120萬條,8萬件全文。完畢這樣規(guī)模的數(shù)據(jù)庫建設，全部人工費只有58.4萬元（涉及流程團體檔案干部的工資），經(jīng)濟成本很低，時間成本極少。高效率重要體現(xiàn)在：價值鑒定、開放鑒定、數(shù)字化篩選、原件掃描、實體整頓同時完畢，比各項分步做效率高數(shù)倍，同時有現(xiàn)用現(xiàn)掃的辦法配套，投入少量設備，相稱于將20萬件（200萬頁）檔案全部掃描的效果。（四）運用方式變革，社會效益明顯為充足發(fā)揮網(wǎng)絡優(yōu)勢，長春市檔案館采用了直接與間接相結(jié)合的辦法提供運用。1、直接提供運用：對數(shù)字化檔案全文，在局域網(wǎng)內(nèi)，接待人員運用網(wǎng)絡檢索后直接打印，為顧客提供數(shù)字化檔案打印件。在互聯(lián)網(wǎng)上提供數(shù)字化檔案全文下載、打印服務。并通過CA認證、電子簽名等安全技術，對特定的顧客直接提供加蓋電子簽章的數(shù)字化檔案打印件，已有案例。2．間接提供運用：對目錄數(shù)字化檔案，在局域網(wǎng)內(nèi)，接待人員機檢到檔案后告知檔案庫管人員，檔案庫管人員調(diào)出原件全文掃描后，通過網(wǎng)絡打印機直接傳輸打印件，由接待人員提供應顧客?，F(xiàn)在，長春市檔案館基本實現(xiàn)了三個替代：網(wǎng)絡檢索替代手工目錄檢索，查看數(shù)字化檔案替代查看紙質(zhì)檔案，網(wǎng)絡打印替代手工復印。高效益體現(xiàn)在：檔案全文數(shù)字化占館藏檔案的10%，提供數(shù)字化檔案占運用率的70%。為上萬人提供了檔案證明，公眾成為檔案數(shù)字化的最大受益者。檔案數(shù)字化成果得到社會公眾，上級檔案和信息化部門，本地黨委、政府，國內(nèi)外同行的普遍贊譽，數(shù)以百計的留言、錦旗、感謝信、獎勵證書、媒體報道就是最佳的證明。

檔案數(shù)字化解決方案

檔案數(shù)字化是指采用掃描儀或數(shù)碼相機等數(shù)碼設備對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的解決過程。

公司裝備多個掃描設備：高速掃描儀、零邊距掃描儀、寬幅掃描儀、書刊掃描儀，可解決各類紙質(zhì)文檔?？筛鶕?jù)不同文檔的材質(zhì)、幅面大小及內(nèi)容，提供不同的電子化掃描及索引（著錄）解決方案，并可根據(jù)客戶需求量身制訂掃描加工方案。經(jīng)驗豐富的實施生產(chǎn)隊伍

自開展數(shù)字化掃描加工業(yè)務以來，掌握了較全方面的專業(yè)知識及積累了豐富的工作經(jīng)驗。成熟的管理機制、有效的管理控制手段。

嚴謹?shù)馁|(zhì)量控制手段，可實現(xiàn)掃描加工過程中各個環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制和自動化的量化統(tǒng)計，可確保掃描加工的影像、索引的對的性。

嚴格的客戶財產(chǎn)保全制度及控制手段?？纱_?？蛻粑臋n資料、數(shù)據(jù)在掃描加工服務中的安全性、保密性。先進、靈活的掃描加工生產(chǎn)系統(tǒng)

公司自主研發(fā)的掃描加工生產(chǎn)軟件系統(tǒng)，基于工作流的任務機制，實現(xiàn)流水線式的生產(chǎn)模式，可根據(jù)客戶的需求靈活的配備、調(diào)節(jié)，以適應不同客戶、不同類型文檔的加工任務。

涉及：文獻、檔案、文獻、資料、報紙、書刊、雜志、合釘本、匯編

掃描模式：黑白二值、灰度、彩色

掃描分辨率：150DPI～2400DPI

保存格式：TIFF、JPG、CEB、PDF等。

掃描加工生產(chǎn)軟件系統(tǒng)針對文獻、檔案管理工作的特點，通過集合圖像解決、OCR等多項自動化智能技術，實現(xiàn)解決掃描圖像自動糾偏、除黑邊、去污等解決，實現(xiàn)掃描文獻自動命名與裝訂，生成多頁TIF文獻，通過OCR識別技術實現(xiàn)電子文獻元數(shù)據(jù)半自動獲取，在大幅度提高掃描加工的工作效率的同時，能夠完畢電子文獻元數(shù)據(jù)的獲取工作，并在確保掃描圖像文獻質(zhì)量前提下，以最低的容量存儲文獻。

重要功效介紹

①自動掃描與目錄圖象屬性加工設立；

②自動傾斜校正/去黑邊/去白頁/加粗/A3切割為A4；

③前置解決設立：去斑、亮度/對比度、顏色通道設立；

④自動文獻命名；

⑤自動裝訂（將多個單頁TIF文獻合并為1個多頁TIF文獻）,支持固定頁分割、白頁分割、標志按鈕分割；

⑥自動JPG輸出質(zhì)量設立；

⑦自動掃描頁計數(shù)（見主界面掃描計數(shù)器），目錄中文獻與頁數(shù)自動統(tǒng)計。

根據(jù)各檔案館（室）在解決歷史檔案問題的經(jīng)驗，結(jié)合我公司圖像解決技術上的優(yōu)勢，特提出了檔案數(shù)字化制作流程及對應的技術參考。

1、檔案分類整頓

檔案分類整頓是指將案卷按掃描規(guī)定進行分解整頓，涉及原件的拆卷、起釘、粘貼頁撕開。并按掃描后的電子文獻組織形成進行分類，方便掃描時的批次解決。

2、檔案交接

分類整頓后的檔案準時間先后或其它分類項次序提出，并按實際卷（頁）數(shù)填寫具體的檔案交接清單，并由雙方管理人員簽字。

3、標引著錄

標引著錄為了方便查閱與管理，打印制作檔案目錄及檔案封面，對文字錄入的精確性規(guī)定較高，但著錄的文本域并不是完全統(tǒng)一的在某一頁面上，某些文本域要在多個文獻中選擇，因此錄入時需要有關檔案管理人員進行指導，制作對應的《文字錄入工作闡明書》，確保文本域錄入的精確率。

4、檔案的掃描

原件的掃描與存儲格式完全按照國家檔案管理的統(tǒng)一原則規(guī)定掃描。掃描圖像使用先進的圖像掃描解決軟件，掃描人員可根據(jù)原稿質(zhì)量，對系統(tǒng)進行定義，如傾斜校正、去污等批解決功效。在由系統(tǒng)自動解決功效的同時，掃描人員根據(jù)原件的實際狀況做對應的調(diào)節(jié)，如超大頁面的解決、紙張顏色深淺及薄厚的解決、掃描時可根據(jù)不同原件的狀況，調(diào)節(jié)圖像的分辨率、明暗度以及掃描方式和掃描速度，確保在掃描圖像質(zhì)量清晰的狀況下，使原件完好無損。圖像的分辨率正常狀況下為150dpi，如遇字間距和行間距過密、原件本身是復印件等筆跡不清晰的狀況，可適宜增加掃描的分辨率，但要確保圖像清晰的同時，又不影響遠程查詢和瀏覽的速度。

5、圖像解決

檔案數(shù)字化制作模塊中的圖像解決采用自動化解決和人工解決相結(jié)合的方式，確保圖像質(zhì)量的完美。通過對圖像進行校對，確保圖像次序?qū)Φ?，在校對時，發(fā)現(xiàn)不合格圖像及時返回前一工序進行改正。

1）污漬、黑白、偏斜解決

2）全文字面的掃描密度

3）粘帖頁與表格

4）插頁

5）照片頁的解決

6）存儲格式與面頁空間

分辨率：100－300dpi

圖像格式：TIF、JPG、PDF、CEB

儲存空間：A4，黑白二值，40-50KB/頁

6、質(zhì)量檢查

對掃描解決完畢后的圖像頁進行檢查，對檔案拆分、掃描、修正、去污、插圖、照片的解決以及文本和圖像頁的匹配等質(zhì)量進行全方面檢查。對文本域錄入與文本錄入域的標引、文獻的頁號及頁數(shù)進行對比，對掃描前圖像頁的標引與掃描后的圖像頁的編號與頁數(shù)進行對比，發(fā)現(xiàn)不合格的登記清單并退回上一流程重新解決。

7、掛接

文本域錄入和掃描解決檢查后的圖像成品，由系統(tǒng)自動進行文字圖像與系統(tǒng)的匹配掛接。掛接到檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中后，進行再次的成品驗收。

8、案卷整頓

檔案整頓工作嚴格按照國家檔案局規(guī)定的有關原則和本單位實際狀況進行有序的整頓，安排專人負責案卷合并與整頓。

9、入庫交接

裝訂還原后的檔案準時間先后或其它分類項次序入庫，并按實際卷（頁）數(shù)填寫具體的檔案交接清單，并由雙方管理人員簽字。檔案資料是歷史的見證、社會的財富，無論在國內(nèi)還是國外都對其價值與重要性予以了高度的重視。但是，由于傳統(tǒng)的檔案保存方式始終采用紙張保存和目錄式管理，不僅占用了大量庫房空間，管理成本高，保管時易損壞，如紙張易黃、易粘、易脆，并且查閱、運用非常不便；即使現(xiàn)在有部分單位使用計算機管理，但其多數(shù)是基于目錄級的管理，文檔資料本身仍以紙張形式存在，其管理、查詢與運用仍需要在庫房中進行，因此并沒有解決傳統(tǒng)純正紙張化文檔資料管理所固有的成本高、效率低、原件容易損毀等問題。

如何安全、有效地管理日益龐大的檔案信息并能滿足快速查詢的需求？建立一套完整的、自動化的、擴展性強的文檔信息管理系統(tǒng)已勢在必行。

一、現(xiàn)在現(xiàn)狀

1.傳統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)庫中分類信息復雜，需靠手工查詢紙張原件，響應速度慢。

2.由于檔案量巨大，當需要查詢檔案時，需耗費幾個小時甚至一天的時間在檔案室查找。耗時、耗力。

3.由于檔案需長久保存，為提高存儲環(huán)境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災等災害，每年大量投

入文檔的保管經(jīng)費已在所難免，且因無備份而又為每年不得不有的文檔損失擔憂。

4.由于檔案需重復查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與運用帶來管理上的困擾。

5.在已認知的低檔平板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進程是不可想象和解決的，且大量電子化文

檔如何管理、查閱、應用有待全方面解決。二、解決方案

高速文檔掃描儀：富士通掃描儀

E-DOCscan文檔自動掃描軟件

MaxAttachNAS4000存儲器

服務器：自選

數(shù)據(jù)庫：SQL或Oracle

大型數(shù)據(jù)庫軟件

軟件：數(shù)字化檔案管理軟件

操作系統(tǒng)：

服務器端WindowsServer＋IIS5.0以上

客戶端Windows9X＋IE5.0以上

其它設備：打印機、條碼打印機等檔案數(shù)字化方案制訂與實施長春市檔案局

梁

偉

李學廣

館藏傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化的問題，許多地方檔案館進行了實踐，積累了一定的經(jīng)驗，對全國檔案數(shù)字化建設起到了推動作用。但是，總結(jié)以前我國檔案數(shù)字化建設的局限性和失誤，往往不是信息技術支持不夠，而是絕大多數(shù)都懂得搞數(shù)字化，但檔案數(shù)字化目的是運用的主題不突出，無視檔案開放鑒定與數(shù)字化檔案運用的邏輯關系，對先剔除無用檔案后開展數(shù)字化的思路不明確，沒較好研究檔案數(shù)字化的整體效果就大張旗鼓地做起來了。進而出現(xiàn)數(shù)字化目錄數(shù)據(jù)和全文數(shù)據(jù)不對應、找不著或不好用等問題不少，檔案數(shù)字化的量雖多，但能上網(wǎng)運用或者說能上互聯(lián)網(wǎng)運用的極少，數(shù)字化返工的現(xiàn)象比較突出,使有限的資金投入并沒有體現(xiàn)在數(shù)字化檔案的運用效益上，這一點已引發(fā)檔案系統(tǒng)管理和技術高層領導的重視，許多實踐工作者已開始進行有益的探索。

面對網(wǎng)絡時代公眾迫切需要遠程、公開、快捷的檔案信息，面對館藏浩瀚如海的案卷，面對現(xiàn)在我國檔案數(shù)字化需要解決的一系列問題，長春市檔案館與中國人民大學信息資源管理學院共同承當了國家檔案局科技項目《檔案數(shù)字化方案研究》。該項目通過課題研究人員的共同努力，已獲得初步研究成果。通過課題研究，對檔案數(shù)字化方案的研究提出了某些觀點和見解，大家交流和討論。

一、擬定檔案數(shù)字化指導思想與原則

檔案數(shù)字化指導思想是：以需求為導向，以運用為目的，充足運用計算機軟硬件功效，最大程度發(fā)揮人力資源和數(shù)字化加工設備能力，保護館藏檔案原件完好，確保數(shù)字化檔案真實精確，更加好地發(fā)揮檔案信息資源的作用。

檔案數(shù)字化原則是：遵照重要檔案數(shù)字化的價值性原則、慣用檔案數(shù)字化的實用性原則、開放檔案數(shù)字化的開放性原則、褪跡檔案數(shù)字化的急救性原則，解密檔案數(shù)字化的及時性原則，目錄數(shù)字化與全文數(shù)字化分步的時效性原則，檔案數(shù)字化加工與運用同時的一致性原則。

二、明確檔案數(shù)字化方略

（一）需求導向,急用先上方略

1．需求導向方略

社會需求對檔案運用的影響應當是檔案工作者特別關注的問題。我們用統(tǒng)計數(shù)字加以分析。

（1）隨著編史修志工作納入各地工作規(guī)劃，1986年全國?。▍^(qū)、市）綜合檔案館接待編史修志查檔卷數(shù)占運用總卷數(shù)的69%。隨著編史修志階段性高潮過去，全國?。▍^(qū)、市）綜合檔案館接待編史修志查檔卷數(shù)占運用總卷數(shù)的28%。下降41個百分點。(此數(shù)據(jù)來自國家檔案局法規(guī)司保存的檔案統(tǒng)計年)

（2）隨著社會保障制度的建立和國有公司改革的進一步，長春市檔案館查閱工人調(diào)配檔案卷數(shù)占運用總卷數(shù)的比例，由的1%增加到的占運用總卷數(shù)的68%。(此數(shù)據(jù)來自長春市檔案館運用統(tǒng)計數(shù)據(jù)庫)

由此看出，國家、地方新政策的出臺和工作布署對檔案運用的影響程度。從宏觀上講，檔案運用已實現(xiàn)了兩個轉(zhuǎn)變，服務重點由政治領域轉(zhuǎn)變?yōu)榻?jīng)濟領域，服務對象由機關干部擴展到公眾百姓，特別是為百姓提供憑證案例急劇上升。用動態(tài)觀念研究現(xiàn)在與久遠社會對檔案的需求，并指導檔案數(shù)字化與運用服務工程實踐應當是檔案部門的必然選擇。

2.急用先上方略

地方檔案館館藏檔案數(shù)量眾多。但并不是全部檔案都在現(xiàn)實中運用，有相稱大一部分數(shù)年不用。全國?。▍^(qū)、市）綜合檔案館檔案平均運用率僅為1.6%。即使檔案館眾多全宗中本地黨委、政府全宗運用率高是普通規(guī)律，但其它全宗運用狀況往往和政策、時間的變化而變化，影響更大。因此，各級地方檔案館按照近期運用統(tǒng)計狀況和發(fā)展趨勢擬定數(shù)字化的先后次序是科學的選擇，運用優(yōu)化理論進行檔案數(shù)字化篩選，快速反映,突擊完畢急用檔案數(shù)字化任務，能夠達成更加好地發(fā)揮檔案作用的目的,實現(xiàn)即時投入使用的預期。(此數(shù)據(jù)來自國家檔案局法規(guī)司保存的檔案統(tǒng)計年報)

(二)本級為主,分步實施方略

（1）本級為主方略

根據(jù)檔案館職能分工和檔案來源原則,各級地方檔案館永久檔案絕大多數(shù)是本級機關形成的，普通都占50%以上，這部分檔案自然是本地檔案館數(shù)字化的重點。同時，地方檔案館都保管著大量的上級檔案文獻，館際之間上級檔案文獻重復是必要的，這些紙質(zhì)文獻來源普通都是上級機關統(tǒng)一印制的。進入信息時代，地方檔案館都面臨著保管的上級檔案文獻全文數(shù)字化問題，特別是上級檔案文獻的開放鑒定審查問題，與其各地分頭審查上級檔案文獻開放和進行數(shù)字化，不如國家檔案局著手進行檔案全文數(shù)字化和開放鑒定分工、協(xié)作，向館際共建、共享已有鑒定和數(shù)字化成果的方向發(fā)展。地方檔案館堅持本級為主的原則，根據(jù)需要和可能適時、適量地進行運用頻繁政策性上級檔案文獻的全文數(shù)字化，以滿足現(xiàn)在工作的急需，盡量減少檔案館多層的重復勞動。

（2）分步實施方略

館藏檔案數(shù)字化不可能一步到位，并且檔案室進館范疇檔案陸續(xù)進館，進館范疇檔案實施檔案數(shù)字化館室共建、共贏、共享的方略非常重要。在具體實施過程中，文獻級目錄數(shù)據(jù)庫建設是最基礎性的工作，是第一位需要建全的，但并一定是文獻級目錄數(shù)據(jù)庫建成后再建其它數(shù)據(jù)庫。專項數(shù)據(jù)庫建設是根據(jù)現(xiàn)實需要而適時建立。全文數(shù)據(jù)庫建設是滿足信息檢索需要而必須加緊建設的數(shù)據(jù)庫。

(三)剔除無用，避免浪費方略

1.剔除無用方略

地方檔案館館藏現(xiàn)行檔案重要來自于機關各個立檔單位，其檔案文獻進館的決定權(quán)掌握在立檔單位文檔人員手里，加之國家檔案保管期限表幾經(jīng)修改和許多條款至今還比較籠統(tǒng)，因此，不該歸檔的、不該進館的、文獻重復的檔案進館頗多。特別是建國超出50年后來，半數(shù)左右長久保管的檔案逐年超出保管期的最上限，這些檔案事實上絕大多數(shù)已失去保存和運用的價值，但它們?nèi)哉紦?jù)著檔案管理的多個資源。

2.避免浪費方略

面對數(shù)字化辦法的選擇，剔除無用，避免浪費應當是一種長久方略，把大量失去保存價值的檔案先剔除，避免把無用檔案數(shù)字化，再造數(shù)字化垃圾。

三、優(yōu)選檔案數(shù)字化技術與業(yè)務路線

檔案數(shù)字化建設周期長，信息技術又處在快速發(fā)展之中，各個檔案館數(shù)字化基礎和條件不同。從本館實際出發(fā)，優(yōu)選檔案數(shù)字化技術與業(yè)務路線特別重要。

（一）計算機新技術與檔案數(shù)字化業(yè)務的有機結(jié)合

信息技術的發(fā)展給檔案數(shù)字化效率和質(zhì)量的提高帶來深刻的影響，本著技術為需求服務的理念，無論是運用哪一種檔案管理系統(tǒng)，都要適應檔案數(shù)字化流程重組和再造需要,適時進行軟件升級,通過軟件升級固化技術與流程重組與創(chuàng)新，使檔案數(shù)字化的效果更加好。同時，設計符合國標與適應本身需要的數(shù)據(jù)庫構(gòu)造，使檔案數(shù)字化的過程優(yōu)化，數(shù)字化檔案的運用快捷。

（二）檔案鑒定與數(shù)字化同時

鑒定與數(shù)字化同時的目的是加緊數(shù)字化檔案信息的運用。在計算機網(wǎng)絡環(huán)境下同時進行檔案鑒定與數(shù)字化工作是發(fā)展趨勢。這種檔案鑒定是以剔除無用檔案為前提，以鑒定檔案開放為主，按需求篩選全文數(shù)字化檔案，為適時提供數(shù)字化檔案信息服務打基礎的過程。

(三)檔案數(shù)字化與上網(wǎng)運用同時

數(shù)字化檔案分開放與不開放兩種。在計算機網(wǎng)絡環(huán)境中，在擬定檔案開放與不開放的同時，開放檔案即上互聯(lián)網(wǎng)。開放與不開放檔案數(shù)據(jù)在局域網(wǎng)中即時使用。

檔案數(shù)字化及管理流程重組不可能一次到位，它是一種管理思想不停地變化的過程，適時把新技術和新理念納入進去是非常重要的。

四、細化檔案數(shù)字化操作辦法

實踐證明，在計算機網(wǎng)絡環(huán)境下，檔案數(shù)字化和運用服務工程以建立流水作業(yè)線，提高工作效率和效益為最佳方式。

(一)優(yōu)化配備多個資源

檔案數(shù)字化建設需要投入,特別是建設早期軟硬件配備投入較大，建成后也要保持一定的運行成本。地方檔案館在含有一定檔案數(shù)字化條件的基礎上，要按照成本效益最大化理論，根據(jù)不同的狀況，進行檔案專業(yè)人員和數(shù)字化技工人員、計算機和掃描設備的合理搭配，優(yōu)化檔案數(shù)字化多個資源配備，提高檔案數(shù)字化建設的投入產(chǎn)出比，構(gòu)建檔案數(shù)字化投入小產(chǎn)出大的新模式。

1．計算機網(wǎng)絡環(huán)境下檔案數(shù)字化與運用服務工程流水線資源配備案例

（二）首先建立文獻級目錄數(shù)據(jù)庫

滿足普通檢索和管理的需要，建好檔案文獻級目錄數(shù)據(jù)庫。現(xiàn)在，絕大多數(shù)綜合檔案館，由于沒有實現(xiàn)全部檔案的文獻級目錄機檢，查找檔案不快、不準、不全的問題普遍存在。另外，檔案的統(tǒng)計單位重要是卷和延長米，而檔案的最小單位是文獻的件數(shù)，以件為單位的底數(shù)不清是普遍存在的問題。因此，把文獻級目錄數(shù)據(jù)庫建設作為一項基礎性工作，在提高檔案的查全率、查準率的同時，運用計算機實現(xiàn)檔案以件數(shù)為基本單位的管理是非常必要的。

1．高度重視文獻級目錄數(shù)據(jù)錄入的前期解決。檔案館的案卷來自各個立檔單位，案卷是由文檔人員在檔案局業(yè)務人員指導下形成的。但是，由于文檔人員變動頻繁、檔案業(yè)務指導面多線長，案卷質(zhì)量難以適應計算機精確管理的需要，加之個別文獻形成時的先天局限性，給文獻級目錄數(shù)據(jù)庫建設帶來許多麻煩。實踐證明，進行文獻級目錄錄入的前期解決，拋開原有的文獻目錄，按卷內(nèi)實有文獻一一錄入，把題名不反映主題、目錄與實體不符等一系列問題一并解決是非常必要的。

2．科學合理地設計數(shù)據(jù)庫構(gòu)造。文獻級目錄數(shù)據(jù)庫構(gòu)造包含三方面功效為最佳。一是符合國家有關原則及實際狀況，文獻題名、責任者等滿足文獻檢索需要的字段。二是存毀、開放、掃描等數(shù)字化加工階段運用的字段。三是數(shù)據(jù)錄入、校對、鑒定、審查等標明責任的字段。

3．數(shù)據(jù)質(zhì)量是數(shù)據(jù)庫的生命。建立在計算機環(huán)境下，以上網(wǎng)公開運用為根本目的文獻級目錄數(shù)據(jù)庫，與紙質(zhì)文獻目錄有本質(zhì)的區(qū)別。紙質(zhì)文獻目錄有問題只有檔案館內(nèi)部少數(shù)人懂得，運用者并不清晰。但是，文獻級目錄數(shù)據(jù)庫進入網(wǎng)絡，特別是向社會公開的部分，對數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量規(guī)定是相稱高的，數(shù)據(jù)質(zhì)量也是現(xiàn)在制約許多數(shù)據(jù)上網(wǎng)運用的瓶頸之一。

（三）適時建立專項數(shù)據(jù)庫

滿足特殊檢索需要，適時建立檔案專項數(shù)據(jù)庫。館藏檔案僅靠文獻級目錄數(shù)據(jù)庫是不可能解決全部檢索問題的。隨著客觀需要的變化，對某一專項檔案有集中運用的需求是經(jīng)常發(fā)生的，突擊建立專項數(shù)據(jù)庫，滿足社會需求，是檔案館與時俱進的突破口，也是充足發(fā)揮檔案作用的最佳時機。重要把握三個方面：一是根據(jù)館藏檔案內(nèi)容擬定專項數(shù)據(jù)庫的總體布局。二是按需求分期建立專項數(shù)據(jù)庫。三是根據(jù)文獻內(nèi)容和檢索需要分別設立不同的專項數(shù)據(jù)庫構(gòu)造。

（四）優(yōu)選建立全文數(shù)據(jù)庫

滿足信息檢索的需要，建立檔案全文數(shù)據(jù)庫。按照國家檔案局提出的重點的、運用頻繁的檔案首先實現(xiàn)全文數(shù)字化的規(guī)定，按照“二八”定律，即以20%的努力達成80%的效果，通過數(shù)年檔案運用統(tǒng)計數(shù)據(jù)分析，優(yōu)先全文數(shù)字化檔案的全宗、年代。在網(wǎng)絡中、在文獻級目錄的基礎上同時進行檔案存毀、開放、數(shù)字化鑒定與篩選，進而形成與文獻級目錄一一對應的全文數(shù)據(jù)庫，并確保數(shù)字化檔案的真實、精確。

（五）檔案數(shù)據(jù)庫的管理

為了檔案數(shù)字化與運用同時和數(shù)據(jù)安全管理的需要，檔案數(shù)據(jù)庫分在建數(shù)據(jù)庫和成果數(shù)據(jù)庫兩大類。

1．在建數(shù)據(jù)庫的設立。在建數(shù)據(jù)庫是為了數(shù)字化加工所設立的動態(tài)庫，是數(shù)據(jù)不停變化的數(shù)據(jù)庫。例如，設立文獻級目錄數(shù)據(jù)錄入庫，它是每個錄入人員都分派給操作權(quán)限的動態(tài)庫，屬于在建數(shù)據(jù)庫。而完畢的文獻級目錄數(shù)據(jù)庫則是成果庫。但是，在鑒定及全文數(shù)字化加工過程中它又成為全文數(shù)字化加工在建數(shù)據(jù)庫。

2．成果數(shù)據(jù)庫的使用。成果數(shù)據(jù)庫只分派使用權(quán)限，只有特殊需要時經(jīng)同意才分派數(shù)據(jù)變化的操作權(quán)限。

3．數(shù)據(jù)的管理與監(jiān)督

建立技術負責人、超級管理員、數(shù)據(jù)管理員連鎖責任制，實施審批者沒有數(shù)據(jù)操作權(quán)，超級管理員只允許分派權(quán)限不允許使用數(shù)據(jù)操作權(quán)，數(shù)據(jù)管理員只有需要時經(jīng)同意使用數(shù)據(jù)操作權(quán)，用后即刻收回。予以單位領導和有關中層干部全部數(shù)據(jù)的查看權(quán)，每天24小時能夠時時對數(shù)據(jù)質(zhì)量進行監(jiān)督，形成數(shù)據(jù)管理監(jiān)督新機制。

（六）數(shù)字化檔案運用服務工程

數(shù)字化檔案運用服務工程是以搞活數(shù)字化檔案運用的目的，以局域網(wǎng)、政務網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)為平臺，通過建立數(shù)據(jù)安全管理制度、網(wǎng)絡安全運行制度和含有法律責任的網(wǎng)管、數(shù)據(jù)管理員、數(shù)字化加工人員、提供運用人員連鎖責任制，環(huán)環(huán)相扣，從方法上確保數(shù)字化檔案的精確。通過防火墻、CA認證、數(shù)字水印、電子簽章、權(quán)限控制等計算機新技術，從技術上確保數(shù)據(jù)的安全，運用網(wǎng)絡實現(xiàn)檔案的法律效力，實現(xiàn)遠程為運用者提供快捷、精確數(shù)字化檔案的目的。

1．在局域網(wǎng)上應用

在局域網(wǎng)內(nèi)，檔案在建和成果數(shù)據(jù)庫全部接待人員都有檢索權(quán)限，對只進行目錄數(shù)字化的檔案實施現(xiàn)用現(xiàn)掃描全文的辦法使之達成已全文數(shù)字化的檔案同樣效果，運用網(wǎng)絡技術實現(xiàn)數(shù)字化檔案運用替代檔案原件運用、計算機打印件替代復印機復印件、電子簽章替代手工蓋章、接待人員和運用者不接觸檔案原件的目的。從而起到了運用數(shù)字檔案高效運用、保護原件的作用。并積累了運用者憑加蓋電子簽章的數(shù)字檔案打印件辦理社會保險的成功案例，其數(shù)字化檔案的法律效力得到承認，為檔案館參加電子政務開辟了新途徑。

2．在互聯(lián)網(wǎng)上應用

運用檔案網(wǎng)站，通過CA證書等安全手段，不僅實現(xiàn)了領導遠程數(shù)據(jù)上傳的審批，重要是開展開放檔案遠程查詢、下載、打印。特別是把CA證書發(fā)給立檔單位或使用單位檔案室，為CA顧客遠程提供檔案證明和數(shù)字化檔案法律效力的體現(xiàn),減少異地現(xiàn)場查詢的不便，使檔案館參加電子政務成為現(xiàn)實。

五、加強檔案數(shù)字化工作的行政管理

檔案數(shù)字化涉及檔案館內(nèi)部許多部門,加強組織管理工作顯得十分重要,“三分技術七分管理”同樣適合檔案數(shù)字化與運用服務工程。各個檔案館涉及檔案數(shù)字化加工和運用的內(nèi)部組織機構(gòu)設立不盡相似，但應按照效率優(yōu)先的原則，在計算機環(huán)境下，把數(shù)據(jù)錄入、鑒定、數(shù)字化加工、整頓、數(shù)字化檔案運用形成一種流水線，打破內(nèi)部行政分工界限是發(fā)展趨勢。無論是采用那種組織形式，優(yōu)化人員組合重新分工在所難免，各個檔案館在組織實施方面有所不同是必然的。

1．加強計劃管理

檔案數(shù)字化建設是一項復雜的系統(tǒng)工程,針對實際的調(diào)研和論證，運用科學辦法預測，制訂科學配備多個資源進行檔案數(shù)字化的總體規(guī)劃和年度專項計劃，通過計劃謀求管理系統(tǒng)的外部環(huán)境、內(nèi)部條件、決策目的三者在動態(tài)上的平衡，實現(xiàn)管理決策所制訂的各項目的。

2．強化組織實施

實施是一種復雜的活動過程，檔案數(shù)字化建設又是一項全新的工作，技術含量高，涉及到許多因素，在實施過程中會出現(xiàn)多個各樣的矛盾和困難，會碰到來自各方面的干擾，實施特別強調(diào)解決問題的及時性。通過創(chuàng)新行政管理與技術管理互相作用的新機制，實施有效的組織、指揮、協(xié)調(diào)、激勵工作，確保檔案數(shù)字化的計劃目的的順利實現(xiàn)。

3．增強管理的技術含量

檔案數(shù)字化的建設過程貴在控制，重在管理。運用計算機進行檔案數(shù)字化，任何一種邏輯錯誤，都會給數(shù)據(jù)的管理和使用帶來麻煩或隱患。在互聯(lián)網(wǎng)上公開不真實、不精確的檔案，將在世界范疇內(nèi)產(chǎn)生不良影響。特別是在網(wǎng)絡環(huán)境下的流水作業(yè)，上一道工序一定要為下一道工序負責,各道工序工作量的對等與匹配同樣重要，這必然規(guī)定行政、技術、質(zhì)量管理的網(wǎng)絡化。實踐證明，建立數(shù)字化進度數(shù)據(jù)庫、數(shù)字化質(zhì)量反饋庫、檔案運用登記數(shù)據(jù)庫，給局館領導和有關人員分派使用權(quán)限，通過技術手段將全方面質(zhì)量管理思想引入檔案數(shù)字化建設，實現(xiàn)全程管理、適時控制，達成強化數(shù)字化檔案質(zhì)量確保體系的目的。

檔案數(shù)字化與運用服務工程是一項長久的任務，需要從理論上解決的問題諸多，需要在實踐中探索的問題也不少，我們將繼續(xù)深化研究與實踐。檔案數(shù)字化加工服務提供紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工服務

所謂數(shù)字化（digitization）是指用計算機技術將模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號的解決過程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化就是采用掃描儀或數(shù)碼相機等數(shù)碼設備對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的解決過程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源能精確、方便、快捷地提供運用，使能夠公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會或行業(yè)對檔案運用的需求。

1、檔案數(shù)字化加工的基本原則

1）擬定數(shù)字化對象應當對所要進行數(shù)字化的對象按照一定的原則和辦法進行確認，只有符合一定規(guī)定的紙質(zhì)檔案文獻才干進行數(shù)字化加工。

2）符合國家法律法規(guī)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，必須符合國家檔案開放規(guī)定或本行業(yè)有關規(guī)定。

3）價值性原則屬于歸檔范疇且應永久或長久保存的、社會運用價值高的檔案可列入數(shù)字化加工的范疇。

2、數(shù)字化加工流程

紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的基本環(huán)節(jié)重要涉及：檔案整頓、檔案掃描、圖像解決、圖像存儲、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。

3、數(shù)字化建設的目的

數(shù)字化建設的目的是使檔案館（室）現(xiàn)有的檔案文獻資料全部實現(xiàn)數(shù)字化解決，建立健全檔案目錄數(shù)據(jù)庫、現(xiàn)行文獻全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫（照片、音頻、視頻等），通過數(shù)據(jù)接口和政務辦公系統(tǒng)連通，用先進的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)提供安全、高效的管理和運用，實現(xiàn)真正的資源共享。

4、數(shù)字化的意義

1）提高工作效率，減少檔案運用成本

數(shù)字化加工項目完畢后，社會公眾（開放檔案）和單位的各級領導、各部門或下屬單位都能通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)即時查詢運用所需要的電子文檔數(shù)據(jù)原文（件）信息，避免了傳統(tǒng)檔案運用辦法對檔案資料實體的多次輾轉(zhuǎn)所造成的大量時間浪費和重復勞動現(xiàn)象，從而提高工作效率，減少檔案信息運用的成本。

2）最大程度保管和保護庫存檔案實體安全

由于傳統(tǒng)的檔案保存方式始終采用紙張保存和目錄管理，不僅占用了大量的庫存空間，并且運用仍需到庫房，管理成本高，檔案易受損，如紙張發(fā)黃、發(fā)粘、發(fā)脆等。因此目錄級檔案管理并不能從根本上解決檔案原件易損壞等問題。實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理能夠通過權(quán)限控制直接在網(wǎng)上查閱打印，減少了對庫存檔案的調(diào)閱次數(shù)和復印次數(shù)，減少了庫存檔案的老化速度，解決了檔案重復借閱運用和檔案保管的矛盾，從而能夠最大程度地對庫存檔案進行有效的保管和保護，確保檔案實體安全。

3）陽光政務提高形象

庫存檔案實現(xiàn)數(shù)字化、電子化管理，既是各級檔案管理部門貫徹科學發(fā)展觀，實施國家檔案事業(yè)“十一五”規(guī)劃的大事，又是增進檔案管理信息化、當代化的具體舉措；既是實際工作的需要，也是亮點工程。是一項利國利民含有重要意義的事情。數(shù)字化項目完畢后，不僅檔案管理和運用手段實現(xiàn)了當代化，檔案運用效率大大提高，檔案發(fā)揮的作用明顯，還能夠大大提高單位形象，符合政府和企事業(yè)單位各項工作科學化、規(guī)范化、網(wǎng)絡化、信息化的整體發(fā)展規(guī)定。

廣州依貝盛軟件科技有限公司紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工中心，擁有先進的掃描加工設備和專業(yè)的掃描隊伍，面對全國顧客單位提供專業(yè)文檔影像解決方案和快速高效的加工服務。依靠在檔案資源數(shù)字化建設方面的獨特優(yōu)勢，以及在文檔數(shù)字化掃描方面積累的豐富的經(jīng)驗，對于文檔資料的整頓、掃描和提供運用等掃描加工的各個環(huán)節(jié)，均能夠提供應顧客優(yōu)質(zhì)與專業(yè)的方案和服務。

加工中心將遵照國家有關的數(shù)字化加工原則，按照顧客的需求，提供對紙質(zhì)文獻資料的數(shù)據(jù)錄入、掃描、條目掛接、壓縮、光盤刻錄、生成查詢與瀏覽系統(tǒng)等業(yè)務。

5、服務范疇

廣州依貝盛科技檔案數(shù)字化工程事業(yè)部嚴格恪守數(shù)字化行業(yè)原則和保密規(guī)定，開展政府公文檔案、國土檔案、城建房地產(chǎn)檔案、醫(yī)藥衛(wèi)生檔案、銀行金融檔案、企事人事檔案、聲像檔案等整頓、掃描和數(shù)字化加工，涵蓋紙質(zhì)檔案、照片檔案、縮微膠片、多媒體聲像檔案等形式，為各級各類政府機關、檔案館、城建、學校、醫(yī)院、法院、金融、保險、物流等單位提供高品質(zhì)的檔案數(shù)字化服務。

6、檔案數(shù)字化工程示意圖淺論房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的數(shù)字化管理——德陽市房地產(chǎn)管理處淺論房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的數(shù)字化管理德陽市房地產(chǎn)管理處房地產(chǎn)權(quán)屬檔案是都市房地產(chǎn)行政管理部門在房地產(chǎn)權(quán)屬登記、調(diào)查、測繪、權(quán)屬轉(zhuǎn)移、變更等房地產(chǎn)權(quán)屬管理工作中直接形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史統(tǒng)計，是都市房地產(chǎn)權(quán)屬登記管理工作的真實統(tǒng)計和重要根據(jù)，是都市建設檔案的構(gòu)成部分。隨著科學技術的發(fā)展，以計算機技術為核心的當代信息解決技術正在進一步到房地產(chǎn)檔案管理之中，檔案管理以手工管理為主的傳統(tǒng)手段正在發(fā)生變化，逐步向采用當代先進技術手段過渡。通過網(wǎng)絡為支撐的計算機技術，極大地增進了房地產(chǎn)檔案管理模式的重大變化，實現(xiàn)了房地產(chǎn)檔案信息收集、整頓、查詢、運用管理的當代化。檔案數(shù)字化，其手段就是對檔案實現(xiàn)全文存儲，它在檔案信息管理系統(tǒng)中采用目錄進行管理，把全文信息、圖像信息及其例覽功效集成于目錄數(shù)據(jù)中進行管理，以目錄數(shù)據(jù)為檢索人口，從而實現(xiàn)檔案圖文信息的全文檢索，含有查詢速度快、保存期限長、內(nèi)容全方面完整，檔案運用不受時間、地點限制的優(yōu)點數(shù)字化房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的建立是對登記發(fā)證所產(chǎn)生的產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍信息庫的重要完善，登記發(fā)證所產(chǎn)生的信息只是數(shù)字化權(quán)屬檔案庫的檢索條目，即電子目錄，通過該檢索條目，能夠不接觸檔案而查閱多個原始資料，全方面理解房屋的產(chǎn)權(quán)狀況。一、建立數(shù)字化權(quán)屬檔案的條件已成熟現(xiàn)在，國內(nèi)幾乎全部都市的房管部門都已采用計算機系統(tǒng)進行登記發(fā)證，并采用局域網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫技術對登記信息進行管理，但真正全方面實現(xiàn)了權(quán)屬檔案數(shù)字化的地方并不多，其因素除實現(xiàn)權(quán)屬檔案數(shù)字化還沒有一套完整的原則和規(guī)范外，很重要的一點在于受當時技術條件的限制，例如沒有成熟的大容量存儲技術、高速掃描技術、含糊識別技術等。隨著科學技術的日益發(fā)展和計算機應用的普及，實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理當代化的條件已逐步成熟。換成以磁盤、光盤或磁帶為載體的檔案，首先要進行數(shù)字化解決，掃描和數(shù)字攝影是最慣用的技術。高速掃描技術能夠?qū)崿F(xiàn)每分鐘上千頁的雙面掃描，是以前每分鐘只能掃描幾頁的單面掃描技術無法比擬的。數(shù)碼相機雖也能夠?qū)崿F(xiàn)檔案快速成像，但對操作人員的技術規(guī)定較高，且不易實現(xiàn)程序控制。因此，高速掃描儀的出現(xiàn)，為檔案數(shù)字化提供了最現(xiàn)實的手段。圖像解決技術，要確保數(shù)字化檔案圖像清晰、又不能占用過多的存儲空間，以提高在網(wǎng)絡應用中的傳輸效率，必須對掃描圖像進行分析，在不影響效果的前提下自動采用更高效的存儲、壓縮格式，還要實現(xiàn)對圖像的自動識別分類，提高建庫效率；對規(guī)定全文存儲。全文檢索的檔案資料，在掃描建庫時，還需用到中文識別技術。數(shù)字化檔案必須有大容量、高效率的存儲介質(zhì)，以前，由于技術的限制，硬盤存儲容量小、成本高，因而普遍采用容量大、成本低的光盤庫作為介質(zhì)。近年來，硬盤技術飛速發(fā)展，容量、可靠性均大幅提高，而成本卻下降了許多?，F(xiàn)在，專用存儲克服了光盤庫檢索速度慢、機械故障高的缺點。另外，通過十數(shù)年的信息化建設，各地房管部門都培養(yǎng)了一批信息技術方面的專業(yè)人才，工作人員的計算機使用技能也大幅提高，各級領導也對本單位信息化建設前所未有地重視，把它作為提高管理服務水平和效率的重要手段，投入了大量人力、物力進行建設。二、房地產(chǎn)數(shù)字化權(quán)屬檔案的內(nèi)容房地產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化是指將傳統(tǒng)的以紙張、錄音帶、錄像帶為存儲介質(zhì)的多個原始檔案資料，通過掃描（數(shù)碼攝像）、壓縮、轉(zhuǎn)化等手段轉(zhuǎn)換成圖片文獻、聲音文獻和錄