公文寫作步驟與操作

企業(yè)公文講座專題二

公文寫作步驟與操作

四川大學(xué)公共管理學(xué)院楊戎教授主要內(nèi)容一、寫作第一步——交擬二、確立主旨三、選擇材料四、安排結(jié)構(gòu)五、草擬審核公文應(yīng)注意的幾個(gè)規(guī)那么六、發(fā)文的審核與簽發(fā)

寫作準(zhǔn)備撰擬文稿修改定稿交擬安排結(jié)構(gòu)審核確立主旨草擬文稿簽發(fā)〔會(huì)議批準(zhǔn)〕確定文種復(fù)核選擇材料公文語(yǔ)言繕印確定表達(dá)方式蓋印、簽署發(fā)出

公文寫作步驟一、寫作第一步——交擬交擬：即領(lǐng)導(dǎo)人向文件撰稿者交代以下事項(xiàng)：1．為什么寫〔目的、背景〕；2．主要寫什么〔主要觀點(diǎn)、意見(jiàn)、方法；領(lǐng)導(dǎo)思路，對(duì)文稿框架的大體設(shè)想〕；3．該怎樣寫〔寫作要求:包括文種、起草方式、撰稿時(shí)間和程序、提供必要參考資料〕

二、確立主旨〔一〕涵義〔1〕寫作目的、意圖和主張;〔2〕主要內(nèi)容〔短小公文僅此〕;〔二〕作用在文稿構(gòu)思寫作中起著綱領(lǐng)作用?！踩骋?1)正確(2)鮮明(3)集中〔四〕確立主旨一般以論點(diǎn)句的形式出現(xiàn)，準(zhǔn)確、鮮明、深刻、簡(jiǎn)練。

〔五〕公文主旨的顯示方式〔綜合使用〕1.標(biāo)題點(diǎn)旨公文式三要素標(biāo)題：發(fā)文機(jī)關(guān)——事由〔Subject〕——文種第一,顯示主旨〔點(diǎn)明行文目的主要內(nèi)容〕?某公司關(guān)于解決XX經(jīng)費(fèi)問(wèn)題的請(qǐng)示??涼山州人民政府關(guān)于我州連續(xù)遭受大暴雨、泥石流災(zāi)害的情況報(bào)告?；第二,點(diǎn)明文件內(nèi)容涉及范圍2.開門見(jiàn)旨通知、報(bào)告、通告正文常用此法3.篇末點(diǎn)旨:一般正式公文少用，其他公務(wù)文書，如工作研究、市場(chǎng)預(yù)測(cè)報(bào)告、調(diào)查報(bào)告等可用。4.照應(yīng)顯旨：首尾照應(yīng)。5.要處揭旨：在內(nèi)容重大轉(zhuǎn)換處揭示主旨，“立片言以居要，乃一篇之警策〞。6.小標(biāo)題顯旨：主旨分解，用小標(biāo)題〔段旨句、條旨句〕顯示，一線貫穿。三、選擇材料

1.涵義

2.選材要求確鑿切題典型新穎

3.材料處理方法

(1)類化法(案例報(bào)告)

(2)篩選法

(3)濃縮法(壓縮材料去粗取精)

(4)截取法四、安排結(jié)構(gòu)

〔一〕涵義即是公文的謀篇布局.〔二〕法定公文正文結(jié)構(gòu)的總要求是以標(biāo)準(zhǔn)程式結(jié)構(gòu)為根底，輔之以段式結(jié)構(gòu)、層次(邏輯)結(jié)構(gòu)和文面結(jié)構(gòu)等形式的綜合運(yùn)用。總要求：層次清晰、段落清楚、主次恰當(dāng)、詳略適宜、開頭簡(jiǎn)潔、結(jié)尾明確、過(guò)渡自然、照應(yīng)緊密。

〔三〕公文結(jié)構(gòu)的根本內(nèi)容

1.標(biāo)題(通常有四種形式)(1)公文式標(biāo)題發(fā)文機(jī)關(guān)—事由—文種國(guó)家測(cè)繪局關(guān)于北京P公司制作銷售非法導(dǎo)航電子地圖事件的通報(bào)國(guó)家經(jīng)委印發(fā)?關(guān)于貫徹〈中華人民共和國(guó)優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品獎(jiǎng)勵(lì)條例〉的補(bǔ)充規(guī)定?的通知四川××藥業(yè)股份關(guān)于在2021年××省基層醫(yī)衛(wèi)生機(jī)構(gòu)根本藥物集中采購(gòu)中對(duì)××系列產(chǎn)品進(jìn)行分組議價(jià)的請(qǐng)示(2)新聞式標(biāo)題單標(biāo)題?藥品銷售中回扣現(xiàn)象嚴(yán)重?；雙標(biāo)題?艱苦的拼搏豐碩的成果——XX2021年工作總結(jié)?(3)四項(xiàng)式標(biāo)題發(fā)文機(jī)關(guān)—時(shí)限—事由—文種?XX公司2021年某某工作要點(diǎn)??XX市公司2021年內(nèi)訓(xùn)工作總結(jié)?(4)標(biāo)準(zhǔn)性文件標(biāo)題施行范圍—事由-文種?上海XX股份董事會(huì)章程??河北省城鄉(xiāng)規(guī)劃監(jiān)督管理文書格式的規(guī)定??黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例??某公司辦公電腦管理與使用方法?【補(bǔ)充】公文標(biāo)題擬制中常見(jiàn)問(wèn)題

1.

表示事由的用詞涵蓋范圍太寬或太窄補(bǔ)充企業(yè)流動(dòng)資金的通知——補(bǔ)充企業(yè)資金的通知向?yàn)?zāi)區(qū)捐贈(zèng)物質(zhì)的通知——向?yàn)?zāi)區(qū)捐贈(zèng)衣物的通知

2.文種使用存在的問(wèn)題案例缺少文種對(duì)外正式行文使用非法定文種文種重疊\生造\錯(cuò)用\混用文種作為公文標(biāo)題

3.用語(yǔ)不標(biāo)準(zhǔn)〔1〕搭配不當(dāng)?XX關(guān)于堅(jiān)決制止和清理公路兩側(cè)違章建筑物的通知??XX關(guān)于開展會(huì)計(jì)工作標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)考核制度的通知?〔2〕語(yǔ)序不當(dāng)?XX關(guān)于組織青少年支援甘肅采集樹種的通知?〔3〕成分殘缺?XX關(guān)于切實(shí)做好接收安置災(zāi)民的通知?——缺賓語(yǔ)〔4〕成分多余?XX關(guān)于做好平安生產(chǎn)各項(xiàng)準(zhǔn)備工作假設(shè)干問(wèn)題的通知?——完整的述賓詞組；?XX關(guān)于開展評(píng)選XX先進(jìn)的通知?；〔5〕介詞“關(guān)于〞“對(duì)〞重用；

4.文字欠簡(jiǎn)潔一般20——30字?XX關(guān)于給不顧個(gè)人安危與盜竊犯頑強(qiáng)搏斗的XXX同志記功表彰的通報(bào)?改為:?XX關(guān)于給予XXX同志記功獎(jiǎng)勵(lì)的通報(bào)?報(bào)請(qǐng)性詞語(yǔ)“上報(bào)、呈報(bào)、申請(qǐng)、請(qǐng)示、請(qǐng)求“與相關(guān)文種重用5.批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)性公文標(biāo)題的簡(jiǎn)化(1)省略:省去中間環(huán)節(jié)，盡量直轉(zhuǎn)而防止層層轉(zhuǎn)發(fā)(2)壓縮:壓縮介詞“關(guān)于〞和重疊文種

(3)摘要:?XX科技集團(tuán)公司第四研究院轉(zhuǎn)發(fā)XX科技集團(tuán)公司轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)防科工委關(guān)于航天四院XXXX工程的批復(fù)的通知?——?XX科技集團(tuán)公司第四研究院轉(zhuǎn)發(fā)航天四院XXXX工程批復(fù)文件的通知??國(guó)務(wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)人事部財(cái)政部關(guān)于調(diào)整機(jī)關(guān)、事業(yè)單位工作人員工資標(biāo)準(zhǔn)和增加離退休人員離退休費(fèi)三個(gè)實(shí)施方案的通知?6.公文標(biāo)題中的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的正確使用〔1〕公文標(biāo)題一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào),但以下情況應(yīng)該使用:法律、法規(guī)、書刊名稱用書名號(hào)；某些表示特定意義的縮略語(yǔ)、專用詞語(yǔ)用引號(hào)；須加注釋或補(bǔ)充詞語(yǔ)的地方使用括號(hào)。〔2〕可以不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的情況：XX關(guān)于印發(fā)XX院2005年質(zhì)量工作要點(diǎn)的通知關(guān)于下發(fā)XX院2005年質(zhì)量監(jiān)督實(shí)施方案的通知

【補(bǔ)充】

撰寫簡(jiǎn)潔明了的公文的要點(diǎn)

主語(yǔ)與賓語(yǔ)清楚：二者之間的距離越近，文章越簡(jiǎn)潔有力?！矄尉洹吵尸F(xiàn)具有視覺(jué)效果的內(nèi)容〔人工語(yǔ)言：圖表類、照片、插圖〕。以文獻(xiàn)作為說(shuō)服他人的依據(jù)〔引用方式，簡(jiǎn)化注釋方式用夾注；充分利用附件〕。條列式撰寫：不僅是美觀，而是簡(jiǎn)明的公文的最正確表現(xiàn)方式，將重點(diǎn)逐一列出，注意作好歸納工作。注意序號(hào)標(biāo)準(zhǔn)。防止模棱兩可的措辭：如“住在市中心的職員以及特約人員務(wù)必提出報(bào)告〞可有幾種理解。防止錯(cuò)誤的表現(xiàn)方式：“以后懊悔也來(lái)不及了〞；“我的公司是位在城東的公司〞。正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)——有國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。有效使用連接詞：越少越好，是撰文的根本原那么。先從結(jié)論寫起。事實(shí)與個(gè)人意見(jiàn)要?jiǎng)澐智宄?。正確使用表示區(qū)間的用語(yǔ)〔界限閾〕〔未滿、超過(guò)、以外、以上、以下、之前、之后〕準(zhǔn)確使用公文用語(yǔ)，如“遺憾的是，盡管…也無(wú)法到達(dá)本公司的要求〞；“很難得、如蒙……〞。

2.開頭〔1〕寫明本文主旨確立的途徑來(lái)自于機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)：經(jīng)研究決定……來(lái)自于工作實(shí)踐：最近……來(lái)自于黨和國(guó)家以及上級(jí)文件和貫徹落實(shí)有關(guān)會(huì)議精神：文件名稱和文號(hào)、會(huì)議名稱及主題〔2〕公文開頭常見(jiàn)形式——開門見(jiàn)山，簡(jiǎn)潔為佳

1.說(shuō)明根據(jù):根據(jù)\按照\(chéng)遵照：根據(jù)……文件精神，現(xiàn)將XX報(bào)告如下：2.直陳目的:為了\為3.交代原因:鑒于廳機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)變動(dòng),現(xiàn)對(duì)XX領(lǐng)導(dǎo)小組成員進(jìn)行調(diào)整……4.概述情況：簡(jiǎn)明扼要按時(shí)間順序或事件開展介紹5.引述來(lái)文：答復(fù)性公文的開頭需要先引來(lái)文標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)6.說(shuō)明態(tài)度〔說(shuō)明觀點(diǎn)〕：針對(duì)轉(zhuǎn)發(fā)性公務(wù)文書或有關(guān)事項(xiàng)、會(huì)議說(shuō)明態(tài)度，作出評(píng)價(jià)，提出看法和要求。〔3〕公文開頭常見(jiàn)問(wèn)題分析開頭不簡(jiǎn)【案例】XX關(guān)于XX單位工會(huì)委員會(huì)委員分工的請(qǐng)示XX工會(huì)工作委員會(huì)：XXXX年X月X日，XX單位召開了第X屆會(huì)員、職工代表大會(huì)，經(jīng)民主推薦，充分醞釀，采取差額選舉方法，無(wú)記名投票方式，選舉產(chǎn)生了XX單位第X屆工會(huì)委員會(huì)。閉會(huì)后，黨委書記XXX同志主持召開了第X屆工會(huì)委員會(huì)第一次會(huì)議，進(jìn)行了各委員的分工，并采取舉手表決方式，推選XXX同志為第X屆工會(huì)委員會(huì)主席。各位委員分工如下：……評(píng)析：無(wú)需將整個(gè)換屆選舉情況交代【案例】四川省××科學(xué)院關(guān)于

開展2021年度院目標(biāo)績(jī)效考核工作的通知

院屬各單位、機(jī)關(guān)各處室：經(jīng)研究，院2021年度目標(biāo)績(jī)效考核工作，定于2021年12月18—19日，在院機(jī)關(guān)多功能廳集中考核院屬各所〔中心〕、處〔室〕2021年度目標(biāo)績(jī)效任務(wù)執(zhí)行情況，并銜接2021年目標(biāo)績(jī)效任務(wù)。現(xiàn)將有關(guān)事宜通知如下。評(píng)析：以上內(nèi)容與下文重復(fù)，可以簡(jiǎn)化為：經(jīng)研究，我院2021年度目標(biāo)績(jī)效考核工作定于2021年12月18—19日進(jìn)行?，F(xiàn)將有關(guān)事宜通知如下?！景咐縓XXX關(guān)于在全公司開展“關(guān)愛(ài)職工〞活動(dòng)的通知

為認(rèn)真貫徹公司××?xí)h精神，堅(jiān)持以人為本，進(jìn)一步落實(shí)群眾觀點(diǎn)，充分關(guān)愛(ài)職工，不斷調(diào)動(dòng)職工的積極性和創(chuàng)造性，構(gòu)建和諧企業(yè)，促進(jìn)公司各項(xiàng)任務(wù)的全面完成，經(jīng)公司黨委研究決定，在全公司開展“關(guān)愛(ài)職工〞活動(dòng)。分析：大帽子太多?？筛臑闉樨瀼毓尽痢?xí)h精神,經(jīng)公司黨委研究決定，在全公司開展“關(guān)愛(ài)職工〞活動(dòng)。邏輯不嚴(yán)【案例】XX關(guān)于調(diào)整XX工作領(lǐng)導(dǎo)小組成員的通知

根據(jù)院實(shí)體化改革的需要，因院機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)調(diào)整，為加強(qiáng)對(duì)XX工作的領(lǐng)導(dǎo)，現(xiàn)對(duì)XX工作領(lǐng)導(dǎo)小組成員調(diào)整如下……評(píng)析：這里“院實(shí)體化改革〞和“為加強(qiáng)對(duì)XX工作的領(lǐng)導(dǎo)〞不是調(diào)整XX工作領(lǐng)導(dǎo)小組成員的直接原因，沒(méi)有內(nèi)在邏輯關(guān)系，應(yīng)改為：“鑒于院機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)調(diào)整，現(xiàn)對(duì)XX工作領(lǐng)導(dǎo)小組成員調(diào)整如下〞3.段落段落要求：?jiǎn)我?、完整、有序、合理段旨?條旨句)說(shuō)明段落中心思想〔一般是段落的第一句或最后一句話〕。支撐句用來(lái)描述、解釋或強(qiáng)化主題?！景咐恳粋€(gè)社會(huì)審計(jì)報(bào)告是關(guān)于公司表現(xiàn)的報(bào)告〔段旨句〕這樣的報(bào)告可以公司自己寫或由外部組織來(lái)寫。許多公司在他們的年報(bào)上發(fā)布他們的社會(huì)審計(jì)結(jié)果。再有，審計(jì)報(bào)告還描述工作環(huán)境的平安、工作平等和工程合理?！仓尉洹?.層次〔意義段〕

〔1〕縱向結(jié)構(gòu)按時(shí)間或事理、內(nèi)容深化的過(guò)程，常見(jiàn)三種情況：直敘〔連貫〕式：按事情發(fā)生時(shí)間或開展經(jīng)過(guò)表達(dá)事物的過(guò)程性。如內(nèi)容單純、敘事性強(qiáng)、時(shí)間性強(qiáng)的調(diào)查報(bào)告、事故報(bào)告、批評(píng)表彰通報(bào)等。【案例】某公司關(guān)于

“4.12〞汽車相撞事故的報(bào)告事故發(fā)生經(jīng)過(guò)，搶救乘客、財(cái)產(chǎn)及現(xiàn)場(chǎng)處理情況↓造成的損失統(tǒng)計(jì)↓事故原因、責(zé)任↓善后工作及采取的平安措施遞進(jìn)式：按事理內(nèi)在聯(lián)系和邏輯開展順序，或?qū)τ谑挛锏恼J(rèn)識(shí)過(guò)程來(lái)安排層次，每層之間是縱深關(guān)系。請(qǐng)示、報(bào)告、總結(jié)、方案、會(huì)議紀(jì)要常用此形式。敘事——說(shuō)理——結(jié)論提出問(wèn)題——分析問(wèn)題——解決問(wèn)題重點(diǎn)在結(jié)論或解決問(wèn)題局部。因果式:按先果后因——按先因后果——〔2〕橫向結(jié)構(gòu)按照事物空間位置的變換,或材料的性質(zhì)或內(nèi)容特點(diǎn)的不同來(lái)排列的層次。并列〔簡(jiǎn)單例舉〕式將全文內(nèi)容分成假設(shè)干層次，并列分條列項(xiàng)。一般條文式標(biāo)準(zhǔn)性文件、合同、綜合性總結(jié)、報(bào)告、方案等公文常用此結(jié)構(gòu)。

【案例】某單位關(guān)于環(huán)保檢查工作的報(bào)告一、領(lǐng)導(dǎo)重視，各方配合，檢查力量組織落實(shí)二、廣泛宣傳，重視輿論，強(qiáng)化全員環(huán)保意識(shí)三、重點(diǎn)突出，方法得當(dāng)，檢查工作不搞形式四、政策逗硬，獎(jiǎng)懲清楚，樹立樣板促優(yōu)扶劣五、建章立制，綜合治理，推動(dòng)環(huán)境保護(hù)工作總分式先總后分，或先分后總，全文眉目清楚，條文輻射式展開，表達(dá)領(lǐng)屬關(guān)系或整體與局部的關(guān)系。如通知、會(huì)議紀(jì)要、工作總結(jié)、綜合性報(bào)告等常用此結(jié)構(gòu)。

〔3〕縱橫綜合結(jié)構(gòu)

【案例】某市人民政府關(guān)于

嚴(yán)厲打擊加工銷售注水豬肉非法行為的通知提出問(wèn)題：當(dāng)前加工、銷售注水豬肉不法行為十分猖獗

↓

加工、銷售注水豬肉不法行為危害極大↓↓↓分析問(wèn)題：侵害群眾利益

破壞川豬聲譽(yù)

擾亂市場(chǎng)秩序

解決問(wèn)題：采取有力措施堅(jiān)決打擊……的不法行為

↓↓↓↓

加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)

綜合治理

輿論監(jiān)督

嚴(yán)禁加工……

等7項(xiàng)措施↓公務(wù)文書文面層次(文面結(jié)構(gòu)類型)篇段合一式分段〔兩段、三段、多段〕式條文式〔章斷條連〕總分條文式分部式貫穿式〔如禮儀性文書〕5.結(jié)尾

常用表達(dá)文種要求的公文專用語(yǔ)〔1〕自然式：意盡文止。〔2〕號(hào)召式：講話稿〔3〕祈使式：〔4〕強(qiáng)調(diào)式：對(duì)文中闡述的措施、意見(jiàn)提出具體落實(shí)意見(jiàn)?！?〕總結(jié)式：綜上所述……〔6〕補(bǔ)充說(shuō)明式：生效時(shí)間、細(xì)那么制定、有關(guān)文件的關(guān)系等的說(shuō)明等。【補(bǔ)充】國(guó)外總結(jié)的文件寫作結(jié)構(gòu)時(shí)間順序——突出事件開展脈絡(luò)分類結(jié)構(gòu)——關(guān)注事件范圍問(wèn)題〔時(shí)機(jī)〕——行動(dòng)——結(jié)果問(wèn)答形式視覺(jué)設(shè)計(jì)書撐式的“不〞附帶備選方案的“不〞圓滑的“不〞直接的“不〞〔后面4種用來(lái)說(shuō)“不〞或者傳遞壞消息〕規(guī)定：引用公文應(yīng)領(lǐng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。如在一份公文中屢次引用同份公文，先完整引用，再注明簡(jiǎn)稱.【案例】根據(jù)國(guó)務(wù)院的通知精神根據(jù)?國(guó)務(wù)院關(guān)于……通知?精神根據(jù)〔國(guó)發(fā)〔2006〕ｘ號(hào)〕精神根據(jù)?國(guó)務(wù)院關(guān)于……的通知?〔國(guó)發(fā)〔2006〕ｘ號(hào)〕精神根據(jù)?國(guó)務(wù)院關(guān)于……的通知?〔國(guó)發(fā)〔2006〕ｘ號(hào)，以下簡(jiǎn)稱?通知?〕精神

五、草擬審核公文應(yīng)注意的幾個(gè)規(guī)那么

第一個(gè)規(guī)那么：引用公文的規(guī)那么引用:領(lǐng)導(dǎo)指示:確定是否正式傳達(dá)，可以使用附件引出，不能隨便說(shuō)。

【案例】2006年×××市長(zhǎng)因市場(chǎng)平安等原因曾指示市政府有關(guān)部門屢次與我單位協(xié)調(diào)××市場(chǎng)業(yè)態(tài)調(diào)整問(wèn)題，建議我單位將該市場(chǎng)遷至三環(huán)路以外。【案例】我公司已將調(diào)整公司所屬局部區(qū)域控制性規(guī)劃用途的請(qǐng)示報(bào)省、市政府，并得到了省、市政府領(lǐng)導(dǎo)的批示和支持。第二個(gè)規(guī)那么：標(biāo)注附件的規(guī)那么公文附件分為:主體性\補(bǔ)充說(shuō)明性\支撐性附件規(guī)定:附件的序號(hào)和名稱前后標(biāo)識(shí)要一致，使得效力一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，那么在附件左上角第1行頂格處標(biāo)注公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)識(shí)附件〔或帶序號(hào)〕第三個(gè)規(guī)那么：標(biāo)注聯(lián)系方式的規(guī)那么規(guī)定：請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和；通知、函等公文，聯(lián)系方式書寫的位置無(wú)規(guī)定，可靈活。第四個(gè)規(guī)那么：運(yùn)用數(shù)字的規(guī)那么問(wèn)題：1.漢字和阿拉伯?dāng)?shù)字混用；2.不了解數(shù)字運(yùn)用的規(guī)那么。【案例】會(huì)議定于十月六日,上午8:30-12時(shí),下午2:30-5時(shí)召開?！景咐恳?、會(huì)議議題：1、宣傳?決定?精神；2、領(lǐng)會(huì)市委、市政府提出的各項(xiàng)奮斗目標(biāo)和開展藍(lán)圖；數(shù)字的正確運(yùn)用用阿拉伯?dāng)?shù)字〔1〕表示時(shí)間；〔2〕表可以統(tǒng)計(jì)的數(shù)字。用漢字：層次序數(shù)：一、〔一〕1.〔1〕；農(nóng)歷：用漢字；慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具修辭色彩的數(shù)字：用漢字，如：第三、星期一、九三學(xué)社、八五方案、七上八下等臨近兩個(gè)數(shù)字連用表示概數(shù)用漢字，如：五六十人；用帶“幾〞的方法表示概數(shù)用漢字：五十幾個(gè)人；1---9的個(gè)位數(shù)可選擇，但應(yīng)照顧上下文，求得局部體例上的一致.【案例】關(guān)