成都理工大學(xué)聲像載體檔案管理辦法

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第一條凡是在學(xué)校各項(xiàng)工作活動中直接形成的記錄和反映工作、活動過程，具有保存、利用價值的各種聲像載體（照片、底片、幻燈片、投影反轉(zhuǎn)片、錄音帶、錄像帶等）和配套文字材料，均屬聲像檔案材料。屬于特殊載體的檔案材料，是高校聲像檔案工作的基礎(chǔ)。

第二條聲像檔案必須遵循聲像載體的特點(diǎn)和規(guī)律，必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理，形成聲像檔案的各部門，要按歸檔要求，努力做好收集、整理、歸檔工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。對主要聲像載體檔案材料，其數(shù)量大、利用率高的部門，經(jīng)批準(zhǔn)后可設(shè)立聲像檔案分室。分室可保管本部門形成的聲像檔案。分室在業(yè)務(wù)上接受檔案館的指導(dǎo)，每年定期向檔案館呈報(bào)書面情況報(bào)告及辦理移交清單。

第三條聲像檔案材料的形成、積累、歸檔是我校各部門的工作職責(zé)之一。學(xué)校各部門要根據(jù)聲像檔案載體的特點(diǎn)把聲像檔案工作納入自己的管理制度中，實(shí)行“三納入”、“四同步”的原則，大力開發(fā)信息資源，為提高本校的教學(xué)、科研和管理工作水平服務(wù)。

第四條為確保學(xué)校對聲像檔案材料管理工作的落實(shí)、各部門聲像載體材料形成后，必須向檔案館歸檔，由檔案館出具證明后，財(cái)務(wù)部門方受理報(bào)銷事宜。

第五條完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地作好我校聲像檔案形成、管理工作，是檔案人員和全校攝制人員的共同責(zé)任。

第六條聲像檔案工作應(yīng)列入學(xué)校的發(fā)展計(jì)劃，在經(jīng)費(fèi)、庫房設(shè)備和人員配備等工作條件上予以保證

第二章歸檔范圍

歸檔范圍主要內(nèi)容包括綜合管理、制作工作和聲像載體材料三個方面。具體范圍：

第七條黨政活動類：

一、歷屆黨代會、團(tuán)代會、學(xué)代會、教代會、工代會、婦代會、先代會及黨政部門召開的重大會議。包括：開幕、閉幕場面、領(lǐng)導(dǎo)講話、代表發(fā)言、會議情況等各種聲像材料。

二、校慶。歷年教師節(jié)、重大紀(jì)念日、英模報(bào)告會等重要聲像材料。

三、建校以來主要領(lǐng)導(dǎo)任職期間的工作照、參加教學(xué)、科研等項(xiàng)活動的聲像材料。

四、省級以上黨政領(lǐng)導(dǎo)和社會知名人士來校活動場面（包括視察、座談等）的聲像材料。

五、校內(nèi)民主黨派的重大活動。

六、國內(nèi)有影響的教授、專家等在校訪問活動的聲像材料。

七、港澳臺同胞、歸國華僑及校內(nèi)少數(shù)民族的重要活動。

八、本校授予校外人員名譽(yù)職務(wù)、稱號和聲像材料。

九、其它有重要意義活動形成的聲像材料。

第八條教學(xué)類：

一、迎新、開學(xué)及畢業(yè)典禮，領(lǐng)導(dǎo)、來賓講話，師生代表發(fā)言等活動場面的聲像材料。

二、歷屆畢業(yè)生的畢業(yè)合影照片，優(yōu)秀畢業(yè)生照片。

三、知名教授、專家和在學(xué)術(shù)上造詣校深的中老年教師講課，學(xué)生聽課、論文答辨、實(shí)驗(yàn)、電化教學(xué)等的聲像材料。

四、師生實(shí)習(xí)、野外考察、社會實(shí)踐等各項(xiàng)活動的聲像材料。

五、評選優(yōu)秀教學(xué)獎、優(yōu)秀教材、評選及發(fā)獎大會的場面材料。

六、有關(guān)學(xué)生實(shí)習(xí)、軍訓(xùn)、社會調(diào)查、參加各種競賽活動的場面材料。

第九條科研學(xué)術(shù)活動類：

一、重點(diǎn)、大型科研課題評審、鑒定會場面的聲像材料。

二、科研成果評選及領(lǐng)獎儀式的場面聲像材料。

三、由本校發(fā)起并組織的全國性、省級學(xué)術(shù)活動。本校學(xué)術(shù)年會（科技報(bào)告會）包括：大會開幕、閉幕式，大會發(fā)言、著名學(xué)者報(bào)告等聲像材料。

四、著名專家來校作學(xué)術(shù)報(bào)告的聲像材料。

五、參加部級以上科技成果展覽的聲橡材料及重大單位項(xiàng)科技成果代表性聲像材料。

六、在校學(xué)生及國外留學(xué)生在科研和學(xué)術(shù)活動中取得突出成績的聲像材料。

第十條外事活動類：

一、外國領(lǐng)導(dǎo)人、友好人士以及各種代表團(tuán)來校參觀訪問的聲像材料。

二、與國外學(xué)校、團(tuán)體簽訂協(xié)議、備忘錄、合同的全過程的聲像材料。

三、外籍人士贈送的禮品照片及其它聲像記錄材料。

四、外籍學(xué)生、教師、工作人員在校學(xué)習(xí)、生活、工作的聲像材料。

五、在我校召開的國際性學(xué)術(shù)會議場面的聲像材料。

六、本校派出國外進(jìn)行友好訪問、考察、進(jìn)修、留學(xué)所獲得的聲像材料。

第十一條產(chǎn)品、儀器設(shè)備類：

一、本校研制、試制、生產(chǎn)的產(chǎn)品樣照。

二、產(chǎn)品使用情況的場面聲像材料。

三、價值5萬元以上的重大儀器設(shè)備的樣照和安裝調(diào)試運(yùn)行照。

第十二條體育類：

一、歷屆運(yùn)動會開幕、閉幕式、領(lǐng)導(dǎo)講話、運(yùn)動員比賽場面的聲像材料。

二、運(yùn)動隊(duì)訓(xùn)練、比賽、學(xué)生課余體育活動等場面材料。

三、兄弟院校的來訪、表演、比賽等場面材料。

第十三條藝術(shù)類：

一、學(xué)校師生員工創(chuàng)作的藝術(shù)作品照片、在各種報(bào)刊雜志上所發(fā)表的作品材料。

二、舉辦書畫展的場面聲像材料。

三、各種音樂團(tuán)體來校演出，本校文藝團(tuán)體演出劇照、演員合影等。

第十四條校園建設(shè)類：

一、學(xué)校各個時期的校園環(huán)境材料。包括。校門、教學(xué)樓、實(shí)驗(yàn)室、校園等聲像材料。

二、學(xué)校重大項(xiàng)目的開工、奠基、落成典禮和學(xué)校建設(shè)規(guī)劃、模型等聲像材料。

三、校門、校牌、大樓及校園風(fēng)光。

第十五條獲獎類：

一、教學(xué)活動獲得的獎狀及獎品照片。

二、科研項(xiàng)目成果獎狀及獎品照片。

三、學(xué)校產(chǎn)品獲獎的獎狀、照片。

四、各類活動中被評為先進(jìn)集體、文明單位等獎狀及獎品照片。

五、勞動模范、先進(jìn)個人證書、獎?wù)录蔼勂返日掌牧?。第十六條人物類：

一、歷任校長、黨委書記及名人錄的聲像材料。

二、學(xué)部委員、博士生導(dǎo)師等名人包括人物檔案的全部照片、底片、材料。

三、國內(nèi)外知名校友返?；顒印⒕栀泝x式等的聲像材料。

第十七條學(xué)校各有關(guān)部門參加科工貿(mào)活動形成的聲像材料。

以上各類歸檔材料，包括底片、照片、錄音帶、錄像帶等。

第三章部門立卷和歸檔要求

第十八條學(xué)校電教、宣傳、科技、教學(xué)等聲像形成部門負(fù)責(zé)人應(yīng)貫徹執(zhí)行上級有關(guān)聲像檔案的指示，經(jīng)常進(jìn)行檢查、督促、指導(dǎo)部門聲像檔案的形成、積累、立卷、歸檔工作，以維護(hù)聲像檔案的完整和安全。在業(yè)務(wù)上接受校檔案館的指導(dǎo)，于次年六月底以前向檔案館辦理各類聲像檔案的移交手續(xù)。

第十九條部門專（兼）職檔案員應(yīng)在部門負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)下，指導(dǎo)、監(jiān)督、協(xié)助科技人員做好聲像檔案的平時積累工作，接收本部門人員交來的聲像檔案材料，并檢查是否完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，組卷是否符合要求，定期選擇有保存價值的向校檔案館歸檔。

第二十條各級聲像部門的科技人員在每項(xiàng)工作完成后，應(yīng)立即將聲像材料整理好，及時向聲像檔案室、檔案館辦理移交手續(xù)。如與其它類檔案（如教學(xué)、科研）有密切關(guān)系的照片檔案資料要互相照應(yīng)、互記參見號。

第二十一條凡屬個人拍攝或錄制的能反映學(xué)校面貌并具有參考價值的聲像載體材料，向校檔案館歸檔者，一經(jīng)采用，學(xué)校將給予適當(dāng)補(bǔ)償。

第二十二條聲像檔案的歸檔要求：

一、歸檔的聲像材料必須是原版、原件，而且要求圖像清晰、聲音清楚，并加以必要的文字說明。

二、歸檔時，材料形成單位應(yīng)準(zhǔn)確填寫向檔案館交接目錄單，一式二份，由交接雙方簽字后，各備一份。

三、各單位應(yīng)將在各項(xiàng)活動中形成的聲像材料的收集、歸檔工作納入各部門的職責(zé)范圍，明確專人負(fù)責(zé)。攝錄人員在材料完成后應(yīng)及時向檔案館歸檔，任何部門和個人不得據(jù)為已有。

四、學(xué)校一切可形成聲像載體的有關(guān)重大事件等活動，必須通知檔案館，以保證歸檔制度的落實(shí)。

第四章聲像檔案管理

第二十三條按《成都理工學(xué)院檔案實(shí)體分類和檔號編制方案》進(jìn)行分類、編目、編制檔號和排架。

第二十四條聲像檔案庫房應(yīng)保證恒溫、恒濕，避免磁場干擾和保持清潔，要特別注意防火，定期檢查庫房的“八防”，發(fā)現(xiàn)問題及時補(bǔ)救。

第二十五條聲像檔案的保管期限與相應(yīng)文字材料的保管期限應(yīng)一致，需長期、永久保管的聲像材料，在保管一定時間后，應(yīng)轉(zhuǎn)錄復(fù)制，母