如何高效開會（匯編）

如何高效開會關(guān)于會議57.4%30%53.6%53.6%的人表示自己在日常工作中參加的會議過多57.4%的人每星期平均開會2次以上只有不到三成的白領認為自己參加的會議有意義會議的作用會議的時機選擇A發(fā)起人想從參會者那里獲取信息或建議E發(fā)起人想讓參會者參與解決問題或制定決策B領導者需要聽取下屬的工作匯報并監(jiān)督工作進度C發(fā)起人有重要事情需要把參與人集中到一起傳達D領導者需要公開表彰先進以激勵士氣等適于開會的情況不適于開會的情況會議的時機選擇已經(jīng)形成慣例的每周例會，卻沒有什么事情要討論大家之間怨氣太大、敵對情緒太濃，開會之前需要時間平靜會議成本太大，或還有比開會更好的辦法所需解決的問題用電話、備忘錄或個別談話等方式解決起來更好發(fā)起人對要解決的問題已經(jīng)做出決定所談事務密級較高，不宜擴大知情范圍一家公司會不會開會，決定了該公司的競爭優(yōu)勢。一家公司開會的效率與執(zhí)行，決定了該公司全面管理的效率與執(zhí)行。會議是公司管理的必備工具，而會議的成本則常常被忽略。會議的成本分析時間成本＝參加會議的人數(shù)×（與會者的準備時間＋與會者的旅行時間＋正式會議時間＋會議休息及耽擱時間）。而實際上我們用到會議上的時間遠遠大于實際計算的比例。大多數(shù)的會議并沒有按照承諾的時間準時結(jié)束。而且，會議將我們整塊的工作時間搞得支離破碎，從而降低了我們非開會時間的工作效率。金錢成本＝開會的時間成本×與會人員平均每小時的工資＋場地費、設施費、文件復印費、交通費、茶水費、餐飲住宿費等的成本。效益成本＝參會人員若不用參加會議，那么在這段時間可以為公司帶來的效益。機會成本＝開會過程中，因未及時接聽重要客戶的電話而損失一大筆生意＋不能及時處理客戶的投訴而得罪一批客戶＋不能及時解決自己管轄范圍內(nèi)的突發(fā)事件帶來的問題及持續(xù)影響等。會議的成本分析日本太陽工業(yè)公司每次開會時總是把一個醒目的會議成本分配表貼在黑板上。成本的算法是：會議成本＝每小時平均工資的3倍×2×開會人數(shù)×會議時間（小時）。公式中平均工資所以乘3，是因為勞動產(chǎn)值高于平均工資；乘2是因為參加會議要中斷經(jīng)常性工作，損失要以2倍來計算。因此，參加會議的人越多，成本越高。有了成本分析，大家開會態(tài)度就會慎重，會議效果也十分明顯?！豆鹕虡I(yè)評論》有這樣的一句話：“任何會議都是要么富有成效，要么純粹浪費時間，二者必居其一?！睙o效的會議不僅是一種管理成本的浪費，而且也會引起與會者對會議和公司管理現(xiàn)狀的不滿，使大家心生倦怠感，從而降低團隊的凝聚力。（一）從會議要素的角度來分析會議的主要要素有：主題、議程、參會人、主持人、記錄人、時間、地點等。我們從這些角度，對會議低效的原因分析如下：1、無主題或議題繁多沒有核心的主題，或主題不夠明確，或議題繁多。這是導致會議低效的根本原因。2、沒有會議議程沒有明確的會議議程及時間分配規(guī)則，導致會議的進展和時間很難把控。3、參會人過多或缺乏針對性參加人數(shù)眾多，無多大關(guān)系的“陪綁”的現(xiàn)象嚴重；或必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的參與者。會議為什么低效4、未指定主持人或未有效主持沒有明確的會議主持人，或主持人未能嚴格按照會議議程來控制會議，被參會者牽著鼻子跑。5、未做會議記錄或記錄的不及時未做會議記錄，導致會議的討論過程，參會者的發(fā)言、寶貴的思想火花及最終決策未能清晰地保留下來，使得會議開了也是白開?；蛘邥h記錄不及時，使得參與者未能趁熱打鐵學習會議精神。6、時間選擇不恰當會議的時間選擇不恰當，比如安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。7、地點選擇不恰當?shù)攸c選擇不合適，比如設在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進行會議為什么低效（二）從會議過程的角度來分析1、會議前缺乏準備1）沒有提前準備好會議議題、議程、會議材料、參與人、主持人、記錄人等；2）開會前沒有提前通知與會者相關(guān)事宜及會議材料；3）沒有提前準備好會場、開會設施（比如電腦、投影儀、麥克風、白板、白板筆、激光筆）、會議討論材料、會議簽到表等。會議為什么低效2、會議中缺乏控制1）沒有嚴格按照會議的議程進行；2）未能很好地控制時間，如未能及時開始或拖沓、冗長，未能及時結(jié)束。3）會議氣氛緊張、壓抑，未能很好地鼓勵大家積極發(fā)言；或領導者一言堂，沒有發(fā)掘出全體與會人員的智慧。5）與會者相互間爭吵的厲害，未能很好地尊重相互的意見，甚至出現(xiàn)人身攻擊的現(xiàn)象。5）未能很好地圍繞主題進行討論或發(fā)言，出現(xiàn)閑談或跑題現(xiàn)象。6）議而不決，沒有形成有效的決策。3、會議后缺乏跟蹤會議結(jié)束后，未對形成的決策或待完成的工作指定責任人、時限并進行追蹤，這樣的會議也幾乎是無任何意義的！會議為什么低效（一）從會議要素的角度來提升1、議題明確一次會議，最好只有一個主題?？梢约袝r間和精力，集中有關(guān)人員，高效解決問題。綜合性會議，最多也不要超過三個議題為好。議題越多，參加人員越多，陪綁的也越多，效率也就越低下，成本也就越高。2、議程清晰要有明確的議程及時間分配規(guī)則，方好有效控制會議的進程和時間使用，確保會議高效。注意：議程安排上，不要領導先講話，先表態(tài)，避免有的人“話里聽音”拍馬屁，從而失去民主按領導意見辦，或不能集思廣益，積極發(fā)掘更多創(chuàng)意。3、精選參與人會議的召開，并不是人越多越好。人多不僅會增加會議成本，延長會議時間，也會增加扯皮的可能性，不容易形成一致的會議結(jié)論，也不利于會議控制。因此，要本著“相關(guān)性”和“少而精”的原則，精選參加會議的人員，不要讓不相關(guān)的人參加，避免“陪綁”的現(xiàn)象。如何提升會議效能4、指定會議支持人無論是何種形式的會議，必須要明確指定會議主持人。會議主持人要嚴格按照會議的議程、時間安排等做好會議的主持和控制。5、做好會議記錄參加會議的人大部分是只記錄或記住自己所關(guān)心的內(nèi)容，而不相關(guān)的內(nèi)容則不怎么關(guān)心。因此，為了能夠?qū)叩陌l(fā)言、寶貴的思想火花及最終決策、待完成事項能夠清晰地保留下來，必須要做好會議記錄。會議記錄的主要內(nèi)容包括會議的全部要素（議題、議程、時間、地點、參與人、主持人、記錄人）、出勤情況、發(fā)言情況、決策情況、待追蹤事項、會議附件等。同時，為了及時貫徹會議的精神，增強會議時效性，趁熱打鐵追蹤會后的待完成事項，會議記錄要在會議結(jié)束后24小時內(nèi)完成并發(fā)送到與會人員手中。如何提升會議效能6、選擇合適的會議時間上午10-12點和下午1-3點是比較適合開會的時段。上午8-9點之間，正是員工從家到公司，準備開始一天工作的時候。這個時候的員工，心緒尚且混亂，還需一段時間才能進入工作狀態(tài)。因此，試圖在這一時間段舉行會議、試圖讓員工回應會議提議或進行業(yè)務分析，從人的生理和心理角度來看，是不現(xiàn)實的。上午9-10點之間，員工已經(jīng)開始進入工作狀態(tài)。在這個時間段最適合進行一對一的會談，同樣也是進行業(yè)務會談的最佳時機。上午10-12點或下午1-3點之間，最適合調(diào)動員工集思廣益。大家利用頭腦風暴，不斷想出新點子、新方法。下午3-5點之間，最好不要安排會議。這個時段的員工開始進入一天當中的倦怠期，人人希望馬上回家，在這個時段舉行會議往往會事倍功半。7、選擇合適的會議地點1）會議室大小要適當。會議室過大，人相對較少，氣氛容易變僵，會議難以活躍。相反，如果會議室過于狹小，就會令人煩悶、不舒服，無法營造良好的氣氛。2）桌椅擺放要符合會議討論的要求。比如采用U型、圓形的會議桌擺放方式。3）要選擇安靜的會議場所，同時要選擇隔音好的房間，避免影響他人或泄密。如何提升會議效能（一）從會議過程的角度來提升1、會前做好準備會議是否能夠成功，有80%的原因在于是否做好會前的準備。不要開沒有準備的會議，即便是細小的事情也要毫無遺漏地做好準備。1）提前準備好會議議題、議程、會議材料并確定參與人、主持人和記錄人等；2）會議議題、議程、時間、地點確定后，要提前告知參會人員并提前發(fā)放相關(guān)會議資料。注意，會議通知不能僅僅只通過郵件、短信的方式通知，為了表示對會議的重視并確保參會人員及時收到會議通知，必須要輔以電話的方式或當面再次通知，并提醒與會人員應做好哪些準備。3）提前準備好會場、開會設施（比如電腦、投影儀、麥克風、白板、白板筆、激光筆）、會議討論材料、會議簽到表等。如何提升會議效能2、會中做好控制會議主持人應對會議過程進行良好的引導和控制，如主持人工作未到位，那么會議中的領導者應及時提醒，以防會議脫離控制。1）確保會議按時開始，并嚴格按照會議議程進行；2）嚴格把控會議時間和進度，避免會議的拖沓和冗長，并要按時結(jié)束；3）營造活躍的討論氣氛，維持開放平等的會議環(huán)境，給予參與者均等的發(fā)言機會并引導大家積極發(fā)言或獻計獻策。4）保障與會者相互尊重彼此所發(fā)表的意見，并保護與會人員不受人身攻擊。5）控制會議秩序，避免過度爭吵或題外話，如發(fā)現(xiàn)跑題，應立即予以制止。6）對討論的結(jié)果及時進行匯總，并形成會議結(jié)論。如何提升會議效能3、會后做好跟蹤衡量一個會議是否有成效，一是要看會議是否能夠形成有效的決策，二是要會后的決策是否能在規(guī)定的時間內(nèi)實現(xiàn)。因此，會后的追蹤非常重要，會后有追蹤，才能把會議的決議形成生產(chǎn)力。1）會議記錄要明確記錄待追蹤事項。如：如何提升會議效能2）會議發(fā)起人要指定專人（會議主持人、記錄人或其他人員）來追蹤待完成工作的進度，并明確指出追蹤的頻率（多久追蹤一次）和匯報的頻率（多久匯報一次），直至所有事項徹底完成。3）如是例行會議，可以在下一次會議前，整理出待完成事項表的追蹤情況（可在上述表格中，再增加一列“至×月×日實際完成情況”），在例會上公開曬進度，以督促相關(guān)人員保質(zhì)保量地完成任務。同時，此份表格中的已完成事項可刪除，未完成事項集中整理后，可作為此次會議的附件再發(fā)送給全體如何提升會議效能總結(jié)確認必要議題明確精簡人員流程清晰分工明確結(jié)果跟進ThankyouTHANKSFORWATCHING有效會議技巧**先生簡介**先生曾經(jīng)在幾個著名跨國企業(yè)擔任中高級管理者，從1999年起，一直從事醫(yī)藥企業(yè)管理顧問工作，為幾十家醫(yī)藥企業(yè)做管理顧問，均獲得了不同程度的成功。**先生特別擅長營銷戰(zhàn)略的制定與實施，在銷售隊伍組織管理和實戰(zhàn)培訓方面也有獨到的專長。歡迎與作者探討各種觀點和想法。寫下你認為我公司會議所普遍存在的三個問題1.2.3.什么是“會議”？會議是一項高成本的工作活動會議/小時成本=與會成員的薪資/小時機會成本？？？會議后勤費用/小時什么是“會議”？會議是為達成特定目標所使用的一種工具/方法溝通信息解決問題作出決議激發(fā)創(chuàng)意推銷觀念凝聚人心如果不開會議也能達成目標，則應取消會議什么是“會議”？會議是為達成特定目標所使用的一種工具/方法溝通信息解決問題作出決議激發(fā)創(chuàng)意推銷觀念凝聚人心如果不開會議也能達成目標，則應取消會議備忘錄個別交談傳真會議合并什么是“會議”？會議是一個過程。一次成功會議應是一個建設性的獲得預期成果的過程。會議前會議中會議后會議前會議中會議后明確會議目標確定與會人員制定會議議程選擇會議方式會議/議程通知安排地方/設備熱身/開始審議議程會議守則確定人員角色開始議程結(jié)束會議分發(fā)會議紀要會議文件存檔跟進會議行動準備下次會議會議前會議中會議后明確會議目標確定與會人員制定會議議程選擇會議方式會議/議程通知安排地方/設備溝通信息解決問題作出決議激發(fā)創(chuàng)意推銷觀念凝聚人心會議目標越具體，會議效果越好！會議前會議中會議后明確會議目標（）討論生產(chǎn)高峰期的人員問題（）尋找某種方法來解決生產(chǎn)高峰期的人員調(diào)整（）考慮增加產(chǎn)量的方法（）考慮增加產(chǎn)量10%的方法（）檢測A工廠的安全狀況（）找出A工廠事故增加的原因會議前會議中會議后明確會議目標確定與會人員制定會議議程選擇會議方式會議/議程通知安排地方/設備會議人數(shù)多少影響到會議的成效會議前會議中會議后明確會議目標確定與會人員制定會議議程選擇會議方式會議/議程通知安排地方/設備會議議程的“5W”沒有議程的會議將因缺乏中心而成為“無軌車”會議前會議中會議后明確會議目標確定與會人員制定會議議程選擇會議方式會議/議程通知安排地方/設備報告發(fā)言討論發(fā)言分組討論協(xié)商/表決頭腦風暴頭腦風暴定義：頭腦風暴是使大量主意快速產(chǎn)生的一種方法。目的：激發(fā)創(chuàng)造力人人參與引發(fā)激情與活力避免思維定勢頭腦風暴使用指導：以安靜的“思考”時間作為開始暢所欲言—不要有保留或隱瞞不要有任何評論搭便車—產(chǎn)生更多想法和建議交流的想法越多越好公布各種想法和建議頭腦風暴可選擇的進行方式：

--輪流：

1.按順序輪流進行

2.每輪講一項

3.直到每個人都輪到

--隨意：

1.隨意發(fā)表意見

2.無順序

3.直到提出所有意見會議前會議中會議后明確會議目標確定與會人員制定會議議程選擇會議方式會議/議程通知安排地方/設備在可能的情況下提前一/二周發(fā)會議通知會議前會議中會議后明確會議目標確定與會人員制定會議議程選擇會議方式會議/議程通知安排地方/設備會議座位、場地等安排影響到會議的成效會場布置要與會議類型一致告知討論解決問題會議前會議中會議后熱身/開始審議議程會議守則確定人員角色開始議程結(jié)束會議不宜做的事情停下，介紹遲到者一開始深入到細節(jié)由主持人提出預想結(jié)果暗示只有某些人可以有貢獻會議前會議中會議后熱身/開始審議議程會議守則確定人員角色開始議程結(jié)束會議確認議程有沒有修改會議前會議中會議后熱身/開始審議議程會議守則確定人員角色開始議程結(jié)束會議會議守則定義：基本規(guī)則是關(guān)于群體行為達成的共識，而并非妨礙創(chuàng)造性和主動性的規(guī)則；目的：改進整體的效力和效率避免普遍的問題使用指導：在最先的幾次會議中通過基本規(guī)則經(jīng)常審議必要時作出修改出席服裝準時平等參與機會如何打斷不在臺下來小會決策方式保密長期違反基本原則會議守則一些典型守則：會議前會議中會議后熱身/開始審議議程會議守則確定人員角色開始議程結(jié)束會議會議人員角色：主持人定義：主持的目的是讓會議進行得更順利主要職責：按時完成多項議程控制合理的節(jié)奏開展討論維持討論中心話題使人人參與核對決定結(jié)束討論會議人員角色：書寫員定義：書寫員將重要觀點寫在書寫板上，在開展討論時，使人人都能看到主要職責：字要寫得大，以便人人都能看清盡可能縮寫討論的觀點核對縮寫觀點是否把握正確以整句形式概括決定措辭上盡量采用原句會議人員角色：計時員定義：計時員在會議中幫助大家控制時間主要職責：會議進行中精確報時當一項議程時間將到時給予信號，以便大家決定是否結(jié)束