高校提高檔案資源開放利用的研究

高校提高檔案資源開放利用的研究高校檔案作為一個將黨政管理、教學(xué)、科研、基礎(chǔ)建設(shè)、出版、儀器設(shè)備、外事等內(nèi)容為整理與歸納到一起的信息儲存形式，對于高校的發(fā)展有著重要作用。為了使高?？梢耘c時代接軌，首先應(yīng)當創(chuàng)新檔案工作形式，并且不斷開發(fā)檔案資源的價值，實現(xiàn)資源建設(shè)，保證其真正發(fā)揮利用價值。為了實現(xiàn)這樣的發(fā)展目標，作為高校，應(yīng)該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作理念，充分認識高校檔案資源建設(shè)的重要性，把檔案的高效利用作為檔案工作的出發(fā)點和落腳點，更好地為學(xué)校提供服務(wù)。

檔案的建設(shè)工作并不是簡單完成資料的收集整理，高校檔案管理工作中應(yīng)當從高校領(lǐng)導(dǎo)出發(fā)，提升檔案工作地位，實現(xiàn)與高?？蒲泄ぷ鞯墓餐l(fā)展，進而保證檔案工作取得良好的成果，為高校持續(xù)、健康發(fā)展保駕護航。

一、高校檔案資源建設(shè)與開發(fā)利用的價值與意義

高校檔案最重要的價值就是可以為高校領(lǐng)導(dǎo)在決策過程中提供真實、可靠的參考依據(jù)。高校檔案工作不單是一門管理工作，同時也是服務(wù)性的專業(yè)技術(shù)工作。其不但能夠服務(wù)與學(xué)校的教育教學(xué)工作，還可以為學(xué)校各個管理部門開展工作以及舉辦活動時提供一定的服務(wù)。高校檔案可以充分彰顯學(xué)校文化、辦學(xué)成果以及對應(yīng)的教學(xué)技能等方面的內(nèi)容，這些資料都是具有憑證性、權(quán)威性、借鑒性的特點。各部門的教學(xué)與科研、管理以及社會活動，都離不開高校檔案信息的傳播與利用[1]。

從檔案的使用情況看，當前高校檔案的利用局限于少數(shù)管理層面領(lǐng)導(dǎo)以及檔案相關(guān)的工作人員，而產(chǎn)生這樣現(xiàn)象的原因在于許多人對于檔案認識程度較低，沒有意識到使用檔案深層次開發(fā)后的重要性。從這一現(xiàn)象出發(fā)，作為高校檔案工作的主題，高校檔案部門應(yīng)進一步創(chuàng)新自身的管理手段與水平，不斷挖掘高校中存在的資源，不再局限于教學(xué)檔案、學(xué)生檔案以及會計檔案，而是應(yīng)該通過有效的整合與管理，實現(xiàn)資源開發(fā)，進而形成有價值的參考檔案，增強檔案的專業(yè)性，促進高校建設(shè)資源的整合與優(yōu)化，進而保證高校檔案管理質(zhì)量的提升，以及檔案價值的最大化利用，以其作為推進高校在未來不斷發(fā)展的重要數(shù)據(jù)依據(jù)，有效指導(dǎo)學(xué)校發(fā)展方向和趨勢，為高校建設(shè)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟效益[2]。

其實在高校對檔案管理的重視程度是在不斷加強，但在實際管理過程中，高校的重點始終放在檔案管理部門，并沒有將檔案管理工作真正融入高校的管理活動中，這也造成了高校的檔案工作無法往更高層次發(fā)展，本文將從高校領(lǐng)導(dǎo)、高校二級單位和檔案工作人員等角度分析高校的檔案開放利用，希望能夠為高校的檔案工作提供淺薄的意見。

二、高校檔案資源建設(shè)與開發(fā)利用的現(xiàn)狀分析

（一）高校檔案管理意識較低、手段落后

眾所周知，檔案意識不足是阻礙檔案管理工作的重要原因之一。在高校檔案資源開放利用的工作狀態(tài)并不理想，其主要原因也在于學(xué)校并沒有深刻認識檔案相關(guān)工作對于高校未來發(fā)展的重要作用，沒有提高對該項工作的重視程度，進而導(dǎo)致相關(guān)的管理人員沒有承擔起自身存在的責任。在高校管理的思想中，往往更加注重教學(xué)上的研究，認為檔案資源開放利用不需要投入過多的精力，按部就班地進行下去即可。只要檔案負責人員根據(jù)文書資料進行歸納與整理。但是，在社會不斷發(fā)展的背景下，高校各檔案的應(yīng)用已經(jīng)變得普及化，關(guān)系著高校未來的發(fā)展。所以高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當加強對檔案工作的重視，引導(dǎo)高校人員順應(yīng)時代的發(fā)展，對檔案管理工作產(chǎn)生全新的認識，要明白，檔案工作并不僅僅是檔案工作人員的事情，也是教師、學(xué)生以及各部門人員的事。不能單單認為檔案管理工作只是一個輔助的工具，這樣檔案將無法彰顯自身所具有的利用價值[3]。

在當前高校進行改革發(fā)展的背景下，因為對各類的檔案需求越來越多，直接提升了高校檔案管理的難度。高校檔案的工作任務(wù)沒有得到合理分配，進而無法實現(xiàn)對檔案資源的有效歸納，經(jīng)常會出現(xiàn)查找資料不知道找哪個部門，是責任部門還是檔案部門，這樣也會使得教學(xué)科研或者學(xué)生管理無法順利開展，從某種意義上來講，這對學(xué)校的整體發(fā)展帶來了一定的消極影響。另外，高校在檔案管理工作缺少對現(xiàn)代化設(shè)備的使用，導(dǎo)致管理手段落后，與國家政策相違背，沒有及時的采用先進管理模式，限制了高校檔案管理工作效率的提升，導(dǎo)致高校日常檔案工作管理效率與質(zhì)量達不到理想狀態(tài)[4]。

（二）高校資源開放利用的管理制度有待完善

根據(jù)當前高校檔案資源開放利用的工作現(xiàn)狀分析，其中有許多有待優(yōu)化的問題，主要是因為高校內(nèi)部檔案資源類型和數(shù)量較大，增加了整體的工作難度，需要浪費大量的時間才能保證資源的有效整合與開發(fā)。在實際的工作開中，并沒有可以依照的具體工作制度，缺少秩序性，所以導(dǎo)致教職工之間無法進行密切的配合與協(xié)作，降低了整體的工作質(zhì)量與效率。如果檔案工作一直處在這樣的狀態(tài)下，將直接限制了高校檔案管理工作的發(fā)展。在目前這樣的管理方式下存在許多的不足，會給高校帶來各方面的損失。例如在二級學(xué)院經(jīng)常有人查找對應(yīng)檔案，但是二級學(xué)院并未配備檔案負責人，因為工作繁瑣，相關(guān)教務(wù)人員也未進行檔案記錄，所以在后續(xù)索要過程中因為沒有留下使用者信息，對未歸還資料使用者無從下手，無法調(diào)查，這種情況在二級單位比較常見，長此以往必然導(dǎo)致高校檔案資源受到一定的損耗，從而限制了高校的整體發(fā)展[5]。根據(jù)這一現(xiàn)狀進行深入的分析，可以將其歸為高校在科學(xué)檔案管理制度的缺乏。

（三）高校檔案管理人員素質(zhì)層次不齊

從當前高校人員配備來看，很多高校中負責檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)參差不齊，特別是在二級學(xué)院更加明顯，很多教務(wù)管理人員沒有對應(yīng)的檔案工作經(jīng)驗，導(dǎo)致檔案資源建設(shè)工作效率過低，缺乏對現(xiàn)有檔案科學(xué)的整理與分類，使高校的檔案不能發(fā)揮出自身所具有的利用價值，無法為高校的教職工提供良好服務(wù)。工作人員在實際檔案工作中沒有嚴格規(guī)范自身的行為，發(fā)揮自身的責任與工作意識，將無法保證檔案開發(fā)與利用工作的順利開展[6]?？v使有科學(xué)的管理制度，但若無專業(yè)檔案人員的落實，仍會無法推動檔案工作。

（四）高校檔案開放利用率過低

在當前高校檔案工作中，有待改善的關(guān)鍵性問題就是檔案利用率過低。最常見的就是大量的檔案還處于睡眠狀態(tài)，并沒有得到人們的廣泛利用，進而導(dǎo)致檔案失去了重要價值。這與高校檔案管理人員的工作形式有著直接的關(guān)系，因為檔案的利用基本都是通過被動“坐等”服務(wù)形式，查詢與檢查的手段比較單一，無法實現(xiàn)檔案利用信息的及時反饋，造成了目前高校檔案資源的利用率過低的現(xiàn)象。作為檔案工作人員，應(yīng)當意識到檔案工作的核心，是不斷挖掘高校檔案工作的規(guī)律，形成科學(xué)合理的檔案資源體系，充分提升檔案的利用率，使其能夠為高校工作的開展貢獻一份力量。在當前互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展社會大環(huán)境下，高校檔案工作應(yīng)當摒棄傳統(tǒng)的工作手段以及工作理念，秉承著以服務(wù)為主的工作原則，緊緊利用技術(shù)抓住檔案利用的特點以及規(guī)律性，不斷的深入探索與研究，進而可以開創(chuàng)出高校檔案信息服務(wù)的全新格局，為高校教學(xué)科研以及師生提供更好、更全面的服務(wù)[7]。而檔案信息化工作并不是一蹴而就，這條路任重道遠。

三、保證高校檔案資源建設(shè)與開發(fā)利用的有效策略

（一）從多方面提升高校全員檔案意識

為了能夠使高校檔案工作取得良好的成果，高校應(yīng)當樹立全局意識，強化高校全體員工檔案管理意識。首先，高校分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當做好檔案宣傳工作，檔案專業(yè)人員定期開展宣講活動并積極指導(dǎo)二級單位的檔案工作。除此之外還可以與其他院校進行合作交流，不斷學(xué)習(xí)與借鑒其他高校優(yōu)秀的管理模式，進而實現(xiàn)合作共贏的良好局面。比如，開展校校合作，加強高校間檔案資源的有效利用，形成高校檔案的互通互流，共同推進高等教育的發(fā)展。同時檔案人員也應(yīng)當具有自己的想法與工作見解，提供全新的檔案工作思路，結(jié)合自己的工作體會，分析高校未來在檔案工作中需要加強的地方，保證問題得到有效優(yōu)化，取得良好的工作成果。更為重要的是高校的領(lǐng)導(dǎo)階層可以根據(jù)發(fā)展的實際情況來分析，積極轉(zhuǎn)變自身的管理觀念，從長遠發(fā)展的角度去分析目前檔案管理的重點，不斷提升對于檔案管理人員的要求，對于高校現(xiàn)有的檔案資源進行明確的分類與編排，明確整合的工作任務(wù)，通過利用相關(guān)的執(zhí)行準則，保證高校檔案資源處理的合理化[8]。高校現(xiàn)階段要著力做好學(xué)生以及教職工的檔案觀念，推動檔案意識深入人心，要明白我們不僅僅是檔案的利用者，也是檔案的產(chǎn)生者和收集者。

（二）自上而下地完善檔案管理制度

除了一般模式的檔案章程下，檔案的建設(shè)還可以納入單位的績效考核，推進檔案工作責任制，除此之外還可以考慮建立工作獎懲機制和人員晉升機制。例如在獎罰機制的促使下，可以保證高校檔案管理人員工作意識以及競爭意識有所提升，不斷去挖掘與開發(fā)高校檔案資源，實現(xiàn)資源建設(shè)。在晉升機制中，秉承“能者上，不能者下”的基本原則，進而保證高校內(nèi)部人力資源的有效配置。另外還可以建立嚴格的培訓(xùn)機制，組織檔案有關(guān)工作人員不斷學(xué)習(xí)與掌握技能來提升自身的工作水平。只有將技能與素質(zhì)完美的融合，才能保證檔案管理人員可以成為為高校發(fā)展提供幫助的綜合性高素質(zhì)人才。同時還需要不斷開闊眼界，引入先進的技術(shù)設(shè)備，將檔案與辦公自動化同步建設(shè)，實現(xiàn)制度與效用的同步。

制度的作用在于落實，因此各二級學(xué)院和其他相關(guān)單位在大框架下還需要建立適合自身發(fā)展的檔案管理制度，實現(xiàn)自上而下的科學(xué)管理。最后高校本身需要秉承著可持續(xù)發(fā)展的目標，不斷創(chuàng)新與開拓制度的內(nèi)容。在時代的不斷變化下，進行及時的調(diào)整保障制度可以具有一定的合理性與科學(xué)性[9]。在科學(xué)的管理制度下可以激發(fā)高校發(fā)展的內(nèi)生動力，可以凝練典型經(jīng)驗，打造管理“品牌”。

（三）通過有效手段提升高校檔案利用率

目前，許多高校都建立了電子檔案館，期望通過計算機搜索的形式來提升檔案的利用率，但很多時候檔案網(wǎng)站形同虛設(shè)，內(nèi)容單一，訪問量極低。因此要加強數(shù)字檔案建設(shè)，把建設(shè)數(shù)字檔案作為未來的工作目標，開通檔案快速發(fā)展的通道，提到檔案利用的同時推動檔案管理現(xiàn)代化。技術(shù)之外，高校的檔案管理工作人員也需要通過自身的努力，為高校教職工提供全面良好的服務(wù)，來提升檔案利用率，進而保證高?？梢越ㄔO(shè)檔案資源系統(tǒng)，保證檔案的高效利用。在信息資源的角度上來講，檔案是其他信息載體無法與之相比的。

有人誤解評判檔案利用工作的標準是有多少數(shù)量的檔案需求者，其實檔案的利用價值并不在于大量的利用者涌入檔案機構(gòu)查詢檔案，而是應(yīng)該考核檔案工作為檔案利用者所提供能夠有效解決問題的檔案資料是否準確及時，避免出現(xiàn)利用者“期待而來，敗興而歸”的現(xiàn)象[10]。

四、結(jié)束語

根據(jù)上述文章敘述，為了使高校提升檔案的開發(fā)與利用，最關(guān)鍵的一點就是建立科學(xué)合理的檔案管理制度，這不僅僅是對高校提出的要求，也是對高校二級單位以及各部門的分內(nèi)之事。根據(jù)以往工作現(xiàn)狀分析，高校中的檔案管理人員還沒有完全肩負起自身在工作中應(yīng)盡的職責，限制了高校檔案開放利用工作的提升，并且從某