集團(tuán)公司文件管理制度

集團(tuán)公司文件管理制度第一條各類文件由辦公室歸口管理，辦公室負(fù)責(zé)文件的文號(hào)、收發(fā)、分送、催辦、整理歸檔、銷毀全部過(guò)程的辦理與控制；第二條文件管理內(nèi)容（一） 上級(jí)函、電、文；（二） 相關(guān)單位函、電、文；（三） 集團(tuán)上報(bào)下發(fā)的各種文件；（四） 子公司報(bào)集團(tuán)的各類文件；第三條收文管理（一） 凡外來(lái)公啟文件均由前臺(tái)和辦公室負(fù)責(zé)登記簽收,前臺(tái)和辦公室文件管理人員均要檢查封口和郵戳，對(duì)開(kāi)口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對(duì)密件開(kāi)口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。（二） 對(duì)于外來(lái)公啟文件拆封后應(yīng)及時(shí)在文件的左下部粘貼《文件處理單》，并分類登記編號(hào)，報(bào)總裁批閱。總裁親啟的需要辦理的文件，也要在總裁拆封后，由秘書處粘貼《文件處理單》，報(bào)總裁批閱。外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交辦公室文件管理人員進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保存。（三） 需要辦理的文件，在總裁批閱后，由秘書處送承辦部門閱辦。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。（四） 文件傳閱和催辦1、 文件傳閱應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將密級(jí)的文件帶回家、或帶到無(wú)關(guān)的公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看或向他人透露相關(guān)的內(nèi)容；2、 傳閱的文件應(yīng)抓緊時(shí)間閱讀，在規(guī)定的期限閱完后簽字并交辦公室文件管理人員；如有領(lǐng)導(dǎo)“批示"、“擬辦意見(jiàn)”,辦公室文件管理人員應(yīng)按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜；3、 閱辦文件時(shí)不得抄錄復(fù)印全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密；4、 文件管理人員對(duì)文件負(fù)有催辦的責(zé)任，承辦部門和人員接到文件、函電應(yīng)立即專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，在征得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后,方可復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)；5、 文件閱完后，應(yīng)送交文件管理人員，不得向他人透露。（五） 非總裁親啟需要辦理的文件，由辦公室直接交相關(guān)部門辦理。第四條發(fā)文管理（一）集團(tuán)上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力集中于集團(tuán)辦公室,各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件；（-）各部門需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)向辦公室提出發(fā)文申請(qǐng)，并將文件底稿交辦公室審核后報(bào)總裁審批，總裁同意審批后，由辦公室編號(hào)。（三）發(fā)文的范圍1、 凡是以集團(tuán)名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請(qǐng)示報(bào)告、編寫的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，均屬發(fā)文范圍。2、 集團(tuán)下發(fā)文件主要用于：（1） 公布的集團(tuán)規(guī)章制度；（2） 轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)主管部門文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的文件；（3） 公布集團(tuán)體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng)；（4） 公布集團(tuán)的重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、政治工作、生活福利等工作的決定；（5） 發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)；（6） 其他有關(guān)集團(tuán)的重大事項(xiàng)。3、 集團(tuán)上行文主要用于對(duì)上級(jí)主管機(jī)關(guān)呈報(bào)請(qǐng)示報(bào)告等；4、 在日常經(jīng)營(yíng)管理中，有關(guān)審批工作、安排部署傳達(dá)上級(jí)主管部門指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)總裁批準(zhǔn)后，由相關(guān)部門書面或口頭通知執(zhí)行。5、各業(yè)務(wù)部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各部門的名義對(duì)外發(fā)函（應(yīng)各自編號(hào)備查），不以集團(tuán)名義發(fā)文。（四）發(fā)文的程序和要求1、 各部門需要發(fā)文，應(yīng)事先向辦公室提出申請(qǐng)；2、 辦公室報(bào)總裁審批，同意發(fā)文后，主辦部門應(yīng)以工作實(shí)際需要草擬文件初稿；3、 草擬文稿必須從集團(tuán)角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)練、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書寫工整；4、 文稿擬就后，擬稿人應(yīng)填附發(fā)文會(huì)簽單，詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位、擬稿人、會(huì)簽人簽名、標(biāo)定日期和密級(jí)；5、 辦公室對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。對(duì)文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿部門重新擬稿；6、 辦公室審查修改后的文稿，送相關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行會(huì)簽,然后送總裁審批；7、 經(jīng)總裁批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿由辦公室統(tǒng)編號(hào)，然后印發(fā);第五條文件的借閱和清退（一）各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱」般文件，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽寫便條，對(duì)有密級(jí)的文件須辦公室主任同意后方可借閱；借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走、全文抄錄或復(fù)印，不允許拆卷和在文件上勾畫等；文件管理人員對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對(duì)事情已經(jīng)辦妥的文件和上級(jí)要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者,并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告；第六條文件的立卷與歸檔(一)文件的歸檔范圍1、凡下列文件統(tǒng)由辦公室負(fù)責(zé)歸檔：上級(jí)主管機(jī)關(guān)來(lái)文，包括上級(jí)對(duì)報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù)；集團(tuán)發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的各類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等；集團(tuán)組織召開(kāi)的大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等；參加上級(jí)召開(kāi)的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本廠在會(huì)上匯報(bào)發(fā)言材料等；領(lǐng)導(dǎo)來(lái)集團(tuán)視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及集團(tuán)向上級(jí)主管機(jī)關(guān)部門進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料；反映本廠經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)工作等的音像攝制品；集團(tuán)大事記；2、業(yè)務(wù)部門日常工作中形成的資料，由各部門負(fù)責(zé)立卷歸檔。(二)立卷要求1、 文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔；2、 立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、