高效會(huì)議管理技巧講義

高效會(huì)議管理技巧主講：王立東課程目錄1.會(huì)議的目的、種類(lèi)2.會(huì)議效率不高的原因及對(duì)策3.有效會(huì)議的準(zhǔn)備要領(lǐng)4.會(huì)議中的溝通和反響技巧5.會(huì)議主持人的會(huì)議管理技巧6.提高會(huì)議效率和質(zhì)量的技巧

會(huì)議需要管理嗎？會(huì)議管理還需要技巧嗎？？？？整個(gè)世界在某種程度上說(shuō)是一個(gè)時(shí)時(shí)處處充滿(mǎn)會(huì)議的世界。會(huì)議的正面作用是解決問(wèn)題，反面作用那么是帶來(lái)難題，因此，會(huì)議既需要管理，更不能缺少技巧！第一講當(dāng)今會(huì)議面面觀會(huì)議的意義會(huì)議的目的會(huì)議的種類(lèi)會(huì)議的頻率會(huì)議本錢(qián)的計(jì)算集思廣益圖會(huì)議想法想法想法好創(chuàng)意好點(diǎn)子甲乙丙會(huì)議的意義會(huì)議是一個(gè)集思廣益的渠道會(huì)議顯示一個(gè)組織或一個(gè)部門(mén)的存在會(huì)議是一種群體溝通的方式會(huì)議的目的開(kāi)展有效的溝通傳達(dá)資訊監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾達(dá)成協(xié)議與解決問(wèn)題資源共享開(kāi)發(fā)創(chuàng)意鼓勵(lì)士氣穩(wěn)固主管地位達(dá)成協(xié)議與解決問(wèn)題點(diǎn)明困難所在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并尋找解決方法衡量問(wèn)題的輕重緩急想出新點(diǎn)子評(píng)議新點(diǎn)子確定行動(dòng)綱領(lǐng)會(huì)議的種類(lèi)會(huì)議的頻率固定的部門(mén)會(huì)議：建議頻率：至少每月一次本卷須知：不能多與每周一次，否那么容易形成拖沓的不良習(xí)慣；將會(huì)議時(shí)間記錄在筆記本上，以防因一時(shí)疏忽造成工作上的被動(dòng)。建議頻率：至少每?jī)稍乱淮伪揪眄氈豪萌w大會(huì)通報(bào)政策，但不能頻繁，否那么回給公司造成沉重的負(fù)擔(dān)。全體會(huì)議建議頻率：隨時(shí)本卷須知：切忌太頻繁，否那么會(huì)使員工感覺(jué)日日有危機(jī)，會(huì)讓公司陷入工作無(wú)序的可怕境地。處理突發(fā)事件的會(huì)議建議頻率：按需要本卷須知：可以按需要天天發(fā)生，但是會(huì)議長(zhǎng)度最好不要超過(guò)1小時(shí)。一對(duì)一會(huì)議會(huì)議本錢(qián)的計(jì)算會(huì)議的時(shí)間本錢(qián)直接的會(huì)議本錢(qián)效率損失本錢(qián)第二講會(huì)議效率不高的原因及解決方案高效會(huì)議的八大特征會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)高效會(huì)議的八大特征只有必要時(shí)才召集好好籌劃過(guò)擬訂和分發(fā)了議程表遵守時(shí)間一切按部就班請(qǐng)了最有經(jīng)驗(yàn)的和有才能的人出席作出了評(píng)論和歸納記錄所有決定、建議和負(fù)責(zé)人會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)種類(lèi)時(shí)間安排方面的標(biāo)準(zhǔn)固定的會(huì)議流程標(biāo)準(zhǔn)會(huì)議本身要遵守的規(guī)那么固定的會(huì)議流程標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)始?xì)g送會(huì)議目的議程具體時(shí)間安排規(guī)章制度3議程1分享話題和目標(biāo)交換信息產(chǎn)生生意/做決定/確認(rèn)行動(dòng)總結(jié)2結(jié)束會(huì)議總結(jié)安排下次會(huì)議跟蹤備忘錄跟蹤方案會(huì)議本身要遵守的規(guī)那么〔一〕1.參會(huì)者要將工作安排交給會(huì)議主席2.超過(guò)1小時(shí)的會(huì)議要有書(shū)面的通知3.所有參會(huì)者都要有準(zhǔn)備發(fā)言的心態(tài)4.會(huì)議要能準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始、準(zhǔn)時(shí)結(jié)束5.負(fù)責(zé)人對(duì)決議能否達(dá)成負(fù)主要責(zé)任6.在會(huì)上要維護(hù)別人的尊嚴(yán)7.要有人提出不同的意見(jiàn)8.會(huì)后要能拿到書(shū)面的記錄9.參會(huì)者要履行反響職責(zé)10.要請(qǐng)第三方監(jiān)控會(huì)議質(zhì)量第三講開(kāi)會(huì)前的準(zhǔn)備工作是否要開(kāi)會(huì)準(zhǔn)備工作的作用5W1H準(zhǔn)備工作核對(duì)單主持人的準(zhǔn)備工作如果已經(jīng)按慣例每周聚會(huì)會(huì)議本錢(qián)太大還有比開(kāi)會(huì)更好的方法沒(méi)什么特別的事情要討論你是唯一做決策并且知道該怎么做的人〔開(kāi)會(huì)讓他人參與只能把問(wèn)題弄糟〕無(wú)需開(kāi)會(huì)的五個(gè)如果如果必須把信息同時(shí)傳達(dá)給很多人

有些事情需要當(dāng)眾表?yè)P(yáng)或批評(píng)

要讓別人參與決策以集思廣益聽(tīng)取部門(mén)匯報(bào)工作給小組委派任務(wù)必須開(kāi)會(huì)的五個(gè)如果準(zhǔn)備工作的作用1.使參會(huì)者能對(duì)討論有清楚的方向可循2.清楚的告知參會(huì)者應(yīng)有何種行為表現(xiàn)3.節(jié)省時(shí)間與減少?zèng)_突會(huì)議準(zhǔn)備的5W1H法WhyWhatWhenWhoWhereHow

會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)單1.了解會(huì)議的目的3.確定會(huì)議的形式5.決定會(huì)議的時(shí)間7.決定會(huì)議的地點(diǎn)9.確定出席人數(shù)11.是否準(zhǔn)備會(huì)議名簽13.是否安排與會(huì)者住宿15.確定視聽(tīng)教材17.準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)周邊位置圖19.確定自己人的相關(guān)資料2.是否一定要開(kāi)會(huì)4.安排會(huì)議的議程6.確定會(huì)議的主持人8.研究會(huì)場(chǎng)如何布置10.安排出席者座位12.是否安排交通工具14.是否發(fā)出了會(huì)議通知16.確定輔助教材18.是否要求與會(huì)者準(zhǔn)備資料20.是否安排會(huì)后娛樂(lè)工程并做好事先通知主持人的4個(gè)準(zhǔn)備設(shè)定溝通目標(biāo)制訂行動(dòng)方案預(yù)備可能的爭(zhēng)執(zhí)進(jìn)行SWOT分析

SWOT分析自身環(huán)境第四講成功會(huì)議的五種策略如何做開(kāi)場(chǎng)白如何分配發(fā)言時(shí)間如何掌握議事進(jìn)度如何達(dá)成決議—決策方式如何圓滿(mǎn)結(jié)束會(huì)議

如何做開(kāi)場(chǎng)白定義：3~5分鐘的談話，系統(tǒng)、簡(jiǎn)潔及有明確宗旨。內(nèi)容：開(kāi)會(huì)目的，時(shí)間安排，議事方式，紀(jì)律規(guī)那么等。程序：概觀會(huì)議進(jìn)行程序；提供與會(huì)議有關(guān)的資訊；標(biāo)準(zhǔn)議程；指定會(huì)議記錄者；征求對(duì)議程設(shè)計(jì)的意見(jiàn)。如何分配發(fā)言時(shí)間主持人的發(fā)言時(shí)間應(yīng)掌握在20%要盡量保證每個(gè)人發(fā)言時(shí)機(jī)均等；盡量開(kāi)成一種互動(dòng)的會(huì)議氣氛。主持人發(fā)言最多的原因?qū)?huì)議的議題特別熟2.地位最高而且聲音較大3.負(fù)擔(dān)較多的行政責(zé)任如何掌握議事進(jìn)度語(yǔ)言方式非語(yǔ)言方式如何達(dá)成決議—決策方式

1.用足夠多的時(shí)間檢視困難所在，并與參會(huì)者達(dá)成共識(shí)2.列舉或圖示各提案并開(kāi)始討論3.客觀比較各提案的優(yōu)劣，防止意氣之爭(zhēng)4.估計(jì)各提案之獲益律5.估計(jì)有無(wú)采集更多參考資料的需要6征求反對(duì)意見(jiàn)7以中立角度檢視正反意見(jiàn)8尋求與會(huì)者對(duì)各題案之認(rèn)同9.對(duì)提案做適當(dāng)?shù)男菡c妥協(xié)10.確認(rèn)議事結(jié)果11.組成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督單位。4種群體決策權(quán)威決策少數(shù)服從多數(shù)決策共識(shí)決策無(wú)異議決策第五講會(huì)議中的溝通與反響技巧會(huì)議中的溝通會(huì)議中的反響技巧溝通的漏斗別人行動(dòng)的20%別人聽(tīng)懂的40%別人聽(tīng)到的60%你嘴上說(shuō)的80%你心理想的100%溝通漏斗溝通的定義

為了設(shè)定的目標(biāo)把信息、思想、情感在個(gè)體或者群體之間傳遞并且達(dá)成協(xié)議的過(guò)程溝通金三角自己對(duì)方設(shè)身處地溝通的冰山模式

環(huán)境話題5%~20%工作層面80%~95%關(guān)系層面有效溝通原那么有明確的溝通目標(biāo)有明確的時(shí)間約束重視每一個(gè)細(xì)節(jié)積極傾聽(tīng)努力達(dá)成目標(biāo)造成溝通困難的因素缺乏自信，主要因?yàn)橹R(shí)和信息掌握不夠重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)缺乏或條理不清不能積極聆聽(tīng)，有偏見(jiàn)，先入為主，判斷錯(cuò)誤按自己的思路思考，忽略他人的需求失去耐心，造成爭(zhēng)執(zhí)準(zhǔn)備不充分，沒(méi)有慎重思考就發(fā)表意見(jiàn)時(shí)間不充分情緒不好如何建立信任找共同點(diǎn)適當(dāng)展示自己的能力和水平適當(dāng)暴露自己脆弱的地方不必說(shuō)出所有的真相會(huì)議中的反響技巧反響的兩種類(lèi)型正面指導(dǎo)反響建設(shè)性反響批評(píng)三部曲1.首先表?yè)P(yáng)特定的成就2.指出做的不好的地方3.以肯定和支持結(jié)束第六講主持人的會(huì)議管理技巧傾聽(tīng)的技巧實(shí)際的說(shuō)話技巧

傾聽(tīng)是暫時(shí)忘掉自我的思想、期待、成見(jiàn)和愿望。全神貫注的理解談話者的內(nèi)容，與他一起去體驗(yàn)，感受整個(gè)過(guò)程。這是一種管理技巧，可以通過(guò)學(xué)習(xí)和鍛煉得到提高。傾聽(tīng)的禮節(jié)聽(tīng)聽(tīng)別人的故事聽(tīng)聽(tīng)別人完整的故事先聽(tīng)聽(tīng)別人完整的故事傾聽(tīng)的技巧點(diǎn)頭且微笑眼神的接觸發(fā)出傾聽(tīng)的聲音身體向前傾重復(fù)和總結(jié)必要時(shí)做記錄別人說(shuō)話時(shí)你在想你自己的事邊聽(tīng)邊與自己的不同觀點(diǎn)比較經(jīng)常打斷別人的談話為演講者結(jié)束他的演講忽略過(guò)程只要結(jié)果僅聽(tīng)自己想聽(tīng)或愿聽(tīng)的東西精力不集中，易被其他東西干擾傾聽(tīng)的誤區(qū)我也有過(guò)相同的經(jīng)歷如果我是你，我跟你感覺(jué)一樣表達(dá)感受的兩句話第七講如何對(duì)待會(huì)議中的意外情況與“蟬〞相遇與“鯊魚(yú)〞相遇與“驢〞相遇遭遇“兔子般追蹤〞與螃蟹〔跑題者〕相遇與“蟬〞相遇講故事〔和討論的主題無(wú)關(guān)〕講了很長(zhǎng)才進(jìn)入主題講的太模糊，沒(méi)有具體事例拒絕傾聽(tīng)別人的主要觀點(diǎn)對(duì)于“蟬〞的解決可用話語(yǔ)或非語(yǔ)言的暗示事先提醒關(guān)于會(huì)議的程序和時(shí)間限制用總結(jié)的方式結(jié)束與“鯊魚(yú)〞相遇有攻擊別人的傾向總是給予消極的、否認(rèn)的意見(jiàn)對(duì)付“鯊魚(yú)〞型發(fā)言者的方法非語(yǔ)言性打斷重申會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)反問(wèn)法與“驢〞相遇過(guò)于敏感防衛(wèi)性很強(qiáng)，心中有面墻不能站在別人的立場(chǎng)看問(wèn)題對(duì)付“驢〞型發(fā)言者的方法點(diǎn)名發(fā)言重復(fù)問(wèn)題突出他的奉獻(xiàn)遭遇“兔子般追蹤〞質(zhì)疑正在使用的程序總是提議不同的程序或建議解決的方法：1.肯定他的奉獻(xiàn)2.重申可以試用現(xiàn)在的程序與“螃蟹〔跑題者〕〞相遇開(kāi)會(huì)的同時(shí)一并做別的工作私自進(jìn)入小團(tuán)體討論時(shí)常接瞌睡其他：以筆敲桌，背對(duì)發(fā)言者，成心看別處等對(duì)“螃蟹〞型發(fā)言者的方法強(qiáng)調(diào)時(shí)間壓力重申會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)帶入別人短暫沉默第八講會(huì)議記錄會(huì)議記錄者的功能誰(shuí)能勝任會(huì)議記錄者對(duì)會(huì)議記錄的10大建議會(huì)議記錄者的功能僅次于主持人記錄及維持議程所設(shè)計(jì)的順序協(xié)助主持人總結(jié)與歸納反響快寫(xiě)字快知識(shí)面廣記憶力特別強(qiáng)組織能力強(qiáng)傾聽(tīng)能力強(qiáng)總結(jié)能力強(qiáng)會(huì)議記錄者的才能會(huì)議記錄的10大建議會(huì)議記錄內(nèi)容全面而準(zhǔn)確會(huì)議結(jié)束后整理會(huì)議內(nèi)容會(huì)議記錄應(yīng)有組織的整理與主席共同修正錯(cuò)誤局部將會(huì)議記錄發(fā)送給與會(huì)者重要的會(huì)議應(yīng)該進(jìn)行錄音定期召開(kāi)的會(huì)議不用錄音多數(shù)會(huì)議指定記錄者記錄者的筆記流暢不失真會(huì)議記錄者的責(zé)任更全面第九講會(huì)后跟進(jìn)作參為者的會(huì)后跟進(jìn)作為主持人