會議管理制度(同名8352)

XXX有限公司文文件xx行字[2012]00號簽發(fā)：關(guān)于公布實施《會議管理制度》的通知各分公司、各部門、各工廠、各辦事處：為了進一步規(guī)范公司會議管理，有效的提高會議效率，維護公司正常的工作程序及良好的運作，促進公司部門、工廠、辦事處內(nèi)部與公司部門、工廠、辦事處之間、員工之間的溝通協(xié)調(diào)，加強執(zhí)行力度，經(jīng)公司研究決定，現(xiàn)下發(fā)《會議管理制度》，本制度自發(fā)文之日起生效。請各分公司、各部門、各辦事處在組織會議時嚴格按照本《會議管理制度》執(zhí)行，相關(guān)會議請按照本制度要求及時整理、發(fā)送、報備《會議紀要》與《會議跟蹤記錄表》，并認真執(zhí)行、落實會議各項決議。本制度在執(zhí)行過程中有相關(guān)意見或建議，請反饋至行政部，由行政部交予公司管理層審議決定。請各分公司、各部門、各工廠、各辦事處認真學(xué)習(xí)、宣導(dǎo)、落實。特此通知附件：《會議管理制度》XXX有限公司2012年08月29日抄報：XX總經(jīng)理、XX副總經(jīng)理抄送：各分公司、各部門、各工廠、各辦事處文件名《會議管理制度》編號制訂部門發(fā)文編號發(fā)文時間發(fā)布或修改次序內(nèi)控部XXXXXX1本文總頁數(shù)4頁其他附件4份保密等級內(nèi)部公開目的：進一步規(guī)范公司會議管理，提高會議效率，維護公司正常的工作程序及良好的運作，促進公司部門、工廠、辦事處內(nèi)部與公司部門、工廠、辦事處之間、員工之間的溝通協(xié)調(diào)，加強執(zhí)行力，特制定本規(guī)定。范圍：本規(guī)定適用于各分公司、各部門、各工廠、各辦事處職責(zé)分配：3.1行政部負責(zé)公司會議事務(wù)和工作匯報的執(zhí)行和管理。3.2行政部負責(zé)對重要會議的內(nèi)容進行跟蹤檢查。內(nèi)容：4.1會議的類別與內(nèi)容（見附表）4.2.會議要求4.2.1會前準備4.2.1.1會議組織者在每次會議的前一天以上通知與會人員，以便與會人員作好充分準備4.2.1.2會議組織部門需提前準備好會議所需各項用品（含會議室申請）、材料，安排好會議紀要人員，并在會議開始前5-10分鐘確定各參會人員到會情況。4.2.1.3所有參會人員需提前了解會議主題并準備好相關(guān)參會材料，提前5-10分鐘到會場。如不能參加，須提前至少0.5天知會會議組織部門，并安排好部門代表參加會議。4.2.1.4各參會人員須對各項材料及數(shù)據(jù)的正確性負責(zé)。4.2.2會中要求：4.2.2.1會議開始時簡單闡明議題的要旨4.2.2.2預(yù)先告知與會者會議事項的進行順序與時間的分配4.2.2.3討論會議發(fā)言者不可過于集中于部分人4.2.2.4發(fā)言內(nèi)容對事不對人，言之有物，切中實際，不偏題、離題4.2.2.5個人發(fā)言時注意時間，簡潔明了，不拖拉、冗長4.2.2.6盡量不要談到抽象或觀念論，發(fā)言的內(nèi)容應(yīng)該朝著結(jié)論推進4.2.2.7主持人應(yīng)當(dāng)引導(dǎo)在預(yù)定時間內(nèi)做出結(jié)論4.2.2.8小組討論會議不可從頭至尾沉默到底4.2.2.9把決議付諸實行的程序理出，加以確認4.2.3會后：4.2.3.1會議紀要是公司的重要文件，備忘已研究決定的事項，發(fā)至參加會議的全體人員，以便對照核查會議落實情況；4.2.3.2會議結(jié)束后，會議上的講話、報告、提案、形成的決議等，由會議組織部門在會后24內(nèi)，整理形成《會議紀要》，并分發(fā)給與會各有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、參會人員或部門；4.2.3.3《會議紀要》根據(jù)附表《會議的類別與內(nèi)容》要求，呈送行政部備案（電子版與書面文件版），并抄送公司領(lǐng)導(dǎo)（電子版）；4.2.3.4提高會議效率，嚴禁流于形式。各會議召集要明確會議主題、會議內(nèi)容，會后應(yīng)提出解決問題的方法、對策、時間進程安排，并精要填寫《會議跟蹤記錄表》，在報備《會議紀要》的同時交行政部跟進。5、會議紀律：5.1嚴格遵守會議的開始時間，提前5－10分鐘入場；5.2進入會場即將手機關(guān)機或調(diào)至震動；5.3專心聆聽，不可打斷他人的發(fā)言；5.4原則上不得中途離席；5.5注意會議禮儀，保持會議室整潔，會后及時將桌椅等回歸原位等。6、會議室使用要求：6.1需要動用公司大會議室的臨時會議，會議組織部門需提前1天向行政部申請，填寫《會議室申請表》（由行政部前臺存檔，存檔時間3個月），經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)與行政部批準。以免與其他部門沖突，以便后續(xù)工作跟進；6.2會議組織部門需提前做好會議籌備，自行準備會議用品與安排會務(wù)接待工作，如：水、投影儀、白板筆、椅子等；6.3會議結(jié)束后，會議組織部門須及時整理會場，將桌椅等回歸原位，并保持會議室清潔，及時關(guān)燈、關(guān)空調(diào)。以便后續(xù)部門使用。本規(guī)定自發(fā)文之日起執(zhí)行，以前發(fā)文有抵觸之處，以本文為準，原會議管理文件同時廢止。本《會議管理制度》由內(nèi)控部負責(zé)解釋。附件：（