醫(yī)院文書檔案建設(shè)的建議

醫(yī)院文書檔案建設(shè)的建議

一、存在的問題和缺乏

（一）檔案室空間有限，檔案工作人員少雖然我院已實現(xiàn)利用密集柜對檔案進(jìn)展科學(xué)排架和保存，節(jié)約存放空間，擺放整齊有序，防蟲防潮防霉。但隨著醫(yī)院業(yè)務(wù)量的逐年遞增，各類檔案數(shù)量也大幅增加，長此以往，現(xiàn)有的的檔案室將無法滿意檔案的存放需求?，F(xiàn)行醫(yī)院檔案治理體制是由筆者作為一名兼職檔案治理員負(fù)責(zé)綜合檔案室的治理工作，全院各職能科室配備有一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)定期收集本科室產(chǎn)生的文件和資料，統(tǒng)一提交綜合檔案室供整理歸檔。由于缺少專職檔案工作人員，檔案工在落實檔案日常的收集、整理、歸檔及利用工作之外，缺少足夠的時間和精力進(jìn)展檔案鑒定、檢索工具開發(fā)及材料編研等相關(guān)工作，不利于檔案事業(yè)的長期進(jìn)展。

（二）檔案收集的完整性不夠綜合檔案室的檔案主要來源于各個部門兼職檔案員提交的文件和資料，但各部門檔案員素養(yǎng)良莠不齊，有的缺乏相應(yīng)的檔案專業(yè)學(xué)問，有的未能充分熟識所在部門的業(yè)務(wù)工作，這就無法鑒定區(qū)分有價值的文件資料，收集中可能存在漏收或誤收的問題。且部門間的協(xié)調(diào)協(xié)作不夠，缺乏統(tǒng)一的業(yè)務(wù)檔案治理機(jī)制，難以保證檔案收集提交的完整性和準(zhǔn)時性。

（三）檔案效勞觀念滯后文件資料收集整理歸檔的最終目的是為了實現(xiàn)檔案的利用。鑒于工作人員數(shù)量缺乏等客觀因素的限制，現(xiàn)有的檔案利用效勞僅能被動地滿意其他科室需要什么資料就供應(yīng)什么資料，坐等上門借閱利用的效勞觀念滯后，缺乏主動思索效勞的方向與重點(diǎn)，影響了檔案的利用效率。

二、提出文書檔案的建立策略

（一）探究檔案保管的社會化外包效勞在市場需求的推動下，一些經(jīng)營檔案保管的社會化外包效勞公司應(yīng)運(yùn)而生，主要負(fù)責(zé)供應(yīng)檔案運(yùn)輸、接送、整理、消毒、存放、保管、修裱、縮微、檔案數(shù)字化、檔案治理軟件與設(shè)備開發(fā)技術(shù)等一站式效勞。目前，一些大型企業(yè)如銀行、電力、保險等，鑒于檔案數(shù)量多，存放空間小，工作人員少等條件限制，多數(shù)樂于選擇檔案保管的社會化外包效勞，這樣的效勞可以拓展到文書、科技、特地檔案等領(lǐng)域，利用外包單位的專業(yè)庫房、安全系統(tǒng)、工作人員等配套設(shè)施，確保檔案存放的安全性和長期性，公司供應(yīng)的專人運(yùn)輸、接送效勞也為日常的檔案利用供應(yīng)更多便捷。

（二）提高檔案工的業(yè)務(wù)素養(yǎng)檔案工作是單位的一項重要的根底工作。涉及門類廣、時間跨度大，相比他職業(yè)，往往更具枯燥性、簡單性、繁瑣性。因此檔案工作人員更易產(chǎn)生職業(yè)倦?、?。醫(yī)院要拓寬培訓(xùn)渠道和溝通機(jī)制，為各部門檔案員供應(yīng)承受培訓(xùn)的條件，實行請進(jìn)來與走出去相結(jié)合、專家授課與個人自學(xué)相結(jié)合的方式，提高培訓(xùn)質(zhì)量，提升檔案人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)。適時配備專職檔案工作人員，建立統(tǒng)一的業(yè)務(wù)檔案治理和監(jiān)視機(jī)制，加強(qiáng)部門間的協(xié)調(diào)協(xié)作，將檔案工作納入業(yè)務(wù)績效考核中，充分引導(dǎo)檔案工正確熟悉自我，認(rèn)清自我價值，端正工作態(tài)度，并為其供應(yīng)成就認(rèn)可和進(jìn)展時機(jī)。

（三）轉(zhuǎn)變檔案效勞觀念文件經(jīng)收集整理成為檔案后的最終目的就是為了利用，這也是檔案價值得以表達(dá)的重要途徑。如何做好利用工作是檔案工需要仔細(xì)思索的問題，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的被動供應(yīng)利用效勞的思想是關(guān)鍵。應(yīng)積極地為廣闊患者查閱檔案做好接待工作，努力查找和擴(kuò)大檔案線索，為醫(yī)院工作供應(yīng)詳實、寶貴的資料，為開展科研、撰寫論文、解決醫(yī)患糾紛、出具病歷證明等供應(yīng)相關(guān)原始資料④。在對外供應(yīng)檔案利用的同時，還要加強(qiáng)醫(yī)院檔案利用反應(yīng)信息的治理，實現(xiàn)信息資源的共享，通過優(yōu)質(zhì)的效勞，使檔案工作成為醫(yī)院宣傳教育息詢問、解除疑難、聯(lián)系社會的窗口、紐帶和橋梁。

三、今后進(jìn)展思路

1.建立和完善檔案治理相關(guān)制度，通過制定標(biāo)準(zhǔn)的歸檔、保密、保管、利用、借閱、鑒定、銷毀及檔案室治理等各項制度用于標(biāo)準(zhǔn)文書檔案的系列工作。

2.加強(qiáng)檔案室整體建立，發(fā)揮好集中治理、統(tǒng)一考核的作用，配備足夠的檔案工負(fù)責(zé)準(zhǔn)時主動地收集醫(yī)院不同門類的檔案材料，促進(jìn)醫(yī)院檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化進(jìn)展。

3.充分利用計算機(jī)信息技術(shù)，努力實現(xiàn)檔案治理的辦公自動化、信息網(wǎng)絡(luò)化和科技智能化的進(jìn)展，全面推廣電子檔案的配套應(yīng)用。鑒于電子檔案的形成、傳送、保存、歸檔等治理方法與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有所不同，醫(yī)院應(yīng)依據(jù)檔案信息化建立的需要，加快院內(nèi)檔案治理信息化的軟硬件建立，提高檔案治理的信息化、電子化進(jìn)程，尤其通過系統(tǒng)搭建以檔案為載體的醫(yī)院戰(zhàn)略資源平臺⑤。

不斷思索和探究醫(yī)院檔案現(xiàn)代化治理的道路與方向，始終堅持立足工作實際，提出更好更快的檔案更新和進(jìn)展要求是每個檔案工的應(yīng)