如何建立實(shí)施和保持質(zhì)量管理體系

如何建立、實(shí)施和保持質(zhì)量管理體系如何當(dāng)好管理者代表——建立、實(shí)施和保持質(zhì)量管理體系[摘要]組織的質(zhì)量管理體系要達(dá)成的規(guī)定是明確的——符合國(guó)標(biāo)或國(guó)家軍用原則規(guī)定的規(guī)定。其達(dá)成規(guī)定的標(biāo)志是通過(guò)第三方認(rèn)證。如何達(dá)成規(guī)定呢？本文試圖站在管理者代表的角度來(lái)回答這一問(wèn)題。重要從下列幾個(gè)方面敘述。一、明確管理者代表的任務(wù)；二、對(duì)組織的內(nèi)部環(huán)境進(jìn)行分析，明確前提條件；三、對(duì)認(rèn)證過(guò)程進(jìn)行策劃，即制訂認(rèn)證計(jì)劃；四、認(rèn)證計(jì)劃的實(shí)施，這是全文的核心。其中，對(duì)體系實(shí)施階段的策劃和組織又是重點(diǎn)。文中的某些觀念和做法，如“試運(yùn)行階段”、“建立和實(shí)施體系是思想觀念和管理辦法的變革”、“實(shí)施一把手工程”、“專項(xiàng)考核制度的制訂和實(shí)施”、“高頻次的檢查、評(píng)價(jià)和整治”、“重視對(duì)內(nèi)審員的實(shí)戰(zhàn)訓(xùn)練”等等，都是作者的切身體會(huì)并被本組織實(shí)踐證明是有效的辦法。一、管理者代表的任務(wù)管理者代表受最高管理者委托，負(fù)責(zé)下列工作：按原則的規(guī)定建立、實(shí)施和保持質(zhì)量管理體系；向最高管理者報(bào)告質(zhì)量管理體系的適宜性和有效性；定時(shí)組織內(nèi)部質(zhì)量審核,監(jiān)督質(zhì)量體系的運(yùn)行；就質(zhì)量體系有關(guān)事宜與外部各方進(jìn)行聯(lián)系。上述四項(xiàng)工作中,核心工作是第一項(xiàng)，其它幾項(xiàng)工作是圍繞著它進(jìn)行的。普通來(lái)說(shuō)，組織建立和實(shí)施體系的目的，重要是為了提高質(zhì)量管理水平，提高產(chǎn)品質(zhì)量和過(guò)程質(zhì)量，提高質(zhì)量確保能力，最后使顧客滿意。管理者代表要完畢建立、實(shí)施和保持質(zhì)量體系的任務(wù)，首先，應(yīng)明確最高管理者給定的目的，即通過(guò)第三方認(rèn)證的時(shí)間規(guī)定。另首先，要分析實(shí)現(xiàn)這一目的的前提條件。第三要對(duì)整個(gè)過(guò)程進(jìn)行策劃，并對(duì)全過(guò)程進(jìn)行策劃、控制和管理。二、組織內(nèi)部的環(huán)境分析最高管理者的態(tài)度是建立、實(shí)施和保持體系的決定因素。下列幾個(gè)方面會(huì)影響他的決心：首先，是他對(duì)建立、實(shí)施體系必要性的認(rèn)識(shí)。他與否能對(duì)的理解顧客對(duì)體系的規(guī)定，與否有使其得到滿足的迫切感；第二，與否確信質(zhì)量管理體系含有維持、改善和提高產(chǎn)品質(zhì)量的功效；第三，本組織資源狀況和基礎(chǔ)管理水平與體系規(guī)定的差距?？傊?，他與否已經(jīng)解決“干與不干”，“真干與假干”的問(wèn)題。中層干部的思想觀念和專業(yè)素質(zhì)。在建立特別是實(shí)施體系過(guò)程中，中層干部是核心。首先，他們的思想觀念與否與原則的規(guī)定相一致，與否明確本人和本部門的質(zhì)量職責(zé)和職能；第二，若明確了體系規(guī)定，與否樂(lè)意放棄舊的管理辦法和習(xí)慣，而執(zhí)行體系文獻(xiàn)?？傊?，他們與否已經(jīng)解決“肯不肯干”和“會(huì)不會(huì)干”的問(wèn)題。內(nèi)審員的素質(zhì)。他們與否通過(guò)培訓(xùn)并獲得證書，人數(shù)與否適宜。他們是貫徹原則、建立實(shí)施體系的中堅(jiān)力量。他們的素質(zhì)將直接影響由他們編寫的體系文獻(xiàn)質(zhì)量（符合性和合用性），同時(shí)也將影響他們對(duì)體系運(yùn)行質(zhì)量的判斷?？傊?，他們與否明確“要干什么”“干到什么程度”和“怎么干”的問(wèn)題。組織的質(zhì)量管理體系的現(xiàn)狀。首先，要明確組織處在體系的什么階段，即是處在計(jì)劃階段、原則宣貫階段、文獻(xiàn)編寫階段還是實(shí)施階段，所處階段的重要問(wèn)題有哪些，與體系的規(guī)定差距有多大。第二，組織的基礎(chǔ)管理處在什么水平。第一，管理者代表與否含有較強(qiáng)的組織管理能力。與否含有對(duì)系統(tǒng)工程的策劃和實(shí)施能力，以及對(duì)組織有關(guān)資源的整合能力。第二，與否含有對(duì)應(yīng)的質(zhì)量管理經(jīng)歷。第三，對(duì)原則與否熟悉，理解與否精確。第四，與否認(rèn)同認(rèn)證及其目的的價(jià)值?？傊c否含有專業(yè)、管理能力及堅(jiān)定的信心和決心。作為管理者代表，對(duì)上述問(wèn)題必須做到心中有數(shù)。推行ISO9000原則是管理技術(shù)和辦法的變革過(guò)程，更是思想，觀念的轉(zhuǎn)變過(guò)程,它貫穿于建立和實(shí)施體系的全過(guò)程,對(duì)其艱巨性和復(fù)雜性，應(yīng)有蘇醒的認(rèn)識(shí)并予以高度的重視。同時(shí)，更要以飽滿的工作熱情、堅(jiān)定的信心和決心、果斷的態(tài)度、堅(jiān)強(qiáng)的毅力投入到這項(xiàng)含有挑戰(zhàn)性的工作中去，完畢最高管理者的重托。三、認(rèn)證計(jì)劃的制訂制訂認(rèn)證計(jì)劃必須根據(jù)最高者擬定的目的，并以此作為計(jì)劃的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，結(jié)合以上的分析成果，對(duì)有關(guān)的各項(xiàng)活動(dòng)在時(shí)間上做出適宜的安排。普通有下列某些活動(dòng)：ISO9000族原則的宣貫；體系文獻(xiàn)的編制；認(rèn)證機(jī)構(gòu)的選擇及認(rèn)證申請(qǐng)和訂立認(rèn)證合同體系文獻(xiàn)的送審和修改聘任專家咨詢；體系的實(shí)施或運(yùn)行；預(yù)審和初審?！捌溉螌＜易稍儭笨筛鶕?jù)管理者代表本對(duì)體系的把握程度、內(nèi)審員的業(yè)務(wù)素質(zhì)及他們?cè)诮⒑蛯?shí)施體系方面的意見(jiàn)與否有權(quán)威性而定?！罢J(rèn)證機(jī)構(gòu)的選擇和申請(qǐng)認(rèn)證及訂立合同”，重要是認(rèn)證機(jī)構(gòu)的選擇，重要從機(jī)構(gòu)的資格、專業(yè)優(yōu)勢(shì)和顧客規(guī)定幾方面考慮。申請(qǐng)和訂立合同的時(shí)機(jī)則宜早不適宜晚。其它的幾項(xiàng)活動(dòng)將在下面表述。整個(gè)計(jì)劃可安排在8至12個(gè)月來(lái)完畢。四、認(rèn)證計(jì)劃的貫徹質(zhì)量管理體系的建立和實(shí)施的過(guò)程，是一種由理論到實(shí)踐的過(guò)程，從人治到法治的過(guò)程，從“以產(chǎn)品為中心”到“以顧客為中心”、從“事后控制”到“事前防止”的轉(zhuǎn)變過(guò)程，總之，是一種管理思想和工作辦法的巨大變革過(guò)程。因此，它應(yīng)當(dāng)是漸進(jìn)的，由量變到質(zhì)變、由低檔向高級(jí)發(fā)展的過(guò)程。這個(gè)過(guò)程能夠由下列幾個(gè)階段來(lái)體現(xiàn)：思想轉(zhuǎn)化階段——原則的宣傳培訓(xùn)階段；原則的轉(zhuǎn)化階段——文獻(xiàn)化體系的建立階段；文獻(xiàn)化體系的實(shí)施和保持階段；體系的現(xiàn)場(chǎng)審核階段。原則的宣傳和培訓(xùn)宣傳和培訓(xùn)的重要內(nèi)容。涉及ISO9000族原則內(nèi)涵，如原則的合用范疇、原則的互有關(guān)系、術(shù)語(yǔ)和概念、質(zhì)量管理體系的規(guī)定、本組織貫徹原則的目的、意義、環(huán)節(jié)和辦法等。重點(diǎn)是質(zhì)量管理體系的規(guī)定。培訓(xùn)的對(duì)象應(yīng)當(dāng)是組織內(nèi)部的全體員工。但應(yīng)分層次和不同的方式進(jìn)行。內(nèi)質(zhì)員的培訓(xùn)。前面已經(jīng)提到過(guò)內(nèi)部質(zhì)量審核員是建立和實(shí)施質(zhì)量管理體系的中堅(jiān)力量。因此，對(duì)他們必須進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)。具體的方式能夠送到認(rèn)證機(jī)構(gòu)舉辦的專業(yè)培訓(xùn)班進(jìn)行面授，也能夠向認(rèn)證機(jī)構(gòu)申請(qǐng)舉辦函授班進(jìn)行函授。重點(diǎn)是“質(zhì)量體系規(guī)定”、“文獻(xiàn)的編寫”和“體系審核”。最高管理者（高層管理者）的培訓(xùn)，最佳到認(rèn)證機(jī)構(gòu)舉辦的“領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)班”學(xué)習(xí)。但現(xiàn)實(shí)中大多數(shù)的最高管理者都是通過(guò)自學(xué)或請(qǐng)專家來(lái)廠授課來(lái)完畢的，學(xué)習(xí)的重點(diǎn)是“質(zhì)量體系規(guī)定”和“管理職責(zé)”。專業(yè)干部和中層以上干部的培訓(xùn)。能夠聘任國(guó)家級(jí)審核員或者管理專家對(duì)原則進(jìn)行宣講。重點(diǎn)是貫徹原則的目的、意義、環(huán)節(jié)、辦法和規(guī)定等。各項(xiàng)管理活動(dòng)或者質(zhì)量體系要素的含義和規(guī)定。其它員工的培訓(xùn)?？捎蓛?nèi)審員進(jìn)行授課培訓(xùn)，內(nèi)容同上。為了加強(qiáng)宣傳和培訓(xùn)效果，還能夠編寫印發(fā)有關(guān)質(zhì)量體系原則的“宣講提綱”和質(zhì)量管理體系認(rèn)證“知識(shí)問(wèn)答”，以協(xié)助各部門，各類人員學(xué)習(xí)和理解原則。同時(shí)還能夠組織各個(gè)層次的質(zhì)量體系知識(shí)競(jìng)賽，把學(xué)習(xí)原則的群眾性活動(dòng)推向高潮。這個(gè)階段要達(dá)成的目的是：最高管理層，特別是最高管理者對(duì)認(rèn)證的全過(guò)程有一種清晰的認(rèn)識(shí)，同時(shí)，向全體員工表明最高管理層對(duì)質(zhì)量體系通過(guò)認(rèn)證的決心，為建立和實(shí)施體系營(yíng)造一種良好的環(huán)境。內(nèi)審員真正成為“明白人”，掌握建立、審核體系的辦法和技巧。其它各類人員掌握原則的基本精神，明確本人的工作與體系的關(guān)系，認(rèn)識(shí)到組織建立體系的重要性和必要性，增強(qiáng)貫徹原則的自覺(jué)性。2.文獻(xiàn)化體系的建立文獻(xiàn)化體系的建立的重要任務(wù)，就是編制《質(zhì)量手冊(cè)》、《程序文獻(xiàn)》和《質(zhì)量統(tǒng)計(jì)》，編制或者修改其它第三層次文獻(xiàn)。這是一種質(zhì)量立法的過(guò)程?！顿|(zhì)量手冊(cè)》應(yīng)重點(diǎn)描述組織的質(zhì)量管理體系覆蓋的范疇和產(chǎn)品區(qū)域，表述質(zhì)量方針和質(zhì)量目的，表述組織的重要質(zhì)量活動(dòng)過(guò)程及其互有關(guān)系，規(guī)定各部門的質(zhì)量職能，指出支撐《質(zhì)量手冊(cè)》的《程序文獻(xiàn)》和其它文獻(xiàn)以及對(duì)他們的引用。《程序文獻(xiàn)》應(yīng)具體規(guī)定某一質(zhì)量活動(dòng)的目的，即表明為什么要實(shí)施這一活動(dòng)；這一過(guò)程的輸入是什么，輸出是什么，中間又有哪些具體活動(dòng)，它們的次序如何；明確職責(zé)，即具體活動(dòng)都由誰(shuí)來(lái)做；過(guò)程的接口，即本過(guò)程與其它過(guò)程的互有關(guān)系；指明質(zhì)量統(tǒng)計(jì)的名稱和編號(hào)?！顿|(zhì)量統(tǒng)計(jì)》是一種表格式的文獻(xiàn)，其格式和內(nèi)容應(yīng)當(dāng)能夠表明過(guò)程或其成果的狀態(tài)，同時(shí)也能反映對(duì)這些過(guò)程或成果責(zé)任者。其它第三層次文獻(xiàn)，重要是有關(guān)的管理制度（如設(shè)備、工裝、計(jì)量、原則化、庫(kù)房管理等制度）和工藝文獻(xiàn)或作業(yè)指導(dǎo)書等，它們的作用就是規(guī)定各專業(yè)管理的具體規(guī)定及各崗位的具體操作辦法。文獻(xiàn)化體系要達(dá)成的目的是，應(yīng)能滿足“符合性、合用性、協(xié)調(diào)性和系統(tǒng)性”的規(guī)定。文獻(xiàn)化體系的建立也是一種復(fù)雜的系統(tǒng)工程，要達(dá)成以上目的，也必須進(jìn)行系統(tǒng)的策劃并精心實(shí)施。它涉及下列幾方面的內(nèi)容：質(zhì)量方針和目的的制訂。原則規(guī)定這項(xiàng)活動(dòng)應(yīng)由最高管理者來(lái)完畢。在實(shí)際工作中能夠采用下列幾個(gè)方式來(lái)進(jìn)行。第一種，能夠采用從下至上的辦法。即能夠先由各部門組織全體員工，結(jié)合原則的規(guī)定和工廠及其產(chǎn)品的實(shí)際狀況，提出質(zhì)量方針和目的草案，然后再交由質(zhì)量管理部門整頓分析后，交由最高管理層討論決定。第二種則是由上而下再由下而上的辦法。先由質(zhì)量管理部門提出草案，經(jīng)最高管理層討論通過(guò)后再下發(fā)至各個(gè)基層組織征求意見(jiàn)和建議，質(zhì)量管理部門根據(jù)上報(bào)的意見(jiàn)和建議，形成幾個(gè)方案供最高管理層討論決定。過(guò)程的識(shí)別和擬定。按新建立一種體系，能夠從“管理職責(zé)”、“資源管理”、“產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)”和“測(cè)量評(píng)價(jià)改善”四大過(guò)程去識(shí)別和擬定更小的過(guò)程。而從1994版（國(guó)軍標(biāo)1996版）轉(zhuǎn)到按建立體系時(shí)，則過(guò)程的識(shí)別和擬定的工作量就不大，過(guò)程在原有體系中絕大部分已經(jīng)被擬定，能夠繼續(xù)保存。新建立一種體系時(shí)能夠按下列辦法擬定過(guò)程：明確產(chǎn)品的類型。即明確本組織所提供的產(chǎn)品是硬件，軟件，流程性材料還是服務(wù)。識(shí)別和擬定。獲得這些產(chǎn)品或服務(wù)所需要的過(guò)程（活動(dòng)）。即明確需要通過(guò)那些過(guò)程或活動(dòng)（涉及物理過(guò)程、化學(xué)過(guò)程和管理過(guò)程）來(lái)實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品，把這些過(guò)程逐個(gè)列出，并將它們按因果關(guān)系或并列關(guān)系，用方框圖或流程圖的形式表達(dá)出來(lái)。這個(gè)圖所反映的是組織為實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品所需的一種大過(guò)程，它是由許多的小過(guò)程（方框中表達(dá)的）構(gòu)成的。識(shí)別和擬定每一種小過(guò)程或子過(guò)程的輸出、輸入和活動(dòng)。這一活動(dòng)需要哪些輸入，這一活動(dòng)所輸出的是什么，這些活動(dòng)由哪些部門來(lái)完畢，其職責(zé)是什么，各自的活動(dòng)又是如何銜接的，對(duì)這些都要逐個(gè)識(shí)別和擬定，特別要重視對(duì)特殊過(guò)程的識(shí)別。質(zhì)量體系范疇的擬定。這里所說(shuō)的范疇包含二個(gè)層次，一是質(zhì)量管理體系所覆蓋的產(chǎn)品，二是實(shí)現(xiàn)這些產(chǎn)品需要的質(zhì)量活動(dòng)或過(guò)程。對(duì)于第一層次，顧客有體系規(guī)定的產(chǎn)品都要覆蓋，在顧客沒(méi)有規(guī)定時(shí)由組織決定。固然一種組織最佳只建立一種體系，且覆蓋全部的產(chǎn)品，認(rèn)證時(shí)能夠只選擇其中的一部分。至于第二個(gè)層次，則應(yīng)當(dāng)按照原則的規(guī)定，在不影響組織提供滿足顧客和法律法規(guī)規(guī)定的產(chǎn)品的能力和責(zé)任的前提下進(jìn)行剪裁。對(duì)以上剪裁，有必要與顧客可認(rèn)證中心進(jìn)行溝通,并對(duì)刪減的狀況在《質(zhì)量手冊(cè)》中加以闡明。制訂編制計(jì)劃。文獻(xiàn)的編制是一項(xiàng)發(fā)明性的活動(dòng)，也是一種復(fù)雜的過(guò)程，對(duì)這一過(guò)程應(yīng)加以策劃。首先，成立編寫班子，明確各個(gè)小組的職責(zé)。第二，制訂編寫計(jì)劃，明確完畢時(shí)間。第三，重點(diǎn)抓好下列工作：擬定文獻(xiàn)數(shù)量，設(shè)計(jì)三個(gè)層次的文獻(xiàn)總框架。為使文獻(xiàn)的層次清晰，應(yīng)列出每個(gè)層次的文獻(xiàn)目錄（《質(zhì)量手冊(cè)》列出章節(jié)目錄），還要畫出各個(gè)層次和同層次各個(gè)文獻(xiàn)間的關(guān)系圖（結(jié)合擬定過(guò)程時(shí)形成的“流程圖”）。文獻(xiàn)的多少，應(yīng)根據(jù)產(chǎn)品的形成特點(diǎn)和人員的素質(zhì)而定，但是程序文獻(xiàn)的多少必須首先滿足原則規(guī)定的規(guī)定。GB/T19001—1994規(guī)定17個(gè)（GJB/z9001—96是21個(gè)），而GB/T19001則只規(guī)定6個(gè)（國(guó)軍標(biāo)則是7個(gè)）。但為了加強(qiáng)對(duì)過(guò)程的控制,能夠不受這個(gè)數(shù)量限制。從1994版（國(guó)軍標(biāo)1996版）轉(zhuǎn)換屆時(shí)可保存全部的行之有效的程序。管理者代表應(yīng)當(dāng)著重抓好文獻(xiàn)的符合性、協(xié)調(diào)性、可行性和系統(tǒng)性的審查工作，能夠授權(quán)編委會(huì)來(lái)完畢。文獻(xiàn)的編制。無(wú)論哪一層次的文獻(xiàn)，最佳都采用“過(guò)程辦法”來(lái)構(gòu)造。即按照每一過(guò)程的活動(dòng)次序，從輸入到輸出的過(guò)程中各項(xiàng)活動(dòng)的展開(kāi)、銜接及其責(zé)任部門、每個(gè)活動(dòng)的過(guò)程和輸出成果的體現(xiàn)方式（質(zhì)量統(tǒng)計(jì)格式和內(nèi)容）等，都要交代清晰。文獻(xiàn)的試行。文獻(xiàn)的編制是一種認(rèn)識(shí)的過(guò)程，遵照認(rèn)識(shí)——實(shí)踐——認(rèn)識(shí)的規(guī)律。文獻(xiàn)的初稿出來(lái)后來(lái)，最佳先試行一段時(shí)間，以暴露其編寫過(guò)程中存在的問(wèn)題，然后對(duì)這些問(wèn)題及時(shí)修改、完善。只有通過(guò)實(shí)踐證明是可行的文獻(xiàn)才算是好文獻(xiàn)，固然前提是符合原則。文獻(xiàn)的送審。文獻(xiàn)的符合性，協(xié)調(diào)性最后要通過(guò)認(rèn)證機(jī)構(gòu)的審查認(rèn)定。認(rèn)證機(jī)構(gòu)重要審查《質(zhì)量手冊(cè)》。對(duì)認(rèn)證機(jī)構(gòu)提出的問(wèn)題，應(yīng)立刻安排修改，并將修改稿送認(rèn)證機(jī)構(gòu)確認(rèn)。文獻(xiàn)的修改。文獻(xiàn)通過(guò)試行和認(rèn)證中心審查后都需要修改，并且組織環(huán)境（內(nèi)外部）若發(fā)生變化，文獻(xiàn)也應(yīng)當(dāng)作對(duì)應(yīng)的修改。文獻(xiàn)的修改正程是一種增值過(guò)程。為了節(jié)省時(shí)間，提高文獻(xiàn)編制的效率，可參考通過(guò)認(rèn)證的同類公司或組織的質(zhì)量體系文獻(xiàn)。但應(yīng)當(dāng)緊密地結(jié)合本組織的具體狀況（組織構(gòu)造、規(guī)模、流程和有效的經(jīng)驗(yàn)等），進(jìn)行取舍、補(bǔ)充和完善。亦可將文獻(xiàn)編制外包給咨詢公司。以《質(zhì)量手冊(cè)》為龍頭的三個(gè)層次的文獻(xiàn)經(jīng)同意公布，標(biāo)志著組織的質(zhì)量管理體系的建立，象征著認(rèn)證征途上的一座里程碑，為實(shí)施體系奠定了基礎(chǔ)。3.質(zhì)量管理體系的實(shí)施在文獻(xiàn)化體系建立階段，我們做的是“該說(shuō)的要說(shuō)到”這一部分工作。而實(shí)施階段則要完畢“說(shuō)到的要做到，做到的要記到”這一部分工作。認(rèn)證明踐表明，這是一種核心的階段，它關(guān)系到認(rèn)證的成敗。不少公司因其難而不得不延長(zhǎng)這一階段的時(shí)間，進(jìn)而推遲初審，有的甚至放棄了。究其因素，不外乎下列幾個(gè)方面。首先是最高管理者的決心不大；第二是體系文獻(xiàn)不全或可行性差；第三，老的習(xí)慣做法和習(xí)慣思想觀念形成的阻力太大；第四，對(duì)實(shí)施體系的策劃不力。這個(gè)階段的策劃應(yīng)當(dāng)解決好上述問(wèn)題。策劃的內(nèi)容涉及如何綜合運(yùn)用行政的、經(jīng)濟(jì)的和教育的手段來(lái)推動(dòng)體系的有條不紊、高效地實(shí)施。我們能夠?qū)Ⅲw系實(shí)施的過(guò)程大致分為三個(gè)階段，即體系的試運(yùn)行階段，正常運(yùn)行階段和迎接體系初審階段。要著重抓好試運(yùn)行階段的工作。由于這是一種新舊交替的階段，大量矛盾的產(chǎn)生、暴露和轉(zhuǎn)化都要在這個(gè)階段來(lái)體現(xiàn)和完畢?；蛘哒f(shuō)，“前提分析”中的全部“明確”或“不明確”的問(wèn)題在這一階段都會(huì)明朗化，管理者代表應(yīng)勇于面對(duì)，果斷、對(duì)的且藝術(shù)地解決它。試運(yùn)行階段的重要任務(wù)是，組織《質(zhì)量手冊(cè)》、《程序文獻(xiàn)》和第三層次文獻(xiàn)的培訓(xùn)，試行體系文獻(xiàn)，將體系轉(zhuǎn)入正常運(yùn)行階段。搞好體系文獻(xiàn)的培訓(xùn)是思想觀念轉(zhuǎn)變和管理辦法轉(zhuǎn)變的首要環(huán)節(jié)。這個(gè)階段的培訓(xùn)與原則的培訓(xùn)有較大的區(qū)別。培訓(xùn)的主內(nèi)容比較具體，重點(diǎn)是程序運(yùn)行的環(huán)節(jié)和辦法以及各部門的職責(zé)。實(shí)施行政一把手工程是實(shí)施體系的組織保障。要實(shí)施體系，首先應(yīng)當(dāng)貫徹質(zhì)量職責(zé)，而最重要的就是要貫徹各部門行政一把手的責(zé)任。為此，能夠采用由各部門的行政一把手與最高管理者訂立“責(zé)任狀”的方式貫徹責(zé)任。但是“責(zé)任狀”的訂立只解決“干不干”的問(wèn)題，而解決“干什么”和“如何干”還要靠培訓(xùn)。實(shí)踐證明，中層干部的思想觀念的轉(zhuǎn)變特別是對(duì)文獻(xiàn)的理解和認(rèn)同是體系實(shí)施的核心?？赏ㄟ^(guò)讓他們“聽(tīng)”、“看”、“練”來(lái)克服思想障礙，提高執(zhí)行程序的主動(dòng)性。如對(duì)程序逐個(gè)進(jìn)行模擬運(yùn)行，即將某一程序的執(zhí)行部門一把手召集起來(lái)，對(duì)文獻(xiàn)規(guī)定的活動(dòng)及次序進(jìn)行演習(xí)，也能夠到活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行實(shí)地演習(xí)，還能夠帶他們到通過(guò)認(rèn)證的工廠學(xué)習(xí)考察，等等。制訂專項(xiàng)考核方法是推行體系實(shí)施的有效方法。應(yīng)建立一種工作原則，作為考核的根據(jù)。這個(gè)原則必須根據(jù)《質(zhì)量手冊(cè)》和《程序文獻(xiàn)》來(lái)制訂。首先，將“質(zhì)量活動(dòng)”作為考核對(duì)象，同時(shí)擬定其合格的原則，即明確描述每項(xiàng)“質(zhì)量活動(dòng)規(guī)定”。第二，明確對(duì)每項(xiàng)質(zhì)量活動(dòng)及其成果的“檢查辦法”和“檢查內(nèi)容”。第三、明確這些質(zhì)量活動(dòng)的“責(zé)任部門”。把這些內(nèi)容以“質(zhì)量體系檢查表”的形式印發(fā)到各部門。其實(shí)這就是“表格化”了的《質(zhì)量手冊(cè)》和《程序文獻(xiàn)》，同時(shí)又比這兩者要細(xì)。它簡(jiǎn)樸明了，大家較容易接受。第四、把“整治進(jìn)度”列為考核內(nèi)容。進(jìn)度的原則則由審核員根據(jù)實(shí)際狀況擬定。第五，針對(duì)“質(zhì)量活動(dòng)”的“符合程度”和“整治進(jìn)度”制訂對(duì)應(yīng)的獎(jiǎng)懲（經(jīng)濟(jì)和行政的）考核原則—“實(shí)施質(zhì)量體系考核方法”。對(duì)體系進(jìn)行高頻次地檢查、評(píng)價(jià)、整治和考核，是推動(dòng)體系按計(jì)劃實(shí)施的有力手段和有效的辦法。檢查由認(rèn)證辦組織，由內(nèi)審員實(shí)施。檢查和評(píng)價(jià)的根據(jù)是“質(zhì)量體系檢查表”。檢查，就是對(duì)體系進(jìn)行全方面的檢查。評(píng)價(jià)，對(duì)不合格項(xiàng)做出客觀的陳說(shuō)和評(píng)價(jià)。整治，規(guī)定責(zé)任部門對(duì)不合格項(xiàng)進(jìn)行糾正或改善。對(duì)整治的成果要進(jìn)行跟蹤驗(yàn)證?？己?，就是根據(jù)“實(shí)施質(zhì)量體系考核方法”對(duì)各部門進(jìn)行考核。檢查的頻次，要根據(jù)組織的具體狀況而定。在試運(yùn)行階段每天（有計(jì)劃地）都能夠安排檢查，這樣能夠在組織內(nèi)部形成一種持續(xù)的、緊張的氛圍，有助于振奮全體員工的精神，推動(dòng)體系實(shí)施。這樣每通過(guò)一輪檢查、評(píng)價(jià)、整治、驗(yàn)證和考核的循環(huán)，就使體系實(shí)施的符合性提高一步。而在試運(yùn)行階段，不停地重復(fù)這樣的循環(huán)，就能使體系實(shí)施質(zhì)量呈螺旋式上升的態(tài)勢(shì)，直至按計(jì)劃轉(zhuǎn)入正常運(yùn)行的軌道。借助第二方審核增進(jìn)體系的實(shí)施。由于第二方的特殊地位，其審核意見(jiàn)對(duì)組織的各個(gè)層次都有主動(dòng)的推動(dòng)作用。試運(yùn)行過(guò)程中的某些具體的做法有下列幾點(diǎn)：檢查的辦法，先按“塊塊”進(jìn)行，即以部門為對(duì)象，對(duì)其所承當(dāng)?shù)倪^(guò)程或質(zhì)量活動(dòng)的實(shí)施狀況進(jìn)行逐項(xiàng)梳理?；蛞赃^(guò)程或活動(dòng)為對(duì)象對(duì)各有關(guān)部門逐個(gè)梳理。把認(rèn)證辦的檢查和各部門的自查結(jié)合起來(lái)。這樣能夠培養(yǎng)各部門自我檢查（舉一反三）的能力和習(xí)慣，提高各部門發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題的主動(dòng)性和主動(dòng)性，為組織形成持續(xù)改善的能力奠定良好的基礎(chǔ)。培養(yǎng)和提高全體員工的法制觀念。工人按作業(yè)指導(dǎo)書進(jìn)行操作并做好統(tǒng)計(jì)；干部按照程序進(jìn)行管理；內(nèi)審員根據(jù)原則和體系文獻(xiàn)進(jìn)行檢查和評(píng)價(jià)。質(zhì)量職能部門特別是最高管理者須按程序解決質(zhì)量問(wèn)題。重視對(duì)內(nèi)審員審核能力的培養(yǎng)，為內(nèi)審打好基礎(chǔ)。試運(yùn)行階段，其實(shí)就是對(duì)各部門和各項(xiàng)活動(dòng)進(jìn)行強(qiáng)化（強(qiáng)制性）管理的階段，在這個(gè)階段也應(yīng)對(duì)內(nèi)審員進(jìn)行強(qiáng)化培養(yǎng)和鍛煉。在檢查中規(guī)定做到“當(dāng)天的作業(yè)，當(dāng)天要完畢”。即當(dāng)天的檢查計(jì)劃當(dāng)天完畢，當(dāng)天查出的問(wèn)題，當(dāng)天開(kāi)出不合格報(bào)告，并協(xié)助責(zé)任部門制訂糾正方法。規(guī)定每個(gè)內(nèi)審員認(rèn)真作好審核統(tǒng)計(jì)，根據(jù)原則進(jìn)行鑒定，等等。總之，要鍛煉、培養(yǎng)和提高內(nèi)審員的審核技能，為內(nèi)審奠定基礎(chǔ)。建立暢通的信息溝通渠道，使大量的信息能及時(shí)得到傳遞和解決。在檢查過(guò)程中除了用不合格報(bào)告和糾正方法報(bào)告的形式進(jìn)行溝通和解決，應(yīng)建立體系運(yùn)行協(xié)調(diào)會(huì)制度，以提高解決問(wèn)題的效率。對(duì)比較的突出問(wèn)題，管理者代表應(yīng)及時(shí)向各有關(guān)高層主管領(lǐng)導(dǎo)直至最高管理者溝通，使問(wèn)題得以快速解決。而對(duì)體系獲得的每一種進(jìn)步更要向最高管理者報(bào)告，以不停增強(qiáng)他對(duì)體系建設(shè)的信心。4.搞好初次內(nèi)部審核的策劃和實(shí)施通過(guò)一段時(shí)間的試運(yùn)行，有必要對(duì)體系進(jìn)行一次正式的全方面的審核，方便對(duì)質(zhì)量管理體系的運(yùn)行的符合性和有效性做出評(píng)價(jià)，為管理評(píng)審提供輸入。內(nèi)審是原則規(guī)定的一種程序，是對(duì)體系進(jìn)行檢測(cè)和評(píng)價(jià)的活動(dòng)，同時(shí)又是一項(xiàng)涉及組織全部部門、絕大多數(shù)過(guò)程的，互動(dòng)性很強(qiáng)的，大規(guī)模的質(zhì)量管理活動(dòng)。這項(xiàng)活動(dòng)的質(zhì)量好壞，對(duì)體系的實(shí)施含有重要的影響。因此，管理者代表應(yīng)抓好內(nèi)部質(zhì)量審核的策劃和組織工作。在組織內(nèi)部質(zhì)量審核時(shí)應(yīng)著重抓好下列幾項(xiàng)工作。掌握好內(nèi)審的時(shí)機(jī)。普通狀況下，體系試運(yùn)行一段時(shí)間（3—4個(gè)月）后，就應(yīng)安排一次內(nèi)審。太早了可能會(huì)由于實(shí)施不到位，存在的問(wèn)題太多，審核結(jié)論會(huì)影響士氣和信心；太晚了也不利。首先不能給體系實(shí)施提出正式評(píng)價(jià)，造成管理評(píng)審無(wú)法進(jìn)行。另首先，內(nèi)審程序的可行性及內(nèi)審員正式審核的能力不能及早得到驗(yàn)證。審核的時(shí)間要相對(duì)集中，這有助于在整個(gè)組織內(nèi)部形成一種緊張而有序的氛圍，為審核營(yíng)造一種較好的環(huán)境。對(duì)內(nèi)審