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文檔簡介
Word版本,下載可自由編輯公司采購制度管理規(guī)定(4篇)公司選購制度管理規(guī)定(1)
第一章總則
第一條為了強化對原料選購業(yè)務的內部掌握,規(guī)范選購行為,防范選購與付款過程中的差錯和舞弊,依據(jù)國家相關法律法規(guī)以及集團公司要求,制定本制度。
其次條制度所稱選購,主要是指公司外購原料并支付貨款的行為。
第三條在建立并實施選購業(yè)務內部掌握度中,至少應當強化對以下關鍵方面或者關健環(huán)節(jié)的風險掌握,并采用相應的掌握措施:
一)權責安排和職責分工應當明確,機構設置和人員配備應當科學合理;
二)選購方案和審批程序應當明確;
三)選購與驗收的管理流程有關掌握措施應當清楚,對供應商的選擇、選購方式的確定、選購合同的簽訂、原料的驗收等應有明確規(guī)定;
四)付款方式、程序、審批權限和與客戶的對賬方法應當明確。
其次章職責分工與授權審批
第四條建立選購業(yè)務的崗位責任制,明確相關部門和崗位的職責、權限。
選購業(yè)務的歸口管理部門為集團公司市場部,協(xié)作部門為銷售部。其分別職責為:
市場部:
一)選購方案審批;
二)詢價與確定供應商;
三)選購合同的審核與備案;
四)付款的審核。銷售部:
五)選購、驗收;
第五條建立選購與付款業(yè)務的授權制度和審核批準制度,并依據(jù)規(guī)定的權限和程序辦理選購與付款業(yè)務。逐步實施集中或相對集中選購,以提升選購效率,堵塞管理漏洞,降低成本和費用。
第六條依據(jù)方案、審批、選購、驗收、付款等規(guī)定的程序辦理選購與付款業(yè)務,并在選購與付款各環(huán)節(jié)設置相關的記錄、填制相應的憑證,建立完整的選購登記制度,強化選購合同、驗收證明、入庫憑證、選購發(fā)票等文件盒憑證的相互核對工作。
第三章選購方案與審批掌握
第七條建立方案選購制度,選購方案應當與公司生產經營方案相適應。在與公司充分溝通的基礎上,明確選購品種、質量等級、規(guī)格、數(shù)量、相關要求和標準、到貨時間等。
第八條強化選購業(yè)務的方案管理。對方案選購項目,市場部應當嚴格依據(jù)方案落實選購業(yè)務;對于方案選購項目,要有完善的審批手續(xù)。
第九條原料月度、年度供應方案須向市場部報批。
第四章選購與驗收掌握
第十條建立選購與驗收環(huán)節(jié)的管理制度,對選購方式確定、供應商選擇、驗收程序及計量方法等做出明確規(guī)定,確保選購過程中的透亮?????化。
建立供應商評價制度,由市場部、銷售部等相關部門共同對供應商進行評價,包括對所購原材料的質量、價格、交貨準時性、付款條件及供應商資質、經營狀況等進行綜合評價,并依據(jù)評價結果對供應商進行調整。
第十一條依據(jù)原材料的性質及其供應狀況確定選購方式。大宗原材料的選購能夠采納訂單選購或合同訂貨等方式。
第十二條充分認識和掌控有關供應商信譽、供貨力量等方面的信息,有選購、使用等部門共同參與比質比價,并按規(guī)定的授權批準程序確定供應商。
第十三條制度原材料驗收制度,銷售部對所購原材料的品德、規(guī)劃、數(shù)量、質量和其他相關內容進行驗收,并對本批次材料負責。對驗收過程中發(fā)覺的異樣狀況,負責驗收的人員應當馬上向市場部報備。
第五章付款掌握
第十四條市場部、財務部在辦理付款業(yè)務時,應當對選購合同商定付款條件以及選購發(fā)票、結算憑證、檢驗報告、計量報告和驗收證明等相關憑證的真實性、完整性、合法性進行嚴格審核、存底。
第十五條嚴格履行預付賬戶和定金的批準手續(xù),強化預付賬款和定金的管理。
強化對預付賬款的監(jiān)控,定期對其進行追蹤核查。對預付賬款的期限、占用款項的合理性、不行收回風險等進行綜合推理;對有疑問的預付賬款準時采用措施,盡量降低預付賬款資金風險和形成損失的可能性。
第十六條強化應付賬款和應付票據(jù)的管理,由專人依據(jù)商定的付款日期、付款條件等管理應付款項。
第十七條建立不符合標準原料處理制度,并嚴格履行。第十八條定期與供應商核對應付賬款、應付票據(jù)、預付賬款等往來款項。如有不符,應當查明緣由,準時處理。
第六章監(jiān)督檢查
第十九條建立對選購業(yè)務的監(jiān)督檢查制度,明確監(jiān)督檢查人員的職責權限,定期或不定期地進行檢查。
其次十條對監(jiān)督檢查過程中發(fā)覺的,在選購業(yè)務中的薄弱環(huán)節(jié),供應部應當采用措施,準時加以訂正和完善。
公司選購制度管理規(guī)定(2)
一、目的:
為強化選購方案管理,規(guī)范選購工作,保障公司生產經營活動所需物品的正常持續(xù)供應,降低選購成本,特制定本制度。
二、適用范圍
本制度適用于公司對外選購與生產經營有關的經營性固定資產、材料及非經營性固定資產、辦公用品、勞保用品的選購(以下統(tǒng)稱為選購物品)。
三、職責權限
1、總經理負責選購管理制度的審批;
2、副總、財務總監(jiān)負責選購管理制度的審核;
3、經營性固定資產、材料、配件等物品(物資),非經營性固定資產、辦公用品、勞保用品的選購由人力資源與后勤部負責。
四、選購原則
1、詢價比價原則
物品選購必需有三家以上供應商供應報價,在權衡質量、價格、交貨時間、售后服務、資信、客戶群等因素的基礎上進行綜合評估,并與供應商進一步議定最終價格,臨時性應急購買的物品除外。
2、一樣性原則:
選購人員定購的物品必需與請購單所列要求、規(guī)格、型號、數(shù)量一樣。在市場條件不能滿意請購部門要求或成本過高的狀況下,選購人員須準時反饋信息供申請部門更改請購單或作參與。如確因特定條件數(shù)量不能完全與請購單一樣,經審核后,差值不得超過請購量的5—10%。
3、低價搜尋原則:
選購人員隨時搜集市場價格信息,建立供應商信息檔案庫,認識市場最新動態(tài)及最低價格,實現(xiàn)最優(yōu)化選購。
4、廉潔原則:
(1)自覺維護企業(yè)利益,努力提升選購物品質量,降低選購成本。
(2)廉潔自律,不收禮,不受賄,不接受吃請,更不能向供應商伸手。
(3)嚴格按選購制度和程序辦事,自覺接受監(jiān)督。
(4)強化學習,廣泛掌控與選購業(yè)務相關的新材料、新工藝、新設備及市場信息。
(5)工作仔細認真,不出差錯,不因自身工作失誤給公司造成損失。
5、招標選購原則:
凡大宗或常常使用的物品,都應利用詢議價或招標的形式,由企管、財務等相關部門共同參與,定出一段時間內(一年或半年)的供應商、價格,簽訂供貨協(xié)議,以簡化選購程序,提升工作效率。對于價格隨市場變化較快的物品,除縮短招標間隔時限外,還應隨時掌控市場行情,調整選購價格。
6、審計監(jiān)督原則:
選購人員要自覺接受財務部或公司領導對選購活動的監(jiān)督和質詢。對選購人員在選購過程中發(fā)生的違犯廉潔制度的行為,公司有權對相關人員依照公司《員工績效考核制度》等進行懲罰直至追究其法律責任。
五、選購流程1、選購申請:
物品(物資)需求部門依據(jù)生產或經營的實際需要,由企管部負責選購物品每月25日前、由人力資源與后勤部負責選購物品每季度最終一個月25日前提出選購申請,填寫《請購單》,請購單要求注明名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求日期、參考價格、用途等,若涉及技術指標的,須注明相關參數(shù)、指標要求。按選購申請流程,由各相關部門審批,經總經理批準后交人力資源與后勤部選購。各審核環(huán)節(jié)對選購申請?zhí)岢鲎h異者,應于2個工作日內將看法反饋給選購申請部門。
2、詢價比價議價:
(1)每一種物品(物資)原則上需兩家以上的供應商進行報價。(2)選購員接到報價單后,需進行比價、議價,并填寫《詢價記錄表》,按低價原則進行選購。
(3)屬下列狀況者,無須進行比價、議價:獨家代理、獨家制造、專賣品、原廠零配件無代用品,但仍需留下報價記錄。
3、樣品供應和確認:
(1)若須進行樣品供應和確認的,須確定送樣周期,由選購人員負責追蹤,收到樣品后,須第一時間送交需求部門進行確認,必要時需會同財務部等部門相關人員予以確認。
(2)對于需要保存樣品的,須作封樣處理,以便日后作收貨比較。
4、供應商選擇:
(1)具有合法經營主體者。
(2)品質、交貨期、價格、服務等條件良好者。(3)信譽良好者。(4)客戶認可的供應商。選購人員須建立供應商信息臺帳。5、合同簽定:
(1)供應商經送樣審查合格后,由人力資源與后勤部與選定的供應商簽訂合同。
(2)交易發(fā)生吵鬧時,依據(jù)合同的核定條款進行處理。6、進度跟催
(1)為確保準時交貨,選購人員應提前采納電話、傳真或親自到供應商處跟催,以確保物品(物資)能適時供應。
(2)若選購物品(物資)無法在預定時間內交貨的,選購人員須提前通知需求部門,尋求解決方法,并須重新和供應商確定新的交貨期,并知會需求部門。
7、驗收入庫:
選購物品(物資)到公司后,屬經營性固定資產、材料、配件等物品(物資)、非經營性固定資產、大宗勞保用品等經需求部門驗收,辦公用品等常用品經庫管驗收合格后,庫管開具《入庫單》,按流程辦理入庫手續(xù)。如驗收不合格的,由驗收部門通知人力資源與后勤部,2日內辦理換(退)貨手續(xù)。
8、對帳付款:
選購物品(物資)辦理入庫后,由選購人員憑《入庫單》按合同或商定的付款方式辦理付款手續(xù)。
六、考核:
凡違反本制度的人員,依照公司相關管理制度進行懲罰。
公司選購制度管理規(guī)定(3)
一、目的:
為強化選購方案管理,規(guī)范選購工作,保障公司生產經營活動所需物品的正常持續(xù)供應,降低選購成本,特制定本制度。
二、適用范圍
本制度適用于公司對外選購與生產經營有關的經營性固定資產、材料及非經營性固定資產、辦公用品、勞保用品的選購(以下統(tǒng)稱為選購物品)。
三、職責權限
1、總經理負責選購管理制度的審批;
2、副總、財務總監(jiān)負責選購管理制度的審核;
3、經營性固定資產、材料、配件等物品(物資),非經營性固定資產、辦公用品、勞保用品的選購由人力資源與后勤部負責。
四、選購原則
1、詢價比價原則
物品選購必需有三家以上供應商供應報價,在權衡質量、價格、交貨時間、售后服務、資信、客戶群等因素的基礎上進行綜合評估,并與供應商進一步議定最終價格,臨時性應急購買的物品除外。
2、一樣性原則:
選購人員定購的物品必需與請購單所列要求、規(guī)格、型號、數(shù)量一樣。在市場條件不能滿意請購部門要求或成本過高的狀況下,選購人員須準時反饋信息供申請部門更改請購單或作參與。如確因特定條件數(shù)量不能完全與請購單一樣,經審核后,差值不得超過請購量的5—10%。
3、低價搜尋原則:
選購人員隨時搜集市場價格信息,建立供應商信息檔案庫,認識市場最新動態(tài)及最低價格,實現(xiàn)最優(yōu)化選購。
4、廉潔原則:
(1)自覺維護企業(yè)利益,努力提升選購物品質量,降低選購成本。
(2)廉潔自律,不收禮,不受賄,不接受吃請,更不能向供應商伸手。
(3)嚴格按選購制度和程序辦事,自覺接受監(jiān)督。
(4)強化學習,廣泛掌控與選購業(yè)務相關的新材料、新工藝、新設備及市場信息。
(5)工作仔細認真,不出差錯,不因自身工作失誤給公司造成損失。
5、招標選購原則:
凡大宗或常常使用的物品,都應利用詢議價或招標的形式,由企管、財務等相關部門共同參與,定出一段時間內(一年或半年)的供應商、價格,簽訂供貨協(xié)議,以簡化選購程序,提升工作效率。對于價格隨市場變化較快的物品,除縮短招標間隔時限外,還應隨時掌控市場行情,調整選購價格。
6、審計監(jiān)督原則:
選購人員要自覺接受財務部或公司領導對選購活動的監(jiān)督和質詢。對選購人員在選購過程中發(fā)生的違犯廉潔制度的行為,公司有權對相關人員依照公司《員工績效考核制度》等進行懲罰直至追究其法律責任。
五、選購流程1、選購申請:
物品(物資)需求部門依據(jù)生產或經營的實際需要,由企管部負責選購物品每月25日前、由人力資源與后勤部負責選購物品每季度最終一個月25日前提出選購申請,填寫《請購單》,請購單要求注明名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求日期、參考價格、用途等,若涉及技術指標的,須注明相關參數(shù)、指標要求。按選購申請流程,由各相關部門審批,經總經理批準后交人力資源與后勤部選購。各審核環(huán)節(jié)對選購申請?zhí)岢鲎h異者,應于2個工作日內將看法反饋給選購申請部門。
2、詢價比價議價:
(1)每一種物品(物資)原則上需兩家以上的供應商進行報價。(2)選購員接到報價單后,需進行比價、議價,并填寫《詢價記錄表》,按低價原則進行選購。
(3)屬下列狀況者,無須進行比價、議價:獨家代理、獨家制造、專賣品、原廠零配件無代用品,但仍需留下報價記錄。
3、樣品供應和確認:
(1)若須進行樣品供應和確認的,須確定送樣周期,由選購人員負責追蹤,收到樣品后,須第一時間送交需求部門進行確認,必要時需會同財務部等部門相關人員予以確認。
(2)對于需要保存樣品的,須作封樣處理,以便日后作收貨比較。
4、供應商選擇:
(1)具有合法經營主體者。
(2)品質、交貨期、價格、服務等條件良好者。(3)信譽良好者。(4)客戶認可的供應商。選購人員須建立供應商信息臺帳。5、合同簽定:
(1)供應商經送樣審查合格后,由人力資源與后勤部與選定的供應商簽訂合同。
(2)交易發(fā)生吵鬧時,依據(jù)合同的核定條款進行處理。6、進度跟催
(1)為確保準時交貨,選購人員應提前采納電話、傳真或親自到供應商處跟催,以確保物品(物資)能適時供應。
(2)若選購物品(物資)無法在預定時間內交貨的,選購人員須提前通知需求部門,尋求解決方法,并須重新和供應商確定新的交貨期,并知會需求部門。
7、驗收入庫:
選購物品(物資)到公司后,屬經營性固定資產、材料、配件等物品(物資)、非經營性固定資產、大宗勞保用品等經需求部門驗收,辦公用品等常用品經庫管驗收合格后,庫管開具《入庫單》,按流程辦理入庫手續(xù)。如驗收不合格的,由驗收部門通知人力資源與后勤部,2日內辦理換(退)貨手續(xù)。
8、對帳付款:
選購物品(物資)辦理入庫后,由選購人員憑《入庫單》按合同或商定的付款方式辦理付款手續(xù)。
六、考核:
凡違反本制度的人員,依照公司相關管理制度進行懲罰。
公司選購制度管理規(guī)定(4)
一、為了規(guī)范公司的物資選購,降低物資選購成本,確保公司各項物資供應,強化企業(yè)物資選購的監(jiān)督管理,特制定本規(guī)定。
二、本規(guī)定是公司物資選購管理的基本規(guī)范。
三、選購部應當依據(jù)市場信息做到比質、比價選購,同時,在付款方式上,做到貨到付款,或分期付款,削減選購風險。
四、選購部崗位職責
1、負責物資選購管理制度和內部各崗位職責的制定;
2、負責物資選購員、方案員及檔案管理員的監(jiān)督與管理;
3、負責物資選購方案的.制定,選購合同的簽訂及保管;
4、負責物資選購的詢價、議價、比質、比價;
5、負責本部門按時、保質、保量地完成所需各項物資的選購工作;
6、負責管轄范圍內的衛(wèi)生、平安工作。
7、選購部做好各項檔案的管理工作,如選購合同、各種審批文件及公司下發(fā)的各種文件;
8、選購部建立選購物資臺帳、借款明細帳及公司應付帳款,定期與財務部對帳。
五、物資選購遵守的原則
1、未經審批的物資一律不得選購;
2、倉庫內的庫存物資應優(yōu)先使用;
3、建立合格供應商名錄時,選購遠近搭配的原則;
4、選購物資時,應盡量利用銀行結算,削減現(xiàn)金結算;
5、在比價過程中,嚴格落實同類產品比質量,同樣質量比價格,同樣價格比服務的原則,擇優(yōu)確定選購單位;
6、對于先試用的物資,必需由使用部門出具試驗報告,并由審批后,方可選購。
六、為節(jié)省選購成本,公司實行按月上報選購方案。選購部編制選購方案時,要從實際工作動身,避讓盲目提報物資選購方案,避讓物資積壓損失。
七、公司內各部門及配套廠家要按程序報物資選購方案,在每月的23日前向選購部報下月的選購方案,然后由選購部匯總后統(tǒng)一上交公司經理辦公會。
八、各部門及配套廠家供應
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