高校電子檔案的建設(shè)與管理

高校電子檔案的建設(shè)與管理

隨著信息的進(jìn)步和業(yè)務(wù)的現(xiàn)代化，電子文件在多個(gè)方面都得到了廣泛的關(guān)注，因?yàn)樗哂写鎯?chǔ)大量、占地面積小、傳輸快、調(diào)查方便等優(yōu)點(diǎn)。高等院校作為生產(chǎn)、傳播和貯存知識(shí)與信息的重要機(jī)構(gòu),大量電子文件的產(chǎn)生,必然帶來(lái)一系列電子檔案建設(shè)與管理的問(wèn)題。因此,我們要更新觀念、提高認(rèn)識(shí),不斷增強(qiáng)電子檔案建設(shè)與管理的意識(shí)和能力。一、電子文件的歸檔立卷是檔案簡(jiǎn)介對(duì)于紙質(zhì)檔案的保存與紙質(zhì)文件比較,電子文件有以下幾個(gè)特點(diǎn):(1)電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件,它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用;(2)電子文件可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞;(3)電子文件的利用是可共享的,也不再受時(shí)間和距離的限制;(4)電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同,它對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高,而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。電子文件按照檔案管理的要求,通過(guò)歸檔立卷工作流程的技術(shù)處理后,即形成了電子檔案。傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象,而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后,電子文件取代了以往的文字材料,它是由擬稿者直接寫在磁盤上,并在磁盤上進(jìn)行修改,一經(jīng)形成后,馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中,由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐,已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則,如文件的立卷歸檔制度等。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn),也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn),文件形成后,由文書部門收集立卷后,交檔案部門管理,一般一年歸檔一次。而電子文件隨時(shí)產(chǎn)生,隨時(shí)更改,存貯在計(jì)算機(jī)磁盤或光盤中。因此,它對(duì)計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。如果歸檔,必須以磁盤或光盤的形式移交,歸檔范圍也不能只是辦理完畢,具有保存價(jià)值的文件,還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。由于電子文件信息與載體的可分離性,檔案實(shí)體分類也可能將被概念分類整理所取代,因?yàn)閷?shí)體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系,這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要,但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中,文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化,電子文件可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序,不再需要對(duì)它進(jìn)行像紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要,利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合分類。由于電子文件的保存價(jià)值同時(shí)取決于其自身價(jià)值和可讀性,其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化,原有的檔案價(jià)值理論分析范圍也將擴(kuò)大,要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價(jià)值鑒定理論,文件應(yīng)根據(jù)其憑證價(jià)值和參考價(jià)值確定保管期限,而電子文件一方面由于制作方便,將產(chǎn)生比以往更多的文件,另一方面由于用戶的需要,信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補(bǔ)充,因此很難劃定固定的保管期限,況且目前電子文件的憑證價(jià)值尚無(wú)法律保證。因此,其鑒定、管理方法亦無(wú)定論。此外,由于電子文件信息載體的特殊性,其保管方法、要求以及檢索和對(duì)外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。二、紙質(zhì)文件立卷時(shí)易產(chǎn)生看輕就熟的市場(chǎng)與紙質(zhì)文件相比,電子文件歸檔是一項(xiàng)更為艱苦細(xì)致且難度較大的工作,主要原因是大多數(shù)電子文件形成者或囿于傳統(tǒng)觀念,誤認(rèn)為電子文件不是文件而忽視其歸檔;或怕增加工作量而不愿承擔(dān)此項(xiàng)工作;或由于電子文件對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性,使其必須借助計(jì)算機(jī)編目歸檔,這對(duì)不熟悉操作技術(shù)的立卷人來(lái)說(shuō),不像從事紙質(zhì)文件立卷工作駕輕就熟,容易產(chǎn)生畏難情緒。筆者認(rèn)為,推動(dòng)電子文件歸檔工作的著眼點(diǎn)要高,立足點(diǎn)要實(shí),在規(guī)劃電子文件歸檔工作時(shí),應(yīng)從本單位辦公自動(dòng)化與信息管理工作的大局出發(fā),順應(yīng)其規(guī)律,摸清信息產(chǎn)生的源頭,促使電子文件歸檔納入辦公自動(dòng)化和信息管理的工作程序,建立歸檔制度。紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全,而電子文件的載體穩(wěn)定性差,易損壞,因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。經(jīng)實(shí)踐檢驗(yàn),利用磁盤,脫機(jī)采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失。如遇質(zhì)量較差的磁盤,會(huì)影響文件的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失,需制作多份備份盤存檔,這不僅加大了工作量,也增加了存貯磁盤的數(shù)量,簡(jiǎn)便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔,并利用光盤存貯。網(wǎng)絡(luò)移交的途徑有兩條:1.電子文件歸檔專遞隨著各單位計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展,越來(lái)越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過(guò)各業(yè)務(wù)管理部門挑選,反映了職能活動(dòng)的概貌,上網(wǎng)前,又按照信息管理部門的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換,在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性,是歸檔的重點(diǎn)。對(duì)那些未輸送到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價(jià)值的電子文件,應(yīng)由電子文件形成部門編目整理,也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸,可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門之間開(kāi)通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線,建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價(jià)值的電子文件通過(guò)此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門經(jīng)與辦公自動(dòng)化和信息管理部門協(xié)商后,要對(duì)歸檔的電子文件提出格式要求,但不能是唯一性的,應(yīng)認(rèn)可幾種通用性較強(qiáng)的軟件,如:.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。2.建立電子文件歸檔機(jī)制為適應(yīng)辦公自動(dòng)化工作發(fā)展的需要,人們?cè)絹?lái)越注重信息工作的系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平,計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”,打破了立卷單位人界限,更趨向基于某一方面或幾方面職能活動(dòng)的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)與信息管理部門負(fù)責(zé)規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作,是開(kāi)發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門,成為電子文件信息的匯集點(diǎn),又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件。由他們負(fù)責(zé)將日常工作中形成的具有保存價(jià)值的電子文件歸檔,無(wú)疑是最佳歸檔途徑之一。高等院校可利用自身的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)勢(shì)建立校行政信息管理系統(tǒng),分出教學(xué)、科研、組織人事、后勤、財(cái)務(wù)、資產(chǎn)設(shè)備管理等多個(gè)子系統(tǒng),如教學(xué)管理系統(tǒng)與學(xué)生注冊(cè)中心、財(cái)務(wù)結(jié)算中心、教務(wù)處構(gòu)成數(shù)據(jù)交換網(wǎng)。注冊(cè)中心負(fù)責(zé)學(xué)生注冊(cè)、選課、排課、考勤、成績(jī)等數(shù)據(jù)的傳遞;結(jié)算中心負(fù)責(zé)學(xué)生交費(fèi)信息的傳遞;教務(wù)處負(fù)責(zé)學(xué)籍、教學(xué)計(jì)劃、課程、畢業(yè)審查、學(xué)位授予數(shù)據(jù)的傳輸。計(jì)算機(jī)與信息中心接收這些數(shù)據(jù)后,進(jìn)行集中處理,經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)通過(guò)信息中心又輸送給各業(yè)務(wù)管理部門共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新,過(guò)期數(shù)據(jù)應(yīng)由信息中心按檔案部門的統(tǒng)一要求,進(jìn)行鑒定,編目整理,通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸,移交給檔案部門保存,或直接存入光盤,定期歸檔。無(wú)論利用何種途徑歸檔,必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后,傳輸給檔案部門,不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載,以保證電子文件形成部門對(duì)其數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。三、電子文件的保存措施由于歸檔電子文件以脫機(jī)方式保存,在實(shí)際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。光盤作為新型的存貯載體,比磁盤更具有抗干擾能力和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性,有利于歸檔電子文件的長(zhǎng)期保存,因此,提倡檔案部門配備光盤刻錄儀,將歸檔電子文件轉(zhuǎn)儲(chǔ)到光盤上。但是,刻錄儀一時(shí)還難以普及,所以,軟磁盤和光盤的保護(hù)仍是當(dāng)前歸檔電子文件載體保護(hù)的重點(diǎn),必須制定保護(hù)措施。軟磁盤的保護(hù)。(1)統(tǒng)一軟盤的規(guī)格,使用3.5寸高密盤保存;(2)把住軟磁盤質(zhì)量關(guān)。軟磁盤的質(zhì)量直接影響到磁盤信息的保存壽命,高質(zhì)量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年,而低質(zhì)量軟磁盤往往不到一年,就讀不出數(shù)據(jù)。目前市場(chǎng)上存在不少質(zhì)量低劣產(chǎn)品,所以在選購(gòu)軟磁盤時(shí)要認(rèn)真把好質(zhì)量關(guān);(3)規(guī)范保管條件。要求軟磁盤存放在無(wú)強(qiáng)磁場(chǎng)干擾、無(wú)震動(dòng)、無(wú)塵、無(wú)腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里,環(huán)境空氣相對(duì)濕度控制在40%-50%,溫度控制在14-24℃;(4)加強(qiáng)病毒防范。要求各業(yè)務(wù)部門加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的病毒檢測(cè),確保保存電子文件的磁盤不帶病毒,并將磁盤經(jīng)常置于保護(hù)狀態(tài);(5)對(duì)加密盤的管理。有的電子文件在存盤時(shí)進(jìn)行過(guò)加密或隱含文件名,如果密碼或文件名被遺忘,電子文件就難以打開(kāi)。所以對(duì)這類文件應(yīng)該解密或顯現(xiàn)文件名后再歸檔保存;(6)在條件允許時(shí),及時(shí)將存貯電子文件的軟磁盤載體更換成光盤,便于長(zhǎng)久保存。光盤的保護(hù)。(1)規(guī)范排放和使用。光盤的存放應(yīng)置于盒中直立放置,避免大量堆疊,以防光盤翹曲,在使用過(guò)程中應(yīng)避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷;(2)保持良好的溫度、濕度環(huán)境。高溫會(huì)使光盤氧化、變形或老化,潮濕會(huì)使光盤片基霉變。為此光盤存放的溫度宜控制在14-24℃,相對(duì)濕度40%-65%;(3)注意避光。光盤材料的塑料保護(hù)層對(duì)紫外光極為敏感,陽(yáng)光的直射會(huì)使光盤過(guò)早老化。因此,光盤要十分注意避光。不管磁盤還是光盤,定期復(fù)制是當(dāng)前延長(zhǎng)電子文件壽命的有效措施,磁盤每2年,光盤每5年轉(zhuǎn)儲(chǔ)一次,轉(zhuǎn)儲(chǔ)后的載體與原載體同樣編號(hào)保存。解決好電子文件的保存問(wèn)題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件,從理論上講能夠長(zhǎng)期保存,因?yàn)樗男畔⒆x出是無(wú)接觸式的,不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi),不怕外界磁場(chǎng)的影響,不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是,由于電子文件形成的時(shí)間短,缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證,所以,電子文件中原始信息的長(zhǎng)期保存問(wèn)題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前,對(duì)于長(zhǎng)久保存的電子文件,需要定期進(jìn)行復(fù)制,以防止信息損失。檔案管理正向立體化方向迅速發(fā)展,以前的檔案管理是呈直線狀態(tài)的,隨著人們對(duì)利用服務(wù)工作的重視,使利用工作和其它基礎(chǔ)工作構(gòu)成一個(gè)平面。