基于智慧交通的企業(yè)差旅管理研究

基于智慧交通的企業(yè)差旅管理研究

根據(jù)研究，差旅成本是公司的第二控制成本，并且有逐漸增加的趨勢。能否對差旅費用進行有效控制直接影響到企業(yè)的贏利能力。本文結(jié)合商旅管理系統(tǒng)的功能,對企業(yè)運用該系統(tǒng)進行差旅費用控制、降低差旅管理成本并提高企業(yè)工作效率和員工滿意度這一新的財務(wù)管理模式進行探討。一、公司傳統(tǒng)的旅游管理存在一些問題一這是核心業(yè)務(wù)的削弱二這是因為內(nèi)部運營成本非常高三這是旅行業(yè)務(wù)的不透明過程二、開放式it系統(tǒng)商旅管理系統(tǒng)是為了滿足差旅活動需要,提供與差旅活動相關(guān)的商務(wù)旅行資訊、工具和外延服務(wù)平臺的開放式IT系統(tǒng),該系統(tǒng)利用較先進的數(shù)據(jù)分析功能,能規(guī)范差旅行為,降低差旅成本。(一)積極開展差旅服務(wù)商旅管理系統(tǒng)的對象就是基于出差業(yè)務(wù)過程中需要的和生成的信息。在越來越頻繁的商旅活動中,商旅管理的業(yè)務(wù)內(nèi)容也逐漸深化并形成了較全面的解決方案,如機票預(yù)訂、全天候緊急服務(wù)、VIP服務(wù)、酒店預(yù)訂、會議服務(wù)、機場服務(wù)、辦理簽證、行程安排與接送、差旅費用管理咨詢、差旅行程信息報告、差旅費用第三方預(yù)付、差旅管理的外包等。值得關(guān)注的是,一些業(yè)務(wù)規(guī)模大、管理規(guī)范的公司越來越多地選擇將自己的商旅業(yè)務(wù)外包給專門的商旅管理公司,以實現(xiàn)管理上的便利和差旅成本的降低。(二)支付接口的管理商旅管理系統(tǒng)的主要功能模塊包括商旅信息查詢、商旅資訊發(fā)布、用戶管理、用戶積分禮品兌換管理、客戶在線訂單管理、第三方支付接口、業(yè)務(wù)流程管理、郵件及短信通知模塊、政策比價查詢管理、客戶服務(wù)跟蹤管理、系統(tǒng)配置與設(shè)置管理等。商旅管理系統(tǒng)的功能在隨著管理需求的提高而逐漸完善,如越來越多的商旅管理系統(tǒng)提供了較強的智能型分析報告功能,能提供多維度的管理分析數(shù)據(jù),在標準報告的基礎(chǔ)上不斷優(yōu)化,甚至可以根據(jù)客戶的需要定制管理報告(需要很強的云計算的能力支撐)。三、z公司使用商務(wù)旅行管理系統(tǒng)的實踐(一)z公司的獨立客戶費使用Z公司是一家跨國電信設(shè)備制造企業(yè),公司在全球設(shè)有107個分支機構(gòu),與140多個國家和地區(qū)的500多家運營商建立了業(yè)務(wù)關(guān)系。公司2010年的合同銷售規(guī)模達1000多億元人民幣,其中一半以上的銷售收入來自國際市場。在Z公司逐漸走向國際化的進程中,公司差旅費用是除人力成本外的第一大費用,有超過40%的海外員工每天都在“天上飛”。公司每年10多億元的差旅費中,有4.5億～5億元的費用用于購買飛機票。每天出差的人員眾多,國際機票較昂貴,為合理控制機票費用,財務(wù)部門和相關(guān)一線市場管理部門先后出臺了關(guān)于機票管理的規(guī)范,但事后根據(jù)財務(wù)部門對員工的調(diào)查反饋,員工對公司預(yù)定機票的流程有頗多意見,認為預(yù)定流程長,報銷手續(xù)復(fù)雜,領(lǐng)導(dǎo)也認為控制差旅費的效果不明顯。在綜合分析企業(yè)差旅費費用結(jié)構(gòu)、多方調(diào)查業(yè)務(wù)人員的實際差旅行為后,在借鑒國外跨國企業(yè)的管理實踐基礎(chǔ)上,Z公司開始依靠自身的較先進的技術(shù)創(chuàng)新能力,建立了屬于自己的差旅管理平臺,并逐漸發(fā)展成為Z公司的商旅管理系統(tǒng)。(二)實施商務(wù)管理體系的過程1.控制職能方面,我國基Z公司本身具備較強大的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),尤其是其網(wǎng)絡(luò)財務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)了預(yù)算管理的控制職能。在此基礎(chǔ)上,Z公司將差旅費用的發(fā)生源頭放在商旅管理系統(tǒng)中,將網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)和商旅管理系統(tǒng)之間聯(lián)通,共享了人員信息和預(yù)算管理控制規(guī)則,把差旅管理的相關(guān)標準納入到商旅管理系統(tǒng)中,成為IT自動控制。2.z公司的特征Z公司通過和已有的機票供應(yīng)商和外部商旅管理公司(如攜程、美國運通)進行洽談,選取既符合自己管理需求又能滿足服務(wù)要求的機票供應(yīng)商和外部商旅管理公司,并要求其差旅服務(wù)資訊與自己的商旅管理系統(tǒng)互聯(lián)互通,數(shù)據(jù)實時共享。同時,Z公司根據(jù)自己機票的訂購規(guī)模,和航空公司、外部商旅管理公司簽署了網(wǎng)絡(luò)競賣協(xié)議,對Z公司的員工以低于同時期市場價格的一定折扣銷售,并能在Z公司員工預(yù)定后鎖定價格,以達到降低機票費的目的。在完成上述步驟后,Z公司下發(fā)通知要求員工分步驟地通過商旅管理系統(tǒng)訂購機票。分析了通知前后的整體機票價格差異、在機票價格整體下降后,Z公司通知全體員工在商旅管理系統(tǒng)中訂購機票。3.酒店供應(yīng)商管理在歷年來對協(xié)議酒店的管理積累了經(jīng)驗的基礎(chǔ)上,Z公司在對現(xiàn)有協(xié)議酒店的評價中,要求現(xiàn)有協(xié)議酒店聯(lián)網(wǎng)進入商旅管理系統(tǒng),并按協(xié)議價格實時公布房價,供員工訂房所需。幾乎所有的協(xié)議酒店都能響應(yīng)Z公司的管理需求,成為Z公司商旅管理系統(tǒng)中的酒店供應(yīng)商。除此之外,Z公司還和外部商旅管理公司聯(lián)網(wǎng),將其酒店信息實時動態(tài)地與自己的商旅管理系統(tǒng)連接,為員工提供選擇的信息。4.差旅業(yè)務(wù)的審批和費用審批以往由部門秘書等人員負責(zé)進行差旅預(yù)定的工作轉(zhuǎn)由出差員工本人進行,Z公司為此專門下發(fā)文件并進行了大量的員工培訓(xùn),減少了因變化導(dǎo)致的沖突。這一改進使Z公司發(fā)生了如下變化:(1)由員工自助完成差旅業(yè)務(wù)供應(yīng)商的選擇。在審批員工提出差旅申請或分派差旅任務(wù)后,無需專設(shè)的部門進行差旅服務(wù)供應(yīng)商的選擇,員工借助商旅管理系統(tǒng),自行完成差旅業(yè)務(wù)所需要的交通工具、酒店等的查詢和訂購。(2)管理者審批差旅申請的內(nèi)容變化。由于系統(tǒng)設(shè)置了企業(yè)差旅報銷標準,員工在申請選擇差旅業(yè)務(wù)供應(yīng)商時,只會篩選符合條件的供應(yīng)商。因此,管理者審批差旅申請時從原來的關(guān)注價格,更多地關(guān)注于差旅申請的必要性和合理性。(3)差旅行程的信息自動收集和反饋。借助商旅管理系統(tǒng)的龐大內(nèi)部數(shù)據(jù)處理能力,員工在差旅行程中發(fā)生的各種服務(wù),均會通過商旅管理系統(tǒng)定期收集并反饋到企業(yè),待員工完成出差業(yè)務(wù),按任務(wù)歸集的差旅業(yè)務(wù)信息就自動地反饋給員工的部門主管,成為審批費用的依據(jù)。(4)財務(wù)審核簡化。由于差旅業(yè)務(wù)過程是符合內(nèi)部報銷標準的,對超過開支標準的費用審核便成為財務(wù)審核的關(guān)注點。另外,財務(wù)數(shù)據(jù)不再依賴于紙面的原始單據(jù),而更多地來源于商旅服務(wù)供應(yīng)商提供的電子數(shù)據(jù),與電子數(shù)據(jù)匹配無誤后通過網(wǎng)上銀行等電子支付途徑進行付款,極大地簡化了財務(wù)審核工作。5.成立服務(wù)團隊為了更快更好地解決員工在商旅管理系統(tǒng)使用中遇到的問題,Z公司選派了熟悉系統(tǒng)和差旅管理制度的人員成立了一個服務(wù)團隊,24小時輪流值班,為分布在全球各地的員工提供“技術(shù)支持”。6.采用處置導(dǎo)、解決問題的機制,并將解決錯誤責(zé)任上升到上市在項目一開始,Z公司就成立了一個由隨時響應(yīng)問題并善于指導(dǎo)、解決問題的、有經(jīng)驗的人員組成的稽核小組,專門就商旅管理流程中出現(xiàn)的問題進行識別、解決,并形成分析管理報告,供上級管理者決策。實踐證明,這個做法是非常有效的。(三)差旅服務(wù)的實時化Z公司運用商旅管理系統(tǒng)的差旅業(yè)務(wù)流程如圖所示,其顯著特點在于:(1)員工只需要在商旅管理系統(tǒng)中進行差旅需求的提出。(2)商旅管理系統(tǒng)提供了與眾多差旅服務(wù)供應(yīng)商的實時鏈接,滿足了員工差旅信息查詢和差旅服務(wù)的需要。(3)商旅管理系統(tǒng)直接與眾多的差旅服務(wù)供應(yīng)商進行結(jié)算,并通過差旅服務(wù)供應(yīng)商提供的電子票據(jù)和紙面單據(jù)與企業(yè)的財務(wù)部門對賬,經(jīng)財務(wù)部門審核后進行賬務(wù)處理。(4)整個差旅過程中,員工不涉及財務(wù)賬務(wù)的付款申請及報銷業(yè)務(wù),保證了員工全身心地投入到差旅活動中,工作效率明顯提高。(5)運用數(shù)據(jù)分析技術(shù),提供多緯度的管理分析報告,滿足管理者對費用管理的要求。(四)差旅業(yè)務(wù)帶來的收益通過運用商旅管理系統(tǒng),Z公司在差旅管理過程中得到了很大收益,直接表現(xiàn)在:1.節(jié)約了差旅費用開支,提高了資金利用效率。分析實施商旅管理系統(tǒng)前后的差旅費用,直接減少了各項差旅費用近5000萬元,下降比率近5%。由于引入了外部商旅管理服務(wù)公司,原來由員工直接付款的差旅行為變成了由公司出面的定期結(jié)算,資金集中后提高了資金的使用效率。2.員工效率提高,降低了財務(wù)處理成本。差旅業(yè)務(wù)單據(jù)處理從員工申請報銷到財務(wù)審核完畢的時間,由原來的13.9天下降到7.9天,財務(wù)部門人均處理差旅費單據(jù)當(dāng)天審核通過率從87%提高到94.3%,而稽核人員對財務(wù)審核單據(jù)的抽樣檢察顯示,差錯率僅為0.11%。3.員工差旅報銷手續(xù)簡化,員工滿意度提升。通過該系統(tǒng)的使用,員工不再參與后續(xù)的報銷業(yè)務(wù),大大縮短了員工在差旅業(yè)務(wù)流程中的時間,在符合內(nèi)部控制的前提下,提高了員工的滿意度。商旅管理系統(tǒng)實施后,公司相關(guān)管理部門的工作方式也發(fā)生了變化,帶來了以下間接收益:1.差旅業(yè)務(wù)計劃性增強,員工效率提高。由于系統(tǒng)要求有明確的出差行程計劃,并通過商旅管理系統(tǒng)進行記錄,部門人均出差天數(shù)就成為部門考核員工的一項指標,有數(shù)據(jù)可依,促進了員工出差效率的提高。2.轉(zhuǎn)變了財務(wù)人員的工作重心,財務(wù)人員從數(shù)據(jù)的收集整理者轉(zhuǎn)變?yōu)榱鞒痰谋O(jiān)測者和參與制定者。最明顯的地方在于稽核管理小組的成員和系統(tǒng)服務(wù)團隊的成員,都成為了流程問題的檢查者和解決者,并轉(zhuǎn)向到認證協(xié)議酒店、評價外部商旅服務(wù)公司的工作上。3.提供了更豐富的管理決策數(shù)據(jù),促進管理者管理水平的提高。差旅費用可控化、差旅行程透明化、差旅數(shù)據(jù)的豐富化,都為管理者提供了多樣的管理決策數(shù)據(jù),管理者從原來的無數(shù)據(jù)到有數(shù)據(jù)可依,到主動提出要更個性和更豐富的數(shù)據(jù)來支持其決策。4.倡導(dǎo)了企業(yè)節(jié)約的文化。商旅管理系統(tǒng)中還有大量的資訊宣傳,在員工報銷過程中隨機發(fā)送的企業(yè)內(nèi)部短信會給出差員工有關(guān)天氣、飲食等方面的溫馨提醒,由此營造出一個關(guān)注身邊細小事物、做好計劃性、節(jié)約可以控制的點滴費用的良好氛圍。傳統(tǒng)的差旅業(yè)務(wù)過程,往往由企業(yè)內(nèi)部專門的部門或人員完成選擇差旅交通工具、住宿和餐飲地點、安排差旅行程、落實款項的支付并辦理費用報銷等。差旅業(yè)務(wù)一般都不是企業(yè)的核心業(yè)務(wù),企業(yè)在上述業(yè)務(wù)過程中的投入在一定程度上削弱了企業(yè)的核心能力。由于出差員工與企業(yè)信息不對稱的原因,雖然有大量企業(yè)通過預(yù)算管理等手段進行事前和事中差旅費用控制,但員工的差旅費用是否合理,管理部門往往難以核實。在選擇差旅服務(wù)的供應(yīng)商時,同一差旅業(yè)務(wù)會因企業(yè)規(guī)模和管理水平的不同形成不同的“采購價格”。企業(yè)為尋求最佳的“采購價格”,往往需要設(shè)立專門的機構(gòu)認證和選擇差旅服務(wù)的供應(yīng)商,投入相當(dāng)?shù)娜肆ξ锪刂撇盥弥С龅?導(dǎo)致內(nèi)部運營成本相對較高?？缇辰鹑诜?wù)平臺為配合國家