公司檔案管理制度

公司檔案管理制度為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，杜絕資料流失,充分發(fā)揮檔案作用,全面提高檔案管理水平,有效地保護及利用檔案,為公司發(fā)展服務,特制定本辦法。一、檔案管理機構及其職責1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司行政人事部的統(tǒng)籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。2、行政人事部負責公司所有行政和業(yè)務檔案資料的統(tǒng)一收集管理，財務部和各業(yè)務部門需指定專人負責本部門檔案資料的使用管理。3、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。4、行政人事部有責任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。三、歸檔范圍公司檔案，是指公司從事經營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。1、公司營業(yè)執(zhí)照、質量管理體系證書、鑒定證書等各類資質原件、復印件、掃描件；2、各類人員身份證復印件、畢業(yè)證復印件等原件、復印件、掃描件；3、對外簽訂的各類經濟合同原件；4、重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發(fā)言、會議記錄等。5、本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。6、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、統(tǒng)計報表及簡報。7、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。8、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產經營、企業(yè)管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。三、歸檔要求1、遵循文件的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用。2、歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。3、在歸檔的文件材料中,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件,分別立在一起,不得分開,文電應合一歸檔。4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年。5、檔案文件材料應區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點,應保持文件之間的密切聯系并進行系統(tǒng)的排列。6、案卷封面,應逐項按規(guī)定用簽字筆書寫,字跡要工整、清晰。7、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關部門保留的，行政人事部保存復印件。8、凡公司業(yè)務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。9、業(yè)務活動中涉及金融財稅方面的資料，由財務部保存原件；屬于人事方面的資料，由行政人事部保存原件；10、由公司對外簽訂的經濟合同，行政人事部應保留原件，財務部、計劃部、采購部各保存一份復印件；11、在歸檔范圍內的其他資料，由經辦人整理后連同有關資料移交行政人事部歸檔。部門需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。四、檔案保管1、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。2、檔案管理人員要科學地編制檔案分類目錄，完善檢索工具，以便于查找。3、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。4、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。5、根據有關規(guī)定及公司實際情況，確定檔案保存期限，每年年終據此進行整理、剔除。6、經確定需銷毀的檔案，由行政人事部編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由行政人事部永久保存。7、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。8、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續(xù)。五、檔案使用與借閱1、檔案屬于公司機密，未經許可不得外借、外傳。借閱者都要填寫《檔案借閱單》,報主管人員批準后,方可借閱。2、借閱檔案資料，須經行政人事部負責人批準。閱檔必須在指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經總經理批準。3、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由行政人事部催還。需要長期借出的，須經總經理批準。發(fā)現損壞、丟失或逾期未還,必須及時匯報,追求責任。4、借出檔案時，應填寫使用人（單位）名稱、聯系電話等，以便查閱和催還。5、借閱檔案資質者必須妥善保管檔案資質，不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。6、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。7、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經總經理同意，必須外借的，由總經理審批，必須嚴格保密,不準泄露檔案材料內容。8、不準拆卷及任意抽、換卷內文件或剪貼涂改其字句等;必須愛護檔案,保持整潔,不準在檔案