公司檔案管理制度

公司檔案管理制度為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，杜絕資料流失,充分發(fā)揮檔案作用,全面提高檔案管理水平,有效地保護(hù)及利用檔案,為公司發(fā)展服務(wù),特制定本辦法。一、檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)1、公司檔案工作實(shí)行二級(jí)管理，一級(jí)管理是指公司行政人事部的統(tǒng)籌管理；二級(jí)管理是指各部門(mén)的檔案資料管理工作。2、行政人事部負(fù)責(zé)公司所有行政和業(yè)務(wù)檔案資料的統(tǒng)一收集管理，財(cái)務(wù)部和各業(yè)務(wù)部門(mén)需指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案資料的使用管理。3、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。4、行政人事部有責(zé)任對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，每年對(duì)二級(jí)檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。三、歸檔范圍公司檔案，是指公司從事經(jīng)營(yíng)、管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)直接形成的對(duì)公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。1、公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、質(zhì)量管理體系證書(shū)、鑒定證書(shū)等各類(lèi)資質(zhì)原件、復(fù)印件、掃描件；2、各類(lèi)人員身份證復(fù)印件、畢業(yè)證復(fù)印件等原件、復(fù)印件、掃描件；3、對(duì)外簽訂的各類(lèi)經(jīng)濟(jì)合同原件；4、重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會(huì)議記錄等。5、本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。6、本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。7、本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。8、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。三、歸檔要求1、遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,便于保管和利用。2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。3、在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,分別立在一起,不得分開(kāi),文電應(yīng)合一歸檔。4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷;跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年。5、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。6、案卷封面,應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用簽字筆書(shū)寫(xiě),字跡要工整、清晰。7、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)部門(mén)保留的，行政人事部保存復(fù)印件。8、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。9、業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及金融財(cái)稅方面的資料，由財(cái)務(wù)部保存原件；屬于人事方面的資料，由行政人事部保存原件；10、由公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同，行政人事部應(yīng)保留原件，財(cái)務(wù)部、計(jì)劃部、采購(gòu)部各保存一份復(fù)印件；11、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交行政人事部歸檔。部門(mén)需要使用的可復(fù)印或復(fù)制，歸檔范圍外的由各部門(mén)自行保管。四、檔案保管1、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。2、檔案管理人員要科學(xué)地編制檔案分類(lèi)目錄，完善檢索工具，以便于查找。3、檔案要分類(lèi)、分卷裝訂成冊(cè)，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。4、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。5、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況，確定檔案保存期限，每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。6、經(jīng)確定需銷(xiāo)毀的檔案，由行政人事部編造銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀的檔案清單由行政人事部永久保存。7、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。8、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。五、檔案使用與借閱1、檔案屬于公司機(jī)密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。借閱者都要填寫(xiě)《檔案借閱單》,報(bào)主管人員批準(zhǔn)后,方可借閱。2、借閱檔案資料，須經(jīng)行政人事部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。閱檔必須在指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。3、借出檔案材料的時(shí)間不得超過(guò)一周，必要時(shí)可以續(xù)借。過(guò)期由行政人事部催還。需要長(zhǎng)期借出的，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還,必須及時(shí)匯報(bào),追求責(zé)任。4、借出檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)使用人（單位）名稱(chēng)、聯(lián)系電話(huà)等，以便查閱和催還。5、借閱檔案資質(zhì)者必須妥善保管檔案資質(zhì)，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損，否則，追究當(dāng)事人責(zé)任。6、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報(bào)告主管部門(mén)及時(shí)處理。7、重要檔案、機(jī)密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)總經(jīng)理同意，必須外借的，由總經(jīng)理審批，必須嚴(yán)格保密,不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容。8、不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等;必須愛(ài)護(hù)檔案,保持整潔,不準(zhǔn)在檔案