信息系統(tǒng)項目管理師采購管理

信息系統(tǒng)項目管理師采購管理采購管理十大管理第十季采購管理項目采購管理規(guī)劃采購實施采購控制采購結(jié)束采購戰(zhàn)略合作管理1、必須摒棄“以企業(yè)為中心”的傳統(tǒng)管理模式，代之以現(xiàn)代戰(zhàn)略合作的管理模式。戰(zhàn)略合作的管理本質(zhì)是供應(yīng)鏈管理。供應(yīng)鏈成員企業(yè)間應(yīng)建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，即供應(yīng)鏈中相互獨立的上下游企業(yè)間基于信任和共同目標(biāo)，共享資源、共擔(dān)風(fēng)險、共同獲利的非正式長期協(xié)議關(guān)系。2、戰(zhàn)略合作關(guān)系目的是為了降低供應(yīng)鏈總成本、降低庫存水平、增強信息共享、改善相互之間的交流、保持戰(zhàn)略伙伴相互之間操作的一貫性、產(chǎn)生更大的競爭優(yōu)以實現(xiàn)供應(yīng)鏈節(jié)點企業(yè)的財務(wù)狀況、質(zhì)量、產(chǎn)量、交貨期、用戶滿意度和業(yè)績的改善和提高。在新的競爭環(huán)境下，供應(yīng)鏈合作關(guān)系強調(diào)共同努力實現(xiàn)共有的計劃和解決共同問題，強調(diào)相互之間的信任與合作。供應(yīng)商戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系的概念供應(yīng)商戰(zhàn)略伙伴關(guān)系是企業(yè)與供應(yīng)商之間達(dá)成的最高層次的合作關(guān)系，它是指在相互信任的基礎(chǔ)上，供需雙方為了實現(xiàn)共同的目標(biāo)而采取的共擔(dān)風(fēng)險、共享利益的長期合作關(guān)系。建立供應(yīng)商戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系的意義(1）可以縮短供應(yīng)商的供應(yīng)周期，提高供應(yīng)靈活性。(2）可以降低企業(yè)采購設(shè)備的庫存水平，降低管理費用、加快資金周轉(zhuǎn)。(3）提高采購設(shè)備的質(zhì)量。(4）可以加強與供應(yīng)商溝通，改善定單的處理過程，提高設(shè)備需求的準(zhǔn)確度(5）可以共享供應(yīng)商的技術(shù)與革新成果，加快產(chǎn)品開發(fā)速度，縮短產(chǎn)品開發(fā)周期。(6）可以與供應(yīng)商共享管理經(jīng)驗，推動企業(yè)整體管理水平的提高。供應(yīng)商戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系的構(gòu)建供應(yīng)商戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系構(gòu)建的流程/主要包括:分析市場競爭環(huán)境，合作伙伴的主因素分析、建立合作伙伴關(guān)系的標(biāo)準(zhǔn)、評價和選擇合作伙伴以及建立和實施合作伙伴關(guān)系等。(1）合作伙伴的主因素分析合作伙伴的業(yè)績在今天對企業(yè)本身的影響越來越大，在交貨、產(chǎn)品質(zhì)量、產(chǎn)品價格、提前期、庫存水平、產(chǎn)品設(shè)計等方面都影響著信息系統(tǒng)建設(shè)項目的成功與否。(2）選擇合作伙伴的標(biāo)準(zhǔn)選擇合作伙伴的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該建立在總成本最小化、敏捷性強、風(fēng)險最小化的原則之上。(3）合理的評價與選擇對合作商的綜合評價主要針對其基本資質(zhì)、資信情況、市場及技術(shù)能力等方面進(jìn)行綜合考察和評價。供應(yīng)商戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系的管理1.建立信任監(jiān)督機制(1）考察供應(yīng)商過去的業(yè)績和商譽。(2）供應(yīng)商通過第三方認(rèn)證。(3）建立長期戰(zhàn)略合作關(guān)系。一旦發(fā)現(xiàn)有欺騙動機和行為的供應(yīng)商，就立即取消與其合作計劃，并將供應(yīng)商名單公布于眾。(4）企業(yè)經(jīng)營理念的轉(zhuǎn)變。要想獲得自身利益，首先要為他人提供有用的產(chǎn)品或服務(wù)。(5）政府積極參與并創(chuàng)造良好經(jīng)濟(jì)環(huán)境。2.合作伙伴的激勵機制要保持長期的雙贏關(guān)系，對供應(yīng)商的激勵是非常重要的。沒有有效的激勵機制，就不可能維持良好的供應(yīng)關(guān)系。供應(yīng)鏈合作伙伴的選擇和管理是一個動態(tài)的過程。合作伙伴關(guān)系評價避免合作伙伴關(guān)系失敗的要點:(1）高層管理的承諾。(2)嚴(yán)格的供應(yīng)商選擇過程。(3）持續(xù)努力地改進(jìn)。(4)目標(biāo)一致(5）合作伙伴關(guān)系支持體系和文件。(6）不斷關(guān)注雙贏機會。(7)廣泛溝通和分享信息。(8）建立信任。(9）資源讓步。(10）關(guān)于聯(lián)盟與合作關(guān)系目標(biāo)和期望利益的內(nèi)部教育。(11）人員發(fā)生變動時，保持聯(lián)盟與合作關(guān)系的能力。采購管理過程項目采購管理的主要過程包括編制采購計劃、實施采購、控制采購、結(jié)束采購等4個過程，細(xì)化來講包含如下步驟:1、需求確定與采購計劃的制訂:需求的確認(rèn)過程就是采購部門收到采購申請，制訂采購計劃的過程。2、供應(yīng)商的搜尋與分祈3.定價常見的有競爭性報價及談判兩種。(1）競爭性報價適用下列特征。1）采購量足夠大，值得進(jìn)行競爭性報價。2）供應(yīng)商很清楚細(xì)節(jié)和要求，有能力準(zhǔn)確估計生產(chǎn)所需的成本。3)競爭性的市場環(huán)境，即有足夠多的合格競爭者。4）買方只向技術(shù)合格的供應(yīng)商發(fā)出競標(biāo)，而愿意合作的供應(yīng)商則進(jìn)行報價。5）買方?jīng)]有優(yōu)先考慮的供應(yīng)商。(2）談判下列情況適合。1）當(dāng)前述任何競爭性報價的標(biāo)準(zhǔn)都不存在時。2）當(dāng)采購耍求諸多績效因素（如價格、質(zhì)量、交貨、風(fēng)險分?jǐn)傄约爱a(chǎn)品支持等方面）必須達(dá)成一致時。3）當(dāng)買方要求供應(yīng)商的早期參與時。4)當(dāng)供應(yīng)商需要很長時間來開發(fā)和生產(chǎn)采購方采購的物品時（這通常會使預(yù)測供應(yīng)商的采購成本變得更難）。4.擬定并發(fā)出定單企業(yè)根據(jù)確定的采購需求與采購計劃，在企業(yè)的采購定單模板中填上采購內(nèi)容和要求形成采購定單，采購定單需經(jīng)過評審，并得到批準(zhǔn)。采購定單批準(zhǔn)后，企業(yè)采購人員向供應(yīng)商發(fā)出定單。5、定單的跟蹤和跟催(1）訂單跟蹤是指依據(jù)發(fā)出的定單內(nèi)容，跟進(jìn)監(jiān)督，了解進(jìn)展。(2）跟催是指依據(jù)發(fā)出的定單內(nèi)容，跟進(jìn)催促，掌控進(jìn)展。6、驗貨和收貨7、開票和支付貨款8、記錄管理規(guī)劃采購1.供應(yīng)商的管理1)供應(yīng)商調(diào)查1)供應(yīng)商初步調(diào)查。主要是了解供應(yīng)商的名稱、地址、生產(chǎn)能力、能提供什么產(chǎn)品，能提供多少，價格如何，質(zhì)量如何，市場份額有多大，運輸進(jìn)貨條件如何。(2)供應(yīng)商深入調(diào)查2)供應(yīng)商選擇指標(biāo)(1)供應(yīng)商選擇指標(biāo)確定原則:在選擇供應(yīng)商時，企業(yè)考慮的主要因素有:價格、質(zhì)量、服務(wù)、位置、供應(yīng)商的存貨政策和柔性。2)供應(yīng)商選擇指標(biāo)體系設(shè)置:三大主要因素:供應(yīng)商的產(chǎn)品價格、質(zhì)量、和服務(wù)。3)供應(yīng)商評估方法(1)供應(yīng)商走訪。(2)招標(biāo)法。招標(biāo)選擇是采購企業(yè)采購用招標(biāo)的方式吸引多個有實力的供應(yīng)商來投標(biāo)競爭，然后經(jīng)過評標(biāo)小組分析評比而選擇最優(yōu)供應(yīng)商的方法。(3)協(xié)商法。由企業(yè)先選出供應(yīng)條件較為有利的幾個供應(yīng)商，同他們分別進(jìn)行協(xié)商，再確定適當(dāng)?shù)墓?yīng)商。與招標(biāo)法相比，協(xié)商方法由于供需雙方能充分協(xié)商，在物資質(zhì)量、交貨日期和售后服務(wù)等方面較有保證;但由于選擇范圍有限，不一定能得以價格最合理、供應(yīng)條件最有利的供應(yīng)來源。當(dāng)采購時間緊迫、投標(biāo)單價少、競爭程度小、訂購物資規(guī)格和技術(shù)條件復(fù)雜時，協(xié)商選擇方法比招標(biāo)法更為適合。4)采購供方的合格評價(1)新增供方審核評價。采購供方評價的主要依據(jù)是供應(yīng)商的資質(zhì)、供貨的質(zhì)量保證能力和產(chǎn)品的價格質(zhì)量及售后服務(wù)能力。(2)對采購已有合格供方的控制。每年按滾動方式，進(jìn)行重新評價，提出是否保留供應(yīng)商合格資格的意見在采購合同執(zhí)行過程中，出現(xiàn)重大不合格，或者嚴(yán)重影響合同進(jìn)度，及時對其合格供方資格進(jìn)行重新評定。不合格的供應(yīng)商，取消其合格供方資格。采購產(chǎn)品的提供、驗證及其后的儲存、使用、交付后所發(fā)現(xiàn)的任何產(chǎn)品或服務(wù)問題，均保持記錄，實施單位應(yīng)及時反饋，提出處理要求，企業(yè)限定供方進(jìn)行整改，必要時取消其合格供方資格。3)對合格供方的管理。按代理級別和專業(yè)產(chǎn)品建立相對穩(wěn)定的《合格供方A類名錄》，以達(dá)到有效的管控作用。5)供應(yīng)商質(zhì)量管理供應(yīng)商質(zhì)量的定義:在特定的績效范圍內(nèi)，符合或超過現(xiàn)有和未來客戶(買方或最終客戶）期望或需求的能力。2、產(chǎn)品采購目錄管理企業(yè)根據(jù)合格供應(yīng)商所能提供的產(chǎn)品建立和維護(hù)企業(yè)的《產(chǎn)品采購目錄》，指導(dǎo)企業(yè)的產(chǎn)品采購更好地完成對合格供應(yīng)商采購產(chǎn)品的詢價比價工作。3、采購需求管理(1）識別需求。(2）需求的類型。通常有獨立需求與從屬需求。獨立需求是某一項的需求是與其他項目無關(guān)。指那些不確定的、隨機性的、企業(yè)自身不能控制的需求。相關(guān)需求也叫非獨立需求，指某一項的需求是來自其他項目的需求量的派生。(3）需求分析方法。統(tǒng)計分析預(yù)測方法:對以往的采購申請單匯總統(tǒng)計、對各個銷售日報表進(jìn)行統(tǒng)計。(4）需求確定和變更控制。采購需求經(jīng)確定后，就成為采購計劃、采購實施的基線，確定后的采購需求在履行中發(fā)生變更，需走變更控制審批流程，及時通知各執(zhí)行部門。4、采購計劃管理采購計劃是指企業(yè)管理人員在了解市場供求情況，認(rèn)識企業(yè)信息系統(tǒng)項目活動過程中對計劃期內(nèi)物料采購管理活動所做的預(yù)見性的安排和部署。1)采購計劃的作用可以有效地規(guī)避風(fēng)險，減少損失。為企業(yè)組織采購提供了依據(jù)。有利于資源的合理配置，以取得最佳的經(jīng)濟(jì)效益。4)采購預(yù)算采購預(yù)算就是一種用數(shù)量來表示的計劃，是將企業(yè)未來一定時期內(nèi)經(jīng)營決策的目標(biāo)通過有關(guān)數(shù)據(jù)系統(tǒng)地反映出來，是經(jīng)營決策具體化、數(shù)量化的表現(xiàn)。5、規(guī)劃采購:輸入為了保證采購計劃的可執(zhí)行性和有效性，需要下面的依據(jù)作為本過程的輸入。1)項目管理計劃︰2)需求文檔3)風(fēng)險登記冊瞭4)活動資源要求︰5)項目進(jìn)度.6)活動成本估算﹐7)干系人登記冊8)事業(yè)環(huán)境因素﹐9)組織過程資產(chǎn)6、規(guī)劃采購:輸出編制采購計劃過程的主要成果之一是采購計劃，具體的采購活動將依據(jù)采購計劃進(jìn)行。1)采購計劃:采購計劃描述從形成采購文件到合同收尾的采購過程。2)采購工作說明書:對所購買的產(chǎn)品、成果或服務(wù)來說，采購工作說明書定義了與合同相關(guān)的那部分項目范圍。每個采購工作說明書來自于項目范圍基準(zhǔn)。3)采購文件:采購文件用來得到潛在賣方的報價建議書。當(dāng)選擇賣方的決定基于價格（例如當(dāng)購買商業(yè)產(chǎn)品或標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品）時，通常使用標(biāo)書、投標(biāo)或報價而不是報價建議書這個術(shù)語。4)供方選擇標(biāo)準(zhǔn):這個標(biāo)準(zhǔn)用于從潛在的賣方中選中符合要求的、合格的賣方。5)“自制/外購”決策6)變更申請7)可能的項目文件更新實施采購1.詢價比價管理1)入列采購詢價比價的條件(1）采用詢價比價形式的采購產(chǎn)品主要包括:市場化程度高的產(chǎn)品、非專利專有技術(shù)的產(chǎn)品、充分競爭性產(chǎn)品、可替代性強的產(chǎn)品、供應(yīng)商不唯一的產(chǎn)品等。(2)單個供應(yīng)商供貨合同過一定金額以上的采購。2)不列入采購詢價比價的采購(1）指定采購。(2）原廠、代理有相關(guān)協(xié)議的采購。(3）單個供應(yīng)商供貨合同在一定金額以下的采購。3)詢價比價操作流程原則上應(yīng)向三家或三家以上供應(yīng)商進(jìn)行詢價。2.采購談判在談判過程中，一般分為5個階段，分別介紹如下。(1）雙方互做介紹，商議談判議程和程序規(guī)則。(2）探討談判所涉及的范圍，即雙方希望在談判中解決的事宜。(3）要談判成功;雙方需要達(dá)成一致意見的共同目標(biāo)。(4）在可能的情況下，雙方需要確定并解決阻礙談判達(dá)成共同目標(biāo)的分歧。(5）達(dá)成協(xié)議，談判結(jié)束。3、采購合同簽訂根據(jù)所購設(shè)備的重要程度、不同保修要求簽訂不同的采購合同條款;對工程影響不大的輔材，正規(guī)的購貨發(fā)票視為采購合同，其他均需簽訂正規(guī)的采購合同（協(xié)議)，采購合同應(yīng)清楚表述訂購產(chǎn)品的有關(guān)信息和要求。4、實施采購:輸入1)采購計劃2)采購文件3)賣方建議書4)項目文件5)采購工作說明書6)組織過程資產(chǎn)5.實施采購:輸出1)選中的賣方:依據(jù)供方選擇標(biāo)準(zhǔn)，對各個賣方的建議書或投標(biāo)書進(jìn)行評價，選出最合適的一個或多個賣方。2)合同3)資源日歷4)變更請求5)項目管理計劃更新控制采購1、控制采購是管理采購關(guān)系、監(jiān)督合同執(zhí)行情況，并根據(jù)需要實施變更和采取糾正措施的過程。2、控制采購過程是買賣雙方都需要的。該過程確保賣方的執(zhí)行符合合同需求，確保買方可以按合同條款去執(zhí)行。對于使用來自多個供應(yīng)商提供的產(chǎn)品、服務(wù)或成果的大型項目來說，合同管理的關(guān)鍵是管理買方賣方間的接口，以及多個賣方間的接口。3、采購不合格控制（2）經(jīng)進(jìn)貨驗證確定為不合格的產(chǎn)品，采購應(yīng)及時處理。(3)進(jìn)貨驗證的不合格品由驗貨人進(jìn)行“不合格”標(biāo)識。4、采購檔案管理1)基本要求(1）歸檔的采購資料文件要完整、安全和保密。(2）防止采購資料文件調(diào)換、涂改、遺失和損壞。(3）涉及供應(yīng)商商業(yè)機密的，沒有得到采購主管領(lǐng)導(dǎo)許可，不得對外提供。(4)采購部門應(yīng)對采購信息進(jìn)行管理、控制和利用。(5)采購部資料保管員按規(guī)定保存采購信息資料。2)歸檔范圍采購合同管理:在采購合同簽訂后5個工作日內(nèi)將采購合同原件及相應(yīng)附件進(jìn)行歸檔。歸檔時，需注明采購合同名稱，歸檔采購合同所在的項目編號。4)采購檔案保存期限保管期限有永久、長期（30年）和短期（10年)三種。5、采購貨物管理1)存放環(huán)境要求存放環(huán)境應(yīng)保證適宜電子產(chǎn)品存放的溫度、濕度、照明電源;獨立、可靠、正確的接地;具備防塵、防潮、防盜、防腐、防火、防水、防鼠、防油及通風(fēng)的功能。6、控制采購:輸入1)項目管理計劃2)采購文件3)合同4)批準(zhǔn)的變更請求5)工作績效報告6)工作績效數(shù)據(jù)7、控制采購:輸出1)工作績效信息2)變更請求3)項目管理計劃更新4)項目文件更新5)組織過程資產(chǎn)更新結(jié)束采購結(jié)束采購是完結(jié)本次項目采購的過程。1.結(jié)束采購:輸入1)合同2)合同收尾程序3)項目管理計劃4)采購文件2、結(jié)束采購:輸出1)合同收尾2)組織過程資產(chǎn)更新采購管理技術(shù)和工具采購管理方法和技術(shù)的應(yīng)用1、自制外購分析:是指企業(yè)圍繞既可自制又可外購的項目設(shè)備的取得方式而開展的分析和決策。一般可采用相關(guān)成本分析法和成本平衡點分析法。屬于規(guī)劃采購的工具和技術(shù)2、分析技術(shù):就是將研究對象的整體分為各個部分，并分別加以考察的認(rèn)識活動。分析的意義在于通過認(rèn)識事物或現(xiàn)象的區(qū)別與聯(lián)系，細(xì)致地尋找能夠解決問題的主線，并以此解決問題。屬于實施采購的工具和技術(shù)。3、獨立估算:也被稱為合理費用估算，是根據(jù)具體條件及有關(guān)知識對事物的數(shù)量或算式的結(jié)果作出的大概推斷或估計，可以買方自己制定，也可以請第三方獨立估算。屬于實施采購的工具和技術(shù)其余的幾個都比較簡單，大家自己下去看書就可以了采購管理信息系統(tǒng)采購管理信息系統(tǒng)是通過采購申請、采購訂貨、進(jìn)料檢驗、倉庫收料、采購?fù)素洝①徹洶l(fā)票處理、供應(yīng)商管理、價格及供貨信息管理、訂單管理，以及質(zhì)量檢驗管理等功能綜合運用的管理系統(tǒng)，對采購物流和資金流的全部過程進(jìn)行有效的雙向控制和跟蹤，實現(xiàn)完善的企業(yè)物資供應(yīng)信息管理。招投標(biāo)有專門的講課會講。補充建議學(xué)的考點:1、采購工作說明書描述足夠的細(xì)節(jié)，以允許預(yù)期的賣方確定他們是否有提供買方所需的產(chǎn)品、成果或服務(wù)的能力。每個采購工作說明書來自于項