淺談辦公現(xiàn)代化在我國的應(yīng)用

淺談辦公現(xiàn)代化在我國的應(yīng)用

1應(yīng)用新理念,提高辦公質(zhì)量一般來說，辦公室現(xiàn)代化是指使用現(xiàn)代設(shè)備和技術(shù)，或全面或部分取代辦公人員的工作活動，優(yōu)質(zhì)高效地管理辦公室信息和事務(wù)。目前,辦公現(xiàn)代化已將計算機技術(shù)、通信技術(shù)、科學(xué)管理思想和行為科學(xué)有機的結(jié)合在一起,應(yīng)用于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理技術(shù)難于處理的數(shù)據(jù)量龐大的、包括非數(shù)值型信息且結(jié)構(gòu)不明確的辦公事務(wù)上,能夠幫助辦公人員解決很多自身無法解決的問題,有效地提高了辦公質(zhì)量和辦公效率。辦公現(xiàn)代化如同計算機、網(wǎng)絡(luò)一樣,它本身不是目的,而是一種技術(shù),一種工具,是一門應(yīng)用學(xué)科和技術(shù)。它可以用電腦代替了手寫文件,用網(wǎng)頁代替了辦公區(qū)域的布告欄,用電子郵件代替了通信員、機要員騎著摩托車滿城跑送文件。盡管它也有相應(yīng)的理論做依托,但它對我們廣大政府和企事業(yè)部門來說,主要是應(yīng)用研究。我們著眼于應(yīng)用,也著手于應(yīng)用。離開了應(yīng)用,辦公現(xiàn)代化就毫無價值,離開了提高辦公效率,提高辦公質(zhì)量,辦公現(xiàn)代化就失去了意義。在辦公現(xiàn)代化中“人”是決定因素,是信息加工的設(shè)計者、指導(dǎo)者和成果享用者;而“機”是指辦公設(shè)備,它是辦公現(xiàn)代化的必要條件,是信息加工的工具和手段。信息是辦公現(xiàn)代化中被加工的對象,辦公現(xiàn)代化綜合并充分體現(xiàn)了人、機器和信息三者之間的關(guān)系。隨著我國經(jīng)濟實力的大大增強以及現(xiàn)代信息處理技術(shù)的飛速發(fā)展,各企事業(yè)單位等對辦公現(xiàn)代化的要求也越來越高。因此,辦公室已從一個單純的以聽、聞為主的交流場所,逐漸演變成為一個具有多種功能的綜合性的信息資源交流場所,幻燈機、投影機、攝錄放像器材、擴聲器材等各類電子設(shè)備大量進入辦公場所,使現(xiàn)代化辦公室的配置越來越專業(yè),功能也越來越強大。現(xiàn)代化的辦公條件是保障完成業(yè)務(wù)、提高工作效率的后盾。企業(yè)代理機構(gòu)要重視和舍得投資辦公現(xiàn)代化的建設(shè),讓一切業(yè)務(wù)活動均通過現(xiàn)代化辦公系統(tǒng)處理,做到電腦上有代理全過程的詳盡記載,檔案上有詳盡的文字資料;并制定業(yè)務(wù)流程管理制度,建立時限監(jiān)督機制,分清職責(zé)、獎懲分明,大幅度提高辦公的時效和質(zhì)量。高速公路建設(shè)項目一般都有線長、面廣、涉及單位多等特點,傳統(tǒng)的辦公設(shè)備又基本都是單機作戰(zhàn),共享方面非常薄弱。對于一篇文件的修改可能是:首先拿到有掃描儀的地方識別,然后導(dǎo)入磁盤回到自己的位子上修改,完成后在到有打印機的地方打印,最后拿到復(fù)印室重新復(fù)印。即使各設(shè)備均能運行暢通,單就奔走于不同的辦公室進行打印或是復(fù)印就已經(jīng)抑制了辦公效率的提高,更何況高速公路建設(shè)項目涉及的線路短則七八十公里,長則一兩百公里,各類監(jiān)理、施工單位更是上百家之多,單是文件的上傳下達就要耗費很大物力、財力。因此傳統(tǒng)的辦公模式在高速公路建設(shè)項目管理方面就難以避免的存在效率低、費用高、等缺點。以國家高速滬陜線西安至商州段高速公路為例,西商高速公路路線起于西安繞城高速公路灞河大橋,途經(jīng)西安市灞橋區(qū)、藍田縣、商洛市商州區(qū)兩區(qū)一縣,與已建成通車的商州至陜豫界高速公路相接,全長121km,涉及各類監(jiān)理、施工單位80余家,每天都有大量的文件需要上傳、下達,特別是計劃、考核等時效性很強的文件,如果靠傳統(tǒng)的模式辦公,可能文件還沒有送到施工單位手中,考核的期限都已經(jīng)過了。因此,對于高速公路建設(shè)項目管理,基于網(wǎng)絡(luò)的現(xiàn)代化辦公系統(tǒng)有著得天獨厚的優(yōu)勢。2eb網(wǎng)頁服務(wù)系統(tǒng)著手進行信息系統(tǒng)的建設(shè)過程中,首先要請ADSL寬帶、架設(shè)網(wǎng)站、建立Web網(wǎng)頁服務(wù)系統(tǒng),解決的是互聯(lián)互通的網(wǎng)絡(luò)問題,然后開始建立電子郵件系統(tǒng),解決內(nèi)、外部辦公的信息傳遞問題。但是要實質(zhì)感受到辦公效率的提升,還要通過一臺服務(wù)器來實現(xiàn)權(quán)限管理、移動辦公及文件使用記錄報告等主要功能。2.1分級閱讀權(quán)限要實現(xiàn)信息在建設(shè)單位上下級之間、建設(shè)單位內(nèi)部、建設(shè)單位與監(jiān)理、施工單位之間的高效傳遞,首先需要解決好的就是信息的分級閱讀權(quán)限問題。什么級別、什么職位的人能夠看到什么樣的信息必須嚴(yán)格界定,這樣既能保證信息的共享,同時又能保護單位的機密。即讓不同群組角色的人,自動賦予不同的權(quán)限,方便管理做不同的事情。2.2數(shù)據(jù)管理與管理當(dāng)需要出差或是不在單位內(nèi)時,隨時可以在任何地方上網(wǎng),利用自已的賬號密碼即可進入,進行數(shù)據(jù)的儲存、管理與交換往來的文件、圖片及多媒體數(shù)據(jù)等,在需要的時候即刻提供數(shù)據(jù),節(jié)省工作時間,加倍提高工作效率。出差在外的員工也可以通過網(wǎng)絡(luò)將PC上的重要的數(shù)據(jù)及時儲存在辦公服務(wù)器上,方便領(lǐng)導(dǎo)決策。2.3提高辦公效率這個功能可以使管理者隨時查詢所有工作者所存取文件的訪問記錄,包括什么人?在什么時間訪問過哪些文件等詳細記錄。這樣可以以最快的時間完成各類文件的上傳下達,也可以在最需要的時候,通過最短的時間找到所需要的文件,大大提高辦公效率。同時,還可以監(jiān)視機密數(shù)據(jù)是否有外流的可能,可隨時注意預(yù)備離職員工近3個月內(nèi)文件使用的狀況,或查詢機密工作區(qū)的進出訪問記錄名單,以掌握使用記錄并確保單位內(nèi)部數(shù)據(jù)不會外流。使用這種高效的辦公服務(wù)器,確實能夠?qū)⑽覀儸F(xiàn)有的信息系統(tǒng)進一步整合,使他們發(fā)揮出更高的效能,同時利用自身的強大功能,幫助我們實現(xiàn)辦公效率的提升。3堅持了計量支付、財務(wù)管理網(wǎng)絡(luò)化為核心的網(wǎng)絡(luò)化在西商高速公路建設(shè)管理過程中,我們利用現(xiàn)代化辦公系統(tǒng),基本實現(xiàn)了計量支付和財務(wù)管理的網(wǎng)絡(luò)化,最大限度的提高了工作效率,為又好又快的建設(shè)西商高速公路奠定了基礎(chǔ)。3.1實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化辦公,提高計量支付效率,提高了計量效率,提高了計量效率,提高了計量效率,提高了計量支付效率,提高了計量支付效率,提高了計量支付效率,提高了計量支付效率,提高了計量支付效率,提高了計量支付效率,提高了計量支付效率,提高了計量支付效率,提高了計量支付效率,提高了計量支付效率,提高了計量支付效率,提高了計量支付效率,提高了計量支付效率,提高了計量支付效率,提高了計量支付效率,提高了計量支付效率,提高了計量支付效率,提高了計量支付效率,提高了計量支付效率,提高了計量支付效率,提高了計量效率,提高了計量支付效率,提高了計量支付效率,提高了計量支付效率,提高了計量支付效率,提高了計量支付效率,提高了計量支付效率,提高了計量支付效率,提高了計量支付效率,提高了計量支付效率,提高了計量支付效率,提高了計量效率,提高了計量支付信息化管理系統(tǒng)通過網(wǎng)絡(luò)平臺設(shè)置施工單位、駐地監(jiān)理辦、總監(jiān)辦、管理處4方單位計量人員的上報和審核權(quán)限,使計量在申報、審核過程中的信息溝通更加直接、快速,使項目管理在路線長、合同段多的形勢下,平穩(wěn)、高效的運行,提高了計量支付工作效率,大大縮短了計量周期,很好的實現(xiàn)了計量過程中的網(wǎng)絡(luò)化辦公。西安至商州高速公路路線全長117km,橫跨關(guān)中盆地和秦嶺山地2大地貌單元,沿線地質(zhì)條件復(fù)雜多樣,合同單位達100余個,參建人員多,如果用舊的計量支付模式,其計量支付報表審核簽署的周期可想而知。西商管理處在工程開始就引入計量支付信息化管理系統(tǒng),并發(fā)揮了較好的作用(見圖1、圖2)。3.1.1推行網(wǎng)絡(luò)+在線審核,解決了計量支付周期短計量支付程序比較復(fù)雜繁瑣,而且計量支付工作量集中,如果采用傳統(tǒng)的人工完成計量支付所有報表的編制,數(shù)據(jù)量大且大量數(shù)據(jù)重復(fù)引用,費時、費力,而且計量數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性也難以保證。在審批過程中,駐地監(jiān)理辦、總監(jiān)辦、管理處各級單位都需要時間來進行計算復(fù)核,從而延長了審批時間。另外,任何一個環(huán)節(jié)審核時,發(fā)現(xiàn)問題都要重新打印、簽署報表,加之工期緊、任務(wù)重,每月完成的工程量大,整個審批過程時間延長,來回簽署的報表多,導(dǎo)致承包人很難及時獲得計量工程款,造成工地資金緊張,耽擱了下一個工序的順利開展。為此,在項目開始就引入計量支付信息化管理系統(tǒng),以網(wǎng)絡(luò)為載體,推行無紙化辦公,各級單位只要能上網(wǎng)通過授權(quán)就可以訪問計量系統(tǒng)。管理處將合同條款、各合同段工程量清單、標(biāo)準(zhǔn)表格等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng),按施工單位、駐地監(jiān)理辦、總監(jiān)辦、管理處各級計量工程師崗位職責(zé)設(shè)置用戶名和密碼,施工單位每月會同專業(yè)監(jiān)理工程師對本標(biāo)段已完成的工程量進行測量計算,經(jīng)專業(yè)監(jiān)理工程師簽認(rèn)后將經(jīng)驗收合格的工程按合同規(guī)定的方法統(tǒng)一在計量系統(tǒng)中各自的用戶中錄入,中間交工證、圖紙、詳細計算書等附件資料掃描或上傳至相應(yīng)模塊,由系統(tǒng)自動生成工程計量證和月支付申請報表。駐地監(jiān)理辦、總監(jiān)辦、管理處各級單位審核時,只需要從系統(tǒng)中調(diào)出相應(yīng)附件資料備查,發(fā)現(xiàn)問題時直接通過計量系統(tǒng)修改電子數(shù)據(jù)后上報至上一級審核單位。最后以管理處審批后的數(shù)據(jù)作為下期計量基準(zhǔn)數(shù)據(jù)。電子數(shù)據(jù)批復(fù)后,施工單位只需打印審批過的報表逐級完善簽字手續(xù)即可,在此過程中,縮短了各級審核單位來回修改、簽署報表耗費的時間。不僅減少了傳統(tǒng)計量的中間環(huán)節(jié),縮短了計量支付周期,縮短了承包人及時獲得計量工程款的間隔,保證了建設(shè)資金的良性循環(huán)使用。而且在項目大干期間,可以實現(xiàn)每月計量2次,大大緩解了施工單位的資金壓力。3.1.2信息交流平臺不完善計量支付從施工單位申報,到駐地監(jiān)理辦、總監(jiān)辦審核,管理處審批,工作流程長,參與人員多,在每個環(huán)節(jié)都可能出現(xiàn)理解上的不一致,如何將這些不同意見進行及時交流和溝通是保證計量工作順利進行的關(guān)鍵。如果沒有搭建起有效的信息交流平臺,仍然采用傳統(tǒng)的電話通知等形式必將導(dǎo)致信息反饋不暢通,使各個環(huán)節(jié)缺少溝通,導(dǎo)致計量支付工作的不正常延誤或計量數(shù)據(jù)的偏差。計量支付信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用,引入了合同條款、管理類文件等信息共享和計量申報、審批全過程監(jiān)督流程管理,通過計量系統(tǒng)能隨時查詢到各級單位申報、審核計量耗時,且數(shù)據(jù)庫中保留審核修改記錄,流程走到哪里,在哪一級審核單位出了問題,都可以通過流程圖形象直觀的顯示出來,讓各級計量人員隨時查詢計量審核的進度情況,及時解決審核過程中出現(xiàn)的問題,有效的促進各級單位計量人員在第一時間內(nèi)完成計量審核,防止了各級審核單位弄虛作假、隨意應(yīng)付、刻意拖延申報時間等不利于計量的事件發(fā)生(見圖3)。3.1.3應(yīng)用化管理系統(tǒng)的應(yīng)用,有利于期計工時的核算誤差計量支付工作是控制工程造價的核心環(huán)節(jié),是保證業(yè)主和承包人合法權(quán)益的重要途徑。工程建設(shè)資金數(shù)額巨大,計量數(shù)據(jù)處理工作量大,重計、漏計、超計現(xiàn)象時有發(fā)生,如果在中期計量過程中沒有及時發(fā)現(xiàn)和糾正,將會對資金的使用帶來風(fēng)險。計量支付信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用,通過對每條臺賬的設(shè)計數(shù)量、變更增減數(shù)量、可計量數(shù)量、剩余數(shù)量實現(xiàn)實時監(jiān)控,對超出臺賬數(shù)量的工程量提示,以便中期計量過程中查缺補漏,及時發(fā)現(xiàn)計量誤差,防止重計、漏計、超計等現(xiàn)象發(fā)生。另外,如果采用傳統(tǒng)的數(shù)學(xué)公式對工程量進行計算,各級計量人員的理解和操作習(xí)慣不同,數(shù)據(jù)保留小數(shù)點后四舍五入的精度不一致,也可能導(dǎo)致誤差,雖然這些誤差很小,但是這樣的誤差在許多期計量累加或各級計量單位審核匯總后,會出現(xiàn)很大的差別,這種差別可能會影響到開工預(yù)付款和保留金的扣回等。計量支付信息化管理系統(tǒng)在項目開始統(tǒng)一設(shè)定了將工程量四舍五入保留兩位小數(shù),金額四舍五入取整保留到元,各級計量審核單位數(shù)據(jù)共享,減少了計量過程中因數(shù)據(jù)四舍五入導(dǎo)致的細微偏差,使各類扣款項累計扣回與財務(wù)賬面金額零誤差。3.2財務(wù)系統(tǒng)3.2.1保證了會計記錄的準(zhǔn)確性會計賬務(wù)處理軟件給財務(wù)工作帶來了飛躍式的前進。利用賬務(wù)處理軟件,會計將已經(jīng)審核的會計原始憑證輸入電腦,財務(wù)軟件便會對輸入的數(shù)據(jù)進行檢驗,明細賬、總賬和報表都由財務(wù)軟件根據(jù)輸入的會計憑證自動生成,大大縮短了財務(wù)工作者記賬的時間,并且保證了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。3.2.2利用工作簿進行數(shù)據(jù)分析,可將工商會計人員或政府資金發(fā)放入形工程財務(wù)工作涉及到的數(shù)據(jù)量大,一項工程往往跨越幾個會計年度,工程財務(wù)數(shù)據(jù)的記錄與延續(xù)及保管顯得尤為重要。而且一項工程涉及到的財務(wù)數(shù)據(jù),如:總投資、累計完成投資、政府資金累計已撥款等,要經(jīng)由計劃統(tǒng)人員再傳遞到會計人員及單位領(lǐng)導(dǎo),是與施工隊進行決算結(jié)算的重要數(shù)據(jù)依據(jù),也是一項工程檔案記錄的重要部分。EXCEL工作簿的使用使得數(shù)據(jù)的記錄統(tǒng)計顯得非常方便。將一些常用的數(shù)據(jù)格式設(shè)計成統(tǒng)一的EXCEL工作簿格式模板保存起來,這樣不但可以使數(shù)據(jù)保持格式的一致性,方便財務(wù)分析,也為以后的數(shù)據(jù)記錄減少一些重復(fù)工作。3.2.3納稅人銀行賬扣款網(wǎng)上納稅申報繳納系統(tǒng)是一個通過撥號上網(wǎng)申報繳納稅款的系統(tǒng),納稅人可以通過該納稅申報系統(tǒng)填寫納稅資料,并將填好的納稅申報表通過互聯(lián)網(wǎng)發(fā)送到稅務(wù)機關(guān),由銀行直接按納稅人申報的稅額在納稅人的銀行賬上進行扣款。3.2.4方便的收款支付操作隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展,各大銀行前后推出了“網(wǎng)上銀行”產(chǎn)品,通過網(wǎng)絡(luò)鏈接,進入各個銀行的相應(yīng)網(wǎng)頁進行登陸,進入網(wǎng)上銀行版面。通過網(wǎng)上銀行我們可以立即查詢當(dāng)前的銀行賬戶情況,包括歷史賬務(wù)、當(dāng)天賬務(wù),通過網(wǎng)上銀行,我們可以進行極為方便的款項支付操作。企業(yè)內(nèi)部的控制管理則通過“付款、授權(quán)、審批”職責(zé)由不同人員進行操作來達到內(nèi)部控制的目的。我們還利用銀行提供的網(wǎng)上對賬單打印功能,通過網(wǎng)上操作打印出蓋有銀行章的對賬單,財務(wù)人員無需每月到銀行領(lǐng)取對賬單,在辦公室便可輕松打印對賬單進行對賬了,這就改變了以前要到下月上旬才能領(lǐng)取到由銀行統(tǒng)一打印的上月銀