行政費用管理制度

行政費用管理制度費用管理制度

總

則

為加強公司費用管理、控制不合理費用開支，提高經(jīng)濟效益，特制定本制度。本制度暫時用于北京項目籌建期間，凡在北京管理公司賬戶列支的各部門、公司皆適用于該制度。

公司費用管理通過預算管理、額度管理和行政管理三種方法（相關解釋見第八章）。除公司特別規(guī)定的項目外，嚴禁先列支，后報銷。所有報銷的原始憑證不得涂改，如有涂改，在報銷時扣除該費用金額。

本制度執(zhí)行基本原則，制度凡無明示則禁止，需申請批準后執(zhí)行。

第一章業(yè)務招待費

第一條、

招待費是指招待客人而產(chǎn)生的的支出，包括餐費、禮品/金、娛樂活動、旅游景點門票等。職能部門的招待費采用預算管理和行政管理相結合的方法；經(jīng)營業(yè)務部門的招待費實行預算管理和額度管理相結合的方法。

第二條、

招待費用發(fā)生前，采用口頭或書面的形式填寫《業(yè)務招待費用申請表》（見附表一）向行政領導提出本次費用計劃（特殊情況可事后補辦，如領導出差等），單次費用金額≥200元必須采用書面申請，申請內(nèi)容包括①事由②參加人數(shù)③發(fā)生次數(shù)④預計金額。

第三條、

在公司指定簽單招待餐館就餐的，經(jīng)有簽單權的負責人同意后，事先報餐，就餐完畢由授權負責人簽字確認。財務人員對轉(zhuǎn)來的無簽單權限的人員簽署的就餐結算單據(jù)不予承認。

第四條、

招待費報銷須附《業(yè)務招待費申請表》，無此表財務作退回補辦相關手續(xù)處理，出差期間的招待費須與差旅費同時報銷。

第五條、

如有高一級別主管人員參加，須有最高一級主管作為報銷人。

第二章辦公費

第六條、

辦公費是指公司內(nèi)各單位辦具、辦公家具、辦公通訊器材、電器以及電腦配件、易耗材料等的購置費用。辦公費實行額度管理與預算管理。

第七條、

公司辦公費用涉及物品由行政部（電腦及耗材由系統(tǒng)管理員）在預算額度內(nèi)按需求購買、管理，辦公用品購置實行定點采購管理。

第八條、

行政部設專人對辦公用品進行管理。辦公用品采購審批程序：各職能部門部門填寫《采購申購單》（見附表六）報行政部審核，并經(jīng)總經(jīng)理/財務總監(jiān)審批后到定點單位采購。

第九條、

行政部應按月將辦公用品領用及費用分配表報財務部，財務部將費用劃轉(zhuǎn)入各職能部門。

第十條、

行政部建立領用大金額辦公物品登記薄，做好辦公用品的管理工作。

第十一條、嚴禁公司內(nèi)部各單位自行采購有關辦公用品，否則，由此發(fā)生的費用，將不予報銷。

第三章通訊費

第十二條、通訊費（含網(wǎng)絡、郵寄費）是指公司內(nèi)各單位和相關人員安裝、使用電話、寬帶所支出的費用（包括：移動電話費用補貼）。

第十三條、公司管理人員及特殊崗位人員移動電話費標準實行定額度管理，補貼標準及執(zhí)行辦法參照公司有關文件執(zhí)行。

第十四條、公司內(nèi)總機、各部門所屬直撥電話、傳真機電話費用由行政部進行管理。

第十五條、公司本部派出的國內(nèi)臨時出差人員發(fā)生的臨時電話、傳真、郵寄等費用計入差旅費用，并參照本章第十三條執(zhí)行。

第四章差旅費

第十六條、差旅費是指因公外出發(fā)生的各種交通費、住宿費、伙食費補助等。因公出差按出差地點分為：國內(nèi)臨時出差、國內(nèi)長期出差（外派）、境外出差。差旅費實行行政管理。

第十七條、員工國內(nèi)臨時出差所發(fā)生差旅費按國內(nèi)差旅費開支標準（見附表二）。

1、長途交通費總監(jiān)級以下人員未經(jīng)總經(jīng)理/財務總監(jiān)批準，擅自乘坐飛機的費用，按其級別所對應的標準報銷，超額自理。

2、原則上不允許乘坐軟臥、客輪、飛機商務、豪華倉，夜間行走超過8個小時方可乘坐硬臥。特殊情況下，經(jīng)總經(jīng)理/財務總監(jiān)書面批準請，憑票據(jù)報銷80%，否則憑票據(jù)只能報銷50%費用。

3、員工多人一起出差要安排二人間或三人間住宿，住宿費按原標準的70%執(zhí)行，出差人員中有異性的，可單獨按標準報銷。

4、出差期間內(nèi)報經(jīng)授權主管批準業(yè)務招待費開支或市內(nèi)的士費支出報銷人員，該費用發(fā)生差旅區(qū)域內(nèi)相應的所有伙食補貼或市內(nèi)交通補貼，一概不予以報銷。

5、公司委派的各種會議的費用開支，憑會議通知上注明的相關費用報銷；已包食宿的，相關住宿費、伙食補貼不予以報銷。

6、公司派出接受培訓人員的費用和補貼標準依據(jù)舉辦單位通知和培訓合約確定。

7、公司因外延發(fā)展需要派駐外地長期工作的人員的差旅費及補貼標準由公司另行規(guī)定，不適用本辦法。

8、外派員工回集團公司差旅費根據(jù)實際情況經(jīng)審批后報銷。

9、出差人員按標準內(nèi)憑票據(jù)實報銷伙食補貼、住宿費等。

第十八條、國內(nèi)臨時出差實行事先申報制度。經(jīng)理（含）以下人員當日未往返地區(qū)出差實行事前申請制度，依據(jù)差旅費標準和預計出差時間填報《出差申請表》（見附表三），因特殊原因未能事前申請的，應于回公司后一周內(nèi)補辦申請審批手續(xù)。沒有經(jīng)過批準的《出差申請表》，財務部不予借款和報銷。

第十九條、國內(nèi)長期出差實參照公司規(guī)定差旅費開支標準范圍內(nèi)申報長期出差人員的費用開支標準和管理辦法，報總經(jīng)理/財務總監(jiān)審批后，報財務部備案。

第二十條、員工境外（含港、澳地區(qū)）出差所發(fā)生差旅費另行規(guī)定。

第二十一條、

出差借款程序：

1、各類出差人員需借款者，在填報《出差申請表》同時填報《借款單》（注明累計借款額及逾期借款額），參照審批權限報經(jīng)核準后，轉(zhuǎn)財務部門復查并辦理借款。對借款額及逾期情況注明不符者，財務有權退回當事人更正，重新報批。

2、出差后的各類發(fā)票、單據(jù)，按業(yè)務招待費、差旅費（長途交通費、住宿費）分類填報?！恫盥觅M用報銷單》附于《費用報銷單》，其中：業(yè)務招待費填寫《業(yè)務招待費申請表》，長途交通費、住宿費填寫《差旅費報銷單》，短途交通費、機場建設費、行李托運費、電話費等雜費匯總填寫在《差旅費報銷單》的其他欄中，并入差旅費報銷。差旅期間發(fā)生的共同費用報銷，報銷單需有同行人員簽名確認。

3、嚴禁人為將同批次差旅開支項目拆零分次報銷，繞避監(jiān)管，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，財務有權不予受理未報銷拆零部分，并在報銷單上標識核銷。

4、新招聘的外地專業(yè)人員，原則上不報銷前來報到發(fā)生的各項費用，包括單程路費及行李托運費用。特殊情況需要報銷的，應由本人申請，報總經(jīng)理審批。

第五章交通費

第二十二條、

交通費是指用于車輛的燃油費、停車費、過路過橋費、等及市內(nèi)發(fā)生的出租車費、公交車費等，發(fā)貨（取貨）運輸費歸為交通費，交通費實行預算管理、行政管理相結合的原則。

第二十三條、

車輛燃油費實行預購加油卡管理，未經(jīng)總監(jiān)以上主管簽批（附文字說明）的現(xiàn)金加油發(fā)票，財務不予以報銷受理。

第二十四條、

車輛管理部門應于加油卡金額使用完畢時（再次購買前）報各部門使用情況及折算使用金額，財務部據(jù)此分攤費用。

第二十五條、

公務用車訂車流程、費用標準（對外租車）、審批程序，由車輛歸口管理部門擬定相應管理辦法執(zhí)行。

第二十六條、

市內(nèi)交通費按實報銷，原則上以公交車、地鐵為主，無特殊情況不得乘坐出租車；若有特殊情況的，事先向主管經(jīng)理提出申請，批準后方可乘坐。坐出租車的，在報銷車費時，須在出租車票空白處，寫明①乘坐原因②起訖地點，不寫明①②兩項內(nèi)容的，在報銷時財務部門作退回處理。

第七章三項經(jīng)費

第二十七條、

三項經(jīng)費是指員工福利費、職工教育經(jīng)費、工會經(jīng)費。

第二十八條、

福利費，員工餐費實行預算管理和額度管理相結合的辦法，其它福利費實際行政管理。

1、本公司提供員工午餐，發(fā)生的費用在預算范圍內(nèi)可據(jù)實報銷。

2、加班餐費，員工加班應根據(jù)公司相關考勤制度執(zhí)行，不發(fā)放加班餐費，特殊情況報領導審批后按公司員工餐標準憑票報銷。

3、員工因本市內(nèi)出差未能返回公司就餐（午餐），不分職務級別，本公司員工餐費標準（暫訂為10元/人）憑票報銷。

4、公司為集團外派員工提供住宿，相關費用據(jù)實報銷。

第二十九條、

職工教育經(jīng)費，實行預算管理及行政管理。

1、按國家規(guī)定的必須接受相關教育的費用，可據(jù)實報銷，如會計后續(xù)教育等。

2、購買工作專用的法律、法規(guī)書籍、接受培訓等其它事項，需經(jīng)批準后報銷。

第三十條、工會經(jīng)費，另作規(guī)定。

第八章費用管理方法及報銷程序

第三十一條、

公司費用管理通過預算管理、額度管理和行政管理三種方法。

1、預算管理是指:各職能部門、業(yè)務單位事先向財務部提出下期本部門所有費用的計劃（金額≥1,000元的大額財產(chǎn)購置、修理、裝璜，需另單獨預算申請），財務部統(tǒng)一報總經(jīng)理或財務總監(jiān)批準后，確定單位下期費用預算金額。實際費用報銷時，財務部門根據(jù)費用預算，準予報銷或另行處理。

2、額度管理是指：費用在一定的額度范圍內(nèi)控制使用，額度確定的依據(jù)是銷售額、工作職務、員工人數(shù)等。

3、行政管理是指：費用報銷人在費用產(chǎn)生前，采用口頭或書面的形式向行政領導提出本次費用計劃，經(jīng)行政領導同意后，產(chǎn)生的費用方能按費用報銷流程到財務部門報銷費用。

管理方法①：采用預算管理和額度管理相結合的費用項目有：辦公費、運輸費、所有部門的手機費、。

管理方法②：采用預算管理和行政管理相結合的費用項目有：職能部門的招待費、所有部門的差旅費、其他相對變動費用。

管理方法③：除此之外的相對固定費用采用預算管理。

4、其他變動費用

其他變動費用項目是：交通費、車管費、會務費、裝修費、傭金、除手機費外的其他通訊費。

5、相對固定費用

除上述變動性費用項目外的所有費用均列入相對固定費用，采用預算管理方法。

第三十二條、

具體實施按如下辦理：

1、預算管理

1）目前公司對所有費用按月預算，每月25日前，各職能、經(jīng)營部門向財務部提交下月的《費用預算表》，審批核準后的預算在月底前發(fā)回各單位。

2）各職能部門、各業(yè)務單位未能在規(guī)定時間內(nèi)提交《費用預算表》，則該部門的費用報支順延一個月。

3）實際發(fā)生費用超過預算的，請各部門說明情況后報總經(jīng)理或財務總監(jiān)批示。

2、額度管理

根據(jù)銷售額確定額度的費用項目是招待費。招待費超額度本期內(nèi)不予報銷。

根據(jù)工作職務確定額度的費用項目是手機費。手機費超額度部分不予報銷。

根據(jù)員工人數(shù)確定額度的費用項目是辦公費。辦公費超額度部分本期內(nèi)不予報銷。

現(xiàn)北京項目正處于籌建期間，招待費實行行政管理。北京項目正式運營后另行調(diào)整

3、

行政管理

單項費用金額≥200元必須采用書面申請。無批準的書面申請，在報銷時財務部門作退回處理。行政領導層次：職員→部門主管→總經(jīng)理/財務總監(jiān)

第三十三條、

費用內(nèi)容及管理分類詳見附表五。

第三十四條、

簽批權限及流程

1、預算管理，經(jīng)審批的行政費用預算，費用發(fā)生時，在預算范圍內(nèi)由部門經(jīng)理（主管）執(zhí)行。

2、額度管理，按本條第一款執(zhí)行。

3、行政管理，200元以下的費用，為提高工作效率，建議由各部門經(jīng)理（主管）參照本制度執(zhí)行，200元以上的費用需申請批準執(zhí)行。

4、

相關簽批權限及流程參考附表七。

5、本制度所規(guī)定的費用等款項支付最終簽批權限由總經(jīng)理/財務總監(jiān)負責。

第三十五條、

費用報銷單填列規(guī)范。

1、費用報銷單必須用藍、黑水筆書寫，用膠水粘貼附件，不得使訂書針、大頭釘、回形針串別。不符合規(guī)定的，財務部門作退回處理。

2、報銷的原始發(fā)票要求是正規(guī)發(fā)票，確實無法取得，可以采用《付款憑單》代替，但需寫明原因，且金額不得超過100元。發(fā)票級次：增值稅發(fā)票-普通發(fā)票-正式收據(jù)。

3、對其他部門委托辦理的事項，費用需由委托部門承擔的，報銷單應由經(jīng)辦部門填寫，并經(jīng)委托部門經(jīng)理簽字確認,無委托部門經(jīng)理簽字的,費用記入經(jīng)辦部門賬。

報銷單據(jù)

1）報銷單使用說明

1）報銷單使用說明

單據(jù)名稱

使用說明

《費用報銷單》

各種費用的報銷，按所列部門進行行政審批流程

《出差申請表》

為《費用報銷單》的附件，差旅費用報銷的必要條件

《差旅費報銷單》

《費用報銷單》的附件,詳細填列發(fā)生的各項費用

《業(yè)務招待費申請表》

《費用報銷單》的附件，超過200元招待費報銷的必要條件

《采購申請單》

申購物品簽批使用，報銷時《費用報銷單》的附件

《借款單》

用于借款、沖賬的時候為《費用報銷單》的附件

2）費用報銷使用注意事項

大于（含）1萬元的行政費用、行政采購、項目施工采購請款必須附加相關合同、申購單、入庫單、發(fā)票作為審核依據(jù)。

報銷的大額日常費用、貨款（≥1,000元）支付，原則上以支票形式為主

第三十六條、

費用報銷的步驟和流程。

1、經(jīng)辦人填寫《費用報銷單》并附相關附件，參照本制度并按費用報銷單上所列部門逐一進行審核簽批。

2、總經(jīng)理/財務總監(jiān)審批后，到財務部領款，完成報銷程序。

第三十七條、

借支規(guī)定。

1、公司不開放除差旅費外的其他各種個人借款。

2、個人因公借款，需附批準后的《出差申請單》、《業(yè)務招待費申請表》、《采購申請單》、合同等。

3、借款最高限額為借款金額以能夠完成需要或滿足業(yè)務周轉(zhuǎn)的最低量為限額

第九章責任及處罰規(guī)定

第三十八條、

報銷人營私舞弊、弄虛作假，對違規(guī)違紀金額不予報銷，對已經(jīng)報銷的，除退回違規(guī)報銷金額外，同時對報銷人予以違規(guī)報銷金額5--20%的罰款。

第三十九條、

部門經(jīng)理（主管）在資料不全、原始憑證不充分、項目不真實的情況下簽名準予報銷的，對部門經(jīng)理（主管）予以違規(guī)報銷金額3%--15%的罰款。

第四十條、財務審核人員審核不嚴使公司造成損失的，或者未執(zhí)行本辦法規(guī)定處罰責任，擅用職權受理違規(guī)費用報銷者，對財務審核人員并處違規(guī)報銷金額3%--15%的罰款。

第四十一條、

如果違反上述開支標準或手續(xù)不齊全，報帳時列入其他項目而隱瞞實際金額或超預算報銷，財務有權拒絕受理

第四十二條、

借款逾期滿三十天，當事人未能及時提供經(jīng)總監(jiān)以上主管核準的有效書面情況說明，并辦理延期手續(xù)者，財務有權在當事人借款逾期當月工資中扣回欠款。

第四十三條、

因?qū)徍诉^失造成費用借款人未有效報帳沖銷借款，或者無法從工資扣回逾期借款者，由經(jīng)辦責任人（含：各級審批人）應承擔不低于流失款總額50%的經(jīng)濟責任。按責任人基本工資比例分別承擔相應損失金額，并在壞帳當期應發(fā)工資中扣還。

第四十四條、

本期發(fā)生的費用，原則上應予費用生當期報銷，差旅費報銷應予出差人員返回公司當月報銷，超過上述期限的票據(jù)金額，報銷人書面陳述原因經(jīng)總經(jīng)理/財務總監(jiān)批準后報銷。

第十章附則

第四十五條、

本制度由公司財務部、總經(jīng)理辦公室/行政部修正制定，經(jīng)總經(jīng)理核準簽發(fā)，自簽發(fā)即日起實施執(zhí)行，未盡事宜以財務部發(fā)文為準。

第四十六條、

本制度由財務部、總經(jīng)理辦公室負責解釋。

第四十七條、

本制度是公司費用的普通規(guī)定，關于相關費用的特別規(guī)定從其規(guī)定，不適用本制度。

附表1

業(yè)務招待費用申請表

部門：

申請日期：

年

月

日

申請人

部門

職務

被接待主要人員情況說明

我司陪同人員

姓名

職務

備注

共

人

接待事由說明：

費用項目

小計

預計金額（元）

總經(jīng)理

經(jīng)理

業(yè)務

（授權人）

（主管）

經(jīng)辦

附表二

差旅費標準

職務級別

項目

總經(jīng)理

財務總監(jiān)

總經(jīng)理助理

大區(qū)經(jīng)理

總監(jiān)

部門經(jīng)理

副經(jīng)理

部門助理

部門主管

業(yè)務經(jīng)理

職員

在途交通

飛機

按

實

報

銷

按實報銷

控制報銷

火車、汽車

軟臥

硬臥

輪船

二等艙位

三等艙位

四等艙位

出差生活補貼

京滬穗深

100

省會、單列市

80

其他城市

60

住宿費

標準

京滬穗深

實

報

400

300

150

省會、單列市

300

260

120

其他城市

200

180

100

市內(nèi)交通

京滬穗深

按實報銷

省會、單列市

其他城市

說明

①

省會城市還包括天津、重慶兩個直轄市，自治區(qū)政府所在城市。

②

單列市主要是指經(jīng)濟發(fā)達城市，包括：大連、青島、寧波、廈門、珠海、蘇州。

③

xz、港澳等特殊地區(qū)另行規(guī)定。

附表三

出差申請表

出差人姓名

部門

職務

費用預算（元）

出差起止時間：

年

月

日至

年

月

日

長途交通費

陪同人員：

住宿費

地點與事由：

業(yè)務招待費

其他

合

計

擬定借款金額：

萬

仟

佰

拾

元

角

分

長途交通工具：

部門：

申請日期：

年

月

日

總經(jīng)理

經(jīng)理

業(yè)務

（授權人）

（主管）

經(jīng)辦

附表四：

差旅費報銷單

出差人姓名

部門

費用（元）

出差起止時間：

年

月

日至

年

月

日

長途交通費

陪同人員簽字：

在途交通費

住宿費

備注：

業(yè)務招待費

餐費

其它

借款金額：

報銷金額：

合計：

備注：在途交通費出租車費、保險費等。

附表五：

費用內(nèi)容及管理分類

管理方法

費用項目

費用內(nèi)容

預算管理

額度管理

業(yè)務部門

的招待費

招待客人的餐費、禮品、娛樂活動、旅游景點門票等

手機費

因工作需要而實際已支付的手機費

辦公費-其他辦公用品

日常辦公支出，如購買紙筆、印制名片等

預算管理

行政管理

職能部門

的招待費

招待客人的餐費、禮品、娛樂活動、旅游景點門票等

差旅費

出差的在途車費、住宿費宿、市內(nèi)交通費、出差生活補貼

交通費

市內(nèi)出差、辦事所花費車費

車輛花費費用，如：汽油、養(yǎng)路費分攤、過橋路費等

裝修費

辦公場地、倉庫等的裝修費用

傭金

支付的代理費用

其他通訊費

除移動通訊費之外的其他通訊費

預算管理

除上述變動性費用項目外的所有費用項目均列入相對固定費用

附