某綜合能源有限公司項目檔案管理辦法

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔南網(wǎng)能源綜〔2013南網(wǎng)能源綜〔2013〕33號附件11Q/CSG-E南方電網(wǎng)綜合能源有限公司企業(yè)管理制度南方電網(wǎng)綜合能源有限公司企業(yè)管理制度Q/CSG-E213007-2013Q/CSG-E213007-2013

2013年8月28日2013年8月28日發(fā)布2013年8月28日實施南方電網(wǎng)綜合能源有限公司發(fā)布南方電網(wǎng)綜合能源有限公司項目檔案管理辦法目錄1總則 22定義 23規(guī)范性引用文件 44職責(zé) 55管理內(nèi)容和方法 75.1歸檔范圍 75.2基本要求 85.3項目檔案管理方法及工作流程 125.4項目檔案管理工作的考核 275.5歸檔時間 285.6檔案的保管及利用 285.7檔案的鑒定和銷毀 306附則 307附錄 31

南方電網(wǎng)綜合能源有限公司項目檔案管理辦法（2013版）總則1.1為加強和規(guī)范公司項目檔案管理工作，確保項目檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)，實現(xiàn)公司系統(tǒng)項目檔案一體化管理，保障項目管理文件資料的可追溯性，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》、《中國南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司檔案工作規(guī)定》、《南方電網(wǎng)綜合能源有限公司檔案管理辦法》等法律法規(guī)和制度規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，特制定本辦法。1.2公司項目檔案管理工作實行集中管理、分級負(fù)責(zé)的原則。1.3公司項目檔案管理必須嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法規(guī)和公司保密工作相關(guān)規(guī)定。1.4本辦法適用于公司各部門（單位）及所屬機構(gòu)（含全資及控股企業(yè)）的項目檔案管理。定義2.1項目：指公司參與管理的項目，包括公司投資的項目（全額投資或控股投資）及非公司投資的項目（如公司承攬的工程項目、咨詢項目等），以下統(tǒng)稱為“項目”。2.2項目管理單位：指公司為完成項目管理內(nèi)容和目標(biāo)而設(shè)立的項目管理機構(gòu)，包括項目公司、項目管理部（事業(yè)部）、項目工作組等，以下統(tǒng)稱為“項目管理單位”。2.3項目文件：指產(chǎn)生于項目全過程，流通于上級主管單位、政府機構(gòu)、建設(shè)單位、勘察單位、設(shè)計單位、供應(yīng)商、施工單位、監(jiān)理單位、調(diào)試單位和運維單位等與項目有關(guān)的文件資料。從項目立項開始到項目竣工投產(chǎn)直至運維結(jié)束整個項目周期，包括立項、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理、竣工驗收及后評價、運維等項目全過程管理所形成的文字、圖表、聲像等形式和紙質(zhì)、光盤等不同載體的全部文件。主要包括下列文件：項目標(biāo)準(zhǔn)文件（包括工程審查文件、批復(fù)文件、評估文件、項目建設(shè)準(zhǔn)備文件等）；設(shè)計院提供的勘察報告可研報告初步設(shè)計詢價書施工圖紙（包括竣工圖紙）等；制造廠家（含國外廠商）提供的設(shè)備制作圖組裝圖安裝說明書出廠試驗及檢驗報告用于設(shè)計的資料等；工程信函及會議紀(jì)要；招投標(biāo)資料（包括招投標(biāo)過程中的答疑）及合同文件；施工調(diào)試過程文件（如開工報告、工程聯(lián)系單、圖紙會審記錄、施工調(diào)試過程記錄等）；項目后評價文件；項目運維文件；相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、規(guī)范；其他有關(guān)項目文件（含各類電子文檔及聲像資料）。2.4項目檔案：指經(jīng)過鑒定、整理并歸檔的項目文件，包括項目從醞釀、決策到建成投產(chǎn)及項目運營期的全過程中形成的、應(yīng)歸檔保存的文件材料。2.5項目電子文件：指在項目管理過程中形成的，依賴計算機等電子/數(shù)字設(shè)備生成、交換或存儲以及閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的具有憑證效力的各類數(shù)據(jù)和文件，包括項目前期文件、項目施工文件、項目監(jiān)理文件、項目竣工圖和項目竣工驗收文件、項目運維文件等在內(nèi)的各類項目文件電子版。2.6項目電子文件歸檔：是指項目管理單位及各參建單位通過內(nèi)網(wǎng)、檔案信息化系統(tǒng)或其他脫機存儲介質(zhì)向公司檔案部門移交經(jīng)整理的項目電子文件。包括物理歸檔和邏輯歸檔。物理歸檔是指：把電子文件集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案歸口管理部門移交的過程。邏輯歸檔是指：在計算機網(wǎng)絡(luò)上進行，不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案歸口管理部門移交的過程。2.7電子化移交：是指通過管理信息系統(tǒng)或其他存儲介質(zhì)向公司檔案歸口管理部門移交經(jīng)整理的項目電子文件。主要分為項目建設(shè)、運維資料電子文件移交和工程設(shè)備信息電子化移交兩大部分。2.8參建單位：指參與公司投資或承攬項目的技術(shù)服務(wù)、勘察、設(shè)計、供貨、施工、調(diào)試、咨詢等各種業(yè)務(wù)的合作單位。規(guī)范性引用文件《中華人民共和國檔案法》（中華人民共和國主席令[1987]第58號）《中華人民共和國檔案法實施辦法》（國家檔案局令第5號）《企業(yè)檔案管理規(guī)定》（國家檔案局、國家經(jīng)貿(mào)委、國家計委檔發(fā)[2002]5號）《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》（檔發(fā)[2006]2號）《建設(shè)項目（工程〕檔案驗收辦法》（國檔發(fā)[1992]8號）《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2008）《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328—2001）《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）《歸檔文件管理規(guī)則》（DA/T22—2000）《電力工程竣工圖文件編制規(guī)定》DL/T5229-2005《電力工程達標(biāo)投產(chǎn)管理辦法》中電建協(xié)工[2006]6號《中國建設(shè)工程魯班獎評選辦法》建協(xié)【2008】17號《中國電力優(yōu)質(zhì)工程獎評選辦法》2011年版《中國南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司檔案管理制度》《中國南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司檔案基礎(chǔ)管理作業(yè)指導(dǎo)書》《中國南方電網(wǎng)責(zé)任有限公司基建項目檔案管理規(guī)定》《南方電網(wǎng)綜合能源有限公司檔案管理辦法》職責(zé)公司職能部門職責(zé)公司綜合部是公司項目檔案的歸口管理部門，負(fù)責(zé)公司項目檔案管理制度的制定和修訂，負(fù)責(zé)對公司項目檔案工作進行組織協(xié)調(diào)、指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查，負(fù)責(zé)公司本部所屬項目檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等工作（包括本部門形成的涉及項目管理的各種載體材料的收集、整理和歸檔工作）。公司財務(wù)與資產(chǎn)經(jīng)營部負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)的涉及項目管理方面的檔案（如項目財務(wù)決算資料、合同文件、項目后評價文件等的收集、整理、移交）。公司人力資源部負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)的涉及項目人事檔案的收集、整理、移交。公司事業(yè)部、下屬機構(gòu)職責(zé)4.2.1負(fù)責(zé)項目檔案文件的收集、整理和移交等工作。4.2.2設(shè)立專門的文檔管理機構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)項目建設(shè)全過程管理文件的收集、接收、標(biāo)識、分發(fā)、更新、記錄、保管、借閱、歸檔等工作。4.2.3負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)和督促參建單位完成職責(zé)范圍內(nèi)項目文件的收集、整理，并牽頭組織對參建單位收集整理的項目文件進行歸檔初審；4.2.4根據(jù)公司規(guī)定或歸口管理部門要求需完成的其它事項。管理內(nèi)容和方法公司項目檔案管理遵循“誰主辦、誰形成、誰負(fù)責(zé)”和“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、集中管理、分級負(fù)責(zé)”的原則，實行“前期準(zhǔn)備、過程控制、同步歸檔、分階段移交”的管理方式。確保建設(shè)項目檔案的完整、準(zhǔn)確、有序、規(guī)范及安全。歸檔范圍5.1.1公司項目檔案管理以項目為管理單位，項目歸檔資料包括項目建設(shè)期歸檔資料和項目運營期的歸檔資料兩類。按項目檔案管理過程分為項目文件管理前期準(zhǔn)備、項目文件收集、項目文件整理、項目文件中間檢查、項目文件歸檔審查、項目文件移交歸檔、項目檔案驗收七個方面的內(nèi)容。5.1.2紙質(zhì)文件歸檔范圍：項目建設(shè)期歸檔資料包括從項目立項直至竣工投產(chǎn)、評優(yōu)及項目后評價的全套工程檔案資料。5.1.3電子文件歸檔范圍：按國家關(guān)于紙質(zhì)文件歸檔的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，即項目管理過程中產(chǎn)生的電子文件，凡具有重要憑證性、依據(jù)性和參考利用價值的均應(yīng)收集歸檔。對實行辦公自動化聯(lián)網(wǎng)的，其歸檔的正式電子文件應(yīng)記錄有公文擬稿、核稿、簽發(fā)以及承辦等流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的責(zé)任人和相關(guān)意見;正式電子文件必須保證其不被非正常改動，用掃描儀等設(shè)備獲得的圖形電子文件，以JPEG、TIFF為通用格式歸檔。對辦公自動化系統(tǒng)以外形成的電子文件，由項目管理單位各專兼職檔案員負(fù)責(zé)收集歸檔。5.1.4聲像文件歸檔范圍：按國家關(guān)于聲像文件歸檔的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，即項目管理過程中產(chǎn)生的電子文件，凡具有重要憑證性、依據(jù)性和參考利用價值的均應(yīng)收集歸檔。包括但不限于項目開工典禮、奠基基地原貌、地上地下建筑基礎(chǔ)、重大設(shè)施、設(shè)備安裝施工階段概貌和管線布置情況及工程竣工落成的聲像材料?；疽?.2.1項目檔案的管理工作，必須貫穿于工程建設(shè)始終，做到項目檔案管理與項目建設(shè)進度同步。5.2.2整理歸檔的文件材料應(yīng)遵循文件材料形成規(guī)律，保持其有機聯(lián)系，并符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范要求。5.2.3紙質(zhì)文件收集及歸檔要求：（1）歸檔的文件材料應(yīng)為原件，因故無原件的可歸具有憑證作用的文件材料，文件材料歸檔后不得更改。（2）非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。（3）具有永久、長期保存價值的電子文件，必須形成一份紙質(zhì)文件歸檔。（4）文件材料一律用微機打印，確需書寫的文字材料，需字跡工整，歸檔文件材料的載體和字跡必須符合耐久性要求。（5）歸檔的文件材料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。反映同一內(nèi)容而形式不同的文件材料應(yīng)保持其一致性。（6）公司與其他單位合作完成的項目，公司作為主辦單位的保存全套文件材料，公司作為協(xié)辦單位的保存與承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件。有關(guān)合同、協(xié)議另有規(guī)定的，按其規(guī)定執(zhí)行。5.2.4電子文件的收集及歸檔要求5.2.4.1電子文件的載體要求：電子文件載體主要分為磁性載體、光學(xué)載體兩種。磁性載體包括磁帶、軟磁盤、硬磁盤。光學(xué)載體包括只讀光盤，可寫人光盤、可擦寫光盤等。推薦使用的載體，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。5.2.4.2電子文件的收集要求1)電子文件記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況，有查考價值的電子文及其電子版本的定稿均應(yīng)和正式紙質(zhì)文件被保留。2)對用文字處理技術(shù)形成的文本電子文件，收集時應(yīng)注明文件存儲格式、文字處理工具等。文字型電子文件以AML、RTF、TAT為通用格式。3)對用掃描儀等設(shè)備獲得的采用非通用文件格式的圖像電子文件，收集時應(yīng)將其轉(zhuǎn)換成通用格式，如無法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。掃描型電子文件以JPEA,TIFF為通用格式。4)對用計算機輔助設(shè)計或繪圖等設(shè)備獲得的圖形電子文件，收集時應(yīng)注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)。5)對用視頻或多媒體設(shè)備獲得的文件以及用超媒體鏈結(jié)技術(shù)制作的文件，應(yīng)同時收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。視頻和多媒體電子文件以MPEG,AVI為通用格式。6)對用音頻設(shè)備獲得的聲音文件，應(yīng)同時收集其屬性標(biāo)識、參數(shù)和非通用格式的相關(guān)軟件。音頻電子文件以WAV,MP3為通用格式。7)計算機系統(tǒng)運行和信息處理等過程中涉及的與電子文件處理有關(guān)的參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。8)對套用統(tǒng)一模板的電子文件，在保證能恢復(fù)原形態(tài)的情況下，其內(nèi)容信息可脫離套用模板進行存儲，被套用模板作為電子文件的元數(shù)據(jù)保存。9)定期制作電子文件的備份。10)每份電子文件均應(yīng)在《電子文件登記表》中登記(見附錄)電子文件登記表應(yīng)與電子文件同時保存。11)傳媒電子文件類目代碼：1—報紙、雜志文件；2—音頻文件；3—視頻文件；4—網(wǎng)站文件；5—電子郵件文件；6—多媒體文件；7—程序文件、結(jié)構(gòu)性文件；8—其它。5.2.4.3電子文件的歸檔要求電子文件的歸檔方式包括邏輯歸檔和物理歸檔。各單位電子檔案一律實行脫機物理歸檔。其基本要求是：1）歸檔電子文件要標(biāo)注：序號、題名、責(zé)任者、存人日期及位置、密級、保管期限、文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境等。2）歸檔電子文件同時存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時，應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。3）實現(xiàn)辦公自動化管理時，系統(tǒng)中電子文件的歸檔工作統(tǒng)一由經(jīng)辦部門（單位）負(fù)責(zé)，實行隨辦隨歸，即在其文件辦結(jié)后就執(zhí)行歸檔。4）各部門(單位)移交歸檔的電子文件，應(yīng)保證其真實性、完整性和有效性。5）電子文件移交歸檔前，應(yīng)檢查其電子文件的真實性、完整性和有效性，做到移交及時、數(shù)據(jù)完整、內(nèi)容準(zhǔn)確、手續(xù)完備，能生成紙質(zhì)文件的必須同時歸檔一套與電子文件相對應(yīng)的紙質(zhì)文件。5.2.5聲像文件的收集及歸檔要求5.2.5.1聲像文件的收集要求1）錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片(含底片)和文字說明要收集齊全，按時歸檔并建立歸檔控制措施。2）接收原版，特殊情況下可接收復(fù)制件。3）聲像文件的內(nèi)容要真實，底片、原件與影像、復(fù)制品要相符。4）歸檔前的聲像文件，一律由攝錄人員負(fù)責(zé)收集，經(jīng)過整理后移交檔案室。5.2.5.2聲像文件的歸檔要求1）各項目管理單位在項目管理過程中所形成的聲像材料，應(yīng)定期進行分類整理，隨紙質(zhì)文件同步歸檔。2）作為專項活動全部文件材料中不可分的一部分聲像材料，可隨該項活動的其它檔案材料按公司檔案制度規(guī)定的時間歸檔。5.2.6各單位歸檔人員應(yīng)檢查本部門歸檔文件材料的齊全、完整與準(zhǔn)確情況，整理完畢并編制移交清冊，由部門或項目負(fù)責(zé)人簽字核準(zhǔn)后向綜合部移交。重要項目的文件材料移交時應(yīng)編寫歸檔說明。綜合部接收時應(yīng)全面檢查歸檔文件材料的質(zhì)量。5.2.7交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對移交清冊，并履行簽字手續(xù)，移交清冊各留一份以備查考。5.2.8公司各部門、所屬各單位應(yīng)切實重視檔案工作，建立和落實項目檔案工作責(zé)任制，建立項目檔案管理網(wǎng)絡(luò)，將項目文件的歸檔情況作為項目業(yè)績考核的重要內(nèi)容。5.2.9項目管理單位在與各參建單位簽訂項目有關(guān)設(shè)計、施工、監(jiān)理、調(diào)試、物資供應(yīng)、設(shè)備監(jiān)造、咨詢服務(wù)的合同、協(xié)議時，應(yīng)明確關(guān)于檔案工作的條款，具體要求按本規(guī)定執(zhí)行。5.2.10項目管理單位應(yīng)向參建單位進行檔案工作交底，并采取項目檔案中間檢查、項目文件歸檔審查、項目檔案驗收等措施，積極主動地控制項目檔案質(zhì)量，保證項目檔案的完整、真實、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。經(jīng)參建單位申請，項目管理單位可為其相關(guān)業(yè)務(wù)人員提供檔案業(yè)務(wù)相關(guān)培訓(xùn)。5.2.11向參與項目的設(shè)計、施工、監(jiān)理、調(diào)試、物資供應(yīng)、設(shè)備監(jiān)造、咨詢服務(wù)等參建單位付款時，一次性付款及尾款支付需經(jīng)各單位檔案歸口管理部門或檔案管理負(fù)責(zé)人簽字蓋章，證明參建單位已按歸檔要求移交項目文件。5.2.12項目管理單位應(yīng)統(tǒng)籌安排基建項目檔案管理所需資金，在工程管理費用中明確必要的檔案管理經(jīng)費，用于檔案培訓(xùn)、檔案整理、設(shè)施及設(shè)備購置費、專項驗收等開支。項目檔案管理方法及工作流程5.3.1項目文件管理前期準(zhǔn)備5.3.1.1在相關(guān)的合同中須明確關(guān)于檔案工作的條款。項目管理單位在與參建單位簽訂設(shè)計、施工、監(jiān)理、調(diào)試、物資供應(yīng)、設(shè)備監(jiān)造、咨詢服務(wù)等合同時，應(yīng)在合同條款中明確規(guī)定檔案工作的內(nèi)容，包括：(1)在合同中明確約定對參建單位的歸檔要求：要求各參建單位必須嚴(yán)格執(zhí)行《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002），完成各自職責(zé)范圍或合同規(guī)定的項目文件的編制和整理、歸檔工作，確保項目文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。明確項目文件編制整理的套數(shù)、深度、質(zhì)量要求、電子化要求及移交時間。(2)在合同中明確約定參建單位的歸檔職責(zé)：①監(jiān)理單位負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查項目建設(shè)中文件收集、積累和完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況，審核、簽認(rèn)竣工文件；負(fù)責(zé)工程項目監(jiān)理文件的收集、整理；負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查施工、設(shè)計單位形成的項目施工、竣工文件的收集、整理、歸檔情況；參加項目管理單位組織的項目文件歸檔審查；按合同條款要求向建設(shè)單位檔案歸口管理部門移交經(jīng)歸檔審查合格的項目文件；參加項目檔案驗收工作。②設(shè)計單位負(fù)責(zé)項目設(shè)計文件的收集、整理；參加建設(shè)單位（項目管理單位）組織的項目文件歸檔審查，按合同條款要求向建設(shè)單位檔案歸口管理部門移交歸檔審查合格的項目文件；參加項目檔案驗收工作。③施工單位負(fù)責(zé)工程項目施工文件、設(shè)備文件的收集、整理；參加建設(shè)單位（項目管理單位）組織的項目文件歸檔審查，按合同條款要求向建設(shè)單位檔案歸口管理部門移交歸檔審查合格的項目文件；參加項目檔案驗收工作。④其他參建單位負(fù)責(zé)合同范圍內(nèi)的管理文件、材料的收集、整理，經(jīng)項目管理單位審核合格后，向所屬的事業(yè)部或區(qū)域機構(gòu)檔案歸口管理部門移交。(3)在合同中明確約定參建單位的歸檔流程：參建單位應(yīng)在項目竣工投產(chǎn)一個月內(nèi)提供項目文件原件至項目管理單位接受歸檔審查，同時應(yīng)提交與文字、圖紙檔案目錄相一致的電子文件。項目文件經(jīng)項目管理單位歸檔審查合格后，工程竣工投產(chǎn)45天內(nèi)，各參建單位要將整理完畢的全部檔案（含竣工圖）向項目管理單位檔案歸口管理部門移交歸檔。(4)在合同中明確約定參建單位完成歸檔工作與支付工程款的對應(yīng)關(guān)系：在合同中明確約定參建單位移交的歸檔文件材料必須經(jīng)項目管理單位審查合格并確認(rèn)歸檔后，方可向?qū)懽鲉挝恢Ц兑淮涡怨こ炭罨蚬こ涛部睢?.3.1.2項目文件現(xiàn)場保管條件項目管理單位在項目建設(shè)過程中應(yīng)配備文件收集袋（盒）及專用文件柜，并在文件保管場所采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保項目文件的安全。項目電子文件應(yīng)及時備份，并進行離線存儲。5.3.1.3檔案工作交底各事業(yè)部、所屬機構(gòu)在工程立項或承攬合同簽訂后應(yīng)對項目管理單位進行檔案工作交底，項目管理單位在工程開工后應(yīng)對參建單位進行檔案工作交底。檔案工作交底記錄樣式詳見附錄A。5.3.1.4業(yè)務(wù)培訓(xùn)項目立項或承攬合同簽訂后，各事業(yè)部、所屬機構(gòu)視具體情況可組織對項目管理單位文件管理人員進行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。項目開工后，經(jīng)參建單位申請，項目管理單位可組織各參建單位的項目文件管理人員進行有關(guān)的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容包括項目文件管理人員的工作職責(zé)、文件的歸檔收集要求、文件整理組卷要求、文件審查驗收要求、文件的移交手續(xù)及電子化移交等。5.3.2項目文件的收集5.3.2.1收集內(nèi)容項目文件的歸檔范圍、分類、保管期限、保管單位，參見《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）和附錄B-《項目文件歸檔范圍、分類、保管期限參照表》。5.3.2.2收集要求1)文件材料必須收集齊全、完整。各單位參照本規(guī)定附錄B中的歸檔范圍進行項目文件的收集，包括文字、圖表、聲像、照片、電子文件等不同形式和紙質(zhì)、錄像帶、錄音帶、光盤等不同載體的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的全部項目文件。2)質(zhì)量要求：歸檔文件材料應(yīng)以原件歸檔，一般不使用復(fù)印件；字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字認(rèn)可手續(xù)完備；歸檔文件材料幅面要求采用A4紙(297×210mm)尺寸；文件材料的載體和書寫材料應(yīng)符合耐久性要求，嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水、復(fù)寫紙書寫和簽批，熱感傳真紙應(yīng)復(fù)印后歸檔；錄音、錄像文件應(yīng)保證載體的有效性；長期存儲的電子文件使用不可擦除型光盤。所有施工記錄表中出現(xiàn)空白的地方，要求統(tǒng)一劃上斜杠。3)各類文件應(yīng)按文件形成的先后順序或項目完成情況及時收集。5.3.2.3收集方法項目管理單位和參建單位應(yīng)使用收集袋(盒)對項目文件材料進行存放。收集袋是在文件收集過程中所使用的用以分門別類裝放文件的袋子(盒)，收集文件時參照本規(guī)定5.3.2.1要求分類保存并擬出案卷題名，標(biāo)示在文件袋上即可形成收集袋。5.3.3項目文件的整理5.3.3.1紙質(zhì)文件整理5.3.3.1.1紙質(zhì)文件整理要求：項目所形成的全部項目文件應(yīng)按檔案管理的要求，在檔案人員的指導(dǎo)下，由文件形成部門（單位）負(fù)責(zé)整理，將項目文件參照本規(guī)定5.3.2.1進行分類后，按其形成規(guī)律和有機聯(lián)系組成案卷（組卷）。案卷質(zhì)量應(yīng)符合《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2008）和《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）的要求，分類、組卷、排列、編目規(guī)范、系統(tǒng)。5.3.3.1.2組卷原則組卷應(yīng)遵循工程建設(shè)各階段項目文件材料的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件材料的有機聯(lián)系和案卷的成套、系統(tǒng)，便于基建項目檔案的保管和利用。5.3.3.1.3組卷方法1)項目管理單位形成的項目前期、過程管理、竣工驗收、試運行、后評價等管理性文件，一般應(yīng)按問題、時間組卷。2)設(shè)計單位形成的設(shè)計文件一般應(yīng)按專業(yè)、卷冊組卷。3)施工單位形成的施工文件，一般按單項工程、單位工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷。4)監(jiān)理單位形成的監(jiān)理文件，一般應(yīng)按專業(yè)或時間、文種組卷。5)原材料質(zhì)量證明文件，一般應(yīng)按專業(yè)、品種、型號組卷。6)設(shè)備文件一般按專業(yè)、臺件組卷。7)成冊、成套的項目文件宜保持其原有形態(tài)。8)同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該卷保管期限從長。5.3.3.1.4卷內(nèi)文件的排列1)文字材料按時間、專業(yè)順序排列。同一事項的請示與批復(fù)、同一文件的主件與附件不能分開，并按批復(fù)在前、請示在后，主件在前、附件在后的順序排列。2)圖紙按專業(yè)、圖號順序排列。3)既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。有譯文的外文資料，譯文在前，原文在后。5.3.3.1.5案卷的編目5.3.3.1.5.1檔號的編寫1）檔號結(jié)構(gòu)。檔號由項目代號（目錄代號）、分類號、案卷順序號三組代號構(gòu)成，分別用字母或數(shù)字標(biāo)識。各組代號之間用“-”分隔。檔號結(jié)構(gòu)示例如下圖。（有標(biāo)段的可自行在項目代號后或案卷號前用圓點分隔加標(biāo)段號。）2）項目代號（目錄代號）①屬于電網(wǎng)項目的項目代號按照《電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理業(yè)務(wù)指導(dǎo)書（試行）》執(zhí)行。②非電網(wǎng)項目代號用7位字母和阿拉伯?dāng)?shù)字組合標(biāo)識（風(fēng)電項目用5位字母和阿拉伯?dāng)?shù)字組合），中間無分隔符號。代號由項目類別代碼、機構(gòu)代碼、項目順序號、工期四部分組成（但風(fēng)電項目由項目類別代碼、工期號、機組號三部分組成）。項目類別代碼固定在項目代號的首位，項目類別代碼見下表：類別代碼工程類別說明備注一電網(wǎng)項目S輸電線路含送電工程、大跨越工程等82、85、92、95L電力電纜工程含架空電纜、地下電纜、水下電纜（海纜）等83、93B變電站變電站（所）84、86、94、96W電網(wǎng)工程捆綁在一起的輸變電工程（含配網(wǎng)、微電網(wǎng)工程）890、891、990、991H換流站換流站86、96Z直流線路直流輸電線路85、95二非電網(wǎng)項目F風(fēng)電場項目風(fēng)電場工程、微電網(wǎng)工程G合同能源管理項目含工業(yè)、建筑、節(jié)能照明等合同能源管理項目T中央空調(diào)冷站集中供冷項目M煤礦瓦斯綜合利用項目Y余熱余壓綜合利用項目N分布式能源站含冷熱電三聯(lián)供項目K光伏開發(fā)含園區(qū)及建筑屋頂光伏項目C電動汽車充換電項目下屬機構(gòu)代碼見下表：機構(gòu)代碼機構(gòu)名稱說明備注一事業(yè)部JN節(jié)能服務(wù)事業(yè)部JZ建筑節(jié)能事業(yè)部NZ能源綜合利用事業(yè)部XN新能源事業(yè)部SC市場開發(fā)事業(yè)部ZM節(jié)能照明分公司二下屬機構(gòu)SZ深圳分公司FS佛山公司GZ貴州公司YN云南公司GX廣西營業(yè)部HN海南營業(yè)部ZH珠海營業(yè)部……項目順序號：項目順序號是分別對同一項目按建設(shè)期和運維期進行的編號，在項目代號中固定在第四至第五位，用二位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，其中01表示建設(shè)期、02表示運維期。工期：為工程期數(shù)，除風(fēng)電工程外，其余項目的工期在項目代號中固定在第六位至第七位，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。不分期數(shù)的項目用“00”標(biāo)識。3）分類號分類號由二位或四位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，用0-9標(biāo)識。建設(shè)項目檔案按照工程代碼確定目錄號，如果沒有工程代碼，則項目代號的設(shè)置按照原能源部《電力工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則及分類表》執(zhí)行，其中風(fēng)電項目的分類號具體見NB/T310212012《風(fēng)力發(fā)電企業(yè)科技文件歸檔與整理規(guī)范》，其它參見附錄B，不足部分可依據(jù)本辦法自行補充和細化。電力工業(yè)企業(yè)檔案分類設(shè)十個一級類目，標(biāo)識方法具體如下：“0”表示黨群工作“1”表示行政管理“2”表示“經(jīng)營管理“3”表示生產(chǎn)技術(shù)管理“4”表示財務(wù)審計“5”表示人事勞資“6”表示產(chǎn)品（工程）“7”表示科學(xué)技術(shù)研究“8”“表示基本建設(shè)“9”表示設(shè)備儀器凡針對具體項目、科研課題、設(shè)備儀器和產(chǎn)品（生產(chǎn)）的文件材料歸入6-9大類。一般技術(shù)管理文件則歸入生產(chǎn)技術(shù)管理類。4）案卷順序號案卷順序號是最低一級類目下的案卷排列流水編號，用三位阿拉伯?dāng)?shù)字從1開始編寫。5）檔號示例示例：煤礦瓦斯發(fā)電項目MNZ0100-XXXX-001案卷順序號（第1案卷順序號（第1卷）分類號(2-4分類號(2-4位數(shù)字)工期（不分期）工期（不分期）項目代號項目順序號（建設(shè)期）項目代號項目順序號（建設(shè)期）機構(gòu)代碼（能綜部）機構(gòu)代碼（能綜部）項目類別號（瓦斯利用項目）項目類別號（瓦斯利用項目）5.3.3.1.5.2編制卷內(nèi)文件頁號1）編制卷內(nèi)文件頁號①卷內(nèi)文件按有書寫內(nèi)容的頁面編號，單面書寫的文件在右下角，雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角。以件為單位編寫頁號，每份文件頁號均從“1”開始。②印刷成冊的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁碼。③竣工圖每冊自成一卷，不必重新編寫頁號。④案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號，案卷脊背裱裝于案卷裝具脊背處。2)編制案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表、案卷脊背編制案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表、案卷脊背，案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表、案卷脊背的樣式具體見附錄C。由建設(shè)單位向各參建單位提供項目檔案分類編號方案，各參建單位在項目文件移交前，檔號、案卷題名一般用鉛筆在檔案裝具上臨時編制，通過電子檔案管理信息系統(tǒng)著錄案卷、卷內(nèi)目錄，待項目文件通過歸檔審查移交給建設(shè)單位進行匯總整理，統(tǒng)一編目后，再打印案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表、案卷脊背裝盒。案卷按照“案卷封面—卷內(nèi)目錄—文件材料—備考表”的順序進行排列。5.3.3.1.5.3編制檢索工具①參建單位完成整理后，編制好項目檔案分類目錄和卷內(nèi)目錄作為案卷清冊，準(zhǔn)備接受項目文件歸檔審查?？萍紮n案分類目錄樣式見附錄D。②事業(yè)部、下屬機構(gòu)完成項目檔案的匯總整理后，為每一個單項工程設(shè)立相應(yīng)的項目檔案目錄夾。檔案目錄夾按照“竣工檔案立卷說明—科技檔案分類目錄—對應(yīng)分類目錄中的卷內(nèi)目錄”的順序排列?？⒐n案立卷說明標(biāo)題字體采用二號黑體、正文字體采用三號仿宋體。③竣工檔案立卷說明應(yīng)包含下列內(nèi)容：工程概況（包括工程名稱、開工時間、竣工時間、建設(shè)單位、設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位、運行維護單位、工程造價等）、立卷依據(jù)、案卷數(shù)量、信息化程度及保管條件、檔案編制有關(guān)人員等。5.3.3.1.6案卷的裝訂1)案卷的裝訂要求①文件右下頁邊齊整、無倒頁；破損的文件應(yīng)修復(fù)；去掉留存在文件材料上的金屬物；文件幅面參差不齊的應(yīng)折疊或托裱為統(tǒng)一幅面。②圖紙按GB/T10609.3技術(shù)制圖、復(fù)制圖的折疊方法進行折疊，一般要求向內(nèi)折疊后幅面為A4（297mm×210mm）尺寸，標(biāo)題欄外露。③案卷內(nèi)文件可采用整卷裝訂或以件為單位裝訂兩種形式，圖紙可不裝訂。裝訂時應(yīng)采用棉繩三孔一線左側(cè)裝訂或使用裝訂寶裝訂，也可采用不銹鋼鋼釘進行裝訂（永久保存的除外）。裝訂的案卷厚度一般不超過40mm。以件為單位裝訂的文件或不裝訂的圖紙在每份文件材料的右上角加蓋檔號章，檔號章樣式見附錄E。2)裝具規(guī)格及制成材料①檔案盒采用220g以上的單層無酸牛皮紙板雙裱壓制。②檔案盒外表尺寸為310mm×220mm，厚度分別為10、20、30、40、50、60mm。③案卷表格（案卷目錄、卷內(nèi)目錄、備考表）規(guī)格為：297mm×210mm，宜采用70g以上白色書寫紙制作。④案卷封面、案卷脊背和案卷表格中的字跡要清晰端正。5.3.3.2電子文件的整理歸檔電子文件以件為單位整理。同一全宗內(nèi)的電子文件按照年度一保管期限一機構(gòu)(問題)或保管期限一年度一機構(gòu)(問題)等分類方案進行分類，還可按同一紙質(zhì)文件進行分類。5.3.3.3聲像文件整理5.3.3.3.1分類1）按年度一保管期限一問題進行分類。2）聲像檔案按載體形式分為：照片、底片及其說明、反轉(zhuǎn)片、影片膠片、錄音磁帶、錄像磁帶、計算機磁盤、光盤八種。其中后五種載體的聲像材料的母膠片或原帶源盤與其拷貝片或復(fù)制帶，拷貝盤不分別設(shè)類，而以相同編號的正、副本方式區(qū)別之。照片與同一影像的底片則分別設(shè)類、分別編號。3）照片的排列，應(yīng)在同一年度和保管期限中按照片形成的時間順序，分問題連續(xù)排列裝冊，按照《照片檔案管理規(guī)范》進行。4）電子照片的分類，可將同一次活動、同一件事務(wù)或同一次會議的照片分為一組，一組視為一份文件，同一組內(nèi)的每一張照片視為一頁文件歸檔。5.3.3.3.2檔號編制1）檔號一般采用三段式：第一段用四位數(shù)字表示形成年度，第二段為保管期限，分為永久、長期、短期，(也可以按問題分類)，第三段為表示歸檔的流水號。各編號段間用“一”號機隔。2）冊內(nèi)照片及其底片反轉(zhuǎn)片一般為各獨立的畫幅。編號可以事由完全相同的連續(xù)畫幅，按年度、保管期限、照片張?zhí)栠B續(xù)編寫。3）數(shù)碼相機直接形成的電子照片，其檔號編制及要求與一般照片相同。5.3.3.3.3編目1）電子照片文字說明，每一組照片和每一張照片均應(yīng)編寫照片說明，說明包括六要素：時間、地點、人物、事由、背景、攝影者等。2）一般照片的說明的格式：題名、照片號、底片號、參見號、時間、攝影者、文字說明。3）說明的內(nèi)容，題名應(yīng)簡明概括、準(zhǔn)確反映照片的基本內(nèi)容，人物姓名、職務(wù)、地點、事由等要素盡可能齊全。4）聲像檔案經(jīng)過系統(tǒng)整理后，應(yīng)組成案卷(冊)，案卷要有卷內(nèi)目錄和備考表。5）卷內(nèi)目錄以照片、膠片的自然情況或有說明的若干張為單元(一組)填寫，或以聲像檔案載體中反映的獨立事件，活動的內(nèi)容為單元填寫。6）載體特殊(如盤、盒等)或規(guī)格超大的聲像檔案由檔案部門視情況另行組織保管單位及選擇案卷封面格式。7）聲像檔案應(yīng)編制案卷目錄，案卷目錄格式見附錄。5.3.4項目文件中間檢查5.3.4.1中間檢查主要內(nèi)容在項目實施過程中檢查項目管理單位和參建單位對項目文件的管理情況：是否配備足夠的項目文件管理人員及建立相應(yīng)的項目文件管理機制；是否應(yīng)用收集袋（盒）等收集方法保證文件材料收集齊全、完整；看現(xiàn)場項目文件保管條件是否符合要求；是否進行檔案工作交底。5.3.4.2中間檢查形式由項目管理單位組織對參建單位的項目文件中間檢查；公司事業(yè)部、下屬機構(gòu)組織對所屬的項目管理單位的項目文件中間檢查；公司檔案歸口管理部門根據(jù)需要可組織對事業(yè)部、下屬機構(gòu)組織的項目檔案中間檢查。5.3.4.3檢查反饋與整改落實中間檢查應(yīng)以書面形式發(fā)出檢查通知，檢查結(jié)束后由檢查單位填寫《項目文件材料中間檢查情況表》（詳見附錄F），記錄目前該項目的文件材料總體情況及存在問題，要求不合格單位限期整改。不合格單位在接到中間檢查情況表后應(yīng)按要求進行整改，填寫《項目文件材料中間檢查整改情況反饋表》（詳見附錄G），報送項目管理單位備案。項目竣工驗收后，中間檢查文件由項目管理單位收集整理后向事業(yè)部、下屬機構(gòu)移交。5.3.4.4中間檢查次數(shù)及時間1）項目管理單位組織對參建單位的項目文件中間檢查不限定次數(shù)和時間，根據(jù)項目實際情況靈活開展，但必須做好檢查記錄。2）公司事業(yè)部、下屬機構(gòu)組織對所屬的項目管理單位的項目文件中間檢查：項目總投資額在人民幣5億元及以上的項目的中間檢查工作，在項目建設(shè)期內(nèi)至少檢查兩次；項目總投資額在人民幣3000~50000萬元的項目的中間檢查工作，至少檢查一次；其它工程可根據(jù)實際情況參照執(zhí)行。3）公司檔案歸口管理部門對事業(yè)部或區(qū)域機構(gòu)的檔案中間檢查可采取定期或不定期的方式，具體由公司檔案歸口管理部門根據(jù)實際情況自行確定。5.3.5項目文件歸檔審查歸檔審查程序如下：1)施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計單位在項目文件收集、編制和整理后，經(jīng)自查合格后，由監(jiān)理單位對文件的完整、準(zhǔn)確情況和案卷質(zhì)量進行審查，經(jīng)審查合格后的項目文件進入歸檔審查；2)建設(shè)項目竣工投產(chǎn)前，項目管理單位組織有關(guān)單位對參建單位收集整理的項目文件進行預(yù)檢，預(yù)檢合格方可組織竣工驗收；3)工程竣工投產(chǎn)后一個月內(nèi)，項目管理單位牽頭組織參建單位、運行單位等，對參建單位收集整理的項目文件進行歸檔審查。凡歸檔審查不合格，由項目管理單位出具限期整改通知，直到歸檔審查合格。4)項目管理單位負(fù)責(zé)審查項目文件的真實、完整、準(zhǔn)確性，公司項目檔案歸口管理部門檢查項目檔案分類、整理、排列、裝訂等是否符合檔案管理要求。5)歸檔審查合格后，參建單位與項目管理單位辦理項目檔案交接手續(xù)。項目管理單位負(fù)責(zé)收集歸檔審查記錄經(jīng)事業(yè)部、下屬機構(gòu)移交項目檔案歸口管理部門歸檔。6)在歸檔審查過程中，需要填寫《項目文件歸檔審查表》（詳見附錄H）一式三份，由移交項目文件的參建單位、監(jiān)理單位、項目管理單位、辦公室部門的責(zé)任人依次審核簽字蓋章，由移交單位、事業(yè)部或區(qū)域機構(gòu)、檔案歸口管理部門各自保留一份歸檔。5.3.6項目文件移交5.3.6.1移交程序1)各階段形成的項目文件材料辦理移交時需辦理《項目檔案移交表》（詳見附錄I），并附項目檔案移交清冊（由移交清冊封面、案卷移交目錄、卷內(nèi)目錄共同組成，案卷移交目錄樣式見附錄J）。2)由業(yè)務(wù)職能部門移交的項目檔案，項目檔案移交表及移交清冊一式二份。交接雙方逐卷核對無誤后在移交表及移交清冊上簽字蓋章，“移交人”、“歸檔文件審核人”由業(yè)務(wù)職能部門負(fù)責(zé)簽字蓋章，交接雙方各存一份，以備查考。3)由參建單位移交的項目檔案，項目檔案移交表及移交清冊一式三份。交接雙方逐卷核對無誤后在移交表及移交清冊上簽字蓋章，“歸檔文件審核人”由業(yè)務(wù)職能部門負(fù)責(zé)簽字蓋章，移交方、接收方、業(yè)務(wù)職能部門三方各自留存一份備查。4)公司檔案歸口管理部門審核并接收經(jīng)各單位移交的項目文件，負(fù)責(zé)全部項目檔案的匯總整理，并向項目所屬的業(yè)務(wù)部門分發(fā)檔案分類目錄，編制項目檔案立卷說明。5.3.6.2移交要求各事業(yè)部、下屬機構(gòu)向公司檔案歸口管理部門移交項目檔案時，應(yīng)同時移交紙質(zhì)和電子文件，以及音像、照片等其它載體形式的文件。項目電子文件的歸檔應(yīng)符合《中國南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司電子文件歸檔與整理規(guī)范》的要求，各單位向公司檔案歸口管理部門移交項目檔案份數(shù)不少于1套。公司下屬機構(gòu)所屬項目的檔案管理工作原則上由下屬機構(gòu)檔案歸口管理部門或人員進行統(tǒng)一管理，并接受公司綜合部的指導(dǎo)、監(jiān)督和管理。當(dāng)公司認(rèn)為需移交公司綜合部管理時，應(yīng)給予積極配合。5.3.6.3移交考核1)對不能按合同及本規(guī)定的要求向項目管理單位進行項目檔案移交的參建單位，項目管理單位按合同條款扣留工程尾款，直到滿足要求為止。2)對不能按要求移交項目文件歸檔的業(yè)務(wù)職能部門項目負(fù)責(zé)人，建設(shè)單位按工作職責(zé)要求進行考核。5.3.7項目檔案驗收項目檔案驗收由公司檔案歸口管理部門牽頭組織，事業(yè)部、下屬機構(gòu)和項目管理單位協(xié)助開展，納入南方電網(wǎng)公司重點建設(shè)項目的項目檔案專項驗收的，按南方電網(wǎng)公司的檔案管理辦法執(zhí)行。項目檔案管理工作的考核5.4.1對項目檔案管理工作成績優(yōu)秀的單位，應(yīng)予以獎勵。5.4.2項目檔案驗收不合格的國家或省級地方政府重點工程項目，不能參與申報投產(chǎn)達標(biāo)、優(yōu)質(zhì)工程的評比。情節(jié)特別嚴(yán)重的，對項目管理單位通報批評。造成檔案損失的，依法追究有關(guān)單位及人員的責(zé)任。歸檔時間5.5.1. 項目建設(shè)期歸檔資料在項目鑒定、竣工后或財務(wù)決算后90天內(nèi)由項目管理單位經(jīng)事業(yè)部、下屬機構(gòu)向公司檔案歸口管理部門移交歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。5.5.2. 項目運營期歸檔資料在每年的2月底前將上一年度的歸檔資料移交公司檔案歸口管理部門歸檔。5.5.3電子文件、聲像文件歸檔時間，與紙質(zhì)檔案同步。檔案的保管及利用公司項目檔案的保管期限為永久、長期（30年）。公司設(shè)立專門的檔案庫房作為檔案的保管場所，檔案庫房應(yīng)符合國家和南方電網(wǎng)公司有關(guān)規(guī)定。電子文件的保管1）歸檔電子文件一式一套移交到檔案歸口管理部門后，檔案部門應(yīng)當(dāng)及時將其目錄信息錄人到相應(yīng)系統(tǒng)機讀目錄下，同時和紙質(zhì)文件建立互聯(lián)，并進行密級和權(quán)限設(shè)置，為查詢利用工作做好準(zhǔn)備。2）檔案部門應(yīng)當(dāng)做好歸檔電子文件的備份工作。一式3套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。3）接收人庫的歸檔電子文件，每兩年應(yīng)當(dāng)抽樣機讀檢驗一次，抽檢率不低于10%，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)當(dāng)及時采取恢復(fù)措施。4）系統(tǒng)設(shè)備更新時，應(yīng)及時對歸檔電子文件進行遷移和備份，確認(rèn)庫存載體與新設(shè)備的兼容性，如不兼容，應(yīng)當(dāng)進行電子檔案的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體同時保留時間不少于四年。5）磁性載體上的歸檔電子文件，每四年應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)存一次。需搶救的光盤應(yīng)及時復(fù)制，原載體同時保留時間不少于四年。6）歸檔的電子文件應(yīng)當(dāng)采用專門的保護設(shè)備和保護技術(shù)手段進行保管。歸檔電子文件載體應(yīng)直立存放于防磁、防光、防塵、防有害氣體的裝具中，溫度控制在17~20℃；相對濕度控制在35%~45%，距離強磁物10米以上。聲像文件的保管5.6.4.1保管裝具1）照片檔案應(yīng)裝專用照片冊，照片冊一般規(guī)格為297mmx210mm大小，芯頁以20頁~30頁為宜。照片檔案如果為電子格式，不要求一定要進行沖印，可直接以電子格式在系統(tǒng)中歸檔保存。2）膠片材料應(yīng)在藥膜面襯墊柔軟的中性薄紙;卷狀膠片還應(yīng)在外面包裝襯墊紙；磁帶、磁盤等亦應(yīng)加保護包裝。3）聲像檔案置于專門的鐵制裝具中保管和存放。母膠片、原盤應(yīng)和拷貝盤、片分別保存。5.6.4.2保管條件1）保管聲像檔案的溫濕度應(yīng)控制在規(guī)定范圍內(nèi)；底片庫：最高溫度20℃；相對濕度20%~30%。照片、拷貝片、磁帶、磁盤庫：最高溫度25℃，相對濕度30%~40%。2）聲像檔案庫房應(yīng)遠離物理化學(xué)、放射性物質(zhì)等污染源。應(yīng)配備相應(yīng)的設(shè)施設(shè)備，使之具有良好的防盜、防火、防潮、防塵、防光、防磁、防有害生物等安全措施。3）聲像檔案庫房由專人負(fù)責(zé)管理。定期檢查檔案的保存狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時采取有效措施。5.6.3. 凡公司的職工，均可根據(jù)權(quán)限設(shè)置查閱檔案。5.6.4. 公司各類檔案原則上只能在檔案室查閱使用，不得外借，如確因工作需要，按公司審批權(quán)限管理制度執(zhí)行。借出的檔案不準(zhǔn)擅自復(fù)印或拆卷，不得帶出公司外，不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借他人，更不得劃道、填字，涂改、損壞檔案。5.6.5. 外單位人員查閱檔案，一律憑單位介紹信，按公司審批權(quán)限管理制度進行審批后方可查閱。檔案的鑒定和銷毀5.7.1. 對檔案的鑒定工作，凡屬項目檔案的鑒定和銷毀均應(yīng)由公司檔案歸口管理部門和有關(guān)部門人員共同組成鑒定小組，對檔案進行鑒定，提出鑒定意見。5.7.2. 經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，必須填寫《銷毀檔案清冊》，由公司領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后到指定場所由兩人以上進行監(jiān)銷簽字。5.7.3. 非保密電子檔案可進行邏輯刪除；屬于保密范圍的電子檔案被銷毀時，如存儲在不可擦除載體上，須確保載體與信息徹底銷毀并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。附則6.1. 公司員工有保護項目檔案的義務(wù)和維護項目檔案完整和安全的職責(zé)，任何人不得拒絕歸檔，對發(fā)生私自損毀檔案、不按要求歸檔、遺失檔案等情況的，應(yīng)當(dāng)追究有關(guān)部門和責(zé)任人的責(zé)任。6.2. 本辦法由公司綜合部負(fù)責(zé)解釋。6.3. 本辦法自頒布之日起施行。附錄附錄A檔案工作交底記錄樣式附錄B《項目文件歸檔范圍、分類、保管期限參照表》附錄C案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表、案卷脊背、電子檔案目錄、電子檔案登記表等樣式附錄D科技檔案分類目錄樣式附錄E竣工圖章、檔號章樣式附錄F《項目文件材料中間檢查情況表》附錄G《項目文件材料中間檢查整改情況反饋表》附錄H《項目文件歸檔審查表》附錄I《項目檔案移交表》附錄J案卷移交目錄樣式附錄K重大建設(shè)項目檔案驗收申請表附錄L檔案查閱（借閱）審批表附錄M檔案鑒定銷毀審批表附錄N項目檔案管理流程圖

附錄A檔案工作交底記錄樣式項目檔案工作交底記錄（Q/CSG-E213007-2013—B1）

工程名稱交底人（手簽）交底時間參加人員名單（手簽）聯(lián)系方式交底內(nèi)容1.工程目錄號：；工程代號：2.建設(shè)項目檔案的收集、整理組卷要求項目竣工文件、竣工圖、聲像檔案的收集、分類、整理組卷須按《規(guī)范》的要求執(zhí)行。3.電子目錄數(shù)據(jù)及電子化移交全息數(shù)據(jù)的整理須采用檔案管理軟件進行條目及全息數(shù)據(jù)錄入。4.項目檔案的移交（1）項目檔案的移交內(nèi)容：項目檔案移交書、經(jīng)項目檔案驗收合格的建設(shè)項目文件和竣工圖（指設(shè)計單位編制的竣工圖）、聲像檔案、光盤（電子移交目錄數(shù)據(jù)、照片及工程檔案電子化數(shù)據(jù)）。（2）項目檔案移交的數(shù)量：基建部門須移交一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的項目檔案原件給檔案部門歸檔。（3）項目檔案的移交時間：1）項目立項、設(shè)計、建設(shè)準(zhǔn)備、建設(shè)實施、竣工驗收、工程審計及竣工決算、后評價各階段完成后20天內(nèi)，同步移交相應(yīng)階段的項目文件給檔案部門。2）項目管理單位須在工程投產(chǎn)后3個月內(nèi)完成項目文件的匯總整理并移交一套檔案原件給檔案部門歸檔。附錄B《項目文件歸檔范圍、分類、保管期限參照表》（Q/CSG-E213007-2013—B2）分類號綜合描述歸檔文件保管期限建設(shè)單位施工單位設(shè)計單位監(jiān)理單位運維單位6工程項目60工程建設(shè)綜合600工程建設(shè)文件永久長期長期長期601會議紀(jì)要工程前期準(zhǔn)備及綜合性會議紀(jì)要永久長期長期602工程階段性匯報永久長期長期61工程管理610工程合同、標(biāo)書承發(fā)包合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件、租代文件永久長期長期611工程概預(yù)算決算永久長期長期612工程定額永久長期長期62工程施工620開工文件資料開工報告、施工圖會審、技術(shù)交底記錄永久長期長期621施工組織設(shè)計含施工工藝卡片永久長期長期622施工技術(shù)措施永久長期長期623施工技術(shù)記錄工程概況、工程測試、原材料檢驗、工程質(zhì)檢評定、質(zhì)量問題處理、施工中技術(shù)會議紀(jì)要等永久長期長期624設(shè)計變更含工程洽商單、材料代用核定審批等永久長期長期長期625工程日志、大事記、簡報永久長期長期626施工總結(jié)含施工技術(shù)總結(jié)永久長期長期627竣工報告含單位工程竣工報告永久長期長期63工程竣工630工程竣工驗收書含驗收報告、調(diào)試文件、工程驗收會議紀(jì)要、決議、竣工會議紀(jì)要永久長期長期631竣工技術(shù)資料（施工技術(shù)記錄）匯編各專業(yè)按卷、冊編制永久長期長期632工程創(chuàng)優(yōu)評定申報材料、評定通知、結(jié)論、證書等永久長期長期7科學(xué)技術(shù)研究70綜合永久78節(jié)能咨詢、研究含各種節(jié)能減排方面的科研報告、課題、咨詢、顧問等永久79其他科研永久8基建項目80綜合800綜合項目文件綜合基建工程總結(jié)、工程創(chuàng)優(yōu)、效益分析及綜合性工程文件材料等永久長期長期長期長期801綜合性招投標(biāo)文件無法列入具體項目的綜合性招投標(biāo)文件永久長期長期長期長期802綜合性招合同文件無法列入具體項目的綜合性合同文件永久長期長期長期長期81調(diào)度自動化及通信工程永久長期長期長期長期82架空線路工程永久長期長期長期長期83電力電纜線路工程永久長期長期長期長期84變電站（所）工程含電動汽車充（換電站）永久長期長期長期長期85直流輸電線路工程永久長期長期長期長期86逆變（換流）站工程永久長期長期長期長期87自身用房基建（包括生產(chǎn)、辦公、生活用房）永久長期長期長期長期88合同能源管理項目880項目建設(shè)文件材料8800憑證、合同、協(xié)議工程建設(shè)報告及審批文件、協(xié)議、建設(shè)許可證、設(shè)計、施工、招投標(biāo)及運行設(shè)備制造商等單位相互來往的合同、協(xié)議、文件永久長期8801立項、可行性研究等材料立項、可研報告及評審、審批文件、會議紀(jì)要永久長期8802初步方案設(shè)計永久長期8803施工圖設(shè)計永久長期長期長期8804改造工程資料工程施工中形成的技術(shù)文件及記錄永久長期長期長期8805竣工驗收文件試運行方案、工程竣工報告、交接驗收記錄、系統(tǒng)調(diào)試報告、鑒定交接證書、決算等永久長期長期8806工程管理工程施工、物資、費用管理、工程評優(yōu)、審計、檔案管理、回訪、總結(jié)等文件材料永久長期長期長期長期8807統(tǒng)計報表、簡報統(tǒng)計報表、簡報等永久881竣工圖包括電氣、暖通、管線等各類竣工圖永久長期長期882檢修、維護、運行項目投產(chǎn)后檢修記錄、維護、運行記錄、調(diào)試報告、總結(jié)等永久長期89能源綜合參照合同能源管理項目細分891中央空調(diào)冷站集中供冷項目參照合同能源管理項目細分8910項目建設(shè)文件材料含項目前期、建設(shè)過程、工程管理、驗收等資料永久參照880項8911竣工圖包括電氣、控制、暖通、管線等各類竣工圖永久長期長期8912檢修、維護、運行項目投產(chǎn)后檢修記錄、維護、運行記錄、調(diào)試報告、總結(jié)等永久長期892煤礦瓦斯綜合利用項目8920項目建設(shè)文件材料含項目前期、建設(shè)過程、工程管理、驗收等資料永久參照880項8921竣工圖包括機務(wù)、電氣、控制、管線等各類竣工圖永久長期長期8922檢修、維護、運行項目投產(chǎn)后檢修記錄、維護、運行記錄、調(diào)試報告、總結(jié)等永久長期893余熱余壓綜合利用項目8930項目建設(shè)文件材料含項目前期、建設(shè)過程、工程管理、驗收等資料永久參照880項8931竣工圖包括機務(wù)、電氣、控制、管線等各類竣工圖永久長期長期8932檢修、維護、運行項目投產(chǎn)后檢修記錄、維護、運行記錄、調(diào)試報告、總結(jié)等永久長期894分布式能源站8940項目建設(shè)文件材料永久參照880項8941竣工圖包括機務(wù)、電氣、控制、暖通、管線等各類竣工圖永久長期長期8942檢修、維護、運行項目投產(chǎn)后檢修記錄、維護、運行記錄、調(diào)試報告、總結(jié)等永久長期895光伏開發(fā)8950項目建設(shè)文件材料含項目前期、建設(shè)過程、工程管理、驗收等資料永久參照880項8951竣工圖包括各類竣工圖永久長期長期8952檢修、維護、運行項目投產(chǎn)后檢修記錄、維護、運行記錄、調(diào)試報告、總結(jié)等永久長期

附錄C案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表、案卷脊背的樣式（Q/CSG-E213007-2013—B3）附錄C-1項目檔案案卷封面檔號檔案館號案卷題名立卷單位起止日期保管期限密級

附錄C-2卷內(nèi)目錄工程名稱：案卷題名卷內(nèi)目錄檔號序號文件編號責(zé)任者文件材料題名日期頁號備注

附錄C-3項目檔案卷內(nèi)備考表卷內(nèi)備考表互見號：說明：本案卷已編號的文件材料共件，共頁，其中文字材料共頁，圖紙材料張，照片張。立卷人：年月日檢查人：年月日檔號

附錄C-4案卷脊背（保管期限）檔號案卷題名

附錄C-5電子檔案登記表（封面）電子檔案登記表項目名稱：項目代號：單位：歸檔日期：年月日

附錄C-6項目電子檔案目錄檔號代號題名密級保管期限備注第頁

附錄C-7項目檔案照片芯頁照照/底片號：事由:時間：地點：人物：拍攝人：互見號：電子命名：附錄C-8項目檔案冊內(nèi)照片目錄冊內(nèi)照片目錄照/底片號題名拍攝時間攝影者電子命名互見號備注第頁附錄C-9項目照片檔案冊目錄照片檔案冊目錄冊號照片張數(shù)題名年度照片起止號保管期限存放位置備注第頁附錄C-10項目照片檔案冊內(nèi)備考表冊內(nèi)備考表單位：mm510本冊情況說明10立冊人510本冊情況說明10立冊人10檢查人5立冊時間52035冊內(nèi)備考表152015151560210附錄C-11照片冊脊全宗號50mm年度（或項目）30mm297mm297mm冊號30mm起止張?zhí)?0mm附錄C-12項目光盤檔案文件目錄光盤檔案文件目錄檔號序號文件題名日期編制者文件格式（命名）背景信息備注第頁附錄C-13項目錄像（錄音）檔案文件目錄錄像（錄音）檔案文件目錄檔號序號文件名稱日期編制者位置備注

附錄D科技檔案分類目錄（Q/CSG-E213007-2013—B4）項目名稱：序號檔號案卷題名立卷單位起止時間件數(shù)頁數(shù)密級變更情況備注

附錄E竣工圖章、檔號章樣式（Q/CSG-E213007-2013—B5）附錄E-1竣工圖章樣式此圖為設(shè)計單位以未修改的施工圖作為竣工圖時用此圖為由施工單位制作竣工圖時用

附錄E-2檔號章樣式（單位：mm）

35mm15mm檔號序號10mm10mm

附錄F《項目文件材料中間檢查情況表》（Q/CSG-E213007-2013—B6）項目文件材料中間檢查情況表工程名稱檢查時間受檢單位簽名檢查內(nèi)容可參照以下五個方面:組織建設(shè)：人員、制度的落實及采取措施；現(xiàn)場項目文件保管條件；項目文件收集進度和方式的落實情況；項目文件材料質(zhì)量情況；項目文件材料整理情況等。項目管理單位審查意見項目負(fù)責(zé)人簽字：資料員簽字：年月日檔案部門審查意見檔案部門審核人簽字：年月日注：項目管理單位負(fù)責(zé)對項目文件材料的完整、真實、簽署和分類情況進行評價，檔案部門負(fù)責(zé)對項目文件質(zhì)量和分類情況進行評價，具體問題填入《項目文件材料整改通知單及整改反饋情況表》。附錄G《項目文件材料中間檢查整改情況反饋表》（Q/CSG-E213007-2013—B7）項目名稱檢查單位檢查人檢查時間受檢單位整改單簽收人整改單簽收時間整改編號整改問題整改情況反饋驗收整改情況案卷號題名內(nèi)容是否整改如未整改，則原因為如已整改，則整改情況為整改要求請你單位/部門對照存在的問題，按檔案業(yè)務(wù)規(guī)范的要求于月日前完成整改工作，并填寫“整改情況反饋”欄；如不能整改，請書面反饋理由，并提交業(yè)主項目部審核確認(rèn)。整改單位（蓋章）：項目管理單位（或事業(yè)部）（蓋章）：檔案歸口管理部門（蓋章）：整改人：審核人：審核人：審核人：審核時間：審核時間：整改反饋時間：

附錄H《項目文件歸檔審查表》（Q/CSG-E213007-2013—B8）檔案移交單位：（章）合同號：工程名稱工程地點工程代號目錄代號開工日期竣工日期建設(shè)規(guī)模本工程項目文件共卷（冊）（案卷清冊附后，共頁）項目文件數(shù)量文字材料（件）照片、聲像（張、盒）竣工圖（張）電子文件（件）項目文件整理情況說明：項目文件編制單位自檢意見項目負(fù)責(zé)人簽字：檔案負(fù)責(zé)人簽字：年月日監(jiān)理單位審查意見項目監(jiān)理簽字：年月日項目管理單位審查意見項目經(jīng)理簽字：年月日事業(yè)部或區(qū)域機構(gòu)審查意見項目負(fù)責(zé)人簽字：年月日公司檔案歸口管理部門審查意見案卷質(zhì)量審核人簽字：年月日附錄I《項目檔案移交表》（Q/CSG-E213007-2013—B9）項目檔案移交清單清單號：項目名稱：移交內(nèi)容：審核人：移交單位：接收單位：移交人：接收人：移交日期：說明：項目檔案移交目錄項目名稱：目錄號：案卷號檔號案卷題名份（冊）頁數(shù)立卷單位起止日期保管期限移交套數(shù)備注備注：本表一式兩份，移交雙方各執(zhí)一份。

附錄J案卷移交目錄樣式（Q/CSG-E213007-2013—B10）檔案案卷移交目錄項目名稱：序號工程代號檔號案卷或文件題名檔案日期卷內(nèi)件數(shù)卷內(nèi)頁數(shù)保管期限移交份數(shù)備注

附錄K重大建設(shè)項目檔案驗收申請表（Q/CSG-E213007-2013—B11）

附錄L檔案查閱（借閱）審批表（Q/CSG-E213007-2013—B12）檔案查閱（借閱）審批表查閱檔案名稱查閱人檔案人員查閱日期：查閱（借閱）事由：查閱部門負(fù)責(zé)人：綜合部負(fù)責(zé)人：檔案查閱（借閱）登記表序號借閱日期借閱單位檔號（案卷號）借閱檔案內(nèi)容借閱人簽字歸還日期借閱人簽字聯(lián)系電話

附錄M檔案鑒定銷毀審批表（Q/CSG-E213007-2013—B13）經(jīng)鑒定，清出無保存價值的檔案卷，文件件，建議銷毀，請審批。（銷毀目錄清單附后）序號類別名稱檔案卷（件）數(shù)銷毀原因備注鑒定小組組長（簽名）：鑒定小組成員（簽名）：公司領(lǐng)導(dǎo)批示（簽名）：銷毀人（簽名）：監(jiān)銷人（簽名）：檔案銷毀目錄清單序號銷毀內(nèi)容年代原期限案卷號或件號檔號或文號頁數(shù)銷毀原因備注

附錄N項目檔案管理流程圖（Q/CSG-E213007-2013—L1）附錄N-1公司本部所屬項目檔案管理流程圖

附錄N-2區(qū)域公司所屬項目檔案管理流程圖精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔員工手冊2011年12月28日發(fā)布2012年1月1日實施無錫靈山元一溫泉度假酒店人力資源部發(fā)布目錄卷首：總裁致詞4第一章公司概況5第二章公司宗旨5服務(wù)宗旨企業(yè)文化形象第三章管理工作制度6管理模式管理原則第四章員工基本行為規(guī)范9上班儀容儀表對待賓客對待工作員工更衣室工裝人事紀(jì)錄營業(yè)設(shè)施使用拾遺攜物離崗第五章人事管理10員工性質(zhì)員工權(quán)利與義務(wù)試用期合同工作時間薪資考核調(diào)職晉升降職解除勞動關(guān)系辭職開除離職移交第六章培訓(xùn)13第七章考勤14打卡誤工及其懲罰加班公出（差）公休病假事假請假辦法銷假獎勵十一.其它第八章福利15假期工作餐工齡工資防暑降溫費員工生日健康證社會保險住宿費員工娛樂活動第九章獎懲16獎勵處罰申訴第十章投訴處理20賓客投訴員工投訴第十一章安全守則21基本要求火警其它意外建立事故檔案及匯報制度第十二章附則22第十三章修訂、本版效力、發(fā)放與保管22卷首總裁致詞尊敬的員工、朋友們：歡迎您加入元一集團這一大家庭！選擇元一，意味著您踏進了一家以高質(zhì)量、高水準(zhǔn)為特質(zhì)的名牌企業(yè)。我們倡導(dǎo)快樂工作，希望你們能始終保持一顆積極向上的心，并肩作戰(zhàn)，共赴未來！同時，您之所以被錄用，是因為您們將要承擔(dān)一份新的責(zé)任和義務(wù)，我們相信您有潛力并愿意達到我們的高標(biāo)準(zhǔn)！同樣，我們也對您們鄭重承諾：——尊重你們；——確信您的工作職責(zé)得到明確劃分；——提供公開、雙向的溝通渠道，并坦誠回答您提出的問題；——對您的奉獻及優(yōu)秀表現(xiàn)給予肯定及獎勵。我們希望您能在工作中感受到自己是集體的一員，您個人的努力是我們整體成功的保證，您肩負(fù)此重要的責(zé)任，并將同公司共享未來的榮耀和輝煌?？偨?jīng)理：概論本手冊旨在為所有員工提供有關(guān)公司的重要資訊，規(guī)范員工行為，讓您了解本公司的規(guī)章制度和相應(yīng)的福利待遇。由于手冊不能涵蓋本公司的所有事項，如需要了解更多細節(jié)請主動與您的主管或行政人力資源部聯(lián)系。本手冊為酒店內(nèi)部文件，只供酒店內(nèi)部員工使用，其內(nèi)容不得向任何外部人士泄露。公司概況一、企業(yè)簡介（EnterpriseIntroduction）元一集團創(chuàng)建于二十世紀(jì)九十年代香港。

二十世紀(jì)九十年代末，元一集團進入大陸沿海投資房地產(chǎn)，十余年間在大陸投資足跡遍布上海、浙江、江蘇、安徽等地，開發(fā)的房地產(chǎn)項目規(guī)模330萬平方米，酒店38萬平方米，投資涉及酒店、高爾夫、商業(yè)、住宅、旅游等多個領(lǐng)域，并取得良好的業(yè)績。

2003年起，元一集團地產(chǎn)轉(zhuǎn)型，以高起點的戰(zhàn)略布局和獨特富有主題構(gòu)造的旅游地產(chǎn)概念，創(chuàng)造旅游地產(chǎn)新模式。目前，元一集團旗下?lián)碛?家希爾頓酒店（上海虹橋元一希爾頓酒店、無錫靈山元一希爾頓逸林酒店、合肥元一希爾頓酒店及黃山元一希爾頓酒店），2家度假酒店（無錫靈山元一麗星溫泉度假酒店、安徽元一雙鳳湖國際旅游度假區(qū)酒店），2個旅游度假綜合體（靈山元一國際度假村、元一柏莊?黃山大觀）、1個國家“AAAA”級旅游度假區(qū)（安徽元一雙鳳湖國際旅游度假區(qū)）及1個高爾夫球會（安徽合肥元一高爾夫球會）。

未來，元一集團計劃在中國大陸具有歷史文脈的城市、旅游景區(qū)規(guī)劃新的旅游地產(chǎn)項目。計劃每年有一個新的旅游地產(chǎn)項目及2-3個新商業(yè)、住宅地產(chǎn)項目動工建設(shè)，讓社會享受元一集團的服務(wù)與成果，通過全力奉獻自身的理念與追求，與亞洲區(qū)未來共同發(fā)展。二、企業(yè)文化（Enterpriseculture）元一集團以國際化的視野，積極參與城市的運營。秉承專業(yè)的精神，以對城市、歷史和自然文脈的尊重，對生活的深刻理解，不斷引入國內(nèi)外優(yōu)秀的規(guī)劃、建筑師之智能，以其先進的理念和產(chǎn)品形態(tài)，以專業(yè)建設(shè)精神，在項目發(fā)展中不斷表達著對生活方式最前沿的思考和探索，通過不斷創(chuàng)新的理念與追求，創(chuàng)造時尚、品質(zhì)的生活。以真誠、敬業(yè)之精神承擔(dān)改變城市和生活的社會責(zé)任。元一集團以務(wù)實進取之心開發(fā)每個項目，放眼世界，聚焦中國，探索以居住改變生活之路，對于在大陸開發(fā)投資的每個項目，元一集團始終保持著冷靜與謹(jǐn)慎之態(tài)度，并希望承載市場眾多消費者信任之上的一份責(zé)任。元一所考慮的是：怎樣才能不斷超越自我，當(dāng)卓越超前的思想與慎密務(wù)實的行動同行之際，我們才可以創(chuàng)造和擁有未來。元一集團已經(jīng)從房地產(chǎn)商向城市運營商的層面發(fā)展，進入旅游地產(chǎn)、商業(yè)地產(chǎn)等不同領(lǐng)域，通過參與城市的運營，將城市中可經(jīng)營的資源，通過市場化的運作，實現(xiàn)企業(yè)的自我增值，穩(wěn)步向前。元一集團以關(guān)注生活體驗，筑造夢想家園，積極參與城市建設(shè)為己任，致力于為消費者提供良好的居住環(huán)境和生活空間。元一集團所開發(fā)的每一個專案都將帶來一種全新的生活理念，創(chuàng)造一種尊貴的生活主旋律，服務(wù)于城市，服務(wù)于社會。企業(yè)項目元一集團1999年在香港成立，2000年開始在大陸投資。元一集團專注于旅游地產(chǎn)、大型綜合住宅及商業(yè)物業(yè)的開發(fā)。已開發(fā)項目占地面積199萬m2，總建筑面積352萬m2。經(jīng)中國房地產(chǎn)測評中心測評的中國房地產(chǎn)500強元一集團排名第79位。近期發(fā)展目標(biāo)鎖定在中國經(jīng)濟具強大增長潛力的二、三線城市。旅游地產(chǎn)則在中國“世界自然與文化雙重遺產(chǎn)”5A景區(qū)安徽黃山、江蘇無錫靈山勝境、4A景區(qū)安徽合肥元一雙鳳湖。已/正在開發(fā)的項目（1）旅游度假村：安徽合肥元一雙鳳湖高爾夫別墅、無錫靈山元一國際度假村、黃山元一大觀；（2）五星級酒店：合肥元一希爾頓酒店、上海虹橋元一希爾頓酒店、無錫靈山元一希爾頓逸林酒店；（3）住宅、商業(yè)項目：元一時代花園、元一美邦國際、元一時代廣場、元一名城、合肥元一柏莊、嘉興元一柏莊、無錫蔚藍觀邸。未來，元一集團將把握三個投資方向：重點發(fā)展旅游地產(chǎn)，同時發(fā)展商業(yè)地產(chǎn)和住宅地產(chǎn)。在現(xiàn)有已開業(yè)的3家酒店和1家溫泉主題酒店基礎(chǔ)上通過3-5年努力，再建5-10家酒店。同時，將發(fā)展養(yǎng)生度假地產(chǎn)，以旅游、養(yǎng)生、度假為主題迎接中國社會老齡化的養(yǎng)生度假市場需求。靈山元一溫泉度假酒店占地面積6萬5千平方米，俯覽三萬六千頃水寬云闊的太湖；背倚莊嚴(yán)肅穆的靈山大佛，是麗星國際集團攜手元一投資集團精心雕琢的為中國財富階層提供奢華浪漫的桃源仙境。強強聯(lián)手，本公司不僅僅稟承了中國最專業(yè)養(yǎng)生休閑精神，而且以對心靈的深刻感悟，堅持對城市文脈與歷史文脈的尊重，于太湖畔，依托國家級太湖旅游度假區(qū)及AAAAA級靈山勝境風(fēng)景區(qū)，花重金打造的綜合性旅游度假休閑勝地。無錫靈山元一溫泉度假酒店將與國際五星級無錫靈山元一希爾頓逸林酒店、國際健康體檢中心、國際會議中心及國際婚紗攝影基地等多業(yè)態(tài)旅游度假綜合體項目，一起改變長三角度假休閑養(yǎng)生理念。在這里，資源更優(yōu)化、配置更合理、管理更暢通、效率更快捷，成為中國綜合實力最強的溫泉度假酒店是我們矢志不渝的目標(biāo)。第三章管理工作制度一．管理模式公司每一級管理人員都對其直接下級負(fù)有培訓(xùn)、督導(dǎo)的責(zé)任，并自覺應(yīng)用PDCA管理模式。Plan(計劃)：各級管理人員均有責(zé)任使下級了解任務(wù)或目標(biāo)，掌握工作流程、操作程序及標(biāo)準(zhǔn)。Do(執(zhí)行)：各級管理人員須將任務(wù)或目標(biāo)分解落實到具體個人，講明任務(wù)性質(zhì)或意義、時間要求、操作過程和最終的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等，并帶領(lǐng)員工認(rèn)真實施。Check(檢察)：各級管理人員均有責(zé)任檢查直接下級的工作進展和執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)情況，負(fù)責(zé)對進行中的工作進行培訓(xùn)、指導(dǎo)，以確保最終質(zhì)量。公司設(shè)有全優(yōu)服務(wù)出品督導(dǎo)專員，依表格化檢查所有部門及人員的工作情況。Action(評價)：各級管理人員必須制止不合理或錯誤的操作，對造成后果者給予相應(yīng)處理；公正評價員工工作結(jié)果，對優(yōu)秀者予以表彰或獎勵。管理原則管理人員必須以身作則、嚴(yán)于律己、公正待人，努力完成管理責(zé)任，保證公司正常運行；同時切實遵循以下基本原則：組織系統(tǒng)的基本原則一個上級的原則：每一位員工除特殊情況外只接受一位直接上級領(lǐng)導(dǎo)，只向直接上級匯報工作。責(zé)任一致的原則：每個崗位的職責(zé)和權(quán)利相一致。既無重疊又無空白的原則：沒有崗位沒人，沒有人沒崗位；沒有人沒事做，沒有事沒人做。垂直指揮的原則：服從原則：下級必須服從上級，沒有服從就沒有管理，當(dāng)下級不服從上級時，下級只能認(rèn)錯或辭職；逐級原則：越級檢查、逐級指揮，越級申訴，逐級上報。但以下兩種情況下可以例外：1）在緊急情況下，當(dāng)下級不服從或無力指揮的情況下，可以越級指揮；2）在上級有貪污、濫用職權(quán)或?qū)驹斐芍卮髶p失的行為時，可以越級申訴；A：公司實行董事會授權(quán)的總經(jīng)理負(fù)責(zé)制，各級人員只對本崗位的直接上級負(fù)責(zé)，不可隨意越級，自上而下共分如下等級：總經(jīng)理副總經(jīng)理部門總監(jiān)部門經(jīng)理（副經(jīng)理）部門主管部門領(lǐng)班員工B：部門正職與副職分工界限：當(dāng)部門正職不在崗位時，由部門副職全權(quán)負(fù)責(zé)。C：營業(yè)部主管或領(lǐng)班在人事管理及營業(yè)管理方面的分工界限：人事管理：各主管/領(lǐng)班只對所授權(quán)管轄區(qū)域的人員擁有培訓(xùn)、管理及獎懲權(quán)，并負(fù)直接連帶責(zé)任。營業(yè)管理：當(dāng)由于輪休或值班安排只有一名主管/領(lǐng)班在崗時，則該主管/領(lǐng)班負(fù)責(zé)包括自己區(qū)域內(nèi)的管理營運工作，對現(xiàn)場人員的表現(xiàn)有即時訓(xùn)導(dǎo)權(quán)，但人員的獎懲仍歸該人員的直接主管/領(lǐng)班處理（可提交該人員的隔級上級該人員的直接主管/領(lǐng)班處理。）分工負(fù)責(zé)每一位員工按照分工，對自己分擔(dān)的業(yè)務(wù)負(fù)全面責(zé)任。責(zé)、權(quán)、利連帶每一位員工的責(zé)、權(quán)、利三方面連帶生效。服從命令每一位員工必須執(zhí)行上級的命令。全員督導(dǎo)每一位員工對發(fā)生在公司任何人身上的過失均有責(zé)任和權(quán)力制止、糾正或向上級反應(yīng)。民主參與每一位員工均有權(quán)就本部門或公司的經(jīng)營與管理狀況提出口頭或書面建議。友好協(xié)作在不影響本部門正常運行的前提下，公司各部門有責(zé)任為其他部門提供所需的協(xié)作。特殊授權(quán)每一位員工均須無條件接受公司授權(quán)人員的指揮。獎優(yōu)罰劣每一位員工的功績都將受到表彰或獎勵，過失者也將受到相應(yīng)的處罰。強化管理管理人員必須以身作則、權(quán)責(zé)結(jié)合，違規(guī)違紀(jì)加重處罰。第四章員工基本行為準(zhǔn)則員工必須切實執(zhí)行公司規(guī)章，認(rèn)真學(xué)習(xí)《培訓(xùn)手冊》，并在此基礎(chǔ)上努力提高服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量，真正做到“理解客人”，實現(xiàn)“賓客至上、服務(wù)第一”的目標(biāo)。一、上班嚴(yán)格按照編定的排班表上班工作；神態(tài)自然，面露微笑，對所有人均用標(biāo)準(zhǔn)禮儀致意；對客人、對同事用語文明、禮貌、規(guī)范；遵紀(jì)守法、執(zhí)行制度，并按標(biāo)準(zhǔn)程序工作或操作；不準(zhǔn)當(dāng)班吃零食或在營業(yè)場所用膳；上下班時須走指定通道，不得大聲喧嘩、追打嬉鬧；不準(zhǔn)攜帶私人提包進入營業(yè)場所；工作時間不得有倚靠動作；服從領(lǐng)導(dǎo)，聽從指揮，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得以任何借口中止工作和脫離崗位。二、儀容儀表必須保持面貌整潔，男員工頭發(fā)兩側(cè)鬢角不得及耳，后頸發(fā)際不得及衣領(lǐng)，不準(zhǔn)留胡須；女員工必須淡妝上崗，不得長發(fā)披肩、濃妝艷抹、留長指甲、涂有色指甲油；男女員工均不得染顏色夸張的頭發(fā)。不準(zhǔn)在客人面前整理頭發(fā)、化妝、打哈欠、剔牙、伸懶腰、挖耳朵、摳鼻孔或交頭接耳等不文明舉止；上崗必須著工裝。工裝要保持整潔、挺括；工鞋要保持清潔，皮鞋要光亮；男員工著深色襪子，女員工著肉色襪子；上崗時不得佩戴規(guī)定外的飾品（如戒指、手鏈、腳鏈、吊墜耳環(huán)）；上崗必須按規(guī)范佩戴工號牌。三、對待賓客主動為客服務(wù)；認(rèn)真回答客人的問題；當(dāng)客人提出合理要求時，必須盡快完成。若遇非本職范圍事情，不得擅自敷衍，必須向上級或有關(guān)部門匯