辦公室超級整理術

超級整理術精品課件CONTENTSThisIsAList01為什么需要整理02文件和辦公桌的整理03電腦和電子郵件的整理04大腦信息的整理05時間整理精品課件PartOne

超級整理術精品課件01為什么需要整理前言One目的Two威脅Three內容Four精品課件One前言事多，腦子亂，無法集中精力工作。制定了計劃，不能按計劃完成工作。桌面亂，找不到文件以為保持在電腦中的文件找不到了，只要重做。狀況爭取安排工作以外的自由時間嚴格執(zhí)行制定工作計劃，并且一定要完成合理安排工作，團隊合作不把時間浪費在找東西上目標

擅長整理工作的人，不僅是重要文件，就連TA頭腦里的創(chuàng)意和所掌握的技能，也都會一一進行整理。而且TA雷厲風行。因為不優(yōu)柔寡斷，加上心里有數，所以一般不會做出錯誤判斷。因為TA時間充裕，所以能不斷地有新的創(chuàng)意涌現。精品課件Two目的和效果提高工作效率思路變清晰。容易找到東西。更容易產生創(chuàng)意。工作更有實效?？臻e時間增多。精品課件Three不整理的威脅迷失方向，弄錯工作的順位。浪費時間和頭腦。工作效率低下精品課件Four-1不擅長整理的特點工作速度慢，晚間以及休息日經常加班。經?；〞r間找東西。忘性大，由于不小心造成的失誤很多。腦中經常在思考多項工作，或者思維混亂。嘴里總是嘟囔著“忙死了，忙死了〞精品課件Four-2不擅長整理的原因懶惰不知道整理的技巧。不會設定規(guī)那么。嘴里總是嘟囔著“忙死了，忙死了〞精品課件Four-3適合學習整理的人群上班時間內總是完不成工作。上班總是不順，很難往下開展。文件和資料經常喪失；文件和資料不知放哪了，經常尋找。電子郵件多的來不及看。不知該怎么整理電腦內的資料和信息。辦公桌周邊環(huán)境又亂又臟。面對一項重要工作，無法全神貫注。面對工作，總想著拖延。希望能早點結束工作，有休閑時間。已經竭盡全力，周圍人的評價不高。度過很多關于整理的書，但依然沒掌握整理的方法。精品課件Four-4超級整理術的理念引進設計規(guī)律理念操作類思考類1.先把工作分類操作類思考類3.確保有時間留給自己操作類思考類空閑時間操作類思考類2.盡量提高操作類工作效率精品課件Four-5超級整理術的要點其根底為統(tǒng)一化一元化和自動化制定原那么，徹底實行爭取減少時間浪費不過分整理有效利用整理出來的時間精品課件Four-6整理的對象文件及辦公桌的整理電腦及電子郵件的整理頭腦的整理時間的整理精品課件Four-7方法：設立規(guī)則比方整理電腦內部資料給文件取名時要統(tǒng)一方法文件包應分類進行保管設一個臨時保管公文包專門存放未經整理的文件。定期把資料備份保持用桌面快捷方式進行搜索規(guī)那么越簡單越好規(guī)那么一定要可行整理方法不能過細可干可不干的事情就盡可能的偷懶精品課件PartTwo超級整理術精品課件02文件和辦書桌的整理創(chuàng)造最好的工作環(huán)境One及時整理資料獲得有效利用信息Two使辦公桌成為舒適的工作地Three書籍雜志名片的整理Four整理的目的five精品課件One-1創(chuàng)造良好工作環(huán)境方法分類丟棄取出還原保管重要精品課件One-2細節(jié)判斷文件該不該保存的方法是不是已辦文件是不是重復文件是不是今后不在用到的文件無法判斷今后是否還有用時，我推薦暫且保存用過歸復原位很重要盡量少使用紙質文件：把信息盡量保存在電腦，只要給文件取好名字，隨時可以在電腦中搜尋到。精品課件Two-1及時整理資料的方法工具托盤透明文件袋口袋式的透明文件袋小文件柜大紙盒文件分類：正在辦理狀態(tài)：與目前手頭工作有關；過目后需要保存的資料。已辦、需保存狀態(tài)：已處理完畢，需要保存的。比方合同，發(fā)票等。。精品課件Two-1及時整理資料的方法正在辦理文件和已辦需保存文件的整理方法：需要保存的分為三類：1.近期需要用到的；2.需要存放起來的；3.不知以后是否需要，暫且保存起來的。精品課件Two-2細節(jié)統(tǒng)一文件大小形狀，不同形狀文件保存，盡量訂書針裝訂，以免遺失；利用文件夾的顏色進行文件區(qū)分把操作中的文件放入透明文件夾中，方便增減紙頁。正在辦理中的文件，按照工程分開保存，工程相關內容一起放置，可以使用多個口袋的透明文件夾?？梢越o透明文件夾加上封面，寫上工程名稱和日期，多個透明文件夾可以保存在大的文件架里面。正在辦理的文件復原盡量放在保存文件架的左邊。已辦理，需保存的文件按照工程內容分類，按照順序進行保存。精品課件Two-3托盤細節(jié)新到文件或者準備仔細閱讀的郵件使用托盤新到文件放在上層保存文件瀏覽過，未處理完的文件放在下層辦完的文件丟棄或保存精品課件Two-4保存、分類文件細節(jié)重要的已辦文件用大文件夾保管加標簽寫上項目名稱文件夾的分類方式按字母排序分類按工程分類按內容分類按客戶名稱分類按日期分類暫時保管的文件用專門的箱子保存定期清理。精品課件Three-1使辦公桌成為舒適的工作地的方法和目的目的想要什么東西立即能拿到減少找東西的時間方法常用的東西放在桌上東西擺在固定的位置忘抽屜里擺東西也要有固定的位置整理的最終目的：需要的東西能盡快拿到精品課件Three-2使辦公桌成為舒適的工作地的整理規(guī)則上方的抽屜：放筆、圖章，透明膠帶中層抽屜：正在辦理的文件下層抽屜：已辦，需保存的文件下班后可以不要整理精品課件Four書籍雜志名片的整理書籍摘錄筆記-保存到電腦有價值的書籍保存到書柜雜志有用信息保存方法到電腦掃描或者可以剪下名片定期整理名片上標注初次見面時間、地址、外貌特征分為：頻繁打交道和不會來往的，前者用名片夾保存，后者放入一個紙盒保存精品課件Five再次弄清楚整理的目的整理前的準備工作買好文件夾等文具活頁紙夾好決定好各種物品的存放位置制定一個整理日規(guī)律的整理由簡單整理開始，養(yǎng)成習慣后再精益求精、循序漸進。下不了決心來整理的人，請再次思考一下不整理的害處和整理的好處。辦公桌上亂七八糟的害處：工作上的情緒上的辦公桌整理感覺的好處：工作上的情緒上的精品課件PartThree超級整理術精品課件03關于電腦和電子郵件整理充分使用電腦的功能One電腦內信息整理Two輸入信息制定規(guī)那么Three郵件的迅速整理Four精品課件One充分使用電腦的功能為什么要把信息保存在同一臺電腦？想要的文件不知存在哪一臺電腦有的資料2臺都分別保存了，但不記得哪一份是最新版本。為了使兩臺電腦的信息同步保存，花費更多的時間和精力。兩臺電腦里設計的模式有些不同與客戶往來的電子郵件不知在那一臺電腦里。盡量使電腦的信息一體化。盡量使用WINDOWS搜尋功能。。精品課件Two-1管理電腦內信息給文件夾命名設一個工作的文件夾，與工作相關的文件都存進去其中按不同的公司和領域在設大分類公文包在按照不同的工程近一步設小分類公文包通常正在辦理的文件不多，按照工程的公文包名稱起的要詳細一點，按照時間或者名稱順序簡單排列一下。想找過去的文件，請用搜尋功能文件起名命名要詳細，制定一定的規(guī)律為了搜尋或者尋找方便，命名最好加上時間和工程名稱等關鍵詞?？蛻舻奈募詈糜袝r間，公司名稱，內容等關鍵詞。電腦桌面的公文包數量不超過10個，要放置大分類公文包，用快捷方式保存，鼠標按三次能找到該文件。為正在辦理的文件設一個文件夾在桌面按照一下規(guī)那么保管文件：正在處理中的文件，按不同工程設公文包，放在電腦桌面上。每次都能用快捷方式翻開的話，可以提高工作效率。一旦處理完畢，就保存進已進行分類的公文包里。設一個名為其他的公文包，把不易分類的文件保存進去，日后有時間時再研究到底該如何分類。精品課件Two-2管理電腦內信息電腦桌面整理：公文包數量不超過10個，要放置大分類公文包，用快捷方式保存，鼠標按三次能找到該文件。為正在辦理的文件設一個文件夾在桌面正在處理中的文件，按不同工程設公文包，放在電腦桌面上。每次都能用快捷方式翻開的話，可以提高工作效率。一旦處理完畢，就保存進已進行分類的公文包里。設一個名為其他的公文包，把不易分類的文件保存進去，日后有時間時再研究到底該如何分類。分類和搜尋的出發(fā)點：少花時間，不需要記憶精品課件Two-3管理電腦內信息重要資料備份且按照規(guī)那么整理好：可以使用移動硬盤Outlook中的todo可以每周打印出來精品課件three制定規(guī)則收集信息收集大量信息，真正有用的信息很少，符合28原那么。信息的源頭要暢通跟新最新的信息定期閱讀紙質雜志和電子雜志收集信息要確定主題可以使用摘錄專用軟件定期回憶信息會議記錄也要一邊記錄一邊整理精品課件Four制定規(guī)則迅速處理郵件原那么：迅速閱讀，只讀一次在無秒鐘內判斷郵件要寫的簡潔、簡短〔分條，分項寫，靈活運用清單〕無法立即回復的郵件，歸在尚未處理那一類里，有空一并回復。盡快回復郵件，對方也會盡快回復。已讀郵件用分類工程進行整理------僅重要文件未回復的郵件-----------紅色當天需要用到的郵件----藍色正在等待回信的郵件----黃色先報留下來再說的郵件--橙色保存資料----------------綠色收到郵件的處理：未回復的等待回信的先保存下來再說的精品課件PartFour超級整理術精品課件04關于大腦信息整理大腦混亂的原因OneTwoThreeFourfivesix清空混亂的頭腦合理委托工作用檢查目錄進行整理開會也要制定規(guī)則判斷開展新事業(yè)的規(guī)則徹底執(zhí)行和遵守規(guī)則seven精品課件one大腦混亂的原因

日常繁瑣的事情太多不確定事項太多，腦中容易混亂。事情沒做好記錄，頭腦牽掛卻無法得以處理。精品課件two清空混亂頭腦

“要經常嘗試去創(chuàng)造一種能讓自己專注于瑣碎工作的環(huán)境，想要創(chuàng)造這種環(huán)境首先要整理自己身邊的事物。只有養(yǎng)成習慣，工作時發(fā)生頭腦混亂的情況就會減少的“使頭腦變成有一種“空蕩蕩〞的狀態(tài)---就是指“頭腦中既沒有擔憂的事情，又沒必須做的工作〞頭腦中沒有需要掛念的事情，思路清晰。不需要花時間去回憶精品課件three合理委托工作給他人

工作有輕重緩急，需思考區(qū)別。工作可分為“操作行〞和“思考型〞思考型--是需要仔細思考的工作，一般不可委托他人。操作型--可以對其進行徹底的高效化，得以節(jié)約時間，如能夠委托他人處理，就交于他人幫助。精品課件four用檢查目錄進行整理

為了建立有一種無論是誰都可以完成例行工作的“規(guī)那么〞，一般使用“檢查目錄〞。用Excel制作目錄，“檢查目錄〞包含月末工作檢查目錄使用檢查目錄，按照以上的內容掃除時檢查目錄有條不絮的完成工作，工作效率明顯提高。早上出勤時檢查目錄最后離開辦公室時的檢查目錄面試時的檢查目錄等等精品課件five開會也要設定規(guī)則全體參會人員都應知曉會議議題當場做好會議記錄并發(fā)送給參會人員員工會議議題檢查工程1.確定今后的方向2.提高銷量的戰(zhàn)略3.消減本錢戰(zhàn)略4.擴大受眾,增加客戶的戰(zhàn)略5.品牌戰(zhàn)略6.員工情況7.錄用戰(zhàn)略8.平安事宜對會議“程序化〞，提高工作效率精品課件six判斷開展一項新事業(yè)的可能性

創(chuàng)立新工程的四大規(guī)那么能否讓自己感到愉悅？面臨的市場是否有開展前途？是否是累積型的業(yè)務？是否對社會有益？要點：1.投資回報率能否到達50%以上？2.在看清對于這項事業(yè)最重要的關鍵點的根底上，再進行思考。3.最大的風險是什么？4.如何躲避風險？5.有哪些競爭對手？6.競爭對手的預計銷量與預計收益如何？7.能否將其系統(tǒng)化？8.市場戰(zhàn)略。9.從自身角度看，自己最擅長這項事業(yè)哪方面？10.在固定費用和波動費用的根底上，收益大概能超過盈虧平衡點多少？精品課件seven徹底執(zhí)行和遵守規(guī)則如何徹底執(zhí)行并持續(xù)遵守規(guī)定？----創(chuàng)立一種“規(guī)那么會自己冒出來〞體制?？梢栽诓灰?guī)定的時間，自動發(fā)送各種“檢查目錄〞郵件。這樣可以不定時的提醒自己，以便提醒自己工作思路與提高工作效率。精品課件PartFive超級整理術精品課件05關于時間的整理改變時間的性質OneTwoThreeFour整理時間創(chuàng)造可以集中思想的環(huán)境打電話也要提高效率精品課件one改變時間性質

時間不夠啊。。。如果再有點時間的話。。。工作太忙，沒有自由的私人空間。。。建議：將工作