合同管理的風險與防范

合同管理的風險與防范

一、目前，公司合同管理存在幾個問題由于自身因素的主觀影響和外部因素的客觀影響，公司在生產(chǎn)過程中存在許多問題。綜合分析,有以下幾個方面:1、經(jīng)營合同問題一個企業(yè)如果沒有健全的合同管理制度,就會因為缺乏統(tǒng)一的合同依據(jù),使每個部門的權責分工不明,制度規(guī)定的出處五花八門,甚至有沖突,合同經(jīng)辦部門和經(jīng)辦人員無法執(zhí)行。更有甚者,有些對外經(jīng)營業(yè)務可能事后補簽合同或者不簽訂合同,導致一些爭議性的合同很難求證原意。有些業(yè)務合同管理只局限于文本審查和合同檔案管理,不能將合同簽訂前的選商談判、簽訂中的審查授權、簽訂后的履行監(jiān)控工作有效地銜接,這些都最終會給企業(yè)管理和生產(chǎn)經(jīng)營買下一個重型炸彈。2、合同管理職能部門有些公司對無法認識到合同管理的重要性,缺乏科學完善的合同管理職能部門。部分管理層缺乏對合同風險防范和規(guī)避意識,合同管理人員緊缺,缺乏足夠的業(yè)務經(jīng)費,也就不可能將合同管理擺放在企業(yè)管理中的重要組成部分。3、業(yè)務范圍內(nèi)無法從事合同事務性工作部分合同管理人員文化水平偏低,甚至沒有受過高等教育;有的是直接上手,業(yè)務不精通,缺乏正規(guī)的法律教育和系統(tǒng)的法律知識,業(yè)務范圍內(nèi)無法按嚴格要求開展合同管理工作只是盲目機械的從事合同事務性工作,無法對合同涉及的各項法律問題作出正確判斷,更談不上合同管理。4、其他相關部門的原因合同管理機構在涉及到相關的合同業(yè)務方面無法做到與其它部門相互溝通,不能考慮從其他相關部門的角度去做合同管理,由此造成合同管理與企業(yè)管理的其他部門相互孤立,無法達成共識。在合同審批過程中,一些程序過于復雜,審批人員部門繁多,辦事效率低下,使合同簽訂無法如期完成。5、甲乙雙方合同的有效性由于合同內(nèi)容表述模糊,使合同雙方容易曲解合同內(nèi)容,致使合同無法履行甚至引起法律糾紛,因此,合同的有效性必須在法律范圍內(nèi)準確規(guī)定甲乙雙方的權利和義務。合同條款不全面,存在缺陷與漏洞,常見漏掉的往往是違約責任。一旦發(fā)生違約,在合同中看不到違約如何處理的條款。而這種問題的避免只有靠準確恰當?shù)暮贤谋静拍芙鉀Q,換句話說,合同內(nèi)容要結構嚴謹,邏輯清晰,更要咬文嚼字。二、公司合同管理中存在問題的主要原因企業(yè)合同管理中存在的問題雖然原因有很多,但是真正對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營起到?jīng)Q定性作用的有以下幾個主要原因:1、企業(yè)合同管理的意義企業(yè)合同管理是企業(yè)管理的—項核心內(nèi)容,企業(yè)管理的每個環(huán)節(jié)都應圍繞著這個核心開展。成功的企業(yè)合同管理,是把合同的權利義務能分工分解到各部門,由各部門去履行于自己職能范圍的權利義務,只有這樣合同管理才能真正到位,履行責任才能真正落實。企業(yè)合同管理是一個系統(tǒng)工程,需要各子系統(tǒng)、分系統(tǒng)共同配合,因此,有效地信息溝通和處理在合同管理中十分重要。2、管理者要高度重視企業(yè)發(fā)展業(yè)務生產(chǎn)的知識與合同法的律修養(yǎng)之間存在著相互依賴的關系,每個企業(yè)管理者都必須高度重視。同時,隨著市場經(jīng)濟的深入發(fā)展,業(yè)務拓展需要合同約束,那么建立規(guī)范有效地合同模式已經(jīng)成為一種基礎性的工作。3、合同主體缺乏相應預見性管理合同文本分析存在的問題主要包括兩個方面:一是當事人不具備相應資格,合同內(nèi)容不符合《合同法》和其他各種法律的要求。二是構成合同文件的種種文件不齊全,合同條款不完備,對各種問題的規(guī)定存在遺漏;合同用詞是否準確,有無模棱兩可;對工程中可能出現(xiàn)的不利情況是否有足夠的預見性。因此,一個有效的合同管理制度需要高素質(zhì)的人才隊伍作支撐。三、加強企業(yè)合同管理的一些措施1、提高風險防范意識一流的企業(yè)管理水平必須與增強合同管理的理念相依為命。合同管理作為一種管理約束行為具有強制性、法律性,任何人都必須依法遵守和執(zhí)行,要從法律的高度認識合同管理的低位,進—步增強合同管理的風險防范意識,提高風險規(guī)避能力。使合同管理制度和操作規(guī)程上升為企業(yè)重要的規(guī)章制度,進—步增強合同管理規(guī)范化、制度化。2、建立理預警機制企業(yè)要嚴格履行合同規(guī)定范圍內(nèi)的權利和義務,全面制定被查信息統(tǒng)計表,建立合同管理預警機制。合同違約是合同風險管理中的主要部分,法律法規(guī)部門審查合同時,選擇合適的違約條款和糾紛處理條款,及時采取協(xié)商、仲裁或訴訟等方式對違約方采取不同程度的處理方案,在規(guī)定的期限內(nèi)有效而積極地維護企業(yè)的合法權益,減少企業(yè)的經(jīng)濟損失。3、同糾紛的處理一套健全的合同管理制度的主要內(nèi)容應包括:合同的簽訂、公司管理制度、合同的履行、合同糾紛的處理合同的管理、合同專用章管理,合同管理績效考核檢查,合同管理人員培訓等。企業(yè)建立健全完善的合同管理制度制定切實可行的合同管理制度,使合同管理制度清晰明確,確保企業(yè)管理職責明確、程序規(guī)范,促使合同管理規(guī)范化、科學化、法律化。4、企業(yè)實際結算工作,即合同違約預防法律部顧問的有效監(jiān)督有利于合同管理者深入了解企業(yè)各類合同的履行情況,及時發(fā)現(xiàn)影響履行的原因,以便隨時向各部門反饋,防止違約的發(fā)生,以保障合同的及時有效履行,降低風險程度。企業(yè)的結算管理水平也與法律顧問的監(jiān)督效力緊密相連。法律顧問部門同結算人員、財務人員相互配合,可以對合同簽訂的進行有效地審查,進一步監(jiān)督合同履行情況,提高結算管理水平。5、復核合同期間的手續(xù)企管法律事務部門是綜合檢查落實的部門,要嚴格執(zhí)行會簽程序,持續(xù)跟蹤履行情況,定期檢查確認,復核合同全過程的手續(xù),提高風險防范意識。加強合同主辦、會審、結算部門的工作協(xié)調(diào)與信息溝通,監(jiān)督、檢查合同的履行、結算,加強合同管理規(guī)范化程度,使合同管理的各個環(huán)節(jié)有效銜接,使合同管理過程中的每—個環(huán)節(jié)都在嚴格管理和控制之下,從而預防合同糾紛和法律風險的發(fā)生,有效維護企業(yè)合法權益。6、對合同的成立和生效后,對雙方當事人的管理要求和方案進行對比如果要從制度上解決合同的管理問題,就必須進行分權,立足實踐,要把合同的簽訂要分為以下三個步驟:洽談、批準、審查。首先,要求雙方當事人的對對方的資質(zhì)、履約能力和信譽情況作深入全面的考察和了解,洽談合同的具體條款,然后,由雙方的法定代表責任人在充分考慮經(jīng)濟效益和風險責任的情況下決定是否批準合同生效,最后,合同管理部門要對對已形成書面的合同文本的合法性。嚴密性進行審查。以上三個環(huán)節(jié)要求職能部門必須嚴格遵守和執(zhí)行自己的職責,同時要求對其他部門行使監(jiān)督權,從而促進企業(yè)的合同管理制度化的提升。7、加強企業(yè)管理人員的法律意識合同管理的質(zhì)量與合同管理人員的業(yè)務素質(zhì)的高低成相關。增強領導層的依法治企意識,使法制觀念深入人心,從思想根源上杜絕違法行為,就需要組織企業(yè)人員進行法律法規(guī)知識的學習,提高全員基本法律素質(zhì)。企業(yè)以提高了合同管理人員的法律意識為出發(fā)點,組織人員