淺談存貨管理

淺談存貨管理

貨幣化是指公司在正常的生產(chǎn)和業(yè)務(wù)過程中保留的、出售的原材料和商品，以及在生產(chǎn)過程和業(yè)務(wù)過程中消耗的材料和材料。它是反映企業(yè)流動資金運(yùn)作情況的晴雨表,往往成為少數(shù)人用來調(diào)節(jié)利潤、偷逃國家稅費(fèi)基金的調(diào)節(jié)器。存貨是企業(yè)流動資產(chǎn)中的一個重要項(xiàng)目,一般占流動資產(chǎn)總額的40%—60%。當(dāng)前有許多企業(yè),特別是一些中小企業(yè),對存貨管理的重要性認(rèn)識不足,管理粗放,僅限于日常管理,忽視存貨的限額管理和數(shù)量管理。中小企業(yè)一方面為了保證生產(chǎn)或銷售的經(jīng)營需要,另一方面為了降低成本零購物資的價格往往較高,而整批購買在價格上有優(yōu)惠,所以存貨。但是,過多的存貨要占用較多資金,并且會增加倉儲費(fèi)、保險費(fèi)、維護(hù)費(fèi)、管理人員工資等在內(nèi)的各項(xiàng)開支,使企業(yè)付出較多的成本。因此,進(jìn)行存貨管理目標(biāo)就是盡力在各種成本與存貨效益之間做出權(quán)衡,達(dá)到兩者的最佳結(jié)合,這就是存貨管理的目標(biāo)。一中小企業(yè)的存款管理存在問題(一)采購員采購,采用劑量后增加采購計劃是存貨采購環(huán)節(jié)中的薄弱環(huán)節(jié),據(jù)調(diào)查,許多企業(yè)把存貨管理的重點(diǎn)放在原材料的采購和成品的銷售上,忽視了存貨的成本和資金占用,沒有采用存貨的限額責(zé)任管理。采購中出現(xiàn)采購頻繁,在申購環(huán)節(jié)上,一般由使用者提出,報經(jīng)批準(zhǔn)后,采購員采購。操作程序上,卻不是根據(jù)實(shí)際需要來申報采購計劃,而是覺得原材料不夠就去買一批回來放著,至于這一批采購多少,是憑感覺辦的,有的存貨在需要時如發(fā)現(xiàn)沒有,才馬上通知采購去買,在買回之后再補(bǔ)填申購單報批,在這種存貨申購條件下,經(jīng)常會出現(xiàn)不能按照物資需求量來提出采購申請,因而也就沒有恰當(dāng)?shù)牟少徲媱潯?二)存貨沒有及時從管理上進(jìn)行管理在中小企業(yè)中存貨的驗(yàn)收是存貨入庫前的重要環(huán)節(jié),一些企業(yè)對存貨的驗(yàn)收警惕性不高,對一些特殊存貨的質(zhì)量問題疏忽,給企業(yè)造成損失。而且驗(yàn)收人往往和采購人員是同一個人,容易增加營私舞弊的可能性。其次,生產(chǎn)現(xiàn)場的存貨,當(dāng)天使用后,一般都有剩余的存貨。在日常的生產(chǎn)經(jīng)營中,當(dāng)天剩余的存貨由于存放在各生產(chǎn)點(diǎn),往往忽視管理,給企業(yè)經(jīng)濟(jì)帶來損失。另一些有保質(zhì)期的存貨,無專人管理,如不注意,時間過長就會變質(zhì),造成損失。一些原材料,由庫房辦理收料、發(fā)料手續(xù),在各經(jīng)營點(diǎn)直接消耗,到月末結(jié)算時,經(jīng)營點(diǎn)一般都會有剩余物資,如果忽視了這部分物資管理而形成一部分賬外物資,就會造成物資流失,給企業(yè)帶來損失。最后,材料的領(lǐng)用沒人管,材料被盜或被工人私自用會沒人知道,造成企業(yè)的損失。非常存貨儲備量擠占了正常的存貨儲備量。工業(yè)產(chǎn)品的銷售一般是從接受客戶的訂單開始的,但是企業(yè)內(nèi)部的銷貨訂單比較單一,而且接到訂單后存貨的發(fā)出與否時間不等,不便于企業(yè)內(nèi)部管理。(三)內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)弱化,缺乏內(nèi)部控制體系內(nèi)部審計是企業(yè)內(nèi)部控制的一個重要組成部分,是由專職的內(nèi)審人員對企業(yè)的經(jīng)營管理活動進(jìn)行的獨(dú)立檢查和評價活動,其目的是促進(jìn)企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督,遵守國家法律法規(guī),維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益,改善經(jīng)營管理,提高經(jīng)濟(jì)效益。然而,據(jù)調(diào)查,大多數(shù)中小企業(yè)沒有設(shè)置內(nèi)部審計機(jī)構(gòu),即使設(shè)有內(nèi)部機(jī)構(gòu)的企業(yè),其職能也嚴(yán)重弱化,內(nèi)審人員的主要職能仍然是記賬、算賬、報賬,不能正確評價企業(yè)財務(wù)信息和管理部門的績效,導(dǎo)致各級管理部門更加有恃無恐,趁機(jī)鉆了內(nèi)部控制的空子。存貨實(shí)物控制存在嚴(yán)重缺陷,大多數(shù)中小企業(yè)既無規(guī)范的存貨管理規(guī)則,也沒有相應(yīng)的存貨盤點(diǎn)制度,崗位職責(zé)分工不明,只注重存貨的購買環(huán)節(jié)控制,而忽視存貨的倉儲與保管,領(lǐng)用與報廢環(huán)節(jié)控制,造成大量的浪費(fèi)。很多企業(yè)在采購材料環(huán)節(jié),往往由一個人完成。物資采購很大部分業(yè)主是自由經(jīng)商的個體業(yè)主,售價變化頻繁。采購入庫價格,一般只能以采購員口說為憑,使采購工作無章可依,會提供暗箱操作的溫床,增加了營私舞弊的可能性。二、加強(qiáng)對存貨管理的管理鑒于上述存貨管理存在的問題,我認(rèn)為應(yīng)從存貨管理人員的培訓(xùn)、嚴(yán)格執(zhí)行財務(wù)制度規(guī)定,使賬、物、卡三相符、采用ABC控制法,降低存貨庫存量,加速資金周轉(zhuǎn)等策略來加強(qiáng)存貨管理。(一)加強(qiáng)對企業(yè)存貨管理相關(guān)人員的培訓(xùn)存貨管理是由存貨管理人員執(zhí)行的,其管理效果主要取決于管理人員的素質(zhì)。所以,加強(qiáng)存貨管理必須從加強(qiáng)存貨管理人員的培訓(xùn)入手。具體包括對采購人員、保管員、銷售人員、核算人員及部門負(fù)責(zé)人的培訓(xùn)。通過培訓(xùn),使存貨管理人員樹立起存貨的“實(shí)物與價值管理并重”、“形式與效果相統(tǒng)一”、“保證重點(diǎn)兼顧一般”的觀念。采購人員能運(yùn)用經(jīng)濟(jì)批量法,降低采購成本和訂貨成本;倉儲保管員能運(yùn)用定貨點(diǎn)法,確定訂貨的時間和數(shù)量,在保證供應(yīng)的前提下,降低儲備成本等。而且存貨管理要嚴(yán)格執(zhí)行財務(wù)制度規(guī)定,對貨到發(fā)票未到的存貨,月末應(yīng)及時辦理暫估入庫手續(xù),使賬、物、卡三相符。(二)日常管理,年終管理。據(jù)如下對存貨的日常管理,倉庫中一般儲存的物資品種繁多,在管理過程中必須根據(jù)具體情況進(jìn)行重點(diǎn)管理.根據(jù)存貨的重要程度,將其分為ABC三種類型。A存貨品種占全部存貨的10%-15%,資金占存貨總額的80%左右,實(shí)行重點(diǎn)管理,在不發(fā)生缺貨的條件下盡可能減少庫存,實(shí)行小批量定貨,如大型備品備件等。B類存貨為一般存貨,品種占全部存貨的20%-30%,資金占全部存貨總額的15%左右,適當(dāng)控制,實(shí)行日常管理,半年盤點(diǎn)一次,如生產(chǎn)消耗用材料等。C類存貨品種占全部存貨的60%-65%,資金占存貨總額的5%左右,進(jìn)行一般管理,大批量定貨,年終盤點(diǎn);如辦公用品、勞保用品等隨時都可以采購。通過ABC分類后,抓住重點(diǎn)存貨,控制一般存貨,制定出較為合理的存貨采購計劃,從而確定各類物品的合理儲存數(shù)量乃至實(shí)施零庫存,有效地減少儲備資金占用,加速資金周轉(zhuǎn)。(三)建立完善的存貨內(nèi)部控制制度首先,計劃員要有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì),對生產(chǎn)工藝流程及設(shè)備運(yùn)行情況要有充分的了解,掌握設(shè)備維修、備件消耗情況及生產(chǎn)耗用材料情況,進(jìn)而做出科學(xué)合理的存貨采購計劃。其次,要規(guī)范采購行為,增加采購的透明度。本著節(jié)約的原則,采購員要對供貨單位的品質(zhì)、價格、財務(wù)信譽(yù)動態(tài)監(jiān)控;收集各種信息,同類產(chǎn)品貨比多家,以求價格最低、質(zhì)量最優(yōu);同時對大宗原燃材料、大型備品備件實(shí)行招標(biāo)采購,杜絕暗箱操作,杜絕采購黑洞。這樣,既確保了生產(chǎn)的正常進(jìn)行,又有效地控制了采購成本,加速了資金周轉(zhuǎn)、提高了資金的使用效率。其次,建立健全存貨內(nèi)部控制制度。中小企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)財政部頒發(fā)的《內(nèi)部會計控制規(guī)范———存貨》等法律法規(guī),結(jié)合本企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn),建立適應(yīng)經(jīng)營管理要求的存貨內(nèi)部控制制度。根據(jù)存貨的業(yè)務(wù)流程,中小企業(yè)存貨內(nèi)部控制制度的建立,必須找準(zhǔn)關(guān)鍵控制點(diǎn),重點(diǎn)抓好存貨的采購和領(lǐng)用的內(nèi)部控制,其主要方法如下;(1)不相容職務(wù)相互分離控制。合理設(shè)置會計及相關(guān)工作崗位,明確職責(zé)權(quán)限,形成相互制衡機(jī)制,確保辦理存貨業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離,相互制約和相互監(jiān)督。(2)存貨采購控制:一是授權(quán)批準(zhǔn)控制。采購材料、商品及其他物資,均應(yīng)由采購部門根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計劃和使用部門填制請購單,編制具體的采購計劃,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可實(shí)施。二是采購合同控制。企業(yè)采購大宗材料、商品及其他物資,應(yīng)與供貨單位簽訂合同,以加強(qiáng)雙方責(zé)任控制,保證按期、按質(zhì)、按量發(fā)貨。合同應(yīng)經(jīng)內(nèi)審或其他部門審核,以防受騙上當(dāng)。三是檢查驗(yàn)收控制。企業(yè)所購存貨運(yùn)達(dá)后,要由材料供應(yīng)部門,有關(guān)業(yè)務(wù)部門和質(zhì)檢部門,根據(jù)運(yùn)單、發(fā)票、合同以及產(chǎn)品說明書于采購、運(yùn)輸驗(yàn)收部門或人員進(jìn)行數(shù)量和質(zhì)量查驗(yàn),若驗(yàn)收合格,即填制驗(yàn)收合格單。驗(yàn)收后,保管人員應(yīng)及時辦理入庫手續(xù),填制入庫單,建立保管責(zé)任制,保證存貨安全。四是存貨采購資金支付結(jié)算控制。會計部門接到通知承付貸款,應(yīng)審核合同的簽訂是否符合規(guī)定;驗(yàn)收單、入庫單是否真實(shí)可靠,是否與合同一致;進(jìn)貨發(fā)票是否合法,與合同、驗(yàn)收單、入庫單、付款通知上內(nèi)容是否相符。審核無誤后,辦理貨款支付手續(xù),進(jìn)行支付結(jié)算。(3)存貨領(lǐng)用與發(fā)出控制:一是授權(quán)批準(zhǔn)控制。領(lǐng)用材料等存貨,應(yīng)由生產(chǎn)部門或管理部門,根據(jù)核定消耗或核定費(fèi)用定額填制領(lǐng)料單,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后實(shí)施。銷售發(fā)出存貨應(yīng)由銷售部門根據(jù)商品銷售計劃填制提貨單,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后實(shí)施,二是手續(xù)控制。發(fā)出存貨時應(yīng)有手續(xù)齊備的提貨單,領(lǐng)用材料時應(yīng)有手續(xù)齊備的領(lǐng)料單,以明確責(zé)任、防止差錯,保證存貨安全。三是合同控制,企業(yè)銷售各類商品或其他存貨,一般應(yīng)與購貨單位簽訂合同,以加強(qiáng)雙方責(zé)任,保證按期供貨,及時收回貨款。(4)存貨售出貨款的結(jié)算控制。會計部門根據(jù)業(yè)務(wù)部門開據(jù)的銷售發(fā)票和存貨出庫單,按購銷雙方約定方式及時收回貨款。(四)中小企業(yè)存貨管理的意義要想使存貨管理達(dá)到現(xiàn)代化企業(yè)管理的要求,就要使企業(yè)盡快采用先進(jìn)的管理模式,如ERP系統(tǒng)。企業(yè)資源計劃(EnterpriseResourcePlanning,簡稱ERP)系統(tǒng)是一種主要面向制造行業(yè)進(jìn)行物質(zhì)資源、資金資源和信息資源集成一體化管理的企業(yè)信息管理系統(tǒng)。通過運(yùn)用ERP,企業(yè)能夠利用計算機(jī)對企業(yè)的資金、貨物、人員和信息等資源進(jìn)行自動化管理,具有制造,辦公操作,供應(yīng)鏈管理,人力資源管理,項(xiàng)目管理,財務(wù)與管理,客戶服務(wù),銷售與市場營銷等商業(yè)功能。企業(yè)資源計劃對于在企業(yè)高度普及計算機(jī)輔助管理,實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理信息化和自動化,提高工作效率和增強(qiáng)快速反應(yīng)能力,都具有十分重要的意義。利用ERP使人、財、物、產(chǎn)、供、銷全方位科學(xué)高效集中管理,最大限度地堵塞漏洞,降低庫存,