會(huì)議室使用管理辦法

會(huì)議室使用規(guī)定一目的為進(jìn)一步加強(qiáng)會(huì)議室管理，充足發(fā)揮作用，提高使用率，明確各部門使用公司會(huì)議室的規(guī)定及申請(qǐng)使用流程，現(xiàn)對(duì)會(huì)議室的使用作以下規(guī)定：二定義會(huì)議室用途：公司會(huì)議、部門會(huì)議、員工培訓(xùn)、員工工作面談、招聘面試、客戶接待以及適合在會(huì)議室舉辦的小型活動(dòng)、競(jìng)賽活動(dòng)等的場(chǎng)合，不做其它用途。三會(huì)議室使用規(guī)定會(huì)議室均由行政人事部統(tǒng)一管理，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)安排使用，并負(fù)責(zé)衛(wèi)生、安全以及對(duì)室內(nèi)設(shè)備物品的管理；部門或個(gè)人需要使用會(huì)議室時(shí)，需提前一天向行政人事部提出申請(qǐng)并填寫(xiě)《會(huì)議室使用申請(qǐng)表》，經(jīng)行政人事部準(zhǔn)許后方可使用。臨時(shí)性使用會(huì)議室，必須經(jīng)行政人事部負(fù)責(zé)人同意。使用原則：先申請(qǐng)，后使用。沒(méi)有通過(guò)申請(qǐng)的部門或個(gè)人，在沒(méi)有沖突的狀況下，能夠使用，但如有沖突，必需禮讓已申請(qǐng)使用會(huì)議室的部門或個(gè)人。按申請(qǐng)的先后次序使用。特殊狀況下，經(jīng)互相之間協(xié)商后能夠調(diào)節(jié)使用次序。但行政人事部不負(fù)責(zé)協(xié)商，由使用者自己協(xié)商。遇公司層級(jí)的緊急及重要的會(huì)議，已申請(qǐng)使用會(huì)議室的部門或個(gè)人，在不能調(diào)換的狀況下，部門或個(gè)人應(yīng)先讓公司層級(jí)的重要會(huì)議。部門及個(gè)人應(yīng)在所預(yù)約的時(shí)間達(dá)成會(huì)議室，并開(kāi)始使用。超出10分鐘未達(dá)成會(huì)議室的，行政人事部有權(quán)對(duì)會(huì)議室的使用權(quán)另作安排。部門及個(gè)人應(yīng)按預(yù)約的時(shí)間內(nèi)使用完畢，不許超時(shí)使用。如需延長(zhǎng)使用時(shí)，請(qǐng)及時(shí)告知行政人事部，如在緊接的時(shí)間段內(nèi)已安排了給其它部門或個(gè)人使用，超時(shí)使用的部門或個(gè)人必須離開(kāi)該會(huì)議室，終止使用該會(huì)議室。任何部門或個(gè)人在使用會(huì)議室期間，必須愛(ài)惜會(huì)議室的設(shè)備設(shè)施，安全使用，嚴(yán)禁私自接拉電源，私自移動(dòng)設(shè)備。如因個(gè)人因素造成設(shè)施設(shè)備損壞，須照價(jià)賠償。會(huì)議室內(nèi)的全部設(shè)施設(shè)備，未經(jīng)允許，不能帶出會(huì)議室。會(huì)議室使用期間，使用部門或個(gè)人自行負(fù)責(zé)會(huì)議的模式安排，人員接待，會(huì)議統(tǒng)計(jì)等會(huì)議需求，前臺(tái)接待員能夠協(xié)助。會(huì)議室使用期間，使用部門或個(gè)人需保持會(huì)議室的整潔，不允許有亂扔垃圾等不講衛(wèi)生的行為；使用完畢后，務(wù)必將全部移動(dòng)過(guò)的桌子、椅子、設(shè)施設(shè)備等還原，離開(kāi)時(shí)關(guān)閉電源、空調(diào)。如部門或個(gè)人臨時(shí)取消申請(qǐng)，再需使用時(shí)需重新申請(qǐng)。四程序申請(qǐng)流程部門或個(gè)人到前臺(tái)接待員處查詢會(huì)議室的使用狀況；前臺(tái)接待員根據(jù)部門或個(gè)人的申請(qǐng)需求作出安排，并統(tǒng)計(jì)在《會(huì)議室使用記錄表》；前臺(tái)接待員將《會(huì)議室使用記錄表》張貼在會(huì)議室指定位置處；部門或個(gè)人準(zhǔn)時(shí)間使用會(huì)議室。使用流程部門或個(gè)人按會(huì)議室使用規(guī)定使用會(huì)議室；部門或個(gè)人自行指定人員安排會(huì)務(wù)工作。交還流程部門或個(gè)人使用完畢后，前臺(tái)接待員檢查會(huì)議室，發(fā)現(xiàn)不按規(guī)定使用的，及時(shí)規(guī)定部門或個(gè)人改正；如部門或個(gè)人不改正，前臺(tái)接待員應(yīng)及時(shí)上報(bào)行政人事部協(xié)調(diào)；如部門或個(gè)人回絕改正，行政人事部將出處分通告，對(duì)部門或個(gè)人作出處分。會(huì)議室使用流程：部門填寫(xiě)會(huì)議室使用申請(qǐng)表部門填寫(xiě)會(huì)議室使用申請(qǐng)表部門經(jīng)理簽字行政人事部經(jīng)理簽字行政人事部登記使用會(huì)議室附件：會(huì)議室使用申請(qǐng)表會(huì)議室使用記錄表

會(huì)議室使用申請(qǐng)表申請(qǐng)部門使用時(shí)間會(huì)議