談電子圖書采購查重工作的質(zhì)量控制

談電子圖書采購查重工作的質(zhì)量控制

1數(shù)據(jù)庫查重技術購買電子圖書的成本包括決定購買電子圖書的詳細確認文件。即利用有關計算機工具對館藏總書目進行檢查,若圖書與某一館藏記錄的題名、責任者、出版項、ISNB等著錄信息(字段)完全相同,則為重復。通過查重來核對以前是否入藏或預訂過這種電子圖書,以避免重訂誤訂,并在該電子圖書缺少或需要補充時,能夠確定訂購。傳統(tǒng)的手工查重工作費時費力,效率很低。本文介紹利用數(shù)據(jù)庫處理的方法進行電子圖書批查重,在手段上較之以往的手工查重方式更為方便、靈活,在查重字段數(shù)量選擇上,可以更大限度地滿足采訪人員的查重需要,從而提高電子圖書采購工作的質(zhì)量和效率。同時,由于電子圖書不同于紙本圖書的特點,可根據(jù)紙本圖書的流通率大小來進行電子圖書的補訂查重,同一訂單中的圖書查重也是查重工作的重要內(nèi)容。2圖書購買經(jīng)費的控制電子圖書采購查重工作的質(zhì)量直接影響到圖書館館藏文獻建設的質(zhì)量和電子圖書購買經(jīng)費的控制。圖書館電子圖書采購批查重有兩種需求,一種需求是檢查跟圖書館館藏不重復的電子圖書,得到非重復的書單。另一種需求是檢查跟圖書館紙本館藏同名的電子圖書,得到跟紙本圖書重復的電子圖書。2.1圖書采購查重購買跟館藏圖書不同名電子圖書,有利于優(yōu)化本館文獻收藏結(jié)構,增加圖書館館藏數(shù)量。得到和圖書館館藏不重復的訂單。圖書采購查重就是利用各種檢索途徑調(diào)查、了解本館新書的預訂、文獻的收藏情況,以便有的放矢地購買和增補圖書,有計劃、按比例地進行文獻資源建設。查重是采購圖書必不可少的前期工作。沒有查重工作為前提,不了解某種圖書在本館的收藏等情況,就容易盲目購書,造成圖書經(jīng)費浪費,文獻資源建設無序。2.2電子圖書的批查在紙本圖書的流通過程中,常常會出現(xiàn)一些借閱量特別大的熱門圖書,由于紙本圖書的館藏復本數(shù)限制,這類圖書遠遠不能滿足諸多讀者的同時借閱。此時,電子圖書不受復本數(shù)限制的優(yōu)點就顯露出來了。圖書館一般有哪些紙本圖書流通率大適合于采購相應的電子圖書呢?一是最新出版新書,讀者一般都喜歡看新書,新書能夠較快地被閱讀、吸收和利用,這樣可以彌補圖書館由于經(jīng)費匱乏而導致紙質(zhì)圖書采購不足的缺陷;二是那些經(jīng)典名著、暢銷書、著名學者的著作等一直是具有很高流通借閱率的圖書;三是公共課教學參考書、英語等級考試圖書、部分考研參考書、計算機等級考試類圖書等,由于考試的特殊性,此類圖書也供不應求。針對以上要求的電子圖書的批查重,就是將這些流通率大的圖書輸出到表單,再通過對書商訂單進行批查重。得到的是和圖書館提供的書單部分重復的書單。2.3同一訂單的重量通過數(shù)據(jù)庫方法批查重可以去掉同一訂單自身中重復的數(shù)據(jù)。3電子圖書采購和批準方法針對上文對電子圖書采購批查重類型的分析,筆者提出了解決兩種類型批查重的方法。3.1電子圖書間不同。云圖書館的館藏圖書包括兩種,一是電子圖書,二是紙本圖書。每個圖書館查重也分兩種情況:一是僅查電子圖書之間不重復;二是要求電子圖書和紙本圖書之間不存在重復。3.1.1表“圖書館”的轉(zhuǎn)換筆者調(diào)查過很多圖書館,這種針對電子圖書的采購查重都比較簡單,一般都是把圖書館館藏導出來讓電子圖書供應商去查重,這樣做存在兩個問題:一是查重的準確度和過程得不到控制;二是如果同時采購幾家電子圖書的時候,由于供應商之間會存在重復的圖書,如果不去重的話,就會導致重復購買。在這個情況下,根據(jù)筆者的經(jīng)驗,由電子圖書供應商提供電子圖書目錄給圖書館,讓圖書館自己查重,這樣做很準確,也可以避免漏查的問題。下面詳細介紹一下批查重的內(nèi)容。首先將本館的和供應商的電子圖書目錄分別轉(zhuǎn)換成ACCESS格式,存儲在同一個庫中。在ACCESS數(shù)據(jù)庫中,本館的總電子圖書目錄表命名為“圖書館”,供應商的表按查重順序分別命名為“書商1”、“書商2”等依次類推。第一步,選中窗體左邊“查詢”,然后點擊“新建”,如圖1,這樣創(chuàng)建的查詢可以在一個表中查找那些在另一個表中沒有相關記錄的記錄(行),我們的目的就是在“書商1”表中查找在“圖書館”表中沒有相關的記錄(行),從而得到我們需要的圖書館沒有的電子圖書記錄表。第二步,所建查詢將列出下面所選表中的記錄,并且那些記錄將在下一步所選的表中沒有相關記錄。這里選擇“書商1”。第三步,請確定在哪張表或查詢包含相關記錄,這里選擇“圖書館”。第四步,請確定在兩張表中都有的信息。這里選擇我們作為查重的字段,比如ISBN,題名,作者,如果想做到精確查重,三個字段都選上,如果只做簡單查重,那么選ISBN就可以。第五步,請選擇查詢結(jié)果中所需要的字段。這里一般把表“書商1”所有的字段都選擇,因為在輸出的查詢中,電子圖書供應商要根據(jù)這個表來為圖書館配置圖書,那么他們是需要這些字段,才能做好匹配工作的。第六步,選中“查看結(jié)果”,點擊“完成”后就得到查詢的結(jié)果。第七步,將查詢結(jié)果“導出”為.dbf格式存儲,命名為“書商1采購書目”。如果只是做一個書商的查重,那么到這一步就完了,如果還要繼續(xù)進行第二家電子圖書商的采購,那么首先要將我們上面采購完的表“書商1采購書目”做為新增圖書館館藏導入表“圖書館”合并,再重復進行上面的操作。這樣操作的話,就不會出現(xiàn)重復采購的問題。3.1.2功能菜單,輸出文件第一步,利用軟件提供的功能將書商提供的電子圖書定單轉(zhuǎn)換成MARC格式。很多的書商交送的書目數(shù)據(jù)都是定長格式,而且多數(shù)為Excel格式。在這個模塊里可以方便的將Excel轉(zhuǎn)換成Marc文件,從而方便的進行查重。在轉(zhuǎn)換之前一定要注意將Excel文件的第二行設置成為marc字段,如表1其它的字段可以分別命名為900a,900b,依次到900w,因為這個字段在這里意義不大,主要是方便轉(zhuǎn)換時候的字段保留,在輸出不重復訂單時,這些字段還會被還原成原來的名字。最后把含“題名”的第一行刪除。接下來,打開軟件的功能菜單,如圖2,選中Excel與Marc互轉(zhuǎn),在“Excel文件”那里,“瀏覽”選擇需要轉(zhuǎn)換的Excel表,再選擇“另存”的文件名,“開始”進行轉(zhuǎn)換得到.iso的文件。第二步,選擇LIBINQUIRE功能菜單“利用書商完整Marc”,輸入需要的“查重字段”,如200a,010a,010d,215d?？梢赃x擇幾個字段匹配即認為是重復記錄,這樣就能完全達到篩除重復的圖書。還可以選擇“只選分類”,比如我如果只買經(jīng)濟類和計算機類,那我就寫上F,T?！拜敵鲎侄巍边@里就寫書商提供的電子圖書訂單的所有字段,因為書商一般要根據(jù)這個訂單上的字段來配送電子圖書。缺少一個字段,可能都配送不了電子圖書,這一點是我們應該注意的?！拜敵鑫募边x擇存放查重后的訂單的位置和名字。點擊“開始”,即可完成此次查重工作,得到電子圖書的訂購單。3.2電子圖書的安裝需要采購的電子圖書有一個特點:它們的紙本圖書流通率大,讀者借閱的多,供不應求。采購電子圖書可以大大緩解圖書館與讀者之間供需緊張的矛盾和節(jié)約圖書館采購經(jīng)費。首先,要從圖書館自動化管理系統(tǒng)中按照流通率的高低將這一部分圖書輸出,圖書館可以根據(jù)本館的財力要求,按月流通次數(shù)的多少,比如按月流通20次為最低購買標準,或者按月流通次數(shù)排名取前多少種,比如取流通率前10000名的圖書。將輸出的流通率大的圖書轉(zhuǎn)換成Access格式,取名“讀者喜歡看的書”,將書商的電子圖書目錄也轉(zhuǎn)換成Access格式,取名“電子圖書”,兩個表存儲在同一個庫中。然后,在Access中,“新建”一個查詢,選擇“設計視圖”,分別選擇“讀者喜歡看的書”和“電子圖書”,點擊“添加”,按照本館的要求,選擇拖動“書名”、“ISBN”和“作者”分別進行連接,如圖4。然后再運行,就得到一個兩個表中按照條件重復的查詢,再導出為Excel表,即為讀者喜歡看的電子圖書目錄。當然,可能有的書商提供的目錄中不包含這類流通率大的圖書,可以從其它書商提供的訂單中進行匹配。另外,如果圖書館同時從幾個書商那里購買電子圖書,那么書商之間的數(shù)據(jù)很難避免重復,那么必須把重復的數(shù)據(jù)挑選出來,從訂單中剔除,這樣做可以提高工作效率。在完成電子圖書安裝使用之后,圖書館進行電子圖書的驗收,那么就要使用此方法來檢驗書商安裝的是不是圖書館訂購的圖書。即把訂單和到貨單進行對比,查詢結(jié)果圖書應該是100%匹配,這樣可以防止書商有意在書單中搭配沒有采購的電子圖書或少采購電子圖書。3.3利用表的作用進行去重的處理此外,在筆者的實際工作中,發(fā)現(xiàn)有的電子圖書供應商為了增加可以出售的電子圖書的數(shù)量有意混淆視線,將一些記錄進行個別字段如ISBN的修改后,增加到選書的目錄中提供給圖書館,或者有的書商干脆就是各個字段重復的圖書。因為是針對別的表進行批查重,而沒有查自己,實際上批查重是查不出這些重復記錄的。當圖書賣到你圖書館之后,負責采購的工作人員一般也很難檢查出來,當然讀者在閱讀的時候會檢查出來,不過很少碰到跟圖書館員反映的。所以必須在采購的時候進行去重處理。針對這個情況,筆者的方法就是把書商提供的目錄放在一個EXCEL表中,進行批查重,刪除相同的數(shù)據(jù)。第一步,新增加一列假設為B列,ISBN為C列,將B列標題行命名為“重復”,然后在B3插入一個公式:=IF(C3=C2,“重復”,);第二步,這個單元格的公式用鼠標擴展這個表的末尾,如果ISBN有重復的,就在B列單元格式返回一個值“重復”;第三步,把這個表復制到另一個新表,右鍵選擇“選擇性粘貼”,在彈出的對話框中選擇“數(shù)值”,再將新表按B列進行排序,將含有“重復”的項刪除就得到?jīng)]有重復鍵值的表。也可以根據(jù)需要對題名,作者等進行去重。當然也可以使用ACCESS來實現(xiàn)這個目的。首先復制包含重復記錄的表的結(jié)構,生成包含重復記錄的所有字段的主鍵;然后創(chuàng)建并運行從原始表到新表的追加查詢。由于主鍵字段不能包含重復記錄,