新版文件控制程序

文獻(xiàn)修訂統(tǒng)計(jì)修訂日期修訂前版本修訂后版本修訂內(nèi)容修訂人.9.17A/0初次制訂編制審核同意注意：體系文獻(xiàn)為公司內(nèi)部保密資料，未經(jīng)許可不得私自復(fù)制或外傳！1.0目的規(guī)范和統(tǒng)一公司管理體系中全部有關(guān)文獻(xiàn)的編制和格式，指導(dǎo)公司程序文獻(xiàn)、工作流程文獻(xiàn)以及多個(gè)統(tǒng)計(jì)文獻(xiàn)的編制,達(dá)成規(guī)范化管理。2.0范疇本程序合用于公司全部文獻(xiàn)的編制、修訂、發(fā)行、回收、作廢、借閱、增補(bǔ)、評審、歸檔管理。3.0定義受控文獻(xiàn)：指更改、公布均受到控制的文獻(xiàn)，受控文獻(xiàn)普通含有制修訂與分發(fā)統(tǒng)計(jì)，修訂后須重新分發(fā)，失效時(shí)應(yīng)及時(shí)收回作銷毀解決，并應(yīng)隨時(shí)保持最新版本，文獻(xiàn)上每頁蓋有受控識別印章，失效文獻(xiàn)每頁有失效及作廢標(biāo)記。4.0職責(zé)4.1管理者代表:負(fù)責(zé)主導(dǎo)公司各體系文獻(xiàn)的策劃，并跟進(jìn)其貫徹；4.2文控中心：a負(fù)責(zé)監(jiān)督公司各體系文獻(xiàn)的有效性與適宜性；b負(fù)責(zé)公司各類體系文獻(xiàn)的統(tǒng)籌管理，涉及文獻(xiàn)的發(fā)放、回收、作廢、銷毀等；c負(fù)責(zé)體系文獻(xiàn)年度評審計(jì)劃實(shí)施的跟進(jìn)；4.3各部門:a負(fù)責(zé)根據(jù)需要進(jìn)行文獻(xiàn)的制/修訂，并予以培訓(xùn)與宣導(dǎo)；b負(fù)責(zé)根據(jù)已公布文獻(xiàn)執(zhí)行、貫徹各項(xiàng)規(guī)定；c負(fù)責(zé)妥善管理本部門之受控文獻(xiàn)與資料。5.0程序5.1總規(guī)定各職能部門根據(jù)部門流程繁簡程度且需滿足體系的規(guī)定,制訂對應(yīng)的體系文獻(xiàn),通過有關(guān)人員的審批后,由文控編號、蓋章后發(fā)行有關(guān)文獻(xiàn),并由制訂部門于文獻(xiàn)發(fā)行兩周內(nèi)對使用部門人員進(jìn)行培訓(xùn)，方便執(zhí)行。5.2文獻(xiàn)階層:質(zhì)量管理文獻(xiàn)共分為四個(gè)階層，以下：a一階文獻(xiàn)：管理手冊；b二階文獻(xiàn)：程序文獻(xiàn)c三階文獻(xiàn)：制度類、作業(yè)指導(dǎo)類、原則類、技術(shù)資料類文獻(xiàn)等。d四階文獻(xiàn)：統(tǒng)計(jì)、表單、文獻(xiàn)的編撰格式。5.3文獻(xiàn)制/修訂完畢后交部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審,初審合格后經(jīng)各有關(guān)部門會簽以及有關(guān)權(quán)責(zé)人員審核﹑同意后，交文控中心公布生效，文獻(xiàn)審批權(quán)限詳見下表:體系類別文獻(xiàn)階層文獻(xiàn)類別制訂審核批準(zhǔn)QEO管理體系一級文獻(xiàn)質(zhì)量手冊管理者代表—總經(jīng)理二級文獻(xiàn)程序文獻(xiàn)部門負(fù)責(zé)人管理者代表總經(jīng)理第三階文獻(xiàn)制度類、作業(yè)指導(dǎo)類、原則類工作負(fù)責(zé)人部門負(fù)責(zé)人管理者代表技術(shù)資料類工作負(fù)責(zé)人直接上級部門負(fù)責(zé)人其它類部門負(fù)責(zé)人直接上級管理者代表四級文獻(xiàn)表單、統(tǒng)計(jì)工作負(fù)責(zé)人部門負(fù)責(zé)人管理者代表5.4文獻(xiàn)編撰格式5.4.1管理文獻(xiàn)的封面及正文格式參考“文獻(xiàn)編撰格式”執(zhí)行；5.4.2文獻(xiàn)編寫條目按下列格式:1.01.11.1.11.1.1.12.02.12.1.12.1.1.1……依這類推5.4.3文獻(xiàn)的頁次格式為:頁次/總頁數(shù)。例如1/5即“第1頁，共5頁”。5.4.4版次:版次號/修訂數(shù)，須全頁更改不能夠進(jìn)行單頁修訂。在一種版次內(nèi)只能修訂九次,超九次后,變更版本號(O,I不作使用):A/0→A/1→A/2→A/3→A/4→A/5→A/6→A/7→A/8→A/9B/0→B/1→B/2→B/3→B/4→B/5→B/6→B/7→B/8→B/9……依這類推5.4.5文獻(xiàn)的字體5.4.5.1公司名稱大標(biāo)題----宋體小四號5.4.5.2文獻(xiàn)名稱標(biāo)題----宋體小二加粗5.4.5.4文獻(xiàn)“1--5”內(nèi)容----宋體五號5.4.6管理體系文獻(xiàn)類型為word文檔，表單格式不限；5.4.7文檔行距：文檔自設(shè)固定行距20磅；5.4.8流程圖編制規(guī)定包含流程圖、執(zhí)行部門、根據(jù)文獻(xiàn)、執(zhí)行統(tǒng)計(jì)四個(gè)部分，具體編制規(guī)定以下：橢圓形代表開始及結(jié)束長方形代表工作內(nèi)容菱形代表審批、檢查、判斷CBACBA圓形表達(dá)頁次之間的連接實(shí)線箭頭代表同意(OK)往下虛線箭頭代表不同意(NG)返回5.4.9文獻(xiàn)中須包含下列內(nèi)容：1.0目的：介紹編制此文獻(xiàn)的作用和意義。2.0范疇：介紹文獻(xiàn)合用的范疇，如：按使用的場合（組織別）、產(chǎn)品、職能等進(jìn)行界定。3.0定義：在此文獻(xiàn)中引用，屬公司特定含義的名詞或較難理解的則需要進(jìn)行解釋。沒有時(shí)寫“（無）4.0職責(zé)：按文獻(xiàn)的有關(guān)方分別介紹在此文獻(xiàn)中所承當(dāng)?shù)穆氊?zé)。（已發(fā)行的流程文獻(xiàn)中臨時(shí)保存“流程有關(guān)方”的寫法，文獻(xiàn)進(jìn)行修訂時(shí)均改用“職責(zé)”的形式來編寫。）5.0程序：文獻(xiàn)的主體部分，描述各項(xiàng)工作的運(yùn)作流程及有關(guān)規(guī)定。6.0有關(guān)文獻(xiàn):與此文獻(xiàn)一起互相配合或互相引用、參考的文獻(xiàn)。沒有時(shí)寫“（無）”7.0有關(guān)統(tǒng)計(jì)：文獻(xiàn)使用過程中產(chǎn)生的統(tǒng)計(jì)表單，沒有時(shí)寫“（無）”。8.0附件：本屬于文獻(xiàn)的構(gòu)成部分，但為了突出其內(nèi)容或確保其獨(dú)立性、完整性才附在正文之后，沒有時(shí)則刪除此條款。附件應(yīng)與正文的文獻(xiàn)一起妥善保管和受控。5.5文獻(xiàn)編號規(guī)則5.5.1管理體系一、二階文獻(xiàn)編號規(guī)則JH-□-01流水號文獻(xiàn)階層公司代號注：A.第一段“KSL”代表公司代號。B.第二段“□”代表文獻(xiàn)階層,如質(zhì)量手冊為“QEO”，程序文獻(xiàn)為“QP”；5.5.2第三階文獻(xiàn)編號規(guī)則：JH-□-□-□流水號文獻(xiàn)類別部門代碼公司代號A．部門代碼與受控號以下表：部門部門代碼受控號部門部門代碼受控號總經(jīng)理GEN01管理者代表MR02人事行政部HR03技術(shù)品質(zhì)部QA04生產(chǎn)部MD05物控部PM06營銷中心YX07財(cái)務(wù)部CW08B．第三階文獻(xiàn)類別具體代碼以下：文獻(xiàn)名稱文獻(xiàn)代碼文獻(xiàn)名稱文獻(xiàn)代碼文獻(xiàn)名稱文獻(xiàn)代碼包裝明細(xì)表PW承認(rèn)書REGQC工程表QCFC管理類工作文獻(xiàn)MAN檢查原則QI臨時(shí)文獻(xiàn)LS設(shè)備操作規(guī)范QX技術(shù)圖紙DRG環(huán)境/安全制度ES操作/測試/檢查/測量指導(dǎo)書WI材料明細(xì)BOM外來文獻(xiàn)WL5.5.3第四階文獻(xiàn)（表單）編號規(guī)則JH-FM-001-A/0版本號流水號四級文獻(xiàn)代碼公司代號5.6表單編寫格式與內(nèi)容：5.6.1公司名稱：word宋體三號字/加粗excel宋體16號字加粗；5.6.2表單名稱：word宋體四號加粗/excel宋體14號加粗；5.6.3正文內(nèi)容：word宋體五號/excel宋體10號；5.6.4表單編號：word宋體小五號/excel宋體10號；5.6.5審批流程/備注/闡明：word宋體小五號/excel宋體10號。5.7文獻(xiàn)的受控/發(fā)放/回收：5.7.1新編制文獻(xiàn)，編制部門應(yīng)將文獻(xiàn)以電子檔或其它方式發(fā)送有關(guān)部門評審，并按5.3條規(guī)定逐級報(bào)批；5.7.2文獻(xiàn)獲得同意后，全部管理類文獻(xiàn)由編制部門填寫《文獻(xiàn)受控申請單》、技術(shù)類文獻(xiàn)則分每個(gè)系列每種類型文獻(xiàn)在初次受控時(shí)寫一張《文獻(xiàn)受控申請單》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、有關(guān)部門訂立評審意見、管理者代表審批后連同獲批文獻(xiàn)一并交文控中心受控；當(dāng)技術(shù)類文獻(xiàn)后續(xù)再有同系列同類型的新文獻(xiàn)受控時(shí)則不再填寫《文獻(xiàn)受控申請單》；5.7.4文控中心根據(jù)《文獻(xiàn)受控申請單》擬定的文獻(xiàn)發(fā)放對象及數(shù)量復(fù)印適宜的份數(shù)，加蓋藍(lán)色“受控印章”，填上分發(fā)號，分發(fā)到對應(yīng)部門，文獻(xiàn)使用場合負(fù)責(zé)人或領(lǐng)用人在《受控文獻(xiàn)發(fā)放統(tǒng)計(jì)表》上簽收；5.7.4全部受控文獻(xiàn)原件（正本）由文控中心保存。簽字的原件版本，歸檔寄存，不用蓋章，如再有使用需求，復(fù)印后再蓋受控章。5.7.5各部門因工作需要，需增加文獻(xiàn)發(fā)放份數(shù)時(shí)﹐可填寫《文獻(xiàn)補(bǔ)發(fā)申請單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、管理者代表審批后，向文控中心申請補(bǔ)發(fā)。5.7.6文獻(xiàn)失效或修訂后分發(fā)新版文獻(xiàn)時(shí)，文控須收回全部舊版文獻(xiàn)，收文部門在接受到新版文獻(xiàn)后必須在三天內(nèi)將舊版回收至文控處，對收回的舊版失效文獻(xiàn)，文控應(yīng)檢查數(shù)量與內(nèi)容的完整性，并于《文獻(xiàn)更改申請單》上作對應(yīng)登記。對于已確認(rèn)無法收回的文獻(xiàn)，經(jīng)調(diào)查解決后由文控中心以公示形式聲明作廢。5.8文獻(xiàn)的修改和廢止：5.8.1文獻(xiàn)修改方式：5.8.1.1手動(dòng)修改：由提出修改部門填寫《文獻(xiàn)更改申請單》并闡明因素，經(jīng)管理者代表審批后，文控中心根據(jù)發(fā)放范疇將文獻(xiàn)統(tǒng)一回收并交由文獻(xiàn)編制部門采用手工局部修改，修改時(shí)將原文獻(xiàn)內(nèi)容劃掉方式進(jìn)行修改，并在修改處簽上修改人的姓名及修改日期，手動(dòng)修改后原文獻(xiàn)版本保持不變，文控中心需確認(rèn)每份文獻(xiàn)都有被修改到及修改的一致性，無誤后按原發(fā)放范疇進(jìn)行發(fā)放。5.8.1.2書面修改：由提出修改文獻(xiàn)的部門或個(gè)人填寫《文獻(xiàn)更改申請單》并闡明因素，連同修改后的書面文獻(xiàn)一同交管理者代表審批后進(jìn)行書面更改并升版；5.8.2修改/廢止因素相似的不同文獻(xiàn)，可只填寫一份《文獻(xiàn)更改申請單》，但應(yīng)附錄一份修改/廢止文獻(xiàn)目錄。目錄上最少應(yīng)涉及文獻(xiàn)名稱、編號、版本號；5.8.3受控文獻(xiàn)需要廢止時(shí)，應(yīng)由申請人填寫《文獻(xiàn)更改申請單》，經(jīng)文獻(xiàn)審批權(quán)限表的規(guī)定權(quán)責(zé)人員審批后執(zhí)行廢止，產(chǎn)生的作廢文獻(xiàn)副本由文控員收回，及時(shí)銷毀。作廢文獻(xiàn)正本由文控員加蓋紅色“作廢文獻(xiàn)”印章標(biāo)記，填寫《作廢文獻(xiàn)清單》并保存；對于作廢或換版之文獻(xiàn)，文控員應(yīng)在《受控文獻(xiàn)分發(fā)統(tǒng)計(jì)表》中注明文獻(xiàn)已升版或作廢。5.8.4文獻(xiàn)因?qū)嶋H需要，需轉(zhuǎn)換部門并更改文獻(xiàn)編號時(shí)文獻(xiàn)升版原則為：當(dāng)文獻(xiàn)名稱發(fā)生變化時(shí)則將原部門文獻(xiàn)廢止，新文獻(xiàn)以本部門的文獻(xiàn)編號受控，當(dāng)文獻(xiàn)名稱未發(fā)生變化時(shí)，則在原文獻(xiàn)的基礎(chǔ)上進(jìn)行升版并更改為本部門的文獻(xiàn)編號；5.8.5對已保存到期和已失效的文獻(xiàn)書面檔，由使用部門提出申請，經(jīng)管理者代表簽核后，根據(jù)需要來擬定銷毀或臨時(shí)保存，正本文獻(xiàn)廢止后需保存一年方可銷毀，并在《作廢文獻(xiàn)清單》上做好對應(yīng)統(tǒng)計(jì)，文獻(xiàn)廢止后原編號不得重復(fù)使用。5.9文獻(xiàn)與統(tǒng)計(jì)的借閱：如需向文控中心或其它部門借閱文獻(xiàn)時(shí)，由借閱申請人直接到文獻(xiàn)管理部門進(jìn)行借閱，借閱文獻(xiàn)時(shí)必須獲得文獻(xiàn)管理員的同意,并由文獻(xiàn)管理員親自將被借閱文獻(xiàn)交至借閱人員，借閱人需在《文獻(xiàn)借閱統(tǒng)計(jì)表》中做好對應(yīng)借閱登記。5.10文獻(xiàn)的使用、歸檔與管理：5.10.1文控中心對公司體系文獻(xiàn)進(jìn)行統(tǒng)籌管理，監(jiān)督各部門按規(guī)定執(zhí)行文獻(xiàn)統(tǒng)計(jì)的編制、審核、同意、收發(fā)、保存、借閱、更改、銷毀等工作，并不定時(shí)對各部門進(jìn)行文獻(xiàn)管理審查，文獻(xiàn)審查不符合項(xiàng)負(fù)責(zé)人應(yīng)在2天內(nèi)提交整治方法，總經(jīng)辦確認(rèn)、跟進(jìn)文獻(xiàn)其改善效果。5.10.3各部門需按本文獻(xiàn)各款項(xiàng)進(jìn)行文獻(xiàn)管理，如有違反者，將按照《體系運(yùn)行管理制》進(jìn)行對應(yīng)處分。5.10.4當(dāng)各部門文獻(xiàn)管理員離職或異動(dòng)時(shí)，文控需列出《文獻(xiàn)交接清單》，由此文獻(xiàn)管理員與文獻(xiàn)接受人做好交接統(tǒng)計(jì)，并交文控保存,否則將不予以辦理離職或異動(dòng)。5.10.5各文獻(xiàn)使用場合使用之文獻(xiàn)采用文獻(xiàn)夾分類裝訂保存，文獻(xiàn)夾上應(yīng)標(biāo)明內(nèi)裝文獻(xiàn)類型，同時(shí)應(yīng)標(biāo)明易于識別和管理的編號，內(nèi)裝文獻(xiàn)應(yīng)建立目錄或《受控文獻(xiàn)清單》，以保持文獻(xiàn)的清晰、完整、易于識別和檢索；5.10.6全部置于作業(yè)現(xiàn)場使用之文獻(xiàn)（如工藝文獻(xiàn)、作業(yè)指導(dǎo)書等懸掛于生產(chǎn)拉線使用）應(yīng)過塑解決，以確保文獻(xiàn)使用的清晰和完整,非現(xiàn)場使用的文獻(xiàn)由使用部門集中保管。5.10.7任何人不得私自復(fù)印或向與質(zhì)量體系運(yùn)行無關(guān)的人員、特別是公司外部人員提供受控文獻(xiàn)。5.10.8為確保文獻(xiàn)使用場合的受控文獻(xiàn)為有效版本，文控中心每季度根據(jù)《受控文獻(xiàn)發(fā)放范疇》和《受控文獻(xiàn)分發(fā)統(tǒng)計(jì)表》編制《受控文獻(xiàn)清單》發(fā)放到各文獻(xiàn)使用場合?；蛟跅l件允許時(shí)，由電腦共享至各文獻(xiàn)使用場合，由各文獻(xiàn)使用場合對照《受控文獻(xiàn)清單》查看本部門文獻(xiàn)與否是最新版本。5.10.9電子文檔的管理：5.10.9.1各類受控文獻(xiàn)的電子文檔，由編制部門在文獻(xiàn)正式交文控中心受控前，通過網(wǎng)絡(luò)共享、軟盤拷貝等方式傳給文控中心，由文控員進(jìn)行標(biāo)記、編目。電子文獻(xiàn)應(yīng)加密保存，必要時(shí)進(jìn)行備份保存。5.10.9.2各類受控文獻(xiàn)更改時(shí)，電子文檔的管理仍按5.10.9.1條的原則進(jìn)行控制，新版本的電子文獻(xiàn)替代舊版本電子文獻(xiàn),舊版本電子文檔只保存近來一份，以作為備案。5.10.9.3各類受控文獻(xiàn)作廢時(shí)，由文控員在電子文檔文獻(xiàn)名稱背面加“作廢”字樣加以識別。建立在對應(yīng)部門“作廢文獻(xiàn)夾內(nèi)”。5.11文獻(xiàn)評審5.11.1每年由文控中心將各部門管理類文獻(xiàn)及表格進(jìn)行匯總，編制成《文獻(xiàn)評審計(jì)劃》以電子檔的形式發(fā)送到各部門；5.11.2各部門接受到評審計(jì)劃后，對本部門的文獻(xiàn)與表格從下列方面進(jìn)行全方面評審并將最后評審成果匯總在《文獻(xiàn)評審計(jì)劃》的對應(yīng)欄位回傳文控中心，評審內(nèi)容涉及：a有效性:文獻(xiàn)與否為現(xiàn)行有效版本；b適宜性:文獻(xiàn)規(guī)定的流程、作業(yè)辦法、引用文獻(xiàn)和表格與否偏離了現(xiàn)實(shí)和原則的規(guī)定；c充足性:文獻(xiàn)規(guī)定與否包含了整個(gè)運(yùn)作流程和運(yùn)作細(xì)則；5.11.3若部門評審認(rèn)為文獻(xiàn)的牽涉面較廣、需組織其它部門會議討論的，由文獻(xiàn)編制部門組織召開討論會，并依5.11.2條規(guī)定將最后評審結(jié)論回傳文控中心；5.11.4文控中心接受到各部門回傳的電子檔后，對評定結(jié)論進(jìn)行再次評定，對于認(rèn)為部門評審不合理或與有關(guān)文獻(xiàn)有沖突之處規(guī)定部門進(jìn)行重新評定；5.11.5文控中心將最后擬定的《文獻(xiàn)評審計(jì)劃》打印成書面檔，經(jīng)有關(guān)部門確認(rèn)、管理者代表審核、總經(jīng)理審批后文控中心保存原稿，并復(fù)印一份發(fā)放到各部門；5.11.6經(jīng)評審需修訂或作廢的文獻(xiàn)與表格，各部門依5.8.4條對文獻(xiàn)進(jìn)行升版或廢止；5.11.7文控中心根據(jù)計(jì)劃表中最后評審結(jié)論及部門計(jì)劃完畢時(shí)間等有關(guān)信息及時(shí)跟蹤各部門文獻(xiàn)/表格的完畢狀況；5.11.8在文獻(xiàn)執(zhí)行過程中，必要時(shí)由有關(guān)部門提出，管理者代表指定人員對有關(guān)文獻(xiàn)進(jìn)行評審；5.12試制文獻(xiàn)控制：5.12.1對客戶臨時(shí)規(guī)定、新產(chǎn)品試制用技術(shù)文獻(xiàn)、因項(xiàng)目改良實(shí)驗(yàn)規(guī)定而臨時(shí)變更之作業(yè)原則等臨時(shí)文獻(xiàn)的發(fā)行，由文獻(xiàn)編制部門擬定文獻(xiàn)的發(fā)放范疇及分發(fā)份數(shù)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意后，由部門文員在文獻(xiàn)上加蓋藍(lán)色“試制”印章、標(biāo)明實(shí)施日期并登記在《試制文獻(xiàn)分發(fā)/回收統(tǒng)計(jì)表》上，由部門有關(guān)人員簽收后下發(fā)到有關(guān)部門；5.12.2試制文獻(xiàn)使用期為三個(gè)月，過期后的試制文獻(xiàn)自動(dòng)失效，當(dāng)需要延長試制文獻(xiàn)使用期時(shí)，由試制文獻(xiàn)編制部門在原文獻(xiàn)試制章處注明“本文獻(xiàn)延期至XX月XX日”，并簽上改動(dòng)人員的姓名和改動(dòng)日期；5.12.3各使用部門應(yīng)用專門的試