向三星學(xué)如何開會培訓(xùn)課件

向三星學(xué)如何開會1韓國三星集團會長李健熙首先發(fā)起公司的“會議文化”改良,建立良好的會議文化,擯棄官僚作風(fēng)。三星的巨大成功離不開強有力的中控平臺,就是高效的“會議文化”體系2會議文化凡是會議,必有準(zhǔn)備1凡是會議,必有主題2凡是會議,必有紀(jì)律3凡是會議,會前必有議程43會議文化凡是會議,必有結(jié)果5凡是開會,必有訓(xùn)練6凡是開會,必須守時7凡是開會,必有記錄8凡是散會,必有事后追蹤94第5頁在三星,開會設(shè)一名紀(jì)律檢查官(一般由主持人擔(dān)任),在會議前先宣布會議紀(jì)律,對于遲到要處罰,對于會議上不安流程進行要提醒,對于發(fā)言帶情緒要提醒,對于開小會私下討論的行為要提醒和處罰,對于在會上發(fā)惡劣脾氣和攻擊他人行為進行處罰。凡是會議,必有準(zhǔn)備凡是會議,必有主題在三星,永遠不開沒有準(zhǔn)備的會議,會議最大的成本是時間成本,會議沒有結(jié)果就是對公司的犯罪,沒有準(zhǔn)備的會議就等于一場集體謀殺。所以,在三星重大的會議有事先檢查制度,沒有準(zhǔn)備好的會議必須取消。在會議前,必須把會議材料提前發(fā)給與會人員,與會人員要提前看材料并做好準(zhǔn)備,不能進了會議室才開始思考。在三星,開會必須要有明確的會議目的,在會議準(zhǔn)備的PPT前3頁必須顯示會議主題。沒有主題和流程的會議,就好比讓大家來喝茶聊天,浪費大家的生命。會議的主題,要事先通知與會人員。凡是會議,必有紀(jì)律5凡是會議,會前必有議程凡是會議,必有結(jié)果凡是開會,必有訓(xùn)練凡是開會,必須守時要在會議之前明確清楚的會議議程,會議運營人員并要在會前書面發(fā)給各參加會議的人員,使他們能了解會議的目的、時間、內(nèi)容,使他們能有充分的時間準(zhǔn)備相關(guān)的資料和安排好相關(guān)工作。每一項討論必須控制時間，不能泛泛而談開會的目的就是解決問題,會議如果沒有達成結(jié)果,將是對大家時間的浪費。所以,每個人都要積極地參與到會議議程中來,會議監(jiān)督官有權(quán)利打斷那些偏離會議主題的冗長的發(fā)言,會議時間最好控制在1.5-2小時以內(nèi)。會議的決議要形成記錄,并當(dāng)場宣讀出來確認。沒有確認的結(jié)論,可以另外再討論,達成決議并確認的結(jié)論,馬上進入執(zhí)行程序。三星把培訓(xùn)是看成節(jié)約時間成本的投資,讓員工快速成長。培養(yǎng)員工,讓員工減少犯錯,提示技能,本質(zhì)是提高了時間價值。三星有專門針對如何開會的培訓(xùn),對每個層級的員工都有足夠的“會議訓(xùn)練”,而中國許多企業(yè)缺乏這樣的培訓(xùn):如何開會,如何主持,如何記錄,如何追蹤,如何對待分歧,如何會場匯報等的。這些必要的訓(xùn)練,會讓公司的會議變得高效。設(shè)定時間,準(zhǔn)時開始、準(zhǔn)時結(jié)束:準(zhǔn)時開始、準(zhǔn)時結(jié)束實際上就是尊重別人的時間,開會一定要準(zhǔn)時,并要對每個議程定個大致的時間。限制,一個議題不能討論過久,如不能得出結(jié)論可暫放一下避免影響其他議題。如一個議題一定要有結(jié)論的話要事先通知與會人員，使他們有心理準(zhǔn)備。6一定要有一個準(zhǔn)確完整的會議記錄,每次會議要形成決議,會議的各項決議一定要有具體執(zhí)行人員及完成期限,如此項決議的完成需要多方資源,一定要在決議記錄中明確說明,避免會后互相推諉,影響決議的完成。記住“散會不追蹤,開會一場空”。加強稽核檢查:要建立會議事后追蹤程序,會議每項決議都要有跟蹤、稽核檢查,如有意外可及時發(fā)現(xiàn)適時調(diào)整,確保各項會議決議都能完成。

凡是散會,必有事后追蹤凡是開會,必有記錄7簡單公式123開會+不落實=零抓住不落實的事+追究不落實的人=落實布置工作+不檢查=零8會議內(nèi)容必須聯(lián)系工作(3W流程)

三星對會議的要求在召開會議時遵循3.3.7原則,會議中所討論的內(nèi)容則通過W.W.W（WordWindowWork）反映到工作中。這一基本原則在三星的所有子公司中實施了將近20年。三星將會議內(nèi)容和議論整理成單詞（Word），這些議論不是僅僅停留在會場中，而是穿過窗口(Window)傳達給會場外的相關(guān)者，并努力反映在其工作（Work）上，使會議成為推動工作不可或缺的要素。三星會對新職員進行工作所必需的基本知識與技能教育，而且不斷進行充電提高。因而，三星的工作會議十分簡潔，努力貼近問題的核心去尋找解決方案。由于事先對會議主題進行研究并準(zhǔn)備材料以面對會議，所以進行的是有準(zhǔn)備的對話，而且容易得出結(jié)論。

9三星所遵循的3.3.7原則10三星所遵循的3.3.7原則11三星所遵循的3.3.7原則12三星所遵循的3.3.7原則13三星所遵循的3.3.7原則14三星所遵循的3.3.7原則15三星對會議的要求不開無準(zhǔn)備之會即使說會議的成功有80%在于準(zhǔn)備也不為過，會議準(zhǔn)備在三星就是如此重要。三星公司即便是細小的事情也毫無遺漏地進行準(zhǔn)備，這不僅給召集并主持會議的領(lǐng)導(dǎo)者帶來召開會議的自信感，而且提高了會議參加者的滿足感和滿意度，從而輕而易舉地達成團隊的目標(biāo)。

16會議組織者的準(zhǔn)備(5W1H)

WhyWhatWhere尋求為什么必須召開這個會議，是否有除會議之外的也能解決問題的其它途徑。

對議題是否符合會議目的進行檢查。

對是否有能夠容納所有人的場所進行確認。17會議組織者的準(zhǔn)備(5W1H)

WhenWhoHow會議定在什么時間？對是否很好地遵循時間進行確認。

讓適合議題的人出席會議。

對得出符合議題的結(jié)論如何進行推廣。

18會議主持者十項確定1.確定好會議的目的和類型了嗎？

2.確定好會議的議題、日期、時間了嗎？

3.確定好會議參加者了嗎？

4.準(zhǔn)備會場和各種備置用品了嗎？

5.準(zhǔn)備好要分發(fā)的資料了嗎？

6.充分修飾會議前半部分了嗎？

19會議主持者十項確定7.會議順利地進行了嗎？

8.充分概括出結(jié)論了嗎？

9.得出令人滿意的結(jié)論了嗎？

10.分發(fā)會議錄并在會議錄中公布下次會議的主題了嗎？

20與會者六項會議準(zhǔn)備充分確認會議目的和議題。

1以自身的經(jīng)驗、知識或信息等為基礎(chǔ)，就議題進行協(xié)商。2對議題進行分析，討論其中的問題是什么。3444試著尋求問題的解決對策。

試著在自己的立場上思考與主持者和其他發(fā)言者的互動。

自己的資料準(zhǔn)備和草稿，如有必要，也復(fù)印一下其他人的資料

5621三星對會議的要求必須得出結(jié)論如果長時間地召開會議，參加者就會產(chǎn)生“工作什么時候做呢”的想法。這是因為，雖然誰都知道會議是在將人們的意見收集在一起并做出決定上發(fā)揮重要作用，但是真正能在會議中決定的事項是極少的。

三星認為，如果在會議結(jié)束之后還詢問“會議召開得怎么樣？結(jié)論是什么呀？”那么，這種消耗大量時間的會議就可以被稱做無用之物。

會議中重要的是結(jié)論。因此，對于會議的目的就是得出結(jié)論這一點，所有參加者都應(yīng)當(dāng)切實產(chǎn)生認同感。切實認識以下方面是很重要的：“是因為什么目的而被召集的？如果不對其做出決定，就沒有理由召開會議?！?/p>

22三星會議檢查表會議開始前會議提綱

會議結(jié)束時間

確定參加人員

23三星會議檢查表開始會議時會議目的和主要內(nèi)容

會議議程和時間安排

24會議中1.給予參加者均等的發(fā)言機會2.創(chuàng)造使所有參加者能夠自由發(fā)言的氣氛3.在對等立場上進行相互交流4.對部分參加者的長時間發(fā)言、爭論或者題外話采取措施5.切實遵守討論順序并進行時間控制25經(jīng)全體協(xié)商的結(jié)論

01對會議結(jié)果進行概括、說明

02對會議中決定的事項進行明確分工

03結(jié)尾時有參加者對會議結(jié)果進行評價