關(guān)于商務(wù)電子回復(fù)郵件格式表格

關(guān)于商務(wù)電子回復(fù)郵件格式表格一、關(guān)于主題一定不要空白標(biāo)題。標(biāo)題要簡短，不要讓outlook用….才能顯示完標(biāo)題。最好寫上來自**公司的郵件，以便對方一目了然，又便于留存。時間可以不用注明，一般郵箱會自動生成，寫了反而累贅。標(biāo)題要能真實反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題。一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內(nèi)談及多宗事情，以便于日后整理?？蛇m當(dāng)用使用大寫字母字符（如“*！”等）來突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。回復(fù)對方郵件時，應(yīng)當(dāng)根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RE一大串。最重要的一點，主題千萬不可出現(xiàn)錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題。二、關(guān)于稱呼與問候恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度。郵件的開頭要稱呼收件人。在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。關(guān)于格式，稱呼是第一行頂格寫。Email開頭結(jié)尾最好要有問候語最簡單的開頭寫一個HI,中文的寫個“你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼換行空兩個寫。結(jié)尾常見的寫個BestRegards,中文的寫個“祝您順利”之類的。若是尊長應(yīng)使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場合應(yīng)完全使用信件標(biāo)準(zhǔn)格式，“?！焙汀按酥隆睘榫o接上一行結(jié)尾或者換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。三、正文Email正文要簡明扼要，行文通順。若對方不認(rèn)識你，第一件應(yīng)當(dāng)說明的就是自己的身份，姓名或你代表的企業(yè)名稱是必須通報的以示對對方的尊重，點名身份應(yīng)當(dāng)簡明扼要，最好是和本郵件以及對方有關(guān)，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。Email正文應(yīng)簡明扼要的說清楚事情，如果具體內(nèi)容確實很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。正文行文應(yīng)通順，多用簡單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件。注意Email的論述語氣根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級關(guān)系；郵件是對內(nèi)還是對外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣進(jìn)行論述，以免引起對方不適。尊重對方，請、謝謝之類的語氣要經(jīng)常出現(xiàn)。Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進(jìn)行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短干練。一次郵件交待完整信息最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚，說準(zhǔn)確。盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查這是對別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。合理提示重要信息合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述。對于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚?？梢耘浜蠄D表加以闡述。四、附件如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件。附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理。正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時。附件數(shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多時應(yīng)打包壓縮成一個文件。如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用。如果附件過大（不宜超過2MB），應(yīng)分割成幾個小文件分別發(fā)送。五、語言的選擇和漢字編碼只要必要的時候才使用英文郵件。尊重對方的習(xí)慣，不主動發(fā)起英文郵件。對于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文，準(zhǔn)確表達(dá)郵件中涉及的問題。選擇便于閱讀的字號和字體。中文用宋體或者新宋體，英文就用Verdana或者Arial字型，字號用五號或10號字即可。不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不要用背景信紙，特別對公務(wù)郵件。六、結(jié)尾簽名簽名信息不宜過多。電子郵件消息末尾加上簽名是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但不宜行數(shù)過多，一般不超過4行。不要只用一個簽名檔對內(nèi)、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡化。過于正式的簽名檔會讓對方顯得疏遠(yuǎn)。你可以在OUTLOOK中設(shè)置多個簽名檔，靈活調(diào)用。簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，字號一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。七、回復(fù)技巧及時回復(fù)Email收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對方一下，往往還是必不可少的，這是對他人的尊重，理想的回復(fù)時間是2小時內(nèi)，特別是對一些緊急重要的郵件。對每一封郵件都立即處理是很占用時間的，對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中在一特定時間處理，但一般不要超過24小時。如果事情復(fù)雜，你無法及時確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時的回復(fù)收到，說明正在處理。如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。進(jìn)行針對性回復(fù)當(dāng)答復(fù)問題的時候，最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上答案?；貜?fù)不得少于10個字不要就同一問題多次回復(fù)討論如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復(fù)超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時應(yīng)采用電話溝通等其他方式進(jìn)行交流后再做判斷。電子郵件有時并不是最好的交流方式。對于較為復(fù)雜的問題，多個收件人頻繁回復(fù)，發(fā)表看法，把郵件越RE越高，這將導(dǎo)致郵件過長不可閱讀。此時應(yīng)立即對之前的討論的結(jié)果進(jìn)行小結(jié)，刪減不必要的內(nèi)容，突出有用信息。要區(qū)分Reply和ReplyAll（區(qū)分單獨回復(fù)和回復(fù)全體）如果只需要一個人知道的事情只需單獨回復(fù)。如果你對發(fā)件人提出的要求做出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該replyall,讓大家都知道，不要讓對方幫你完成這件事情。如果你對發(fā)件人提出的問題不清楚，或者有不同的意見，應(yīng)該與發(fā)件人單獨溝通，討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件。點擊“回復(fù)全部”之前，要再三確定。主動控制郵件的來往為避免無謂的回復(fù)，浪費資源，可在文中制定部分收件人給出回復(fù)，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無須行動”、“僅供參考，無需回復(fù)”。八、正確使用發(fā)送、抄送、密送。要區(qū)分TO和CC還有BCC（區(qū)分收件人、抄送人、密送人）TO的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應(yīng)對郵件予以回復(fù)響應(yīng)。而CC的人則只是需要知道這件事情，CC的人沒有義務(wù)對郵件予